Статья 51. Организация работы с входящими, исходящими и иными служебными документами

Статья 51. Прием и регистрация входящих и внутренних документов

1. Прием входящих документов осуществляется отделом по организационной работе и документообороту, если иное не установлено настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству или графиками документооборота. Прием входящих документов, адресованных непосредственно руководителям отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации, осуществляется также служащими, в обязанности которых входит организация делопроизводства указанных органов.

Документы, поступившие в нерабочее время, принимаются специалистом Главной дежурной службы с последующей передачей без вскрытия пакетов в отдел по организационной работе и документообороту.

2. Работники отдела по организационной работе и документообороту распределяют входящие документы по адресатам:

1) документы, адресованные Главе города;

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Костромы от 6 мая 2014 г. N 1097 в пункт 2 части 2 статьи 51 главы 12 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2) документы, адресованные заместителям главы Администрации;

3) документы, адресованные руководителям отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации.

3. Входящие документы, указанные в пунктах 1 и 2 части 2 настоящей статьи, регистрируются отделом по организационной работе и документообороту в базе данных автоматизированной системы организации документооборота. При этом документы, поступившие до 14 часов текущего дня регистрируются в день их поступления, а документы, поступившие позднее 14 часов - на следующий день после дня их поступления. Поступившие из федеральных органов государственной власти и органов государственной власти Костромской области документы, имеющие гриф "срочно", а также уведомления о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях регистрируются в день их поступления.

4. Входящие документы, адресованные заместителям главы Администрации и поступившие непосредственно им, а также входящие документы, адресованные руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации, регистрируются в день их поступления, соответственно, помощниками заместителей главы Администрации и служащими отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации, в обязанности которых входит организация делопроизводства.

4.1. Письменные запросы информации о деятельности Главы города. Администрации, отраслевого (функциональных), территориальных органов Администрации регистрируются в течение трех дней со дня поступления.

5. Судебные приказы, решения, определения и постановления судов общей юрисдикции или арбитражных судов, а также судебные повестки и иные судебные извещения передаются в Правовое управление и регистрируются в день их поступления служащим Управления, в обязанности которого входит организация делопроизводства.

6. Зарегистрированные документы передаются адресатам. Уведомления о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях регистрируются отдельно и без оформления поручения Главы города принимаются к исполнению служащими Администрации, ответственными за своевременное рассмотрение уведомления о проведении публичного мероприятия.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Костромы от 6 мая 2014 г. N 1097 в часть 7 статьи 51 главы 12 настоящего приложения внесены изменения

См. текст части в предыдущей редакции

7. Поступившие из федеральных органов государственной власти и органов государственной власти Костромской области документы, имеющие гриф "срочно", доставляются адресатам немедленно. О поступлении таких документов в нерабочее время принявший их специалист Главной дежурной службы ставит в известность должностное лицо, которому адресован документ либо заместителя главы Администрации, курирующего в соответствии с должностной инструкцией сферу правового и организационного обеспечения Администрации, о чем делает отметку на конверте или на обратной стороне последнего листа документа, если тот поступил в открытом виде.

8. Сведения о прохождении в Администрации входящих документов, указанных в пунктах 1 и 2 части 2 настоящей статьи, заносятся отделом по организационной работе и документообороту в базу данных автоматизированной системы организации документооборота.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Костромы от 6 мая 2014 г. N 1097 в часть 9 статьи 51 главы 12 настоящего приложения внесены изменения

См. текст части в предыдущей редакции

9. Внутренние документы, адресованные Главе города, заместителям главы Администрации, принимаются и регистрируются отделом по организационной работе и документообороту. Внутренние документы, адресованные руководителям отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации, принимаются и регистрируются служащими, в обязанности которых входит организация делопроизводства указанных органов.