Приложение 4. Положение о муниципальном архиве документов по личному составу

Приложение 4

к постановлению Главы

администрации г. Омска

от 29 июня 1994 г. N 519-п

Положение
о муниципальном архиве документов по личному составу

1. Общие положения

1.1. Архив документов по личному составу при управлении делами администрации города создается в соответствии с постановлением главы администрации области от 28.04.92 г. N 146-п, в целях наиболее полного удовлетворения социально-правовых интересов граждан, обеспечения сохранности и использования документов по личному составу учреждений, организаций и предприятий города.

1.2. В своей работе архив руководствуется законодательством РФ, распорядительными документами местных органов исполнительной власти, действующими нормативно-методическими документами и инструкциями вышестоящего архивного органа, настоящим Положением.

1.3. Положение об архиве утверждается администрацией города.

1.4. В своей деятельности архив подчиняется руководству администрации города и архивному отделу администрации, в состав которого входит.

2. Состав документов

В состав документов архива могут входить:

2.1. документы по личному составу ликвидированных (в отсутствие правопреемника), приватизируемых, реорганизуемых (с изменением форм собственности) учреждений;

2.2. законченные делопроизводством документы по личному составу действующих учреждений, являющихся источником комплектования архива на договорной основе;

2.3. архив может по договоренности с учреждениями принимать на хранение документы, связанные с обеспечением социально-правовой защиты граждан.

3. Основные задачи

Основными задачами архива являются:

3.1. обеспечение сохранности документов по личному составу и их использование в целях социально-правовой защиты граждан;

3.2. комплектование архива документами;

3.3. контроль сохранности, правильности формирования дел и оформления документов по личному составу в организациях, расположенных на территории города Омска;

3.4. совместно с государственным архивом проведение семинаров для работников, ответственных за делопроизводство и архив, отделов кадров и бухгалтерии по вопросам обеспечения сохранности документов по личному составу и подготовки их передаче в архив.

4. Функции

Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. выявляет и ведет учет ликвидированных, приватизированных, реорганизуемых (с изменением форм собственности) организаций;

4.2. составляет и ведет список действующих организаций, являющихся источниками комплектования архива;

4.3. осуществляет в соответствии с требованиями "Основных правил работы ведомственных архивов" прием документов по личному составу от ликвидированных, приватизированных, реорганизуемых организаций и действующих учреждений - источников комплектования архива;

4.4. обеспечивает сохранность документов архива, систематически проводит проверки наличия дел;

4.5. ведет учет хранящихся в архиве документов, представляет сведения о них, согласно установленным нормам;

4.6. осуществляет использование документов, хранящихся в архиве:

- исполняет запросы организаций, заявления граждан о трудовом стаже и по другим вопросам социально-правового характера;

- информирует заинтересованные организации о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке документы во временное пользование;

4.7. проводит работу по установлению местонахождения документов по личному составу не принятых в архив и информирует об этом заинтересованные учреждения, граждан;

4.8. проводит экспертизу ценности принятых на хранение документов по личному составу, их отбор и передачу на хранение в установленном порядке;

4.9. оказывает помощь и дает консультации работникам учреждений, являющихся источниками комплектования архива, по вопросам организации документов по личному составу в делопроизводстве, их подготовка к передаче на централизованное хранение.

5. Права

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

5.1. заключать договоры с заинтересованными организациями о централизованном хранении, использовании и упорядочении документов по личному составу, на основании доверенности, выданной главой администрации;

5.2. контролировать выполнение учреждениями установленных правил организации документов по личному составу в делопроизводстве и их хранении;

5.3. привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов Государственной архивной службы;

5.4. ставить вопрос перед органами государственной власти и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, к уголовной, административной и иной, установленной законодательством Российской Федерации ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах.

6. Организация работы

6.1. Архив документов по личному составу возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности управляющим делами, по представлению начальника архивного отдела.

6.2. Заведующий архивом:

6.2.1. организует деятельность архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач;

6.2.2. отчитывается о работе архива и состоянии архивного дела в городе перед вышестоящим архивным органом;

6.2.3. обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов работы, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность архива в оборудовании и материалах;

6.2.4. решает вопросы выдачи документов учреждениям во временное пользование для работы в помещении архива.

6.3. Деятельность архива организуется на основе годового плана, согласованного с архивным отделом и утвержденного управляющим делами.

6.4. При смене заведующего архивом прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии, акт приема-передачи утверждается управляющим делами.

6.5. Ликвидация или реорганизация архива осуществляется администрацией города по согласованию с архивным органом области.

6.6. Для заверения справок, копий и выписок из документов архив пользуется своей печатью.

Управляющий делами

В.Е. Тимофеев