Приложение 10. Положение об отделе информационно-документационного обеспечения Управления городских земель Комитета по управлению городскими землями и муниципальным имуществом Администрации города Костромы

ГАРАНТ:

Постановлением Администрации г. Костромы от 23 апреля 2010 г. N 786 настоящее постановление дополнено приложением 10

Приложение 10
к постановлению
Главы города Костромы
от 4 сентября 2008 г. N 1653

Положение об отделе информационно-документационного обеспечения Управления городских земель Комитета по управлению городскими землями и муниципальным имуществом Администрации города Костромы

1. Общие положения

1.1. Отдел информационно-документационного обеспечения Управления городских земель Комитета по управлению городскими землями и муниципальным имуществом Администрации города Костромы (далее, соответственно, - Отдел, Управление, Комитет, Администрация) является структурным подразделением Управления, обеспечивающим создание и надлежащую эксплуатацию Комитетом муниципальных информационных систем и ресурсов, осуществляющим информационное обеспечение деятельности Комитета при исполнении им установленных полномочий, техническое обслуживание электронных вычислительных машин, иных компьютерных устройств и программ для электронных вычислительных машин Комитета, а также осуществляющим организацию системы документооборота в Комитете, порядок и контроль за своевременным исполнением документов по предметам ведения Комитета.

1.2. Отдел создается и упраздняется распоряжением Администрации, в соответствии со структурой Комитета, утверждаемой постановлением Администрации.

1.3. В своей деятельности, осуществляемой в рамках установленных полномочий. Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Костромской области, законами и иными нормативными правовыми актами Костромской области, Уставом города Костромы, иными муниципальными правовыми актами, в том числе Регламентом Администрации города Костромы, Положением о Комитете, Положением об Управлении, настоящим Положением.

1.4. Финансовое обеспечение деятельности Отдела является расходным обязательством города Костромы.

2. Компетенция Отдела

2.1. Функции Отдела в сфере обеспечения надлежащей эксплуатации Комитетом муниципальных информационных систем, технического обслуживания электронных вычислительных машин, иных компьютерных устройств Комитета

2.1.1. В сфере обеспечения создания и надлежащей эксплуатации Комитетом муниципальных информационных систем Отдел непосредственно реализует следующие функции Управления:

а) анализирует и выявляет потребности Комитета в информационных технологиях;

б) формирует в Комитете единую политику в области выбора, создания и использования информационных систем и технологий;

в) разрабатывает и внедряет программно-техническое обеспечение для ведения геоинформационной системы города Костромы;

г) обеспечивает программно-техническое сопровождение информационной системы обеспечения градостроительной деятельности;

д) объединяет ресурсы отраслевых кадастров и иных баз данных;

е) организует работы по развитию информатизации, обеспечивает совместимость и взаимозаменяемость компонентов;

ж) контролирует соблюдение работниками Комитета правил доступа в электронно-справочные системы баз данных муниципальных информационных систем, а также порядка подключения к базам данных муниципальных информационных систем;

з) обеспечивает защиту информации, содержащейся в муниципальных информационных системах от несанкционированного доступа;

и) осуществляет внедрение, развитие и администрирование системы электронного документооборота в Комитете;

к) обеспечивает взаимодействие Комитета с иными отраслевыми (функциональными) органами Администрации их структурными подразделениями и организациями в сфере обмена информацией:

л) оказывает техническое содействие работникам Комитета при решении ими задач с использованием ресурсов муниципальных информационных систем.

м) вносит предложения председателю Комитета о развитии информатизации в Комитете.

2.1.2. В сфере обеспечения технического обслуживания электронных вычислительных машин, иных компьютерных устройств, программ для электронных вычислительных машин Комитета Отдел непосредственно осуществляет следующие функции Управления:

а) поддерживает в работоспособном состоянии электронные вычислительные машины и другие компьютерные устройства, программное обеспечение и локальную информационно-вычислительную сеть Комитета, обеспечивает их техническое обслуживание;

б) обеспечивает работу серверного оборудования;

в) готовит предложения по модернизации и приобретению для нужд Комитета электронных вычислительных машин, других компьютерных устройств, множительной техники, оборудования локальных информационно-вычислительных сетей, программно-технологических продуктов;

г) обеспечивает расходными материалами и запасными частями электронные вычислительные машины, другие компьютерные устройства и множительную технику Комитета;

д) организует техническое сопровождение локальных информационно-вычислительных сетей Комитета, обеспечивает их бесперебойную работу;

е) обеспечивает доступ работников Комитета к электронным справочно-правовым системам, контролирует их информационное обслуживание;

ж) организует внедрение в работу Комитета современных программных средств обработки информации;

з) оказывает техническое содействие работникам при решении ими задач с использованием электронных вычислительных машин.

2.2. Функции Отдела в сфере работы с обращениями граждан, организации системы документооборота и контроля за исполнением документов, организации деятельности Комитета

2.2.1. В сфере работы с обращениями граждан и организаций Отдел исполняет следующие функции:

а) осуществляет прием, учет и регистрацию обращений поступивших в адрес Комитета, председателя Комитета, начальников Управлений, обеспечивает своевременное их рассмотрение:

б) направляет обращения, поступившие в адрес Комитета, председателя Комитета, начальников Управлений в соответствии с поручениями должностных лиц в структурные подразделения Комитета для решения поставленных в них вопросов;

в) организует личный прием граждан председателем Комитета, начальниками Управлений:

г) направляет заявителей на консультации в соответствующие отделы Комитета;

д) сообщает заявителям информацию об исполнителях их заявлений;

е) контролирует соблюдение сроков рассмотрения обращений граждан, в том числе высказанных на личном приеме граждан председателем Комитета.

2.2.2. В сфере организации единого документооборота в Комитете Отдел:

а) организует прием, учет, регистрацию (в том числе в электронной базе данных), входящих в Комитет документов, обеспечивает их сортировку по предметам ведения Управлений и номенклатуре дел, формирует пакеты документов;

б) организует своевременное рассмотрение входящей корреспонденции председателем Комитета, начальниками Управлений, в соответствии с поручениями председателя Комитета, начальников Управлений направляет документы на исполнение;

в) ксерокопирует текущие документы для председателя Комитета, начальников Управлений, структурных подразделений Комитета;

г) осуществляет прием и передачу документов по каналам факсимильной связи и электронной почты, в том числе обеспечивает использование сотрудниками Комитета телефаксной связи;

д) обеспечивает систематизацию и учет документов, формирование и оформление дел;

е) обеспечивает обработку документов, законченных делопроизводством, формирует документационный фонд, обеспечивает оперативное хранение документов и их защиту от несанкционированного доступа, осуществляет последующую передачу архивных дел на хранение в муниципальный архив;

ж) - контролирует прохождение документов от руководства до отделов Комитета, осуществляет внесение в электронную базу данных сведений о нахождении документов;

з) контролирует сроки исполнения поручений председателя Комитета, а также своевременное рассмотрение документов; рассылает председателю Комитета, начальникам Управлений, а также в структурные подразделения Комитета напоминания о сроках исполнения документов;

и) регистрирует исходящие письма, муниципальные правовые акты председателя Комитета, иные документы, осуществляет их рассылку;

к) формирует номенклатуру дел Комитета;

л) готовит ежемесячный статистический отчет с указанием документов, по которым были нарушены сроки исполнения;

м) вносит в электронную базу данных отметки об исполнении документов и отправляет исполненные документы в архив (подшивка в папки "Дело");

н) ведет учет проектов муниципальных правовых актов Администрации города Костромы и писем, которые были возвращены с замечаниями из Администрации, выдает их исполнителям под подпись;

о) регистрирует и ведет учет договоров, заключаемых Комитетом на выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд;

п) консультирует сотрудников Комитета по вопросам организации делопроизводства, документооборота и архивного хранения.

2.2.3. В сфере организации деятельности Комитета Отдел:

а) рассылает сотрудникам Комитета сообщения о проводимых совещаниях;

б) отправляет и принимает телефонограммы;

в) обеспечивает телефонную связь председателя Комитета;

г) осуществляет прием и учет проектов муниципальных правовых актов, направляемых на визирование председателю Комитета;

д) ведет табели учета рабочего времени сотрудников Комитета;

е) ведет журнал учета выдачи командировочных удостоверений и оформляем командировочные удостоверения;

ж) контролирует и координирует работу автомобильного транспорта Комитета;

з) приобретает канцелярские товары, выдает их служащим Комитета;

и) оформляет подписку на газеты и журналы, обеспечивает их учет и систематизацию;

к) готовит акты на списание документов с истекшими сроками хранения.

л) ведет и оформляет протоколы совещаний Комитета и доводит данные на них поручения до исполнителей.

2.3. Иные функции Отдела

2.3.1. Отдел:

а) осуществляет информационно-техническое обеспечение заседаний комиссий и иных совещательных органов Администрации города Костромы, рабочих совещаний по предметам ведения Комитета;

б) обеспечивает техническое обеспечение деятельности Комиссии по подготовке проекта Правил землепользования и застройки города Костромы;

в) участвует в подготовке и предоставлении сведений о плательщиках земельного налога в территориальные налоговые органы;

г) разрабатывает проекты муниципальных правовых актов города Костромы, иные документы и материалы по предметам своего ведения;

2.3.2. Отдел непосредственно осуществляет иные функции Управления в установленной пунктом 1.1 настоящего Положения сфере деятельности, если они предусмотрены законодательством Российской Федерации, муниципальными правовыми актами и не отнесены к компетенции иных органов или должностных лиц.

2.4. Права и обязанности Отдела

2.4.1. При осуществлении своих полномочий Отдел вправе:

а) запрашивать и получать в установленном порядке от учреждений и организаций, отраслевых (функциональных) органов Администрации, должностных лиц, информацию и документы, необходимые для выполнения возложенных на Отдел полномочий;

б) пользоваться системами связи, информационными системами и базами данных Администрации;

в) устанавливать и изменять в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;

г) вносить предложения по привлечению для осуществления отдельных работ- ученых и специалистов, в том числе на договорной основе;

д) вносить предложения по совершенствованию деятельности Управления по предметам ведения Отдела.

2.4.2. Обязанностями Отдела являются:

а) своевременное и качественное исполнение установленных функций, поручений Главы города Костромы, заместителя главы Администрации, осуществляющего в соответствии с письменно установленным распределением обязанностей координацию и контроль деятельности Управления (далее - курирующий заместитель главы Администрации), председателя Комитета, начальника Управления, заместителя начальника Управления;

б) соблюдение Устава города Костромы, Регламента Администрации города Костромы и иных муниципальных правовых актов;

в) предоставление начальнику Управления планов работы и отчетов об их исполнении, предоставление иных планов работы и отчетов в соответствии с направлениями деятельности Отдела, в порядке установленном приказами председателя Комитета;

г) рассмотрение обращений органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по предметам ведения Отдела;

д) объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан по предметам своего ведения;

е) обеспечение режима секретности при проведении работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами;

ж) выполнение требований охраны труда, техники общей и пожарной безопасности, производственной санитарии, осуществление мероприятий, обеспечивающих безопасные условия труда, предупреждение аварийных ситуаций;

з) исполнение установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, муниципальными правовыми актами требований к организации делопроизводства и архивного дела.

2.5. Ответственность сотрудников Отдела

2.5.1. Сотрудники Отдела, в пределах должностных обязанностей, несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение установленных полномочий, поручений председателя Комитета, начальника Управления, заместителя начальника Управления, начальника Отдела.

2.5.2. Персональную ответственность за ненадлежащее выполнение Отделом установленных настоящим Положением полномочий, поручений Главы города Костромы, курирующего заместителя главы Администрации, председателя Комитета, начальника Управления, заместителя начальника Управления, непринятие мер по реализации предоставленных настоящим Положением прав и исполнению возложенных обязанностей несет начальник Отдела.

3. Организация деятельности Отдела

3.1. Руководство Отделом

3.1.1. Общее руководство деятельностью Отдела осуществляют председатель Комитета, начальник Управления и заместитель начальника Управления.

3.1.2. Непосредственное руководство Отделом осуществляет его начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности кадровым распоряжением Администрации по представлению председателя Комитета с учетом мнения начальника Управления.

3.1.3. Начальник Отдела в соответствии с настоящим Положением и должностной инструкцией:

а) обеспечивает выполнение функций и реализацию прав Отдела, исполнение Отделом возложенных обязанностей, поручений Главы города Костромы, курирующего заместителя главы Администрации, председателя Комитета, начальника Управления, заместителя начальника Управления;

б) непосредственно руководит деятельностью Отдела, распределяет обязанности и дает обязательные для исполнения сотрудниками Отдела поручения и указания, проверяет их исполнение;

в) визирует от имени Отдела проекты документов, направляемых на подпись начальнику Управления, председателю Комитета;

г) вносит начальнику Управления должностные инструкции специалистов Отдела для их предоставления на утверждение председателю Комитета;

д) ходатайствует перед начальником Управления о дополнительных выплатах сотрудникам Отдела в связи с расширением круга должностных обязанностей, их поощрении, либо о наложении на них взысканий за совершенные дисциплинарные проступки;

е) согласовывает график отпусков сотрудников Отдела, представляет его начальнику Управления для представления на утверждение председателю Комитета;

ж) представляет начальнику Управления предложения по штатной численности Отдела.

3.1.4. В случае отсутствия начальника Отдела в связи с отпуском, болезнью, командировкой или по иным причинам его обязанности исполняет должностное лицо, назначенное приказом председателя Комитета.

3.2. Должности муниципальной службы в Отделе

3.2.1. В Отделе устанавливаются должности:

а) начальника Отдела;

б) главного специалиста;

в) специалиста 1-й категории.

3.2.2. Должность начальника Отдела Реестром должностей муниципальной службы в Костромской области отнесена к группе ведущих должностей муниципальной службы.

3.2.3. На должность начальника Отдела может быть назначено лицо, отвечающее следующим квалификационным требованиям к должностям муниципальной службы города Костромы, установленным в соответствии со статьей 53 Устава города Костромы:

а) имеющее удостоверенное дипломом государственного образца высшее профессиональное образование по направлениям подготовки "электроника и наноэлектроника", "конструирование и технология электронных средств", "радиотехника", "управление в технических системах", "информатика и вычислительная техника", "информационные системы и технологии" и направлениям подготовки (специальностям), для которых федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере образования, установлено их соответствие названным направлениям подготовки (специальностям), а также иным направлениям подготовки, относящимся к сфере деятельности Отдела;

б) имеющее стаж работы по специальности не менее 3 лет либо стаж муниципальной (государственной) службы не менее 2 лет;

в) обладающее знаниями, умениями и навыками, указанными в пункте 3.2.4 настоящего Положения.

3.2.4. Начальник Отдела должен:

а) руководствоваться в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, действующими в установленной сфере деятельности федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Костромской области, законами и иными нормативными правовыми актами Костромской области, Уставом города Костромы, иными муниципальными правовыми актами, в том числе Регламентом Администрации города Костромы, Положением о Комитете, Положением об Управлении, настоящим Положением и должностной инструкцией;

б) знать руководящие и нормативные материалы, регламентирующие методы использования электронных вычислительных машин при обработке информации, основные принципы структурного программирования; виды программного обеспечения; технико-эксплуатационные характеристики, конструктивные особенности, назначение и режимы работы электронных вычислительных машин, правила их эксплуатации; виды технических носителей информации, правила их хранения и эксплуатации; методы классификации и кодирования информации; основные формализованные языки программирования; действующие стандарты, порядок оформления технической документации;

в) знать основы землеустройства и градостроительства, основы делопроизводства, основы экономики, права; правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

г) быть требовательным, энергичным, настойчивым, повышать уровень своих профессиональных знаний;

д) иметь организаторские способности, способность руководить людьми; способность к постановке целей и задач, стимулированию и мотивации деятельности подчиненных;

е) уметь четко и грамотно излагать свои мысли в устной и письменной форме; работать в группе; самостоятельно принимать решения.

3.2.5. Специалисты Отдела назначаются на должность и освобождаются от должности Главой города Костромы по представлению председателя Комитета, согласованному с начальником Управления, начальником Отдела.

3.2.6. Должности главного специалиста, специалиста 1-й категории Отдела Реестром должностей муниципальной службы в Костромской области отнесены к группе старших должностей муниципальной службы.

3.2.7. На должность главного специалиста Отдела могут быть назначены лица, отвечающие следующим квалификационным требованиям к должностям муниципальной службы города Костромы, установленным в соответствии со статьей 53 Устава города Костромы:

а) имеющие удостоверенное дипломом государственного образца среднее профессиональное образование по специальностям "информатика и вычислительная техника", "компьютерные сети", "компьютерные системы и комплексы", "прикладная информатика", "техническое обслуживание и ремонт радиоэлектронной техники", "радиоаппаратостроение" либо удостоверенное дипломом государственного образца высшее профессиональное образование по направлениям подготовки "электроника и наноэлектроника", "конструирование и технология электронных средств", "радиотехника", "управление в технических системах", "информатика и вычислительная техника", "информационные системы и технологии", "прикладная математика и информатика", "математическое обеспечение и администрирование информационных систем" и направлениям подготовки (специальностям), для которых федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере образования, установлено их соответствие названным направлениям подготовки (специальностям), а также иным направлениям подготовки, относящимся к сфере деятельности Отдела;

б) обладающие знаниями, умениями и навыками, указанными в пункте 3.2.8 настоящего Положения.

3.2.8. Главный специалист Отдела должен:

а) руководствоваться в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, действующими в установленной сфере деятельности федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Костромской области, законами и иными нормативными правовыми актами Костромской области, Уставом города Костромы, иными муниципальными правовыми актами, в том числе Регламентом Администрации города Костромы, Положением об Управлении, настоящим Положением и должностной инструкцией;

б) знать руководящие и нормативные материалы, регламентирующие методы использования электронных вычислительных машин при обработке информации; основные принципы структурного программирования; виды программного обеспечения; технико-эксплуатационные характеристики, конструктивные особенности, назначение и режимы работы электронных вычислительных машин, правила их эксплуатации; виды технических носителей информации, правила их хранения и эксплуатации; методы классификации и кодирования информации; основные формализованные языки программирования; действующие стандарты, порядок оформления технической документации;

в) знать современные достижения в сфере информационных технологий, основы делопроизводства; основы экономики, права, социологии: привила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты:

г) повышать уровень своих профессиональных знаний;

д) уметь четко и грамотно излагать свои мысли в устной и письменной форме; работать в группе.

3.2.9. На должность специалиста 1-й категории Отдела могут быть назначены лица, отвечающие следующим квалификационным требованиям, предъявляемым к муниципальным служащим в соответствии со статьей 53 Устава муниципального образования городского округа город Кострома:

а) имеющие удостоверенное дипломом государственного образца среднее профессиональное образование по специальностям "экономика", "юриспруденция", "документоведение и архивоведение", а также по иным специальностям, относящимся к установленной сфере деятельности Отдела либо удостоверенное дипломом государственного образца высшее профессиональное образование по направлениям подготовки "экономика", "юриспруденция", и направлениям подготовки (специальностям), для которых федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере образования, установлено их соответствие названным направлениям подготовки (специальностям), а также иным направлениям подготовки, относящимся к сфере деятельности Отдела;

б) обладающие профессиональными знаниями, умениями и навыками, указанными в пункте 3.2.10 настоящего Положения.

3.2.10. Специалист 1-й категории должен:

а) руководствоваться в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, действующими в установленной сфере деятельности федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Костромской области, Уставом муниципального образования городского округа город Кострома, иными муниципальными правовыми актами, в том числе Регламентом Администрации города Костромы, Положением о Комитете, Положением об Управлении и настоящим Положением, должностной инструкцией;

б) знать делопроизводство; основы права, экономики, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

в) повышать уровень своих профессиональных знаний;

г) уметь четко и грамотно излагать свои мысли в устной и письменной форме: работать в группе; работать с оргтехникой и вычислительной техникой.

3.2.11. Должностные обязанности начальника Отдела и специалистов Отдела определяются должностными инструкциями, которые утверждаются приказами начальника Управления.