Приложение N 7. Инструкция о порядке приема, регистрации, учета и рассмотрения письменных и устных обращений физических и юридических лиц работниками службы участковых инспекторов милиции города Омска

Приложение N 7

к постановлению Главы

городского самоуправления

от 31 мая 1996 г. N 410-п

Инструкция
о порядке приема, регистрации, учета и рассмотрения
письменных и устных обращений физических и юридических лиц
работниками службы участковых инспекторов милиции города Омска

1. Общие положения

1. Работа с обращениями физических и юридических лиц является одной из основных задач службы участковых инспекторов милиции (УИМ), средством укрепления связей с населением, общественными объединениями и формированиями, повышения авторитета органов внутренних дел среди населения.

2. Действие настоящей Инструкции распространяется на всех работников службы участковых инспекторов милиции на территории города Омска (в дальнейшем - участковый инспектор милиции): начальников отделов (отделений) РУВД (ГОМ) и их заместителей, старших участковых инспекторов милиции, участковых инспекторов милиции (в том числе имеющих статус "муниципального участкового инспектора милиции"), помощников участковых инспекторов милиции.

3. Действие настоящей Инструкции распространяется только на заявления о правонарушениях и происшествиях, совершенных (происшедших) на территории административного участка данного УИМ (при дежурстве в опорном пункте охраны правопорядка - на территории ответственности ОПОП), работа по реагированию на которые входит в функциональные обязанности сотрудников службы участковых инспекторов милиции.

Действие Инструкции не распространяется на обращения, для которых федеральным и областным законодательством установлен иной порядок рассмотрения.

4. Обращения, полученные службой УИМ от других подразделений (должностных лиц), а также из общественных организаций и формирований, редакций средств массовой информации регистрируются, учитываются и разрешаются в таком же порядке, что и непосредственные обращения физических и юридических лиц в службу. Этим обращениям присваивается порядковый номер в Журнале учета, ответ дается непосредственно заявителю. Копия ответа высылается направившее материалы подразделение (орган, организацию, формирование). Если, по мнению должностного лица подразделения УИМ, документы направлены не по адресу, материалы в трехдневный срок возвращаются в направившее их подразделение службы УИМ или иной орган (должностному лицу) с мотивированным сопроводительным письмом. Но и в этом случае полученные документы должны быть зарегистрированы в установленном настоящей Инструкцией порядке.

5. Настоящая Инструкция не распространяется на материалы, передаваемые сотрудникам службы УИМ для рассмотрения по существу из вышестоящих органов внутренних дел (в этом случае действуют иные нормативные акты вышестоящих органов внутренних дел).

6. Личную ответственность за организацию работы с обращениями физических (юридических) лиц на административном участке несет соответствующий участковый инспектор милиции, на территории ответственности ОПОП - муниципальный участковый милиции данного ОПОП (при наличии на территории ОПОП нескольких МУИМ - один из них, назначаемый приказом по органу внутренних дел), при наличии в ГОМ отдела (отделения) по РУИМ - начальник этого отдела (отделения), в районе - начальник отдела РУИМ районного органа внутренних дел.

7. Руководители службы УИМ обязаны не реже одного раза в полугодие рассматривать на оперативных совещаниях результаты работы с обращениями юридических и физических лиц, в обязательном порядке отражать сведения об этом в служебных аттестациях сотрудников.

Настоящая Инструкция подлежит обязательному ежегодному доведению под роспись и изучению в системе служебной подготовки с работниками службы УИМ, а также включению в планы работы наставников с молодыми сотрудниками службы в период стажировки, вхождения в должность.

8. Настоящая Инструкция не отменяет требований законов РФ, ведомственных нормативных актов МВД РФ, УВД Омской области и города Омска по всем вопросам несения службы, в том числе работы с обращениями физических и юридических лиц.

9. При осуществлении контроля обращается внимание на сроки и полноту рассмотрения поставленных вопросов: объективность проверки обращений: законность и обоснованность принятых по ним решений; своевременность их исполнения и направления ответов заявителям.

Основными критериями оценки работы сотрудников службы УИМ с обращениями физических и юридических лиц являются полная регистрация письменных и устных обращений и принятие мер по существу по тем из них, реагирование на которые входит в функциональные обязанности участкового инспектора милиции.

10. В работе с обращениями физических и юридических лиц должны соблюдаться высокая культура, уважительное отношение к заявителям, им запросам и нуждам.

Нарушение установленного законодательством РФ, ведомственными актами вышестоящих органов внутренних дел, настоящей Инструкцией порядка организации приема, регистрации, учета, рассмотрения обращений физических и юридических лиц влечет ответственность виновных должностных лиц службы УИМ.

11. Сотрудник службы УИМ, в компетенцию которого входит разрешение соответствующего обращения, обязан:

11.1. Принять и зарегистрировать обращение.

11.2. Рассмотреть обращение по существу в установленный настоящей Инструкцией срок, объективно и своевременно проверить все доводы и факты, приведенные в обращении, за исключением случаев, указанных в п. 44 настоящей Инструкции.

11.3. Незамедлительно принять меры к пресечению неправомерных действий, посягающих на права, свободы или законные интересы физических и юридических лиц.

11.4. В случае необходимости истребовать дополнительные материалы, вызвать свидетелей, пригласить экспертов, затребовать объяснения у должностных лиц.

11.5. Принять мотивированное и обоснованное на законе решение по обращению и обеспечить его реальное исполнение.

11.6. Письменно проинформировать заявителя в установленной настоящей Инструкцией срок о результатах рассмотрения обращения и принятом по нему решении либо об оставлении обращения без рассмотрения.

12. Заявитель имеет право:

12.1. Изложить обращение в письменной или устной форме на языке, на котором ведется делопроизводство в данном органе внутренних дел, либо на любом ином языке, котором заявитель владеет.

12.2. Получить немедленно (в случае передачи обращения в помещении органа внутренних дел или ОПОП) отрывной талон - уведомление.

12.3. Получить в установленные сроки письменное (по желанию заявителя - устное) сообщение о решении по своему обращению.

12.4. Обжаловать ответ и действия должностного лица службы УИМ в вышестоящие органы или в народный суд.

13. Принятые термины:

13.1. Принятие обращений - это действия должностного лица службы УИМ, наделенного согласно законодательству и настоящей Инструкцией соответствующими полномочиями, по получению устных и письменных обращений.

13.2. Регистрация - это присвоение каждому поступившему обращению порядкового номера и фиксация в учетной документации кратких данных согласно установленному порядку.

13.3. Учет - это отражение количества и характера поступивших обращений и результатов их разрешения в установленной форме статотчетности.

13.4. Рассмотрение - это действие должностных лиц по установлению истины по вопросам, содержащимся в обращении, с последующим принятием мер по обеспечению законных прав и свобод физических и юридических лиц, наказанию виновных в нарушении этих прав и свобод, принятию мер по недопущению повторения негативных проявлений.

2. Прием обращений

14. Обращаться с устным и письменным заявлением к сотруднику службы участковых инспекторов милиции имеет право любое лицо (в том числе военнослужащие, несовершеннолетние, граждане России, включая не проживающих в городе Омске, иностранные граждане и лица без гражданства, а также подследственные и осужденные, находящиеся в краткосрочном отпуске.

15. Письменное обращение (форма в приложении N 7/1) адресуется начальнику органа внутренних дел соответствующего района и обязательно должно содержать полные фамилию, имя, отчество заявителя (в коллективном обращении - всех заявителей), индекс, почтовый адрес и квартирный или рабочий телефон (если имеется). По желанию заявителя могут указываться место работы и должность. Обращение обязательно должно быть подписано личной подписью заявителя (либо факсимиле). Обращения без личной подписи или без домашнего адреса заявителя считаются анонимными и обязательному рассмотрению не подлежат.

16. Физическое лицо имеет право подать письменное обращение лично, либо поручить сделать это любому другому лицу. Устные обращения передаются только лично.

17. Если заявитель хочет сделать письменное заявление от имени юридического лица, он должен скрепить документ печатью предприятия (организации, учреждения) и подписью уполномоченного должностного лица. Если делается устное заявление, заявитель обязан предъявить доказательства своей правомочности действовать от имени этого юридического лица (удостоверение, устав организации и т.п.). В противном случае ему разъясняется, что обращение может быть принято только как от физического лица.

18. Если при получении устного обращения очевидно, что для принятия мер по существу необходимо письменное заявление, работник службы УИМ обязан лично оказать помощь (а при невозможности сделать это лично - поручить другому сотруднику) в написании соответствующего заявления по образцу, выделить для этого заявителю бумагу и ручку.

19. При приеме устного (письменного) обращения заявителю в обязательном порядке разъясняются его права в соответствии с настоящей Инструкцией, а также сообщается об ответственности за оскорбление и клевету.

20. Контроль за полнотой регистрации устных и письменных обращений, принятых от заявителя при его личном обращении в службу УИМ, осуществляется по талонам-уведомлениям, установленной формы (приложение N 7/2).

Талон-уведомление состоит из двух частей - отрывного листка и корешка, имеющих одинаковый регистрационный номер. Отрывной листок, содержащий сведения о дате приема обращения, получившем его должностном лице и заявителе, в соответствии с требованиями настоящей Инструкции вручается заявителю. Корешок талона, в котором фиксируются сведения о заявителе, краткое содержание и дата приема обращения, а также номер и дата регистрации его в Журнале учета, остается у работника. Заявитель расписывается на корешке талона-уведомления, проставляет время и дату.

Талоны-уведомления являются документами строгой отчетности. Они брошюруются в книжки, которые хранятся в канцелярии органа внутренних дел и выдаются работникам, в чьи должностные обязанности входит прием обращений физических и юридических лиц. Использованные книжки талонов-уведомлений сдаются в канцелярию органа внутренних дел.

Корешки талонов-уведомлений используются при сверках полноты регистрации информации о преступлениях и иных происшествиях, проверках работы должностных лиц, в чьи обязанности входит прием этой информации, при рассмотрении жалоб на этих сотрудников.

21. Если заявитель передаст письменное обращение в помещении ОПОП, сотрудник службы УИМ обязан принять документ (если он выполнен с учетом требований п. 3 Инструкции), выдать отрывной талон и в любом случае сделать запись в Журнале учета. Номер отрывного талона должен соответствовать номеру записи в Журнале.

22. В случае, если заявитель обратился к сотруднику УИМ с устным заявлением вне помещения службы УИМ, сотрудник УИМ разъясняет целесообразность обращения с этим заявлением непосредственно в орган внутренних дел (ОПОП), чтобы получить отрывной талон.

При желании заявителя сделать устное заявление немедленно, сотрудник записывает информацию в рабочую книжку, а по прибытии в ОПОП вносит эту информацию в Журнал учета. Заявителю разъясняется его право прибыть в приемные часы в орган внутренних дел (ОПОП) и получить отрывной талон на свое устное заявление.

23. Если заявитель желает передать письменное обращение УИМ не в помещении органа внутренних дел (ОПОП), а в ином месте, УИМ предлагает заявителю передать обращение в органе внутренних дел (ОПОП), чтобы получить отрывной талон о регистрации обращения, а при отказе заявителя обязан принять обращение (если оно выполнено с учетом требований п. 3 настоящей Инструкции) и разъяснить заявителю, что он может в установленное время приема прибыть в орган внутренних дел (ОПОП) и получить отрывной талон.

24. В случае, если физическое (юридическое) лицо обратилось с устным заявлением, а затем представило письменное заявление по одному и тому же вопросу, либо одним заявителем сделаны несколько письменных (устных) обращений по одному и тому же вопросу, все они регистрируются под одним номером и дается один отрывной талон.

25. Если поступило коллективное обращение группы физических (юридических) лиц, либо несколько индивидуальных обращений по одному и тому же вопросу, то они регистрируются под одним номером с дробью: например, 33/1, 33/2 и т.д., отрывные талоны в этом случае выдаются по требованию заявителя: один, несколько или каждому. Если требования заявителей не поступило, выдается один талон тому заявителю, чья подпись стоит впереди других из числа представивших обращение.

26. Сотрудники службы УИМ не вправе отказывать в приеме обращений по мотивам недостаточности сообщенных данных.

27. Если очевидно, что рассмотрение обращения не входит в функциональные обязанности участкового инспектора милиции, либо не может быть рассмотрено им по иной объективной причине, сотрудник обязан сделать соответствующую запись об отказе в приеме обращения на обороте (либо на одном из экземпляров письменного обращения) с указанием даты, учинением подписи и указанием своего личного номера. В случае поступления устного обращения, оно регистрируется в Журнале учета с отметкой о причине отказа в приеме обращения и о том, куда рекомендовано обратиться.

При этом работник службы УИМ обязан разъяснить заявителю, в какой орган внутренних дел или иной орган, или к должностному лицу (администрацию, один из отделов администрации, суд, прокуратуру, РУВД, к депутату и т.д.) заявитель может обратиться по существу вопроса.

Запрещается направлять обращения для рассмотрения тем органам или должностным лицам, действия (бездействие) которых обжалуются.

28. Если очевидно, что лицо, обратившееся к работнику службы УИМ, является невменяемым, а проверка поступившей информации требует длительного времени, участковый инспектор милиции обязан в любом случае зафиксировать поступившую информацию согласно общим правилам и указать причину непроведения действий по проверке этой информации.

29. При подаче обращения в службу УИМ заявитель может пользоваться языком, на котором ведется делопроизводство в данном органе внутренних дел, либо иным языком, которым он владеет. В последнем случае должностное лицо службы УИМ вправе переслать обращение в территориальный орган внутренних дел для перевода и дальнейшего рассмотрения по существу.

3. Рассмотрение обращений

30. По каждому принятому (полученному по почте) письменному и устному обращению в суточный срок выносится одно из следующих решений: о принятии к своему производству для рассмотрения по существу, о передаче в другой орган (службу), о приобщении к ранее поступившим от данного или другого лица материалам.

В случае принятия решения о направлении обращения в другой орган (службу), об этом письменно сообщается заявителю.

31. Должностные лица службы УИМ при рассмотрении обращений обязаны внимательно разбираться в их существе, при необходимости истребовать нужные документы, выезжать лично или направлять работников на места для проверки изложенных в обращениях обстоятельств, принимать другие меры для объективного разрешения поставленных заявителями вопросов, выявления и устранения причин и условий, порождающих жалобы.

32. Для проверки обращений могут привлекаться внештатные сотрудники органов внутренних дел, члены добровольных народных дружин, иных общественных объединений и формирований, а также другие представители общественности.

33. Обращения физических и юридических лиц разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации в службе УИМ в органе, обязанном разрешить вопрос по существу, а не требующие дополнительного изучения и проверки безотлагательно, но не позднее 15 дней. Руководитель службы УИМ районного органа внутренних дел может установить сокращенный срок разрешения обращения.

34. В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, принятие других мер, либо разрешить обращение по существу в течение месяца не удалось по иным причинам, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены руководителем службы УИМ районного органа внутренних дел или его заместителем, но не более, чем на один месяц, заявителю в обязательном порядке направляется промежуточный ответ, основанный на письменном рапорте лица, ответственного за разрешение данного обращения по существу. При этом ответственное за рассмотрение обращения должностное лицо может быть наказано, если выявится, что сроки нарушены из-за неверных действий или бездействия должностного лица.

Предложения граждан рассматриваются в срок до одного месяца, за исключением тех из них, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается лицу, внесшему предложение.

Заявителю дается промежуточный ответ с обоснованием принятия решения о продлении сроков рассмотрения обращения.

35. В случае, если устное (письменное) обращение к сотруднику службы УИМ очевидно требует немедленных действий для решения вопроса по существу (задержание правонарушителя, спасение имущества от пожара и др.). разрешается принимать немедленные меры по разрешению обращения, а необходимые записи и регистрацию производить впоследствии, но в любом случае в течение суток с момента поступления обращения.

36. В случае, если в обращении часть вопросов касаются службы УИМ, а часть не подлежат рассмотрению в рамках настоящей Инструкции, заявителю сообщается об этом при приеме заявления, а если это невозможно (заявление направлено по почте и т.п. случаи) и нет возможности сделать копию и направить материалы в соответствующие органы (службы), заявителю в первом ответе (промежуточном или окончательном) сообщается, что часть поднятых вопросов (с их перечислением) не входит в компетенцию службы УИМ, либо относится к иному органу внутренних дел.

37. При рассмотрении обращений физических (юридических) лиц сотрудники службы УИМ вправе:

37.1. В установленном федеральным и областным законодательством, нормативными актами органов городского самоуправления порядке запрашивать и получать от органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий и их должностных лиц сведения, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращений.

37.2. Получать письменные объяснения от должностных лиц по вопросам, подлежащим выяснению при рассмотрении обращения.

37.3. Совершать иные действия, полномочия на осуществление которых делегируются службе УИМ законодательством РФ, Омской области, нормативными документами органов городского самоуправления.

38. По обращениям физических (юридических) лиц, имеющим общественное значение, сотрудник УИМ лично или через соответствующие общественные объединения и формирования организует собрания в трудовых коллективах и по месту жительства граждан.

39. Срок разрешения обращений исчисляется со дня регистрации их в службе УИМ по день направления заявителям сообщения о результатах разрешения.

В случае, если заявитель обжаловал ответ, и его жалоба удовлетворена, срок исчисляется с даты регистрации первого обращения.

40. Разрешенными считаются обращения, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры, даны соответствующие действующему законодательству исчерпывающие ответы:

40.1. О полном или частичном удовлетворении просьбы и принятии мер службой УИМ по вопросам, отнесенным к ее компетенции.

40.2. Об отказе в удовлетворении изложенной в обращении просьбы или о подтверждении решения, принятого по ранее рассмотренному обращению .

40.3. О разъяснении порядка разрешения поставленных заявителем вопросов, которые не относятся к компетенции службы УИМ.

41. Должностное лицо службы УИМ должно принять необходимые меры для недопущения фактов, указываемых в обращениях заявителей, впредь, для чего соответствующим должностным лицам направляются обзоры, предписания, справки, обращения (об установке ограждений, устройстве пешеходных переходов, освещению внутриквартальных проездов и придомовых территорий, запирании чердаков и подвалов и др.).

42. Письменные и устные обращения физических (юридических) лиц, содержащиеся в них критические замечания должны систематически анализироваться и обобщаться в целях своевременного выявления причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов населения и юридических лиц, изучения общественного мнения, совершенствования работы службы УИМ. Особое внимание должно быть обращено на устранение причин, вызывающих повторные и коллективные обращения, а также вынуждающих заявителей обращаться в вышестоящие органы власти и управления, правоохранительные органы, редакции газет и журналов по вопросам, которые могут и должны разрешаться на местах.

43. По результатам анализа, обобщения не реже одного раза в год составляется и направляется в адрес администрации района справка, обзор или информационное письмо с конкретными предложениями.

44. Сотрудник службы УИМ, которому подано обращение, вправе оставить обращение без рассмотрения в случаях, если:

44.1. Обращение носит анонимный характер.

44.2. Обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было подано и принято к рассмотрению другим органом (должностным лицом), к компетенции которого относится разрешение данного обращения.

44.3. Обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было рассмотрено в службе УИМ и во вновь поданном обращении отсутствует обоснование его повторного рассмотрения.

44.4. Обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям находится в производстве суда либо по нему имеется вступившее в законную силу судебное решение.

44.5. Обращение подано недееспособным лицом.

44.6. Обращение подано в интересах третьих лиц, которые возражают против рассмотрения обращения.

4. Ответ заявителю

45. Ответ физическому лицу дается на почтовый адрес этого физического лица. Ответ юридическому лицу дается на юридический адрес данного юридического лица. При поступлении коллективного обращения ответ дается на адрес лица (организации), чья подпись стоит первой.

46. Окончательный ответ заявителю обязательно должен содержать следующее:

46.1. Подтвердились ли сообщения заявителя (и если нет, то чем это доказывается).

46.2. Если сообщения подтвердились полностью или частично, то какие конкретные меры приняты (с указанием номеров дел (если заведены), наказаний (если выносились), фамилий виновных (подозреваемых) лиц (если выявлены), указанием основных проведенных действий (опрос граждан, осмотр места происшествия, административное задержание и т.д. ).

46.3. Что сделано для недопущения подобных фактов в дальнейшем.

46.4. Сведения о том, куда можно обжаловать данный ответ. В ответе обязательны ссылки на соответствующие нормативные акты с указанием статей (пунктов).

47. Вся переписка с заявителями ведется под номерами, присвоенными при первичной регистрации. Ответы направляются на соответствующих бланках (органа внутренних дел или ОПОП).

Ответ должен обязательно содержать исходящий номер, дату, подпись, звание, должность и фамилию подписавшего ответ должностного лица.

48. Подписывать ответ службы УИМ в рамках делопроизводства по настоящей Инструкции в органах внутренних дел имеют право начальник (заместитель начальника) отдела (отделения) по РУИМ, в ОПОП - МУИМ (а в его отсутствие - один из старших УИМ).

49. В случае, если по обращению физического (юридического) лица возбуждено административное (уголовное) производство и проводятся соответствующие процессуальные действия, заявителю в любом случае должен быть дан ответ согласно требованиям настоящей Инструкции.

50. С согласия заявителя, сделавшего обращение в устной форме, ответ ему может быть дан также в устной форме. В этом слу