Статья 40. Прием и регистрация входящих и внутренних документов

Статья 40. Прием и регистрация входящих и внутренних документов

1. Прием входящих документов осуществляется общим отделом Администрации, если иное не установлено настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству.

Прием входящих документов, адресованных непосредственно руководителям отраслевых органов, осуществляется работниками отраслевых органов, в обязанности которых входит организация делопроизводства в указанных отраслевых органах.

Документы, поступившие в нерабочее время, принимаются дежурным сторожем с последующей передачей без вскрытия пакетов в общий отдел Администрации.

2. Работники общего отдела Администрации распределяют входящие документы по адресатам:

1) документы, адресованные главе администрации;

2) документы, адресованные заместителям главы Администрации.

3. Входящие документы регистрируются общим отделом Администрации в электронной базе регистрации входящих документов, согласно Номенклатуре дел, утвержденной главой администрации (далее - Номенклатура). При этом документы, поступившие до 16 часов текущего дня, регистрируются в день их поступления, а документы, поступившие позднее 16 часов - на следующий день после дня их поступления. Поступившие из федеральных органов государственной власти и органов государственной власти Костромской области документы, имеющие гриф "срочно", регистрируются в день их поступления.

4. Зарегистрированные документы передаются адресатам.

5. Уведомления о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях регистрируются отделом по вопросам местного самоуправления Администрации отдельно в день их поступления и без оформления поручения главы администрации принимаются к исполнению.

6. Поступившие из федеральных органов государственной власти и органов государственной власти Костромской области документы, имеющие гриф "срочно", доставляются адресатам немедленно. О поступлении таких документов в нерабочее время принявший их дежурный сторож ставит в известность должностное лицо Администрации, которому адресован документ и работнику общего отдела Администрации, в обязанности которого входит организация делопроизводства, о чем делает отметку на конверте или на обратной стороне последнего листа документа, если тот поступил в открытом виде.

ГАРАНТ:

Нумерация частей приводится в соответствии с источником

6. Сведения о прохождении в Администрации входящих документов, указанных в пунктах 1 и 2 части 2 настоящей статьи, заносятся общим отделом Администрации в электронный журнал регистрации документов.

7. Внутренние документы, адресованные главе администрации, первому заместителю главы Администрации, заместителям главы Администрации и управляющему делами, принимаются и регистрируются общим отделом Администрации. Внутренние документы, адресованные руководителям отраслевых органов, принимаются и регистрируются работниками, в обязанности которых входит организация делопроизводства указанных органов.

8. По истечении календарного года электронная база регистрации входящих документов выводится на бумажный носитель, формируется согласно Номенклатуры и сдается в отдел по делам архивов Администрации в соответствии с законодательством об архивном деле и Инструкцией по делопроизводству.