Глава 3. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме) (п.п. 24 - 100)

Глава 3. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)

24. Предоставление государственной услуги по рассмотрению обращений включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием и первичная обработка обращений;

2) регистрация поступивших обращений;

3) направление обращений на рассмотрение;

4) рассмотрение обращений;

5) оформление ответа на обращение;

6) личный прием заявителей;

7) постановка обращений на контроль;

8) продление срока рассмотрения обращений;

9) представление справочной информации о ходе рассмотрения обращения;

10) оформление и хранение дел по обращениям;

11) порядок и формы контроля за исполнением государственной услуги по рассмотрению обращений.

Прием и первичная обработка обращений

25. Основанием для начала выполнения административной процедуры является письменное, электронное или устное обращение, поступившие в администрацию Костромской области, исполнительные органы государственной власти Костромской области, либо поступление обращения с сопроводительным документом из других государственных органов, органов местного самоуправления или организаций для рассмотрения в соответствии с компетенцией.

26. Обращение может быть доставлено непосредственно заявителем либо его представителем, поступить по почте, фельдъегерской связью, по факсу, по электронной почте, на официальный форум администрации Костромской области или в электронную приемную губернатора Костромской области.

27. Обращение, присланное по почте, поступившее фельдъегерской связью в администрацию Костромской области, и документы, связанные с их рассмотрением, направляются специалисту, ответственному за прием документов в администрации Костромской области.

Обращение, присланное по почте, поступившие фельдъегерской связью в исполнительные органы государственной власти Костромской области, и документы, связанные с его рассмотрением, направляются специалисту, ответственному за прием документов в исполнительном органе государственной власти Костромской области.

28. Специалист, ответственный за прием документов в администрации Костромской области, исполнительном органе государственной власти Костромской области:

1) проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

2) проводит сверку реестров (на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью);

3) вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;

4) прикладывает впереди письма поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие документы);

5) в случае отсутствия самого текста в письме составляет справку следующего содержания: "Письма в адрес администрации Костромской области нет" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

6) на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляет акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в соответствующем деле, второй экземпляр приобщается к поступившим письмам, заносится в базу системы автоматизированного документооборота и делопроизводства (далее - САДД).

Специалист, ответственный за прием документов, получив письмо, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю.

По просьбе обратившегося заявителя ему выдается расписка согласно приложению N 6 к настоящему Административному регламенту с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается номер телефона для справок. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых документов не делаются.

29. Обращение, поступившее в приемную губернатора Костромской области по факсу, в форме электронного документа, принимается и учитывается в журнале регистрации входящей электронной почты и факсов специалистом приемной губернатора Костромской области и передаётся в Отдел по работе с обращениями граждан.

30. Обращение, поступившее в форме электронного документа в электронную приемную и на официальный форум администрации Костромской области, на электронную почту администрации Костромской области, исполнительного органа государственной власти Костромской области, распечатывается и учитывается в САДД.

31. Прием устных обращений по "телефону оперативного дежурного" в администрации Костромской области осуществляет специалист, ответственный за прием обращений по "телефону оперативного дежурного" (далее - оперативный дежурный), который выясняет и записывает в журнал:

1) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

2) почтовый адрес;

3) номер телефона (при наличии);

4) суть предложения, заявления или жалобы.

Оперативный дежурный передает устное обращение по телефону в соответствующие исполнительные органы государственной власти Костромской области, структурные подразделения аппарата администрации Костромской области, иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации в соответствии с их компетенцией для рассмотрения.

32. После первичной обработки все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются под расписку специалисту, ответственному за регистрацию, в Отделе по работе с обращениями граждан, исполнительном органе государственной власти Костромской области,

33. Обращение с пометкой "лично", поступившее на имя:

1) губернатора Костромской области, вскрывается в Отделе по работе с обращениями граждан начальником Отдела (заместителем начальника);

2) первого заместителя губернатора Костромской области, заместителя губернатора Костромской области, статс-секретаря -заместителя губернатора Костромской области, вскрывается помощником первого заместителя губернатора Костромской области, заместителя губернатора Костромской области, статс-секретаря - заместителя губернатора Костромской области;

3) руководителя исполнительного органа государственной власти Костромской области, работника администрации Костромской области, передаются адресатам невскрытыми.

В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в Отдел по работе с обращениями граждан, специалисту исполнительного органа государственной власти Костромской области, ответственному за работу с обращениями граждан.

34. Обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Костромской областной Думы, депутатов органов законодательной (представительной) власти иных субъектов Российской Федерации и депутатов муниципальных образований Костромской области, адресованные губернатору Костромской области, должностным лицам администрации Костромской области, исполнительных органов государственной власти Костромской области, содержащие просьбы о рассмотрении обращений граждан, учитываются в подразделении администрации Костромской области, обеспечивающем прием документов, и в тот же день передаются под расписку для регистрации в Отдел по работе с обращениями граждан.

35. Результатом выполнения административной процедуры является прием поступивших обращений в администрации Костромской области, исполнительных органах государственной власти Костромской области и передача их на регистрацию.

36. Максимальный срок выполнения административной процедуры не должен превышать 10 минут на каждое обращение.

Регистрация поступивших обращений

37. Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление обращения к специалисту, ответственному за регистрацию, в Отделе по работе с обращениями граждан, исполнительном органе государственной власти Костромской области (далее - специалист, ответственный за регистрацию).

38. Специалист, ответственный за регистрацию:

1) проставляет в правом нижнем углу первой страницы обращения регистрационный штамп "Взято на учет" с указанием присвоенного письму регистрационного номера и буквенных символов, означающих способ получения обращения:

ЛП - личный прием;

ПЛГ - прямая линия губернатора области;

МП - мобильный прием;

ОП - общественная приемная;

ЭП - электронная приемная;

Ф - официальный форум администрации Костромской области.

Письменным обращениям, поступившим в администрацию Костромской области, исполнительные органы государственной власти Костромской области, буквенные символы не присваиваются.

В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

2) вносит в базу данных САДД следующие сведения:

вид обращения (заявление, предложение, жалоба);

способ получения (личный прием; прямая линия губернатора области; мобильный прием, общественная приемная; электронная приемная; официальный форум администрации Костромской области);

дату регистрации;

фамилию, имя, отчество (при наличии) заявителя (в именительном падеже);

почтовый (электронный) (при наличии) адрес заявителя;

данные о льготном составе;

данные о корреспонденте, направившем обращение (при наличии сопроводительного письма, с указанием его даты и исходящего номера);

тематику по единому классификатору обращений и запросов граждан и организаций согласно приложению N 7 к настоящему Административному регламенту;

краткое содержание обращения;

данные о наличии приложений и количестве страниц в обращении;

данные о коллективном обращении, если обращение подписано двумя и более авторами;

отметку о повторности обращения. Повторным обращением считается заявление, предложение, жалоба, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считается повторным обращение одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные (три и более раз) - по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами или должностными лицами;

данные о предмете ведения: предмет ведения Российской Федерации; предмет совместного ведения Российской Федерации и субъекта Российской Федерации; предмет ведения субъекта Российской Федерации; вопросы местного значения;

3) вносит в базу данных САДД электронный образ поступившего обращения;

4) отделяет от обращения поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя;

5) ставит штамп "Подлежит возврату в администрацию Костромской области вместе с материалами дела" на поручениях, в которых содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения, обращениях, подлежащих рассмотрению, по компетенции должностными лицами администрации Костромской области, многократных обращениях и обращениях, имеющих общественное значение, которые берутся на контроль в администрации Костромской области;

6) ставит штамп "Особый контроль" на поручениях Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации, а также на обращениях, в которых содержится информация о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, и обращениях, в которых содержатся вопросы, имеющие большое общественное значение,

В случае если в поручении указан срок рассмотрения обращения, проставляет штамп "Контроль. Срок __".

39. Результатом выполнения административной процедуры является регистрация поступивших обращений в САДД в администрации Костромской области, исполнительных органах государственной власти Костромской области.

40. Максимальный срок выполнения административной процедуры не должен превышать 3 дней со дня поступления обращения на регистрацию.

Направление обращений на рассмотрение

41. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения к специалисту, ответственному за работу с обращениями в Отделе по работе с обращениями граждан, исполнительном органе государственной власти Костромской области (далее - специалист, ответственный за работу с обращениями).

42. Специалист, ответственный за работу с обращениями:

читает обращения и отбирает не подлежащие рассмотрению по основаниям, предусмотренным пунктом 14 настоящего Административного регламента;

готовит уведомление заявителю с обоснованием оставления без рассмотрения по существу вопросов по формам согласно приложениям N 8 - 12 к настоящему Административному регламенту;

передает начальнику Отдела по работе с обращениями граждан (заместителю начальника), руководителю исполнительного органа государственной власти Костромской области (заместителю руководителя) для подписания.

43. После подписания уведомление вместе с реестром почтовых отправлений направляется специалисту, ответственному за отправку документов в администрации Костромской области, исполнительном органе государственной власти Костромской области, для направления заявителю.

44. Максимальный срок подготовки и направления уведомления не должен превышать 5 дней со дня регистрации обращения.

45. Специалист, ответственный за работу с обращениями:

распределяет обращения, соответствующие предъявляемым к ним требованиям, по компетенции;

подготавливает и распечатывает сопроводительные письма, уведомления гражданам.

Решение о направлении письма на рассмотрение принимается, исходя из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно адресовано.

46. Решение о направлении обращения на рассмотрение (в том числе с контролем) принимается начальником Отдела по работе с обращениями граждан (заместителем начальника) с соблюдением следующих особенностей:

в случае если вопросы в соответствии с действующим законодательством относятся к компетенции органов местного самоуправления Костромской области, обращение, запрос направляются в соответствующие органы местного самоуправления Костромской области;

в случае если вопросы находятся в компетенции исполнительного органа государственной власти Костромской области, иного государственного органа в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Костромской области, обращение направляется в соответствующие исполнительные органы государственной власти Костромской области, иные государственные органы;

в случае если заявитель ранее обращался в органы местного самоуправления, исполнительные органы государственной власти Костромской области и не удовлетворен принятым решением или обжалует действия этих органов, а также если вопрос относится к полномочиям администрации Костромской области, обращение направляется в соответствии с компетенцией губернатору Костромской области, первому заместителю губернатора Костромской области, заместителю губернатора Костромской области, статс-секретарю - заместителю губернатора Костромской области.

47. О поступивших телеграммах, факсограммах, звонках по вопросам, затрагивающим интересы значительного числа жителей Костромской области (отсутствие воды, отопления, электроснабжения и т.п.), незамедлительно сообщается оперативному дежурному для принятия мер реагирования и доклада губернатору Костромской области.

48. Обращение, по которому имеется поручение Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, депутатский запрос члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, адресованные губернатору Костромской области, направляются руководителю аппарата администрации Костромской области.

49. Депутатский запрос, адресованный первому заместителю губернатора Костромской области, заместителю губернатора Костромской области, статс-секретарю - заместителю губернатора Костромской области, руководителю исполнительного органа государственной власти Костромской области направляется соответственно помощнику первого заместителя губернатора Костромской области, заместителя губернатора Костромской области, статс-секретаря - заместителя губернатора Костромской области, руководителю исполнительного органа государственной власти Костромской области.

50. Обращение, взятое на контроль иным федеральным органом государственной власти (далее - федеральный орган), направляется помощнику первого заместителя губернатора Костромской области, заместителя губернатора Костромской области, статс-секретаря -заместителя губернатора Костромской области, в исполнительный орган государственной власти Костромской области, орган местного самоуправления Костромской области по компетенции. В случае направления такого обращения в исполнительный орган государственной власти Костромской области или орган местного самоуправления Костромской области одновременно дается поручение проинформировать о результатах рассмотрения федеральный орган, взявший обращение на контроль, администрацию Костромской области и заявителя.

51. Обращения, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

52. Обращение с просьбой о личном приеме должностным лицом администрации Костромской области, исполнительного органа государственной власти Костромской области рассматривается как обычное обращение. Автору направляется разъяснение о порядке записи на личный прием к должностному лицу администрации Костромской области, исполнительного органа государственной власти Костромской области, а обращение списывается "В дело" как исполненное.

53. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции исполнительных органов государственной власти Костромской области или должностных лиц, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, с уведомлением заявителя в этот же срок о переадресации обращения.

54. В случае если решение вопросов, поставленных в обращении, относится к компетенции нескольких исполнительных органов государственной власти Костромской области, органов местного самоуправления Костромской области или должностных лиц, копии обращений в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие исполнительные органы государственной власти Костромской области, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

55. Подготовка сопроводительных писем к обращениям, направляемым на рассмотрение в территориальные органы федеральных органов власти Костромской области, исполнительные органы государственной власти Костромской области, органы местного самоуправления Костромской области и другие организации, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов (в том числе с контролем), сопроводительных писем о возврате ошибочно присланных обращений в федеральные органы осуществляется на специальных бланках по форме согласно приложениям N 13, 14 к настоящему Административному регламенту, уведомление заявителя осуществляется на специальном бланке по форме согласно приложению N 15 к настоящему Административному регламенту.

Сопроводительные письма о переадресации обращений и уведомления гражданам подписываются начальником Отдела по работе с обращениями граждан (заместителем начальника), руководителем исполнительного органа государственной власти Костромской области (заместителем руководителя).

Копии сопроводительных писем и уведомлений в виде электронных образов документов вносятся в базу данных САДД специалистом, ответственным за работу с обращениями.

56. Результатом выполнения административной процедуры является направление на рассмотрение обращений должностным лицам администрации Костромской области, исполнительных органов государственной власти Костромской области, территориальных органов федеральных органов власти, органов местного самоуправления Костромской области в соответствии с их компетенцией.

57. Максимальный срок выполнения административной процедуры не должен превышать 3 дней со дня поступления обращения на регистрацию.

Рассмотрение обращений в структурных подразделениях аппарата администрации Костромской области, исполнительных органах государственной власти Костромской области

58. Основанием для начала выполнения административной процедуры в администрации Костромской области, исполнительном органе государственной власти Костромской области является поступление обращения вместе с приложениями руководителю аппарата администрации Костромской области, помощнику первого заместителя губернатора Костромской области, заместителя губернатора Костромской области, статс-секретаря - заместителя губернатора Костромской области, руководителю исполнительного органа государственной власти Костромской области.

59. Помощники руководителя аппарата администрации Костромской области, первого заместителя губернатора Костромской области, заместителя губернатора Костромской области, статс-секретаря - заместителя губернатора Костромской области, руководитель исполнительного органа государственной власти Костромской области готовят поручение, включающее в себя:

наименование исполнительного органа государственной власти Костромской области, структурного подразделения аппарата администрации Костромской области;

фамилии и инициалы исполнителей, которым дается поручение;

кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения;

подпись руководителя с расшифровкой и датой;

ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения.

Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

60. В тексте поручения могут быть указания "весьма срочно", "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 1-дневный, 3-дневный или 10-дневный сроки исполнения поручения, считая от даты его подписания.

Исполнение поручений Президента Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан осуществляется в 15-дневный срок с выездом на место.

Поручение оформляется на специальном бланке установленного образца согласно приложению N 16 к настоящему Административному регламенту.

61. После подписания поручения губернатором Костромской области, первым заместителем губернатора Костромской области, статс-секретарем - заместителем губернатора Костромской области, руководителем исполнительного органа государственной власти Костромской области помощник должностного лица администрации Костромской области, специалист, ответственный за работу с обращениями граждан в исполнительном органе государственной власти Костромской области, вносит поручение в базу данных САДД.

62. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, направляются в копиях. При этом необходимое количество копий документов для отправки готовится помощником должностного лица администрации Костромской области, специалистом, ответственным за работу с обращениями граждан исполнительного органа государственной власти Костромской области.

Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю (а для контрольных поручений и в федеральные органы - соответствующего ответа) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым.

Соисполнители не позднее пяти дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

63. Исполнители:

обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

в необходимых случаях привлекают к рассмотрению обращения переводчиков и экспертов. Оплата их услуг осуществляется в установленном порядке;

принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

дают ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

64. Должностные лица исполнительных органов государственной власти Костромской области, органов местного самоуправления Костромской области, иных государственных органов на основании направленного в установленном порядке запроса обязаны в течение 15 дней представить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

65. В случае если обращение, по мнению должностного лица администрации Костромской области, исполнительного органа государственной власти Костромской области, направлено не по компетенции, оно в двухдневный срок возвращается в Отдел по работе с обращениями граждан, специалисту, ответственному за работу с обращениями граждан в исполнительном органе государственной власти Костромской области, с указанием структурного подразделения аппарата администрации Костромской области, исполнительного органа государственной власти Костромской области, в которые следует направить обращение.

66. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются. В этом случае должностное лицо администрации Костромской области, начальник Отдела по работе с обращениями граждан (заместитель начальника), должностное лицо исполнительного органа государственной власти Костромской области списывают обращение в "Дело" и передают его специалисту, ответственному за работу с обращениями граждан Отдела по работе с обращениями граждан, исполнительного органа государственной власти Костромской области, для формирования материалов дела.

67. Результатом выполнения административной процедуры является разрешение или разъяснение поставленных в обращении вопросов, получение материалов по обращению и оформление ответа заявителю.

68. Максимальный срок выполнения административной процедуры не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения в администрации Костромской области, исполнительном органе государственной власти Костромской области.

Организация личного приема граждан

69. Основанием для начала выполнения административной процедуры является устное обращение заявителя с просьбой записать его на личный прием к губернатору Костромской области, должностному лицу администрации Костромской области, исполнительного органа государственной власти Костромской области.

70. Специалист, ответственный за организацию личного приема граждан в Отделе по работе с обращениями граждан, исполнительном органе государственной власти Костромской области (далее - специалист, ответственный за организацию личного приема заявителей), должен:

1) уточнить мотивы обращения и существо вопроса, с которым обращается заявитель;

2) ознакомиться с документами, подтверждающими обоснованность просьбы заявителя;

3) дать разъяснение, куда и в каком порядке заявителю следует обратиться, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации Костромской области, исполнительного органа государственной власти Костромской области;

4) внести данные о заявителе и существо вопроса, по которому он обращается, в общий список граждан, записавшихся на личный прием к губернатору Костромской области, должностному лицу администрации Костромской области, исполнительного органа государственной власти Костромской области, по форме согласно приложению N 17 к настоящему Административному регламенту.

71. Запись заявителя на личный прием к губернатору Костромской области, должностным лицам администрации Костромской области осуществляется в случае неразрешения поставленных вопросов в исполнительных органах государственной власти Костромской области, органах местного самоуправления муниципальных образований Костромской области, иных организациях, куда ранее обращался заявитель, на основании представленных заявителем материалов по предыдущим обращениям.

72. Личный прием заявителей осуществляется в порядке очередности при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Специалист, ответственный за организацию личного приема граждан, не позднее, чем за 5 дней до проведения приема:

1) выясняет возможность прибытия заявителя, у которого подошла очередь, на личный прием;

2) направляет письменное уведомление заявителю о дате и времени проведения личного приема;

3) формирует из общего списка граждан, записавшихся на личный прием к губернатору Костромской области, должностному лицу администрации Костромской области, исполнительного органа государственной власти Костромской области, список граждан не более чем из 10 человек;

4) готовит материалы и переписку по предыдущим обращениям.

73. Специалист, ответственный за организацию личного приема заявителей, не позднее 10.00 часов дня, предшествующего дню личного приема, согласовывает список граждан, записавшихся на личный прием, и подготовленные материалы с начальником Отдела по работе с обращениями граждан (заместителем начальника), руководителем (заместителем руководителя) исполнительного органа государственной власти Костромской области.

74. Специалист, ответственный за организацию личного приема граждан, в день проведения личного приема готовит регистрационно-контрольную карточку личного приема по форме согласно приложению N 18 к настоящему Административному регламенту, в которую заносит дату приема, фамилию, имя, отчество, почтовый адрес заявителя, номер телефона (при наличии), содержание устного обращения.

75. Специалист, ответственный за организацию личного приема заявителей, в день личного приема организует соблюдение очередности заявителей и направление их в помещение для приема граждан.

76. Должностное лицо администрации Костромской области, исполнительного органа государственной власти Костромской области, осуществляющие личный прием, выслушивают устное обращение заявителя.

В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в контрольно-регистрационной карточке: "Дан устный ответ", подтвержденная подписью заявителя.

При отсутствии возможности дать ответ в ходе личного приема дается соответствующее поручение о подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов.

77. Должностное лицо администрации Костромской области, исполнительного органа государственной власти Костромской области по окончании приема заполняет регистрационно-контрольную карточку личного приема, доводит до сведения заявителя свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

78. Специалист, ответственный за организацию личного приема граждан, по итогам проведения личного приема регистрирует регистрационно-контрольные карточки личного приема с резолюциями должностных лиц, проводивших личный прием, путем присвоения регистрационного номера, который состоит из буквенных символов "ЛП", начальной буквы фамилии должностного лица, проводившего прием граждан, и порядкового номера регистрации устного обращения. Вносит сведения об обращении в базу данных САДД, готовит сопроводительные письма и передает регистрационно-контрольные карточки личного приема исполнителям.

79. Исполнитель в срок не более 30 дней, исключая поручения, в которых указаны более короткие сроки рассмотрения, рассматривает обращение, готовит информацию о выполнении поручения и ответ заявителю.

80. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.

81. Максимальное время личного приема не может превышать 20 минут на одного заявителя.

82. Результатом выполнения административной процедуры является:

1) устное разъяснение по существу вопроса, с которым обратился заявитель;

2) принятие решения по разрешению поставленных вопросов;

3) направление поручений для рассмотрения обращения исполнителям в случае невозможности устного разъяснения в ходе личного приема.

Оформление ответа и направление заявителю

83. Основанием для начала выполнения административной процедуры является разрешение или разъяснение поставленных в обращении вопросов и подготовка исполнителем проекта ответа заявителю.

84. Исполнитель оформляет ответ на обращение на бланке установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации Костромской области, Инструкцией по делопроизводству в исполнительном органе государственной власти Костромской области.

85. Исполнитель при подготовке проекта ответа:

1) четко, последовательно, кратко и исчерпывающе излагает ответы на все поставленные вопросы;

2) указывает, какие меры приняты к виновным должностным лицам при подтверждении фактов, изложенных в обращении;

3) указывает, по каким причинам просьба не может быть удовлетворена, если просьба, изложенная в обращении, запросе, не может быть решена положительно;

4) представляет информацию о полученных сведениях в случае, если рассмотрение обращения производилось с выездом на место.

86. После подготовки исполнителем проекта ответа за подписью губернатора Костромской области проект ответа согласовывается руководителем исполнительного органа государственной власти Костромской области, указанным в поручении, с первым заместителем губернатора Костромской области, заместителем губернатора Костромской области, статс-секретарем - заместителем губернатора Костромской области, курирующими соответствующую сферу деятельности, и направляется в Отдел по работе с обращениями граждан.

87. После подготовки исполнителем проекта ответа за подписью первого заместителя губернатора Костромской области, заместителя губернатора Костромской области, статс-секретаря - заместителя губернатора Костромской области проект ответа согласовывается с руководителем исполнительного органа государственной власти Костромской области, указанным в поручении, и направляется помощнику должного лица администрации Костромской области.

88. После подготовки исполнителем проекта ответа за подписью должностного лица исполнительного органа государственной власти Костромской области проект ответа согласовывается с руководителем структурного подразделения исполнительного органа государственной власти Костромской области и направляется специалисту, ответственному за работу с обращениями граждан исполнительного органа государственной власти Костромской области.

89. Начальник Отдела по работе с обращениями граждан (заместитель начальника), помощник должностного лица администрации Костромской области, специалист, ответственный за работу с обращениями граждан исполнительного органа государственной власти Костромской области:

1) проверяет полноту содержания проекта ответа и представленных материалов;

2) возвращает проект ответа и представленные материалы исполнителю на доработку в случае несоответствия ответа требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом;

3) направляет проект ответа на согласование и (или) подписание должностному лицу администрации Костромской области, исполнительного органа государственной власти Костромской области.

90. Ответы подписываются:

с поручениями губернатора Костромской области - губернатором Костромской области, первым заместителем губернатора Костромской области, заместителем губернатора Костромской области, статс-секретарем - заместителем губернатора Костромской области в соответствии с распределением обязанностей;

с поручениями первого заместителя, заместителя губернатора Костромской области, статс-секретаря - заместителя губернатора Костромской области - первым заместителем губернатора Костромской области, заместителем губернатора Костромской области, статс-секретарем - заместителем губернатора Костромской области

с поручениями руководителя исполнительного органа государственной власти Костромской области - первым заместителем, заместителем руководителя исполнительного органа государственной власти Костромской области в соответствии с распределением обязанностей;

с поручениями руководителя исполнительного органа государственной власти Костромской области при повторном обращении граждан в тот же исполнительный орган государственной власти Костромской области с аналогичным вопросом - руководителем исполнительного органа государственной власти Костромской области.

91. Максимальный срок согласования и (или) подписания проекта ответа, возврата проекта ответа на доработку не должен превышать 2 дней со дня получения проекта ответа должностным лицом администрации Костромской области, исполнительного органа государственной власти Костромской области.

92. Исполнитель в случае возврата проекта ответа в зависимости от оснований возврата:

1) устраняет выявленные нарушения;

2) проводит повторное (дополнительное) рассмотрение по существу. При этом готовит для подписания должностным лицом, давшим поручение, уведомление заявителю о продлении срока рассмотрения обращения и после его подписания осуществляет почтовую рассылку.

93. После подписания ответа помощник должностного лица администрации Костромской области, специалист, ответственный за работу с обращениями граждан исполнительного органа государственной власти Костромской области, вносят в САДД отчет о результатах рассмотрения обращения с формированием электронного образа документа и передают ответ специалисту, ответственному за отправку документов в администрации Костромской области, исполнительном органа государственной власти Костромской области, для направления по почте.

94. Формирование "Дел" по обращениям на бумажных носителях в администрации Костромской области осуществляется Отделом по работе с обращениями граждан, в исполнительных органах государственной власти Костромской области специалистом, ответственным за оформление дел для текущего архивного хранения.

Формирование "Дел" по обращениям, запросам осуществляется в соответствии с приложением N 19 к настоящему Административному регламенту.

Оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области, исполнительных органах государственной власти Костромской области.

Контроль за правильностью оформления "Дела" в администрации Костромской области осуществляет начальник Отдела по работе с обращениями граждан, в исполнительных органах государственной власти Костромской области руководители исполнительных органов государственной власти Костромской области.

95. Если в обращении, поступившем в администрацию Костромской области, исполнительный орган государственной власти Костромской области в форме электронного документа, содержится просьба о направлении ответа в форме электронного документа или в электронном обращении отсутствует почтовый адрес, ответ направляется по адресу электронной почты.

Во всех остальных случаях ответ направляется в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

96. По обращениям, поступившим на форум администрации Костромской области, устанавливается аналогичный порядок оформления ответа, предусмотренный настоящей главой Административного регламента. Размещение ответа на форуме в соответствующих разделах осуществляют уполномоченные лица администрации Костромской области и исполнительных органов государственной власти Костромской области.

97. По обращениям граждан, поступившим по "телефону оперативного дежурного", оперативный дежурный докладывает информацию о результатах рассмотрения обращения губернатору Костромской области, заносит информацию о результатах рассмотрения обращения в журнал и устно информирует заявителя.

98. По результатам рассмотрения обращений начальник Отдела по работе с обращениями граждан (заместитель начальника), должностное лицо исполнительного органа государственной власти Костромской области принимает одно из следующих решений:

1) снять обращение с контроля;

2) поставить обращение на дополнительный контроль с указанием срока исполнения, если по обращению решение "поддержано", но "меры не приняты". Устанавливается срок дополнительного контроля.

Решение о снятии с контроля или постановке на дополнительный контроль заносится в базу данных САДД.

99. Максимальный срок выполнения административной процедуры не может превышать 3 дней со дня подписания ответа должностным лицом администрации Костромской области, исполнительного органа государственной власти Костромской области.

100. Результатом выполнения административной процедуры является направление письменного ответа заявителю и оформление "Дела" по обращению для текущего архивного хранения.