Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации Костромской области

Приложение

Инструкция по делопроизводству в администрации Костромской области
(утв. распоряжением администрации Костромской области от 7 августа 2006 г. N 222-р)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы со служебными документами (далее - документами) в аппарате администрации Костромской области (далее - Администрация).

1.2. Делопроизводство в Администрации организуется с использованием автоматизированной системы "Lotus notes" (далее именуется - автоматизированная система), предназначенной для учета и сопровождения документов в соответствии с Инструкцией по работе с документами в системе автоматизированного документооборота.

1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль соблюдения требований настоящей Инструкции в Администрации осуществляются руководителем аппарата администрации области.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата администрации области (далее - подразделения) возлагается на их руководителей.

Ведение делопроизводства в подразделениях осуществляется ответственными за делопроизводство специалистами в соответствии с их должностными обязанностями. На указанных работников возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

прием поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, зарегистрированных в электронной базе, а также правильности их регистрации;

передача документов на рассмотрение руководителю подразделения, а после получения соответствующих указаний - исполнителю;

учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

контроль прохождения документов в подразделении;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ввод в электронную базу данных автоматизированной системы информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

ежегодная проверка наличия в подразделении документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";

печатание проектов резолюций, служебных писем за подписью руководителя подразделения и других документов;

списание в дело исполненных документов;

составление номенклатуры дел подразделения;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в архив Администрации области;

ознакомление сотрудников подразделений с копиями федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, правовых актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, правовых актов области, другими документами и информационными материалами, поступившими в подразделение;

организация использования в подразделении средств факсимильной связи и копировальной техники;

проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами;

подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, их учет и выдача.

1.5. При работе с документами в Администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.

1.6. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

1.7. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений обязаны передать через ответственного за делопроизводство находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.

1.8. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство.

1.9. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения. По распоряжению руководителя подразделения проводится проверка, о результатах которой информируется руководитель аппарата администрации области.

1.10. Поступившие на рассмотрение в Администрацию документы, а также принятые по ним решения до их опубликования в установленном порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.11. С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителя аппарата администрации области или его заместителя.

1.12. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке департаментом по информационной политике Костромской области, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) руководителя аппарата администрации области или его заместителя.

1.13. Экземпляр настоящей Инструкции выдается каждому сотруднику подразделения под расписку ответственным за делопроизводство специалистом.

1.14. Сотрудники аппарата администрации области несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.15. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями, а по вопросам, не урегулированным специальными инструкциями, - в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Обработка секретной информации, подготовка секретных документов и изготовление их копий осуществляются только на специальных технических средствах.

1.16. Порядок использования средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи в подразделениях определяется специальным положением.

2. Подготовка проектов и издание правовых актов губернатора области
и администрации Костромской области

2.1. Правовыми актами губернатора Костромской области являются постановления и распоряжения губернатора Костромской области (далее именуются - акты).

2.2. Правовыми актами администрации Костромской области являются постановления и распоряжения администрации Костромской области (далее именуются - акты).

2.3. Проекты актов вносятся в Администрацию с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально- экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений. Проект акта визируется лицом, вносящим проект.

Подготовка и оформление проектов актов губернатора области и администрации области производятся в установленном порядке и в соответствии с приложением N 1.

2.4. В случае, если подготавливаемый акт влечет за собой необходимость внесения изменений в другие акты, эти изменения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются одновременно с ним в виде проекта отдельного акта.

При необходимости в подготавливаемом акте в обязательном порядке указываются нормативные акты либо их части, которые признаются утратившими силу.

2.5. Проект акта по организации исполнения федерального закона, указа Президента Российской Федерации или постановления Правительства Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон, указ Президента Российской Федерации или постановление Правительства Российской Федерации.

2.6. В случае упоминания в проекте акта какой-либо организации в Администрацию вместе с проектом акта и иными документами представляются также копии учредительных документов этой организации. Данное требование не распространяется на упоминаемые в проектах актов исполнительные органы государственной власти и органы местного самоуправления, а также их учреждения и предприятия.

2.7. Оформленные на бланке установленной формы проекты актов губернатора области и администрации области вносятся в Администрацию в согласованном виде в соответствии с требованиями Регламента администрации Костромской области.

Согласование оформляется визами:

членов администрации - по вопросам, отнесенным к сферам их деятельности;

руководителей исполнительных органов государственной власти области и подразделений аппарата администрации - по вопросам, отнесенным к сферам деятельности указанных органов и подразделений;

заместителей главы администрации области, курирующих соответствующие направления деятельности;

начальника правового управления администрации области;

руководителя аппарата администрации области;

руководителей заинтересованных органов и организаций, согласование с которыми установлено действующим законодательством.

При необходимости может быть проведено дополнительное согласование проектов актов. Состав органов и организаций, с которыми требуется дополнительное согласование, определяется главой администрации (губернатором) области, а также руководителем аппарата администрации области.

Одновременно с заполнением листа согласования (приложение N 2) заполняется лист движения документа. Лист движения документа оформляется исполнителем на отдельном листе, который прикладывается к документу и сдается вместе с проектом акта на подпись главе администрации (губернатору) области (приложение N 3).

2.8. Ответственность за проведение согласований возлагается на вносящего в Администрацию проект акта. Направленные на согласование проекты актов (их копии) визируются руководителями (их заместителями) органов и организаций, указанных в пункте 2.7 настоящей Инструкции, не более чем в 3-дневный срок. За нарушение сроков руководители несут персональную ответственность. При наличии возражений проекты актов визируются с замечаниями, которые подписываются соответствующим руководителем (его заместителем) и прилагаются к согласуемому проекту (его копии).

2.9. При наличии разногласий по проекту акта вносящее проект должностное лицо должно обеспечить обсуждение его с руководителями согласующих органов и организаций с целью поиска взаимоприемлемого решения. Проект акта может быть внесен в Администрацию с разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания и подлинниками замечаний, подписанными соответствующими руководителями.

2.10. После согласования со всеми заинтересованными органами, организациями и должностными лицами проекты законов Костромской области, актов губернатора области и администрации области с приложением протоколов согласительных совещаний и замечаниями направляются в правовое управление администрации области, которое дает оценку проекта акта на предмет его соответствия действующему законодательству, а также соблюдения правил юридической техники.

2.11. Если в процессе согласования в проект акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.

Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта внесены уточнения, не меняющие его существа.

2.12. Проекты актов, внесенные в Администрацию с отступлением от установленных правил, подлежат возврату исполнителю.

2.13. Подготовка к рассмотрению внесенных в установленном порядке проектов актов, по которым требуется решение, осуществляется аппаратом администрации в 3-дневный срок. Продление указанного срока допускается только по решению главы администрации (губернатора) области или руководителя аппарата администрации области.

2.14. По результатам рассмотрения проектов актов главой администрации (губернатором) области, Администрацией проекты могут быть возвращены внесшим их руководителям исполнительных органов государственной власти области и подразделений для доработки или в связи с нецелесообразностью их принятия.

2.15. Проекты актов, внесенные с разногласиями, руководителем аппарата администрации области докладываются главе администрации (губернатору) области с предложениями о порядке дальнейшей работы с ними.

2.16. Неурегулированные разногласия по проекту акта рассматриваются главой администрации (губернатором) области с участием руководителей исполнительных органов государственной власти области и подразделений, имеющих разногласия.

Окончательное решение по урегулированию разногласий принимает глава администрации (губернатор) области. По решению главы администрации (губернатора) области неурегулированные разногласия могут быть рассмотрены на заседании Администрации.

По вопросам, решение по которым принимается исключительно на заседании Администрации, окончательное решение по урегулированию разногласий принимается на заседании Администрации.

2.17. При передаче проектов актов в секретариат администрации области (далее именуется - секретариат) к ним необходимо прилагать:

листы согласований акта с приложением имеющихся возражений, замечаний, заключений, протоколов согласительных совещаний;

документы, содержащие поручения главы администрации (губернатора) области, предшествующие подготовке акта;

документы, послужившие основанием подготовки проекта акта;

к проекту акта, отменяющего ранее принятые акты или вносящего в них изменения, - копии ранее принятых актов,

список рассылки акта,

лист движения документа.

2.18. Передача проекта акта в секретариат производится только с представлением его электронной копии. Ответственность за идентичность текста электронной копии акта его тексту на бумажном носителе несет исполнитель, разработавший проект акта и представивший его электронную копию.

На каждой дискете должен содержаться только один документ - проект представленного акта. Допускается размещение текста акта и приложений к нему на отдельных файлах.

Дискета не должна содержать вирусов и поврежденных участков. На каждой дискете обязательно указываются: заголовок документа, исполнитель (наименование подразделения, фамилия, инициалы) и его служебный телефон.

Дискеты, не соответствующие предъявляемым требованиям, возвращаются исполнителю для устранения замечаний.

Тексты проектов актов хранятся в электронной базе данных до выпуска акта, но не более одного года.

2.19. После проверки правильности оформления проектов актов, окончательного редактирования текста акта подготовленные документы передаются руководителю аппарата администрации области для окончательной проверки прохождения всех согласований с должностными лицами и организациями и передачи проектов актов главе администрации (губернатору) области для подписания.

2.20. В случае неподписания главой администрации (губернатором) области представленного проекта акта последний направляется должностному лицу, которому адресована резолюция главы администрации (губернатора) области, либо исполнителю документа (если в резолюции не указано конкретное должностное лицо).

Ответ на резолюцию главы администрации (губернатора) области вместе с проектом акта в двухдневный срок представляется в секретариат в виде служебной записки на имя главы администрации (губернатора) области за подписью заместителя главы администрации области, курирующего направление деятельности, либо руководителя подразделения и повторно направляется на подпись главе администрации (губернатору).

2.21. Подписанные главой администрации (губернатором) области акты передаются в секретариат для регистрации и выпуска.

2.22. Постановления и распоряжения губернатора области регистрируются раздельно в хронологическом порядке в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру распоряжений через дефис добавляется буква "р".

2.23. Постановления и распоряжения администрации области регистрируются раздельно в хронологическом порядке в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру постановлений через дефис добавляется буква "а", к порядковому номеру распоряжений через дефис добавляются буквы "ра". Регистрация принятых на заседании администрации актов осуществляется днем проведения заседания, а актов, направленных на доработку, - днем подписания актов главой администрации (губернатором) области.

2.24. Акты губернатора области, администрации области направляются адресатам (в виде копий) в соответствии с указателями рассылки, подписанными исполнителями.

Копии актов заверяются круглой печатью секретариата. Оттиск печати ставится на место подписи должностного лица, подписавшего акт.

Независимо от указателя рассылки копии постановлений губернатора области, администрации области направляются:

в Главное государственно-правовое управление Президента Российской Федерации,

в Костромскую областную Думу,

главе администрации (губернатору) области,

главному федеральному инспектору в Костромской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе,

заместителям главы администрации области, руководителю аппарата администрации области,

главам муниципальных образований области,

в правовое управление администрации области,

исполнительным органам государственной власти области и федеральным территориальным органам исполнительной власти по направлениям деятельности,

в департамент по информационной политике области,

прокурору Костромской области,

в отдел Главного управления Минюста России по Центральному федеральному округу в Костромской области,

в управление государственной службы и организационной работы администрации области (для организации контроля).

Акты губернатора области, администрации области, изменяющие ранее изданные акты, направляются тем органам и организациям (их правопреемникам), которым рассылались ранее изданные акты.

При необходимости исполнитель должен внести в указатель рассылки кроме наименования организаций их почтовые адреса.

Дополнительная рассылка актов по истечении 10 дней со дня их выпуска производится по письменной заявке руководителя органа или подразделения - исполнителя документа либо по указанию руководителя аппарата администрации области, о чем делается пометка в указателе рассылки.

Замена разосланных актов производится по указанию руководителя аппарата администрации области.

2.25. Оформление и рассылка актов обеспечиваются секретариатом, как правило, в 3-дневный срок после их подписания.

2.26. Постановления не позднее чем через два дня после подписания направляются для опубликования в областную газету "Северная правда".

Ответственность за опубликование актов в средствах массовой информации несет департамент по информационной политике области, а за размещение на официальном Интернет-сайте - управление информатизации и связи администрации области.

2.27. Подлинники актов, листы согласования, замечания к актам, протоколы согласительных совещаний (при наличии) хранятся в секретариате, затем оформляются в дело и сдаются на архивное хранение.

3. Работа с проектами законов Костромской области,
областными целевыми программами, а также принятыми
Костромской областной Думой законами Костромской области

3.1. Законопроектная деятельность Администрации осуществляется в соответствии с Регламентом администрации области.

Работа с проектами законов Костромской области (далее именуются - законопроекты), областными целевыми программами, направляемыми на утверждение областной Думой, а также законами Костромской области, принятыми областной Думой и поступившими для подписания губернатором области, ведется в соответствии с настоящей Инструкцией.

3.2. Контроль выполнения пунктов планов законопроектной деятельности Администрации, программ деятельности Администрации и иных актов, предусматривающих разработку законопроектов, осуществляют исполнительные органы государственной власти области и подразделения в соответствии с вопросами, отнесенными к сфере их ведения.

Мониторинг выполнения планов законопроектной деятельности, программ деятельности Администрации области и иных актов главы администрации (губернатора) области (в части разработки законопроектов) осуществляет правовое управление администрации области.

3.3. Для рассмотрения главе администрации (губернатору) области представляется законопроект со следующими материалами:

сопроводительное письмо на имя председателя Костромской областной Думы с указанием фамилии, имени, отчества, места работы и должности лица, которому поручено представлять проект закона в областной Думе;

пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования, концепцию законопроекта, прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия;

текст законопроекта;

финансово-экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого требует материальных затрат);

перечень актов законодательства Костромской области, подлежащих в связи с данным законопроектом изменению или признанию утратившим силу;

проекты актов областной Думы о принятии данного законопроекта в первом и окончательном чтении;

лист(ы) согласования законопроекта с имеющимися заключениями.

Текст законопроекта, подготовленный в текстовом редакторе WinWord, дополнительно представляется на магнитном носителе (дискете) 3,5 дюйма.

3.4. Законопроекты и сопроводительные материалы, представленные в Администрацию с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительно возвращаются исполнителям.

3.5. Законопроект, подготовленный и оформленный к внесению в Костромскую областную Думу, и материалы к нему перед докладом главе администрации (губернатору) области визируются исполнителем, руководителями исполнительных органов государственной власти области и подразделений, участвовавших в их подготовке, заместителями главы администрации области (в соответствии с распределением обязанностей), начальником правового управления администрации области; а также лицом, назначенным представителем Администрации при рассмотрении данного законопроекта Костромской областной Думой.

3.6. После подписания главой администрации (губернатором) области письма в Костромскую областную Думу о внесении законопроекта и о назначении официального представителя один экземпляр законопроекта и материалы к нему направляются в Костромскую областную Думу, другой остается в отделе корреспонденции и документооборота администрации области.

В Костромскую областную Думу одновременно с внесением законопроектов на бумажном носителе направляются их электронные копии.

3.7. Принятые Костромской областной Думой законопроекты в первом чтении дорабатываются в комитетах совместно с исполнителями и правовым управлением администрации области. Срок представления поправок определяется, исходя из необходимых сроков их направления в Костромскую областную Думу Исполнитель проводит необходимое согласование поправок и представляет их на подпись главе администрации (губернатору) области.

3.8. Законы, принятые Костромской областной Думой и поступившие в Администрацию для подписания главой администрации (губернатором) области, в день поступления отделом корреспонденции и документооборота администрации области передаются в правовое управление, администрации области, которое в трехдневный срок проводит юридическую экспертизу закона и передает его вместе со своим заключением руководителю аппарата администрации области для подписания главой администрации (губернатором) области.

3.9. Закон области в течение семи дней со дня его получения подписывается главой администрации (губернатором) области и не позднее, чем через два дня после подписания направляется для опубликования в областную газету "Северная правда".

3.10. Подписанный закон регистрируется секретариатом. Нумерация законов Костромской области начинается с номера 1 после избрания Костромской областной" Думы очередного созыва, при этом после номера закона области через дефис указывается Костромской областной Думой какого созыва принят соответствующий закон Костромской области с добавлением через дефис аббревиатуры "ЗКО" (закон Костромской области).

3.11. Регистрационный номер и дата подписания проставляются в левом нижнем углу последнего листа текста закона сразу за подписью главы администрации (губернатора) области.

3.12. Тиражирование и рассылка копий закона осуществляется секретариатом. Две копии закона в день подписания направляются в департамент по информационной политике области для опубликования. Подлинник закона подшивается в соответствующее дело, копии передаются в отдел корреспонденции и документооборота для отправки.

3.13. Отклоненный главой администрации (губернатором) области закон в течение 7 календарных дней со дня поступления его в Администрацию возвращается в Костромскую областную Думу с мотивированным обоснованием его отклонения либо предложением о внесении в него изменений.

3.14. К проекту областной целевой программы прилагаются пояснительная записка, лист согласования с заинтересованными органами государственной власти и местного самоуправления, организациями, заключение специалистов по данной целевой программе, уполномоченных главой администрации (губернатором) области провести ее независимую экспертизу.

Проект акта губернатора области об одобрении и направлении проекта областной целевой программы на утверждение в областную Думу не должен содержать порученческих пунктов.

3.15. После утверждения программы в областной Думе исполнитель готовит проект акта по ее выполнению. Акт и программа тиражируются и направляются адресатам согласно списку рассылки.

4. Подготовка материалов к заседаниям коллегии
при губернаторе области

4.1. Подготовка и проведение заседаний коллегии при губернаторе области (далее - Коллегия) и оформление принятых на заседаниях решений осуществляются в соответствии с Положением о коллегии, утвержденным постановлением губернатора области.

4.2. Материалы по вопросам, включенным в план заседаний Коллегии, представляются в администрацию руководителями исполнительных органов государственной власти и подразделений, на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 7 дней до даты заседания.

4.3. Исполнительный орган государственной власти области и (или) подразделение, ответственное за подготовку вопроса для рассмотрения на заседании Коллегии:

осуществляет контроль за своевременными подготовкой и внесением в установленном порядке материалов в администрацию;

готовит проекты решений по соответствующим вопросам в виде постановлений губернатора области;

обеспечивает согласование проектов постановлений с заинтересованными органами и организациями, подготовку необходимых дополнительных материалов;

готовит информацию для участников коллегии по рассматриваемому на заседании вопросу;

готовит список лиц, приглашаемых на заседание Коллегии для рассмотрения вопроса;

готовит список лиц, участвующих в обсуждении рассматриваемого вопроса.

4.4. Проекты постановлений губернатора области по вопросам, подлежащим рассмотрению на заседаниях Коллегии, согласовываются в соответствии с требованиями раздела 2 настоящей Инструкции. Нарушение указанных требований является основанием для возврата материалов.

4.5. Подготовленные к заседанию Коллегии материалы сдаются заместителю руководителя аппарата администрации области, начальнику управления государственной службы и организационной работы (секретарь Коллегии) и по его указанию передаются в секретариат для их оформления и рассылки в установленном порядке.

4.6. Проект повестки заседания Коллегии формируется секретарем Коллегии.

Утвержденный губернатором области проект повестки заседания Коллегии и соответствующие материалы доставляются членам Коллегии не позднее, чем за 3 дня до даты заседания.

4.7. Ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях Коллегии оформляется протоколом.

В случае, если при обсуждении вопроса на заседании Коллегии председательствующим даны указания или поддержаны предложения о внесении изменений в представленный проект постановления, они. должны быть зафиксированы в протоколе.

По итогам рассмотрения вопроса на заседании Коллегии исполнительный орган государственной власти области и (или) подразделение, ответственное за подготовку вопроса, незамедлительно приступает к доработке соответствующего проекта постановления губернатора области.

Доработанный с участием заинтересованных органов- и организаций проект постановления губернатора области, завизированный руководителем подразделения, ответственного за подготовку вопроса, представляется на" подпись губернатору области в течение 3 дней после заседания Коллегии.

4.8. Протокол оформляется 'га бланке установленной формы (приложение N 4) в течение 5 дней после заседания Коллегии, визируется руководителями подразделений, ответственных за подготовку соответствующих вопросов и (или) заместителями главы администрации области (в соответствии с распределением обязанностей), подписывается секретарем Коллегии и представляется) на подпись председательствовавшему на заседании.

4.9. Протоколам заседаний Коллеги присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Копии протоколов, заверенные печатью секретариата, рассылаются заместителям главы администрации области, руководителям подразделений, другим должностным лицам в соответствии с указателями рассылки, подписанными секретарем Коллегии.

Принятые на заседаниях Коллегии решения доводятся до исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов, которые оформляются на бланке.

Выписки из протоколов заверяются печатью секретариата.

4.10. Подлинники протоколов заседаний Коллегии, материалы по рассмотренным вопросам, указатели ре ссылки хранятся в секретариате, затем сдаются на архивное хранение.

Копии протоколов заседаний Коллегии, имеющиеся в подразделениях, а также копии материалов к заседаниям Коллеги повесток заседаний и уничтожаются по миновании надобности в них.

5. Подготовка материалов к заседаниям Администрации
Костромской области

5.1. Подготовка и проведение заседаний Администрации области и оформление принятых на заседаниях решений осуществляются в соответствии с Регламентом администрации Костромской области, Положением об администрации Костромской области.

5.2. Материалы по вопросам, включенным в план заседаний Администрации, представляются в Администрацию руководителями исполнительных органов государственной власти области и подразделений, которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 10 дней до даты заседания.

5.3. Исполнительный орган государственной власти области или подразделение, ответственные за подготовку вопроса для рассмотрения на заседании Администрации:

осуществляет контроль за своевременными подготовкой и внесением в установленном порядке материалов в Администрацию;

готовит проекты актов администрации области по соответствующим вопросам в виде постановлений администрации Костромской области;

обеспечивает согласование проектов актов с заинтересованными -органами и организациями, подготовку необходимых дополнительных материалов.

5.4. Проекты актов администрации области по вопросам, подлежащим рассмотрению на заседаниях Администрации, согласовываются в соответствии с требованиями раздела 2 настоящей Инструкции. Нарушение данных требований является основанием для возврата материалов.

5.5. Подготовленные к заседанию Администрации материалы сдаются в секретариат.

5.6. Проект повестки заседания Администрации формируется управлением государственной службы и организационной работы администрации области (далее - управление госслужбы и оргработы) совместно с секретариатом.

Проект повестки заседания Администрации и соответствующие материалы доставляются членам Администрации электронной почтой не более, чем за 5 дней до даты заседания Администрации.

5.7. Решения, принятые на заседании Администрации, оформляются протоколом.

В случае, если при обсуждении вопроса на заседании Администрации председательствующим даны указания и (или) поддержаны предложения о внесении изменений в представленный проект акта, они должны быть зафиксированы в протоколе.

По итогам рассмотрения вопроса на заседании Администрации дополнительный орган государственной власти области или подразделение, ответственное за подготовку вопроса, незамедлительно приступает к работке соответствующего проекта акта администрации области. Доработанный с участием заинтересованных органов и организаций проект акта администрации области, завизированный руководителем разделения, ответственного за подготовку вопроса, представляется через нотариат администрации на подпись главе администрации (губернатору) Области не позднее, чем через 5 дней после заседания Администрации.

5.8. Протокол оформляется на бланке установленной формы (приложение N 5) в течение 5 дней после заседания, подписывается председательствовавшим на заседании.

5.9. Протоколам заседаний Администрации присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Принятые на заседаниях Администрации решения доводятся до исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов, которые оформляются на бланке.

Выписки из протоколов заверяются печатью секретариата.

5.10. Подлинники протоколов заседаний Администрации, материалы по рассмотренным вопросам, указатели рассылки хранятся в секретариате, затем сдаются на архивное хранение.

Копии протоколов заседаний Администрации, имеющиеся в подразделениях, а также копии повесток заседаний и материалов к заседаниям Администрации уничтожаются по миновании надобности в них.

6. Подготовка и проведение совещаний (мероприятий) в администрации
области, порядок оформления решений, принятых на совещаниях,
проводимых главой администрации (губернатором) области,
заместителями главы администрации области, руководителем аппарата
администрации области

6.1. Организация совещаний (мероприятий), проводимых главой администрации (губернатором) области, заместителями главы администрации области, руководителем аппарата администрации области, возлагается на соответствующие подразделения.

6.2. Подготовку совещаний при главе администрации (губернаторе) области (мероприятий с его участием) в соответствии с повесткой дня осуществляют секретариаты соответствующих заместителей главы администрации области.

К совещанию (мероприятию) готовятся следующие документы, которые представляются руководителю аппарата администрации области, помощнику губернатора области не позднее, чем за сутки до его проведения:

справка (информация) по рассматриваемому вопросу;

порядок проведения;

полный список участников с указанием ФИО (полностью), места работы и должности (звания);

проект протокола (решения);

предложения (резюме) для главы администрации (губернатора) области.

Ответственность за подготовку совещания и документов к нему несет соответствующий заместитель главы администрации области и его старший помощник. При участии в подготовке совещаний двух или нескольких заинтересованных заместителей пакет документов формирует заместитель, указанный в списке ответственных первым.

Вопрос о дополнительно приглашенных для участия в совещании представителях согласовывается с главой администрации (губернатором) области.

6.3. Участники каждого совещания при их оповещении должны быть ознакомлены организаторами с проектом повестки дня.

6.4. Участие представителей Администрации области в заседаниях Костромской областной Думы, депутатских слушаниях и заседаниях комитетов определяется главой администрации (губернатором) области на основании письменного приглашения со стороны областной Думы за подписью председателя Думы или его заместителя.

6.5. Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколами (приложение N 6) в течение 5 дней после совещания. Проект протокола совещания подготавливается соответствующими исполнительными органами государственной власти области или подразделениями, ответственными за проведение совещания.

Протокол совещания подписывается председательствующим на совещании.

Протоколы совещаний, созванных главой администрации (губернатором) области, по мере необходимости ведутся помощниками губернатора области или секретариатом администрации области.

6.6. Протокол регистрируется в подразделении, ему присваивается порядковый номер в пределах календарного года.

На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

6.7. К протоколу совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем органа или подразделения, ответственного за проведение совещания.

В указатель рассылки в обязательном порядке включаются заместитель главы администрации области (в соответствии с распределением обязанностей), руководитель аппарата администрации области, подразделение, отвечающее за контроль выполнения соответствующих пунктов протокола, управление государственной службы и организационной работы администрации области (для контроля исполнения поручений).

Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.

6.8. Копии протоколов совещаний, проводимых главой администрации (губернатором) области, выпускаются подразделением, ответственным за подготовку и проведение совещания; совещаний, проводимых заместителями главы администрации области, руководителем аппарата администрации области, - соответствующими подразделениями.

На первом листе каждой копии протокола в правом верхнем углу указывается наименование и при необходимости почтовый адрес организации, которой направляется копия протокола. На копиях протоколов совещаний, рассылаемых внутри аппарата Администрации, указываются инициалы и фамилии должностных лиц, которым они направляются.

6.9. Копии протоколов совещаний рассылаются исполнителям, как правило, в течение суток после оформления протокола, а содержащих срочные или оперативные поручения - незамедлительно.

6.10. Организация подготовки и проведения заседаний комиссий (советов), созданных главой администрации (губернатором) области, организационно-техническое обеспечение деятельности которых возложено на аппарат администрации области, а также оформление протоколов заседаний осуществляются ответственным секретарем комиссии (совета) или соответствующим подразделением в порядке, изложенном в настоящем разделе.

7. Подготовка проектов и издание распоряжений заместителей главы
администрации области, руководителя аппарата администрации области,
управляющего делами главы администрации (губернатора) области

7.1. Распоряжениями заместителей главы администрации области, руководителя аппарата администрации области, управляющего делами главы администрации (губернатора) области оформляются решения в пределах их полномочий.

Проекты распоряжений готовят и вносят подразделения на основании указаний заместителей главы администрации, руководителя аппарата администрации области, управляющего делами главы администрации (губернатора) области.

Ответственность за подготовку проектов распоряжений, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений.

7.2. Проекты распоряжений и приложения к ним визируются:

исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект;

руководителями других заинтересованных подразделений (в случае необходимости);

начальником правового управления администрации области.

Замечания к проекту распоряжения прилагаются к проекту акта.

Если в процессе согласования в проект распоряжения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.

7.3. Проекты распоряжений печатаются на бланках установленной формы.

7.4. Подписанные распоряжения регистрируются ответственными за делопроизводство специалистами соответствующих подразделений.

Распоряжениям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года в следующем порядке:

первого заместителя главы администрации области, исполняющего в отсутствие главы администрации (губернатора) его обязанности - I/ порядковый номер;

заместителя главы администрации области, курирующего вопросы экономического и финансового развития области - II/ порядковый номер;

заместителя главы администрации области, начальника департамента АПК области, курирующего вопросы агропромышленного комплекса области - III/ порядковый номер;

заместителя главы администрации области, курирующего вопросы социального развития области - IV/порядковый номер;

заместителя главы администрации области, курирующего вопросы архитектуры, строительства, жилищно-коммунального хозяйства - V/ порядковый номер;

заместителя главы администрации области по имущественным и правовым вопросам, начальника департамента имущественных отношений - VI/ порядковый номер;

статс-секретаря - заместителя главы администрации области, курирующего вопросы взаимодействия с федеральными органами государственной власти - VII/ порядковый номер;

руководителя аппарата администрации области - VIII/ порядковый номер;

управляющего делами главы администрации (губернатора) области - IX/ порядковый номер.

Копии распоряжений направляются адресатам соответствующими секретариатами согласно указателям рассылки, составленным и подписанным исполнителями.

Замена разосланного распоряжения производится по указанию должностного лица, подписавшего распоряжение.

7.5. Подлинники распоряжений хранятся в течение одного года в секретариатах, затем передаются на архивное хранение.

8. Организация работы с договорами, соглашениями

8.1. Договоры, соглашения (далее именуются - договоры), заключаемые от имени Костромской области и Администрации Костромской области, в том числе: международные и внешнеэкономические договоры, договоры с органами государственной власти Российской Федерации, договоры с субъектами Российской Федерации, с муниципальными образованиями, договоры с юридическими лицами и другие оформляются путем составления одного документа, подписываемого сторонами. Порядок подготовки, заключения и контроля за исполнением договоров осуществляется в соответствии с Регламентом администрации Костромской области.

8.2. Главой администрации (губернатором) Костромской области подписываются все договоры, заключаемые от имени Костромской области и Администрации Костромской области.

8.3. По распоряжению главы администрации (губернатора) Костромской области договоры от имени Администрации Костромской области могут быть подписаны заместителем главы администрации области, иным уполномоченным на подписание данного вида договора должностным лицом.

8.4. Не подлежит исполнению и не имеет юридической силы договор, подписанный лицом без надлежащих полномочий и (или) с превышением должностных полномочий. Ответственность за отрицательные последствия, связанные с этим, несет лицо, подписавшее договор.

8.5. Подготовка проекта договора, проверка деловой репутации и финансовой надежности другой стороны, подписывающей договор, получение необходимых согласований производится соответствующим исполнительным органом государственной власти области, ответственным за подготовку конкретного договора, либо иным лицом, определяемым главой администрации (губернатором) области.

8.6. Проект договора, подготовленный исполнителем к подписанию, должен быть согласован с заинтересованными исполнительными органами государственной власти области и подразделениями аппарата Администрации. Порядок согласования проектов договоров, соглашений аналогичен порядку согласования проектов правовых актов.

Согласование проекта договора производится на последнем листе экземпляра под предполагаемой подписью лица, заключающего договор, либо на оборотной стороне данного листа.

8.7. Согласованные в установленном порядке проекты договоров непосредственно перед подписанием их главой администрации (губернатором) области или иным уполномоченным лицом направляются на правовую экспертизу в правовое управление администрации области.

По результатам правовой экспертизы правовое управление администрации области визирует проекты договоров (полистно) и передает исполнителю для подписания либо возвращает их исполнителю для доработки в соответствии с заключением. В случае доработки проекта договора (за исключением редакционных поправок) согласование может быть произведено вновь.

По окончании процедуры согласования проекты договоров поступают на подпись главе администрации (губернатору) области либо уполномоченному лицу.

8.8. Все договоры, заключенные от имени Костромской области и Администрации Костромской области, в обязательном порядке регистрируются в секретариате администрации области.

Исполнитель обязан представить заключенные договоры на регистрацию в 2-дневный срок после их подписания в количестве экземпляров по числу сторон. Передача на регистрацию удостоверяется проставлением росписей исполнителя и специалиста секретариата на сопроводительных документах.

Регистрационные номера для всех видов договоров и соглашений являются едиными и присваиваются в хронологическом порядке в пределах календарного года. К регистрационному номеру через дефис добавляется буква "д".

8.9. Подлинники проектов договоров, подписанные главой администрации (губернатором) области и направляемые на подписание другой стороне, регистрируются и передаются исполнителю для направления на подпись другой стороне, при этом в секретариате остается копия подписанного (одной стороной) проекта договора. В случае подписания проекта договора другой стороной копия заменяется подлинником договора (при отсутствии изменений в тексте договора), регистрационный номер договора сохраняется.

8.10. Договоры, соглашения, а также материалы по ним хранятся в секретариате в течение 2 лет, после передаются на архивное хранение в установленном порядке. (Хозяйственные договоры и материалы к ним хранятся в отделе бухгалтерского учета и отчетности).

8.11. Копии договоров направляются:

заместителю главы администрации области, курирующему направление деятельности, соответствующее предмету договора;

в правовое управление администрации области;

исполнительному органу государственной власти области, подготовившему договор;

в департамент финансов области (при необходимости).

8.12. Проекты соглашений об осуществлении международных и внешнеэкономических связей Администрации области с субъектами иностранных федеративных государств, административно-территориальными образованиями иностранных государств, международными организациями готовятся департаментом внешнеэкономических и межрегиональных связей Костромской области и согласовываются с заинтересованными исполнительными органами государственной власти области и (или) подразделениями аппарата Администрации.

Договоры об осуществлении международных и внешнеэкономических связей подлежат обязательной регистрации в установленном Правительством Российской Федерации порядке.

Подписанные и зарегистрированные договоры передаются в секретариат для регистрации и рассылки.

9. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей
в Администрацию корреспонденции

9.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в Администрацию корреспонденции осуществляется в централизованном порядке отделом корреспонденции и документооборота администрации области (далее именуется - отдел корреспонденции и документооборота).

Письменные обращения граждан направляются для обработки и регистрации в отдел по работе с обращениями граждан администрации области.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

9.2. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время или общевыходные дни, принимается дежурным специалистом приемной главы администрации (губернатора) области без вскрытия пакета с последующей передачей в отдел корреспонденции и документооборота.

О поступивших пакетах с грифом "Срочно", "Весьма срочно", правительственных телеграммах докладывается адресатам или руководителю аппарата администрации области немедленно по телефону, о чем делается пометка на пакете или на оборотной стороне последнего листа, если он поступил в открытом виде.

Специалист приемной губернатора области в 8.00 часов утра в рабочие дни сдает всю полученную корреспонденцию и телеграммы в отдел корреспонденции и документооборота, о чем делается соответствующая отметка.

9.3. Поступившие документы учитываются и распределяются на документы, регистрируемые в системе автоматизированного документооборота, и нерегистрируемые.

Перечень нерегистрируемой корреспонденции прилагается (приложение N 7).

9.4. Регистрация поступивших документов осуществляется в отделе корреспонденции и документооборота с вводом информации о них в систему автоматизированного документооборота.

Регистрационный номер входящих документов включает:

порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

индекс согласно номенклатуре дел;

индекс документов, поступающих на имя губернатора области, заместителей главы администрации области, руководителя аппарата администрации области:

Например, 1152-11-1, где:

1152 -порядковый регистрационный номер;

11 - индекс согласно номенклатуре дел;

1 - документ, поступивший на имя первого заместителя главы администрации области.

Регистрационный номер и дата поступления проставляются в нижнем правом углу документа.

9.5. При повторном поступлении документов по одному и тому же вопросу им присваивается первоначальный регистрационный номер, но с приставкой "к" (к 1152-11-1).

9.6. Для регистрации входящих документов создается электронно-регистрационная карточка (приложения N 8, 9).

После регистрации поступающая корреспонденция (подлинник документа с электронно-регистрационной карточкой) направляется в установленном порядке на рассмотрение главе администрации (губернатору) области, заместителям главы администрации области или руководителю аппарата администрации области с учетом вопросов, отнесенных к сфере их ведения согласно распределению обязанностей.

10. Порядок оформления резолюций по рассмотренным документам

10.1. Резолюции на входящей корреспонденции налагаются непосредственно главой администрации (губернатором) области, заместителями главы администрации области на электронно-регистрационных карточках или непосредственно на документе.

10.2. Резолюции на документах, как правило, определяют фамилии лиц, ответственных за исполнение и контроль, содержание поручений, сроки их исполнения, должны иметь подпись и дату.

10.3. Если в резолюции, содержащей поручение, предусматривается несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель поручения, который указывается первым, или помечается словом "созыв".

10.4. Если резолюция предусматривает несколько поручений, то она разбивается на пункты в соответствии с количеством поручений. При этом каждый пункт должен начинаться с указания исполнителей.

10.5. На документах, исполнение которых касается территориальных федеральных органов исполнительной власти, резолюции должны носить рекомендательный характер.

11. Сроки рассмотрения и исполнения документов

11.1. Документы, зарегистрированные в отделе корреспонденции и документооборота, направляются на рассмотрение должностным лицам администрации в соответствии с вопросами, отнесенными к курируемому направлению деятельности, или резолюцией губернатора области.

11.2. Рассмотренные должностными лицами документы возвращаются в отдел корреспонденции и документооборота для дальнейшей их обработки и передачи исполнителям.

11.3. Занесение резолюций должностных лиц по рассмотренным документам осуществляется работниками отдела корреспонденции и документооборота.

Резолюция заносится в электронно-регистрационную карточку документа, затем выпускается карточка в бумажном варианте. Из карточек в бумажном варианте для контроля формируется общая картотека входящих документов.

11.4. Передача документов из отдела корреспонденции и документооборота на исполнение должностным лицам, определенным в резолюции, осуществляется через ответственных за делопроизводство специалистов подразделений под расписку. Они же осуществляют контроль за своевременным рассмотрением и возвратом документов в отдел корреспонденции и документооборота.

11.5. Сроки исполнения документов могут быть установлены:

в тексте документа;

в резолюции руководства;

в установленном порядке в течение 30 дней.

11.6. Передача документов по этапам исполнения осуществляется только через отдел корреспонденции и документооборота, где делается соответствующая отметка в регистрационно-контрольной карточке рабочей картотеки.

11.7. Документы, имеющие конкретный срок исполнения (в тексте или в резолюции руководства), подлежат контролю. На контрольном документе и на регистрационно-контрольной карточке проставляется штамп "Взято на контроль", и карточка помещается в контрольную картотеку.

Документы вышестоящих организаций, подлежащие контролю, передаются на контроль специалисту по контролю управления государственной службы и организационной работы администрации области.

11.8. В случае, когда для исполнения документа требуется дополнительная проверка, разработка дополнительных документов, срок исполнения устанавливается до одного месяца.

11.9. Срок исполнения документа может быть продлен на основании докладной записки исполнителя должностным лицом, давшим поручение. Докладная записка представляется не позднее, чем за 5 дней до срока исполнения документа. Докладная записка на имя главы администрации (губернатора) области подписывается заместителями главы администрации области или руководителем аппарата администрации области.

11.10. В случае, когда исполнение документа поручено нескольким должностным лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за своевременное исполнение документа является должностное лицо, указанное в резолюции первым. Отдел корреспонденции и документооборота обеспечивает каждого соисполнителя копиями документа.

11.11. Соисполнители не позднее, чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа, представляют ответственному исполнителю справки для обобщения или составления отчета либо в письменной форме сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу.

11.12. Срок исполнения документа исчисляется со дня регистрации его в отделе корреспонденции и документооборота.

11.13. Общий контроль за сроками прохождения документов осуществляется отделом корреспонденции и документооборота.

11.14. Документы, направленные с резолюциями "Для сведения", "Для использования в работе", "Для руководства в работе", передаются исполнителям без возврата и в отдел корреспонденции и документооборота не сдаются, а затем формируются в дела согласно номенклатуре дел соответствующего подразделения.

11.15. Предложения о снятии документа с контроля готовит исполнитель с представлением полной информации о выполнении всех вопросов, поставленных в нем.

Информация или справка визируется ответственным исполнителем, определенным резолюцией. Если исполнителей несколько, то итоговая информация визируется всеми соисполнителями. Данная информация вместе с подлинником документа и резолюцией по нему вносится на рассмотрение главы администрации (губернатора) области и с его визой о снятии документа с контроля передается в отдел корреспонденции и документооборота.

12. Порядок работы с федеральными законами, правовыми актами
Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации

12.1. Поступающие в Администрацию области федеральные законы, правовые акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, проекты федеральных законов принимаются и регистрируются отделом корреспонденции и документооборота.

Регистрация этих документов осуществляется также в системе автоматизированного документооборота по картотеке, отдельной от регистрации общей входящей корреспонденции (приложения N 10, 11).

12.2. После регистрации документы передаются на рассмотрение главе администрации (губернатору) области, а затем в соответствии с его резолюцией направляются на ознакомление и исполнение должностным лицам согласно списку или конкретным исполнителям. Документы, по исполнению которых даны конкретные поручения, направляются на контроль в управление государственной службы и организационной работы администрации области.

12.3. После ознакомления и исполнения резолюций по ним федеральные законы, правовые акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации сдаются в отдел корреспонденции и документооборота для передачи их в правовое управление администрации области для дальнейшей работы.

12.4. Замечания и предложения по представленным проектам федеральных законов направляются в соответствующий комитет Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (приложение N 12).

13. Порядок работы с обращениями граждан

13.1. Прием, регистрация и организация своевременного рассмотрения письменных, устных обращений граждан осуществляются отделом по работе с обращениями граждан администрации области.

13.2. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в Администрации отдельно от других видов документов и возлагается на начальника отдела по работе с обращениями граждан и руководителей подразделений (при обращениях непосредственно к ним).

13.3. Поступающие в отдел корреспонденции и документооборота письменные обращения граждан передаются в тот же день в отдел по работе с обращениями граждан администрации области для регистрации и направления должностным лицам, которым они адресованы.

13.4. Все поступающие в Администрацию письменные обращения граждан принимаются, учитываются и регистрируются в день их поступления в отдел по работе с обращениями граждан администрации области. Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату, или в других необходимых случаях.

13.5. Регистрационный индекс письменного обращения указывается в левом углу карточки и состоит из двух начальных букв фамилии заявителя и порядкового номера поступившего обращения.

13.6. Повторным обращениям при их поступлении присваивается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений на карточках делается пометка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.

На самом обращении в правом верхнем углу ставится штамп "Подлежит возврату", а в правом нижнем углу - штамп с датой отправления и регистрационным номером.

13.7. На каждое обращение заполняется алфавитная карточка и карточка-дело с подбором всех документов по этому обращению. Срок хранения карточек 5 лет.

13.8. Ответы на обращения дают за подписью руководителей, которым они адресованы или которым поручено рассмотрение, ответ может быть дан в письменной или устной форме по согласованию с заявителем. В случае устного ответа делается запись в контрольной карточке.

13.9. Отдел по работе с обращениями граждан администрации области осуществляет предварительное рассмотрение письменных обращений граждан, поступивших в адрес главы администрации (губернатора) области, после регистрации направляет обращения главе администрации (губернатору) области,

если в обращении изложена жалоба на главу органа местного самоуправления муниципального образования,

если обращение поступило от глав органов местного самоуправления муниципальных образований,

при повторных обращениях в случае нерешения вопроса заместителями главы администрации области.

В случае первого обращения граждан в администрацию области жалоба направляется для рассмотрения заместителю главы администрации области, в компетенцию которого входит решение вопроса.

13.10. Поручение главы администрации (губернатора) области о рассмотрении обращения по существу через отдел по работе с обращениями граждан администрации области направляется исполнителю (руководителю соответствующего подразделения) с поручением дать ответ самостоятельно либо подготовить проект ответа за подписью главы администрации (губернатора) области.

Обращения граждан не направляются для рассмотрения тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

13.11. По итогам рассмотрения обращения соответствующий руководитель в зависимости от поручения:

дает ответ заявителю за своей подписью и возвращает все материалы в отдел по работе с обращениями граждан для снятия обращения с контроля;

готовит проект акта главы администрации (губернатора) области и проект письменного ответа заявителю за подписью главы администрации (губернатора) области с приложением справки о результатах рассмотрения и направляет их главе администрации (губернатору) области, который принимает окончательное решение. Подписанный главой администрации (губернатором) области акт регистрируется секретариатом, копия акта и подписанный главой администрации (губернатором) области ответ заявителю направляются в отдел по работе с обращениями граждан администрации области, который снимает обращение с контроля.

13.12. Устные и письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня поступления обращения в подразделение или в установленный в резолюции срок. В случае необходимости проверки по обращению ответ должен быть дан в течение месяца. О проведении проверки сообщается заявителю в письменной форме.

13.13. Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан осуществляет начальник отдела по работе с обращениями граждан администрации области.

13.14. Обращения граждан, поступившие из федеральных органов власти с указанием о сообщении результатов рассмотрения, регистрируются и исполняются в такие же сроки и в таком же порядке, если на них не указана дата исполнения документа.

Письма со штампом "Особый контроль" и требованием ответа на письмо в Администрацию Президента Российской Федерации учитываются особо.

13.15. Письменные обращения, на которые даются промежуточные ответы (проводится проверка и т.п.), с контроля не снимаются до вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению вопросов, поднятых в обращении. Решение о снятии с контроля принимает начальник отдела по работе с обращениями граждан, кроме обращений, поступивших из федеральных органов власти.

13.16. При личном приеме граждан заполняется карточка личного приема, присваивается регистрационный номер "ЛП" и первые буквы фамилии должностного лица, ведущего прием. Карточка через отдел корреспонденции и документооборота направляется исполнителю.

13.17. Ответы на письменные обращения граждан, не содержащие решения или не решающие вопросы по существу, направляются отделом по работе с обращениями граждан администрации области обратно исполнителю с последующим докладом главе администрации (губернатору) области.

13.18. Обращения хранятся в отделе по работе с обращениями граждан 5 лет, по истечении этого срока дела сдаются на архивное хранение.

14. Контроль исполнения документов и поручений

14.1. Контролю подлежит исполнение:

поручений, содержащихся в актах главы администрации (губернатора) области, Администрации, протоколах совета при губернаторе и совещаний;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегии при губернаторе области, Администрации Костромской области;

поручений главы администрации (губернатора) области, данных во исполнение указов, распоряжений Президента Российской Федерации;

поручений главы администрации (губернатора) области, данных во исполнение федеральных законов;

поручений главы администрации (губернатора) области, данных во исполнение актов Совета Федерации и Государственной Думы;

поручений главы администрации (губернатора) области, данных во исполнение постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

поручений главы администрации (губернатора) области, данных во исполнение постановлений областной Думы;

поручений главы администрации (губернатора) области, данных по депутатским запросам;

поручений, содержащихся в оформленных резолюциях главы администрации (губернатора) области по рассматриваемым документам.

Контроль исполнения документов и поручений включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, снятие с контроля.

14.2. Организация контроля исполнения документов с поручениями губернатора области.

Основанием для постановки документов на контроль является резолюция главы администрации (губернатора) области и конкретный срок исполнения (календарная дата), указанный в тексте документа.

Контроль по существу затрагиваемых в документах и поручениях вопросов осуществляется главой администрации (губернатором) области; заместителями главы администрации области; руководителем аппарата администрации области; руководителями исполнительных органов государственной власти, курируемых губернатором; руководителями подразделений. Контроль по срокам исполнения осуществляют отдел корреспонденции и документооборота и отдел системного анализа и контроля деятельности исполнительных органов администрации области с использованием базы данных "Система автоматизированного документооборота и делопроизводства".

В резолюции указывается ответственный исполнитель, который назначается из числа заместителей главы администрации области или руководителей исполнительных органов власти. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то указанный первым исполнитель является главным организатором по выполнению задания в целом. Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений в равной степени несут все исполнители, которые указаны в резолюции.

Сроки исполнения документов устанавливаются в соответствии с указанной календарной датой исполнения поручения или резолюциями:

срочно: поручение подлежит выполнению в 3-дневный срок от даты подписания документа;

оперативно: поручение подлежит выполнению в 10-дневный срок от даты подписания документа.

Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания поручения.

Ответ на депутатский запрос дается в течение 10 дней со дня его регистрации в администрации области.

В подразделениях сроки исполнения документов устанавливаются руководителями, исходя из срока, установленного главой администрации (губернатором) области. В случае, если поручение главы администрации (губернатора) области не представляется возможным выполнить в отведенные сроки, должностное лицо, которому дано поручение по контролируемым документам, не позднее, чем за 5 дней до установленного срока, через отдел корреспонденции и документооборота и отдел системного анализа и контроля деятельности исполнительных органов государственной власти области представляет предложение о продлении срока исполнения с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. Если по представленному материалу руководителем дано новое поручение с продленным сроком исполнения документа, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

В случае нарушения сроков исполнения документов ответственным исполнителем представляется служебная записка на имя руководителя аппарата администрации области с указанием объективной причины неисполнения документа в срок.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручения по существу, документального подтверждения исполнения и сообщения результатов заявителю.

Данные об исполнении документа, находящегося на контроле, заносятся в контрольную карточку, где указывается дата, номер ответа и адресат.

14.3. Организация контроля исполнения актов главы администрации (губернатора) области, администрации.

Основанием для постановки актов губернатора области и администрации области на контроль является наличие в тексте документа пункта о возложении контроля исполнения постановления (распоряжения) на ответственного исполнителя: заместителя главы администрации области; руководителя аппарата; руководителя исполнительного органа государственной власти, курируемого губернатором.

При наличии в актах губернатора области формулировки "Контроль за выполнением настоящего постановления (распоряжения) оставляю за собой" контроль за выполнением акта осуществляется совместно руководителем аппарата администрации области и исполнителем (заместителем главы администрации или руководителем исполнительного органа государственной власти, курируемого губернатором), готовившим данный документ. Исполнитель представляет руководителю аппарата администрации области информацию о состоянии выполнения акта.

При осуществлении своих функций отдел системного анализа и контроля деятельности исполнительных органов запрашивает сведения о ходе исполнения находящихся на контроле актов у исполнителей в подразделениях.

В течение контролируемого периода ответственный исполнитель обязан проинформировать главу администрации (губернатора) области о ходе выполнения акта сроком действия год и более до истечения первой половины установленного срока и по истечении контрольного срока о выполнении акта. Информации о ходе выполнения актов губернатора, администрации области (промежуточные информации) представляются по утвержденной форме (приложение N 13).

За 3 дня до истечения контролируемого срока представления информации ответственный исполнитель должен подготовить информацию о снятии с контроля актов губернатора, администрации области по утвержденной форме (приложение N 14). При наличии конкретной календарной даты исполнения поручений, содержащихся в тексте документа, информация о снятии с контроля акта должна быть представлена не позднее, чем через месяц после указанной даты. Основанием для снятия с контроля постановлений и распоряжений губернатора области, администрации области является соответствующая резолюция главы администрации (губернатора) области, в случае его отсутствия - первого заместителя главы администрации области. Снятие акта с контроля не означает, что он признан утратившим силу. Для признания утратившим силу акта необходимо принятие акта о признании его утратившим силу.

При необходимости продления срока выполнения постановления (распоряжения) ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 дня до истечения срока, представляет информацию о продлении срока исполнения (приложение N 15). При необходимости продления срока действия акта в целом готовится проект акта губернатора области о пролонгации действия акта.

Решение о продлении срока выполнения постановлений (распоряжений) губернатора области и администрации области принимает глава администрации (губернатор) области.

В случае нарушения сроков представления информации ответственным исполнителем готовится служебная записка, направляемая на имя руководителя аппарата администрации области, с указанием объективной причины несоблюдения требований настоящей Инструкции.

Информации о ходе выполнения, о снятии с контроля и о продлении срока (с приложением копии соответствующего постановления (распоряжения) подписываются ответственным исполнителем и представляются в отдел системного анализа и контроля деятельности исполнительных органов администрации области. При отсутствии нарушений документы визируются специалистом по контролю отдела системного анализа и контроля деятельности исполнительных органов власти администрации области и заместителем руководителя аппарата администрации области, начальником управления государственной службы и организационной работы на оборотной стороне документа. По представлению руководителя аппарата администрации области информации направляются на рассмотрение главы администрации (губернатора) области. Контролируемые документы с резолюцией главы администрации (губернатора) остаются в отделе системного анализа и контроля деятельности исполнительных органов администрации области и оформляются в дело.

Оформленные в дела информации о выполнении актов губернатора области, администрации после снятия их с контроля в течение года хранятся в отделе системного анализа и контроля деятельности исполнительных органов администрации области, по истечении года сдаются в архив.

14.4. На 15 и 30 число каждого месяца отделом корреспонденции и документооборота администрации области, отделом по работе с обращениями граждан администрации области, отделом системного анализа и контроля деятельности исполнительных органов администрации области руководителю аппарата администрации и ответственным исполнителям направляется информация о нарушениях сроков исполнения поручений главы администрации (губернатора) области. На 25 число каждого месяца отделом системного анализа и контроля деятельности исполнительных органов администрации области представляется обобщенная информация ответственным исполнителям о состоянии исполнения актов губернатора области, администрации области в подразделениях.

15. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов

15.1. Проекты писем и телеграмм оформляются на бланках установленной формы.

Письма на бланках "Губернатор Костромской области" с угловым расположением реквизитов подписываются губернатором области без указания должности (приложение N 16).

Письма на бланках "Администрация Костромской области" с угловым расположением реквизитов подписываются первым заместителем главы администрации области, заместителями главы администрации области, статс-секретарем - заместителем главы администрации области, управляющим делами главы администрации (губернатора) области (приложение N 17).

Телеграммы категории "Правительственная" подписываются губернатором (приложение N 18).

Телеграммы обычной категории подписываются иными должностными лицами администрации области.

15.2. К проектам писем и телеграмм прилагаются их копии с указанием на лицевой стороне последнего листа в нижней его части исполнителя (фамилия и инициалы) и номера его телефона, а также материалы, на основании которых они подготовлены.

15.3. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр.

15.4. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется список рассылки с указанием почтовых и телеграфных адресов.

15.5. Направляемые через отдел специальной документальной связи администрации области исходящие письма и телеграммы, адресованные Президенту Российской Федерации, Руководителю Администрации Президента Российской Федерации и его заместителям, руководителям структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации и их заместителям, помощникам Президента Российской Федерации, полномочному представителю Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе и его заместителям, Председателю Правительства Российской Федерации и его заместителю, председателю Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и его заместителям, Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и его заместителям, федеральным министрам и руководителям федеральных ведомств, руководителям органов государственной власти субъектов Российской Федерации, имеющие жизненно важное значение для области, должны быть аргументированы и содержать конкретные просьбы и предложения.

Данные документы оформляются на бланках "Губернатор Костромской области" или в форме телеграммы с пометкой "Правительственная" и подписываются исключительно губернатором области. В случае временного отсутствия губернатора (длительная командировка, отпуск, болезнь) данные документы оформляются на бланках "Администрация Костромской области" в форме телеграммы обычной категории и подписываются должностным лицом, временно исполняющим обязанности главы администрации области.

15.6. В исходящих письмах в обязательном порядке указываются полный почтовый адрес, должность, инициалы и фамилия адресата, краткий заголовок, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего письмо, дата и регистрационный исходящий номер, фамилия и инициалы исполнителя письма и его служебный телефон.

15.7. Почтовый адрес указывается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения (без обращения к конкретному должностному лицу) указывают в именительном падеже. Должность, инициалы и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки адресатов.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

15.8. Заголовок к тексту письма включает в себя краткое содержание документа. Заголовок располагается под угловым штампом организации отправителя.

15.9. Объем исходящих писем, как правило, не должен превышать 1,5 страницы печатного текста.

В письмах-ответах указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

В телеграммах указываются все реквизиты, предусмотренные для этого вида документов.

15.10. Исходящие письма, адресованные руководителям федеральных министерств и ведомств, их территориальных органов, руководителям органов государственной власти субъектов Российской Федерации, оформляются аналогичным порядком на бланках "Администрация Костромской области" или телеграммах обычной категории и подписываются заместителями главы администрации области, курирующими соответствующие направления работы.

15.11. Документы, указанные в п. 15.10, предназначенные для отправки по почте или через телеграф, по решению должностных лиц администрации области в целях ускорения их доставки адресату могут быть переданы по каналам специальной документальной связи.

В этом случае исполнитель документа должен получить консультацию у работников отдела специальной документальной связи администрации области.

15.12. Регистрация исходящих документов осуществляется в системе автоматизированного документооборота отделом корреспонденции и документооборота администрации области.

15.13. Копия исходящего документа (письма, телеграммы), завизированная исполнителем (при необходимости - со списком рассылки), помещается в дело согласно номенклатуре дел.

15.14. Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской связью или почтой.

16. Особенности работы с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения

16.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

16.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в Администрации, в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

16.3. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускаются только с разрешения руководителя аппарата администрации области.

16.4. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

16.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются отделом корреспонденции и документооборота.

Передача таких документов сотрудникам подразделений осуществляется под расписку.

16.6. Печатание проектов документов и копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется только секретариатом администрации области (за исключением проектов резолюций по рассмотренным документам).

16.7. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется отделом корреспонденции и документооборота. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляет номер направляемого экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

16.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

16.9. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях по акту, копия которого направляется в архив администрации области. В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

16.10. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в ведомственном архиве, осуществляется с согласия руководителя аппарата администрации области либо руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дело). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.

16.11. Дополнительная рассылка актов главы администрации (губернатора) области с пометкой "Для служебного пользования" подразделениям или сторонним организациям осуществляется по указанию руководителя аппарата администрации области либо по заявкам руководителей подразделений, их готовивших.

16.12. В подразделениях не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем подразделения. Результаты проверки оформляются актом, копия которого направляется руководителю аппарата администрации области.

Проверка таких документов, находящихся на архивном хранении, проводится не реже одного раза в 5 лет.

16.13. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения информирует об этом руководителя аппарата администрации области и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает руководителю аппарата администрации области.

На утраченные документы, дела и издания, с пометкой " Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются руководителем аппарата администрации области и передаются на архивное хранение.

16.14. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.

16.15. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

17. Порядок подготовки и требования к оформлению планов

17.1. Годовые планы

Предложения для включения в годовой план работы администрации области включают в себя следующие вопросы:

вопросы для рассмотрения на заседании Костромской областной Думы,

вопросы для принятия постановлений губернатора области,

вопросы для рассмотрения на заседании коллегии при губернаторе области,

вопросы для рассмотрения на заседании Администрации.

Вопросы должны быть сформулированы предельно краткими (начинаются с предлога "О" или "Об").

Предложения оформляются по примерной форме (приложение N 19).

Данный документ представляется в управление государственной службы и организационной работы администрации области (организационный отдел) за подписью заместителя главы администрации не позднее, чем за 30 календарных дней до начала планируемого периода. При необходимости прилагаются обоснования вопросов, включаемых в план. Материалы должны быть представлены на бумажном носителе (отпечатаны на белой бумаге, четким черным текстом с соблюдением государственных стандартов) и электронном носителе.

Проект годового плана подписывается заместителем руководителя аппарата администрации области, начальником управления государственной службы и организационной работы и не позднее, чем за 5 дней до начала планируемого периода, представляется на утверждение губернатору области.

17.2. Календарные планы основных мероприятий (планы на месяц)

План включает в себя следующие разделы:

мероприятия, проводимые в здании администрации области,

в управлениях, комитетах и отделах аппарата администрации области,

в исполнительных органах государственной власти;

мероприятия, проводимые в области и г. Костроме;

мероприятия, проводимые Костромской областной Думой;

мероприятия, проводимые федеральными органами власти.

Перечень основных мероприятий оформляется по примерной форме (приложение N 20).

В документе указываются точные (без сокращений) наименования федеральных органов власти, исполнительных органов государственной власти области, подразделений администрации области, внебюджетных фондов и организаций; должности, фамилии и инициалы лиц, ответственных за проведение мероприятий. Данный документ представляется в организационный отдел управления государственной службы и организационной работы администрации области за подписью старшего помощника, утвержденный заместителем главы администрации области не позднее, чем за 8 дней до начала планируемого периода (23-24 числа текущего месяца). Материалы должны быть представлены на бумажном носителе (отпечатаны на белой бумаге, четким черным текстом с соблюдением государственных стандартов) и электронном носителе. Общий план на месяц направляется помощникам, советникам губернатора области, заместителям главы администрации области и их страшим помощникам, руководителям структурных подразделений администрации области, руководителям исполнительных органов государственной власти.

Проект плана на месяц подписывается заместителем руководителя аппарата администрации области, начальником управления государственной службы и организационной работы и не позднее, чем за 5 дней до начала планируемого периода представляется на утверждение главе администрации (губернатору) области.

17.3. Перечень основных мероприятий (планы на неделю)

Мероприятия на очередную неделю включают в себя только основные, имеющие значимый социально-экономический и политический характер. Рабочие командировки, рассмотрение текущих ведомственных вопросов, направленные на выполнение должностных функциональных обязанностей, не включаются в перечень основных мероприятий, направляемых в организационный отдел управления государственной службы и организационной работы администрации области.

Основные мероприятия оформляются по примерной форме (приложение N 21).

Во всех разделах плана не допускается сокращений, указываются все точные наименования, должности, фамилии и инициалы исполнителей.

Данный документ после согласования с курирующим заместителем главы администрации области представляется в управление государственной службы и организационной работы (организационный отдел) за подписью старшего помощника заместителя главы администрации области во второй половине среды текущей недели.

Советники, помощники губернатора области представляют свои предложения по плану руководителю аппарата администрации области, в свою очередь помощник руководителя аппарата представляет сводный план в управление государственной службы и организационной работы (организационный отдел) за своей подписью во второй половине среды текущей недели.

Специалисты исполнительных органов государственной власти области, курируемые главой администрации (губернатором) области, после согласования с руководителями исполнительных органов государственной власти области представляют предложения в план работы в управление государственной службы и организационной работы (организационный отдел) за подписью руководителей исполнительных органов государственной власти области во второй половине среды текущей недели.

Материалы должны быть представлены на бумажном носителе (отпечатаны на белой бумаге, четким черным текстом с соблюдением государственных стандартов) и электронном носителе.

Общий план на неделю направляется помощникам, советникам губернатора, заместителям главы администрации области, руководителям подразделений администрации области.

18. Формирование дел, передача их в архив, использование
архивных документов

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

18.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделении, с указанием срока их хранения.

18.2. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, а также для учета дел временного хранения.

18.3. Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс и содержит заголовок дела и срок хранения. Индекс состоит из индекса подразделения и цифрового обозначения вопроса.

18.4. В делах переписки после индекса проставляется буквенное обозначение категории срока хранения:

"а" - дела переписки постоянного хранения;

"б" - дела переписки временного хранения, не подлежащие передаче в архив.

18.5. Номенклатура дел подразделения на следующий год составляется до 15 ноября текущего года ответственным за делопроизводство подразделения и после согласования с секретариатом администрации области подписывается руководителем подразделения (приложение N 22).

18.6. Сводная номенклатура дел Администрации составляется секретариатом на основании номенклатуры дел подразделений и после ее одобрения экспертной архивной комиссией Администрации и экспертной комиссией комитета по делам архивов Костромской области утверждается главой администрации (губернатором) области.

18.7. В течение календарного года с разрешения руководителя аппарата администрации области в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения.

В случае изменения структуры аппарата администрации области в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.

18.8. Сводная номенклатура дел Администрации в конце каждого календарного года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.

Экспертная архивная комиссия

18.9. Для рассмотрения проекта сводной номенклатуры дел Администрации, описей дел постоянного хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих исторической ценности и практического значения, из числа наиболее квалифицированных сотрудников подразделений создается экспертная архивная комиссия, состав которой утверждается руководителем аппарата администрации области.

18.10. Председателем экспертной комиссии является по должности руководитель секретариата администрации области.

18.11. Функции экспертной архивной комиссии, организация ее работы определяются в положении о Комиссии, утверждаемом руководителем аппарата администрации области.

Формирование дел в подразделениях, оформление документов,
законченных делопроизводством

18.12. Законченные делопроизводством документы формируются в отдельные дела, комплексные дела и дела переписки.

Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Срок хранения документов определяется исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

18.13. Отдельные дела заводятся на акты главы администрации (губернатора), выписки из протоколов заседаний коллегии при губернаторе, проекты областных законов, внесенные Администрацией.

В отдельные дела включаются инициативные письма, проекты актов, заключения на эти проекты, справки и другие материалы, связанные с подготовкой указанных документов, а также копии принятых законов Костромской области, актов главы администрации (губернатора), документов (программ, положений, планов, норм, договоров и т.п.) и выписки из соответствующих протоколов заседаний коллегии при губернаторе области, заседаний Администрации области.

18.14. Комплексные дела заводятся на несколько актов главы администрации (губернатора) по одному вопросу или по однородным вопросам, имеющим небольшое количество материалов. Комплексному делу дается обобщенный заголовок.

18.15. Отдельные и комплексные дела относятся к тому календарному году, в котором приняты документы, на которые заведены эти дела.

18.16. Дела переписки заводятся по вопросам, решенным оформленными резолюциями главы администрации (губернатора) или заместителей главы администрации области по рассмотренным документам и их письмам, а также по вопросам, рассмотренным в подразделении.

Документы подшиваются в дела переписки того календарного года, в котором решен вопрос.

18.17. В отдельные и комплексные дела формируются документы с постоянным сроком хранения.

Дела переписки заводятся отдельно для документов с постоянным сроком хранения и отдельно для документов с временным сроком хранения.

Систематизация документов внутри дела

18.18. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в документах. Приложения, объем которых превышает 150 листов, формируются в отдельные тома.

18.19. Документы в деле постоянного срока хранения располагаются сверху вниз в хронологическом порядке.

18.20. В комплексном деле разделы располагаются в хронологическом порядке сверху вниз по мере принятия актов. В комплексном деле по однородным вопросам прокладка подшивается в начало каждого раздела. В комплексном деле по одному вопросу прокладка подшивается перед экземпляром акта главы администрации (губернатора). На прокладках проставляются номера актов главы администрации (губернатора).

В делах переписки разделы располагаются сверху вниз, между ними помещаются прокладки одного цвета со сплошной нумерацией разделов одного года.

При формировании дел, состоящих из нескольких томов, в конце каждого тома на прокладке делается запись "Продолжение дела (пункта) см. том...".

18.21. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в один раздел дела переписки. При возобновлении дела переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года, с обязательными взаимными ссылками.

18.22. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступивших в разные сроки, и вопросы по ним решены одним актом главы администрации (губернатора), то они группируются сначала по корреспондентам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке.

18.23. В случае издания актов главы администрации (губернатора) во исполнение или изменение актов, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущего года, при этом делаются взаимные ссылки в делах, заведенных на эти акты.

18.24. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта главы администрации (губернатора), находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год, а при списании этих документов на них делается соответствующая запись.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

18.25. Не допускается включение в дело документов по актам главы администрации (губернатора), принятым в разные годы, черновиков, вариантов и копий документов, а также документов, подлежащих возврату.

18.26. Для дел переписки постоянного срока хранения составляется внутренняя опись по установленной форме (приложение N 23). В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле и проставляется пометка "В архив", которая заверяется подписью руководителя подразделения. Внутренняя опись в дело не подшивается, а вкладывается.

Для дел переписки временного срока хранения составляется краткий перечень (регистрационный номер и дата регистрации) документов, включенных в дело.

На лицевой стороне последнего листа дела, подготовленного для передачи на архивное хранение, в правом нижнем углу на свободном от текста месте проставляется пометка "В архив", которая заверяется подписью руководителя подразделения.

В комплексном деле пометка "В архив" проставляется на последнем листе каждого раздела.

Если дело состоит из нескольких томов, то в архив списывается каждый том.

Приложение, сформированное в отдельный том, списывается в архив на последнем листе тома.

Учет дел

18.27. Учет дел в подразделениях ведется в течение календарного года в журнале регистрации дел. По окончании года журнал регистрации дел распечатывается и хранится у ответственного за делопроизводство.

18.28. Журнал регистрации формируется в начале календарного года и содержит перечень дел переписки и дел по организационным вопросам деятельности подразделения.

Отдельные и комплексные дела, заводимые по мере выхода актов, включаются в журнал регистрации дел в течение календарного года.

В журнал регистрации включаются также каждый том из состава многотомных дел и сформированные в отдельные тома приложения.

18.29. Порядковые номера дел ведутся в журнале регистрации дел в пределах календарного года.

Оформление обложки дела

18.30. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименования фондообразователя и подразделения, номер дела, заголовок, начальная и конечная даты дела, количество листов, фамилии исполнителя и сотрудника, сформировавшего дело. На корешке и внутренней стороне обложки дела указываются номер дела и год.

18.31. Номер дела состоит из индекса подразделения, индекса по номенклатуре дел и порядкового номера по журналу регистрации дел.

18.32. Заголовок дела должен отражать основное содержание документов. Заголовок отдельного дела должен, как правило, соответствовать заголовку акта. В случае необходимости для более полного отражения содержания подшитых в дело документов заголовок дела может быть уточнен.

Не рекомендуется использовать в заголовке дела вводные слова и сложные синтаксические обороты. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований исполнительных органов государственной власти и учреждений.

Заголовком дела переписки является формулировка, данная в номенклатуре дел.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

18.33. Начальной датой дела является дата самого раннего документа, внесенного в дело, конечной датой - дата самого позднего документа. При этом учитываются даты регистрации входящего и исходящего документов, даты внутренних документов, зарегистрированных в подразделении, дата акта.

Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и дела в архив.

При написании крайних дат на обложках отдельных и комплексных дел и дел переписки постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется полностью. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

18.34. Обложка дела оформляется черными чернилами. Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела проставляются на обложке штампом.

Нумерация листов

18.35. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумеровать листы цветными карандашами и чернилами не допускается.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Лист большого формата, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверт. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

18.36. После завершения нумерации листов на внутренней стороне обложки в конце дела делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится разборчивая подпись сотрудника, сформировавшего дело, и дата. Если количество листов в деле изменяется, делается новая заверительная надпись.

18.37. Листы в деле переписки временного срока хранения не нумеруются. В целях обеспечения сохранности документов в этом деле на прокладках чернилами проставляется количество листов, подшитых в данном разделе.

18.38. Каждое дело включает в себя не более 150 листов.

Составление описей дел

18.39. По окончании календарного года ответственным за делопроизводство подразделения в соответствии с записями в журнале регистрации дел формируется опись дел, которая распечатывается в двух экземплярах.

18.40. В опись дел постоянного срока хранения (приложение N 24) включаются все заведенные дела в порядке возрастания их номеров по реестру. При этом каждый том, в том числе сформированные в отдельные тома приложения к делам, вносится в опись . отдельной позицией с присвоением очередного порядкового номера.

Если в опись дел включаются дела по вопросам, находящимся на контроле, указываются только номер дела и заголовок, а в графе "Примечание" делается пометка "н/к" (на контроле).

Передача дел в архив

18.41. Описи дел подписывают ответственный за делопроизводство подразделения (с указанием даты их составления) и сотрудник архива, осуществлявший прием дел (с указанием даты приема). Первый экземпляр подписанной описи остается в архиве, а второй хранится в подразделении 10 лет.

18.42. Законченные делопроизводством дела постоянного срока хранения передаются в архив по окончании календарного года в соответствии с графиком, утверждаемым руководителем аппарата администрации области.

18.43. Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются в подразделение для переоформления, которое осуществляется в 10-дневный срок.

18.44. При перешивке документов из одного дела переписки в другое во внутренней описи и на прокладке указывается, в какое дело перешиты документы.

18.45. По указанию руководителя подразделения к сданному в архив делу могут быть приобщены дополнительные документы.

18.46. Дела временного срока хранения в течение года хранятся в подразделении, а затем уничтожаются по акту установленной формы (приложение N 25), который согласовывается с секретариатом и утверждается руководителем подразделения. К акту прилагаются перечни документов, включенных в дела переписки временного срока хранения.

Оперативное использование архивных документов

18.47. Сотрудники аппарата администрации области в целях исполнения своих служебных обязанностей допускаются к работе с архивными делами и документами.

Архивные дела и документы предоставляются сотрудникам подразделений для работы в помещении архива или во временное (не более одного месяца) пользование вне этого помещения под расписку в журнале выдачи документов.

Архивные дела подразделений аппарата администрации предоставляются сотрудникам подразделений, из которых переданы документы на архивное хранение.

Сотрудникам других подразделений аппарата администрации области архивные дела предоставляются по письменному запросу руководителя подразделения, согласованному с руководством подразделения, из которого переданы дела и документы в архив. В случае ликвидации этого подразделения или отсутствия его правопреемника - с разрешения руководителя аппарата администрации области.

Сотрудники аппарата администрации области несут ответственность за сохранность полученных архивных дел и документов и использование полученной информации в соответствии с действующим законодательством.

Изъятие документов из дел, передача сотрудниками подразделений архивных документов или их копий сотрудникам других организаций запрещается.

При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

Подлинники актов губернатора, администрации области, протоколов заседаний коллегии при губернаторе, протоколов заседаний Администрации области, договоров и указатели рассылки этих документов из архива не выдаются.

Ознакомление сотрудников подразделений с архивными документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями раздела 16 настоящей Инструкции.

18.48. Если копии находящихся на хранении актов и иных архивных документов, выписки из них, а также архивные справки, составленные на основании указанных документов, необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов организаций и граждан, то они предоставляются организациям и гражданам по их письменным запросам.

19. Машинописные и копировально-множительные работы

19.1. В аппарате администрации области печатаются только материалы служебного характера.

19.2. В подразделениях, как правило, с использованием компьютерной техники печатаются проекты резолюций по рассмотренным документам, служебные письма за подписью заместителей главы администрации области, руководителей подразделений, заявки и документы внутреннего характера, проекты актов губернатора области, администрации области и приложения к ним, проекты договоров и соглашений, материалы к заседаниям коллегии при губернаторе области, материалы к заседаниям администрации области, материалы к заседаниям у заместителей главы администрации области.

19.3. В секретариате печатаются:

проекты актов губернатора области, администрации области и приложения к ним,

материалы к заседаниям коллегии при губернаторе,

материалы к заседаниям администрации области,

планы работы администрации области,

проекты договоров и соглашений,

проекты писем и других документов (кроме проектов резолюций) за подписью главы администрации (губернатора),

доклады и выступления главы администрации (губернатора) области,

документы аппарата Администрации объемом не более одной страницы.

Срочные документы печатаются вне очереди. Срочность печатания документов определяется руководителем секретариата администрации области.

Документы, сданные в работу после 16 час. 30 мин., печатаются, как правило, на следующий день.

19.4. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные неразборчиво или карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

В случае, если документ первоначально готовился в подразделении с использованием компьютерной техники, исполнитель, как правило, представляет электронную копию документа в формате текстового редактора Win Word на дискете 3,5 дюйма.

При передаче исполнителем материала, записанного на дискете, она проверяется на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаружения работа с дискетой прекращается, и дискета с материалом возвращается исполнителю.

Печатание документов под диктовку не производится.

Все рукописи, сданные для печатания, регистрируются в специальном журнале.

19.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы на бумаге формата А4 на одной стороне листа. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.

19.6. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком передаются под расписку исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю осуществляется по разрешению руководителя подразделения-заказчика.

Копировально-множительные работы

19.7. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате Администрации производится централизованно в секретариате, а также на копировальных аппаратах, установленных в подразделениях. Необходимость копирования служебных материалов и документов определяют руководители подразделений. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы (приложение N 26), подписанный руководителем аппарата администрации области либо руководителем секретариата.

19.8. Служебные материалы и документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво и не превышать формат A3.

19.9. Копирование служебных материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются акты губернатора области, администрации области.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования материалов и документов определяется соответствующей пометкой на бланке заказа.

19.10. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под расписку.

19.11. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях, разрешается копирование служебных материалов и документов небольшого объема и тиража в соответствии с техническими характеристиками копировальных аппаратов. Ответственность за правильное использование копировальной техники несет специалист, ответственный за ведение делопроизводства подразделения, в котором установлена копировальная техника.

20. Выполнение стенографических работ

20.1. Стенографирование заседаний Администрации области, коллегии при губернаторе области, а также мероприятий, проводимых главой администрации (губернатором) области и заместителями главы администрации области, осуществляется подразделениями администрации области.

20.2. Магнитные носители, предназначенные для обеспечения стенографирования заседаний, учитываются и хранятся в управлении информатизации и связи администрации области.

20.3. Расшифрованные стенографические записи заседаний коллегии при губернаторе области, заседаний администрации области, совещаний у главы администрации (губернатора) области, заместителей главы администрации хранятся в соответствующих подразделениях в течение года, а затем в установленном порядке передаются на архивное хранение. Магнитные записи хранятся в течение года, а затем уничтожаются.

21. Организация приема и передачи документов с использованием
средств факсимильной связи

21.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций) и устанавливаются в приемных руководителей подразделений.

21.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", не разрешается.

Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

21.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А 4, не должен превышать 5 листов.

21.4. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения.

21.5. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.

На подлиннике переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса, эти записи скрепляются подписью ответственного лица.

Подлинник принятой факсограммы докладывается руководителю подразделения (его заместителю) и передается с указаниями руководителя (его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале.

21.6. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах без проставления регистрационных штампов. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год.

21.7. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.

22. Изготовление и использование печатей и штампов

22.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата администрации области, производится по разрешению управляющего делами главы администрации (губернатора) области.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации (губернатора) области, а также лица, ответственные за использование указанных штампов, определяются главой администрации (губернатором) области.

22.2. Все изготовленные печати и штампы учитываются в службе эксплуатации зданий и материально-технического обеспечения администрации области и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

22.3. Гербовые печати ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать, прилагается (приложение N 27). Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации (губернатора) области при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.

22.4. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель аппарата администрации области и управляющий делами главы администрации (губернатора) области.

22.5. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в службу эксплуатации зданий и материально-технического обеспечения администрации области, где они уничтожаются по акту.

22.6. Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений.

22.7. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в службу эксплуатации зданий и материально-технического обеспечения администрации области.

<< Назад		Приложение >> N 1 к Инструкции. Правила оформления проектов актов губернатора области, Администрации области
	Содержание Распоряжение администрации Костромской области от 7 августа 2006 г. N 222-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству...

Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации Костромской области

Приложение N 1 к Инструкции. Правила оформления проектов актов губернатора области, Администрации области

Приложение N 2 к Инструкции. Лист согласования документа

Приложение N 3 к Инструкции. Лист движения документа

Приложение N 4 к Инструкции. Образец протокола заседания коллегии при губернаторе Костромской области

Приложение N 5 к Инструкции. Образец протокола заседания администрации Костромской области

Приложение N 6 к Инструкции. Образец протокола заседания комиссии

Приложение N 7 к Инструкции. Перечень нерегистрируемой корреспонденции

Приложение N 8 к Инструкции. Образец электронно-регистрационной карточки

Приложение N 9 к Инструкции. Образец электронно-регистрационной карточки

Приложение N 10 к Инструкции. Образец электронно-регистрационной карточки для регистрации документов вышестоящих органов

Приложение N 11 к Инструкции. Образец электронно-регистрационной карточки для регистрации документов вышестоящих органов

Приложение N 12 к Инструкции. Образец письма - ответа в Государственную Думу Российской Федерации на проект федерального закона

Приложение N 13 к Инструкции. Бланк информации о выполнении постановления губернатора области

Приложение N 14 к Инструкции. Бланк информации о переносе сроков контроля за выполнением постановления губернатора области

Приложение N 15 к Инструкции. Бланк информации о ходе выполнения постановления губернатора области

Приложение N 16 к Инструкции. Образец письма на бланке губернатора области

Приложение N 17 к Инструкции. Образец письма на бланке администрации области

Приложение N 18 к Инструкции. Образец телеграммы

Приложение N 19 к Инструкции. Примерная форма годового плана

Приложение N 20 к Инструкции. Примерная форма плана работы на месяц

Приложение N 21 к Инструкции. Примерная форма еженедельного плана работы

Приложение N 22 к Инструкции. Образец номенклатуры дел

Приложение N 23 к Инструкции. Образец внутренней описи дел

Приложение N 24 к Инструкции. Образец описи дел постоянного срока хранения

Приложение N 25 к Инструкции. Образец акта уничтожения документов

Приложение N 26 к Инструкции. Образец бланка заказа на копировально-множительные аппараты

Приложение N 27 к Инструкции. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас