Приложение N 7. Порядок разбора конфликтных ситуаций при осуществлении юридически значимого электронного документооборота в автоматизированной системе "АЦК-Финансы" Министерства финансов Ульяновской области

Приложение N 7

к приказу Министерства финансов

Ульяновской области

от 30 августа 2012 г. N 39-пр

Порядок
разбора конфликтных ситуаций при осуществлении юридически значимого электронного документооборота в автоматизированной системе "АЦК-Финансы" Министерства финансов Ульяновской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет правила разбора конфликтных ситуаций, возникающих между Министерством финансов Ульяновской области и участниками юридически значимого электронного документооборота в ходе подписания электронных документов электронной подписью при осуществлении юридически значимого электронного документооборота в автоматизированной системе "АЦК-Финансы" Министерства финансов Ульяновской области (далее - Система).

1.2. Такие термины и понятия, как "аккредитованный удостоверяющий центр" (далее - УЦ), "квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи" (далее - сертификат), "ключ электронной подписи" (далее - ключ), "усиленная квалифицированная электронная подпись" (далее - ЭП) и "электронный документ", используемые в настоящем Порядке, применяются в том же значении, что и в Федеральном законе от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Иные термины и понятия, используемые в настоящем Порядке.

Альбом электронных документов - документ, предназначенный для детализированного описания реквизитного состава электронных документов, подписываемых ЭП при осуществлении ЮЗЭД в Системе.

Аттестат соответствия - документ установленной формы, подтверждающий соответствие используемых программных и аппаратных средств требованиям законодательства Российской Федерации в области защиты информации.

Инициатор - участник, инициирующий конфликтную ситуацию, связанную с необходимостью проверки юридической значимости электронного документа.

Материальный носитель - материальный объект, используемый для записи и хранения информации, необходимой для подписания электронных документов ЭП.

Область применения сертификата - параметр сертификата, определяющий перечень электронных документов, возможных для подписания при помощи данного сертификата.

Организатор - Министерство финансов Ульяновской области, являющееся стороной ЮЗЭД (в лице уполномоченных сотрудников) на базе Системы, а также организатором ЮЗЭД в Системе, осуществляющим функции по хранению на своем оборудовании базы данных и конфигурации серверной части Системы, по настройке Системы на серверных станциях.

Ответчик - участник, привлекаемый в качестве предположительного нарушителя прав инициатора.

Отозванный сертификат - сертификат, который отозван из обращения.

Регламент применения электронной подписи участниками юридически значимого электронного документооборота (далее - Регламент) - утвержденный Организатором документ, определяющий статусы электронных документов, на которых происходит наложение ЭП в электронном документе на определенном статусе.

Средства криптографической защиты информации (далее - СКЗИ) - аппаратно-программный комплекс, выполняющий функцию по созданию ЭП, а также обеспечивающий защиту информации по утвержденным стандартам и сертифицированный в соответствии с законодательством.

Статус электронного документа - атрибут электронного документа, идентифицирующий его состояние по определенному признаку.

Сторона - юридическое лицо (участник ЮЗЭД в лице уполномоченных сотрудников), заключившее соглашение об обмене электронными документами с Организатором.

Уполномоченный сотрудник - сотрудник участника, наделенный полномочиями по подписанию ЭП электронных документов, определенных Регламентом.

Участник (-и) - Организатор и (или) Сторона (при участии в ЮЗЭД).

Целостность программного обеспечения - отсутствие изменений в коде программного обеспечения при его эксплуатации.

Экспертная комиссия - комиссия, разрешающая конфликтные ситуации, связанные с использованием ЮЗЭД.

Юридически значимый электронный документооборот (далее - ЮЗЭД) - документооборот на базе Системы, в котором участники совершают действия по принятию к исполнению документов в электронной форме, удостоверенных ЭП, и при этом несут ответственность за совершение либо несовершение этих действий.

2. Порядок разбора конфликтных ситуаций

2.1. Под конфликтной ситуацией понимается ситуация, которая может быть вызвана следующими разногласиями между участниками:

оспаривание факта отправления и (или) получения электронного документа;

оспаривание времени отправления и (или) получения электронного документа;

оспаривание содержания отправленного (полученного) электронного документа;

оспаривание идентичности экземпляров электронного документа и (или) подлинника и копии электронного документа на бумажном носителе;

оспаривание целостности электронного документа;

оспаривание идентификации лица, подписавшего электронный документ ЭП;

оспаривание полномочий лица, подписавшего электронный документ ЭП;

оспаривание действительности и правомочности использования сертификата, использованного для подписания электронного документа;

иные случаи возникновения конфликтных ситуаций в ходе обмена электронными документами.

2.2. Разрешая конфликтные ситуации, участники исходят из следующего.

В соответствии с законодательством документ в электронном виде, подписанный ЭП в Системе, является документом, имеющим юридическую силу, аналогичным бумажному документу, подписанному подписью и заверенному печатью.

Электронный документ порождает обязательства участника перед другим участником, если документ оформлен надлежащим образом, подписан ЭП в Системе и доставлен другому участнику. При этом ЭП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате, а сертификат отправителя является действующим или являлся действующим на момент подписания документа.

Математические свойства алгоритма ЭП должны соответствовать стандартам, существующим в Российской Федерации. Участник признает, что разбор конфликтной ситуации в отношении авторства, целостности и подлинности электронного документа, заключается в доказательстве подписания конкретного электронного документа на конкретном ключе ЭП.

Электронный документ может иметь неограниченное количество экземпляров. Для создания дополнительного экземпляра существующего электронного документа копирование этого электронного документа должно быть выполнено со всеми ЭП. Все экземпляры электронного документа являются подлинниками данного электронного документа.

Разрешение конфликтных ситуаций осуществляется несколькими способами (в зависимости от уровня эскалации конфликтной ситуации), а именно:

- в рабочем порядке (без создания Экспертной комиссии);

- с созданием Экспертной комиссии и участием разработчика программного обеспечения Системы;

- в претензионном порядке;

- в судебном порядке.

2.3. Разрешение конфликтных ситуаций в рабочем порядке.

В случае возникновения обстоятельств, свидетельствующих, по мнению одного из участников, о возникновении конфликтной ситуации, данный участник (инициатор) незамедлительно извещает других заинтересованных участников любым доступным способом о возможном возникновении и (или) наличии конфликтной ситуации, обстоятельствах, свидетельствующих о ее возникновении или наличии, а также о ее предполагаемых причинах.

Участники, которым была направлена информация (извещение в произвольной форме) о конфликтной ситуации и которые должны участвовать в ее разрешении, обязаны проверить наличие указанных в извещении обстоятельств и по необходимости принять меры но разрешению конфликтной ситуации со своей стороны.

Ответчик извещает доступным способом инициатора о результатах проверки и, при необходимости, о мерах, принятых для разрешения конфликтной ситуации, в течение одного рабочего дня с момента получения уведомления от инициатора.

Конфликтная ситуация признается разрешенной в рабочем порядке в случае, если инициатор удовлетворен информацией, содержащейся в извещениях ответчика, не имеет к нему претензий и информация представлена в надлежащий срок.

Разрешение конфликтных ситуаций в рабочем порядке допускаются в тех случаях, когда действия, являющиеся причиной конфликта, не наносят существенный ущерб участникам.

2.4. Разрешение конфликтных ситуаций с созданием Экспертной комиссии.

2.4.1. Экспертная комиссия создается с целью разрешения конфликтных ситуаций, возникающих в ходе обмена электронными документами в Системе в тех случаях, когда разрешение конфликтных ситуаций в рабочем порядке не представляется возможным по следующим причинам:

- действия, являющиеся конфликтными, наносят существенный ущерб участникам;

- действия, являющиеся конфликтными, не наносят существенный ущерб участникам, но инициатор не удовлетворен результатами разрешения конфликтной ситуации в рабочем порядке.

2.4.2. Формирование Экспертной комиссии.

В случае если конфликтная ситуация не была разрешена в рабочем порядке, инициатор не позднее трех рабочих дней после возникновения конфликтной ситуации направляет ответчику заявление о разногласиях1 (далее - Заявление) и предложение о создании Экспертной комиссии (далее - Предложение).

Заявление должно содержать информацию о предмете и существе конфликтной ситуации, обстоятельствах, по мнению инициатора свидетельствующих о наличии конфликтной ситуации, возможных причинах и последствиях ее возникновения.

Заявление о разногласиях в обязательном порядке должно содержать следующую информацию:

- уникальный идентификатор электронного документа2;

- название класса электронного документа и его номер в Системе;

- дата Заявления;

- номер Заявления (если ведется журнал заявлений о разногласиях);

- обстоятельства, на которых основаны заявленные требования и сведения о подтверждающих их доказательствах;

- дата и время подписания (по системному журналу);

- нормы законодательных и иных нормативных правовых актов, положения соглашения между участниками, на основании которых выставляется требование.

К Заявлению должны быть приложены следующие документы:

- файл, содержащий электронный документ, а также ЭП этого электронного документа3;

- файл, содержащий вложение электронного документа, а также ЭП этого вложения электронного документа4;

- файлы, содержащие сертификаты ключей ЭП, которыми был подписан электронный документ и вложения.

Предложение должно содержать следующую информацию:

- предполагаемая дата (не позднее трех рабочих дней со дня отправления Заявления), время и место сбора Экспертной комиссии;

- список предлагаемых для участия в работе Экспертной комиссии представителей инициатора, с указанием ФИО, должностей, контактной информации (телефон, электронная почта, факс).

Заявление и Предложение составляются в произвольной форме на бумажном носителе, подписываются должностными лицами инициатора, уполномоченными участвовать в разрешении конфликтной ситуации, и передаются ответчику способом, подтверждающим вручение корреспонденции.

2.4.3. Предполагаемые место и дата сбора Экспертной комиссии.

Не позднее, чем на третий рабочий день после получения Заявления и Предложения участниками, участвующими в разрешении конфликтной ситуации, должна быть сформирована Экспертная комиссия.

Состав Экспертной комиссии, время и место ее работы утверждается руководителями (иными уполномоченными лицами) участвующих в разрешении конфликтной ситуации участников.

Срок работы Экспертной комиссии - пять рабочих дней. В исключительных случаях срок работы Экспертной комиссии может быть продлен, но не более чем на тридцать рабочих дней.

Если участники не договорятся об ином, то в состав Экспертной комиссии входит равное количество уполномоченных лиц участников, участвующих в разрешении конфликтной ситуации.

В состав Экспертной комиссии могут включаться специалисты служб обеспечения информационной безопасности участников, уполномоченные сотрудники участников, представители юридических служб участников, а также представители органов, осуществляющих государственное регулирование и контроль в соответствующих сферах деятельности и уполномоченные сотрудники УЦ (по согласованию).

По инициативе любого из участников, участвующих в разрешении конфликтной ситуации, к работе Экспертной комиссии могут привлекаться независимые эксперты.

Лица, входящие в состав Экспертной комиссии, должны обладать знаниями и опытом работы с электронными документами, в области организации и обеспечения информационной безопасности при обмене электронными документами, иметь соответствующий допуск к необходимым для проведения работы Экспертной комиссии документам и программно-техническим средствам.

Председатель Экспертной комиссии назначается по согласованию участников. Если согласование не достигнуто, то председатель Экспертной комиссии назначается простым большинством голосов, по результатам открытого голосования членов Экспертной комиссии.

2.4.4. Права Экспертной комиссии.

Экспертная комиссия имеет право:

получать доступ к необходимым для ее работы документам участников, в том числе к архивам электронных документов;

знакомиться с условиями и порядком подготовки, формирования, обработки, доставки, исполнения, хранения и учета электронных документов участников;

знакомиться с условиями и порядком эксплуатации программных и технических средств обмена электронными документами участников;

знакомиться с условиями и порядком изготовления, использования и хранения участниками ключей, иной конфиденциальной информации, а также материальных носителей, необходимых для работы средств обмена электронными документами;

получать объяснения от должностных лиц участников, обеспечивающих обмен электронными документами;

получать от участников любую иную информацию, относящуюся, по ее мнению, к разрешаемой конфликтной ситуации.

Для проведения необходимых проверок и документирования данных Экспертной комиссией могут применяться специальные программные и технические средства.

2.4.5. Порядок работы Экспертной комиссии.

Ответчик обязан в период работы Экспертной комиссии представить инициатору и Экспертной комиссии документально обоснованные объяснения и (или) доказательства по каждому вопросу, изложенному в Заявлении.

Любая сторона в ходе работы Экспертной комиссии может вынести (в письменной форме) на рассмотрение Экспертной комиссии ходатайство об изменении или дополнении своих требований или возражений.

Экспертная комиссия может затребовать от сторон предоставление документов, вещественных или иных доказательств.

Рассмотрение спора производится на основании всех представленных документов и доказательств.

В том случае, если обстоятельства требуют подтверждения факта подлинности ЭП в электронном документе, Экспертная комиссия проводит экспертизу по подтверждению подлинности ЭП. Проведение экспертизы возлагается на уполномоченных сотрудников УЦ, входящих в состав Экспертной комиссии.

2.4.6. Оформление результатов работы Экспертной комиссии.

Все действия, предпринимаемые Экспертной комиссией для выяснения фактических обстоятельств конфликтной ситуации, а также сделанные выводы заносятся в протокол работы Экспертной комиссии. По итогам работы Экспертной комиссии составляется акт.

2.4.6.1. Протокол работы Экспертной комиссии.

Протокол работы Экспертной комиссии должен содержать следующую информацию:

- дату и место составления протокола;

- состав Экспертной комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств, мест работы, занимаемых должностей, исполняемых при обмене электронными документами функциональных ролей, контактной информации и квалификации членов Экспертной комиссии;

- краткое изложение обстоятельств, свидетельствующих, по мнению инициатора, о возникновении и (или) наличии конфликтной ситуации;

- установленные Экспертной комиссией фактические обстоятельства;

- мероприятия, проводимые Экспертной комиссией для установления наличия, причин возникновения и последствий возникшей конфликтной ситуации, с указанием даты, времени и места их проведения;

- выводы, к которым пришла Экспертная комиссия в результате проведенных мероприятий;

- подписи всех членов Экспертной комиссии.

Выводы, к которым пришла Экспертная комиссия, должны основываться на положениях, дающих возможность проверить обоснованность и достоверность сделанных выводов на базе организационных, технических и практических данных.

Протокол должен быть составлен в форме документа на бумажном носителе в двух экземплярах, по одному для инициатора и ответчика. По обращению любого из членов Экспертной комиссии может быть выдана заверенная копия протокола.

2.4.6.2. Акт по итогам работы Экспертной комиссии.

Акт, составленный по итогам работы Экспертной комиссии, должен содержать следующую информацию:

- дату и место составления акта;

- дату и время начала и окончания работы Экспертной комиссии;

- состав Экспертной комиссии;

- краткое изложение выводов Экспертной комиссии;

- принятое решение Экспертной комиссии;

- перечень мероприятий, проведенных Экспертной комиссией;

- указание на особое мнение члена Экспертной комиссии (при наличии);

- подписи всех членов Экспертной комиссии.

При наличии указания на особое мнение члена Экспертной комиссии к акту прилагается документ, составленный в произвольной форме и отражающий особое мнение члена Экспертной комиссии, не согласного с выводами Экспертной комиссии. Этот документ должен быть подписан членом Экспертной комиссии, чье мнение он отражает.

Акт должен быть составлен в форме документа на бумажном носителе в двух экземплярах, по одному для инициатора и ответчика. По обращению любого из членов Экспертной комиссии может быть выдана заверенная копия акта.

2.4.7. Разрешение конфликтной ситуации по итогам работы Экспертной комиссии.

Акт Экспертной комиссии является основанием для принятия участниками, участвующими в разрешении конфликтной ситуации, решения по урегулированию конфликтной ситуации.

В срок не более трех рабочих дней со дня окончания работы Экспертной комиссии участники, участвующие в разрешении конфликтной ситуации, на основании выводов Экспертной комиссии принимают меры по разрешению конфликтной ситуации.

Конфликтная ситуация признается разрешенной по итогам работы Экспертной комиссии, если участники, участвующие в разрешении конфликтной ситуации, удовлетворены выводами, полученными Экспертной комиссией, и не имеют претензий в связи с разрешаемой конфликтной ситуацией.

В случае если конфликтная ситуация признается разрешенной, участники, участвующие в разрешении конфликтной ситуации, в срок не позднее пяти рабочих дней со дня окончания работы Экспертной комиссии оформляют решение об урегулировании конфликтной ситуации.

Решение составляется участниками, участвующими в разрешении конфликтной ситуации, в произвольной форме в виде документа на бумажном носителе и выдается по одному экземпляру каждому участнику. Решение подписывается уполномоченными в разрешении конфликтной ситуации лицами участников и утверждается руководителями (иными уполномоченными лицами) участников.

2.5. Претензионный порядок разрешения конфликтных ситуаций.

В случаях, когда конфликтная ситуация не разрешена по итогам работы Экспертной комиссии, в случае прямого или косвенного отказа одного из участников от участия в работе Экспертной комиссии или если одним из участников, участвующим в разрешении конфликтной ситуации, создавались препятствия работе Экспертной комиссии, а также в случае, если один из участников считает, что его права в связи с обменом электронными документами были нарушены, он обязан направить участнику, который, по его мнению, нарушил его права, претензию.

Претензия должна содержать:

- изложение требований инициатора;

- изложение фактических обстоятельств, на которых основываются требования инициатора, и доказательства, подтверждающие их, со ссылкой на соответствующие нормы законодательства и иных нормативных правовых актов;

- сведения о работе Экспертной комиссии и, в случае, если Экспертная комиссия работала в связи с разрешаемой конфликтной ситуацией, копии материалов работы Экспертной комиссии независимо от выводов Экспертной комиссии/согласия или несо