Приложение. Положение о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем, среднем (полном) общем, начальном профессиональном и среднем профессиональном образовании на территории Омской области

Приложение

к приказу главного

управления образования

Администрации Омской области

от 12 января 2000 г. N 07

Положение
о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем, среднем (полном) общем, начальном профессиональном и среднем профессиональном образовании на территории Омской области

Настоящее Положение устанавливает единый порядок хранения, выдачи и учета документов государственного образца об образовании для органов управления образованием, общеобразовательных учреждений, учреждений начального профессионального и среднего профессионального (педагогического) образования на территории Омской области.

1. Общие положения

1.1. Главное управление образования Администрации области формирует областной заказ на аттестаты, табели итоговых оценок, дипломы и приложения к ним, свидетельства (далее бланки документов).

1.2. Муниципальные органы управления образованием и учреждения начального профессионального и среднего профессионального образования ежегодно предоставляют в главное управление образования Администрации области заявки на бланки документов по форме и в сроки, установленные им.

1.3. При составлении заявки необходимо учитывать количество выпускников в текущем учебном году, а также резерв бланков, предназначенных для выдачи дубликатов и компенсации бланков, испорченных при заполнении.

1.4. Основанием для выдачи аттестатов об основном общем и о среднем (полном) общем образовании является решение педагогического совета общеобразовательного учреждения.

1.5. Основанием для выдачи дипломов и свидетельств о профессиональном образовании является соответствующее решение государственной аттестационной комиссии.

1.6. В муниципальных органах управления образованием и образовательных учреждениях приказом руководителя назначаются лица, ответственные за получение, хранение, выдачу и учет бланков документов.

2. Выдача документов

2.1. Выдача бланков документов представителям муниципальных органов управления образованием и учреждений начального профессионального и среднего профессионального образования производится главным управлением образования Администрации области по доверенности, при наличии книги учета и записи документов об образовании и уточненной заявки на текущий год.

2.2. Муниципальным органам управления образованием для получения бланков особого образца, а именно аттестатов о среднем (полном) общем образовании с награждением серебряной медалью, необходимо дополнительно представить протокол заседания районной (окружной) комиссии по рассмотрению и утверждению материалов на награждение выпускников 11 классов общеобразовательных учреждений.

2.3. Учреждениям начального профессионального и среднего профессионального образования для получения дипломов с отличием необходимо дополнительно представить протокол заседания аттестационной комиссии.

2.4. Выдача аттестатов о среднем (полном) общем образовании с награждением золотой медалью и дипломов о начальном профессиональном образовании с награждением золотой и серебряной медалями осуществляется в соответствии с п. 2.1 на основании протоколов заседаний областных комиссий по рассмотрению и утверждению материалов на награждение выпускников.

3. Хранение и учет бланков документов

3.1. Бланки документов, книги для учета бланков, а также накладные, доверенности и расписки, на основании которых бланки получены и выданы, хранятся как документы строгой отчетности в несгораемых шкафах.

3.2. При смене руководителей органов управления образованием и образовательных учреждений, а также при назначении новых работников, ведающих вопросами получения, учета, выдачи и хранения бланков, неиспользованные бланки, книги учета передаются по акту как документы строгой отчетности. (Приложение 1).

3.3. Для учета поступления и расхода бланков документов в муниципальных органах управления образованием и учреждениях профессионального образования ведутся специальные книги.

3.4. В муниципальных органах управления образованием ведутся следующие книги:

а) Книга для учета бланков аттестатов об основном общем образовании состоит из 2-х частей.

Ч. 1 Аттестаты без отличия.

Ч. 2 Аттестаты с отличием.

б) Книга для учета бланков аттестатов о среднем (полном) общем образовании состоит из 2-х частей.

Ч. 1 Аттестаты.

Ч. 2 Табели итоговых оценок.

в) Книга для учета бланков аттестатов о среднем (полном) общем образовании с золотым и серебряным тиснением и медалей состоит из 4-х частей.

Ч. 1 Аттестаты с золотым тиснением и табели итоговых оценок.

Ч. 2 Позолоченные медали.

Ч. 3 Аттестаты с серебряным тиснением и табели итоговых оценок.

Ч. 4 Посеребренные медали.

г) Книга для учета бланков свидетельств состоит из 3-х частей.

Ч. 1 Свидетельства для спецшкол.

Ч. 2 Свидетельства водителей транспортных средств.

Ч. 3 Свидетельства трактористов-машинистов.

3.5. В учреждениях начального профессионального образования ведутся следующие книги:

а) Книга для учета дипломов о начальном профессиональном образовании состоит из 3-х частей.

Ч. 1 Дипломы без отличия и выписки итоговых оценок.

Ч. 2 Дипломы с отличием и выписки итоговых оценок.

Ч. 3 Дипломы с награждением золотой и серебряной медалями и выписки итоговых оценок.

б) Книга для учета свидетельств состоит из 3-х частей.

Ч. 1 Свидетельства о присвоении квалификации.

Ч. 2 Свидетельства водителей транспортных средств.

Ч. 3 Свидетельства трактористов-машинистов.

3.6. В учреждениях среднего профессионального образования ведутся следующие книги:

а) Книга учета дипломов о среднем профессиональном образовании базового уровня состоит из 2-х частей.

Ч. 1 Дипломы без отличия и приложения.

Ч. 2 Дипломы с отличием и приложения.

б) Книга для учета дипломов о среднем профессиональном образовании повышенного уровня состоит из 2-х частей.

Ч. 1 Дипломы без отличия и приложения.

Ч. 2 Дипломы с отличием и приложения.

в) Книга для учета академических справок и справок, взамен утерянных дипломов состоит из 2-х частей.

Ч. 1 Академические справки.

Ч. 2 Справки взамен утерянных дипломов.

3.7. Все специальные книги ведутся по форме, утвержденной Министерством образования Российской Федерации. (Приложение 2).

3.8. Документы об образовании заполняются и надлежащим образом оформляются на всех, прошедших государственную (итоговую) аттестацию.

3.9. Не выданные учащимся по каким-либо причинам документы об образовании, хранятся в данном образовательном учреждении, согласно п. 3.1 данного Положения, до востребования.

3.10. Для регистрации документов об образовании, выданных выпускникам, в каждом образовательном учреждении ведутся книги учета и записи выданных документов об образовании, а именно:

а) в общеобразовательных учреждениях книгу учета и записи выданных аттестатов об основном общем образовании, похвальных листов и книгу учета и записи выданных аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей (Приложение 3);

б) в учреждениях профессионального образования книга учета и записи выданных свидетельств и книга учета и записи выданных дипломов (Приложение 4).

3.11. Книги учета бланков документов постранично пронумеровываются, прошнуровываются, скрепляются печатью.

3.12. В книгах не должно быть никаких помарок и подчисток. Необходимые исправления, а также все последующие записи о выдаче документов об образовании в связи с несвоевременным их получением, скрепляются подписью руководителя и гербовой печатью.

3.13. Муниципальные органы управления образованием, общеобразовательные учреждения, учреждения профессионального образования уведомляют главное управление образования и соответствующие органы внутренних дел о каждом случае пропажи бланков документов, с указанием номеров пропавших бланков и изложением обстоятельств, при которых произошла пропажа.

3.14. Неправильно оформленные бланки документов считаются испорченными и подлежат замене и списанию по актам.

3.15. Общеобразовательные учреждения возвращают испорченные бланки в муниципальные органы управления образованием, где создается комиссия по их списанию и уничтожению.

3.16. В учреждениях профессионального образования приказом руководителя создается комиссия по списанию и уничтожению испорченных бланков.

3.17. Комиссия (п.п. 3.15 и 3.16) составляет акт в двух экземплярах, который утверждается руководителем. В акте указывается количество (прописью) и номера, испорченных бланков. Номера испорченных бланков вырезаются и наклеиваются на отдельный лист, который прилагается к первому экземпляру акта. Первый экземпляр акта с приложением представляется в главное управление образования, а второй остается в муниципальном органе управления образованием или учреждении профессионального образования (Приложение 5).

4. Выдача дубликатов

4.1. В случае утраты документов об образовании, образовательным учреждением выдается дубликат.

4.2. Для получения дубликата документа об образовании лицо, утратившее документ, подает об этом письменное заявление в образовательное учреждение, выдавшее ему документ об образовании, с изложением обстоятельств утраты документа и приобщением имеющихся документов, подтверждающих утрату (объявление в областной газете, справка из органа внутренних дел или бюро находок).

4.3. Муниципальные органы управления образованием выдают руководителям общеобразовательных учреждений бланки аттестатов с пометкой в правом верхнем углу "Дубликат взамен подлинника N...." на основании ходатайства и документов, указанных в п. 4.2.

4.4. Учреждения профессионального образования выдают дубликаты документов согласно п. 4.2, на которых делаются следующие пометки:

а) на дубликате диплома о начальном профессиональном образовании и свидетельства на правой внутренней стороне бланка сверху под номером делается надпись "Дубликат";

б) на дубликате диплома о среднем профессиональном образовании в заголовке под словом "диплом" ставится штамп "Дубликат".

4.5. Дубликат документа об образовании выдается лично заявителю по предъявлению паспорта или по доверенности, оформленной в установленном порядке.

4.6. Дубликат документа регистрируется в книге учета и записи выданных документов, в графе "Расписка в получении" записывается, что дубликат выдан взамен утерянного подлинника с указанием номера и даты выдачи. Соответственно в книге, где был зарегистрирован факт выдачи подлинника, делается отметка о выдаче дубликата N.....

4.7. Выдача дубликата независимо от времени окончания образовательного учреждения производится при наличии в архиве образовательного учреждения сведений о результатах промежуточных аттестационных испытаний, протоколов государственных аттестационных (экзаменационных) комиссий, личного дела обучающегося или на основании книги учета и записи выданных аттестатов (для общеобразовательных учреждений).

4.8. Дубликаты документов об образовании выдаются на бланках образцов, действующих в период выдачи.

4.9. Дубликат подписывается руководителем образовательного учреждения, заместителем руководителя по учебно-воспитательной работе и учителями, преподавателями (не менее трех).

4.10. В случае реорганизации образовательного учреждения выдача дубликатов документов об образовании осуществляется по рекомендации главного управления образования или муниципального органа управления образованием, образовательным учреждением-правопреемником реорганизованного учреждения, в котором хранится архив реорганизованного учреждения. Документ должен быть подписан руководителем, его заместителем по учебно-воспитательной работе, тремя членами педагогического совета образовательного учреждения и скреплен печатью данного образовательного учреждения.

4.11. В случае ликвидации учреждения профессионального образования выдача дубликатов осуществляется главным управлением образования, общеобразовательного учреждения - муниципальным органом управления образованием по архивным данным и скрепляется печатью соответствующего органа управления образованием.

4.12. В том случае, когда личное дело обучающегося, протоколы государственной аттестационной (экзаменационной) комиссии и книга учета и записи выданных документов об образовании не сохранились, но факт окончания данного образовательного учреждения установлен, могут быть выданы следующие документы об образовании:

а) выпускникам общеобразовательных учреждений и учреждений начального профессионального образования - дубликат документа об образовании без выписки и табеля итоговых оценок;

б) окончившим учреждения среднего профессионального образования вместо диплома выдается удостоверение установленного образца.

Факт окончания образовательного учреждения устанавливается на основании одного из следующих данных:

а) письменных свидетельств об окончании образовательного учреждения не менее трех учителей или инженерно-педагогических работников, руководителя или его заместителя по учебно-воспитательной работе;

б) копии документов об образовании, заверенной в установленном порядке;

в) прочих документов, удостоверяющих окончание образовательного учреждения (протокол педагогического совета, приказов руководителя образовательного учреждения о зачислении в образовательное учреждение, переводе из класса в класс, с курса на курс, окончании образовательного учреждения и др.).

4.13. Дубликаты документов об основном общем образовании, дипломов о начальном профессиональном образовании и свидетельств о присвоении квалификации выдаются в течение трех дней со дня подачи заявления.

4.14. Дубликаты аттестатов о среднем (полном) общем образовании и дипломов о среднем профессиональном образовании выдаются по истечении месяца со дня подачи заявления.

4.15. Дубликаты документов об образовании выдаются на фамилию, имя, отчество, на которые был выдан подлинник документа.

4.16. Дубликат дипломов (свидетельств) о начальном профессиональном образовании выдается только один раз. При утере дубликата диплома (свидетельства) выдается справка установленного образца (Приложение 6).

4.17. Копии выдаваемых диплома о среднем профессиональном образовании и приложения к нему, напечатанные на плотной бумаге в одном экземпляре каждый и заверенные подписью директора и печатью учебного заведения, подлежат постоянному хранению в личном деле окончившего.

4.18. Директор образовательного учреждения несет ответственность за полную сохранность личных дел учащихся и студентов, завершивших обучение в данном учебном заведении, в установленном порядке.

5. Отчетность

5.1. Муниципальные органы управления образованием, общеобразовательные учреждения, учреждения профессионального образования ведут систематическую отчетность о расходовании бланков документов об образовании отдельно по каждому виду.

5.2. Общеобразовательные учреждения направляют отчеты в муниципальные органы управления образованием. На основе их отчетов специалист, ответственный за данный участок работы, составляет сводный отчет по району по состоянию на 1 октября, и отчитываются перед бухгалтерией. (Приложение 7).

5.3. Муниципальные органы управления образованием и учреждения профессионального образования не позднее 15 октября представляют в главное управление образования сводный отчет за подписью руководителя органа управления образованием, руководителя учреждения и главного бухгалтера, вместе с книгами учета и актами на списание испорченных бланков.

Главное управление образования Администрации области контролирует выполнение данного Положения.

В случае неупорядоченности и запущенности в постановке учета бланков документов об образовании, незаконной выдачи этих документов, принимаются меры к привлечению виновных к ответственности.

Настоящее Положение составлено на основе: Положения о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) образовании (Приказ Министерства образования РФ N 143 от 02.04.96 г.); Порядка изготовления, хранения и выдачи документов государственного образца об уровне образования и квалификации для выпускников учреждений начального профессионального образования (Приказ Министерства образования РФ N 362 от 30.06.95 г.); Инструкции о порядке введения, заполнения и выдачи государственных документов о среднем профессиональном образовании (Постановление Государственного комитета РФ по высшему образованию N 6 от 10.04.96 г.).