Приложение N 4. Положение об организации контроля выполнения муниципального заказа

Приложение N 4
к Положению о муниципальном
заказе в г. Омске

Положение
об организации контроля выполнения муниципального заказа

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок взаимодействия различных субъектов деятельности при организации выполнения муниципального заказа.

1.2. Взаимные обязательства, права и ответственность, а также иные аспекты взаимоотношений, возникающих между администрацией города, в лице ее структурных подразделений, и исполнителями, выполняющими муниципальный заказ, устанавливаются муниципальным контрактом (далее - договор).

1.3. Выполнение муниципального заказа после заключения договора осуществляется через систему контроля и учета, участниками которой являются заказчик - структурное подразделение администрации города, департамент муниципального заказа, соответствующее финансовое подразделение исполнительного органа городского самоуправления (департамент финансов и экономики администрации города, финансовое управление администрации округа) и представительный орган городского самоуправления.

1.4. Функционирование системы контроля и учета обеспечивают соответствующие структурные подразделения администрации города.

1.5. Взаимодействие участников проводится на основе принципов соблюдения законности, разграничения полномочий и персональной ответственности должностных лиц за точное выполнение утвержденных мероприятий.

II. Система контроля и учета выполнения муниципального заказа

2.1. Цель работы системы контроля и учета:

- своевременное выявление обстоятельств, ведущих к срыву выполнения муниципального заказа, и проведение мероприятий по их устранению;

- поступление качественной и достоверной информации о ходе исполнения договора в соответствии с договорными условиями;

- анализ исполнения договора.

2.2. Основные функции системы контроля и учета:

- обеспечение сторонами исполнения условий договора;

- учет нарушений договорных обязательств;

- учет количества, качества, соблюдения сроков в соответствии с договором и т.д.

- своевременное принятие мер по соблюдению условий договора, в том числе финансового порядка.

2.3. Порядок организации контроля и учета выполнения муниципального заказа.

2.3.1. Структурные подразделения администрации города (заказчики):

а) организуют текущий контроль исполнения условий договора;

б) на основании заключенного договора на поставку продукции, своевременно назначают должностное лицо, несущее персональную ответственность за организацию и ведение текущего контроля, и сообщают в департамент муниципального заказа Ф.И.О., должность и телефон.

в) определяют получателю продукции и исполнителю порядок взаимодействия;

г) обеспечивают соблюдение правил приемки-сдачи продукции и правил оформления отчетных документов, в соответствии с действующим законом, правилами, инструкциями и условиями договора;

д) систематически осуществляют контроль за работой лиц, ответственных за приемку продукции по количеству и качеству;

е) при возникновении между заказчиком и исполнителем спора по поводу несоответствия качества поставляемого товара, выполняемых работ, услуг условиям договора привлекают независимых экспертов;

ж) обеспечивают своевременное составление и оформление расчетных и иных документов (актов сверки, приемки, исполнения и т.д.), а также формирование комиссий (рабочих, приемочных и т.п.);

з) обеспечивают своевременно и в полном объеме поступление в адрес департамента муниципального заказа необходимых документов для исполнения договорных обязательств;

и) обеспечивают оперативное доведение до департамента муниципального заказа для учета в работе информации о ходе выполнения муниципального заказа сторонами и несут ответственность за ее достоверность;

к) несут ответственность за выполнение финансовых обязательств, предусмотренных условиями договора, в части их касающейся.

2.3.2. Департамент муниципального заказа:

а) осуществляет общее методическое руководство по организации текущего контроля исполнения договора;

б) работает в рамках заключенного договора на основании информации, поступающей от заказчика и исполнителя;

в) отслеживает соблюдение сторонами условий договора;

г) обеспечивает ведение единого банка данных об исполнении договоров;

д) разрабатывает проекты нормативных документов и методических материалов, определяющих порядок взаимодействия заинтересованных сторон и обеспечения обмена оперативной информацией;

е) проводит информационно-аналитическую и методическую работу по итогам года, обобщает результаты координационной деятельности структурных подразделений администрации города, участвует в распространении передового опыта;

ж) проводит выборочный контроль исполнения заключенных договоров, принимает меры к лицам, виновным в нарушении условий договоров, используя административные, финансовые, юридические и иные законные методы воздействия;

з) взаимодействует с иными контрольными органами для решения вопросов по выполнению условий договора (контролирующие органы привлекаются в случае выявления действий исполнителя, противоречащих условиям договора в части качества поставляемых товаров работ или услуг);

и) ведет претензионную работу.

2.3.3. Департамент финансов и экономики (финансовое управление администрации округа):

а) осуществляет выделение бюджетных средств на оплату исполненных договоров в размере, определенном условиями договора, по уведомлению департамента муниципального заказа;

б) по результатам оплаты по договору направляет в департамент муниципального заказа подтверждение финансирования (с указанием суммы и даты);

в) в случае изменения, по инициативе департамента финансов и экономики (финансового управления администрации округа), условий оплаты муниципального заказа в процессе исполнения обязательств по договору, своевременно в установленном законом порядке вносит через департамент муниципального заказа соответствующие коррективы в договорные отношения после предварительного соглашения с исполнителем. Департамент финансов и экономики (финансовое управление администрации округа) направляет в департамент муниципального заказа проект соглашения о внесении изменений (дополнений) к договору;

г) прекращает финансирование (проведение зачетов) по заключенным договорам на основании уведомления, направленного департаментом муниципального заказа о ненадлежащем исполнении поставщиком принятых на себя договорных обязательств;

д) ведет реестр договоров.

2.3.4. Омский городской Совет:

осуществляет контроль использования бюджетных средств, предназначенных для выполнения муниципального заказа на основании предоставляемых ежеквартально департаментом муниципального заказа и департаментом финансов и экономики сведений о выполненных муниципальных заказах, финансирование которых проводилось в рамках заключенных договоров.

III. Порядок взаимодействия при выполнении муниципального заказа

3.1. После подписания с исполнителем договора на поставку продукции (товары, работы, услуги) департамент муниципального заказа в трехдневный срок направляет заказчику - структурному подразделению администрации города копию договора для осуществления текущего контроля за выполнением муниципального заказа, который включает следующее:

а) по факту заключения договора, каждая из сторон приступает к исполнению обязательств, предусмотренных договором;

б) исполнитель осуществляет поставку товара в соответствии с условиями договора (графиком поставки, спецификацией, перечнем работ и т.д.);

в) при поставке товаров, текущий учет и контроль качества и объемов поставленной продукции в соответствии с действующими инструкциями и действующим договором ведет получатель и структурное подразделение;

г) при выполнении работ и предоставлении услуг текущий контроль ведется структурным подразделением;

д) после выполнения поставки (этапа, если это предусмотрено договором), структурное подразделение участвует в приемке, проведении сверки и т.д. с оформлением соответствующих документов. По итогам - в трехдневный срок направляет в департамент муниципального заказа акт исполнения условий договора, акт сверки и приемки, докладную записку о нарушениях;

е) на основании акта исполнения условий договора департамент муниципального заказа в трехдневный срок направляет в адрес департамента финансов и экономики либо в адрес финансового управления администрации округа (главы администрации административного округа) уведомление на финансирование поставки;

ж) соответствующее финансовое подразделение по результатам оплаты направляет в трехдневный срок в департамент муниципального заказа подтверждение финансирования (с указанием суммы и даты оплаты). При наличии обстоятельств, препятствующих своевременному финансированию, - письмо с разъяснениями;

з) после выполнения взаимных обязательств по договору заказчик - структурное подразделение оформляет с исполнителем двухсторонний протокол о зачете взаимных требований и в трехдневный срок направляет один экземпляр в адрес департамента муниципального заказа для признания договора исполненным.

3.2. Исполнители:

а) в соответствии с заключенным договором обеспечивают исполнение взятых на себя обязательств;

б) в случае неисполнения договорных обязательств либо их исполнения ненадлежащим образом несут ответственность, предусмотренную договором или законом;

в) направляют возникающие в процессе исполнения договорных обязательств претензии в адрес департамента муниципального заказа, а также в установленном порядке - предложения о внесении изменений и дополнений к договору.