Приложение 1 к Порядку. Форма регистрационно-контрольной карточки

Приложение 1
к Порядку
работы с обращениями граждан в администрации
Костромской области

Форма регистрационно-контрольной карточки

                  Лицевая сторона

Наименование структурного подразделения аппарата администрации Костромской области

Регистрационно-контрольная карточка N _______

Заявитель (Ф.И.О., адрес, телефон)

Предыдущие обращения N _____ , от___________ N_______ от

Вид документа_____________________на _____________________ л.

Автор, дата, индекс сопроводительного письма

Дата, индекс поступления

Краткое содержание

Ответственный исполнитель

Резолюция

Автор резолюции

Срок исполнения

                    Оборотная сторона

Ход исполнения
Дата передачи на исполнение	Исполнитель	Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе	Контрольные отметки
Дата, индекс исполнения (ответа)
Адресат(ы)
Содержание
С контроля снял _______ Подпись контролера ________
Дело _____ Том _______ Листы ______ Фонд ______ Опись ______ Дело _______

Указания по заполнению

Лицевая сторона:

Заявитель - фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей, для писем без подписи делается запись "без подписи".

Предыдущие обращения - даты и регистрационные индексы предыдущих обращений данного заявителя.

Вид документа - предложение, заявление, жалоба, ходатайство и количество листов в них.

Автор, дата, индекс сопроводительного письма - название организации (адресата), переславшего обращение.

Дата, индекс поступления - дата поступления обращения и его регистрационный индекс.

Краткое содержание - аннотация обращения.

Ответственный исполнитель - наименование исполнительного органа государственной власти или структурного подразделения аппарата администрации, отвечающего за разрешение обращения по существу.

Резолюция - переносится из документа или записывается на личном приеме.

Автор резолюции - должность, фамилия руководителя, автора первой резолюции.

Срок исполнения - указывается в соответствии с резолюцией или установленный законодательством. Запись об изменении срока производится в следующей графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение о его изменении.

В правом верхнем углу проставляется штамп "ПОВТОРНО" при регистрации повторных обращений.

Оборотная сторона:

Дата передачи на исполнение - указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю (графа заполняется при каждом перемещении документа).

Исполнитель - фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графа заполняется при каждом перемещении документа).

Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе - адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса.

Контрольные отметки - отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.

Дата, индекс исполнения - дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение.

Адресат (ы) - указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением.

Содержание - заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).

С контроля снял - должность, фамилия и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии обращения с контроля.

Подпись контролера - подпись ответственного за контроль по обращениям граждан.

Дело..., том..., листы... - индекс дела по номенклатуре, номера тома и листов (проставляются после завершения разрешения и подшивки в дело).

Фонд..., опись..., дело... - проставляются после сдачи дела в архив.