Постановление Правительства Ульяновской области от 19 марта 2007 г. N 85 "Об утверждении Регламента реестра уникальных документов архивного фонда Ульяновской области"

В целях организации централизованного государственного учета уникальных документов архивного фонда Ульяновской области, повышения уровня безопасности условий сохранности, контроля их состояния, информирования пользователей Правительство Ульяновской области постановляет:

1. Утвердить Регламент реестра уникальных документов архивного фонда Ульяновской области (прилагается).

2. Управлению по делам культуры и искусства Ульяновской области, Архивному управлению Ульяновской области организовать работу по выявлению и описанию уникальных документов в архивах, музеях и библиотеках Ульяновской области, у держателей личных фондов и коллекций.

3. Архивному управлению Ульяновской области обеспечить проведение работы по формированию реестра уникальных документов архивного фонда Ульяновской области, а также ведение базы данных "Реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области".

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Руководителя Администрации Губернатора и аппарата Правительства Ульяновской области Шемета В.Н.

Губернатор - Председатель Правительства области

С.И. Морозов

Регламент
реестра уникальных документов архивного фонда
Ульяновской области
(утв. постановлением Правительства области от 19 марта 2007 г. N 85)

Настоящий Регламент разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Ульяновской области от 05.04.2004 N 40-ЗО "Об архивном деле в Ульяновской области", приказом Росархива от 09.10.2001 N 75 "Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию".

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте документа допущена опечатка. Дату Закона Ульяновской области "Об архивном деле в Ульяновской области" следует читать как "05.04.2006"

1. Общие положения

1.1. Регламент устанавливает порядок формирования и использования реестра уникальных документов архивного фонда Ульяновской области (далее - реестр уникальных документов).

1.2. Включению в реестр уникальных документов подлежат документы, отнесенные к уникальным документам регионального значения, независимо от формы их собственности и места хранения.

1.3. Уникальными являются особо ценные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) по внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.

1.4. Отнесение архивных документов к уникальным производится в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации" на основании экспертизы их ценности в порядке, установленном в настоящем Регламенте.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте документа допущена опечатка. Дату номер Федерального закона от 22 октября 2004 г. следует читать как "125-ФЗ"

2. Выявление уникальных документов

2.1. Выявление уникальных документов организуется Управлением по делам культуры и искусства Ульяновской области и Архивным управлением Ульяновской области. Непосредственную работу по выявлению и описанию уникальных документов ведут архивы, музеи, библиотеки и иные организации, в пользовании которых находятся архивные документы, а также владельцы частных коллекций по собственному желанию.

2.2. Выявление уникальных документов производится в соответствии с методическими рекомендациями по определению уникальных документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области (приложение N 1 к Регламенту).

3. Описание уникальных документов

Описание уникальных документов производится в соответствии с правилами описания уникальных документов для включения в реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области (приложение N 2 к Регламенту) в листе уникального документа (приложение N 3 к Регламенту).

4. Представление предложений о включении документов
в реестр уникальных документов

4.1. Предложения о включении документов в реестр уникальных документов представляются в Архивное управление Ульяновской области в двух экземплярах (в письменной форме и электронном варианте) в соответствии с требованиями правил описания уникальных документов для включения в реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области с соответствующим сопроводительным письмом и рекомендациями ученых и научных советов, методических комиссий, музеев, библиотек, архивов.

4.2. Предложения о включении документов в реестр уникальных документов представлять ежегодно по мере выявления к 01 сентября.

5. Порядок формирования реестра уникальных документов

5.1. Решение о включении документов в реестр уникальных документов принимает экспертно-проверочная комиссия Архивного управления Ульяновской области. Решения экспертно-проверочной комиссии передаются в Архивное управление Ульяновской области.

5.2. Документу присваивается регистрационный номер на основании решения, указанного в пункте 5.1 настоящего Регламента, который проставляется на двух экземплярах заполненной формы листа уникального документа, который включает информацию о документе в базу данных "Реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области". Оформляется свидетельство о регистрации документа(ов) в реестре уникальных документов архивного фонда Ульяновской области (далее - Свидетельство) (приложение N 4 к Регламенту).

5.3. Свидетельство вместе со вторым экземпляром листа уникального документа передается организации, в пользовании которой находится уникальный документ.

5.4. Первые экземпляры заполненных форм листов уникальных документов формируются в дела в валовой последовательности их номеров по реестру и хранятся постоянно в Архивном управлении Ульяновской области.

6. Порядок внесения изменений в реестр
уникальных документов

В реестр уникальных документов могут вноситься дополнительные сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о других изменениях (смена собственника, проведение реставрации, экспонирования и т.п.). Изменения вносятся на основании актов, которые представляются в Архивное управление Ульяновской области собственниками или организациями, в оперативном управлении или в пользовании которых находятся уникальные документы.

7. Порядок пользования информацией реестра
уникальных документов

7.1. Информация об уникальных документах архивного фонда Ульяновской области является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов негосударственной собственности, доступ к которым осуществляется с согласия собственников.

7.2. Запросы собственников уникальных документов, зарегистрированных в реестре уникальных документов, осуществляются бесплатно.

Приложение N 1

к Регламенту

Методические рекомендации
по определению уникальных документов, подлежащих включению
в реестр уникальных документов архивного фонда
Ульяновской области

1.# Общие положения

1.1. Настоящие рекомендации определяют методику выявления наиболее ценных документов уникального характера для организации их регистрации и учета в реестре уникальных документов архивного фонда Ульяновской области (далее - реестр уникальных документов). Рекомендации предназначены для использования архивами, музеями, библиотеками и иными организациями, в пользовании которых находятся уникальные архивные документы.

1.2. Выявление уникальных документов рекомендуется осуществлять в хронологической последовательности, начиная с документов ранних лет.

1.3. Объектом, включаемым в реестр уникальных документов, является отдельная коллекция, фонд, документ.

Включению в реестр подлежат подлинные документы, отражающие события и явления, оказавшие определяющее воздействие на развитие Ульяновской области, жизнь и деятельность выдающихся личностей губернии, области, или документы, в силу своей древности обладающие бесспорным историко-культурным значением.

Выявление уникальных документов производится с учетом изложенных ниже критериев, применение которых не должно быть формальным, предполагая необходимость коллективных решений специалистов и экспертов.

1.4. Выявление уникальных документов производят наиболее квалифицированные сотрудники архивов, музеев, библиотек и иных организаций.

II. Основные критерии определения
уникальных документов

2.1. Древность документа.

По этому критерию включению в реестр уникальных документов подлежат все документы, созданные до XVIII века. В качестве древних могут рассматриваться с привлечением дополнительных аргументов документы 1-ой половины XVIII века, в особенности списки более древних грамот, договоров, картографических документов, так как в Симбирске многие древние документы были уничтожены пожаром 1864 года.

2.2. Подлинность документа.

Этот критерий является обязательным для всех документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов, за исключением древних, оговоренных в пункте 2.1.

2.3. Бесспорность культурно-исторической значимости документа.

В основном применяется к широко известным документам, которые имеют бесспорную культурно-историческую значимость.

2.4. Публичность документа.

Для включения в реестр уникальных документов документ должен быть открытым, то есть в соответствии с этим критерием в реестр уникальных документов не могут быть включены документы, содержащие государственную тайну, или которые по каким-либо существенным обстоятельствам не могут быть опубликованы или выданы для исследования (например, документы личного происхождения, доступ к которым ограничен по воле их бывших владельцев).

2.5. Отношение документа к историческому событию.

При применении этого критерия в расчет принимается не только важность отраженного в документе события, явления, процесса, но и сама принадлежность документа к важному историческому событию.

В соответствии с данным критерием включению в реестр уникальных документов могут подлежать основополагающие законодательные акты Ульяновской области и другие документы, в которых фиксировались социально-исторические решения, отражались какие-либо реформы, преобразования, революционные события, участие населения губернии (области) в военных событиях и тому подобное. В эту же группу могут войти документы, в которых зафиксированы крупные открытия в области науки и техники, документы, отражающие редкие природные явления, представляющие собой большую художественно-эстетическую ценность (например, видеозапись спектакля с участием известных артистов).

2.6. Отношение документа к исторической личности.

По этому критерию для включения в реестр уникальных документов выявляются документы, относящиеся к личностям, по отношению к которым общеупотребителен эпитет "выдающийся".

По своему характеру, это, прежде всего, должны быть автографы и другие подлинные документы, личные документы. В эту группу могут входить документы, имеющие к известной личности не прямое, а косвенное отношение (письма, воспоминания и так далее). Также могут включаться письма выдающихся людей государства жителям нашего региона (при условии их подлинности, наличия автографа). Не следует применять при использовании этого критерия этическую оценку личностей.

2.7. Юридическое значение документа.

В основном рассматривается в совокупности с другими критериями.

2.8. Художественные и оформительские особенности документа.

Специфические (художественные, оформительские и другие внешние особенности документа) также влияют на ценность документа. По этому критерию следует учитывать также наличие уникальных печатей на различных грамотах, договорах.

Необходимо отметить, что при выявлении уникальных документов в основном применяется не один какой-либо критерий, а их совокупность.

При решении вопроса о включении документа в реестр уникальных документов учитывается также его материальная ценность.

Приложение N 2

к Регламенту

Правила
описания уникальных документов для включения в реестр
уникальных документов архивного фонда Ульяновской области

1. Общие положения

Описание уникальных документов производится в листе уникального документа (приложение N 3 к Регламенту), реквизиты которого соответствуют реквизитам базы данных "Реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области".

Лист уникального документа состоит из 6 разделов:

учетные и описательные характеристики;

место хранения;

физические характеристики;

страховая оценка;

служебная информация;

изменения.

Изменения в лист уникального документа вносятся на основании актов произвольной формы.

2. Заполнение первого раздела
"Учетные и описательные характеристики"

2.1. Реквизит "Регистрационный номер" - заполняется Архивным управлением Ульяновской области после принятия в установленном порядке решения о включении документа в реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области.

2.2. Реквизит "Дата включения в реестр" - указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000.(01.02.1998).

2.3. Реквизит "Название (заголовок) документа" - указывается название документа, в котором он учтен по описи дел и документов, другим учетным документам.

2.4. Реквизит "Самоназвание документа" - указывается закрепившееся в науке индивидуальное название документа (по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.).

2.5. Реквизит "Вид документа" - указывает вид документа (например: конституция, указ, грамота, договор, письмо и т.д.).

2.6. Реквизит "Автор" - указывается автор (создатель) текста и документа. Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже включено в название документа или является принятым в науке (например: "Жалованная грамота Ивана III").

2.7. Реквизит "Дата (время создания документа)" - заполняется, если документ датирован его создателем; дата указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000.

2.8. Реквизит "Ориентировочная дата (время создания документа)" - указывается дата, установленная косвенным путем; фиксируется в произвольной форме (например: не ранее 12.12.1923 - не позднее 12.22.1923 или 80-е годы 19 века, или 1-я половина 15 века, или 11 век).

2.9. Реквизит "Век" - заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами.

2.10. Реквизит "Язык документа" - указывается в соответствии с общепринятыми наименованиями языков, например:

древнерусский;

старославянский;

церковно-славянский;

русский;

латинский;

греческий;

арабский;

старофранцузский;

так далее.

2.11. Реквизит "Аннотация" - излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от какого исходит документ, кому адресован, другие данные, в том числе по истории документов, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия с указанием времени их составления), приводятся имена лиц, названия учреждений, географические названия и прочие, упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробные сведения").

2.12. Реквизит "Наличие драгоценных металлов и камней" - указываются сведения на основании соответствующей графы инвентарной книги учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним предметы материальной ценности.

2.13. Реквизит "Палеографические особенности" - указывается способ написания документа (устав, полуустав и т.д.).

2.14. Реквизит "Печати" - указывается наличие печатей, их вид, оговаривается их сохранность и принадлежность, а также изображение, надписи.

2.15. Реквизит "Художественные особенности оформления" - отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр и других элементов как имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплета.

2.16. Реквизит "Опубликованность документа" - указывается первая и последующие основные научные публикации документа, в том числе зарубежные, со всеми выходными данными (издательство, год, если необходимо - страна.)

2.17. Реквизит "Экспонирование" - указываются даты и места экспонирования документа.

2.18. Реквизит "Собственность" - указывается через меню со значениями:

федеральная;

Ульяновской области;

муниципальная;

частная физического лица;

частная юридического лица.

2.19. Реквизит "Владелец документа" - указывается через меню со значениями:

Государственный архив Ульяновской области;

Центр документации новейшей истории Ульяновской области;

муниципальный архив;

государственное учреждение культуры "Ульяновская областная научная библиотека им. В.И. Ленина";

муниципальная библиотека;

государственное учреждение культуры "Областной краеведческий музей имени И.А.Гончарова";

ведомственный музей;

школьный музей;

так далее.

3. Заполнение второго раздела
"Место хранения документа"

3.1. Реквизит "Место хранения документа" - указывается официально принятое наименование архивного учреждения или другой организации, или Ф.И.О. (полностью) лица, осуществляющего хранение документа.

3.2. Реквизит "Адрес" - заказывается полный почтовый адрес владельца (собственника) документа.

3.3. Реквизит "Архивный шифр" - указываются номера фонда (коллекции), описи, единицы хранения, листа(ов) или кадра(ов) для документов, составляющих часть единицы хранения.

4. Заполнение третьего раздела
"Физические характеристики"

4.1. Реквизит "Материальный носитель информации" - указывается через меню со значениями:

бумага;

калька;

пергамент;

ткань;

кора (береста);

черно-белая кинопленка на триацетате;

черно-белая пленка на нитрооснове;

цветная кинопленка на триацетате;

цветная пленка на нитрооснове;

дагерротип;

стекло;

черно-белая фотопленка на триацетатной основе;

черно-белая фотопленка на нитрооснове;

цветная пленка на триацетатной основе;

цветная фотопленка на нитрооснове;

фотобумага;

магнитная пленка на триацетатной основе;

магнитная пленка на нитрооснове;

магнитный барабан;

металлический диск;

восковой фотографический валик;

компакт-диск.

4.2. Реквизит "Размеры" - указывается формат, размеры (в см).

4.3. Реквизит "Объем документов" - указывается количество листов, кадров, фотографий, если документ сформирован в дело; кинофильма, альбома и так далее.

4.4. Реквизит "Физическое состояние" - указывается через меню со следующими значениями:

хорошее;

удовлетворительное;

неудовлетворительное.

4.5. Реквизит "Потребность в реставрации" - указываются повреждения документа, в том числе степень угасания текста, другие особенности.

4.6. Реквизит "Реставрация" - отмечается, подвергался ли документ реставрации с указанием даты ее проведения, организации, Ф.И.О. реставраторов.

5. Заполнение четвертого раздела
"Страховая оценка документов"

Реквизит "Страховая оценка документа" - указывается размер страховой суммы в соответствии с "Методикой определения материальной ценности документов", дата страховой оценки или в хронологической последовательности размер страховых сумм, установленных страховыми компаниями (согласованных со страховыми компаниями) в процессе подготовки документа к временному вывозу за пределы страны, даты страховой оценки, названия страховых компаний.

6. Заполнение пятого раздела
"Служебная информация"

6.1. Реквизит "Автор представления документов" - указывается орган, организация или физическое лицо, представившее предложения для включения в реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области.

6.2. Реквизит "Протокол ЭПК" - указывается название совещательного органа, номер и дата протокола заседания, утвердившего предложения.

7. Заполнение шестого раздела "Изменения"

Указывается наименование реквизита, в который вносятся изменения (сведения о реставрации, публикации, экспонировании и другое; изменение места хранения, собственника, наследование, купля-продажа, дарение и так далее, с. указанием дат), номер и дата акта, на основании которого вносятся изменения.

Приложение N 3

к Регламенту

Лист уникального документа

     1. Учетные и описательные характеристики:

     Регистрационный номер ______________________________________________

     Дата включения документа в реестр __________________________________

     Название (заголовок) _______________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Самоназвание документа _____________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Вид документа ______________________________________________________

     Автор документа ____________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Дата (время) создания документа _____________________________

     Ориентировочная дата _______________________________________

     Век ______________________________

     Язык документа _____________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Аннотация __________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Опубликованность документа _________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Экспонирование _____________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Собственность ______________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Владелец документа _________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     2. Место хранения документа

     Место хранения документа ___________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Адрес места хранения документа _____________________________________

     ____________________________________________________________________

     Архивный шифр: фонд N ________ оп. N __________ ед.хр. ___________л.

     N ____________.

     3. Физические характеристики документа:

     Материальный носитель информации ___________________________________

     ____________________________________________________________________

     Размеры документа __________________________________________________

     Объем документа ____________________________________________________

     Физическое состояние документа _____________________________________

     Потребность в реставрации __________________________________________

     Реставрация документа: год _________________________________________

     организация ________________________________________________________

     Ф.И.О. (полностью) реставратора ____________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Наличие драгоценных металлов и камней ______________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Палеографические особенности документа _____________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Описание печатей на документе:

     материал ___________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     надпись ____________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     физическое состояние _______________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Художественные особенности оформления документа ____________________

     ____________________________________________________________________

     4. Страховая оценка документа ______________________________________

     ____________________________________________________________________

     1-я дата оценки: год _________ месяц ___________ число _____________

     Название страховой компании ________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Сумма (в рублях) ___________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     2-я дата оценки: год ___________ месяц ____________ число __________

     Название страховой компании ________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Сумма (в рублях) ___________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     5. Служебная информация

     Документ представлен:

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Протокол ЭПК Архивного управления Ульяновской области от ___________

     N ___________.

     6. Изменения _______________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

Приложение N 4

к Регламенту

                 Архивное управление Ульяновской области

                              Свидетельство

       о регистрации документа(ов) в реестре уникальных документов

                   архивного фонда Ульяновской области

     Настоящее свидетельство выдано _____________________________________

                                              (Ф.И.О. лица

_________________________________________________________________________

         или полное официально принятое наименование организации)

_________________________________________________________________________

в том, что находящиеся в его (ее) собственности (владении) документ(ы)

_________________________________________________________________________

               (название и/или краткое описание документа)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

зарегистрированы в реестре уникальных документов за N ___________________

     Документы хранятся в _______________________________________________

                                      (адрес места хранения)

Начальник Архивного управления

Ульяновской области              ___________        _____________________

                                  (подпись)         (расшифровка подписи)

М.П.

Дата

"____" _______________ 2000___# г.

Серия ___________ N _____________