Приложение 2. Положение об архивном отделе администрации города Омска

Приложение 2

к постановлению Главы

администрации г. Омска

от 29 июня 1994 г. N 519-п

Положение
об архивном отделе администрации города Омска

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации города в соответствии с законодательством Российской Федерации образуется при управлении делами и входит вместе с подведомственными ему архивами в систему Государственной архивной службы России.

1.2. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, Указами и Распоряжениями Президента, постановлениями и распоряжениями администрации города, приказами, решениями коллегий Государственной архивной службы России, архивного отдела администрации области, настоящим Положением.

1.3. Архивный отдел организует выполнение возложенных на него задач непосредственно или через подведомственные ему архивы, а также предприятия, организации и учреждения, являющиеся муниципальной собственностью и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в городе.

Архивный отдел сотрудничает с областным государственным архивом (ГАОО), центром документации новейшей истории (ЦДНИОО) и общественными организациями.

2. Основные задачи

Основными задачами архивного отдела являются:

2.1. Формирование, организация обеспечения сохранности и использования документов архивного фонда, хранящихся в муниципальном и объединенном архивах города.

2.2. Анализ состояния и государственного регулирования развития архивного дела в городе.

2.3. Координация деятельности отраслевых органов исполнительной власти, учреждений, организаций и предприятий, учреждений города в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание организационно-методической помощи учреждениям в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, взаимодействие по этим вопросам с администрациями районов в городе.

2.4. Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда, хранящихся в муниципальном и ведомственных архивах города, осуществление контроля за сохранностью и использованием указанных документов.

3. Функции

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в муниципальный архив города, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в муниципальный архив, решает в установленном порядке вопрос о сроках передачи документов из ведомственных архивов в государственные архивы (ГАОО и ЦДНИОО).

3.2. Организует хранение и ведет централизованный учет документов Архивного фонда, хранящихся в муниципальном и ведомственных архивах города, и представляет в установленном порядке сведения о них в архивный отдел администрации области.

3.3. Осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и межведомственных архивов, в т.ч. по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений, совместно с другими органами исполнительной власти и учреждениями проводит мероприятия по совершенствованию и развитию сети ведомственных и межведомственных архивов и организации их работы.

3.4. Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, основных направлений, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных архивных учреждений.

3.5. Обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение органов государственной власти города и вышестоящего архивного органа проекты правовых актов и нормативных документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложения по развитию архивной службы.

3.6. Организует создание автоматизированных баз данных, а также традиционных видов архивных справочников документов по личному составу для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда.

3.7. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.8. Организует экспертизу ценности документов по личному составу в муниципальном архиве и ведомственных архивах.

3.9. Проверяет выполнение государственными учреждениями, отнесенными к муниципальной собственности, а также - негосударственными организациями, расположенными на территории города, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов области, города в сфере архивного дела, обеспечение сохранности и использования архивных фондов, организации делопроизводства.

3.10. Содействует совершенствованию организации документов в ведомственном делопроизводстве учреждений на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированной системы документации.

3.11. Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранности, комплектовании и использовании их архивов.

3.12. Организует публикаторскую и информационную деятельность муниципального и ведомственных архивов; координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов по личному составу.

3.13. Контролирует деятельность муниципального архива по привлечению внебюджетных средств, в т.ч. по реализации платных работ и услуг.

3.14. Разрабатывает и предоставляет предложения к проекту бюджета города о расходах на содержание архивного органа и непосредственно подчиненного ему муниципального архива, обеспечивает его финансирование в пределах выделяемых ассигнований на соответствующий период.

3.15. Осуществляет в установленном порядке деловые связи с архивными учреждениями городов и районов области.

3.16. Организует внедрение в практику работы муниципального архива наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов, принимает меры по материально-техническому обеспечению непосредственно подчиненного ему муниципального архива.

3.17. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы муниципального и ведомственных архивов, проводит совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дела.

3.18. Организует повышение квалификации работников муниципального и ведомственных архивов.

3.19. Содействует решению вопросов улучшения условий труда работников архивного отдела и муниципального архива, их социальной защиты.

3.20. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции, осуществляет контроль за рассмотрением жалоб, заявлений, предложений и организацией приема граждан в подведомственных муниципальных и ведомственных архивах.

3.21. Осуществляет по поручению администрации города и вышестоящего Архивного органа, другие функции в пределах предоставленных ему полномочий.

4. Права

Архивному отделу предоставляются права:

4.1. Делегировать свои полномочия непосредственно муниципальному архиву в части осуществления организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов в организации документов по личному составу в делопроизводстве учреждений.

4.2. Получать от государственных учреждений, отнесенных к муниципальной собственности, а также (на договорной основе) - от негосударственных организаций, расположенных на территории города, необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.3. Проверять работу ведомственных и межведомственных архивов, городских и районных структур управления, в т.ч. по личному составу, и организацию документов в делопроизводстве государственных учреждений, отнесенных к муниципальной собственности, а также негосударственных организаций, расположенных на территории города, с которыми имеются соответствующие договорные отношения, заслушивать представителей ведомственных архивов по указанным вопросам.

4.4. Давать учреждениям обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве.

Должностные лица архивного отдела для выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения учреждений.

4.5. Ставить вопрос перед правоохранительными органами о привлечении руководителей учреждений, отнесенных к муниципальной собственности, должностных лиц структурных подразделений городских и районных администраций к уголовной , административной и иной ответственности, установленной законодательством Российской Федерации или нормативными актами области, за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах.

4.6. Создавать межведомственные комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела и организации делопроизводства, в т.ч. для определения степени научности и ценности документов.

4.7. Согласовывать инструкции, учебные материалы и программы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые учреждениями, отнесенными к муниципальной собственности.

4.8. Объявлять конкурсы на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения, археографии, утверждать условия конкурсов.

4.9. В установленном порядке владеть, пользоваться и распоряжаться закрепленным за ним имуществом, в т.ч. недвижимым.

5. Организация работы

5.1. Архивный отдел осуществляет возложенные на него функции на основе сочетания единоначалия и коллегиальности, в условиях гласности, в контакте с общественностью.

5.2. Архивный отдел возглавляет руководитель, который назначается и освобождается главой администрации по представлению управляющего делами. Руководитель несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач, распределяет обязанности между своими сотрудниками.

5.3. Руководитель архивного отдела:

5.3.1. издает в пределах своей компетентности приказы, инструкции, дает указания, обязательные к исполнению подведомственными архивными учреждениями,организациями и проверяет их выполнение;

5.3.2. в необходимых случаях издает совместно с руководителями других органов исполнительной власти приказы и инструкции;

5.3.3. представляет на утверждение руководителям городской администрации штатное расписание аппарата архивного отдела в соответствии с установленной номенклатурой должностей;

5.3.4. представляет на утверждение управляющему делами администрации города работников аппарата архивного отдела в соответствии с установленной номенклатурой должностей;

5.3.5. готовит положение о муниципальном архиве документов по личному составу и представляет его на утверждение управляющему делами;

5.3.6. разрабатывает положение об организации управления архивным делом в городе и представляет его после согласования с вышестоящим архивным органом на утверждение руководителю администрации.

5.4. Архивный отдел финансируется за счет бюджета города. Штатная численность устанавливается администрацией. Отдел пользуется гербовой печатью городской администрации в установленном порядке.*

5.5. Ликвидация или реорганизация архивного отдела осуществляется администрацией города по согласованию с архивным отделом области.

* Для заверения справок, копий и выписок из документов муниципальный архив документов по личному составу пользуется своей печатью.

Управляющий делами

В.Е. Тимофеев