Глава 3. Задачи и функции архива (пп. 10 - 15)

Глава 3. Задачи и функции архива

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Костромской области от 16 марта 2009 г. N 107-а в пункт 10 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

10. Основными задачами архива являются:

1) комплектование документами, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего положения;

2) учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3) подготовка и своевременная передача документов архивных фондов Костромской области на постоянное хранение в ГУ "Государственный архив Костромской области" в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством Министерства культуры Российской Федерации;

4) осуществление контроля формирования и оформления дел в делопроизводстве администрации области.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Костромской области от 16 марта 2009 г. N 107-а в пункт 11 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

11. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

1) принимает не позднее, чем через три года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы постоянного, временного сроков хранения и по личному составу структурных подразделений аппарата администрации области, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством Министерства культуры Российской Федерации;

2) разрабатывает и согласовывает с ГУ "Государственный архив Костромской области" графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) комитета по делам архивов Костромской области и передачи документов архивных фондов Костромской области на постоянное хранение;

3) составляет и представляет не позднее чем через два года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПК комитета по делам архивов Костромской области;

4) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГУ "Государственный архив Костромской области".

6) организует использование документов:

информирует руководство и работников аппарата администрации области о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

12. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии администрации области.

13. Составляет сводную номенклатуру дел администрации области, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив администрации области.

14. Ежегодно представляет в ГУ "Государственный архив Костромской области" сведения о составе и объеме документов, хранящихся в архиве, по установленной форме.

15. По истечении сроков ведомственного хранения документов, подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГУ "Государственный архив Костромской области" документы архивных фондов Костромской области.