Приложение 3. Положение об объединенном ведомственном архиве

Приложение 3

к постановлению Главы

администрации г. Омска

от 29 июня 1994 г. N 519-п

Положение
об объединенном ведомственном архиве

1. Общие положения

1.1. Объединенный ведомственный архив (*) образован в целях наиболее эффективного обеспечения сохранности, учета и использования документов, а также оказания практической помощи в делопроизводстве.

1.2. Документы, образующиеся в процессе деятельности городской Думы и администрации города, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, являются частью Архивного фонда России и подлежат передаче в госархив в установленные сроки.

1.3. Объединенный архив в своей деятельности руководствуется законодательством России, постановлениями городской Думы и администрации города, правилами и инструкциями государственной архивной службы России, архивных органов области и настоящим Положением.

1.4. Документы, до их передачи в государственный архив Омской области, хранятся в объединенном архиве.

1.5. Архив входит в состав архивного отдела управления делами администрации города, работает по плану, согласованному с архивным отделом и утвержденному управляющим делами.

1.6. Объединенный архив возглавляет заведующая архивом, назначаемая и освобождаемая от должности управляющим делами, по представлению начальника архивного отдела.

1.7. Методическое руководство работой объединенного архива осуществляет архивный отдел города.

2. Состав документов архива

2.1. Состав документов объединенного архива и сроки передачи документов в архив государственный определяются экспертной комиссией администрации города, в соответствии с действующими нормативами по согласованию с госархивом Омской области.

2.2. В состав документов объединенного архива входят:

2.2.1. завершенные в делопроизводстве документы городской Думы и администрации города;

2.2.2. документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет), необходимые в практической деятельности;

2.2.3. документы по личному составу;

2.2.4. научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание фондов объединенного архива (описи, каталоги);

2.2.5. страховой фонд копий особо ценных документов, необходимых в практической работе.

3. Порядок комплектования объединенного архива

3.1. От городской Думы и администрации города поступают на хранение в архив документы постоянного и долговременного хранения (10 лет и выше), а также документы по личному составу.

3.2. Документы по личному составу хранятся 75 лет.

3.3. Документы сроком до 10 лет хранятся в структурных подразделениях и уничтожаются в установленном порядке.

3.4. Документы постоянного срока хранения должны сдаваться в архив через год после завершения делопроизводственного года.

3.5. Документы в госархив сдаются только после того, как они пройдут экспертизу ценности и научно-техническую обработку вместе с описями дел и научно-справочным материалом.

4. Основные задачи и функции архива

4.1. Основными задачами объединенного архива являются:

4.4.1. планомерное комплектование архива документами городской Думы и администрации города;

4.4.2. обеспечение сохранности документов, хранящихся в архиве, развитие и совершенствование системы учета документов;

4.4.3. подготовка и своевременная передача документов в госархив Омской области с соблюдением правил, устанавливаемых государственной архивной службой России;

4.4.4. методическое руководство и контроль за документами в делопроизводстве, источниками комплектования архива.

4.2. Объединенный архив,в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

4.2.1. осуществляет прием документов - источников комплектования, упорядоченных в соответствии с требованиями "Основных правил работы ведомственных архивов";

4.2.2. обеспечивает сохранность документов, сконцентрированных в архиве, по установленным правилам, систематически проводит проверку наличия и сохранности документов;

4.2.3. проводит экспертизу ценности документов, составляет и предоставляет после завершения дел делопроизводством сводные годовые разделы описей постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии администрации города и ЭПМК администрации Омской области;

4.2.4. совместно с делопроизводственной службой организует рассмотрение и подготовку к согласованию номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, оказывает помощь в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в объединенный архив;

4.2.5. совместно с делопроизводственной службой внедряет в практику работы объединенного архива современные средства хранения, поиска, копирования и использования документов;

4.2.6. в установленном порядке выдает документы во временное пользование;

4.2.7. исполняет запросы учреждений, заявления граждан об установлении трудового стажа, консультирует учреждения и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок.

5. Права архива

5.1. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

5.1.1. контролировать выполнение подразделениями - источниками комплектования архива установленных правил организации документов в делопроизводстве;

5.1.2. требовать соблюдения установленных сроков сдачи документов на хранение в архив;

5.1.3. не принимать на хранение дела, оформленные с нарушением действующих правил;

5.1.4. предъявлять претензии к подразделениям и должностным лицам, нарушающим установленный порядок формирования, хранения и использования дел;

5.1.5. запрашивать сведения, необходимые для работы архива;

5.1.6. информировать руководство о состоянии архивного дела и вносить предложения по его совершенствованию;

5.1.7. привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в администрации города и городской Думе.

*) Далее в тексте вместо слов "объединенный ведомственный архив" употребляется "объединенный архив" или "архив".

Управляющий делами

В.Е. Тимофеев