Приложение N 2. Порядок взаимодействия контрактной службы Министерства финансов Ульяновской области со структурными подразделениями Министерства финансов Ульяновской области

Приложение N 2
к приказу Министерства финансов
Ульяновской области
от 04 февраля 2015 г. N 10-пр

Порядок
взаимодействия контрактной службы Министерства финансов Ульяновской области со структурными подразделениями Министерства финансов Ульяновской области

1. Общие положения

Настоящий порядок взаимодействия контрактной службы Министерства финансов Ульяновской области со структурными подразделениями Министерства финансов Ульяновской области (далее - Порядок) регламентирует работу контрактной службы Министерства финансов Ульяновской области (далее - контрактная служба) со структурными подразделениями Министерства финансов Ульяновской области (далее - структурные подразделения) при осуществлении отдельных процедур, связанных с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд Министерства финансов Ульяновской области (далее - Министерство) и Ульяновской области и устанавливает полномочия структурных подразделений Министерства при планировании и осуществлении закупок товаров, работ, услуг для государственных нужд Министерства и Ульяновской области.

2. Планирование закупок товаров, работ, услуг

2.1. Инициаторами размещения закупок являются структурные подразделения Министерства, в чью компетенцию, в соответствии с установленными положениями об этих структурных подразделениях полномочиями, входит обеспечение государственных нужд Ульяновской области и Министерства (отдел информационных систем и защиты информации, отдел государственных заимствований Ульяновской области, отдел государственных закупок и административного обеспечения) (далее - инициаторы закупок).

2.2. В целях формирования плана закупок на очередной финансовый год и плановый период (далее - План закупок) для нужд Ульяновской области и Министерства инициаторы закупок, заявляющие потребность в закупке соответствующих товаров, работ, услуг, как по собственной инициативе, так и по предложениям структурных подразделений Министерства, в обязательном порядке подлежащих согласованию с Министром финансов Ульяновской области (далее - Министр), направляют на имя руководителя контрактной службы:

а) предложения в план закупок;

б) описание объекта закупки в соответствии с пунктами 2, 3, 5, 6, 7 части 2 статьи 17 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Федеральный закон).

2.3. В целях формирования плана-графика на очередной финансовый год и плановый период (далее - План-график) для государственных нужд Министерства и Ульяновской области инициаторы закупок, заявляющие потребность в закупке соответствующих товаров, работ, услуг, как по собственной инициативе, так и по предложениям других структурных подразделений Министерства, в обязательном порядке подлежащих согласованию с Министром, направляют на имя руководителя контрактной службы:

а) предложения в план-график;

б) описание объекта закупки в соответствии со статьёй 33 Федерального закона, в котором указывается следующая информация: функциональные, технические и качественные характеристики, эксплуатационные характеристики объекта закупки (при необходимости); информацию о количестве поставляемого товара, объёме выполняемых работ, объёме оказываемых услуг, сроках поставки товара, выполнения работ или оказания услуг;

в) предложения о дополнительных требованиях к участникам закупки и их обоснования.

Предложения в план закупок и план-график с приложением документов, указанных в пунктах 2.2 и 2.3 настоящего Порядка, направляются за месяц до планируемого приобретения товара, выполнения работ, оказания услуг, а в части формирования:

плана закупок на очередной финансовый год и плановый период - не позднее 20 июня года, предшествующего планируемому;

плана-графика на очередной финансовый год и плановый период - не позднее 10 ноября года, предшествующего планируемому.

2.4. С целью проверки предложений в план закупок и план-график в части обеспечения бюджетного финансирования, сотрудники контрактной службы направляют указанные предложения за подписью контрактной службы в отдел бюджетного учёта и отчётности Министерства финансов Ульяновской области (далее - отдел бюджетного учёта и отчётности).

Направленные документы согласовываются либо при наличии замечаний возвращаются на доработку в контрактную службу.

После согласования с отделом бюджетного учёта и отчётности контрактная служба формирует окончательный план закупок и план-график на очередной финансовый год и плановый период

В течение 10 (десяти) рабочих дней со дня получения Министерством уведомлений о лимитах бюджетных обязательств на очередной финансовый год и плановый период контрактная служба представляет план закупок и план-график на утверждение Министру.

Утверждённый Министром план закупок и план-график в течение 3 (трёх) рабочих дней размещается контрактной службой в установленном порядке единой информационной системе (далее - ЕИС) или до ввода в эксплуатацию указанной системы на официальном сайте Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" для размещения информации о размещении заказов на поставку товаров, выполнения работ, оказания услуг (за исключением планов-графиков, содержащих сведения, составляющие государственную тайну).

2.5. При необходимости инициаторы закупок разрабатывают и направляют в контрактную службу предложения о планируемых изменениях в план закупок и план-график. Контрактная служба согласовывает изменения в план закупок и план-график с отделом бюджетного учёта и отчётности, после чего согласованные изменения представляются на утверждение Министру. Утверждённые изменения в план закупок и план-график в течение 1 (одного) рабочего дня размещаются в ЕИС или до ввода в эксплуатацию указанной системы на официальном сайте Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" для размещения информации о размещении заказов на поставку товаров, выполнения работ, оказания услуг (за исключением планов-графиков, содержащих сведения, составляющие государственную тайну).

3. Определение поставщика (подрядчика, исполнителя)

3.1. В целях своевременного формирования технико-экономического задания (далее - ТЭЗ) для приобретения товаров, работ, услуг инициаторы закупок не позднее чем за 20 (двадцать) дней до первого числа месяца, е котором запланировано осуществление закупки, вносят руководителю контрактной службы:

а) предложения об осуществлении закупки в соответствии с утверждённым планом закупок и планом-графиком;

б) уточнения представленных на этапе формирования планов закупок и планов-графиков описаний объектов закупок.

3.2. Подготовленные контрактной службой проекты ТЭЗ, подлежат согласованию инициаторами закупок с руководителями структурных подразделений Министерства.

Срок согласования не должен превышать 2 (двух) рабочих дней для одного визирующего, срок согласования сложных по содержанию и значительных по объёму проектов ТЭЗ - не более 3 (трёх) рабочих дней.

При согласовании проектов ТЭЗ инициаторы закупок осуществляют проверку положений проектов ТЭЗ в соответствии с установленными полномочиями, прописанными в положениях об этих структурных подразделениях, на предмет соответствия их законодательству и интересам Министерства и Ульяновской области.

Предметом проверки проектов ТЭЗ отделом бюджетного учёта и отчётности также является соответствие положений проектов ТЭЗ требованиям бюджетного, налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учёте, контроля наличия лимитов бюджетных обязательств, реквизитов.

Юридический отдел осуществляет правовую экспертизу проектов государственных контрактов гражданско-правовых договоров на предмет соответствия законодательству.

В случае имеющихся замечаний проекты ТЭЗ возвращаются для доработки. Замечания оформляются е письменном виде либо по согласованию с контрактной службой могут быть изложены в устной форме и устранены в рабочем порядке.

Контрактная служба в течение 1 (одного) рабочего дня обеспечивает устранение письменных либо устных замечаний и направляет проекты ТЭЗ на повторное согласование, которое осуществляется в сроки, установленные для первичного согласования.

Завизированные и согласованные в установленном порядке проекты ТЭЗ передаются на подпись Министру либо иному уполномоченному лицу.

4. Исполнение, изменение, расторжение контракта

4.1. Контрактная служба в течение 2 (двух) рабочих дней со дня заключения (изменения), исполнения (расторжения) контракта направляет в отдел бюджетного учёта и отчётности информацию о заключённом контракте (его изменении), информацию об исполнении (расторжении) контракта, а также копии контрактов с надписью "Копия контракта соответствует контракту, подписанному электронными подписями сторон", в случае, если контракты заключены по итогам электронных торгов, и копии изменений к контрактам.

4.2. В случае необходимости, в целях обеспечения приёмки поставленного товара, выполненных работ, оказанных услуг, а также отдельного этапа исполнения контракта (далее - приёмка) контрактная служба в срок не позднее чем за 10 (десять) дней до даты приёмки подготавливает проект распоряжения Министерства с создании приёмочной комиссии (далее - проект распоряжения), обеспечивает его согласование и утверждение Министром или иным уполномоченным лицом. Председателем приёмочной комиссии назначается заместитель Министра или иное уполномоченное лицо. В состав приёмочной комиссии включаются работники контрактной службы, отдела бюджетного учёта и отчётности, инициаторы закупок и иные работники Министерства. Состав приёмочной комиссии должен состоять не менее чем из четырёх человек.

4.3. Организация работы приёмочной комиссии возлагается на контрактную службу.

4.4. Приёмка осуществляется в порядке и сроки, установленные контрактами. Члены приёмочной комиссии уведомляются контрактной службой о месте, дате и времени проведения заседания комиссии не менее чем за 2 (два) рабочих дня до заседания комиссии.

4.5. В ходе приёмки проводится экспертиза предоставленных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) результатов, предусмотренных контрактом, в части их соответствия условиям контракта, в том числе на основе анализа отчётных документов и материалов, проверяется выполнение обязательств по контракту в установленные им сроки. Экспертиза может проводится членами комиссии своими силами или к её проведению могут привлекаться эксперты, экспертные организации на основании контрактов (договоров), заключённых в соответствии с Федеральным законом. При этом, при необходимости от поставщика (подрядчика, исполнителя) могут запрашиваться необходимые для приёмки документы и материалы, а также разъяснения по представленным документам и материалам.

4.6. По итогам приёмки контрактная служба осуществляет подготовку заключения приёмочной комиссии по форме согласно Приложению 1 к настоящему Порядку. Заключение приёмочной комиссии должно содержать сведения о результатах проведенной экспертизы.

Заключение приёмочной комиссии подписывается всеми членами приёмочной комиссии.

4.7. Приёмка работ по контрактам на строительство, реконструкцию, капитальный или текущий ремонт зданий (помещений) осуществляется членами приёмочной комиссии при наличии акта о приёмке выполненных работ (КС-2), справки о стоимости выполненных работ и затрат (КС-3), общего журнала работ (КС-6).

4.8. При выявлении несоответствия или недостатка товара, работ, услуг, препятствующего их приёмке, составляется отрицательное заключение приёмочной комиссии, содержащее перечень нарушений условий контракта и критерии их существенности для Министерства. Отрицательное заключение приёмочной комиссии подписывается всеми членами приёмочной комиссии.

На основании отрицательного заключения приёмочной комиссии контрактной службой осуществляется подготовка мотивированного отказа от подписания акта приёмки товара, работ, услуг и направляют его поставщику (подрядчику, исполнителю).

Приёмочная комиссия вправе не отказывать в приёмке товара, работ, услуг, если выявленное несоответствие не препятствует данной приёмке, и установить поставщику (подрядчику, исполнителю) срок для устранения несоответствий.

После устранения выявленных несоответствий товар, работы, услуги принимается по правилам, установленным настоящим Порядком.

4.9. После подписания Министром или иным уполномоченным лицом акта приёмки товара, работ, услуг отдел бюджетного учёта и отчётности осуществляет оплату в сроки, установленные контрактом.

Копии документов, подтверждающих факт оплаты, направляются отделом бюджетного учёта и отчётности в течение 1 (одного) рабочего дня с момента оплаты в контрактную службу Министерства.

4.10. Возврат поставщику (подрядчику, исполнителю) обеспечения исполнения контракта, предоставленного путем внесения денежных средств на счёт Министерства, осуществляется отделом бюджетного учёта и отчётности в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента исполнения контракта на основании служебной записки контрактной службы.

5. Особенности осуществления закупок у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)

5.1. В случае осуществления закупки товаров, работ, услуг в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 93 Федерального закона на сумму, не превышающую ста тысяч рублей, инициаторы закупок вправе самостоятельно осуществлять закупки товаров, работ, услуг с обязательным согласованием проекта государственного контракта, гражданско-правового договора с отделом бюджетного учёта и отчётности, юридическим отделом и контрактной службой Министерства.

5.2. Приёмка и экспертиза товаров, работ, услуг при осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) может проводится без создания приёмочной комиссии. Результат приёмки товаров, работ, услуг, закупка которых осуществляется на основании акта и товарной накладной, согласовываются с инициатором закупок, ответственным за приёмку товара, работ, услуг. На документе, подтверждающем приёмку товара, работ, услуг (акт, товарная накладная), необходимо отразить факт проведения экспертизы на соответствие принимаемого товара, работ, услуг условиям контракта.