Постановление главы городского самоуправления г. Омска от 8 апреля 1999 г. N 106-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Омска" (утратило силу)

Постановление главы городского самоуправления г. Омска
от 8 апреля 1999 г. N 106-п
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в администрации города Омска"

ГАРАНТ:

Постановлением главы городского самоуправления г. Омска от 24 июля 2000 г. N 339-п настоящее постановление признано утратившим силу

В целях дальнейшего совершенствования работы с документами, постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Омска в новой редакции.

2. Управлению делами администрации города (Тимофеев В.Е.).

2.1. Обеспечить методическое руководство делопроизводством в аппарате администрации города и контроль за соблюдением требований Инструкции.

2.2. Довести Инструкцию по делопроизводству до сведения всех руководителей администрации города и других структурных подразделений администрации, глав администраций административных округов.

3. Рекомендовать структурным подразделениям администрации города при разработке инструкции по делопроизводству использовать основные положения настоящей Инструкции.

4. Контроль за выполнением данного постановления возложить на заместителя главы администрации города, управляющего делами администрации города Тимофеева В.Е.

5. Постановление главы городского самоуправления от 23.04.98 N 144-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Омска" считать утратившим силу.

В.П. Рощупкин

Утверждено

Постановление главы

городского самоуправления

города Омска

от 08.04.99 г. N 106-п

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Омска

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и обращениями физических и юридических лиц в отделах, управлениях и других структурных подразделениях администрации города.

Положения настоящей инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи машинных носителей информации.

1.2. Документационное обеспечение администрации города, контроль за соблюдением в структурных подразделениях администрации города единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на общий отдел управления делами.

1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей инструкцией, обязательны для всех работников подразделений администрации.

Работники подразделений администрации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной информации. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения.

Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководителя передать неисполненные документы другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядок работы с документами и обращениями физических и юридических лиц в аппарате администрации города в целом возлагается на заместителя управляющего делами, начальника общего отдела, а в структурных подразделениях - на их руководителей.

Делопроизводство в подразделениях администрации осуществляется заведующей канцелярией либо иным должностным лицом, определяемым руководителем подразделения.

Обязанности и права такого работника определяются должностными инструкциями.

2. Документация администрации города

2.1. Деятельность администрации города обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу (приложение 1). Состав документационной базы определяется компетенцией администрации города, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей администрации города.

2.2. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией администрация города издает нормативные правовые акты: постановления, распоряжения.

Постановления издаются главой городского самоуправления (в его отсутствие - первым заместителем). Распоряжения издаются главой городского самоуправления, первыми заместителями главы администрации, заместителем главы администрации города, директором департамента недвижимости в соответствии с распределением полномочий.

2.3. Распорядительная деятельность структурного подразделения (департамента, управления) документируется посредством издания приказов. Приказы издаются по административно-хозяйственной деятельности в пределах компетенции своего структурного подразделения. Подписанный приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается прописными буквами на отдельной строке. После слова "ПРИКАЗЫВАЮ" ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо или структурное подразделение) и срок исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные), могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

В нижней части последнего листа приказа печатается фраза: "С приказом ознакомлен __________ ФИО (лица, ознакомленного с приказом). Копии приказов по личному составу хранятся в личных делах сотрудников администрации.

Департаменты администрации города передают копии своих приказов по личному составу в отдел кадров управления делами администрации города. Они также хранятся в личных делах.

3. Общие правила подготовки и оформления документов

3.1. Документ принимается к делопроизводству при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации - автора, название вида документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись.

3.2. Бланки документов

Документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ.

В секторе канцелярии общего отдела управления делами администрации города (далее по тексту - канцелярия) бланки служебных документов нумеруются на оборотной стороне листа. Бланки получают советники руководителей под роспись, не более 10 шт. и после отчета по использованию предыдущих бланков. За использованные бланки советники отчитываются ежемесячно. Бланки нормативных правовых актов администрации города (постановления, распоряжения главы городского самоуправления, распоряжения первых заместителей главы администрации города, заместителя главы администрации города, директора департамента недвижимости) нумеруются и выдаются протокольным сектором общего отдела управления делами администрации города. Бланки приказов управления делами находятся в отделе кадров управления делами администрации. Бланками приказов пользуются только работники отдела кадров.

В администрации города имеются 9 видов бланков:

"Глава городского самоуправления (мэр)" (подписывает мэр города, печатаются инициалы и фамилия мэра) (приложение 2);

"Первый заместитель главы администрации города Омска" (подписывает первый заместитель главы администрации, печатаются инициалы и фамилия первого заместителя главы администрации города) (приложение 3);

"Администрация города Омска" (подписывают заместители главы администрации, руководители управлений, департаментов, отделов администрации города Омска с полным указанием должности, инициалов и фамилии) (приложение 4);

"Управление делами" (бланк подписывает заместитель главы администрации, управляющий делами или его заместитель, начальник общего отдела администрации города) (приложение 5);

Постановление главы городского самоуправления (Мэра) (подписывает глава городского самоуправления) (приложение 6);

Распоряжение главы городского самоуправления (Мэра) (подписывает глава городского самоуправления) (приложение 7);

Распоряжение первого заместителя главы администрации города (подписывают первые заместители главы администрации города) (приложение 8);

Распоряжение заместителя главы администрации (подписывает заместитель главы администрации, директор департамента недвижимости) (приложение 9);

Приказ по аппарату управления делами администрации города Омска (приложение 10).

Испорченные бланки сдаются в канцелярию, протокольный сектор или отдел кадров управления делами администрации, где их отмечают в журнале учета бланков. Списанные бланки уничтожаются согласно акту, утвержденному заместителем управляющего делами, начальником общего отдела.

3.3. Оформление реквизитов документов:

3.3.1. Изображение герба

Изображение герба помещается на верхнем поле нормативных правовых актов (постановления, распоряжения) и письма.

3.3.2. Наименование организации.

3.3.3. Наименование структурного подразделения.

3.3.4. Индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер факса, номер телефона.

3.3.5. Название вида документа.

3.3.6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания; для утверждаемого документа - дата утверждения.

На документе указывается дата его подписания, проставляемая тремя парами цифр, разделенных точками, в последовательности: число, месяц, год (например, 13.03.97).

3.3.7. Индекс

Отправляемому из подразделения администрации документу в канцелярии присваивается исходящий номер, который состоит из индекса подразделения, номера согласно номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера (например, 02-08/164 или 12-01-06/872).

3.3.8. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

3.3.9. Адресат

При адресовании документа наименование организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Адрес печатается в правом верхнем углу документа.

     Например:

                                                    Министерство культуры

                                                    Российской Федерации

                                                    Отдел библиотек

                                                    Начальнику

                                                    Петрову А.И.

В ответах на обращения граждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата, если они известны. На документе в его адресной части может быть указано не более четырех адресов, при этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. В случае направления документа большему числу адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается указатель рассылки.

3.3.10. Гриф утверждения

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки и даты.

     Например:

                                       УТВЕРЖДАЮ

                                       Заместитель главы администрации

                                       города Омска

                                       личная подпись, инициалы, фамилия

                                       ---------------

                                       12.05.97

При утверждении документа приказом или постановлением гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" (без кавычек), названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

                                           УТВЕРЖДЕНО

                                           Постановление главы городского

                                           самоуправления города Омска

                                           от 20.06.97 N 870-п

Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов (приложение 11).

3.3.11. Резолюция

В резолюции даются указания по исполнению документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

3.3.12. Заголовок к тексту

Исполнитель составляет к документам заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос "о чем": "Об изменении ...", "О выделении ...".

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. В документе, отражающем несколько вопросов, наряду с заголовком составляются подзаголовки. Их пишут в левой части листа, не прерывая текста.

3.3.13. Отметка о наличии приложения

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме: Приложение: на ...... л. (листах), в .... экз. Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров каждого.

     Приложения: 1. Штатное расписание ... на 4 л. в 3 экз.

                 2. Смета расходов ... на 3 л. в 3 экз.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

3.3.14. Подпись

При подписании документов указывается полное наименование должности и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Служебные документы подписываются руководителями администрации города или структурных подразделений. Подписывается, как правило, только первый экземпляр, с которого могут быть сняты копии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

     Заместитель главы администрации,

     управляющий делами                   подпись      В.Е. Тимофеев

     Главный бухгалтер                    подпись      Г.В. Яковенко

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор фирмы "Маяк"                Директор ОАО "Электрон"

подпись       А.И. Иванов            подпись        М.Б. Егоров

Экземпляры документов (постановлений, распоряжений), остающихся в делах администрации, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования, за исключением копий исходящих писем, которые вместо подписи содержат отметку о завершении копий.

В документ, составленный комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии               подпись       Н.В. Куликов

Члены комиссии:                     подпись       К.М. Артемьева

                                    подпись       С.П. Матвеев

                                    подпись       В.А. Филатов

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ ("Зам.", "И.о.") и его фамилия. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

3.3.15. Гриф согласования

Гриф согласования располагается слева, ниже подписи, на лицевой стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления

капитального строительства

__________ И.К. Иванов

(подпись)

12.04.97

или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

(наименование коллегиального органа)

30.03.98

Если грифов несколько, то они располагаются на отдельном листе согласования.

3.3.16. Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителем. Виза проставляется на 2-м экземпляре на нижнем поле.

3.3.17. Печать

Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.

В делопроизводстве администрации города применяются печати:

гербовая,

управление делами,

канцелярия,

протокольный сектор.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать, приведен в приложении 12.

3.3.18. Фамилия исполнителя, номер его телефона

В левом нижнем углу последнего листа исходящего документа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

3.3.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка "В дело" должна быть подписана и датирована руководителем администрации, контролирующим данный вопрос.

3.3.20. Отметка о поступлении

Отметка располагается в нижней части первого листа документа и включает наименование организации-получателя документа, дату поступления и его индекс.

В процессе подготовки и составления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

4. Подготовка и оформление нормативных правовых актов

4.1. Нормативными правовыми актами администрации города являются постановления и распоряжения главы городского самоуправления, а также распоряжения первых заместителей главы администрации и заместителя главы администрации, директора департамента недвижимости.

4.2. Постановления издаются по вопросам нормативного характера и вопросам, рассчитанным на постоянное и многократное действие.

4.3. Распоряжения издаются по всем остальным вопросам, в том числе: оперативным, организационным, назначения и освобождения от должности заместителей главы и первых руководителей структурных подразделений.

4.4. Распоряжения могут подписываться первыми заместителями главы администрации города в порядке оперативного руководства по конкретным вопросам.

4.5. Распоряжения о переводе нежилых помещений в жилые и жилых помещений в нежилые, о разрешении реконструкции жилых и нежилых помещений, о предоставлении земельных участков, фактически занимаемых капитальными объектами недвижимости (автозаправочные станции, промышленные предприятия, гаражи, сады и т.п.) в бессрочное пользование и аренду, о предоставлении земельных участков для размещения временных объектов городского и окружного значения подписываются заместителем главы, директором департамента недвижимости администрации города.

4.6. Проекты нормативных правовых актов печатаются исполнителями на простом листе с пометкой в правом верхнем углу: "Проект" в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению этих документов:

4.6.1. К документам составляется заголовок, который должен быть максимально кратким и точным (как правило не более 5-ти строк). Формировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос "о чем": "Об изменении...", "О выделении...", "Об отмене...".

4.6.2. Наименования учреждений и организаций в тексте печатаются полностью, в случае неоднократного их повторения после первого печатания полностью допускаются сокращения, например: общество с ограниченной ответственностью (ООО), муниципальное предприятие тепловых сетей и котельных (МПТСК).

4.6.3. Если одна и та же организация встречается в документе несколько раз, фамилия руководителя употребляется только один раз.

4.6.4. Если в документе имеется пункт о создании комиссии, то фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке и указывается полностью имя и отчество.

4.6.5. Постановления должны обязательно содержать пункт о возложении контроля, сроках исполнения.

Целесообразность постановки распоряжения на контроль определяет ответственный исполнитель путем внесения пункта о возложении контроля.

4.6.6. Проекты нормативных правовых актов визируются ответственными исполнителями.

4.6.7. Приложения к проекту документа печатаются на отдельном листе с пометкой в правом верхнем углу:

                                     ПРИЛОЖЕНИЕ

                                     к постановлению (распоряжению) главы

                                     городского самоуправления

                                     от _______________ N _______

или

                                  ПРИЛОЖЕНИЕ

                                  к распоряжению

                                  первого заместителя (заместителя) главы

                                  администрации города Омска

                                  от _______________ N _________

4.7. Проекты нормативных правовых актов визируются ответственным исполнителем и согласовываются с должностными лицами, имеющими отношение к данному вопросу, первыми заместителями главы администрации в пределах своей компетенции, руководителем аппарата советников главы городского самоуправления, контрольно-правовым управлением и организационным отделом управления делами.

Проекты постановлений, связанных с реорганизацией системы управления, в обязательном порядке согласовываются с отделом кадров.

Все замечания, разногласия и предложения фиксируются в листе согласования. Не допускается при согласовании разбивка листа согласования на отдельные экземпляры по руководителям.

Для согласования проекта нормативного правового акта к нему составляется сопроводительное письмо и передается для дальнейшей работы через канцелярию своего подразделения.

Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего и дату.

В случае отсутствия лица, имеющего право подписи, в документе указывается фамилия и должность лица, которое будет фактически визировать документ. Не допускается визировать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются".

Срок согласования не должен превышать 3-х дней, за исключением документов, по которым требуется дополнительное рассмотрение, но не более 10 дней.

Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций.

Приложение к проекту документа визируется ответственным исполнителем и подписывается заместителем главы администрации, управляющим делами администрации города Омска.

4.8. К проекту документа прилагается подготовленная ответственным исполнителем справка с кратким изложением необходимых сведений: название, кто его внес, кто исполнитель. Проект документа вместе со справкой, материалами, листом согласования и указателем рассылки сдается советником (консультантом) руководителя в протокольный сектор.

При составлении листа рассылки ответственный исполнитель должен учитывать, что все постановления в обязательном порядке направляются:

представителю президента РФ;

в администрацию Омской области;

в прокуратуру города Омска;

в Омский городской Совет;

в контрольную базу АСКИД (группа контроля).

Распоряжения в обязательном порядке направляются:

в прокуратуру города Омска;

в Омский городской Совет;

в контрольную базу АСКИД (группа контроля), если в распоряжении имеется пункт о возложении контроля.

Ответственность за качество подготовки документов, полноту согласования и листа рассылки несет руководитель подразделения, готовящего документ.

4.9. Документ издается в новой редакции, если в него вносятся изменения более одного раза.

4.10. Проекты распорядительных документов передаются протокольным сектором для перепечатывания на бланк в машинописный сектор.

Бланки постановлений и распоряжений изготавливаются с цветным изображением (синий) в типографии, нумеруются на оборотной стороне листа в левой верхней его части, хранятся и выдаются под роспись в протокольном секторе. Учет, выдача и списание бланков ведется в специальном журнале. Списанные бланки уничтожаются согласно акту, утвержденному начальником общего отдела.

4.11. Отпечатанные на бланках проекты постановлений и распоряжений визируются в обязательном порядке заместителем главы администрации, управляющим делами и начальником контрольно-правового управления. Визы проставляются на оборотной стороне первого листа проекта документа в нижней его части.

Полностью подготовленные документы передаются протокольным сектором на подпись главе городского самоуправления (или первым заместителям, заместителю главы администрации, директору департамента недвижимости).

Подписанные документы возвращаются для их оформления и выпуска в протокольный сектор.

4.12. Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется в журналах с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений. К порядковому номеру постановлений добавляется буква "п", распоряжений - "р" распоряжений по кадровым вопросам - "рк". Нормативные правовые акты администрации города вступают в силу со дня подписания, если иное не предусмотрено в самом документе.

Регистрация распорядительных документов, ведение кодификатора и выдача сводок о выпущенных за период времени документах производится с помощью компьютера. Копии постановлений и распоряжений главы городского самоуправления, распоряжений первых заместителей и заместителя главы администрации заверяются печатью протокольного сектора.

Рассылаемые документы направляются адресатам канцелярией согласно указателю рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа.

4.13. Документы, изменяющие или дополняющие ранее принятые, направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы. Замена ранее разосланных документов проводится по указанию заместителя главы администрации, управляющего делами администрации города Омска.

4.14. Документы, хранящиеся в протокольном секторе, представляются сотрудникам администрации города для работы в помещении протокольного сектора или под роспись в журнале выдачи документов во временное пользование на срок не более 2-х дней.

4.15. Копии распоряжений и постановлений администрации выдаются протокольным сектором только по заявке на имя заместителя главы администрации города, управляющего делами или его заместителя - начальника общего отдела на бланке организации.

4.16. Подлинники постановлений и распоряжений хранятся вместе с оригиналами документов, на основании которых они приняты и указателями рассылки в течение календарного года в протокольном секторе, а затем сдаются в ведомственный архив.

5. Контроль исполнения нормативных правовых актов
(постановлений и распоряжений администрации города)

Схема контроля нормативных правовых актов (приложение 13).

5.1. Постановка документа на контроль в администрации города осуществляется путем применения автоматизированной системы контроля исполнения документов (АСКИД), функционирующей в локальной компьютерной сети городской администрации. Целью контроля является обеспечение оперативного и качественного исполнения поручений, содержащихся в нормативных правовых актах администрации города.

Контроль за исполнением предусматривает:

постановку документа на контроль;

промежуточные проверки и корректировки хода его исполнения;

анализ и обобщение результатов исполнения;

своевременное информирование руководителей администрации о ходе выполнения поручений, содержащихся в документе;

снятие документа с контроля.

5.2. На контроль может быть поставлено все постановление (распоряжение) главы городского самоуправления или его отдельные пункты (поручения).

Ответственность за своевременную и полную передачу нормативных правовых актов в отдел информатизации для постановки на контроль несет протокольный сектор общего отдела управления делами. Ответственность за постановку постановлений и распоряжений администрации города, поступивших в группу контроля отдела информатизации, на контроль несет ответственный сотрудник группы контроля.

5.3. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа и должен быть указан в тексте документа по какое число включительно.

Срок исполнения поручения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц. Плановый срок контроля исполнения документа в целом должен соответствовать максимальному сроку исполнения поручений по данному документу, если этот срок не превышает трех месяцев со дня подписания документа.

По документам длительного действия первый плановый срок контроля за исполнением документа в целом устанавливается три месяца со дня подписания документа. Последующие сроки контроля определяются по результатам промежуточного анализа исполнения руководителем администрации, осуществляющим контроль за исполнением документа.

При необходимости изменения срока выполнения поручения или документа в целом ответственный исполнитель данного поручения должен не позднее, чем за 3 дня до истечения срока, представить на имя руководителя, осуществляющего контроль за исполнением, просьбу о продлении срока с указанием объективных причин. Решение о продлении срока исполнения принимает руководитель, которому поручен контроль за исполнением документа.

Решение о продлении срока исполнения отдельных поручений или документа в целом представляется советником (консультантом) руководителя или работником, исполняющим эти обязанности в группе контроля отдела информатизации, в подлиннике.

5.4. Контроль за исполнением поручений осуществляется руководителями администрации или другими должностными лицами, фамилии и должности которых указаны в тексте распорядительного документа.

Если текст документа не содержит фамилии ответственного лица, контролирующего исполнение, контроль возлагается на руководителя администрации, курирующего деятельность подразделения, готовившего данный документ.

5.5. Оперативная работа по контролю исполнения поручений осуществляется советниками (консультантами) руководителей или работниками, исполняющими эти обязанности.

На советника руководителя при работе с нормативными правовыми актами возлагается выполнение следующих обязанностей:

ознакомить руководителя с документами, поставленными на контроль, в день их получения и передать эти документы с резолюцией руководителя непосредственным исполнителям;

завести папку, в которой будет храниться копия данного постановления и все материалы, характеризующие ход его выполнения;

информировать руководителя о ходе и результатах исполнения контрольных документов ежемесячно, а по оперативным вопросам - по мере необходимости;

подготовить руководителю и в АСКИД по истечении установленных сроков исполнения документов, листы контроля о снятии или информации на продление сроков исполнения с приложением к ним нормативно-правового акта;

подготовить и передать исполненные документы для снятия их с контроля в отдел организационной работы и отдел информатизации.

5.6. Материалы о ходе исполнения контрольных документов до истечения сроков их исполнения (предварительный контроль) предоставляются в следующем порядке: поручения последующих лет - не реже одного раза в год; последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в квартал; текущего месяца - за десять дней до истечения срока; менее месяца - за три дня до установленного срока или по мере необходимости.

5.7. Ежемесячно отдел информатизации управления делами в виде машинограмм предупредительного характера направляет данные о ходе и результатах исполнения документов руководителям администрации и ответственным исполнителям.

В машинограммы включен перечень документов, срок исполнения которых наступает в следующем контролируемом периоде, а также перечень неисполненных документов в текущем.

Организационный отдел управления делами формирует "Перечень неисполненных документов и документов с приближающимися сроками исполнения" на предстоящие 10 дней, который рассылается всем исполнителям и руководителям, контролирующим исполнение. Советники (консультанты) руководителей при получении машинограмм в соответствии со сроками исполнения подготавливают письменную информацию о ходе исполнения за подписью руководителя и направляют ее в отдел информатизации управления делами. После регистрации в АСКИД информация передается консультанту руководителя, осуществляющего контроль по данному документу, для анализа, принятия мер и подготовки соответствующих документов.

По итогам анализа данной информации руководителями, на которых возложен контроль, могут быть приняты три вида возможных решений:

снятие документа с контроля;

продление сроков исполнения;

возврат документа на исполнение (в связи с некачественным его исполнением).

5.8. Ежеквартально организационный отдел управления делами готовит проект постановления главы городского самоуправления о снятии с контроля исполненных постановлений и распоряжений, а также служебную записку на имя управляющего делами с анализом результатов контроля за исполнением документов, за соблюдением сроков их исполнения. В случае необходимости записка рассылается руководителям подразделений.

Постановления и распоряжения считаются исполненными и снимаются с контроля в том случае, когда решены все поставленные в них вопросы и об этом извещены все заинтересованные организации и лица.

5.9. Снятие документа с контроля не означает прекращения его действия. Основанием для снятия с контроля нормативных правовых актов является лист контроля (приложение 14), который оформляется в двух экземплярах советником (консультантом) руководителя, осуществляющего контроль за исполнением документа. Форма листа контроля согласовывается с организационным отделом управления делами администрации города. Лист контроля должен содержать исчерпывающие сведения по исполнению документа, а также перечень дополнительных материалов (информации от исполнителей), прилагаемых к листу контроля.

Лист контроля должен быть подписан руководителем, осуществляющим контроль за исполнением документа в целом.

5.10. Продление сроков исполнения документа осуществляется в соответствии с резолюцией руководителя, контролирующего документ, по которой отдел информатизации управления делами вносит изменения в контрольную базу АСКИД.

В случае, когда по какому-либо документу издается дополнение, вносящее изменения в основной контрольный документ, такие изменения вносятся в контрольную базу АСКИД и передаются советникам (консультантам) подразделений, контролирующим документ, и консультанту организационного отдела.

5.11. При возврате руководителями, на которых возложен контроль, документа на надлежащее исполнение он продолжает контролироваться АСКИД согласно срокам исполнения.

5.12. Организационный отдел управления делами осуществляет плановые и выборочные проверки исполнения документов.

Ежеквартально организационный отдел проводит семинары-совещания с приглашением советников (консультантов) руководителей структурных подразделений администрации города.

5.13. Руководители предприятий, учреждений, организаций, общественные объединения, органы местного самоуправления, несут перед администрацией города ответственность за невыполнение решений органов местного самоуправления, нарушение сроков их исполнения.

6. Подготовка и оформление документов коллегии
при главе городского самоуправления

6.1. Вопросы на заседание коллегии при главе городского самоуправления вносятся согласно плану работы администрации города Омска на квартал.

6.2. Организационный отдел управления делами осуществляет:

6.2.1. Подготовку уведомлений о представлении вопросов в план работы коллегии за 45 дней до планируемого периода. Вносимые вопросы представляются структурными подразделениями администрации города за 30 дней до планируемого периода.

6.2.2. Формирование предложенных к работе коллегии вопросов и внесение их на экспертизу за 25 дней до планируемого периода в аппарат советников и управление делами.

6.2.3. Подготовку проекта постановления о плане работы за 15 дней до начала периода и внесение его на согласование заместителям главы администрации города, согласование осуществляется в течение 3-х дней.

6.2.4. Внесение проекта постановления о плане работы, согласованного с заместителями главы администрации и подписанного руководителем аппарата советников и управляющим делами, главе городского самоуправления на подписание за 10 дней до начала планируемого периода.

6.2.5. Совместно с советниками руководителей и протокольным сектором общего отдела управления делами текущий контроль по исполнению плана работы коллегии.

6.3. Первые заместители, заместители главы администрации города Омска, руководители структурных подразделений администрации города представляют подготовленные и прошедшие согласование материалы за 10 дней до заседания коллегии в протокольный сектор.

6.4. Проект повестки дня заседания коллегии формируется управлением делами не позднее, чем за 3 дня до заседания, и утверждается главой городского самоуправления.

По решению главы городского самоуправления в повестку заседания коллегии могут быть внесены иные особо значимые вопросы с поручением ответственному лицу за их подготовку.

6.5. Общий отдел управления делами обеспечивает:

оповещение участников заседания коллегии о дате, времени и месте его проведения;

готовность зала и дежурство в нем сотрудников администрации;

комплектование папок участников заседания коллегии, размножение и рассылку материалов коллегии не позднее, чем за сутки;

регистрацию участников, раздачу им соответствующих документов;

стенографирование и звукозапись.

6.6. Советник (консультант) руководителя, готовящего вопрос на заседание коллегии, несет ответственность за подготовку материалов коллегии, составление списка приглашенных и их явку, присутствует на заседании коллегии при рассмотрении подготовленного вопроса.

6.7. Окончательная доработка проектов постановлений, рассмотренных на заседании коллегии, проводится в течение 3-х дней после заседания коллегии (кроме документов, по которым главой городского самоуправления, а в его отсутствие - первым заместителем, установлен иной срок) лицами, внесшими проект постановления с учетом замечаний, дополнений, исправлений, внесенных на коллегии.

6.8. Отдельные поручения главы городского самоуправления, данные им в ходе рассмотрения вопроса, вносятся в протокол заседания коллегии и ставятся на контроль в АСКИД.

6.9. Решение о снятии вопроса с повестки дня принимается только на предшествующем заседании коллегии при обосновании руководителем, ответственным за подготовку вопроса, нецелесообразности его рассмотрения.

6.10. Порядок подготовки и проведения коллегии при главе городского самоуправления, ее компетенция определяются в соответствии с Положением о коллегии, утвержденным постановлением главы городского самоуправления от "5" января 1998 г. N 2-п.

7. Порядок оформления документов с помощью печатных устройств.
Копировально-множительные работы. Звукозапись мероприятий

7.1. Общие положения

Данный раздел устанавливает:

порядок работы машинописного и копировально-множительного секторов общего отдела управления делами администрации города и ее структурных подразделений;

требования, предъявляемые к черновым документам исполнителей, принимаемым для печатания;

требования к машинописным документам;

порядок оформления и выполнения копировально-множительных работ.

Работники этих секторов несут ответственность за соблюдение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.

В работе могут быть использованы не противоречащие Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в подразделении.

7.2. Порядок работы машинописного сектора

Прием документов от исполнителей в машинописный сектор и выдача отпечатанных материалов производится в установленные часы согласно графику, утвержденному заместителем управляющего делами, начальником общего отдела.

7.3. Требования к черновым документам

Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цветов. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленые карандашом, для печатания не принимаются. Сокращения слов применяются только общепринятые (ГОСТ 7.12-77).

Рукопись, отвечающая перечисленным выше требованиям, с фамилией исполнителя, номером его служебного телефона, сдается в машинописный сектор. Прием рукописей осуществляется начальником машинописного сектора. Сданные материалы учитываются в отчете о машинописных работах, в котором отмечаются:

фамилия исполнителя, принесшего документ;

объем отпечатанного материала;

количество затраченной бумаги;

кто печатал.

Данные отчеты составляются начальником машинописного сектора и раз в месяц представляются заместителю управляющего делами администрации города, начальнику общего отдела.

7.4. Требования к машинописным документам

7.4.1. Машинописные работы должны выполняться с соблюдением установленных правил печатания.

Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается.

Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется заместителем управляющего делами, начальником общего отдела администрации города по согласованию с исполнителем, передавшим материал для печатания.

Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартного формата (ГОСТ 9327-60) на лицевой их стороне красками насыщенного цвета. Бланки служебных, распорядительных документов исполнители получают в секторе канцелярии или протокольном секторе. Вместе с черновиками документов бланки сдаются в машинописный сектор.

7.4.2. Тексты документов печатаются в полном соответствии с оригиналом черновика. Претензии к отпечатанным документам принимаются в течение 5 дней с момента выдачи и только при наличии оригинала черновика, с которого печатался данный документ. При отсутствии оригинала претензии не принимаются.

7.4.3. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Каждая законченная мысль выделяется в отдельный абзац. Абзацы отделяются друг от друга красными строками. Красная строка начинается с шестого символа.

Заголовок к тексту пишут прописными буквами, подзаголовок - строчными буквами. Переносы слов в заголовке (подзаголовке) не делают. Точка в конце заголовка (подзаголовка) не ставится. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием - их переносят на следующую строку. Заголовок от подзаголовка отделяют двумя интервалами.

Расстояние от верхнего поля листа до заголовка четыре с половиной интервала (20 мм). Расстояние от заголовка (подзаголовка) до текста не менее трех интервалов (если текст печатается через полтора интервала) или четырех интервалов (если текст печатается через два интервала). Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило, через полтора межстрочных интервала и не более 4-х экземпляров.

Заголовок (подзаголовок) в документе может располагаться одним из способов:

центрованным (посередине текста);

флаговым (от левого поля).

Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. На первом листе нумерация не ставится.

7.4.4. При компьютерной печати все требования к отпечатанному документу сохраняются. Заголовок документа, должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ, могут быть выделены жирным шрифтом. При компьютерной печати в качестве черновика оригинала желательно использование дискеты с указанием имени файла документа.

7.4.5. На лицевой стороне последнего листа документа, внизу слева, проставляется фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (для писем), инициалы имени и фамилии лица, отпечатавшего данный документ, при компьютерной печати - имя файла документа.

7.4.6. Перепечатка одного и того же документа допускается не более трех раз, при этом на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза руководителя (начальника общего отдела).

7.4.7. Испорченные при напечатании бланки вместе с черновиками возвращаются исполнителям, которые отчитываются за бланки перед протокольным сектором и канцелярией.

7.5. Копировально-множительные работы

7.5.1. Копировально-множительные работы производятся по заказу, подписанному заместителем главы администрации, управляющим делами или заместителем управляющего делами, начальником общего отдела администрации города.

7.5.2. На размножение сдаются только служебные документы и материалы.

7.5.3. Заказы принимаются в соответствии с графиком работы копировально-множительного сектора, утвержденного заместителем управляющего делами, начальником общего отдела администрации города.

Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Срочность выполнения заказа определяется заместителем управляющего делами, начальником общего отдела администрации города.

7.5.4. Размножение документов для сторонних организаций и граждан производится по предъявлению письменного заявления от данной организации или граждан и с разрешения заместителя управляющего делами, начальника общего отдела при наличии бумаги и расходных материалов заказчика.

7.5.5. Учет копируемых документов ведется на основании заказов, бланки которых хранятся в течение года, после чего уничтожаются.

7.5.6. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Ответственность возлагается на начальника копировально-множительного сектора, в случае его отсутствия - на лицо, замещающее его.

Целесообразность и порядок копирования документов и материалов, необходимых для работы в подразделениях администрации, определяется заместителем главы администрации, управляющим делами и заместителем управляющего делами, начальником общего отдела администрации города.

7.5.7. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры, подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником.

7.6. Звукозапись мероприятий

7.6.1. Звукозапись мероприятий, проводимых главой городского самоуправления и его заместителями, проводится специалистами управления делами по указанию заместителя главы администрации, управляющего делами или заместителя управляющего делами, начальника общего отдела администрации города.

В обязательном порядке производится звукозапись заседаний коллегии при главе городского самоуправления.

Звукозапись производится с использованием звукозаписывающей техники на едином магнитном носителе.

7.6.2. Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведется после их завершения по предъявлению письменного заявления организаторов мероприятия, подписанного заместителем главы администрации, управляющим делами или заместителем управляющего делами, начальником общего отдела администрации города.

Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведется в согласованные с организаторами сроки.

7.6.3. В течение года архивные звукозаписи хранятся в специальных опечатываемых немагнитных металлических контейнерах в опечатываемом помещении. По истечении указанного срока звукозапись различных мероприятий на аудиокассете стирается.

Распечатанные тексты передаются организаторам мероприятий.

8. Организация документооборота

8.1. Порядок приема и обработки поступающей корреспонденции

Схема прохождения служебных документов (приложение 15).

8.1.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию города, принимается и регистрируется в канцелярии. Регистрация документов - это фиксация фактов создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Корреспонденция, адресованная отделу по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан, письма граждан, регистрируются непосредственно в отделе. Регистрация входящих служебных документов, документов вышестоящих организаций, а также контроль за прохождением и исполнением поручений по этим документам, выдача справок и сводных отчетов производятся с помощью компьютера в канцелярии. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Перечень документов, не подлежащих регистрации, указан в приложении 16.

8.1.2. Документы, поступающие в канцелярию, проходят:

первичную обработку;

предварительное рассмотрение;

регистрацию;

рассмотрение руководством;

доставку исполнителям;

переотметку ответа;

контроль исполнения;

регистрацию и отправку ответа заявителю;

формирование в архив.

При первичной обработке проверяется правильность доставки, целостность упаковки.

Конверты с документами вскрываются, на полученном документе в нижней правой части проставляется регистрационный штамп.

Вся полученная почта подается для предварительного рассмотрения заместителю главы администрации, управляющему делами и заместителю управляющего делами, начальнику общего отдела с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. После рассмотрения почта возвращается в канцелярию для дополнительной регистрации.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, как создаваемые в администрации, так и поступающие из других организаций.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Отдельно регистрируются:

служебные письма от организаций;

документы органов государственной власти (Указы Президента РФ, постановления Правительства РФ);

постановления и распоряжения администрации области и Законодательного Собрания;

решения и постановления городского Совета;

документы для служебного пользования (ДСП);

телеграммы;

исходящая корреспонденция.

Регистрация производится на компьютере (или в книге входящей корреспонденции) в регистрационно-контрольной карточке, куда введены необходимые реквизиты документов. В данную карточку в компьютере вносятся все резолюции, даты (сроки) исполнения, отметки о передаче исполнителям и списании в дело, то есть производится фиксация движения документа (приложения 17, 18).

8.1.3. Документы доставляются по назначению в день их регистрации. Корреспонденция, направляемая в подразделения администрации города, выдается под роспись ответственному за делопроизводство работнику, советнику руководителя данного подразделения с отметкой в журнале выдачи.

8.1.4. Зарегистрированные документы передаются руководству подразделения в день их поступления. Документы с резолюциями (поручениями) направляются канцелярией на исполнение работникам подразделения. Срок наложения резолюции не должен превышать 3 дней. Фамилия исполнителя, текст резолюции (поручения) вносятся в компьютер или журнал регистрации в канцелярии администрации города (приложения 18, 19). Ход продвижения документа внутри структурного подразделения контролирует советник (консультант) руководителя.

8.1.5. Служебная информация, получаемая по факсимильной связи, регистрируется как входящий служебный документ.

8.1.6. Входящая служебная информация, получаемая по электронной почте отделом информатизации управления делами, в печатном виде передается заместителю главы администрации, управляющему делами, визируется им и поступает в канцелярию, где регистрируется в журнале входящей корреспонденции и передается адресату в день поступления.

Информация должна иметь служебные отметки и содержать:

дату приема;

реквизиты отправителя;

роспись принявшего.

8.1.7. В случае большого объема входящей информации (статьи, брошюры, положения, выступления и другие документы, поступающие в рамках информационного обмена) можно представлять эту информацию адресату в электронном виде, по согласованию между адресатом и отделом информатизации.

8.2. Порядок оформления информационно-справочных документов

8.2.1. Протокол

Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов совещаний у руководителей структурных подразделений. Документирование хода совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Протоколы оформляются на бланках предприятия (организации) и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа (приложение 19).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "председатель", "секретарь", "присутствовали") и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке в именительном падеже. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После слов "ПОВЕСТКА ДНЯ" ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилии докладчика - в родительном падеже.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире так же с прописной буквы пишут - "Доклад прилагается".

Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатают прописными буквами, затем ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже, после этого ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности. Форма протокола дана в приложении 19.

В практике применяются краткая и сокращенная формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы (приложение 20) указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

В сокращенных протоколах (приложение 21) после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу. Последняя строка заголовка доклада (пункт повестки дня) подчеркивается и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

Выписка из протокола (приложение 22) содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи (без личных подписей, только слова "Председатель", "Секретарь" и расшифровку фамилий с инициалами), отметку о заверении копии, отметку об исполнении. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

8.2.2. Акт

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности администрации или структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п. В акте содержатся следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата и индекс, место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должности, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициатива), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту. Образец акта дан в приложении 23.

8.2.3. Телеграмма

Телеграммы за подписью главы городского самоуправления или его заместителей печатаются на бланках установленной формы.

Текст телеграммы излагается кратко, печатается без исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

8.2.4. Исходящие письма

При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организаций или учреждений, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дату.

В нижнем левом углу печатного текста телеграммы или письма указывается фамилия исполнителя, номер его служебного телефона.

Исходящие письма готовятся в 3-х экземплярах. Первый экземпляр с оригиналом подписи отправляется адресату: второй экземпляр, завизированный исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой, третий - возвращается исполнителю.

Подписанные письмо и телеграмма вместе с завизированными копиями и указателем рассылки передаются для регистрации (приложение 24) и рассылки в канцелярию администрации города, где им присваивается исходящий номер согласно номенклатуре.

Законвертованная в канцелярии администрации города исходящая корреспонденция вписывается в реестр и в зависимости от значимости документа, определяемой заведующим канцелярией или руководителем структурного подразделения администрации, отправляется простой или заказной почтой.

Заказной почтой отправляются:

постановления и распоряжения главы городского самоуправления города Омска и его первых заместителей;

письма, с приложениями, зарегистрированные в канцелярии администрации города.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

8.2.5. Телефонограмма

Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных мероприятиях и т.п. В рабочие дни телефонограммы в адрес администрации города принимаются секретарями руководителей.

Принятая телефонограмма записывается в книгу с указанием ее порядкового номера, наименования отправителя и номер его телефона, времени приема текста, должности и фамилии принявшего.

Текст, передаваемый телефонограммой, должен быть лаконичным, с акцентом на факты, даты, время, место проведения мероприятия, вопросы, подлежащие обсуждению.

Телефонограмма подписывается руководителем администрации города.

8.2.6. Факсограмма

Исходящие факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Материал для передачи по каналу факсимильной связи оформляется на бланке как обычный служебный документ, подписывается руководителем администрации города.

Подлежащий передаче материал регистрируется в канцелярии в журнале исходящей корреспонденции. Передаваемый документ должен содержать адрес получателя (куда, кому).

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

Объем передаваемого материала не должен превышать 5 листов.

Подлинники материалов после передачи информации возвращаются в канцелярию с пометкой о времени отправки и приобщаются к делу.

8.2.7. Электронная почта

Исходящий документ, отправляемый по электронной почте, объемом не менее 0,5 страницы формата А4, оформляется исполнителем в печатном виде. В случае большего объема либо по желанию исполнителя документ передается в виде электронного файла с приложением сопроводительного письма обычного содержания. Документ либо сопроводительное письмо должны содержать информацию:

куда (адрес электронной почты);

кому (организация, должность и ФИО получателя);

отправитель (должность, ФИО), его подпись;

что отправляется;

имя файла.

     Пример:

                                            Директору ГНПП "Гранит-центр"

                                            Вартанову Ю.О.

                                            granit@admcao.granit.ru

     Направляю Вам план совместных мероприятий на 1999 г.

     Приложение: файл plan.doc

          Заместитель

          главы администрации                     И.И. Иванов

Документ либо сопроводительное письмо регистрируется в канцелярии и передается в отдел информатизации управления делами для отправки.

Подлинники документов или сопроводительные письма после передачи по электронной почте регистрируются и хранятся в отделе информатизации в течение года.

9. Контроль исполнения служебных документов

9.1. Ответственными за своевременное и качественное исполнение документов и поручений по ним являются заместители главы администрации города и руководители подразделений администрации города.

9.2. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Контроль за исполнением всех зарегистрированных (входящих и исходящих) документов и поручений по ним осуществляет советник (консультант) заместителя главы администрации города или руководителя соответствующего подразделения.

9.3. Подлинники поручений главы городского самоуправления и его заместителей и подлинники документов, по которым даны поручения, направляются должностным лицам, которым даны поручения. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то должностному лицу, указанному в поручении первым, направляются подлинник поручения и подлинник документа, другим - копии поручения и документа.

9.4. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей. Ответственный исполнитель может подготовить один ответ с визами соисполнителей. Специалист структурного подразделения может запрашивать информацию по служебной необходимости в другом структурном подразделении только за подписью руководителя своего структурного подразделения.

Подлинники поручений, документов вместе с ответом возвращаются в канцелярию администрации. Заявителю обязательно дается ответ.

9.5. Направление исполнителям служебных документов осуществляет канцелярия администрации города или подразделения в день подписания поручения и регистрации, а с пометкой "Срочно" - незамедлительно. В компьютере или соответствующем журнале делается отметка. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания. Срок исполнения поручения, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой "Срочно" исполняются в течение трех дней, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней.

Поручения, содержащие в тексте конкретную дату или ссылку на определенное мероприятие, исполняются в соответствии с указанным сроком.

9.6. Если поручение (документ) не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ.

Промежуточный ответ передается в канцелярию администрации города или подразделения для отметки в компьютере и дальнейшей передачи автору резолюции.

Промежуточный ответ не является основанием для признания поручения (документа) исполненным.

Продление сроков исполнения поручения производится на основании представления через канцелярию на имя автора поручения мотивированной просьбы о продлении этого срока и причинах отсрочки, причем не позднее, чем за 2 - 3 дня до истечения ранее установленного срока. Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, установившем срок. Канцелярия сообщает о принятом решении исполнителю; возвращает ему для приобщения к делу рассмотренную записку о продлении срока и вносит коррективы в регистрационно-контрольную карточку на компьютере.

9.7. Ответы на поручения руководителей администрации города и подразделений в установленном порядке регистрируются в канцелярии администрации города (п. 8.2.4) или подразделения и направляются вместе с оригиналом первичного документа соответствующему руководителю.

Ответ с пометкой на нем (или на первичном документе) о результатах рассмотрения руководителем, вместе с оригиналом первичного документа возвращается через канцелярию администрации города или подразделения ответственному исполнителю для дальнейшей работы.

9.8. Документы и поручения считаются исполненными лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

После исполнения документ снимается с контроля. Снять документ с контроля может только тот руководитель, который давал поручение. В канцелярию передается оригинал документа и подлинники соответствующих документов, относящихся к нему, для переотметки и приобщения "в дело".

С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту формирования дела (в канцелярии общего отдела).

9.9. Данные о ходе и результатах исполнения документов еженедельно обобщаются специалистами канцелярии и направляются заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений администрации и ответственным исполнителям в виде машинограмм:

нерассмотренные документы без резолюции;

неисполненные поручения с истекшим сроком исполнения (по исполнителям);

неисполненные поручения с истекшим сроком исполнения (по авторам резолюций);

сводка о ходе исполнения служебных документов;

перечень документов с приближающимися сроками исполнения на предстоящие 10 дней;

сводка по тематике поступивших документов.

9.10. Ответственный за ведение делопроизводства в подразделении администрации не реже 1 раза в неделю сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с данными, занесенными в компьютер или записями в журнале, составляет и докладывает руководителю подразделения сводку прохождения и исполнения документов.

9.11. Еженедельно начальник канцелярии докладывает заместителю управляющего делами, начальнику общего отдела о результатах контроля за исполнением документов.

Один раз в неделю начальнику общего отдела специалистами сектора канцелярии подается служебная записка о соблюдении требований исполнительской дисциплины, использованию действующих актов по подготовке, оформлению и сроками исполнения документов, снятию их с контроля.

9.12. Периодически специалистами канцелярии осуществляются плановые выборочные проверки состояния делопроизводства и контроля за исполнением документов в подразделениях администрации города. Общим отделом управления делами (канцелярия) проводятся как выездные, в подразделениях и округах, так и в администрации города семинары-совещания по вопросам контроля, исполнения, оформления служебных документов.

10. Составление номенклатуры и формирование дел

10.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

10.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения и составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве.

Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел со сроками хранения, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

10.1.2. В номенклатуру включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации.

10.1.3. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, которым присваиваются номера в соответствии со схемой построения номенклатуры дел.

10.1.4. Каждое включенное в номенклатуру дело должно иметь определенный индекс, состоящий из номера обозначенного структурного подразделения, порядкового номера в пределах структурного подразделения и цифрового обозначения вопроса.

Наименования дел в пределах структурного подразделения располагаются по степени их важности.

10.1.5. Номенклатура дел (приложение 25) каждого структурного подразделения администрации разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении, согласуется с архивом, подписывается руководителем и сдается в ведомственный архив до 31 декабря текущего года.

10.1.6. Сводная номенклатура дел администрации города составляется ответственным за объединенный ведомственный архив администрации города и городского Совета (далее и везде архив) на основании номенклатур дел подразделений в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов и оформляется согласно приложению 26. После одобрения экспортно-контрольной комиссией администрации города и городского Совета (ЭКК) и согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного управления администрации Омской области утверждается заместителем главы администрации города, управляющим делами. Датой номенклатуры дел является дата ее утверждения.

10.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения администрации получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.

10.1.8. Сводная номенклатура дел пересогласовывается с архивным управлением не реже, чем раз в 5 лет.

В случае изменения структуры или функций администрации города в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения.

Если таких изменений не произошло, номенклатура дел до 1 декабря текущего года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

10.1.9. Организационно-методическое руководство разработкой сводной номенклатуры дел осуществляет архивный отдел администрации города.

10.2. Формирование дел в подразделениях

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

10.2.1. Дела формируются в подразделениях ответственными за ведение делопроизводства в течение года.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива, а при необходимости государственным архивом Омской области.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

10.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать основные требования:

документы постоянного и временного сроков хранения группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года;

дело должно содержать не более 200 листов.

10.2.3. Внутри дела документы расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

10.2.4. Распоряжения главы городского самоуправления по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу (командировки, отпуска).

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Журналы регистрации документов заводятся на один календарный год для удобства обработки и составления описей.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в порядке алфавита по фамилиям.

10.2.5. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. Все ходатайства по одному и то му же вопросу, поступившие и рассмотренные в разное время года, подшиваются вместе, в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

11. Подготовка дел к последующему хранению и использованию

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает оформление дел, описание документов, обеспечение сохранности и использования документов, передачу дел в госархив.

11.1. Оформление дел

11.1.1. Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в структурных подразделениях администрации города. Затем дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, согласно номенклатуре дел сдаются в архив. Их передача производится по описям в январе следующего года. До передачи их в архив они подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Оформление дел производится работниками службы делопроизводства структурных подразделений, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем работника архива.

11.1.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление предусматривает:

пересистематизацию документов;

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи дела;

оформление обложки дела.

При подготовке дела к сдаче в архив документы постоянного срока хранения перекладываются в обратном порядке, то есть сверху вниз по хронологии.

При подготовке дел к переплету металлические скрепления удаляются.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюции на них.

Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листов заверительной надписи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист сложенный и подшитый за середину подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке, зачеркивая одной наклонной чертой собственную нумерацию.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела, чистый бланк которой подшит в конце каждого дела (приложение 27).

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом (приложение 28).

На обложке дела указываются:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре;

заголовок дела;

крайние даты заведения и окончания дела;

количество листов в деле (из заверительной надписи);

срок хранения дела (из номенклатуры).

11.1.3. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат, они не подшиваются, листы в них не нумеруются, заверительные надписи не составляются. Их допускается хранить в скоросшивателях, на обложках которых должны быть указаны наименования администрации и структурного подразделения, индекс дела и срок хранения по номенклатуре, заголовок дела, крайние даты.

11.1.4. По истечении сроков хранения документы уничтожаются по акту (приложение 29), который подписывается ответственным за делопроизводство и руководителем структурного подразделения, согласуется с экспортно-контрольной комиссией администрации города и городского Совета и утверждается заместителем главы администрации города, управляющим делами. Один экземпляр акта передается в архив.

11.2. Описание документов

11.2.1. Описание документов постоянного и долговременного сроков хранения в структурном подразделении составляется по установленной форме (приложение 30) лицами, ответственными за ведение делопроизводства в этом подразделении.

11.2.2. Дела в описи располагаются в строго определенном порядке, согласно номенклатуре дел подразделения.

11.2.3. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся в структурном подразделении, принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел в архив.

11.2.4. До передачи дел в архив проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации.

Дела, увязанные в связки, доставляются сотрудниками структурных подразделений в архив.

11.2.5. Ответственность за своевременное и качественное составление описей несут ответственные за делопроизводство и руководители этих подразделений.

11.2.6. Опись дел подписывается составителем, с указанием должности, согласовывается с архивом и утверждается руководителем структурного подразделения.

11.2.7. На основе описей дел структурных подразделений в архиве администрации города составляются и оформляются годовые сводные описи дел постоянного хранения.

11.2.8. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись является учетным документом.

Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения (приложение 31);

дела по личному составу (приложение 32).

11.2.9. Дела в описи располагаются строго в определенном порядке, согласно сводной номенклатуре дел администрации города.

11.2.10. Описи дел составляются в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов.

11.2.11. К сводной описи дел постоянного хранения составляется титульный лист (приложение 33) и предисловие. В предисловии отражаются основные направления деятельности администрации, изменения в структуре управления, и особенности формирования дел и составления описи.

11.2.12. Годовые разделы сводных описей на дела постоянного хранения и по личному составу составляются в 3-х экземплярах, подписываются лицом, ответственным за архив, согласовываются с ЭКК администрации города и городского Совета, утверждаются ЭПК архивного управления администрации Омской области и заместителем главы администрации города, управляющим делами. Один экземпляр описи хранится в отделе ведомственных архивов государственного архива Омской области.

11.3. Обеспечение сохранности документов

11.3.1. Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив администрации или на уничтожение хранятся в рабочих кабинетах. Руководители структурных подразделений и сотрудники несут ответственность за сохранность документов и дел.

11.4. Использование архивных документов

11.4.1. Дела и копии документов, хранящихся в архиве, предоставляются сотрудникам администрации города для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (на срок не более недели) вне архива с письменного разрешения управляющего делами или его заместителя.

11.4.2. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается.

По требованию судебных и следственных органов такое изъятие производится с разрешения управляющего делами с обязательным составлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

11.4.3. Снятие копий с документов в целях их использования в работе местных органов государственной власти или в интересах отдельных граждан производится с письменного разрешения управляющего делами или его заместителя.

11.4.4. Работники администрации города несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации.

11.4.5. При увольнении работник администрации города обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.

11.5. Передача дел в государственный архив Омской области

11.5.1. Заверенные дела постоянного и долговременного хранения хранятся в архиве администрации города, а по истечении 5 лет, согласно Положению об архивном фонде Российской Федерации, утвержденному Указом Президента РФ от 17.03.94 N 552, передаются на хранение в государственный архив Омской области.

Документы по личному составу в течение 75 лет хранятся в администрации города.

11.5.2. Передача документов в государственный архив Омской области производится по описям. Вместе с документами передаются справочные картотеки к ним.

12. Передача документов при реорганизации
или ликвидации структурного подразделения

12.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов структурного подразделения при реорганизации или ликвидации предусматривается приказом заместителя главы администрации города, управляющего делами.

12.2. Передача документов ликвидируемого подразделения входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.

При реорганизации структурного подразделения с передачей ее функций другому подразделению последняя принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизуемого структурного подразделения и ее архив.

12.3. Перед передачей документов ликвидируемого или реорганизованного подразделения проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в подразделении.

12.4. Передача документов осуществляется по описям и оформляется актом (приложение 34).

12.5. Если состояние и качество обработки документов ликвидированного или реорганизуемого структурного подразделения не соответствует требованиям Основных правил работы ведомственных архивов, то комиссия обязана организовать упорядочение документов в соответствии с требованиями этих правил и после этого передать документы по принадлежности.

13. Организация работы с обращениями граждан

Рассмотрение писем граждан в администрации города ведется в соответствии с Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Омской области "Об обращениях граждан", Положением об отделе по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан администрации города.

13.1. Порядок приема и обработки поступающих письменных обращений граждан

13.1.1. Письма граждан поступают в отдел по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан (общественная приемная) администрации города из канцелярии общего отдела управления делами и непосредственно от граждан.

13.1.2. Вся почта проверяется на правильность доставки и целостность вложений. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя.

13.1.3. Письменные обращения регистрируются в течение суток с момента их поступления. На заявлении в верхнем правом углу ставится штамп с указанием даты регистрации и входящий номер.

Письма регистрируются в компьютере по системе "АСКОГ" (приложение 35).

13.1.4. Вся почта, поступившая в отдел, в соответствии с содержанием, направляется главе городского самоуправления или его заместителям для рассмотрения на основании постановления от 04.03.98 N 64-п "О распределении обязанностей между руководителями администрации города". На визитке, прилагаемой к письму, указывается ФИО руководителя, кому направлено письмо и краткое содержание обращения. Почта подается для ознакомления управляющему делами и его заместителю, начальнику общего отдела. После рассмотрения почта возвращается в отдел для регистрации в компьютере.

13.1.5. Зарегистрированные письма направляются руководителям для рассмотрения, подготовки поручений исполнителям.

Документы, направленные заместителям главы администрации, выдаются советникам руководителя в отделе под роспись, а направляемые в структурные подразделения - в канцелярии.

13.1.6. Поручения, их копии вместе с письмами граждан консультанты (советники) руководителей администрации передают в отдел по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан для внесения дополнительной информации в компьютер. Отправка корреспонденции производится через канцелярию общего отдела управления делами администрации города.

13.1.7. Ответы на поручения руководителей администрации города регистрируются в отделе по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан и направляются вместе с оригиналом первичного документа соответствующему руководителю. Схема прохождения и контроля письменных обращений граждан прилагается (приложение 36).

13.2. Порядок приема граждан по личным вопросам

13.2.1. Запись граждан на прием по личным вопросам к главе городского самоуправления, его заместителям осуществляется специалистами отдела ежедневно с 9 до 13 часов, кроме выходных.

13.2.2. Прием граждан по личным вопросам руководителями администрации города осуществляется согласно графику, утвержденному главой городского самоуправления.

13.2.3. На личном приеме главы городского самоуправления и его заместителей присутствуют советник руководителя и специалист отдела по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан. При необходимости приглашаются представители структурных подразделений, юрист.

13.2.4. Учет посетителей и высказанных ими предложений, жалоб на личном приеме ведется на компьютере и на карточках установленной формы.

Если руководитель направляет на исполнение поручение другим ответственным лицам, то советник руководителя в трехдневный срок представляет заполненные карточки (приложение 37) вместе с сопроводительными письмами в отдел для регистрации и отправки исполнителям. Карточка учета обращений граждан в обязательном порядке должна быть подписана руководителем, ведущим прием.

13.2.5. Переданное на приеме посетителем письменное заявление учитывается и рассматривается в установленном порядке.

13.2.6. В компьютерную карточку вносятся все резолюции руководителя, даты (сроки) исполнения, отметки о движении обращения по исполнителям, о закрытии его руководителем в "дело".

13.3. Контроль исполнения устных и письменных обращений граждан

13.3.1. Контроль за исполнением поручений по письменным и устным обращениям граждан в установленные нормативными документами сроки возлагается на советника руководителя.

13.3.2. Запрещается передавать поручения исполнителям, минуя отдел по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан.

13.3.3. Письма граждан не направляются на рассмотрение должностным лицам, действия которых обжалуются.

13.3.4. Ответы на обращения граждан, направленные руководителями вышестоящих организаций на рассмотрение в городскую администрацию, подписывают глава городского самоуправления или его заместители.

13.3.5. Письма граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их первичной регистрации, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки, безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня их регистрации. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более, чем на один месяц, о чем сообщается автору.

13.3.6. Снять документ с контроля может только тот руководитель, который давал поручение.

13.3.7. Рассмотренные письменные обращения граждан подшиваются в дела, при этом удаляются черновые и лишние экземпляры, конверты.

13.3.8. Дела хранятся в архиве отдела в течение трех лет. По истечении указанного срока они по акту сдаются в архив на уничтожение (приложение 38).

13.3.9. Специалисты отдела готовят машинограммы для руководителей и исполнителей:

еженедельно:

информацию о контроле писем, срок рассмотрения которых истек;

информацию с приближающимися сроками исполнения на предстоящие 10 дней;

справку и распределении обращений по месту проживания заявителей;

справку о сроках рассмотрения обращений граждан на личном приеме руководителей;

справку о сроках рассмотрения письменных обращений по руководителям;

ежемесячно:

напоминания по письменным и устным обращениям граждан, стоящих на рабочем контроле.

С анализом и обобщенными результатами контроля исполнения документов начальник отдела еженедельно информирует заместителя управляющего делами администрации города, начальника общего отдела.

13.3.10. Специалисты отдела по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан составляют статистический отчет годовой и за полугодие на основе данных администраций округов и компьютерных данных отдела. Специалисты по работе с обращениями граждан администраций округов представляют в отдел городской администрации статистические отчеты за подписью главы администрации округа: годовой - к 25 декабря, за полугодие - к 25 июня. Форма статистического отчета прилагается (приложение 39).

13.3.11. Специалисты отдела периодически проводят плановые проверки работы с обращениями граждан, ведения делопроизводства и контроля за исполнением обращений в структурных подразделениях, администрациях округов. При необходимости итоги проверок выносят на рассмотрение коллегии, семинары-совещания с советниками руководителей.

14. Организация работы с кадровой документацией

14.1. Структура управления администрацией города утверждается постановлением главы городского самоуправления.

14.2. Самостоятельное структурное подразделение администрации города имеет положение, структуру, штатное расписание, должностные инструкции на каждую муниципальную должность.

14.3. Заместители главы администрации города, директора департаментов и их заместители, руководители самостоятельных структурных подразделений и их заместители назначаются и освобождаются от должности главой городского самоуправления на основании распоряжения, представляемого заместителем главы администрации, управляющим делами администрации города после предварительного собеседования и оформления соответствующих документов в отделе кадров управления делами, согласования с заместителем главы администрации города, курирующего соответствующую отрасль.

14.4. Личное дело муниципального служащего оформляется и ведется кадровой службой или специально назначенным работником самостоятельного структурного подразделения.

14.5. В личное дело включаются:

документы о назначении, перемещении, увольнении, отпусках, командировках, поощрениях и наградах, взысканиях;

собственноручно заполненные анкета и автобиография, заявление служащего;

копии документов об образовании, ученой степени, звании, переподготовке;

документы, характеризующие трудовую деятельность служащего (заключение аттестационной комиссии, характеристики, отзывы, представления и др.);

справка, содержащая сведения о соблюдении гражданином установленных законодательством ограничений, связанных с замещением муниципальной должности муниципальной службы: декларация о доходах, справка о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности РФ.

14.6. При переводе муниципального служащего на новую должность муниципальной службы личное дело передается по новому месту муниципальной службы.

14.7. Начальники, заведующие отделами, их заместители, советники, консультанты, главные и ведущие специалисты аппарата администрации города Омска принимаются и увольняются с работы заместителем главы администрации, управляющим делами администрации города на основании приказа по управлению делами после предварительного собеседования и оформления документов в отделе кадров управления делами, согласования с заместителями главы администрации города, руководителем подразделения и информации заместителя главы администрации, управляющего делами главе администрации города.

14.8. Другие работники аппарата управления делами администрации города принимаются и увольняются с работы на основании приказа по управлению делами администрации города после предварительного собеседования и оформления документов в отделе кадров, согласования с заместителем управляющего делами, начальником общего отдела.

14.9. Отпуска служащим, перечисленным в п. 14.3, предоставляются на основании распоряжения главы городского самоуправления.

14.10. Остальным категориям работников аппарата администрации города очередные отпуска предоставляются на основании приказа заместителя главы администрации, управляющего делами по заявлению работника, предварительно согласованному с отделом кадров, руководителем подразделения администрации.

14.11. Ознакомление работников с приказами ведется под роспись.

14.12. Приказы по управлению делами регистрируются отделом кадров в журналах:

по личному составу, с индексом "лс";

по отпускам, командировкам, поощрениям, взысканиям, с индексом "к";

по приему делегаций, с индексом "д".

Журналы регистрации приказов ведутся на календарный год.

14.13. Кадровой службой на каждого работника ведется статистическая карточка формы Т-2.

14.14. Трудовые книжки работников регистрируются в журнале, хранятся в отдельном сейфе, при увольнении выдаются работникам под роспись.

Ознакомление работников с записями в трудовых книжках производится не реже одного раза в 2 года.

14.15. Приказы по личному составу, личные дела и карточки (формы Т-2) сдаются в ведомственный архив - через год после увольнения работника.

14.16. Специалисты отдела кадров принимают документы от предприятий и организаций:

на присвоение звания "Почетный гражданин города Омска" в соответствии с Порядком присвоения звания "Почетный гражданин города Омска", утвержденного решением городского Совета от 19.04.95 N 42;

к награждению Почетной грамотой города Омска в соответствии с Порядком представления к награждению Почетной грамотой города Омска, утвержденного решением городского Совета от 16.07.97 N 362;

к награждению благодарственным письмом города Омска (приложение 40).

Документы регистрируются в отдельных журналах.

14.17. Работа с договорами

14.17.1. Все договоры регистрируются в отделе кадров.

На подпись главы городского самоуправления города Омска или его заместителей ставится гербовая печать.

Договору присваивается регистрационный номер.

Ответственный исполнитель получает оригиналы договора под роспись.

Один экземпляр договора с подлинной подписью и печатью хранится в отделе кадров в сейфе.

14.7.2. Договоры, хранящиеся в отделе кадров, предоставляются для работы по письменной заявке на имя заместителя главы администрации, управляющего делами либо его заместителя. В случае их отсутствия разрешение дает начальник отдела кадров.

Выдача договоров для работы регистрируется в отдельном журнале, с указанием даты и времени выдачи договора (на какой срок), цели выдачи, фамилии получателя и его подписи.

Приложение 1

Примерный перечень
наиболее употребляемых в управленческой деятельности
видов документов

Акт               - 1) документ, издаваемый государственным органом,

                    должностным лицом в пределах их компетенции в

                    установленной законом форме (постановление,

                    распоряжение и т.д.);

                    2) документ, составленный несколькими лицами и

                    подтверждающий установленные факты или события.

Договор           - документ, фиксирующий соглашение 2-х или более

                    сторон об установлении, изменении или прекращении

                    правоотношений.

Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий

                    какой-либо вопрос с выводами и предложениями

                    составителя.

Инструкция        - правовой акт, издаваемый органом управления,

                    учреждениями, предприятиями, организациями в целях

                    установления правил, регулирующих организационные,

                    научно-технические, финансовые и иные специальные

                    стороны их деятельности, должностных лиц и граждан.

Письмо            - обобщенное наименование различных по содержанию

                    документов, служащих средством общения между

                    учреждениями, частными лицами.

Положение         - правовой акт, устанавливающий основные правила

                    организации и деятельности государственных органов,

                    структурных подразделений органов (а также

                    нижестоящих учреждений, предприятий, организаций).

Постановление     - правовой акт, принимаемый высшими и центральными

                    органами коллегиального управления, в целях

                    разрешения наиболее важных и принципиальных задач,

                    стоящих перед данными органами, и установления

                    стабильных норм, правил поведения.

Правила           - свод обязательных для выполнения требований, норм.

Приказ            - правовой акт, издаваемый руководителем учреждения,

                    действующего на основе единоначалия в целях

                    разрешения основных и оперативных задач, стоящих

                    перед данным органом.

Протокол          - документ, содержащий последовательную запись хода

                    обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях,

                    совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Распоряжение      - правовой акт, издаваемый единолично руководителем

                    коллегиального органа управления с целью разрешения

                    оперативных вопросов. Имеет ограниченный срок

                    действия и касается узкого круга организаций и

                    должностных лиц.

Регламент         - это свод правил.

Сводка            - документ, представляющий собой обобщенные данные по

                    одному вопросу.

Соглашение        - см. договор.

Справка           - документ, содержащий описание или подтверждение тех

                    или иных фактов и событий.

Устав             - правовой акт, определяющий структуру, функции и

                    права города, учреждения, организации.

Указание          - правовой акт, издаваемый органом государственного

                    управления по вопросу информационно-методического

                    характера, а также по вопросу, связанному с

                    исполнением приказов, инструкций и других актов

                    данного органа и вышестоящих органов управления.

Приложение 2

               Герб

               ГЛАВА

     ГОРОДСКОГО САМОУПРАВЛЕНИЙ

             Г. ОМСКА

   644099. г. Омск, ул. Гагарина, 34

   От __________ N __________

   /-                             -\

   |                               |

Приложение 3

                 Герб

          Первый заместитель

          главы администрации

               г. Омска

    644099, г. Омск, ул. Гагарина, 34

   От __________ N __________

   На N ________ от__________

Приложение 4

                   Герб

               АДМИНИСТРАЦИЯ

                  ГОРОДА

                  ОМСКА

     644099, г. Омск, ул. Гагарина, 34

     От __________ N _________

     На __________ N _________

     /--                           --\

     |                               |

Приложение 5

                 Герб

             АДМИНИСТРАЦИЯ

               Г. ОМСКА

           Управление делами

     644099, г. Омск, ул. Гагарина, 34

     От _________ N __________

     На _________ N _________

     /--                           --\

     |                               |

Приложение 6

                                   Герб

                        Администрация города Омска

                  Глава городского самоуправления (Мэр)

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

  ----------------------------------------------------------------------

   от __________ N ______

Приложение 6 (продолжение - оборотная сторона)

                       ПОСТАНОВЛЕНИЕ ЗАВИЗИРОВАЛИ:

          Заместитель главы администрации,

          управляющий делами                      В.Е. Тимофеев

          Начальник контрольно-правового

          управления                              А.В. Подгорбунских

Приложение 7

                                   Герб

                        Администрация города Омска

                  Глава городского самоуправления (Мэр)

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

  ----------------------------------------------------------------------

   от __________ N ______

Приложение 7 (продолжение - оборотная сторона)

                        РАСПОРЯЖЕНИЕ ЗАВИЗИРОВАЛИ:

          Заместитель главы администрации,

          управляющий делами                      В.Е. Тимофеев

          Начальник контрольно-правового

          управления                              А.В. Подгорбунских

Приложение 8

                                   Герб

                        Администрация города Омска

                  Первый заместитель главы администрации

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

  ----------------------------------------------------------------------

   от __________ N ______

Приложение 8 (продолжение - оборотная сторона)

                        РАСПОРЯЖЕНИЕ ЗАВИЗИРОВАЛИ:

          Заместитель главы администрации,

          управляющий делами                      В.Е. Тимофеев

          Начальник контрольно-правового

          управления                              А.В. Подгорбунских

Приложение 9

                                   Герб

                        Администрация города Омска

                     Заместитель главы администрации

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

  ----------------------------------------------------------------------

   от __________ N ______

Приложение 9 (продолжение - оборотная сторона)

                        РАСПОРЯЖЕНИЕ ЗАВИЗИРОВАЛИ:

          Заместитель главы администрации,

          управляющий делами                      В.Е. Тимофеев

          Начальник контрольно-правового

          управления                              А.В. Подгорбунских

Приложение 10

                             ПРИКАЗ N _______

           по аппарату Управления делами Администрации г. Омска

 -----------------------------------------------------------------------

  ---------------------------------------------------------------------

                                   от "_____" ______________ 199___ г.

Приложение 11

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

Акты        (проверок и ревизий; приема законченных строительством

            объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел;

            ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

Договоры    (о производстве работ, материально-техническом снабжении,

            аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом

            сотрудничестве; материальной ответственности и т.д.).

Задания     (на проектирование объектов, технических сооружений;

            капитальное строительство; заявки на оборудование; на

            проведение научно-исследовательских работ; техническое

            и т.д.).

Инструкции  (должностные; по делопроизводству; технике безопасности;

(правила)   внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Нормативы   (расхода сырья, материалов, электроэнергии;

            технологического проектирования и т.д.).

Отчеты      (о производственной деятельности, командировках и т.д.).

Перечни     (должностей работников с ненормированным рабочим днем;

            предприятий, на которые распространяются определенные льготы;

            типовых документов, образующихся в деятельности администрации

            с указанием сроков хранения и т.д.).

Планы       (производственные; строительно-монтажных,

            проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ;

            доходов по жилищно-коммунальному ремонту, работы коллегии,

            научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

Положения   (об администрации, структурном подразделении; премировании

            и т.д.).

Программы   (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

Сметы       расходов (на содержание аппарата управления, зданий,

            помещений, использования средств, на строительство и т.д.).

Структура   и штатная численность.

Штатное     расписание и изменения к нему.

Приложение 12

Примерный перечень
документов, на которых ставится гербовая печать*

Акты              (приема законченных строительством объектов,

                  оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы

                  и т.д.).

Доверенности      (на получение товарно-материальных ценностей, ведение

                  дел в арбитраже и т.д.).

Договоры          (о материальной ответственности, поставках, подрядах,

                  научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений;

                  о производстве работ и т.д.).

Задания           (на проектирование объектов, технических сооружений;

                  капитальное строительство; технические и т.д.).

Заявки            (на оборудование).

Заявления         (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

Заключения и      отзывы организаций на диссертации и авторефераты,

                  направляемые в высшую аттестационную комиссию.

Образцы           оттисков печатей и подписей работников, имеющих право

                  совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма            гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения         (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные, сводные,

                  в банк; на получение и перевод валюты, на импорт

                  и т.д.).

Положения         о структурных подразделениях.

Почетные грамоты

Протоколы

Реестры           (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

Смета             расходов (на содержание аппарата управления; на

                  подготовку и освоение производства новых изделий;

                  на калькуляцию к договору; на капитальное строительство

                  и т.д.).

Справки           (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании

                  бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной

                  и причитающейся зарплате и т.д.).

Спецификации      (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки

Штатные расписания и изменения к ним.

* В организациях, не имеющих гербовой печати, ставится простая круглая печать

Приложение 13

                                  Схема

              контроля исполнения нормативных правовых актов

                    .................................

       /------------.Документы на снятие с контроля,.<-------\

       |            .   анализ состояния контроля   .        |

       |            .................................        |

       |                                                     |

/------V---------\    ...........................   /---------------\

|Глава городского|    .Взаимодействие по ведению.<--|Организационный<---\

|самоуправления  |    .  баз данных и контролю  .--->    отдел      |   |

\----------------/    ...........................   \---------------/   |

       |                  |     Л                /----/        |        |

.......V........          |     |                |             |        |

.Постановления,.          |     |                |      .......V....... |

.распоряжения  .  /-------V----------\ /---------V----\ .  Перечень   . |

................  |Автоматизированная| |   Локальная  | .неисполненных. |

       |          | система контроля |->вычислительная| . документов  . |

       |        /->      АСКИД       | |     сеть     | ............... |

       |        | \---------Л--------/ \--------Л-----/        |        |

       |        |   |       |                   |    /---------/    /---/

/------V-----\  |   |  .....|.........          |    |    ..........|....

|Протокольный|  |   |  . Информация  .          |    |    . Информация  .

|  сектор    |  |   |  .об исполнении.          |    |    .об исполнении.

|Регистрация |  |   |  . документов  .<\        |    |    . документов  .

\------------/  |   |  ............... | /-----------V-\  ...............

       |        |   |                  \-|  Советники  |        Л

/------V------\ |   |                  /->руководителей|--------/

|  Канцелярия | |  .V............      | \-------------/

|администрации|-/  .Машинограмма.      |

|  города     |    .   АСКИД    .------/

|             |    ..............

|  Рассылка   |

\-------------/

Приложение 14

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ОМСКА

  --------------------------------------------------------------------

                        ЛИСТ КОНТРОЛЯ N _______

     Постановление от _______________ N _________

     На кого возложен контроль руководством ____________________________

     ___________________________________________________________________

     Поручения по выполнению постановления _____________________________

     Заключение о выполнении ___________________________________________

     ___________________________________________________________________

     ___________________________________________________________________

     ___________________________________________________________________

     Подпись руководителя _______________________________

Приложение 14 (продолжение - оборотная сторона)

     Отметка о выполнении поручения руководителя:

Дата	Наименование мероприятия	Ответственный исполнитель
1	2	3

     Консультант (советник) руководителя _______________________________

     Отметка АСКИД "___"_____________ 199__ г.

     Снято с контроля "___"___________ 199__ г. постановлением главы

     городского самоуправления от "___"__________ 199__ г. N ____

     Заместитель заведующего

     отделом организационной работы _______________________________

Приложение 15

                  Схема прохождения служебных документов

/--------\/-----\/-----------\/----------\/---------------\

|Документ||Прием||Регистрация||Справка по||Предварительное|

\--------/\-----/\-----------/| истории  ||рассмотрение   |

                  | /---------| письма   |\---------------/

                  | |         \----------/            /---------------\

                  | | /-------------------------------|Дополнение в   |

                  | | |                               |регистрационные|

                  | | |                               |данные         |

              /---V-V-V---\                           \---------------/

/----------\  |   База    |------------------------------------>

|Справочный|  |документов | /----------\  .....................|.........

| телефон  |--|канцелярии | |Получение |  .              /------------\ .

|канцелярии|  |           | |справочной<--.              |Рассмотрение| .

\----------/  |           | |информации|  .              |  документа | .

              |           | \----------/  .              \------------/ .

              |           <-------\       ./-----------\  /------------\.

              |           |       |       .|Напоминание<-\|Формирование|.

        /----->           <-\     |       .\-----------/ ||  ответа    |.

        |     \------Л----/ |     \------------------\   |\------------/.

        |            |      |             ...........|   |/------------\.

        |            |      \-----------\           .|   \|  Контроль  |.

/--------------\ /-------------------\ /---------\  .|    | исполнения |.

| Формирование | |Формирование сводок| |Фиксация |  .|    \------------/.

|информационных| | по исполнительской| |движения |  .| /---------------\.

|   сводок     | |   дисциплине      | |документа|  .\-|Списание в дело|.

\--------------/ \-------------------/ \---------/  .  \---------------/.

                                                    ...........|.........

                                                       /---------------\

                                                       |Отправка ответа|

...............................                        \---------------/

.к - канцелярия               .

.с - советник руководителя    .

.р - руководитель             .

.упр.дел. - управляющий делами.

...............................

Приложение 16

Перечень
документов, не подлежащих регистрации в канцелярии
администрации города

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, кроме присланных из органов государственной власти.

2. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы.

3. Графики, заявки, разнарядки.

4. Сводки и информации, присланные для сведения.

5. Учебные планы, программы.

6. Рекламные материалы.

7. Книги, газеты, журналы.

8. Объяснительные записки.

9. Документы на иностранных языках без перевода.

10. Планы основных мероприятий управлений, комитетов, отделов.

Приложение 17

Журнал
регистрации входящих документов

N п/п	Дата поступления и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Кому направлен документ, резолюция	Отметка об исполнении
---	-------------	---------------	-------------	-----------	-----------

Приложение 18

                         Входящая корреспонденция

                                                Маш. номер

  Приемная                    Входящий N        Получен

  N пост. док.                Дата поступ. док.

  Корреспондент

  Откуда поступил

  Содержание

  Рез. 1 от

  ___ срок

  Автор                                          Отметка      Признак

  Куда отпр.

  Исполнители

  Пер./возв.

  Рез. 2 от

  ___ срок

  Автор                                          Отметка      Признак

  Куда отпр.

  Исполнители

  Пер./возв.

  Рез.З от

  ___ срок

  Автор                                          Отметка      Признак

  Куда отпр.

  Исполнители

  Пер./возв.

  Отм. Об исполн.

  Характер исп.               N дела             Дата

Приложение 19

                             Форма протокола

Наименование

предприятия

ПРОТОКОЛ

00.00.00 N 00

Москва

производственного

совещания

Председатель        Егоров А.И.

Секретарь           Краснова Ю.И.

Присутствовали:     должность, фамилии, инициалы

Приглашенные:       должности, фамилии, инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ

     1. О ...

          Доклад замдиректора Анисимова О.Е.

     2. О ...

          Сообщение гл. бухгалтера Осиповой В.К.

1. СЛУШАЛИ:

Анисимов О.Е. - изложение содержания доклада

ВЫСТУПИЛИ:

Егоров А.И., должность    - содержание выступления

Иванов Г.Е., должность    - содержание выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить ...

1.2. Представить ...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель         подпись      расшифровка подписи

Секретарь            подпись      расшифровка подписи

В дело 00-00

Подпись              Дата

Приложение 20

                         Форма краткого протокола

Наименование

предприятия

ПРОТОКОЛ

00.00.00 N 00

Москва

производственного

совещания

Председатель       - Егоров А.И.

Секретарь          - Краснова Ю.И.

Присутствовали:   должность, фамилии, инициалы

Приглашенные:    должности, фамилии, инициалы

Рассмотренные вопросы:

     1. ...

     2. ...

Принятые решения:

     1. ...

     2. ...

Председатель         подпись           А.И. Егоров

Секретарь            подпись           Ю.И. Краснова

В дело 00-00

Подпись         Дата

Приложение 21

                       Форма сокращенного протокола

Наименование

предприятия

ПРОТОКОЛ

00.00.00 N 00

Москва

производственного

совещания

Председатель            - Егоров А.И.

Секретарь               - Краснова Ю.И.

Присутствовали:         должности, фамилии, инициалы

Приглашенные:           должности, фамилии, инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ:

     1. Об итогах работы за 1 квартал 1998 г.

     Доклад зам.директора Анисимова О.Е.

(Иванов В.А., Звягин Л.С., Потапов Ю.П., Сазонов А.Б., Васильева А.В.)

ПОСТАНОВИЛИ;

     1.1. Утвердить ...

     1.2. Принять ...

     2. О перспективном плане ...

     Доклад - должность, фамилия, инициалы докладчика

     (фамилии, инициалы выступивших)

ПОСТАНОВИЛИ:

     2.1. ...

     2.2. ...

Председатель         подпись           А.И. Егоров

Секретарь            подпись           Ю.И. Краснова

В дело 00-00

Подпись         Дата

Приложение 22

                        Форма выписки из протокола

Наименование

предприятия

ПРОТОКОЛ

00.00.00 N 00

Москва

производственного

совещания

Председатель            - Егоров А.И.

Секретарь               - Краснова Ю.И.

Присутствовали: фамилии, инициалы

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ:

     2. О ...

2. СЛУШАЛИ:

     Осипова В.К. - содержание выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

     2.1. Установить ...

     2.2. ...

Председатель         подпись           А.И. Егоров

Секретарь            подпись           Ю.И. Краснова

Верно

Секретарь-референт     подпись         Ю.И. Краснова

Дата

Приложение 23

                               Образец акта

ТОО "Маяк"

АКТ

08.01.99 N 1

Москва

реквизиты кассы

Основание: приказ директора предприятия от 05.01.99 N 2

Составлен комиссией:

Председатель         - зам. директора С.Н. Завьялов

Члены комиссии:      1. Зам. главного бухгалтера П.М. Зайцев

                     2. Бухгалтер О.И. Максимова

                     3. Бухгалтер А.С. Смирнов

Присутствовали:      кассир В.И. Харитонова

     08.01.99 комиссия провела ревизию касса предприятия по состоянию  на

08.01.99.

     В результате проведенной ревизии установлено:

     1. остаток наличных денег в кассе по состоянию на 08.01.99  согласно

кассовой книге и данным бухгалтерского учета должен составлять 25283 руб.

     2. Фактический остаток наличных денег в кассе составляет 21500  руб.

Недостача наличных денег в кассе - 3783 руб.

     3. Недостача наличных денег в кассе  образовалась  по  вине  кассира

Харитоновой В.И.

Составлен в 3-х экз.:

     1-й экз. - в дело 05-11;

     2-й экз. - директору предприятия;

     3-й экз. - главному бухгалтеру

     Приложение: объяснительная записка кассира Харитоновой В.И. на 1  л.

в 1 экз.

Председатель           подпись               С.Н. Завьялов

Члены комиссии:        подпись               П.М. Зайцев

                       подпись               О.И. Максимова

                       подпись               А.С. Смирнов

С актом ознакомлена:   подпись               В.И. Харитонова

                       Дата

Приложение 24

Журнал
регистрации исходящей корреспонденции

N п/п	Адресат (кому)	Краткое содержание (заголовок)	Кто подписал	Индекс
-----	-------------	-----------------------	---------------	-----------

Приложение 25

Администрация города

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_______________________

  (место составления)

на ________ год

-------------------------------------------------------------------------

                             Название раздела

-------------------------------------------------------------------------

 Индекс дела|Заголовок дела|Количество |  Срок хранения   |Примечание

            |(тома, части) |дел (томов,|дела (тома, части)|

            |              |частей)    |  и N статей по   |

            |              |           |    перечню 1     |

------------+--------------+-----------+------------------+--------------

      1     |      2       |    3      |         4        |     5

-------------------------------------------------------------------------

Наименование должности          Дата     Подпись        Расшифровка

руководителя структурного                               подписи

подразделения

Наименование должности          Дата     Подпись        Расшифровка

составителя номенклатуры                                подписи

СОГЛАСОВАНО

Лицо, ответственное за архив    Дата

-------------------------------------------------------------------------

1.  Название  перечня:  Перечень  типовых  документов,   образующихся   в

деятельности министерств, ведомств и  других  учреждений  и  организаций,

предприятий с указанием сроков хранения. М., 1989 г.

Приложение 26

Администрация города                     УТВЕРЖДАЮ

                                         Заместитель главы администрации,

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                         управляющий делами

_______ N ________

___________________                      Подпись    Расшифровка

(место составления)                                 подписи

на ________ год                          Дата

-------------------------------------------------------------------------

                             Название раздела

-------------------------------------------------------------------------

 Индекс дела|Заголовок дела|Количество |  Срок хранения   |Примечание

            |(тома, части) |дел (томов,|дела (тома, части)|

            |              |частей)    |  и N статей по   |

            |              |           |    перечню       |

------------+--------------+-----------+------------------+--------------

      1     |      2       |    3      |         4        |     5

-------------------------------------------------------------------------

Лицо, ответственное за делопроизводство    Подпись    Расшифровка

администрации города                                  подписи

Дата

Лицо, ответственное за архив               Подпись    Расшифровка

                                                      подписи

ОДОБРЕНО                                      СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭКК                                  Протокол ЭПК

администрации города                          архивного управления

от ____________ N ______                      от ____________ N ______

Приложение 26 (продолжение)

     Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных  в  ______

году в организации

-------------------------------------------------------------------------

  По срокам хранения | Всего    |      В том числе:

                     |          |----------------------------------------

                     |          | переходящих     |с отметкой "ЭПК"

---------------------+----------+-----------------+----------------------

          1          |   2      |      3          |         4

---------------------+----------+-----------------+----------------------

 постоянного         |          |                 |

---------------------+----------+-----------------+----------------------

 временного          |          |                 |

 (свыше 10 лет)      |          |                 |

---------------------+----------+-----------------+----------------------

 временного (до 10   |          |                 |

 лет включительно)   |          |                 |

---------------------+----------+-----------------+----------------------

 Итого:              |          |                 |

-------------------------------------------------------------------------

Лицо, ответственное     Подпись              Расшифровка подписи

за архив

Дата

Приложение 27

     ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N __________

     В деле подшито (вложено) и пронумеровано __________________________

                                                  (цифрами и прописью)

________________________________________________________________________

листа (ов)

в том числе: литерные листы ____________________________________________

пропущенные номера _____________________________________________________

Наименование должности лица,                           Расшифровка

составившего заверительную надпись      Подпись         подписи

Дата

Приложение 28

  /-------------------------------------------------------------------\

  |                                                                   |

  |                                                                   |

  |  ___________________                                              |

  |  ___________________                                              |

  |  ___________________                                              |

  |  наименование архива                                              |

  |                                                                   |

  |                                                                   |

  |  _______________________________________________________________  |

  |  _______________________________________________________________  |

  |  _______________________________________________________________  |

  |  _______________________________________________________________  |

  |                      Наименование учреждения                      |

  |                    и структурного подразделения                   |

  |                                                                   |

  |                            Дело N ____                            |

  |                                                                   |

  |                                                                   |

  |  _______________________________________________________________  |

  |  _______________________________________________________________  |

  |  _______________________________________________________________  |

  |  _______________________________________________________________  |

  |  _______________________________________________________________  |

  |  _______________________________________________________________  |

  |                          (заголовок дела)                         |

  |                                                                   |

  |                                                                   |

  |                                                                   |

  |                             ____________________________________  |

  |                             ____________________________________  |

  |                                          (крайние даты)           |

  |                                                                   |

  |                                               На _________ лист   |

  |                                               хранить _________   |

  |                                                                   |

  |                                                                   |

  |                                                                   |

  |                                                                   |

  |                                                                   |

  \-------------------------------------------------------------------/

Приложение 29

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА

АКТ                                      УТВЕРЖДАЮ

________ N ____________                  Заместитель главы администрации,

                                         управляющий делами

_______________________                  Подпись       Расшифровка

(место составления)                                     подписи

о выделении к уничтожению                Дата

документов, не подлежащих хранению

     На основании Перечня типовых документов, образующихся в деятельности

учреждений с указанием сроков хранения

отобраны к уничтожению  как  не  имеющие  научно-технической  ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда администрации города

-------------------------------------------------------------------------

 N |Заголовок| Дата  | Номера  |Индекс дела  |Кол-во |Сроки хране-|Приме-

п/п|дела или | дела  | описей  |(тома, части)|  дел  |  ния дела  |чание

   |групповой| или   |(номен-  |по номенкла- |(томов,|(тома, час- |

   |заголовок|крайние|клатуры) |туре или N   |частей)|ти) и номера|

   |   дел   | даты  |за год(ы)|дела по описи|       | статей по  |

   |         | дел   |         |             |       | перечню    |

---+---------+-------+---------+-------------+-------+------------+------

 1 |    2    |  3    |   4     |      5      |   6   |     7      |   8

-------------------------------------------------------------------------

Итого ______________________________________ дел за _____________ годы

             (цифрами и прописью)

Документы уничтожены путем сожжения.

Наименование должности руководителя

структурного подразделения                   Подпись  Расшифровка подписи

Наименование должности лица, проводившего

экспертизу ценности документов               Подпись  Расшифровка подписи

Лицо, ответственное за архив                 Подпись  Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол ЭКК администрации города

от ___________________ N ________

Приложение 30

                        Администрация города Омска

 ________________________________________________________________________

  (наименование структурного подразделения или общественной организации)

                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                Наименование должности

                                                руководителя структурного

                                                подразделения

                                                Подпись    Расшифровка

                                                           подписи

                                                Дата

                                 ОПИСЬ N

-------------------------------------------------------------------------

                             Название раздела

-------------------------------------------------------------------------

 N |Индекс дела  |  Заголовок  |Дата дела|Кол-во листов|Срок хра- |Приме-

п/п|(тома, части)|    дела     |  (тома, |в деле (томе,|нения дела|чание

   |             |(тома, части)|  части) |    части)   |  (тома,  |

   |             |             |         |             |  части)  |

---+-------------+-------------+---------+-------------+----------+------

 1 |      2      |      3      |    4    |      5      |    6*    |  7

-------------------------------------------------------------------------

В данную опись внесено _________________________________ дел с N ________

                             (цифрами и прописью)

по N ________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности                            Расшифровка

составителя описи                Подпись          подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Лицо, ответственное за архив

Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Передал ____________________________________________ дел

            (цифрами и прописью)

Расшифровка

подписи

Наименование должности сотрудника                        Расшифровка

структурного подразделения              Подпись          подписи

Дата

Принял _____________________________________ дел и ______________________

          (цифрами и прописью)                      (цифрами и прописью)

Лицо, ответственное за архив          Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Приложение 31

                    УТВЕРЖДАЮ

                    Заместитель главы администрации,          Расшифровка

                    управляющий делами               Подпись  подписи

                    Дата

Фонд N ____________

ОПИСЬ N ___________

дел постоянного хранения

за __________ год

-------------------------------------------------------------------------

     Наименование раздела (структурного подразделения организации)

-------------------------------------------------------------------------

 N |Индекс дела|Заголовок дела| Дата дела   |Кол-во листов в   |Примеча-

п/п|           |(тома, части) |(тома, части)|деле (томе, части)|  ние

---+-----------+--------------+-------------+------------------+---------

 1 |      2    |       3      |      4      |       5          |   6

-------------------------------------------------------------------------

В данный раздел описи внесено ____________________________ дел,

                                  (цифрами и прописью)

с N ____________по N _________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Лицо, ответственное за архив     Подпись        Расшифровка

                                                подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО                           ОДОБРЕНО

Протокол ЭПК архивного управления    Протокол ЭКК

администрации Омской области         администрации города

от ______________ N _________        от ______________ N _________

Приложение 32

                    УТВЕРЖДАЮ

                    Заместитель главы администрации,          Расшифровка

                    управляющий делами               Подпись  подписи

                    Дата

Фонд N ____________

ОПИСЬ N ___________

дел по личному составу

за __________ год

-------------------------------------------------------------------------

                            Название раздела

-------------------------------------------------------------------------

 N |Индекс дела|Заголовок |Дата дела|Срок хранения|Кол-во листов|Приме-

п/п|           |дела (то- | (тома,  |    дела     |    в деле   |чание

   |           |ма, части)| части)  |(тома, части)|(томе, части)|

---+-----------+----------+---------+-------------+-------------+--------

 1 |      2    |    3     |     4   |      5      |      6      |   7

-------------------------------------------------------------------------

В данную опись внесено _________________________________ дел

                            (цифрами и прописью)

с N __________ по N ____________________, в том числе

литерные номера:

пропущенные номера:

Лицо, ответственное за архив     Подпись        Расшифровка

                                                подписи

Дата

ОДОБРЕНО                                  СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭКК                              Протокол ЭПК

администрации города                      архивного управления

от _____________ N _____                  от ____________ N _____

Приложение 33

  ____________________________________________________________________

                   (название государственного архива*)

                           Администрация города

  ____________________________________________________________________

                              Фонд N ______

                              ОПИСЬ N _____

  ____________________________________________________________________

                             (название описи)

                                        Крайние даты дел _____________

* Заполняется в государственном архиве

Приложение 34

УТВЕРЖДАЮ                                УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности                   Заместитель главы администрации,

руководителя                             управляющий делами

Подпись            Расшифровка           Подпись         Расшифровка

                   подписи                               подписи

Дата                                     Дата

АКТ

____________ N _______

______________________

(место составления)

приема-передачи документов

на хранение

Основание: Положение о  Государственном архивном фонде СССР, утвержденное

           постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274

В связи с _______________________________________________________________

                              реорганизацией или

_________________________________________________________________________

                               ликвидацией

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                       (наименование подразделения)

передает, а _____________________________________________________________

                         (наименование архива)

принимает на хранение документы и страховые копии за ____________________

                                                        (годы)

и справочный аппарат к ним:

-------------------------------------------------------------------------

 N | Название,|     Кол-во      |Кол-во дел |Кол-во страховых|Примечание

п/п| N описи  |экземпляров описи|(ед.хр.)   |    копий       |

   |          |                 |Кол-во ОЦД |                |

---+----------+-----------------+-----------+----------------+-----------

 1 |     2    |        3        |     4     |      5         |     6

-------------------------------------------------------------------------

Итого принято _______________________________________ ед.хр. (в том числе

                    (цифрами и прописью)

страховых копий)

Передачу произвели:                    Прием произвели:

Наименование должностей лиц,           Наименование должностей лиц,

производивших передачу                 производивших прием

Подпись            Расшифровка         Подпись         Расшифровка

                   подписи                             подписи

Дата                                   Дата

Приложение 35

                                 Образец

          заполнения регистрационно-контрольной карточки отдела

      по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан

                                РКК АСКОГ

Номер:             Дата:                       Вид:    заявление

Фамилия:                                     Категория:

М. работы                                    Регион:

Округ:                    Индекс     Нас.п:

Улица:                          Дом:  корпус:   квартира:

Корреспондент

Индекс:                 Дата:             Срок ответа:

                           СОДЕРЖАНИЕ ОБРАЩЕНИЯ

1.

2.

3.

                         НАПРАВЛЕНО НА РЕЗОЛЮЦИЮ

                                                  Признак контроля:

     Руководитель                  дата резолюции    срок исполнения

     Резолюция

     Исполнители             дата рез. срок исп. дата отв. пр.

     ---------------------------------------------------------------

                           СВЕДЕНИЯ ОБ ОТВЕТАХ

                                                 ИЗМЕНЕНИЕ СРОКА

 1.  Ответ заявителю   дата     корреспонденту   дата изменения

 2.  Ответ заявителю   дата     корреспонденту   новый срок

 3.  Ответ заявителю   дата     корреспонденту    "     "

                             РАБОЧИЙ КОНТРОЛЬ

     Исполнитель               Срок исп. Дата зад. Дата исп.

                             С КОНТРОЛЯ СНЯЛ

     Руководитель:

     Дата снятия:            Код:      Дело:        Дата:

Приложение 36

                                  Схема

       прохождения и контроля письменных обращений граждан в отделе

      по приему населения и работе с письмами и обращениями граждан

                         (общественная приемная)

          Граждане             Канцелярия общего отдела управления делами

        ----------\           /----------

                  |   Почта   |

                  |           |

                  |           |

               /--V-----------V--\

               | Отдел по приему |

               |    населения    |

               | (общ. приемная) |

               \-----------------/

                        |     Обрабатывается

                        |     специалистами отдела

               /--------V--------\

               |   Управление    |

               |     делами      |

               \-----------------/

                        |     Регистрация в компьютере

               /--------V--------\

               |   Руководитель  |

               \-----------------/

                        |     Поручения вносятся в компьютер

               /--------V--------\

               |    Исполнитель  |

               \-----------------/

                        |     Ответы регистрируются в компьютере

               /--------V--------\             /------------------\

               |   Руководитель  |------------->  Постановка на   |

               \-----------------/             | рабочий контроль |

                        |                      \------------------/

                        |     Сроки контролируются      |

                        |    советниками руководителя   |

                        |    /--------------------------/

                        |    |

               /--------V----V---\              /---------------------\

               |  Снятие в "Дело"|--------------> Анализ, обработка   |

               \-----------------/              | документов в отделе.|

                                                | Подшивка в "Дело".  |

                                                |      Хранение       |

                                                \---------------------/

Приложение 37

                        АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ОМСКА

N ________                       КАРТОЧКА             Срок исполнения

_____199 г.              учета обращений граждан      _____199 г.

                      на личном приеме руководителя

 _______________________________________________________________________

 Фамилия, имя, отчество ________________________________________________

 Адрес _________________________________________________________________

 Место работы __________________________________________________________

 Кем   является   -   (подчеркнуть)   инвалид   ВОВ,    семья   погибшего

 военнослужащего, ТБЦ, инвалид труда, пенсионер, в/служ.

 Рассмотрел (вел прием) ________________________________________________

 Краткое содержание ____________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 Принятое решение ______________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 ______________________________________________________________ Удовлет.

 ______________________________________________________________ Отказ.

 ______________________________________________________________Разъясн.

 ______________________________________________________________Направл.

Приложение 38

                                         УТВЕРЖДАЮ

                                         Заместитель главы администрации,

                                         управляющий делами

                                         ____________ФИО

                                         "____" ___________ 199__г.

                                   Акт

             по отделу по приему населения, работе с письмами

              и обращениями граждан (Общественная приемная)

     О выделении к уничтожению документов временного срока хранения

     На основании Типового перечня с указанием сроков хранения отобраны к

уничтожению как не  имеющие  научно-исторической  ценности  и  утратившие

практическое значение документы фонда администрации города.

NN п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Количество дел, томов, частей	Сроки хранения дела, тома, части
1.	Письменные обращения граждан			3 года, ст. 31
2.	Карточки личного приема руководителей			3 года, ст. 31
3.	Документы с личного приема			3 года, ст. 31

     Итого: дел за 199_ год - ____ шт.

            карточек за 199_ год - ____ шт.

Документы в количестве _____ дел, весом_______ кг. сданы на переработку.

Начальник отдела по приему населения,

работе с письмами и обращениями граждан

(Общественная приемная)                     подпись            ФИО

Заведующая объединенным

ведомственным архивом                       подпись            ФИО

Приложение 39

                           Статистический отчет

                     о рассмотрении обращений граждан

                               за 199__ год

                       в администрации города Омска

                                 Раздел 1

                               ОБЩИЕ ДАННЫЕ

N п/п	Наименование сведений	Цифровые данные
1.	Обратилось граждан на прием в администрацию из них:
1.1.	принято граждан главой администрации, заместителями
2.	Число письменных обращений граждан в администрацию из них:
2.1.	поступило через партийные и государственные органы, общественные организации, редакции газет, журналов, другие средства массовой информации
3.	Обсуждение вопросов, связанных с состоянием дел по рассмотрению обращений граждан: - на заседаниях Совета
4.	- на коллегиях администрации
5.	(резервная строка) - на аппаратных совещаниях

                                 Раздел 2

          ДАННЫЕ О ВОПРОСАХ, ПОСТАВЛЕННЫХ В УСТНЫХ И ПИСЬМЕННЫХ

               ОБРАЩЕНИЯХ, И О РЕЗУЛЬТАТАХ ИХ РАССМОТРЕНИЯ

N п/п	Вопросы, поставленные в устных и письменных обращениях	Рассмот- ренно вопросов	Из них по следующему числу вопросов приняты положительные решения (удовлетворено заявле- ние или ходатайство, приняты меры по жалоб и сообщению, принято предложение)
А	Б	1	2
6.	Всего
	в том числе:
7.	Вопросы промышленности
8.	Вопросы сельского хозяйства
	из них:
8.1.	производство, сохранность, переработка, заготовка сельхозпродукции
8.2.	землепользование в сельской мест- ности, личное подсобное хозяйства
8.3.	другие вопросы сельского хозяйства
9.	Вопросы транспорта
	из них:
9.1.	работа пассажирского транспорта
9.2.	другие вопросы транспорта
10.	Вопросы связи
11.	Вопросы охраны и рационального использования окружающей природной среды
12.	Вопросы жилищного хозяйства
	из них:
12.1.	строительство, эксплуатация и ремонт государственного и общест- венного жилищного фонда
12.2.	предоставление жилого помещения гражданам, имеющим право на его первоочередное получение
12.3.	предоставление жилого помещения другим гражданам
12.4.	жилищно-строительные кооперативы
12.5.	индивидуальное жилищное строительство
12.6.	снос жилых домов
12.7.	другие вопросы жилищного хозяйства
13.	Вопросы коммунального и дорожного хозяйства
	из них:
13.1.	отопление и газификация
13.2.	водоснабжение
13.3.	строительство и ремонт дорог
13.4.	санитарное состояние, озеленение, электри- и радиофикация населенных пунктов
13.5.	другие вопросы коммунального и дорожного хозяйства
14.	Вопросы торговли и общественного питания
	из них:
14.1.	продажа продовольственных товаров
14.2.	продажа промышленных товаров
14.3.	общественное питание
14.4.	другие вопросы торговли и общественного питания
15.	Вопросы бытового обслуживания
16.	Вопросы воспитания и обучения детей, подростков и молодежи
17.	Вопросы культурно-просветительной работы, физической культуры и спорта
18.	Вопросы здравоохранения
19.	Вопросы труда
	из них:
19.1.	трудоустройство
19.2.	увольнение с работы
19.3.	организация и охрана труда
19.4.	оплата труда
19.5.	другие вопросы труда
20.	Вопросы социального обеспечения
21.	Вопросы обеспечения законности и охраны правопорядка
	из них:
21.1.	борьба против пьянства, тунеядства, хулиганства
21.2.	борьба с хищениями социальной собственности
21.3.	сообщения о злоупотреблении властью или служебным положением, о поборах, взяточничестве
21.4.	пересмотр, исполнение судебных приговоров, решений, определений, постановлений
21.5.	пересмотр, исполнение решений товарищеских судов, постановлений по делам об административных правонарушениях
21.6.	сообщения о нарушении паспортного режима, об отказе в прописке, в выдаче паспорта, в регистрации актов гражданского состояния, в совершении нотариальных действий
21.7.	сообщения о нарушениях порядка рассмотрения обращений граждан
21.8.	другие вопросы обеспечения закон- ности и охраны правопорядка
22.	Вопросы, связанные с награждени- ем, присвоением почетных званий, гражданством, въездом в Россию и выездом из России, помилованием
23.	Другие вопросы (не предусмотрен- ные в строках 7-22)

          Глава городского

          самоуправления                          В.П. Рощупкин

"__"_____199_г.

Приложение 40

Порядок
представления к награждению благодарственным письмом города Омска

1. Благодарственное письмо города Омска является формой морального поощрения за заслуги в развитии производства, научной и общественной деятельности, в хозяйственном и социально-культурном строительстве, за осуществление конкретных и полезных для города дел в здравоохранении, просвещении, культуре, физкультуре и спорте, обучении и воспитании молодежи и других областях трудовой и общественной деятельности, за поддержание законности и правопорядка, за плодотворный многолетний труд, а также в связи с юбилейными датами.

Юбилейными датами для коллективов следует считать - 20 лет и далее каждые 10 лет, для граждан - 50, 55 (для женщин), 60, 70 лет и далее каждые 5 лет.

2. Для награждения благодарственным письмом города Омска физических лиц представляются следующие материалы: ходатайство главы окружной администрации, оформленное в виде постановления, ходатайство предприятия, организации общественного объединения или учреждения о награждении, характеристика представляемого к награждению лица, содержащая сведения о его производственных, научных и иных достижениях, подписанная руководителем и заверенная печатью предприятия, организации, общественного объединения или учреждения.

Для награждения благодарственным письмом города Омска трудового коллектива представляются: постановление главы администрации округа, сведения о заслугах коллектива предприятия, организации, общественного объединения или учреждения.

При представлении коллектива в связи с юбилейной датой со дня его основания прилагается архивная справка, подтверждающая время основания предприятия, организации, общественного объединения или учреждения.

3. Срок рассмотрения представленных материалов для награждения благодарственным письмом города Омска один месяц.

4. Благодарственное письмо города Омска подписывается главой городского самоуправления и председателем Омского городского Совета. Подписи заверяются гербовой печатью администрации города Омска и Омского городского Совета.

5. Сведения о вручении благодарственного письма города заносятся в трудовую книжку.