Статья 53. Прием и регистрация входящих и внутренних документов

Статья 53. Прием и регистрация входящих и внутренних документов

1. Прием входящих документов осуществляется общим отделом Администрации, если иное не установлено настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству или графиками документооборота. Прием входящих документов, адресованных непосредственно руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации, осуществляется также служащими, в обязанности которых входит организация делопроизводства указанных отраслевых (функциональных) органов.

Документы, поступившие в нерабочее время, принимаются дежурным работником комендатуры с последующей передачей без вскрытия пакетов в общий отдел Администрации.

2. Работники общего отдела Администрации распределяют входящие документы по адресатам:

1) документы, адресованные главе городского округа;

2) документы, адресованные заместителям главы Администрации и управляющему делами;

3) документы, адресованные руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации.

3. Входящие документы, указанные в пунктах 1 и 2 части 2 настоящей статьи, регистрируются общим отделом Администрации в электронном журнале регистрации документов, согласно Номенклатуре дел, утвержденной главой городского округа. При этом документы, поступившие до 16 часов текущего дня, регистрируются в день их поступления, а документы, поступившие позднее 16 часов - на следующий день после дня их поступления. Поступившие из федеральных органов государственной власти и органов государственной власти Костромской области документы, имеющие гриф "срочно", а также уведомления о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях регистрируются в день их поступления.

4. Входящие документы, адресованные заместителям главы Администрации и поступившие непосредственно им, а также входящие документы, адресованные руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации, регистрируются в день их поступления, соответственно, служащими отраслевых (функциональных) органов Администрации, в обязанности которых входит организация делопроизводства.

5. Зарегистрированные документы передаются адресатам. Уведомления о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях регистрируются отделом по вопросам местного самоуправления Администрации отдельно и без оформления поручения главы городского округа принимаются к исполнению служащими Администрации, ответственными за своевременное рассмотрение уведомления о проведении публичного мероприятия.

6. Поступившие из федеральных органов государственной власти и органов государственной власти Костромской области документы, имеющие гриф "срочно", доставляются адресатам немедленно. О поступлении таких документов в нерабочее время принявший их дежурный работник комендатуры ставит в известность должностное лицо Администрации, которому адресован документ и специалиста общего отдела Администрации, в обязанности которого входит организация делопроизводства документ либо управляющего делами, о чем делает отметку на конверте или на обратной стороне последнего листа документа, если тот поступил в открытом виде.

ГАРАНТ:

Нумерация частей приводится в соответствии с источником

8. Сведения о прохождении в Администрации входящих документов, указанных в пунктах 1 и 2 части 2 настоящей статьи, заносятся общим отделом в электронный журнал регистрации документов.

9. Внутренние документы, адресованные главе городского округа, заместителям главы Администрации и управляющему делами, принимаются и регистрируются общим отделом. Внутренние документы, адресованные руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации, принимаются и регистрируются работниками, в обязанности которых входит организация делопроизводства указанных органов.

10. По истечении календарного года электронный журнал регистрации входящих документов выводится на бумажный носитель, формируется согласно Номенклатуре дел, утвержденной главой городского округа, и сдается в отдел по делам архивов Администрации в соответствии с законодательством об архивном деле и Инструкцией по делопроизводству. Одновременно с бумажным носителем передается электронная версия журнала регистрации.