Постановление главы городского самоуправления г. Омска от 23 апреля 1998 г. N 144-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Омска" (утратило силу)

Постановление главы городского самоуправления г. Омска
от 23 апреля 1998 г. N 144-п
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Омска"

ГАРАНТ:

Постановлением главы городского самоуправления г. Омска от 8 апреля 1999 г. N 106-п настоящее постановление признано утратившим силу

В целях дальнейшего совершенствования работы с документами постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Омска (прилагается).

2. Управлению делами администрации города (Тимофеев В.Е.):

2.1. Обеспечить методическое руководство делопроизводством в аппарате администрации города и контроль за соблюдением требований Инструкции.

2.2. Довести Инструкцию по делопроизводству до сведения всех руководителей администрации города и других структурных подразделений администрации, глав администраций административных округов.

3. Контроль за выполнение данного постановления возложить на заместителя главы администрации города, управляющего делами администрации города Тимофеева В.Е.

В.П. Рощупкин

Утверждено
Постановление главы
городского самоуправления
города Омска
от 23.04.98 г. N 144-п

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Омска

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и обращениями физических и юридических лиц в отделах, управлениях и других структурных подразделениях администрации города.

Положения настоящей инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи машинных носителей информации.

1.2. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей инструкцией, обязательны для всех работников подразделений администрации.

Работники подразделений администрации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядок работы с документами и обращениями физических и юридических лиц в аппарате администрации города в целом возлагается на начальника общего отдела, а в структурных подразделениях - на их руководителей.

Делопроизводство в подразделениях администрации осуществляется заведующей канцелярией либо иным должностным лицом, определяемым руководителем подразделения.

Обязанности и права такого работника определяются должностными инструкциями.

2. Документация администрации города

2.1. Деятельность администрации города обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией администрации города, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей администрации города (приложение 1).

2.2. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией администрация города издает нормативные правовые акты: постановления, распоряжения.

Постановления и распоряжения издаются главой городского самоуправления (в его отсутствие - первым заместителем).

3. Общие правила подготовки и оформления документов

3.1. Документ принимается к делопроизводству при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации-автора, название вида документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись.

3.2. Бланки документов

Документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ.

В канцелярии администрации города бланки нумеруются на оборотной стороне листа. Бланки получают консультанты руководителей под роспись.

В администрации города имеются 4 вида бланков:

"Глава городского самоуправления (мэр)" (подписывает мэр города, печатаются инициалы и фамилия мэра);

"Первый заместитель главы администрации города Омска" (подписывает первый заместитель главы, печатаются инициалы и фамилия первого заместителя главы администрации города);

"Администрация города Омска" (подписывают заместители главы администрации города Омска с полным указанием должности, инициалов и фамилии заместителя);

"Управление делами" (бланк подписывает управляющий делами или его заместитель, начальник общего отдела администрации города).

Испорченные бланки сдаются в канцелярию администрации, где их отмечают в журнале учета бланков. Списанные бланки уничтожаются согласно акту, утвержденному начальником общего отдела.

3.3. Оформление реквизитов документов:

3.3.1. Изображение герба

Изображение герба помещается на верхнем поле нормативных правовых актов (постановления, распоряжения) и письма.

3.3.2. Наименование организации.

3.3.3. Наименование структурного подразделения.

3.3.4. Индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер факса, номер телефона.

3.3.5. Название вида документа.

3.3.6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания; для утверждаемого документа - дата утверждения.

На документе указывается дата его подписания, проставляемая тремя парами цифр, разделенных точками, в последовательности: число, месяц, год (например, 13.03.97).

3.3.7. Индекс

Отправляемому из подразделения администрации документу в канцелярии присваивается исходящий номер, который состоит из индекса подразделения, номера согласно номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера (например, 02-08/164).

3.3.8. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

3.3.9. Адресат

При адресовании документа наименование организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Адрес печатается в правом верхнем углу документа.

Например:

Министерство культуры

Российской Федерации

Отдел библиотек

Начальнику

Петрову А.И.

В ответах на обращения граждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата, если они известны. На документе в его адресной части может быть указано не более четырех адресов, при этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. В случае направления документа большему числу адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается указатель рассылки.

3.3.10. Гриф утверждения

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки и даты.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель главы администрации

города Омска

личная подпись, инициалы, фамилия

12.05.97

При утверждении документа приказом или постановлением гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" (без кавычек), названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Постановление главы городского

самоуправления города Омска

от 20.06.97 N 870-п

Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов (приложение 2).

3.3.11. Резолюция

В резолюции даются указания по исполнению документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

3.3.12. Заголовок к тексту

Исполнитель составляет к документам заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос "о чем": "Об изменении...", "О выделении...".

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. В документе, отражающем несколько вопросов, наряду с заголовком составляются подзаголовки. Их пишут в левой части листа, не прерывая текста.

3.3.13. Отметка о наличии приложения

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме: Приложение: на ...... л. (листах), в .... экз. Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров каждого.

Приложения:

1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

3.3.14. Подпись

Служебные документы подписываются руководителями администрации города или структурных подразделений. Подписывается, как правило, только первый экземпляр, с которого могут быть сняты копии.

При подписании документов указывается полное наименование должности и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "ЗА" или косой черты перед наименованием должности подписывающего) не разрешается.

3.3.15. Гриф согласования

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления

капитального строительства

_______________ И.К. Иванов

(подпись)

12.04.97

3.3.16. Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителем. Виза проставляется на 2-м экземпляре на нижнем поле.

3.3.17. Печать

Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.

Печати делятся на гербовые и простые (канцелярия, общий отдел и т.п.).

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать, приведен в приложении 3.

3.3.18. Фамилия исполнителя, номер его телефона

В левом нижнем углу последнего листа исходящего документа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

3.3.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка "В дело" должна быть подписана и датирована руководителем администрации, контролирующим данный вопрос.

3.3.20. Отметка о поступлении

Отметка располагается в нижней части первого листа документа и включает наименование организации-получателя документа, дату поступления и его индекс.

В процессе подготовки и составления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

4. Подготовка и оформление нормативных правовых актов

4.1. Нормативными правовыми актами администрации города являются постановления, распоряжения главы городского самоуправления, первых заместителей главы администрации города.

4.2. Постановления издаются по вопросам нормативного характера и вопросам, рассчитанным на постоянное и многократное действие, назначения и освобождения от должности заместителей главы и первых руководителей структурных подразделений.

4.3. Распоряжения издаются по всем остальным вопросам, в том числе оперативным, организационным и кадровым.

4.4. Распоряжения могут подписываться первыми заместителями главы администрации города в порядке оперативного руководства по конкретным вопросам.

4.5. Проекты нормативных правовых актов печатаются исполнителями на простом листе с пометкой в правом верхнем углу: "Проект" в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению этих документов:

4.5.1. К документам составляется заголовок, который должен быть максимально кратким и точным (как правило не более 5-ти строк). Формировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос "о чем": "Об изменении...", "О выделении...", "Об отмене...".

4.5.2. Наименования учреждений и организаций в тексте печатаются полностью, в случае неоднократного их повторения после первого печатания полностью допускаются сокращения, например: общество с ограниченной ответственностью (ООО).

4.5.3. Если одна и та же организация встречается в документе несколько раз, фамилия руководителя употребляется только один раз.

4.5.4. Постановления должны обязательно содержать пункт о возложении контроля, сроках исполнения.

4.5.5. Приложения к проекту документа печатаются на отдельном листе с пометкой в правом верхнем углу:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению (распоряжению) главы

городского самоуправления города Омска

от ___________________ N _________

или

ПРИЛОЖЕНИЕ

к распоряжению

первого заместителя главы администрации

города Омска

от ___________________ N _________

4.6. Проекты нормативных правовых актов визируются ответственным исполнителем и согласовываются с должностными лицами, имеющими отношение к данному вопросу, первыми заместителями главы администрации в пределах своей компетенции, руководителем аппарата советников главы городского самоуправления, контрольно-правовым управлением и организационным отделом управления делами. Их замечания, разногласия и предложения фиксируются в листе согласований.

Для согласования проекта нормативного правового акта к нему составляется сопроводительное письмо и передается для дальнейшей работы через канцелярию своего подразделения.

Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего и дату.

Если должностное лицо, фамилия которого отпечатана в листе согласования документа, отсутствует, то документ должен визироваться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, завизировавшего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается визировать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются".

Срок согласования не должен превышать 3-х дней, за исключением документов, по которым требуется дополнительное рассмотрение, но не более 10 дней.

Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций.

Приложение к проекту документа визируется ответственным исполнителем и подписывается управляющим делами администрации города Омска.

4.7. К проекту документа прилагается подготовленная ответственным исполнителем справка с кратким изложением необходимых сведений: название, кто его внес, кто исполнитель. Проект документа вместе со справкой, материалами, листом согласования и указателем рассылки сдается консультантом (советником) руководителя в протокольный сектор.

4.8. Проекты распорядительных документов передаются протокольным сектором для перепечатывания на бланк в машинописное бюро.

Бланки постановлений и распоряжений изготавливаются с цветным изображением (синий) в типографии, нумеруются на оборотной стороне листа в левой верхней его части, хранятся и выдаются под роспись в протокольном секторе. Учет, выдача и списание бланков ведется в специальном журнале. Списанные бланки уничтожаются согласно акту, утвержденному начальником общего отдела.

4.9. Отпечатанные на бланках проекты постановлений и распоряжений визируются в обязательном порядке управляющим делами и начальником контрольно-правового управления. Визы проставляются на оборотной стороне первого листа проекта документа в нижней его части.

Полностью подготовленные документы передаются протокольным сектором на подпись главе городского самоуправления (или первому заместителю).

Подписанные документы возвращаются для их оформления и выпуска в протокольный сектор.

4.10. Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется в журналах с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений. К порядковому номеру постановлений добавляется буква "п", распоряжений - "р", распоряжений по кадровым вопросам - "рк". Регистрация распорядительных документов, ведение кодификатора и выдача сводок о выпущенных за период времени документах производится с помощью компьютера. Копии постановлений и распоряжений главы городского самоуправления, распоряжений первых заместителей главы администрации заверяются печатью протокольного сектора.

Рассылаемые документы направляются адресатам канцелярией управления делами согласно указателю рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа.

4.11. Документы, изменяющие или дополняющие ранее принятые, направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы. Замена ранее разосланных документов проводится по указанию управляющего делами администрации города Омска.

4.12. Подлинники постановлений и распоряжений хранятся вместе с оригиналами документов, на основании которых они приняты и указателями рассылок в течение календарного года в протокольном секторе, а затем сдаются в ведомственный архив.

5. Подготовка и оформление документов коллегии
при главе городского самоуправления

5.1. Первые заместители, заместители главы администрации города Омска, руководители структурных подразделений администрации города представляют подготовленные и прошедшие согласование материалы за 10 дней до заседания коллегии в протокольный сектор.

5.2. Проект повестки дня заседания коллегии формируется управлением делами не позднее, чем за 3 дня до заседания, и утверждается главой городского самоуправления.

По решению главы городского самоуправления в повестку заседания коллегии могут быть внесены иные особо значимые вопросы с поручением ответственному лицу за их подготовку.

5.3. Общий отдел управления делами обеспечивает:

оповещение участников заседания коллегии о дате, времени и месте его проведения;

готовность зала и дежурство в нем сотрудников администрации;

комплектование папок участников заседания коллегии, размножение и рассылку материалов коллегии не позднее, чем за сутки;

регистрацию участников, раздачу им соответствующих документов;

стенографирование и звукозапись.

5.4. Советник (консультант) руководителя, готовящего вопрос на заседание коллегии, несет ответственность за подготовку материалов коллегии, составление списка приглашенных и их явку, присутствует на заседании коллегии при рассмотрении подготовленного вопроса.

5.5. Окончательная доработка проектов постановлений, рассмотренных на заседании коллегии, проводится в течение 3-х дней после заседания коллегии (кроме документов, по которым главой городского самоуправления, а в его отсутствие - первым заместителем, установлен иной срок) лицами, внесшими проект постановления с учетом замечаний, дополнений, исправлений, внесенных на коллегии.

5.6. Отдельные поручения главы городского самоуправления, данные им в ходе рассмотрения вопроса, вносятся в протокол заседания коллегии и ставятся на контроль в АСКИД.

5.7. Решение о снятии вопроса с повестки дня принимается только на заседании коллегии при обосновании руководителем, ответственным за подготовку вопроса, нецелесообразности его рассмотрения.

5.8. Порядок подготовки и проведения коллегии при главе городского самоуправления, ее компетенция определяются в соответствии с Положением о коллегии.

6. Порядок оформления документов
с помощью печатных устройств

6.1. Общие положения

Данный раздел устанавливает порядок работы машинописного бюро управления делами администрации города и ее структурных подразделений, требования, предъявляемые к черновым документам исполнителей, принимаемым для печатания, и к машинописным документам.

Работники машинописного бюро несут ответственность за соблюдение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.

В работе могут быть использованы не противоречащие Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в подразделении.

6.2. Порядок работы машинописного бюро

Прием документов от исполнителей в машинописное бюро и выдача отпечатанных материалов производится в установленные часы согласно графику, утвержденному заместителем управляющего делами, начальником общего отдела.

6.3. Требования к черновым документам

Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цветов. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленные карандашом, для печатания не принимаются. Сокращения слов применяются только общепринятые (ГОСТ 7.12-77).

Рукопись, отвечающая перечисленным выше требованиям, с фамилией исполнителя, номером его служебного телефона, сдается в машинописное бюро. Прием рукописей осуществляется заведующей машинописным бюро. Сданные материалы учитываются в отчете о машинописных работах, в котором отмечаются фамилия исполнителя, принесшего документ, объем отпечатанного материала, количество затраченной бумаги, кто печатал. Данные отчеты составляются заведующей машинописным бюро и не реже, чем раз в месяц, представляются заместителю управляющего делами администрации города, начальнику общего отдела.

6.4. Требования к машинописным документам

Машинописные работы должны выполняться с соблюдением установленных правил печатания.

Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается.

Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется заместителем управляющего делами, начальником общего отдела администрации города по согласованию с исполнителем, передавшим материал для печатания.

Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартного формата (ГОСТ 9327-60) на лицевой их стороне красками насыщенного цвета. Бланки служебных, распорядительных документов исполнители получают в канцелярии или протокольном секторе. Вместе с черновиками документов бланки сдаются в машинописное бюро.

Тексты документов печатаются в полном соответствии с оригиналом черновика. Претензии к отпечатанным документам принимаются в течение 5 дней с момента выдачи и только при наличии оригинала черновика, с которого печатался данный документ. При отсутствии оригинала претензии не принимаются.

При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Каждая законченная мысль выделяется в отдельный абзац. Абзацы отделяются друг от друга красными строками. Красная строка начинается с шестого символа.

Заголовок к тексту пишут прописными буквами, подзаголовок - строчными буквами. Переносы слов в заголовке (подзаголовке) не делают. Точка в конце заголовка (подзаголовка) не ставится. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием - их переносят на следующую строку. Заголовок от подзаголовка отделяют двумя интервалами.

Расстояние от верхнего поля листа до заголовка четыре с половиной интервала (20 мм). Расстояние от заголовка (подзаголовка) до текста не менее трех интервалов (если текст печатается через полтора интервала) или четырех интервалов (если текст печатается через два интервала). Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило, через полтора межстрочных интервала и не более 4-х экземпляров.

Заголовок (подзаголовок) в документе может располагаться одним из способов:

центрованным (посередине текста);

флаговым (от левого поля).

Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. На первом листе нумерация не ставится.

При компьютерной печати все требования к отпечатанному документу сохраняются. Заголовок документа, должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ, выделяются жирным шрифтом. При компьютерной печати в качестве черновика оригинала желательно использование дискеты с указанием имени файла документа.

На лицевой стороне последнего листа документа, внизу слева, проставляется фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (для писем), инициалы имени и фамилии лица, отпечатавшего данный документ, при компьютерной печати - имя файла документа.

Перепечатка одного и того же документа допускается не более трех раз, при этом на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза руководителя (начальника общего отдела).

Испорченные при напечатании бланки вместе с черновиками возвращаются исполнителям, которые отчитываются за бланки перед протокольным сектором и канцелярией.

6.5. Копировально-множительные работы производятся по заказу, подписанному управляющим делами или заместителем управляющего делами, начальником общего отдела администрации города.

6.6. На размножение сдаются только служебные документы и материалы.

6.7. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

6.8. Срочность выполнения заказа определяется заместителем управляющего делами, начальником общего отдела администрации города.

6.9. Размножение документов для сторонних организаций и граждан производится за оплату согласно смете расходов (распоряжение главы администрации от 18.05.92 г. N 345-р) по предъявлению письменного заявления от данной организации или граждан и с разрешения заместителя управляющего делами, начальника общего отдела.

6.10. Учет копируемых документов ведется на основании заказов, бланки которых хранятся в течение года, после чего уничтожаются.

6.11. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Ответственность возлагается на заведующего копировально-множительным сектором, в случае его отсутствия - на лицо, замещающее его.

6.12. Целесообразность и порядок копирования документов и материалов, необходимых для работы в подразделениях администрации, определяется управляющим делами и заместителем управляющего делами, начальником общего отдела администрации города.

6.13. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры, подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

6.14. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником.

6.15. Размножение бланков не разрешается.

6.16. Звукозапись мероприятий, проводимых главой городского самоуправления и его заместителями, проводится специалистами управления делами по указанию управляющего делами, заместителя управляющего делами, начальника общего отдела администрации города.

В обязательном порядке производится звукозапись заседаний коллегии при главе городского самоуправления.

Звукозапись производится с использованием звукозаписывающей техники на едином магнитном носителе.

6.17. Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведется после их завершения в согласованные с организаторами сроки.

6.18. Учет, научно-техническую обработку, хранение и передачу фонодокументов в архив обеспечивает специалист, ответственный за звукозапись. В течение года архивные звукозаписи хранятся в специальных опечатываемых немагнитных металлических контейнерах в опечатываемом помещении. По истечении указанного срока звукозапись различных мероприятий на аудиокассете стирается.

6.19. Распечатанные тексты передаются организаторам мероприятий.

7. Организация документооборота

7.1. Порядок приема и обработки поступающей корреспонденции

7.1.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию города, принимается и регистрируется в канцелярии. Регистрация документов - это фиксация фактов создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Корреспонденция, адресованная отделу по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан, письма граждан, регистрируются непосредственно в отделе. Регистрация входящих служебных документов, документов вышестоящих организаций, а также контроль за прохождением и исполнением поручений по этим документам, выдача справок и сводных отчетов производятся с помощью компьютера в канцелярии. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Перечень документов, не подлежащих регистрации, указан в приложении 4.

7.1.2. В канцелярии документ регистрируется в компьютере или в журнале в день поступления (приложения 5, 6). Регистрационный штамп установленного образца ставится в нижней правой части входящего документа.

Ведется отдельная регистрация поступивших законодательных актов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений правительства РФ, постановлений Законодательного Собрания Омской области, постановлений и распоряжений администрации области. Учет указанных документов осуществляется в компьютере или журнале.

7.1.3. Документы доставляются по назначению в день их регистрации. Корреспонденция, направляемая в подразделения администрации города, выдается под роспись ответственному за делопроизводство работнику данного подразделения с отметкой в журнале выдачи.

7.1.4. Зарегистрированные документы передаются руководству подразделения в день их поступления и согласно резолюциям (поручениям) направляются на исполнение работникам подразделения. Фамилия исполнителя, текст резолюции (поручения) и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в компьютер или журнал регистрации в канцелярии администрации города (приложения 5, 6).

7.1.5. Служебная информация, получаемая по факсимильной связи, регистрируется как входящий служебный документ.

7.1.6. Входящая служебная информация, получаемая по электронной почте отделом информатизации, поступает в печатном виде в канцелярию, где регистрируется в журнале входящей корреспонденции и передается адресату в день поступления.

Информация должна иметь служебные отметки и содержать:

дату приема;

реквизиты отправителя;

роспись принявшего.

7.1.7. В случае большого объема входящей информации (статьи, брошюры, положения, выступления и другие документы, поступающие в рамках информационного обмена) можно представлять эту информацию адресату в электронном виде, по согласованию между адресатом и отделом информатизации.

7.1.8. Документ, отправляемый по электронной почте, объемом менее 0,5 страницы формата А4, оформляется исполнителем в печатном виде как исходящий документ, регистрируется в канцелярии администрации и передается в отдел информатизации для отправки.

В случае большого объема документ передается в отдел информатизации на магнитном носителе в электронном виде вместе с сопроводительным письмом, зарегистрированным в канцелярии администрации.

7.1.9. Документ, подлежащий отправке по электронной почте и сопроводительное письмо к документу на магнитном носителе должны содержать электронный адрес получателя, наименование передаваемого файла и краткую аннотацию к его содержанию.

7.1.10. Подлинники документов или сопроводительные письма после передачи по электронной почте регистрируются и хранятся в отделе информатизации в течение года.

7.2. Порядок оформления и отправки исходящей корреспонденции

7.2.1. Телеграммы за подписью главы городского самоуправления или его заместителей печатаются на бланках установленной формы.

Текст телеграммы излагается кратко, печатается без исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

7.2.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организаций или учреждений, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дату.

В нижнем левом углу печатного текста телеграммы или письма указывается фамилия исполнителя, номер его служебного телефона.

Исходящие письма готовятся в 3-х экземплярах. Первый экземпляр с оригиналом подписи отправляется адресату: второй экземпляр, завизированный исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой, третий - возвращается исполнителю.

Подписанные письмо и телеграмма вместе с завизированными копиями и указателем рассылки передаются для регистрации (приложение 7) и рассылки в канцелярию администрации города, где им присваивается исходящий номер согласно номенклатуре.

7.2.3. Законвертованная в канцелярии администрации города исходящая корреспонденция вписывается в реестр и в зависимости от значимости документа, определяемой заведующим канцелярией или руководителем структурного подразделения администрации, отправляется простой или заказной почтой.

Заказной почтой отправляются:

постановления и распоряжения главы городского самоуправления города Омска и его первых заместителей;

письма, с приложениями, зарегистрированные в канцелярии администрации города.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

7.2.4. Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных мероприятиях и т.п. В рабочие дни телефонограммы в адрес администрации города принимаются секретарями руководителей.

Принятая телефонограмма записывается в книгу с указанием ее порядкового номера, наименования отправителя и номер его телефона, времени приема текста, должности и фамилии принявшего.

Текст, передаваемый телефонограммой, должен быть лаконичным, с акцентом на факты, даты, время, место проведения мероприятия, вопросы, подлежащие обсуждению.

Телефонограмма подписывается руководителем администрации города.

7.2.5. Исходящие факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

7.2.6. Материал для передачи по каналу факсимильной связи оформляется на бланке как обычный служебный документ, подписывается руководителем администрации города.

Подлежащий передаче материал регистрируется в канцелярии в журнале исходящей корреспонденции. Передаваемый документ должен содержать адрес получателя (куда, кому).

7.2.7. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

Объем передаваемого материала не должен превышать 5 листов.

Подлинники материалов после передачи информации возвращаются в канцелярию с пометкой о времени отправки и приобщаются к делу.

7.2.8. Исходящая служебная информация, отправляемая по электронной почте, подготавливается на компьютере, оформляется как обычный служебный документ, подписывается руководителем администрации города и передается в отдел информатизации вместе с электронной копией на дискете для отправки. В случае большого объема документа он может быть передан на магнитном носителе и должен иметь сопроводительное письмо обычного содержания (куда, кому, что отправляется, кто отправляет, имя файла). Отправка почты должна производиться в день получения информации в отделе информатизации.

7.2.9. Передаваемый документ должен содержать адресные данные получателя (куда, кому), данные отправителя (от кого). Документ регистрируется в журнале исходящей корреспонденции в отделе информатизации.

7.2.10. Подлинники материалов или сопроводительные письма после передачи хранятся в отделе информатизации.

7.3. Контроль исполнения нормативных правовых актов

7.3.1. Постановка документа на контроль в администрации города осуществляется путем применения автоматизированной системы контроля исполнения документов (АСКИД), функционирующей в локальной компьютерной сети городской администрации. Целью контроля является обеспечение оперативного и качественного исполнения поручений, содержащихся в распорядительных документах администрации города.

Контроль за исполнением предусматривает:

постановку документа на контроль;

промежуточные проверки и корректировки хода его исполнения;

анализ и обобщение результатов исполнения;

своевременное информирование руководителей администрации о ходе выполнения поручений;

снятие документов с контроля.

7.3.2. На контроль может быть поставлено все постановление (распоряжение) главы городского самоуправления или его отдельные пункты (поручения).

7.3.3. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа и должен быть указан в тексте документа по какое число включительно.

Срок исполнения поручения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц. Плановый срок контроля исполнения документа в целом должен соответствовать максимальному сроку исполнения поручении по данному документу, если этот срок не превышает трех месяцев со дня подписания документа.

По документам длительного действия первый плановый срок контроля за исполнением документа в целом устанавливается три месяца со дня подписания документа. Последующие сроки контроля определяются по результатам промежуточного анализа исполнения руководителем администрации, осуществляющим контроль за исполнением документа.

При необходимости изменения срока выполнения поручения или документа в целом ответственный исполнитель данного поручения должен не позднее, чем за 3 дня до истечения срока, представить на имя руководителя, осуществляющего контроль за исполнением, просьбу о продлении срока с указанием объективных причин. Решение о продлении срока исполнения принимает руководитель, которому поручен контроль за исполнением документа.

Решение о продлении срока исполнения отдельных поручений или документа в целом представляется советником (консультантом) руководителя или работником, исполняющим эти обязанности, в АСКИД в подлиннике.

7.3.4. Контроль за исполнением поручений осуществляется руководителями администрации или другими должностными лицами, фамилии и должности которых указаны в тексте распорядительного документа.

Если текст документа не содержит фамилии ответственного лица, контролирующего исполнение, контроль возлагается на руководителя администрации, курирующего деятельность подразделения, готовившего данный документ.

7.3.5. Оперативная работа по контролю исполнения поручений осуществляется советниками (консультантами) руководителей или работниками, исполняющими эти обязанности.

На консультанта руководителя при работе с нормативными правовыми актами возлагается выполнение следующих обязанностей:

ознакомить руководителя с документами, поставленными на контроль, в день их получения и передать эти документы с резолюцией руководителя непосредственным исполнителям;

завести папку, в которой будет храниться копия данного постановления и все материалы, характеризующие ход его выполнения;

информировать руководителя о ходе и результатах исполнения контрольных документов ежемесячно, а по оперативным вопросам - по мере необходимости;

подготовить руководителю и в АСКИД по истечении установленных сроков исполнения документов, листы контроля о снятии или информации на продление сроков исполнения;

подготовить и передать исполненные документы для снятия их с контроля в отдел организационной работы и отдел информатизации.

7.3.6. Материалы о ходе исполнения контрольных документов до истечения сроков их исполнения (предварительный контроль) предоставляются в следующем порядке: поручения последующих лет - не реже одного раза в год; последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в квартал; текущего месяца - за десять дней до истечения срока; менее месяца - за три дня до установленного срока или по мере необходимости.

7.3.7. Ежемесячно отдел информатизации в виде машинограмм предупредительного характера направляет данные о ходе и результатах исполнения документов руководителям администрации и ответственным исполнителям.

В машинограммы включен перечень документов, срок исполнения которых наступает в следующем контролируемом периоде, а также перечень неисполненных документов в текущем.

7.3.8. Ежеквартально отдел организационной работы готовит проект постановления главы городского самоуправления о снятии с контроля исполненных постановлений и распоряжений, а также служебную записку на имя управляющего делами с анализом результатов контроля за исполнением документов, за соблюдением сроков их исполнения. В случае необходимости записка рассылается руководителям подразделений.

Постановления и распоряжения считаются исполненными и снимаются с контроля в том случае, когда решены все поставленные в них вопросы и об этом извещены все заинтересованные организации и лица.

7.3.9. Снятие документа с контроля не означает прекращения его действия. Основанием для снятия с контроля распорядительного документа является лист контроля (приложение 8), который оформляется в двух экземплярах советником (консультантом) руководителя, осуществляющего контроль за исполнением документа. Форма листа контроля согласовывается с управлением делами администрации. Лист контроля должен содержать исчерпывающие сведения по исполнению документа, а также перечень дополнительных материалов (информации от исполнителей), прилагаемых к листу контроля.

Лист контроля должен быть подписан руководителем, осуществляющим контроль за исполнением документа в целом.

7.3.10. Предприятия, учреждения, организации, общественные объединения, органы местного самоуправления, их должностные лица, граждане несут перед администрацией города ответственность за невыполнение решений органов городского самоуправления, нарушение сроков их исполнения.

7.4. Контроль исполнения служебных документов

7.4.1. Ответственными за своевременное и качественное исполнение документов и поручений по ним являются заместители главы администрации города и руководители подразделений администрации города.

7.4.2. Контроль за исполнением документов и поручений по ним осуществляет советник или консультант заместителя главы администрации города или руководителя соответствующего подразделения.

7.4.3. Подлинники поручений главы городского самоуправления и его заместителей и подлинники документов, по которым даны поручения, направляются должностным лицам, которым даны поручения. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то должностному лицу, указанному в поручении первым, направляются подлинник поручения и подлинник документа, другим - копии поручения и документа.

7.4.4. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей. Ответственный исполнитель может подготовить один ответ с визами соисполнителей.

Подлинники поручений, документов вместе с ответом возвращаются в канцелярию администрации. Заявителю обязательно дается ответ.

7.4.5. Направление исполнителям служебных документов осуществляет канцелярия администрации города или подразделения в день подписания поручения и регистрации, а с пометкой "Срочно" - незамедлительно. В компьютере или соответствующем журнале делается отметка.

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания.

Срок исполнения поручения, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой "Срочно" исполняются в течение трех дней, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней.

Поручения, содержащие в тексте конкретную дату или ссылку на определенное мероприятие, исполняются в соответствии с указанным сроком.

7.4.6. Если поручение (документ) не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ.

Промежуточный ответ передается в канцелярию администрации города или подразделения для отметки в компьютере и дальнейшей передачи автору резолюции.

Промежуточный ответ не является основанием для признания поручения (документа) исполненным.

Продление сроков исполнения поручения производится на основании представления через канцелярию на имя автора поручения мотивированной просьбы о продлении этого срока и причинах отсрочки, причем не позднее, чем за 2-3 дня до истечения ранее установленного срока. Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, установившем срок. Канцелярия сообщает о принятом решении исполнителю; возвращает ему для приобщения к делу рассмотренную записку о продлении срока и вносит коррективы в регистрационно-контрольную карточку на компьютере.

7.4.7. Ответы на поручения руководителей администрации города и подразделений в установленном порядке регистрируются в канцелярии администрации города или подразделения и направляются вместе с оригиналом первичного документа соответствующему руководителю.

Ответ с пометкой на нем (или на первичном документе) о результатах рассмотрения руководителем, вместе с оригиналом первичного документа возвращается через канцелярию администрации города или подразделения ответственному исполнителю для дальнейшей работы.

7.4.8. Документы и поручения считаются исполненными лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.

После исполнения документ снимается с контроля. Снять документ с контроля может только тот руководитель, который давал поручение. В канцелярию передается оригинал документа и подлинники соответствующих документов, относящихся к нему, для переотметки и приобщения "в дело".

7.4.9. Данные о ходе и результатах исполнения документов еженедельно обобщаются канцелярией и направляются руководителям администрации и ответственным исполнителям в виде машинограмм с перечнем неисполненных документов.

7.4.10. Ответственный за ведение делопроизводства в подразделении администрации не реже 1 раза в неделю сверяет наличие документов, находящихся на исполнении работников, с данными, занесенными в компьютер или записями в журнале, составляет и докладывает руководителю подразделения сводку прохождения и исполнения документов.

7.4.11. Канцелярия администрации города ежемесячно обеспечивает учет, анализ и обобщение результатов контроля за исполнением документов, подготовку служебных записок о соблюдении требований исполнительской дисциплины, использованию действующих нормативных актов по подготовке, оформлению и срокам исполнения документов, снятию их с контроля.

8. Порядок составления и утверждения номенклатурных дел

8.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения и составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве.

Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел со сроками хранения, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

8.2. В номенклатуру включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации.

8.3. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, которым присваиваются номера в соответствии со схемой построения номенклатуры дел.

Каждая статья номенклатуры имеет индекс, заголовок дела и срок хранения. Индекс состоит из номера подразделения администрации и цифрового обозначения вопроса.

8.4. Номенклатура дел (приложение 9) подразделения администрации разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении, подписывается руководителем и сдается в ведомственный архив до 01 февраля текущего года.

8.5. Сводная номенклатура дел администрации города составляется заведующим архивом на основании номенклатур дел подразделений, ею подписывается и после одобрения экспертно-контрольной комиссией администрации города и городского Совета направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного управления администрации Омской области и утверждается управляющим делами администрации города.

8.6. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения администрации получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.

8.7. В течение года по согласованию с архивом в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

Сводная номенклатура дел пересогласовывается с архивным управлением не реже чем раз в 5 лет.

При изменении структуры администрации города в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения.

9. Формирование дел, передача в архив,
использование архивных документов

9.1. Формирование дел в подразделениях

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

9.1.2. Дела формируются в подразделениях ответственными за ведение делопроизводства в течение года.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством ведомственного архива, а при необходимости государственным архивом Омской области.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

9.1.3. При формировании дел необходимо соблюдать основные требования:

документы постоянного и временного сроков хранения группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года;

дело должно содержать не более 200 листов.

9.1.4. Внутри дела документы расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

9.1.5. Распоряжения главы городского самоуправления по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу (командировки, отпуска).

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в порядке алфавита по фамилиям.

9.1.6. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документ запросом. Все ходатайства по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в разное время года, подшиваются вместе, в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

9.2. Передача дел в ведомственный архив

9.2.1. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в ведомственный архив подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Оформление дел производится работниками службы делопроизводства структурных подразделений, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

9.2.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление предусматривает:

пересистематизацию документов;

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи дела;

оформление обложки дела.

9.2.3. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: дело допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9.2.4. При подготовке дела к сдаче в архив документы постоянного срока хранения перекладываются в обратном порядке, то есть сверху вниз по хронологии.

9.2.5. При подготовке дел к переплету металлические скрепления удаляются.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюции на них.

9.2.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листов заверительной надписи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист сложенный и подшитый за середину подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке, зачеркивая одной наклонной чертой собственную нумерацию. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела, чистый бланк которой подшит в конце каждого дела (приложение 10).

9.2.7. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом (приложение 11).

На обложке дела указываются:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре;

заголовок дела;

крайние даты заведения и окончания дела;

количество листов в деле (из заверительной надписи);

срок хранения дела (из номенклатуры).

9.2.8. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители подразделений несут ответственность за сохранность документов и дел.

9.2.9. Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в структурных подразделениях администрации города. Затем дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу сдаются в ведомственный архив. Их передача производится по описям в январе следующего года. По результатам экспертизы ценности составляются опись дел постоянного хранения, описи дел по личному составу отдельно на дела отдела кадров и бухгалтерии, а также акты о выделении к уничтожению.

9.2.10. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный архив не подлежит, а по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке по акту (приложение 12), который согласуется с экспертно-контрольной комиссией и утверждается ее председателем.

9.2.11. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в ведомственный архив заведующим архивом предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации.

9.2.12. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется акт (приложение 13).

9.2.13. Дела, увязанные в связки, доставляются сотрудниками структурных подразделений в ведомственный архив.

9.2.14. В ведомственном архиве на основе описей дел структурных подразделений составляются и оформляются годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения и дел по личному составу.

9.3. Использование архивных документов

9.3.1. Дела и копии документов, хранящихся в архиве, предоставляются сотрудникам администрации города для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного месяца) вне архива.

9.3.2. Работники администрации города несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.

При увольнении работник администрации города обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.

10. Организация приема, регистрации писем
и обращений граждан

10.1. Рассмотрение писем граждан в администрации города ведется в соответствии с Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Омской области "Об обращениях граждан", Положением об отделе по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан администрации города.

10.2. Поступившие письма граждан регистрируются в отделе по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан администрации города в компьютере.

Письма граждан, имеющие сопроводительные письма из Законодательного Собрания, городского Совета, общественных организаций и движений, средств массовой информации, других организаций, предприятий, а также из органов государственной власти, регистрируются в отделе по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан в компьютере.

При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов. На письме в правом нижнем углу проставляется штамп установленного образца. В нем ставится порядковый номер и дата поступления.

Конверты от поступивших документов уничтожаются.

10.3. Зарегистрированные письма в зависимости от содержания направляются специалистами отдела главе городского самоуправления или его заместителям для рассмотрения или подготовки поручений исполнителям. Поручения, их копии вместе с письмами граждан консультанты (советники) руководителей администрации передают в отдел по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан (общественная приемная) для внесения в компьютер. Жалобы на заместителей главы администрации города направляются главе городского самоуправления.

Если поручение по письму дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению координирует исполнитель, указанный в резолюции первым.

10.4. Не разрешается передавать письма исполнителям, минуя отдел по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан.

10.5. Письма граждан, где поставлены вопросы, разрешение которых не входит в компетенцию городской администрации, отделом по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан переадресовываются в соответствующие органы для их разрешения. В обязательном порядке требуется возврат подлинников вместе с ответом о результатах рассмотрения. Сопроводительные письма подписываются главой городского самоуправления, заместителями или с их разрешения консультантом (советником) руководителя.

Письма граждан не направляются на рассмотрение организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.

10.6. Письма граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их первичной регистрации, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки, безотлагательно, не более 15 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более, чем на один месяц, о чем сообщается автору. Обращения граждан направляются на исполнение с контролем.

Закрывает их "в дело" руководитель администрации, контролирующий данный вопрос. Дело хранится в архиве отдела по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан.

Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме.

10.7. Запись граждан на прием по личным вопросам к главе городского самоуправления, его заместителям осуществляется работниками отдела по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан ежедневно в определенные часы.

Прием граждан по личным вопросам руководителями администрации ведется ежедневно, кроме выходных, по утвержденному главой городского самоуправления графику.

Учет посетителей и высказанных ими предложений на личном приеме ведется на компьютере и на карточках установленной формы. Карточки заполняются консультантами руководителей, сдаются в отдел по обращениям граждан для их регистрации и в обязательном порядке должны быть подписаны руководителями, ведущими прием.

Переданное на приеме посетителем письменное заявление учитывается и рассматривается в установленном порядке в соответствии с Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Омской области "Об обращениях граждан".

10.8. Отдел по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан ведет анализ поступающих обращений граждан, еженедельно представляет руководителям анализ и обобщение поступающей почты, сведения о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан.

11. Организация работы с кадровой документацией

11.1. Структура управления городским хозяйством утверждается постановлением главы городского самоуправления.

11.2. Самостоятельное структурное подразделение администрации города имеет положение о структуре, штатное расписание, должностные инструкции на каждую муниципальную должность.

11.3. Заместители главы администрации города, директора департаментов и их заместители, руководители самостоятельных структурных подразделений и их заместители назначаются и освобождаются от должности главой городского самоуправления на основании постановления или распоряжения, представляемого управляющим делами администрации города после предварительного собеседования и оформления соответствующих документов в отделе кадров управления делами, согласования с заместителем главы администрации города, курирующего соответствующую отрасль.

11.4. Личное дело муниципального служащего оформляется и ведется кадровой службой или специально назначенным работником самостоятельного структурного подразделения.

11.5. В личное дело включаются:

документы о назначении, перемещении, увольнении, отпусках, командировках, поощрениях и наградах, взысканиях;

собственноручно заполненные анкета и автобиография, заявление служащего;

копии документов об образовании, ученой степени, звании, переподготовке;

документы, характеризующие трудовую деятельность служащего (заключение аттестационной комиссии, характеристики, отзывы, представления и др.);

справка, содержащая сведения о соблюдении гражданином установленных законодательством ограничений, связанных с замещением муниципальной должности муниципальной службы.

11.6. При переводе муниципального служащего на новую должность муниципальной службы личное дело передается по новому месту муниципальной службы.

11.7. Начальники, заведующие отделами, их заместители, советники, консультанты, главные и ведущие специалисты аппарата администрации города Омска принимаются и увольняются с работы управляющим делами администрации города на основании приказа по управлению делами после предварительного собеседования и оформления документов в отделе кадров управления делами, согласования с заместителями главы администрации города, руководителем подразделения и информации управляющего делами главе администрации города.

11.8. Другие работники аппарата управления делами администрации города принимаются и увольняются с работы на основании приказа по управлению делами администрации города после предварительного собеседования и оформления документов в отделе кадров, согласования с заместителем управляющего делами.

11.9. Отпуска служащим, перечисленным в п. 11.3, предоставляются на основании распоряжения главы городского самоуправления.

11.10. Остальным категориям работников аппарата администрации города очередные отпуска предоставляются на основании приказа управляющего делами по заявлению работника, предварительно согласованному с отделом кадров, руководителем подразделения администрации.

11.11. Ознакомление работников с приказами ведется под роспись.

11.12. Приказы по управлению делами регистрируются отделом кадров в журналах:

по личному составу, с индексом "лс";

по отпускам, командировкам, поощрениям, взысканиям, с индексом "к":

по приему делегаций, с индексом "д".

11.13. Кадровой службой на каждого работника ведется статистическая карточка формы Т-2.

11.14. Трудовые книжки работников регистрируются в журнале, хранятся в отдельном сейфе, при увольнении выдаются работникам под роспись.

Ознакомление работников с записями в трудовых книжках производится не реже одного раза в 2 года.

11.15. Приказы по личному составу сдаются в ведомственный архив по истечении календарного года, личные дела и карточки (формы Т-2) - через год после увольнения работника.

Приложение 1

Определения
основных терминов делопроизводства

Акт               - 1) документ, издаваемый государственным органом,

                    должностным лицом в пределах их компетенции в

                    установленной законом форме (постановление,

                    распоряжение и т.д.);

                    2) документ, составленный несколькими лицами и

                    подтверждающий установленные факты или события.

Договор           - документ, фиксирующий соглашение 2-х или более

                    сторон об установлении, изменении или прекращении

                    правоотношений.

Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий

                    какой-либо вопрос с выводами и предложениями

                    составителя.

Инструкция        - правовой акт, издаваемый органом управления,

                    учреждениями, предприятиями, организациями в целях

                    установления правил, регулирующих организационные,

                    научно-технические, финансовые и иные специальные

                    стороны их деятельности, должностных лиц и граждан.

Письмо            - обобщенное наименование различных по содержанию

                    документов, служащих средством общения между

                    учреждениями, частными лицами.

Положение         - правовой акт, устанавливающий основные правила

                    организации и деятельности государственных органов,

                    структурных подразделений органов (а также

                    нижестоящих учреждений, предприятий, организаций).

Постановление     - правовой акт, принимаемый высшими и центральными

                    органами коллегиального управления, в целях

                    разрешения наиболее важных и принципиальных задач,

                    стоящих перед данными органами, и установления

                    стабильных норм, правил поведения.

Правила           - свод обязательных для выполнения требований, норм.

Приказ            - правовой акт, издаваемый руководителем учреждения,

                    действующего на основе единоначалия в целях

                    разрешения основных и оперативных задач, стоящих

                    перед данным органом.

Протокол          - документ, содержащий последовательную запись хода

                    обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях,

                    совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Распоряжение      - правовой акт, издаваемый единолично руководителем

                    коллегиального органа управления с целью разрешения

                    оперативных вопросов. Имеет ограниченный срок

                    действия и касается узкого круга организаций и

                    должностных лиц.

Регламент         - это свод правил.

Сводка            - документ, представляющий собой обобщенные данные по

                    одному вопросу.

Соглашение        - см. договор.

Справка           - документ, содержащий описание или подтверждение тех

                    или иных фактов и событий.

Устав             - правовой акт, определяющий структуру, функции и

                    права города, учреждения, организации.

Указание          - правовой акт, издаваемый органом государственного

                    управления по вопросу информационно-методического

                    характера, а также по вопросу, связанному с

                    исполнением приказов, инструкций и других актов

                    данного органа и вышестоящих органов управления.

Приложение 2

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

Акты        (проверок и ревизий; приема законченных строительством

            объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел;

            ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

Договоры    (о производстве работ, материально-техническом снабжении,

            аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом

            сотрудничестве; материальной ответственности и т.д.).

Задания     (на проектирование объектов, технических сооружений;

            капитальное строительство; заявки на оборудование; на

            проведение научно-исследовательских работ; техническое

            и т.д.).

Инструкции  (должностные; по делопроизводству; технике безопасности;

(правила)   внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Нормативы   (расхода сырья, материалов, электроэнергии;

            технологического проектирования и т.д.).

Отчеты      (о производственной деятельности, командировках и т.д.).

Перечни     (должностей работников с ненормированным рабочим днем;

            предприятий, на которые распространяются определенные льготы;

            типовых документов, образующихся в деятельности администрации

            с указанием сроков хранения и т.д.).

Планы       (производственные; строительно-монтажных,

            проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ;

            доходов по жилищно-коммунальному ремонту, работы коллегии,

            научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

Положения   (об администрации, структурном подразделении; премировании

            и т.д.).

Программы   (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

Сметы       расходов (на содержание аппарата управления, зданий,

            помещений, использования средств, на строительство и т.д.).

Структура   и штатная численность.

Штатное     расписание и изменения к нему.

Приложение 3

Примерный перечень
документов, на которых ставится гербовая печать*

Акты              (приема законченных строительством объектов,

                  оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы

                  и т.д.).

Доверенности      (на получение товарно-материальных ценностей, ведение

                  дел в арбитраже и т.д.).

Договоры          (о материальной ответственности, поставках, подрядах,

                  научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений;

                  о производстве работ и т.д.).

Задания           (на проектирование объектов, технических сооружений;

                  капитальное строительство; технические и т.д.).

Заявки            (на оборудование).

Заявления         (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

Заключения и      отзывы организаций на диссертации и авторефераты,

                  направляемые в высшую аттестационную комиссию.

Образцы           оттисков печатей и подписей работников, имеющих право

                  совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма            гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения         (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные, сводные,

                  в банк; на получение и перевод валюты, на импорт

                  и т.д.).

Положения         о структурных подразделениях.

Протоколы

Реестры           (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

Смета             расходов (на содержание аппарата управления; на

                  подготовку и освоение производства новых изделий;

                  на калькуляцию к договору; на капитальное строительство

                  и т.д.).

Справки           (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании

                  бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной

                  и причитающейся зарплате и т.д.).

Спецификации      (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки

Штатные расписания и изменения к ним.

* В организациях, не имеющих гербовой печати, ставится простая круглая печать

Приложение 4

Перечень
документов, не подлежащих регистрации в канцелярии
администрации города

 1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня,  кроме присланных

    из органов государственной власти.

 2. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы.

 3. Графики, заявки, разнарядки.

 4. Сводки и информации, присланные для сведения.

 5. Учебные планы, программы.

 6. Рекламные материалы.

 7. Книги, газеты, журналы.

 8. Объяснительные записки.

 9. Документы на иностранных языках без перевода.

10. Планы основных мероприятий управлений, комитетов, отделов.

Приложение 5

Журнал
регистрации входящих документов

N п/п	Дата поступления и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Кому направлен документ, резолюция	Отметка об исполнении
---	-------------	---------------	-------------	-----------	-----------

Приложение 6

Входящая корреспонденция

                                                Маш. номер

  Приемная N                  Входящий N        Получен

  пост. док.                  Дата поступ. док.

  Корреспондент

  Откуда поступил

  Содержание

  Рез. 1 от

  ___ срок

  Автор                                          Отметка      Признак

  Куда отпр.

  Исполнители

  Пер./возв.

  Рез. 2 от

  ___ срок

  Автор                                          Отметка      Признак

  Куда отпр.

  Исполнители

  Пер./возв.

  Рез.З от

  ___ срок

  Автор                                          Отметка      Признак

  Куда отпр.

  Исполнители

  Пер./возв.

  Отм. Об исполн.

  Характер исп.               N дела             Дата

Приложение 7

Журнал
регистрации исходящей корреспонденции

N п/п	Адресат (кому)	Краткое содержание (заголовок)	Кто подписал	Индекс
-----	-------------	-----------------------	---------------	-----------

Приложение 8

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ОМСКА

  --------------------------------------------------------------------

                        ЛИСТ КОНТРОЛЯ N _______

     Постановление от _______________ N _________

     На кого возложен контроль руководством ____________________________

     ___________________________________________________________________

     Поручения по выполнению постановления _____________________________

     Заключение о выполнении ___________________________________________

     ___________________________________________________________________

     ___________________________________________________________________

     ___________________________________________________________________

     Подпись руководителя _______________________________

Приложение 8 (продолжение - оборотная сторона)

Отметка о выполнении поручения руководителя:

Дата	Наименование мероприятия	Ответственный исполнитель
1	2	3

     Консультант (советник) руководителя _______________________________

     Отметка АСКИД "___"_____________ 199__ г.

     Снято с контроля "___"___________ 199__ г. постановлением главы

     городского самоуправления от "___"__________ 199__ г. N ____

     Заместитель заведующего

     отделом организационной работы _______________________________

Приложение 9

Администрация города

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_____________________

 (место составления)

на ________ год

Название раздела
Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню 1	Примечание
1	2	3	4	5

   Наименование должности руководителя                 Инициалы,

   структурного подразделения             Подпись      фамилия

-------------------------------------------------------------------------

1. Название перечня: Перечень типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений и организаций, предприятий с указанием сроков хранения. М., 1989 г.

Приложение 10

     Лист-заверитель дела N __________________

     В деле подшито (вложено) и пронумеровано __________________________

                                                (цифрами и прописью)

________________________________________________________________________

листа (ов)

в том числе: литерные листы ____________________________________________

пропущенные номера _____________________________________________________

     Наименование должности лица,                           Расшифровка

     составившего заверительную надпись          Подпись    подписи

     Дата

Приложение 11

 
 /--------------------\
      __________________________             |  __________        |     
      __________________________             |  __________        |     
      __________________________             |  __________        |     
         наименование архива                 |                    |     
                                             \--------------------/     
                                                                        
                                                                        
      ____________________________________________________________      
      ____________________________________________________________      
      ____________________________________________________________      
      ____________________________________________________________      
                        Наименование учреждения                         
                     и структурного подразделения                       
                                                                        
                       Дело N ____  Том N _____                         
                                                                        
                                                                        
      ____________________________________________________________      
      ____________________________________________________________      
      ____________________________________________________________      
      ____________________________________________________________      
      ____________________________________________________________      
      ____________________________________________________________      
                           (заголовок дела)                             
                                                                        
                                                                        
                           _______________________________________      
                           _______________________________________      
                                       (крайние даты)                   
    /-------------------\                                               
    | Ф. N __________   |              На ____________ лист             
    | Оп. N _________   |              хранить ____________             
    | Д. N __________   |                                               
    |                   |                                               
    \-------------------/

Приложение 12

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА

АКТ                                               УТВЕРЖДАЮ

_________ N _________                             Управляющий делами

_____________________                             Подпись   Расшифровка

 (место составления)                                        подписи

о выделении к уничтожению                         Дата

документов, не подлежащих хранению

     На основании Перечня типовых документов, образующихся в деятельности

учреждений с указанием сроков хранения

отобраны к уничтожению  как  не  имеющие  научно-технической  ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда администрации города

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенк- латуры) за год(ы)	Индекс дела (тома,части) по номенкла- туре или N дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хра- нения дела (тома, час- ти) и номе- ра статей по перечню	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого __________________________ дел за ______________________ годы

          (цифрами и прописью)

Документы в количестве ______________________________________ дел, весом

                                  (цифрами и прописью)

_____________________________ кг сданы в _______________________________

                                           (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________________________

N ___________________________

     Наименование должности работника

     подразделения, сдавшего документы     Подпись    Расшифровка подписи

     Заведующая архивом                    Подпись    Расшифровка подписи

     Дата

     ОДОБРЕНО

     Протокол ЭКК администрации города

     от __________________ N _________

Приложение 13

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА

АКТ                                               УТВЕРЖДАЮ

____________ N _______________                    Управляющий делами

______________________________                    Подпись    Расшифровка

    (место составления)                                      подписи

о необнаружении дел, пути                         Дата

розыска которых исчерпаны

     В результате __________________________________________  установлено

отсутствие перечисленных ниже  дел.  Предпринятые  всевозможные  меры  по

розыску дел положительных результатов не дали,  в  связи  с  чем  считаем

возможным снять с учета

N п/п	Заголовок дела	Дата дела	Количество листов в деле	Предполагаемые причины отсутствия дела
1	2	3	4	5

     Итого __________________________________________________________ дел

                               (цифрами и прописью)

     Содержание утраченных  материалов  может  быть  частично  восполнено

следующими делами: ______________________________________________________

                               (групповые заголовки)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Лицо, ответственное за учет         Подпись      Расшифровка подписи

  СОГЛАСОВАНО*                          ОДОБРЕНО

  Протокол ЭПК архивного управления     Протокол ЭКК администрации города

  от ____________ N __________          от _________________ N _______

     Изменения в учетные документы архива внесены

     Заведующий архивом

     Дата                  Подпись               Расшифровка подписи

* В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.