Приложение 1. Положение об Управлении делами Администрации города Костромы

Приложение 1
к постановлению
Главы города Костромы
от 12 августа 2008 г. N 1463

Положение об Управлении делами Администрации города Костромы

С изменениями и дополнениями от:

18 ноября 2008 г.

1. Общие положения

1.1. Управление делами Администрации города Костромы (далее - Управление) является не наделенным правами юридического лица функциональным органом Администрации города Костромы (далее Администрация).

1.2. Управление создается и упраздняется распоряжением Главы города Костромы в соответствии со структурой Администрации, утверждаемой Думой города Костромы.

1.3. В своей деятельности, осуществляемой в рамках установленных полномочий, Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом (Основным законом) Костромской области, законами и иными нормативными правовыми актами Костромской области, Уставом города Костромы, иными муниципальными правовыми актами, в том числе Регламентом Администрации города Костромы и настоящим Положением.

1.4. Для осуществления возложенных полномочий Управление имеет круглую печать и бланки установленного образца со своим наименованием.

1.5. Финансовое обеспечение деятельности Управления является расходным обязательством города Костромы. Финансирование деятельности Управления по исполнению отдельных государственных полномочий Костромской области осуществляется за счет и в пределах средств, передаваемых в виде субвенций из областного фонда компенсаций.

1.6. Планы работы Управления и отчеты об их исполнении утверждаются заместителем главы Администрации города Костромы, осуществляющим в соответствии с письменно установленным распределением обязанностей координацию и контроль деятельности Управления (далее - курирующий заместитель главы Администрации).

2. Компетенция Управления

2.1. Сфера деятельности и пределы компетенции Управления

2.1.1. Управление обеспечивает формирование муниципального архива, осуществляет документационное и материально-техническое обеспечение деятельности Главы города Костромы и Администрации, а также обеспечивает рассмотрение обращений граждан, поступивших в адрес Главы города Костромы или Администрации и прием граждан по личным вопросам Главой города Костромы, заместителями главы Администрации.

2.1.2. Целями деятельности Управления являются:

а) обеспечение единого порядка документирования, документооборота и хранения архивных документов в Администрации;

б) оперативное документационное и информационное обеспечение деятельности Главы города Костромы и Администрации, неукоснительное исполнение муниципальных правовых актов города Костромы;

в) своевременное рассмотрение и разрешение обращений граждан и юридических лиц;

г) качественное организационное обеспечение деятельности совещательных и консультативных органов Администрации, протокольных и иных мероприятий, проводимых с участием Главы города Костромы, заместителей главы Администрации, а также иных мероприятий, проводимых Администрацией;

д) создание оптимальных материально-технических условий для обеспечения эффективной и стабильной деятельности Администрации.

2.1.3. В установленной сфере деятельности Управление осуществляет полномочия по решению вопросов местного значения города Костромы, полномочия по непосредственному исполнению переданных органам местного самоуправления города отдельных государственных полномочий Костромской области, иные возложенные на него функции органов местного самоуправления города Костромы.

2.2. Полномочия Управления в сфере обеспечения
единого порядка делопроизводства в Администрации

2.2.1. В сфере обеспечения единого порядка документирования деятельности Главы города Костромы и Администрации Управление:

а) координирует деятельность отраслевых (функциональных) органов Администрации по подготовке и надлежащему оформлению проектов муниципальных правовых актов Главы города Костромы, заместителей главы Администрации;

б) контролирует составление и оформление отраслевыми (функциональными) органами Администрации проектов муниципальных правовых актов в соответствии с установленными требованиями (наличие заключений, пояснительных записок и прочее);

в) контролирует доработку проектов правовых актов;

г) исправляет в текстах муниципальных правовых актов технические ошибки и опечатки, допущенные при их изготовлении;

д) организует согласование, представление на подписание муниципальных правовых актов Главы города Костромы, заместителей главы Администрации;

е) контролирует соблюдение установленной Регламентом Администрации процедуры согласования документов;

ж) контролирует порядок подписания Главой города Костромы решений, принятых Думой города Костромы;

з) осуществляет тиражирование (ксерокопирование) подписанных муниципальных правовых актов и их рассылку непосредственным исполнителям, руководителям соответствующих отраслевых (функциональных) органов Администрации, иным заинтересованным лицам по почте или через абонентские ящики.

2.2.2. В сфере организации работы с документами в Администрации Управление:

а) разрабатывает единый порядок прохождения и обработки документов, внедряет новые технологические приемы работы с документами, сокращающими объем документооборота;

б) формирует потоки документооборота в Администрации;

в) организует в установленном порядке прием, учет, регистрацию, оформление документов, хранение, а также информационно-справочную работу по документам;

г) организует регистрацию муниципальных правовых Главы города Костромы, заместителей главы Администрации;

д) организует своевременное рассмотрение входящей корреспонденции Главой города Костромы, заместителями главы Администрации; в соответствии с поручениями указанных должностных лиц направляет документы на исполнение;

е) регистрирует и ведет учет договоров и соглашений, заключаемых Главой города Костромы и Администрацией с Российской Федерацией, субъектами Российской Федерации, органами государственной власти и органами местного самоуправления, а также административно-территориальными единицами зарубежных государств и юридическими лицами;

ж) при взаимодействии с Отделом муниципальных информационных ресурсов Администрации участвует в организации функционирования автоматизированной системы "Делопроизводство";

з) формирует и ведет базу данных муниципальных правовых актов Главы города Костромы, заместителей главы Администрации;

и) участвует в разработке и (или) согласовывает технические задания на разработку внедряемых в Администрации информационных технологий, а также технологий документоведения и документооборота;

к) ведет учет изменений и признанных утратившими силу правовых актов Администрации, вносит соответствующие сведения в карточки правовых актов в базе документов Администрации, а также в оригиналы архивных документов, не сданных на хранение; принимает меры по предотвращению дублирования ранее принятых правовых актов в порядке, предусмотренном Регламентом Администрации;

л) вносит в электронную базу данных контрольно-регистрационной программы все постановления и распоряжения, поставленные на контроль, а также отметки об исполнении документов и снятии с контроля;

м) контролирует сроки подготовки ответов на депутатские запросы, письма органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти Костромской области, Думы города Костромы, Контрольно-счетной комиссии города Костромы, Избирательной комиссии города Костромы, юридических лиц;

н) контролирует сроки исполнения поручений по входящей корреспонденции и муниципальных правовых актов Главы города Костромы, поручений заместителей главы Администрации по входящей корреспонденции, распоряжений первого заместителя главы Администрации;

о) составляет перечни входящих документов, сроки исполнения которых истекли, и направляет данные перечни ответственным исполнителям;

п) формирует сводную номенклатуру дел Администрации;

р) обеспечивает систематизацию и учет документов, формирование и оформление дел;

с) контролирует правильность оформления и формирования структурными подразделениями Администрации дел, подлежащих сдаче в муниципальный архив;

т) обеспечивает в установленном порядке обработку документов, законченных делопроизводством, формирует документационный фонд, обеспечивает оперативное хранение документов и их защиту от несанкционированного доступа, осуществляет последующую передачу архивных дел на хранение в муниципальный архив;

у) осуществляет прием и передачу документов по каналам факсимильной связи и электронной почты, в том числе обеспечивает использование отраслевыми (функциональными) органами Администрации и их структурными подразделениями телефаксной связи в порядке, установленном Регламентом Администрации.

2.2.3. В сфере совершенствования форм и методов работы с документами:

а) разрабатывает и перерабатывает методические документы по документационному обеспечению деятельности Администрации, организует их реализацию;

б) согласовывает инструкции и стандарты по документационному обеспечению деятельности отраслевых (функциональных) органов Администрации;

в) унифицирует формы документов, устанавливает правила их подготовки и оформления, согласовывает изменения, дополнения и вновь разработанные стандарты документов;

г) организует мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

д) оказывает информационно-методическую и консультативную помощь отраслевым (функциональным) органам Администрации по вопросам организации документирования и организации работы с документами.

2.2.4. Управление также:

а) проводит анализ состояния текущего делопроизводства и осуществляет организационно-методический контроль порядка документирования и организации работы с документами в отраслевых (функциональных) органах Администрации и их структурных подразделениях;

б) обеспечивает ознакомление с принятыми правовыми актами Российской Федерации, Костромской области, Думы города Костромы, Главы города Костромы должностных лиц и муниципальных служащих Администрации, включенных в ознакомительный список;

в) осуществляет взаимодействие Администрации с Думой города Костромы в сфере обмена документами, ведет делопроизводство по проектам решений, вносимых в порядке правовой инициативы Главой города Костромы на рассмотрение Думы города Костромы;

г) готовит копии постановлений и распоряжений для отправки адресатам в рамках взаимодействия с операторами справочных информационных систем "Консультант Плюс", "Гарант", организациями межмуниципального сотрудничества;

д) выдает заверенные копии (выписки) постановлений и распоряжений Главы города Костромы, распоряжений заместителей главы Администрации не переданных на архивное хранение по запросам отраслевых (функциональных) органов Администрации, их структурных подразделений, юридических и физических лиц;

е) еженедельно составляет перечни постановлений Главы города Костромы и направляет указанные перечни адресатам в соответствии с Регламентом Администрации.

2.2.5. Управление готовит совместно с отраслевыми (функциональными) органами Администрации проекты постановлений Главы города Костромы:

а) об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации;

б) о порядке контроля исполнения нормативных и распорядительных актов органов местного самоуправления;

в) об организации документирования и документооборота в Администрации;

г) о порядке доступа к информации и защите информации;

д) о проведении ревизий и проверок организации документирования, делопроизводства, документооборота и архивного хранения документов в Администрации;

е) об организации семинаров, консультаций и иных форм обучения по вопросам делопроизводства и архивного дела.

2.3. Полномочия Управления в сфере организационного
обеспечения деятельности Администрации

2.3.1. В сфере организационного обеспечения деятельности Администрации Управление:

а) готовит годовой план работы Администрации;

б) формирует единые ежемесячные и еженедельные календарные планы основных публичных мероприятий (заседаний) в Администрации, доводит их до сведения заинтересованных лиц;

в) готовит Главе города Костромы справки о сроках выполнения годового плана работы Администрации (по итогам работы за квартал);

г) составляет квартальные отчеты о выполнении плана работы Администрации;

д) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности Совета Администрации, иных совещательных и консультативных органов Администрации, а также организационное обеспечение еженедельных совещаний Главы города Костромы по планированию работы Администрации, иных совещаний, заседаний семинаров и мероприятий, проводимых Главой города Костромы, заместителями главы Администрации;

е) обеспечивает документирование проводимых Администрацией мероприятий, подлежащих обязательному документированию, в том числе протоколирует, ведет аудиозапись, при необходимости обеспечивает фотосъемку и видеозапись;

ж) осуществляет организационное обеспечение проведения официальных приемов с участием Главы города Костромы, заместителей главы Администрации (в том числе в ходе визитов представителей иностранных государств, международных организаций и других официальных лиц);

з) осуществляет организационное обеспечение торжественных и иных официальных мероприятий, проводимых Администрацией;

и) осуществляет организационное обеспечение участия Главы города Костромы, заместителей главы Администрации в торжественных и массовых мероприятиях;

к) составляет и доводит до сведения работников Администрации графики дежурства в предпраздничные и праздничные дни;

л) информирует заинтересованные федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Костромской области, организации и должностных лиц о характере проводимых Администрацией мероприятий;

м) планирует распределение помещений для проведения официальных мероприятий;

н) составляет календарь юбилейных и круглых дат организаций города Костромы, а также перечень персональных юбилеев.

2.3.2. В сфере работы с населением и протокола Управление:

а) составляет отчеты о состоявшемся вручении государственных наград, ведет учет сведений о Героях Советского Союза, Героях Российской Федерации;

б) готовит документы и материалы по вопросам награждения граждан, проживающих на территории города Костромы государственными и правительственными наградами, наградами Костромской области, города Костромы, Главы и Администрации города Костромы, а так же по вопросам присвоения почетных званий;

в) готовит пакет документов, проект постановления Главы города Костромы о назначении ежегодной стипендии Администрации города Костромы имени Н.С.Тихомирова студентам и аспирантам Костромского государственного технологического университета;

г) организует, в пределах полномочий органов местного самоуправления, благотворительные акции и мероприятия, проводимые Администрацией;

д) обеспечивает работу комиссии по оформлению материалов для присвоения звания "Почетный гражданин города Костромы";

е) взаимодействует с представителями общественных организаций (Советами ветеранов, женсоветами) в целях организационного обеспечения мероприятий, семинаров, совещаний, благотворительных акций, проводимых Главой города Костромы;

ж) принимает и рассматривает заявления лиц, не достигших брачного возраста о разрешении вступления в брак, готовит соответствующие проекты постановлений Главы города Костромы.

2.3.3. Управление во взаимодействии с отраслевыми (функциональными) органами Администрации готовит проекты постановлений Главы города Костромы:

а) по вопросам, касающимся деятельности совещательных и консультативных органов при Главе города Костромы, представительских и общественных советов при Администрации;

б) по вопросам планирования деятельности Администрации и итогам работы Администрации;

в) о ходатайстве перед администрацией Костромской области о выдаче удостоверений "За доблестный труд в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 годы", о присвоении звания "Ветеран труда";

г) по вопросам награждения Почетной грамотой Администрации города Костромы и благодарственными письмами Главы города Костромы, Администрации.

2.3.4. Управление контролирует:

а) своевременность подготовки отраслевыми (функциональными) органами Администрации предложений по формированию годового плана работы Администрации, сроки его выполнения и своевременность подготовки единого календарного плана основных публичных мероприятий (заседаний) в Администрации;

б) подготовку заседаний Совета Администрации и совещаний, созываемых по инициативе Главы города Костромы;

в) своевременность и качество подготовки отраслевыми (функциональными) органами Администрации документов, представляемых на заседания Совета Администрации и иных совещательных органов Администрации; выполнение поручений, данных Главой города Костромы на совещании по планированию работы Администрации;

г) доработку документов, рассмотренных на заседаниях Совета Администрации.

2.4. Полномочия Управления в сфере организации
работы с обращениями граждан

2.4.1. В сфере организации работы с обращениями граждан Управление:

а) осуществляет прием, учет и регистрацию (в том числе в соответствующей базе данных) обращений, поступивших в адрес Главы города Костромы, Администрации, заместителей главы Администрации, контролирует своевременное их рассмотрение;

б) направляет обращения, поступившие в адрес Главы города Костромы, Администрации, заместителей главы Администрации, в соответствии с поручениями указанных должностных лиц в отраслевые (функциональные) органы Администрации для решения поставленных в них вопросов; организует в необходимых случаях проверку фактов, изложенных в обращениях (в том числе с выездом на место);

в) готовит и направляет в установленном порядке ответы заявителям по обращениям, поступившим в адрес Главы города Костромы, Администрации, заместителей главы Администрации;

г) обобщает и анализирует состояние работы с обращениями граждан в отраслевых (функциональных) органах Администрации; готовит предложения по устранению причин, порождающих жалобы жителей города;

д) осуществляет организационно-методическую и консультативную помощь отраслевым (функциональным) органам Администрации по вопросам организации работы с обращениями граждан;

е) вносит предложения по совершенствованию организации работы с обращениями граждан.

2.4.2. В сфере организации личного приема граждан Главой города Костромы, заместителями главы Администрации:

а) составляет графики личного приема граждан Главой города Костромы, заместителями главы Администрации; готовит проект распоряжения Главы города Костромы об организации приема граждан;

б) организует личный прием граждан Главой города Костромы, заместителями главы Администрации, в том числе с выездом на место;

в) заполняет карточки личного приема граждан Главой города Костромы, заместителями главы Администрации, осуществляет регистрацию (в том числе в базе данных), учет и хранение;

г) в соответствии с поручениями Главы города Костромы, заместителей главы Администрации, направляет карточки личного приема граждан в отраслевые (функциональные) органы Администрации для решения поставленных в них вопросов.

2.4.3. Управление контролирует:

а) организацию работы с обращениями граждан в отраслевых (функциональных) органах Администрации;

б) соблюдение сроков прохождения и рассмотрения обращений граждан в отраслевых (функциональных) органах Администрации.

2.5. Полномочия Управления по решению вопросов
местного значения в сфере архивного дела

2.5.1. Управление непосредственно реализует полномочия Администрации как органа, осуществляющего управление архивным делом, а также исполняет функции муниципального архива города Костромы.

2.5.2. Управление осуществляет хранение архивных документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов, относящихся к муниципальной собственности города Костромы (далее - муниципальные архивные фонды) в том числе:

а) архивных документов органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек;

б) архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности муниципальных унитарных предприятий, в том числе казенных и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации), включая документы по личному составу ликвидированных муниципальных организаций (не имеющих правопреемника);

в) учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления деятельности Управления;

г) иных архивных документов на различных видах носителей, дополняющих фонды муниципального архива.

2.5.3. Управление организует комплектование архивных фондов, в том числе:

а) составляет списки муниципальных организаций - источников комплектования муниципальных архивных фондов, обеспечивает их согласование со специально уполномоченным органом администрации Костромской области по вопросам архивного дела и представляет их на утверждение Главе города Костромы, проводит работу по уточнению указанных списков;

б) совместно с организациями - источниками комплектования муниципальных архивных фондов рассматривает и согласовывает инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях организаций - источников комплектования архива;

в) принимает участие в проверке соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях - источниках комплектования архива, организуемых специально уполномоченным органом администрации Костромской области по вопросам архивного дела;

г) осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций - источников комплектования, оказывая им методическую и практическую помощь:

- в организации документирования, документооборота и формирования дел;

- в отборе документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их на постоянное хранение;

- в упорядочении документов по личному составу;

- в ведении учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении.

2.5.4. В целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов Управление:

а) производит прием и научно-техническую обработку документов от организаций - источников комплектования муниципального архива и ликвидированных муниципальных организаций;

б) проводит экспертизу ценности документов, поступивших в муниципальный архив, их фондирование и систематизацию в пределах фондов;

в) осуществляет в установленном порядке государственный учет архивных документов и ведение учетной документации, в том числе создание учетных баз данных;

г) организует представление описей дел постоянного и долговременного хранения, описей дел по личному составу, поступающих от организаций-источников комплектования и ликвидированных муниципальных организаций, иной отчетной информации о составе и содержании документов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, для утверждения и (или) согласования в специально уполномоченный орган администрации Костромской области по вопросам архивного дела;

д) осуществляет мероприятия по созданию нормативных условий режима хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

е) осуществляет мероприятия по созданию страхового фонда особо ценных архивных документов и фонда пользования;

ж) осуществляет проверку наличия и состояния, находящихся на хранении архивных документов.

2.5.5. Управление готовит проекты постановлений Главы города Костромы:

а) по решению вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, в собственность Костромской области, иных муниципальных образований;

б) по вопросам обеспечения сохранности архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности;

в) по вопросам совершенствования деятельности органов местного самоуправления и муниципальных организаций в создании единого порядка делопроизводства и хранения архивных документов, образующихся в процессе их деятельности;

г) о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Костромской области, иных муниципальных образований.

2.5.6. В сфере организации использования архивных документов Управление:

а) информирует в пределах своей компетенции органы государственной власти Костромской области, органы местного самоуправления, иные организации и должностных лиц о составе и содержании документов, находящихся на хранении в Отделе;

б) создает и совершенствует научно-справочный аппарат, необходимый для исполнения его полномочий;

в) принимает запросы отраслевых (функциональных) органов Администрации, граждан и юридических лиц о предоставлении информации, содержащейся в документах муниципального архива;

г) готовит и направляет в установленном порядке ответы по обращениям, поступившим в адрес Главы города Костромы, заместителей главы Администрации, в адрес Администрации;

д) организует своевременное исполнение социально-правовых и иных запросов по документам муниципального архива, в том числе предоставляет в установленном порядке справки о подтверждении трудового стажа и о заработной плате;

е) оформляет и выдает в установленном порядке копии и выписки из архивных документов;

ж) в установленном порядке выдает документы во временное пользование;

з) ведет учет изменений и отмены муниципальных правовых актов, вносит соответствующие сведения в карточки муниципальных правовых актов; принимает меры по исправлению технических ошибок в ранее принятых правовых актах и иных документах, поступивших муниципальный архив;

и) обеспечивает использование архивных документов муниципального архива в социально-экономических, научных и культурно-просветительских целях, на выставках, в средствах массовой информации.

2.5.7. Управление осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью служб делопроизводства, ведомственных архивов органов местного самоуправления, отраслевых (функциональных) органов Администрации и муниципальных организаций, в том числе:

а) организует обучение сотрудников, ответственных за делопроизводство и хранение архивных документов, в том числе проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации архивного дела и деятельности ведомственных архивов;

б) разрабатывает методические материалы по вопросам организации архивного дела;

в) изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и служб делопроизводства, распространяет их положительный опыт.

2.5.8. Управление контролирует работу служб делопроизводства, деятельность ведомственных архивов органов местного самоуправления и муниципальных организаций по вопросам организации сохранности архивных документов, а также проводит проверки состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу, включая контроль формирования и оформления дел в соответствии с требованиями, установленными Федеральной архивной службой Российской Федерации.

2.6. Полномочия Управления по непосредственному исполнению отдельных
государственных полномочий Костромской области в сфере архивного дела

2.6.1. Управление осуществляет следующие отдельные государственные полномочия Костромской области в сфере архивного дела:

а) организует временное хранение относящихся к государственной собственности Костромской области и находящихся на территории города Костромы архивных документов и архивных фондов учреждений, организаций, предприятий;

б) осуществляет учет архивных документов и архивных фондов учреждений, организаций, предприятий, являющихся государственной собственностью Костромской области, находящихся на территории города Костромы, в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

в) участвует в комплектовании архивных фондов документами учреждений, организаций, предприятий, находящихся на территории города Костромы и являющихся государственной собственностью Костромской области;

г) осуществляет использование архивных документов, являющихся государственной собственностью Костромской области и находящихся на территории города Костромы.

2.6.2. Управление в установленном порядке предоставляет в уполномоченный орган администрации Костромской области в сфере архивного дела отчетность и необходимую информацию, связанные с осуществлением отдельных государственных полномочий в области архивного дела.

ГАРАНТ:

Постановлением Главы города Костромы от 18 ноября 2008 г. N 2203 в раздел 2.7 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2009 г.

Информация об изменениях:

См. текст раздела в предыдущей редакции

2.7. Функции Управления в сфере материально-технического
и хозяйственного обеспечения деятельности
Главы города Костромы и Администрации

2.7.1. Утратил силу с 1 января 2009 г.

ГАРАНТ:

См. текст пункта 2.7.1

2.7.2. В сфере материально-технического и хозяйственного обеспечения деятельности Главы города Костромы, Администрации Управление:

а) обеспечивает Главу города Костромы, заместителей главы Администрации, сотрудников отраслевых (функциональных) органов Администрации, не наделенных правами юридического лица, необходимой мебелью, оборудованием, средствами связи, расходными материалами для множительной техники, бумагой, канцелярскими товарами и прочими;

б) обеспечивает Главу города Костромы, заместителей главы Администрации, сотрудников отраслевых (функциональных) органов Администрации справочниками с номерами телефонов Администрации;

в) ведет учет и обеспечивает сохранность имущества, переданного в оперативное управление Администрации, и материальных ценностей, находящихся на ответственном хранении Администрации, организует проведение инвентаризации имущества и материальных ценностей, находящихся на балансе Администрации, определяет степень износа оборудования, составляет план его обновления,

г) разрабатывает план закупок товаров и оказания услуг для муниципальных нужд по предметам своего ведения;

д) обеспечивает изготовление печатей и штампов Администрации, служебных удостоверений, а также необходимых информационных табличек и указателей;

е) обеспечивает бесперебойное функционирование телефонной связи в зданиях Администрации;

ж) проводит инструктаж материально-ответственных лиц по вопросам учета и сохранности материальных ценностей, находящихся на их ответственном хранении;

з) утратил силу с 1 января 2009 г.

ГАРАНТ:

См. текст подпункта "з"

и) оформляет счета за оказанные услуги радио-, телефонной связи, а также подвижной радиотелефонной связи и приобретенное имущество (расходные материалы), а также готовит авансовые отчеты и расходные ордера на выдачу наличных денег на хозяйственные нужды;

к) обеспечивает исполнение сметы расходов на содержание Администрации, как юридического лица, в части материально-технического обеспечения;

л) проводит мероприятия по соблюдению требований охраны труда и обеспечению безопасности труда;

м) осуществляет контроль за чистотой в служебных и иных помещениях Администрации, а также на прилегающей к зданиям Администрации территории;

н) утратил силу с 1 января 2009 г.

ГАРАНТ:

См. текст подпункта "н"

о) осуществляет приобретение необходимой подарочной, сувенирной и цветочной продукции.

2.7.3. Утратил силу с 1 января 2009 г.

ГАРАНТ:

См. текст пункта 2.7.3

2.7.4. Управление контролирует:

а) соблюдение работниками Администрации требований охраны и безопасности труда;

б) надлежащее исполнение муниципальным бюджетным учреждением города Костромы "Управление административными зданиями" возложенных на него функций.

2.7.5. Управление исполняет функции муниципального заказчика на поставки товаров и оказание услуг (услуг связи) для обеспечения деятельности Главы города Костромы, Администрации, готовит и представляет в уполномоченный орган Администрации города Костромы, осуществляющий функции по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд города Костромы необходимую документацию.

2.8. Иные полномочия и функции Управления

2.8.1. Управление непосредственно:

а) обеспечивает исполнение полномочий Главы города Костромы и Администрации по организационному и материально-техническому обеспечению подготовки и проведения выборов в органы государственной власти, референдумов, муниципальных выборов, голосования по отзыву депутата Думы, Главы города Костромы, а также по вопросам изменения границ и преобразования города Костромы, как муниципального образования;

Информация об изменениях:

Постановлением Главы города Костромы от 18 ноября 2008 г. N 2203 в подпункт "б" пункта 2.8.1 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2009 г.

См. текст подпункта в предыдущей редакции

б) осуществляет организационно-техническое обеспечение заседаний, проводимых в зале заседаний Администрации;

в) обеспечивает в пределах полномочий, определенных Регламентом Администрации, осуществление Администрацией прав и обязанностей города Костромы как обладателя информации;

г) обеспечивает своевременное представление Главе города Костромы и курирующему заместителю главы Администрации данных о деятельности Управления;

д) разрабатывает проекты муниципальных правовых актов по предметам своего ведения, иные документы и материалы;

е) обобщает и анализирует практику применения муниципальных правовых актов в установленной сфере деятельности, вносит Главе города Костромы предложения по их совершенствованию.

2.8.2. Управление реализует иные полномочия и функции в установленной пунктом 2.1.1 настоящего Положения сфере деятельности, если они предусмотрены законодательством, муниципальными правовыми актами и не отнесены к компетенции иных органов или должностных лиц.

2.9. Права и обязанности Управления

2.9.1. При осуществлении своих полномочий Управление вправе:

а) запрашивать и получать от руководителей, заместителей руководителей и работников учреждений и организаций, отраслевых (функциональных) органов Администрации, должностных лиц, информацию и документы, необходимые для выполнения возложенных на Управление полномочий;

б) пользоваться системами связи, информационными системами и базами данных, иными носителями информации Администрации;

в) проводить проверки организации делопроизводства и оперативного хранения документов в отраслевых (функциональных) органах Администрации;

г) возвращать исполнителям на доработку проекты муниципальных правовых актов и иных документов, вносимых на рассмотрение Совета Администрации и (или) представляемых на подпись Главе города Костромы, подготовленных с нарушениями норм Регламента Администрации и Инструкции по делопроизводству в Администрации, требовать переоформления данных документов;

д) возвращать на доработку некачественно подготовленные проекты ответов на обращения граждан, представляемые на подпись Главе города Костромы, заместителям главы Администрации, требовать переоформления данных документов;

е) возвращать на доработку организациям-источникам комплектования муниципального архива некачественно оформленные архивные дела и учетные документы, поступающие на хранение в муниципальный архив;

ж) вносить на рассмотрение Главе города Костромы представления о привлечении муниципальных служащих к дисциплинарной ответственности за неисполнение требований Регламента Администрации, Инструкции по делопроизводству в Администрации;

з) вносить предложения по совершенствованию деятельности Администрации по вопросам, отнесенным к ведению Управления.

2.9.2. Обязанностями Управления являются:

а) своевременное и качественное исполнение установленных полномочий, поручений Главы города Костромы и курирующего заместителя главы Администрации;

б) соблюдение Устава города Кострома, Регламента Администрации города Костромы и иных муниципальных правовых актов;

в) представление на утверждение курирующему заместителю главы Администрации планов работы и отчетов об их исполнении, предоставление иных планов и отчетов, предусмотренных Регламентом Администрации города Костромы;

г) рассмотрение обращений органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по предметам ведения Управления;

д) объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан в соответствии со своей компетенцией;

е) представление уполномоченным органам администрации Костромской области в области архивного дела в установленные сроки отчетности и необходимой информации, связанной с осуществлением отдельных государственных полномочий по вопросам архивного дела;

ж) выполнение требований охраны труда, техники общей и пожарной безопасности, производственной санитарии, осуществление мероприятий, обеспечивающих безопасные условия труда, предупреждение производственного травматизма и аварийных ситуаций.

2.10. Муниципальные правовые акты начальника Управления

2.10.1. В целях реализации полномочий, определенных настоящим положением, начальник Управления издает приказы по вопросам организации деятельности Управления.

2.10.2. Приказами начальника Управления:

а) утверждаются формы бланков Управления;

б) утверждаются должностные инструкции начальников отделов, заместителей начальников отделов и специалистов Управления, а также работников, замещающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы;

в) определяется порядок и сроки представления на утверждение начальнику Управления планов работы и отчетов об их исполнении;

г) утверждаются графики отпусков работников Управления;

д) утратил силу с 1 января 2009 г.

ГАРАНТ:

См. текст подпункта "д"

е) утратил силу с 1 января 2009 г.

ГАРАНТ:

См. текст подпункта "е"

ж) устанавливаются правила пожарной безопасности в помещениях Администрации и назначаются ответственные лица за проведение противопожарных мероприятий;

з) утратил силу с 1 января 2009 г.

ГАРАНТ:

См. текст подпункта "з"

и) решаются вопросы делопроизводства, документооборота и иные вопросы организации деятельности Управления, не урегулированные актами Главы города Костромы.

2.10.3. Правовой режим приказов начальника Управления определяется Уставом города Костромы, Регламентом правотворческого процесса города Костромы и принимаемым в соответствии с ними Регламентом Администрации города Костромы.

2.11. Ответственность сотрудников Управления

2.11.1. Сотрудники Управления в пределах должностных обязанностей несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение установленных полномочий, поручений Главы города Костромы, курирующего заместителя главы Администрации, начальника Управления.

2.11.2. Персональную ответственность за ненадлежащее исполнение Управлением установленных настоящим Положением полномочий, поручений Главы города Костромы, курирующего заместителя главы Администрации, непринятие мер по реализации предоставленных настоящим Положением прав и исполнению возложенных обязанностей несет начальник Управления.

3. Организация деятельности Управления

3.1. Структура Управления. Руководство Управлением

3.1.1. В структуру Управления входят:

а) начальник Управления;

б) заместитель начальника Управления - начальник отдела по организационной работе и документообороту;

в) отдел по организационной работе и документообороту;

г) отдел по работе с обращениями граждан;

д) архивный отдел;

ж) хозяйственный отдел.

3.1.2. Общее руководство деятельностью Управления осуществляют Глава города Костромы и курирующий заместитель главы Администрации.

3.1.3. Непосредственное руководство деятельностью Управления осуществляет его начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой города Костромы.

3.1.4. Начальник Управления в соответствии с настоящим Положением и должностной инструкцией:

а) обеспечивает выполнение полномочий и реализацию прав Управления;

б) обеспечивает исполнение Управлением возложенных обязанностей; поручений Главы города Костромы и курирующего заместителя главы Администрации;

в) непосредственно руководит деятельностью Управления, распределяет обязанности между работниками Управления и дает обязательные для исполнения работниками Управления поручения и указания;

г) согласовывает проекты муниципальных правовых актов города Костромы по предметам ведения Управления;

д) утверждает график отпусков работников Управления;

е) по согласованию с курирующим заместителем главы Администрации, представляет Главе города Костромы кандидатуры для назначения на должность своего заместителя и иных муниципальных служащих Управления;

ж) руководит деятельностью своего заместителя, вносит на утверждение Главе города Костромы его должностную инструкцию;

з) издает приказы, указанные в пункте 2.12.2 настоящего Положения;

и) ходатайствует перед курирующим заместителем главы Администрации о дополнительных выплатах работникам Управления в связи с расширением круга должностных обязанностей, их поощрении, либо о наложении на них взысканий за совершенные дисциплинарные проступки;

к) представляет Главе города Костромы предложения по структуре и штатной численности Управления;

л) представляет Главе города Костромы кандидатуры для назначения на должности начальников отделов и специалистов Управления;

м) утверждает должностные инструкции работников Управления;

н) обеспечивает выполнение санитарно-гигиенических, противопожарных требований и других необходимых условий по охране жизни и здоровья работников, обеспечивает выполнение требований охраны труда, соблюдение трудовой дисциплины.

3.1.5. В отсутствие начальника Управления в связи с отпуском, болезнью или командировкой его обязанности исполняет заместитель начальника Управления - начальник отдела по оргработе и документообороту, если иное должностное лицо не назначено распоряжением Главы города Костромы.

3.2. Должности муниципальной службы в Управлении

3.2.1. В Управлении устанавливаются следующие должности муниципальной службы:

а) начальника Управления;

б) заместителя начальника Управления - начальника отдела по оргработе и документообороту;

в) начальников отделов;

г) заместителей начальников отделов;

д) главных специалистов;

е) ведущего специалиста;

ж) специалистов 1-й категории.

3.2.2. Муниципальные служащие Управления назначаются на должности и освобождаются от должности распоряжением Главы города Костромы по представлению начальника Управления, согласованному с курирующим заместителем главы Администрации.

3.2.3. Должность начальника Управления Реестром должностей муниципальной службы в Костромской области отнесена к группе высших должностей муниципальной службы.

3.2.4. На должность начальника Управления может быть назначено лицо, отвечающее следующим квалификационным требованиям к должностям муниципальной службы города Костромы, установленным в соответствии со статьей 53 Устава города Костромы:

а) имеющее удостоверенное дипломом государственного образца высшее профессиональное образование по специальностям "государственное и муниципальное управление", "управление персоналом", "менеджмент организации", "документоведение и документационное обеспечение управления" либо по иным направлениям подготовки (специальностям), относящимся к установленной сфере деятельности Управления;

б) имеющее стаж работы по специальности не менее 5 лет и стаж работы на руководящих должностях муниципальной (государственной) службы соответствующего профиля - не менее 1 года, либо стаж муниципальной (государственной) службы в органах государственной власти и органах местного самоуправления не менее 6 лет, в том числе стаж работы на руководящих должностях муниципальной (государственной) службы соответствующего профиля - не менее 1 года;

в) обладающее знаниями, умениями и навыками, указанными в пункте 3.2.5 настоящего Положения.

3.2.5. Начальник Управления должен:

а) руководствоваться в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, действующими в установленной сфере деятельности федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом (Основным законом) Костромской области, законами и иными правовыми актами Костромской области, Уставом города Костромы, иными муниципальными правовыми актами, в том числе Регламентом Администрации города Костромы, настоящим Положением, должностной инструкцией;

б) знать делопроизводство, законодательство, содержащее нормы трудового права, теорию и методы управления, основы права, социологии, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

в) быть требовательным, настойчивым, повышать уровень своих профессиональных знаний;

г) иметь организаторские способности, способность руководить людьми; способность к постановке целей и задач, стимулированию и мотивации деятельности подчиненных;

д) уметь четко и грамотно излагать свои мысли в устной и письменной форме, владеть навыками делового письма, работать в группе, самостоятельно принимать решения, работать с оргтехникой и вычислительной техникой.

3.2.6. Должностные обязанности начальника Управления и заместителя начальника Управления - начальника отдела по оргработе и документообороту определяются должностными инструкциями, которые утверждаются распоряжением Главы города Костромы.

3.2.7. Квалификационные требования к должностям начальников, заместителей начальников и специалистов отделов Управления, устанавливаются положениями о соответствующих отделах.