Приложение N 3

Приложение N 3
к распоряжению
администрации
Костромской области
от 24 июня 2019 года N 120-ра

Правила
оформления служебных документов

1. Служебная корреспонденция, подготовленная в структурных подразделениях аппарата администрации Костромской области, исполнительных органах государственной власти Костромской области, готовится как ответы на запросы различных органов, организаций, частных лиц и как инициативные письма. Служебные документы печатаются на бланках установленной формы.

По содержанию и назначению служебные документы могут быть инструктивными, гарантийными, информационными, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями, письмами-ответами и др.

2. Документы, подготавливаемые в администрации Костромской области, печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Microsoft Word для Windows версии от 6.0 и выше шрифтом Times New Roman, размером N 14 через 1 межстрочный интервал (реквизиты "Адрес" и "Подпись" - через один интервал), таблицы - шрифтом размерами N 12 или N 13 через 1-1,5 интервала.

В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены (расположение нескольких слов, подписи, отдельных строк или столбцов таблицы на следующей странице и т.п.).

Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Каждый лист документа должен иметь поля не менее:

левое - 2 см;

правое - 1 см;

нижнее - 2 см.

Верхнее поле документа в случае использования бланка устанавливается границами бланка "Губернатор Костромской области" или "Администрация Костромской области", но не менее 2 см.

Абзацный отступ текста от левой границы документа - 1,25 см.

3. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего поля размером N 10 на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа начиная со 2-го листа. Первая страница документа не нумеруется.

4. Оформленное на бланке письмо имеет следующие реквизиты:

1) наименование органа.

Например:

"Администрация Костромской области";

2) наименование должности.

Приводится на бланках должностных лиц, имеющих право пользования должностным бланком;

3) наименование структурного подразделения;

4) почтовый адрес, индекс предприятия связи, номер телефона, номер телефакса отправителя;

5) гриф (пометка) ограничения доступа к документу.

Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки), отделяется 1,5 межстрочным интервалом и центрируется по отношению к нему;

6) дата.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Оформляется словесно-цифровым или цифровым способом. При оформлении даты словесно-цифровом способом "0" не ставится при написании даты с 1 по 9 число включительно.

Например:

"14 января 2014 года", "5 июня 2016 года" или "14.01.2014";

7) индекс (номер) документа.

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

В письмах-ответах проставляется номер, за которым зарегистрирован документ, на который дается ответ;

8) ссылка на индекс (номер) и дату документа, на который дается ответ.

При оформлении ответных писем приводится ссылка на номер и дату входящего письма, на которое дается ответ.

Например:

"На N 15-602 от 15.02.2014";

9) адресат.

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Максимальная длина строки не должна превышать 7,5 см и ограничивается правым полем. Строки, входящие в состав наименования должности, а также инициалы и фамилия адресата должны быть выровнены по левому краю в границах, отведенных для реквизита "Адресат".

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Например:

                                           "Руководителю

                                            Федерального

                                            архивного агентства

                                            Фамилия И.О.".

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Например:

"Федеральное архивное агентство" или "Росархив".

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "Адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения.

Например:

                                           "Федеральное архивное агентство

                                            Отдел государственной службы,

                                            кадров и наград".

При адресовании письма руководителю структурного подразделения в именительном падеже указывается наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Например:

                                           "АО "Профиль"

                                            Руководителю договорно-

                                            правового отдела

                                            Фамилия И.О.".

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

Например:

"г-ну Фамилия И.О." или "г-же Фамилия И.О.".

В ряде случаев перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.

Например:

                                      "Его Превосходительству

                                       господину И.Фамилия,

                                       Чрезвычайному и Полномочному Послу

                                       __________________________________

                                         (официальное название страны)".

Особенностью оформления писем, направляемых зарубежным корреспондентам, является то, что в соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента может располагаться, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма.

Допускается также оформление реквизита "Адресат" в соответствии с правилами, принятыми в переписке внутри страны, то есть в правом верхнем углу.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Например:

                                          "Руководителям исполнительных

                                           органов государственной власти

                                           Костромской области".

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

Например:

                                          "Руководителям исполнительных

                                          органов государственной власти

                                          Костромской области

                                          (по списку)".

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Например:

                         "Всероссийский научно-исследовательский институт

                         документоведения и архивного дела

                         Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393".

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Например:

                                     "Фамилия И.О.

                                     Советская ул., д. 130, кв. 112

                                     г. Галич, Костромская обл., 157203".

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

                         "Всероссийский научно-исследовательский институт

                         документоведения и архивного дела

                         mail@vniidad.ru";

10) заголовок к тексту документа.

Заголовок составляется ко всем документам формата А4, за исключением телефонограмм, телеграмм и извещений.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа (о чем составлен документ).

Заголовок может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии..."). Если после заголовка идет ссылка на номер, то последняя строка заголовка подчеркивается.

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.

Заголовок, состоящий из 2 и более строк, печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится;

11) текст документа.

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и т.д. В связи с этим он должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами.

Текст документа рекомендуется начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Например:

"Уважаемые коллеги (господа)!",

"Уважаемый(ая) ________________________________!

(имя, отчество)".

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Структура, стиль и языковые средства изложения текста документа определяются видом документа.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу. В письмах-ответах указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В текстах документов должны употребляться только официально принятые обозначения, термины, аббревиатуры и графические сокращения.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку...").

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");

от третьего лица единственного числа ("департамент не возражает...", "управление считает возможным...");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке;

заключительная этикетная фраза "С уважением, ...";

12) отметка о наличии приложения.

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

При оформлении писем слово "Приложение" печатается от границы левого поля с прописной буквы, после двоеточия приводится название прилагаемого материала, указываются его объем и количество экземпляров.

В случаях, когда письмо имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по форме:

"Приложение: на 10 л. в 2 экз. N _____".

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения.

Например:

"Приложения:

1. Заключение на проект закона Костромской области

"_________________________________________" на 2 л. в 1 экз.

(заголовок законопроекта)

2. Пояснительная записка к проекту закона на 4 л. в 1 экз.".

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

"Приложение:

письмо прокуратуры Костромского района от 21 февраля 2013 года N 517 и приложение к нему, всего на 11 л. в 1 экз.".

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме:

"Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.".

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Например:

"Приложение:

отчет о деятельности департамента культуры Костромской области в 2 экз.".

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

"Приложение:

письмо департамента финансов Костромской области от 05.06.2015 N 03-04/228 и приложения к нему, всего на 5 л.".

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

"Приложение:

CD в 1 экз.".

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов;

13) подпись.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Если наименование должности состоит из двух и более строк, то они выравниваются по левому краю в границах, отведенных для реквизита. Длина самой длинной строки не должна, как правило, превышать 9 см.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Если письмо оформляется на должностном бланке, то наименование должности в реквизите "Подпись" не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, в том числе руководителями двух и более субъектов Российской Федерации, подписи располагают на одном уровне. При оформлении таких писем должностные бланки не используются.

Например:

"Губернатор               Губернатор                Губернатор

Костромской области       Ивановской области        Кировской области

И.О.Фамилия               И.О.Фамилия               И.О.Фамилия

"__" __________ 20__ г.   "__" __________ 20__ г.   "__" __________ 20__ г.

N _________________       N _________________       N _________________".

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Например:

"Председатель комиссии Подпись            И.О.Фамилия

Члены комиссии         Подпись            И.О.Фамилия

Подпись            И.О.Фамилия".

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Например:

"И.о. директора департамента Подпись          И.О.Фамилия",

"Исполняющий обязанности

директора департамента       Подпись          И.О.Фамилия".

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, Ф.И.О. владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации) в соответствии с действующим законодательством.

Например:

"

                /------------------------------------------\

                |Герб              ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН       |

                |(эмблема)        ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ     |

 Наименование   |органа                                    |

 должности      |власти                                    | Н.Н.Николаев

                |Сертификат 1а111ааа00000000001            |

                |Владелец Николаев Николай Николаевич      |

                |Действителен с 01.12.2013 по 01.12.2018   |

                \------------------------------------------/

";

14) печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати");

15) исполнитель.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, номер его телефона, включающий в себя код для междугородных звонков. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.

Например:

"Забелин Иван Андреевич,

отдел контроля, главный специалист-эксперт,

+7 (495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru".

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься размером шрифта N 12.

5. При печатании реквизиты письма отделяются один от другого 2-3 интервалами.

Например:

            "ГУБЕРНАТОР

        КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

 Дзержинского ул., 15, г. Кострома,                Председателю

              156006                        Костромской областной Думы

       тел. (4942) 31-34-72,

     тел./факс (4942) 31-33-95                     Фамилия И.О.

       E-mail: info@adm44.ru

 ОКПО 00021947, ОГРН 1024400534070

   ИНН/КПП 4401013212/440101001

от "___" __________ 20__ г. N _____

на N ____ от "__" _________ 20__ г.

            Уважаемый ________________________________________!

                              (имя, отчество)

     В порядке законодательной инициативы вношу проект закона Костромской

области "______________________________________________________________".

                           (наименование законопроекта)

     Представлять законопроект  в   Костромской  областной  Думе  поручаю

________________________________________________________________________.

       (должность, фамилия, имя, отчество представителя губернатора

                           Костромской области)

                                                              И.О.Фамилия

Фамилия, имя, отчество

(4942) номер телефона".

Данный вариант используется в случае представления законопроекта должностными лицами федеральных органов, органов местного самоуправления муниципальных образований Костромской области, депутатами Костромской областной Думы, иными субъектами права законодательной инициативы при внесении совместных законодательных инициатив.