Статья 57. Оформление, регистрация, отправка исходящих и внутренних документов

Статья 57. Оформление, регистрация, отправка исходящих и внутренних документов

1. Исходящие документы за подписью главы городского округа, заместителей главы Администрации и управляющего делами оформляются, как правило, на бланках установленного образца. Указанные документы регистрируются в электронном журнале исходящих документов и отправляются адресатам общим отделом Администрации.

2. Надлежаще оформленные исходящие документы принимаются общим отделом Администрации к отправке:

а) в случае направления документа в один адрес - в 3 экземплярах (1-й - адресату, 2-й - остается в отделе, 3-й - после проставления исходящего номера и даты отправки возвращается исполнителю);

б) в случае направления документа по нескольким адресам - в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс два (для общего отдела и возврата исполнителю).

3. Исходящие и внутренние документы, подписываемые руководителями отраслевых (функциональных) органов Администрации, оформляются на бланках соответствующих органов.

4. Регистрация, а также отправка адресатам исходящих и внутренних документов, подписанных руководителями отраслевых (функциональных) органов Администрации, осуществляется работниками, в обязанности которых входит организация делопроизводства указанных органов. Зарегистрированные исходящие документы, подписанные руководителями отраслевых (функциональных) органов Администрации, не наделенных правами юридического лица, могут быть отправлены адресатам общим отделом Администрации.

5. Архивные справки и архивные выписки, выдаваемые отделом по делам архивов Администрации, оформляются на бланке Администрации, подписываются главой городского округа либо первым заместителем главы Администрации, исполнителем и заверяются гербовой печатью Администрации.

6. По истечении календарного года электронный журнал регистрации исходящих документов выводится на бумажный носитель, формируется согласно Номенклатуре дел, утвержденной главой городского округа, и сдается в отдел по делам архивов Администрации в соответствии с законодательством об архивном деле и Инструкцией по делопроизводству. Одновременно с бумажным носителем передается электронная версия журнала регистрации.