Статья 43. Оформление, регистрация, отправка исходящих и внутренних документов

Статья 43. Оформление, регистрация, отправка исходящих и внутренних документов

1. Исходящие документы за подписью главы городского округа, заместителей главы Администрации и управляющего делами оформляются, как правило, на бланках установленного образца. Указанные документы регистрируются в электронном журнале исходящих документов и отправляются адресатам общим отделом Администрации.

2. Надлежаще оформленные исходящие документы принимаются общим отделом Администрации к отправке:

1) в случае направления документа в один адрес - в трех экземплярах (1-й - адресату, 2-й - остается в общем отделе Администрации, 3-й - после проставления исходящего номера и даты отправки возвращается исполнителю);

2) в случае направления документа по нескольким адресам - в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс два (для общего отдела Администрации и возврата исполнителю).

3) в случае подготовки ответа на обращение гражданина - в двух экземплярах (1-й адресату, 2-й для общего отдела Администрации и размещения сканокопии ответа в единой системе электронного делопроизводства и документооборота "Лотус Нотус").

3. Исходящие и внутренние документы, подписываемые руководителями отраслевых органов, оформляются на бланках соответствующих органов.

4. Регистрация, а также отправка адресатам исходящих и внутренних документов, подписанных руководителями отраслевых органов, осуществляется работниками, в обязанности которых входит организация делопроизводства указанных органов. Зарегистрированные исходящие документы, подписанные руководителями отраслевых органов, не наделенных правами юридического лица, могут быть отправлены адресатам общим отделом Администрации.

5. По истечении календарного года электронная база регистрации исходящих документов выводится на бумажный носитель, формируется согласно Номенклатуре и сдается в отдел по делам архивов Администрации в соответствии с законодательством об архивном деле и Инструкцией по делопроизводству.

6. Архивные справки и архивные выписки, выдаваемые отделом по делам архивов Администрации, оформляются на бланке Администрации, подписываются исполнителем и главой городского округа либо первым заместителем главы Администрации, заверяются гербовой печатью Администрации и регистрируются в отделе по делам архивов Администрации.