Приложение. Положение о порядке ведения личных дел муниципальных служащих администрации города Омска

Приложение

к постановлению

Мэра города Омска

от 3 апреля 2002 г. N 191-п

Положение
о порядке ведения личных дел муниципальных служащих
администрации города Омска

1. Настоящее положение, разработанное в соответствии с Законом Омской области "О муниципальной службе в Омской области" и "Положением о муниципальной службе в городе Омске", утвержденном решением Омского городского Совета, определяет порядок ведения личных дел муниципальных служащих администрации города Омска (далее - муниципальных служащих).

2. Личные дела муниципальных служащих (далее - личные дела) ведутся кадровыми службами соответствующих структурных подразделений администрации города Омска.

3. Личное дело содержит основные сведения о муниципальном служащем, его трудовой деятельности и прохождении им муниципальной службы.

4. Сведения, содержащиеся в личных делах, являются конфиденциальными.

5. Сбор и внесение в личные дела сведений о политической и религиозной принадлежности, частной жизни муниципальных служащих запрещены.

6. Личное дело оформляется после издания правового акта о назначении на муниципальную должность муниципальной службы.

7. В личном деле содержатся:

а) сведения, сообщенные гражданином о себе при поступлении на муниципальную службу - анкета (приложение 1);

б) сведения об изменениях в учетных признаках после заполнения анкеты - дополнение к анкете (приложение 2);

в) заявление о согласии на замещение муниципальной должности муниципальной службы администрации города Омска;

г) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной муниципальной должности муниципальной службы (если гражданин принят на муниципальную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;

д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

е) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;

ж) медицинское заключение о состоянии здоровья лица, назначенного на муниципальную должность муниципальной службы администрации города Омска;

з) трудовой договор на замещение муниципальной должности муниципальной службы администрации города Омска;

и) копии приказов (распоряжений) о назначении лица на муниципальную должность муниципальной службы администрации города Омска, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;

к) копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;

л) справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением муниципальной должности муниципальной службы администрации города Омска;

м) информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при поступлении на муниципальную службу, а также проверки сведений о соблюдении муниципальным служащим, установленных законодательством Российской Федерации и Омской области ограничений, сообщенная ему под расписку;

н) первичные документы и справка подразделения органа городского самоуправления, организующего проверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при поступлении на муниципальную службу, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим, установленных законодательством Российской Федерации и Омской области ограничений;

о) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по муниципальной должности муниципальной службы администрации города Омска связано с использованием таких сведений;

п) данные об ознакомлении муниципального служащего, с документами его личного дела;

р) аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв на него;

с) копии приказов (распоряжений) о присвоении лицу квалификационного разряда;

т) копии приказов (распоряжений) о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.

В личное дело вносятся также письменные объяснения муниципального служащего, если такие объяснения сделаны им после ознакомления с документами своего личного дела.

8. Муниципальный служащий обязан информировать кадровую службу соответствующего структурного подразделения администрации города Омска об изменениях в своих анкетных данных.

Муниципальный служащий имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, приобщение к личному делу своих объяснений.

9. Документы, приобщенные к личным делам, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись (приложение 3).

10. Все поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке.

11. Учетные данные муниципальных служащих могут также храниться кадровой службой соответствующего структурного подразделения администрации города Омска в машиночитаемом виде с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и копирования.

12. В обязанности кадровой службы соответствующего структурного подразделения администрации города Омска, осуществляющей ведение личных дел, входит:

приобщение документов, перечисленных в пункте 7 настоящего Положения, к личным делам;

обеспечение сохранности личных дел;

обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах;

ознакомление муниципальных служащих, с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц и во всех иных случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Муниципальные служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел (формирование их копий), могут привлекаться, в соответствии с действующим законодательством, к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел, установленного настоящим Положением.

13. При переводе муниципального служащего в другой орган местного самоуправления либо государственный орган личное дело передается в соответствующий орган (должностному лицу), ведающий (-ему) кадровыми вопросами.

14. Личные дела лиц, освобожденных от замещения муниципальных должностей муниципальной службы администрации города Омска в связи с прекращением ими муниципальной службы, хранятся кадровыми службами соответствующих структурных подразделений администрации города Омска в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.

15. Личные дела не выдаются муниципальным служащим, на которых они ведутся.

16. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных настоящим Положением, как правило, не допускается. Изъятие документов может быть произведено в исключительных случаях лишь с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения администрации города Омска. На место изъятого документа вкладывается справка с указанием причин изъятия и подписью лица, разрешившего изъятие документа.

17. Ежегодно кадровые службы соответствующего структурного подразделения администрации города Омска проводят проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к анкете.

18. Личные дела хранятся в специально выделенном помещении, в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Помещения, где хранятся личные дела, сдаются под охранную сигнализацию.

19. Ответственность за ведение и хранение личных дел возлагается на руководителя кадровой службы соответствующего структурного подразделения администрации города Омска или лицо, уполномоченное на ведение и хранение личных дел.

Управляющий делами администрации города Омска

Г.В. Семенов