Приложение 6. Положение об архивном отделе Управления делами Администрации города Костромы

Приложение 6
к постановлению
Главы города Костромы
от 12 августа 2008 г. N 1463

Положение
об архивном отделе Управления делами
Администрации города Костромы

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел Управления делами Администрации города Костромы (далее соответственно - Отдел, Управление) является структурным подразделением Управления, осуществляющим решение вопросов местного значения, непосредственное исполнение отдельных государственных полномочий, реализацию иных функций органов местного самоуправления города Костромы в сфере архивного дела.

1.2. Отдел создается и упраздняется распоряжением Главы города Костромы в соответствии со структурой Управления, утверждаемой постановлением Главы города Костромы.

1.3. В своей деятельности, осуществляемой в рамках установленных полномочий, Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Федеральной архивной службы Российской Федерации, Уставом (Основным законом) Костромской области, законами и иными нормативными правовыми актами Костромской области, Уставом города Костромы, иными муниципальными правовыми актами, в том числе Регламентом Администрации города Костромы, Положением об Управлении и настоящим Положением.

1.4. Для осуществления, установленных настоящим Положением полномочий Отдел имеет круглую печать с изображением герба города Костромы, штампы и бланки установленного образца со своим наименованием.

1.5. Финансовое обеспечение деятельности Отдела является расходным обязательством города Костромы. Финансирование деятельности Отдела по исполнению отдельных государственных полномочий Костромской области осуществляется за счет и в пределах средств, передаваемых в виде субвенций из областного фонда компенсаций.

2. Компетенция Отдела

2.1. Полномочия Отдела в сфере организации обеспечения
сохранности, комплектования и учета архивных документов

2.1.1. Отдел непосредственно реализует полномочия Администрации как органа, осуществляющего управление архивным делом, а также исполняет функции муниципального архива города Костромы.

2.1.2. Отдел осуществляет хранение архивных документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов, относящихся к муниципальной собственности города Костромы (далее - муниципальные архивные фонды) в том числе:

а) архивных документов органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек;

б) архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности муниципальных унитарных предприятий, в том числе казенных и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации), включая документы по личному составу ликвидированных муниципальных организаций (не имеющих правопреемника);

в) учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления деятельности Отдела;

г) иных архивных документов на различных видах носителей, дополняющих фонды муниципального архива.

2.1.3. Отдел организует комплектование архивных фондов, в том числе-

а) составляет списки муниципальных организаций - источников комплектования муниципальных архивных фондов, обеспечивает их согласование со специально уполномоченным органом администрации Костромской области по вопросам архивного дела и представляет их на утверждение Главе города Костромы, проводит работу по уточнению указанных списков;

б) совместно с организациями - источниками комплектования муниципальных архивных фондов рассматривает и согласовывает инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях организаций - источников комплектования архива;

в) принимает участие в проверке соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях - источниках комплектования архива, организуемых специально уполномоченным органом администрации Костромской области по вопросам архивного дела;

г) осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций - источников комплектования, оказывая им методическую и практическую помощь:

- в организации документирования, документооборота и формирования дел;

- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их на постоянное хранение;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении.

2.1.4. В целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов Отдел:

а) производит прием и научно-техническую обработку документов от организаций - источников комплектования муниципального архива и ликвидированных муниципальных организаций;

б) проводит экспертизу ценности документов, поступивших в муниципальный архив, их фондирование и систематизацию в пределах фондов;

в) осуществляет в установленном порядке государственный учет архивных документов и ведение учетной документации, в том числе создание учетных баз данных;

г) организует представление описей дел постоянного и долговременного хранения, описей дел по личному составу, поступающих от организаций- источников комплектования и ликвидированных муниципальных организаций, иной отчетной информации о составе и содержании документов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, для утверждения и (или) согласования в специально уполномоченный орган администрации Костромской области по вопросам архивного дела;

д) осуществляет мероприятия по созданию нормативных условий режима

хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

е) осуществляет мероприятия по созданию страхового фонда особо ценных архивных документов и фонда пользования;

ж) осуществляет проверку наличия и состояния, находящихся на хранении архивных документов.

2.1.5. Отдел готовит проекты постановлений Главы города Костромы:

а) по решению вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, в собственность Костромской области, иных муниципальных образований;

б) по вопросам обеспечения сохранности архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности;

в) по вопросам совершенствования деятельности органов местного самоуправления и муниципальных организаций в создании единого порядка делопроизводства и архивного хранения документов, образующихся в процессе их деятельности.

2.2. Полномочия Отдела в сфере организации
использования архивных документов

2.2.1. В сфере организации использования архивных документов Отдел:

а) информирует в пределах своей компетенции органы государственной власти Костромской области, органы местного самоуправления, иные организации и должностных лиц о составе и содержании документов, находящихся на хранении в Отделе;

б) создает и совершенствует научно-справочный аппарат, необходимый для исполнения его полномочий;

в) принимает запросы отраслевых (функциональных) органов Администрации, граждан и юридических лиц о предоставлении информации, содержащейся в документах муниципального архива;

г) готовит и направляет в установленном порядке ответы по обращениям, поступившим в адрес Главы города Костромы, заместителей главы Администрации, в адрес Администрации;

д) организует своевременное исполнение социально-правовых и иных запросов по документам муниципального архива, в том числе предоставляет в установленном порядке справки о подтверждении трудового стажа и о заработной плате;

е) оформляет и выдает в установленном порядке архивные копии и выписки из документов;

ж) в установленном порядке выдает документы во временное пользование;

з) ведет учет изменений и отмены муниципальных правовых актов, вносит соответствующие сведения в карточки муниципальных правовых актов, принимает меры по исправлению технических ошибок в ранее принятых муниципальных правовых актах и иных документах, поступивших в муниципальный архив;

и) обеспечивает использование архивных документов муниципального архива в социально-экономических, научных и культурно-просветительских целях, на выставках, в средствах массовой информации.

2.3. Полномочия Отдела в сфере организации взаимодействия с органами
местного самоуправления и муниципальными организациям
в области архивного дела

2.3.1. Отдел осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью служб делопроизводства, ведомственных архивов органов местного самоуправления, отраслевых (функциональных) органов Администрации и муниципальных организаций, в том числе:

а) организует обучение сотрудников, ответственных за делопроизводство и хранение архивных документов, в том числе проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации архивного дела и деятельности ведомственных архивов;

б) разрабатывает методические материалы по вопросам организации архивного дела;

в) изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и служб делопроизводства, распространяет их положительный опыт.

2.3.2. Отдел контролирует работу служб делопроизводства, деятельность ведомственных архивов органов местного самоуправления и муниципальных организаций по вопросам организации сохранности архивных документов, а также проводит проверки состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу, включая контроль формирования и оформления дел в соответствии с требованиями, установленными Федеральной архивной службой Российской Федерации.

2.3.3. Отдел при осуществлении своей деятельности, в пределах своих полномочий, взаимодействует в порядке установленном Регламентом Администрации с федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти Костромской области, а также органами местного самоуправления по вопросам предоставления архивных документов, исторических справок и иной информационной документации;

2.4. Полномочия Отдела по непосредственному исполнению отдельных
государственных полномочий Костромской области в сфере архивного дела

2.4.1. Отдел осуществляет следующие государственные полномочия Костромской области в сфере архивного дела:

а) организует временное хранение относящихся к государственной собственности Костромской области и находящихся на территории города Костромы архивных документов и архивных фондов учреждений, организаций, предприятий;

б) осуществляет учет архивных документов и архивных фондов учреждений, организаций, предприятий, являющихся государственной собственностью Костромской области, находящихся на территории города Костромы, в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

в) участвует в комплектовании архивных фондов документами учреждений, организаций, предприятий, находящихся на территории города Костромы и являющихся государственной собственностью Костромской области;

г) осуществляет использование архивных документов, являющихся государственной собственностью Костромской области и находящихся на территории города Костромы.

2.4.2. Отдел в установленном порядке предоставляет в уполномоченный орган администрации Костромской области в сфере архивного дела отчетность и необходимую информацию, связанные с осуществлением отдельных государственных полномочий в области архивного дела.

2.5. Иные полномочия Отдела

2.5.1. По предметам своего ведения, указанным в пункте 1.1 настоящего Положения, Отдел:

а) разрабатывает проекты муниципальных правовых актов по предметам своего ведения, иные документы и материалы;

б) обобщает и анализирует практику применения муниципальных правовых актов в сфере деятельности Отдела, вносит предложения по их совершенствованию.

2.5.2. Отдел непосредственно осуществляет иные полномочия Управления в установленной пунктом 1.1 настоящего Положения сфере деятельности, если они предусмотрены законодательством Российской Федерации, муниципальными правовыми актами и не отнесены к компетенции иных органов или должностных лиц.

2.6. Права и обязанности Отдела

2.6.1. При осуществлении своих полномочий Отдел вправе:

а) запрашивать и получать в установленном порядке от руководителей, заместителей руководителей, работников учреждений и организаций, отраслевых (функциональных) органов Администрации, других отделов Управления информацию и документы, необходимые для выполнения возложенных на Отдел полномочий;

б) пользоваться системами связи, информационными системами и базами данных, иными носителями информации Администрации;

в) возвращать на доработку организациям-источникам комплектования Отдела некачественно оформленные архивные дела и учетные документы, поступающие на хранение в Отдел;

г) вносить предложения по совершенствованию деятельности Администрации по вопросам, отнесенным к ведению Отдела.

2.6.2. Обязанностями Отдела являются:

а) своевременное и качественное исполнение установленных полномочий, поручений Главы города Костромы и заместителя главы Администрации, осуществляющего в соответствии с письменно установленным распределением обязанностей координацию и контроль деятельности Управления (далее - курирующий заместитель главы Администрации), начальника Управления;

б) соблюдение Устава города Костромы, Регламента Администрации города Костромы и иных муниципальных правовых актов;

в) представление на утверждение курирующему заместителю главы Администрации планов работы и отчетов об их исполнении, предоставление иных планов и отчетов, предусмотренных Регламентом Администрации города Костромы;

г) рассмотрение обращений органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по предметам ведения Отдела;

д) объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан в соответствии со своей компетенцией;

е) выполнение требований охраны труда, техники общей и пожарной безопасности, производственной санитарии, разработка и осуществление мероприятий, обеспечивающих безопасные условия труда, предупреждение производственного травматизма и аварийных ситуаций;

ж) представление уполномоченным органам администрации Костромской области в области архивного дела в установленные сроки отчетности и необходимой информации, связанной с осуществлением отдельных государственных полномочий в области архивного дела.

2.7. Ответственность сотрудников Отдела

2.7.1. Сотрудники Отдела, в пределах должностных обязанностей, несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение установленных полномочий, поручений Главы города Костромы, курирующего заместителя главы Администрации, начальника Управления.

2.7.2. Персональную ответственность за ненадлежащее выполнение Отделом установленных настоящим Положением полномочий, поручений Главы города Костромы, курирующего заместителя главы Администрации, начальника Управления, непринятие мер по реализации предоставленных настоящим Положением прав и исполнению возложенных обязанностей несет начальник Отдела.

3. Организация деятельности Отдела

3.1. Структура Отдела

3.1.1. В Отделе образуется постоянно действующая Экспертная комиссия для организации и проведения экспертизы ценности документов, поступающих в Отдел.

3.1.2. Деятельность Экспертной комиссии определяется Положением об Экспертной комиссии, утверждаемым приказом начальника Управления делами, и годовым планом работы.

3.2. Руководство Отделом

3.2.1. Общее руководство деятельностью Отдела осуществляет начальник Управления.

3.2.2. Непосредственное руководство Отделом осуществляет его начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности кадровым распоряжением Главы города Костромы по представлению начальника Управления, с учетом мнения курирующего заместителя главы Администрации.

3.2.3. Начальник Отдела в соответствии с настоящим Положением и должностной инструкцией:

а) обеспечивает выполнение полномочий и реализацию прав Отдела, исполнение Отделом возложенных обязанностей, поручений Главы города Костромы, курирующего заместителя главы Администрации, начальника Управления;

б) непосредственно руководит деятельностью Отдела, распределяет обязанности между сотрудниками и дает обязательные для исполнения сотрудниками Отдела поручения и указания, проверяет их исполнение;

в) визирует от имени Отдела проекты муниципальных правовых актов и иных документов, направляемых на подпись начальнику Управления;

г) подписывает архивные справки, ответы по обращениям граждан и юридических лиц, заверяет копии архивных документов;

д) ведет личный прием граждан и представителей юридических лиц по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела;

е) разрабатывает и организует порядок пропускного режима в помещения Отдела;

ж) вносит на утверждение начальнику Управления должностные инструкции специалистов Отдела;

з) ходатайствует перед начальником Управления о дополнительных выплатах сотрудникам Отдела в связи с расширением круга должностных обязанностей, их поощрении, либо о наложении на них взысканий за совершенные дисциплинарные проступки;

и) согласовывает график отпусков специалистов Отдела;

к) представляет начальнику Управления предложения по штатной численности Отдела;

л) обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины сотрудниками Отдела.

3.2.4. В случае отсутствия начальника Отдела в связи с отпуском, болезнью, командировкой или по иным причинам его обязанности исполняет должностное лицо, назначенное распоряжением Главы города Костромы.

3.3. Должности муниципальной службы в Отделе

3.3.1. В Отделе устанавливаются следующие должности:

а) начальника Отдела;

б) главного специалиста;

в) ведущего специалиста;

г) специалиста 1-й категории.

3.3.2. Должность начальника Отдела Реестром должностей муниципальной службы в Костромской области отнесена к группе ведущих должностей муниципальной службы.

3.3.3. На должность начальника Отдела может быть назначено лицо, отвечающее следующим квалификационным требованиям к должностям муниципальной службы города Костромы, установленным в соответствии со статьей 53 Устава города Костромы:

а) имеющее удостоверенное дипломом государственного образца высшее образование по направлению подготовки "история" специальностям, относящимся к указанному направлению подготовки, либо по специальностям "документоведение и документационное обеспечение управления", "государственное или муниципальное управление", а также по иным направлениям подготовки (специальностям), относящимся к установленной сфере деятельности Отдела;

б) имеющее стаж работы по специальности не менее 3 лет либо стаж муниципальной (государственной) службы не менее 2 лет;

в) обладающее знаниями, умениями и навыками, указанными в пункте 3.3.4 настоящего Положения.

3.3.4. Начальник Отдела должен:

а) руководствоваться в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Федеральной архивной службы Российской Федерации, правовыми актами Костромской области в сфере архивного дела, Уставом города Костромы, иными муниципальными правовыми актами, в том числе Регламентом Администрации города Костромы, Положением об Управлении и настоящим Положением и должностной инструкцией;

б) знать делопроизводство, законодательство, содержащее нормы трудового права; теорию и методы управления, основы права, социологии, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

в) быть требовательным, настойчивым, повышать уровень своих профессиональных знаний;

г) иметь организаторские способности, способность руководить людьми, способность к постановке целей и задач, стимулированию и мотивации деятельности подчиненных;

д) уметь четко и грамотно излагать свои мысли в устной и письменной форме, владеть навыками делового письма, работать в группе, самостоятельно принимать решения, работать с оргтехникой и вычислительной техникой.

3.3.5. Специалисты Отдела назначаются на должность и освобождаются от должности Главой города Костромы по представлению начальника Управления, с учетом мнения начальника Отдела.

3.3.6. Должность главного специалиста Отдела Реестром должностей муниципальной службы в Костромской области отнесена к группе старших должностей муниципальной службы.

3.3.7. На должность главного специалиста Отдела может быть назначено лицо, отвечающее следующим квалификационным требованиям к должностям муниципальной службы города Костромы, установленным в соответствии со статьей 53 Устава города Костромы:

а) имеющее удостоверенное дипломом государственного образца высшее профессиональное образование по направлению подготовки "история", специальностям, относящимся к указанному направлению подготовки, по специальности "документоведение и документационное обеспечение управления" либо по иным специальностям с наличием подготовки в установленной сфере деятельности Отдела;

б) имеющее стаж работы по специальности, относящейся к сфере деятельности Отдела - не менее 3 лет;

в) обладающее знаниями, умениями и навыками, указанными в пункте 3.3.10 настоящего Положения.

3.3.8. Должности ведущего специалиста, специалиста 1-й категории Отдела Реестром должностей муниципальной службы в Костромской области отнесены к группе старших должностей муниципальной службы.

3.3.9. На должности ведущего специалиста, специалиста 1-й категории Отдела могут быть назначены лица, отвечающие следующим квалификационным требованиям к должностям муниципальной службы города Костромы, установленным в соответствии со статьей 53 Устава города Костромы:

а) имеющие удостоверенное дипломом государственного образца высшее профессиональное образование по направлению подготовки "история", специальностям, относящимся к указанному направлению подготовки, по специальности "документоведение и документационное обеспечение управления" либо по иным специальностям с наличием подготовки в установленной сфере деятельности Отдела;

б) имеющие стаж работы по специальности, относящейся к сфере деятельности Отдела - не менее 3 лет;

в) обладающие знаниями, умениями и навыками, указанными в пункте 3.3.10 настоящего Положения.

3.3.10. Специалисты Отдела должны:

а) руководствоваться в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, действующими в установленной сфере деятельности федеральным законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными правовыми актами Костромской области, Уставом города Костромы, муниципальными правовыми актами, в том числе настоящим Положением;

б) знать основы делопроизводства, законодательство, содержащее нормы федеральных законов и иных правовых актов, регулирующих получение, обработку и защиту информации, знать нормы трудового права, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

в) повышать уровень своих профессиональных знаний;

г) уметь четко и грамотно излагать свои мысли в устной и письменной форме, работать в группе, работать с оргтехникой и вычислительной техникой.

3.3.11. Должностные обязанности начальника Отдела и специалистов Отдела определяются должностными инструкциями, которые утверждаются приказами начальника Управления.