Приложение. Методика подготовки муниципального заказа к размещению

Приложение

к постановлению главы

городского самоуправления

от 24 августа 1999 г. N 308-п

Методика
подготовки муниципального заказа к размещению

I. Общие положения

1.1. Настоящая Методика определяет правила подготовки заявки на размещение муниципального заказа (далее именуется - заявка) и порядок ее представления для размещения муниципального заказа.

1.2. При размещении заказов, в том числе путем организации и проведения торгов (конкурса) на закупку и поставку товаров, выполнение работ и услуг для муниципальных нужд (далее именуются - продукция), в подготовке заявки принимают участие: структурное подразделение администрации г. Омска (далее - заказчик), департамент экономической политики администрации г. Омска, департамент финансов администрации г. Омска, департамент муниципального заказа администрации г. Омска.

1.3. Заказчик при подготовке муниципального заказа к размещению:

- осуществляет проведение консультативно-справочной работы с подведомственными подразделениями по вопросам, касающимся муниципального заказа и оформления необходимой документации;

- координирует действия своих подразделений и отрабатывает взаимодействие по вопросам, касающимся муниципального заказа;

- осуществляет прием и согласование заявок, поступающих от подведомственных подразделений;

- проводит проверку поступившей заявки (пакета документов) на правильность оформления и заполнения, комплектность, обоснованность потребности;

- согласовывает заявку с департаментом экономической политики (экономическими отделами администрации округов) и соответствующим финансовым органом (департаментом финансов администрации г. Омска, финансовыми управлениями администрации округов);

- согласовывает при необходимости техническую документацию со всеми заинтересованными службами и организациями города;

- при необходимости, поступившие заявки от подведомственных подразделений на один вид продукции, обобщает в одну общую заявку и готовит полный пакет документов для размещения муниципального заказа;

- направляет пакет документов для размещения муниципального заказа (сопроводительное письмо с заявкой и приложениями к ней) в департамент муниципального заказа на имя директора департамента, председателя комиссии по проведению муниципальных торгов.

1.4. Департамент экономической политики (экономический отдел администрации округа) при подготовке муниципального заказа к размещению:

- согласовывает заявки структурных подразделений администрации г. Омска на соответствие утвержденным нормативам и тарифам.

Пакет документов для размещения муниципального заказа поступает в департамент экономической политики после согласования с руководителем структурного подразделения, экономическим отделом округа (при финансировании за счет сметы округа), с заместителем главы администрации г. Омска, координирующим деятельность заказчика. Частично оформленная заявка или не полностью представленный пакет документов не принимается.

1.5. Департамент финансов (финансовое управление администрации административного округа) при подготовке муниципального заказа к размещению согласовывает сумму заказа, предлагает условия оплаты (включая способ, схему и порядок расчета) муниципального заказа в соответствии с заявкой заказчика.

1.6. Департамент муниципального заказа в установленном настоящей Методикой порядке принимает к рассмотрению подготовленные заявки заказчиков и в случае их готовности приступает к размещению муниципального заказа.

II. Содержание и требования по заполнению пакета документов,
необходимого для размещения муниципального заказа

2.1. Пакет документов для размещения муниципального заказа заполняется заказчиком и подается в департамент муниципального заказа в печатном виде.

2.2. Пакет документов для размещения муниципального заказа состоит:

2.2.1. Сопроводительное письмо на имя директора департамента муниципального заказа, председателя комиссии по проведению муниципальных торгов, подписанное заказчиком (приложение 1).

2.2.2. Заявка установленного образца с обязательным заполнением всех пунктов (приложение 2).

2.2.3. Приложения к заявке (приложения выбираются в зависимости от специфики заказа):

- обоснование (в том числе экономическое и техническое) муниципального заказа;

- условия договора на выполнение муниципального заказа, обязательные для включения в текст проекта договора с исполнителем;

- технические спецификации и иные характеристики продукции;

- техническое задание;

- рабочие чертежи, согласованные со всеми заинтересованными организациями;

- акт общего осмотра (дефектная ведомость с перечнем работ, необходимых для капитального и текущего ремонтов) (приложение 3);

- акт выбора земельного участка для строительства, согласования намечаемых проектных решений, технических условий на присоединение к источникам снабжения, инженерным сетям и коммуникациям объекта (приложение 4);

- расчет (калькуляция) стоимости работ, услуг (произвольной формы);

- график выполнения работ (приложение 5);

- спецификация на товары подлежащие поставке (приложение 6);

- график поставки (приложение 7);

- список учреждений для поставки товаров (приложение 8);

- сведения о конъюнктурной проработке рынка (приложение 9);

- иные сведения на усмотрение заказчика.

2.2.4. Пакет документов для размещения муниципального заказа направляется в департамент муниципального заказа только после согласования заявки:

- с главой администрации округа и финансовым управлением администрации административного округа, экономическим отделом администрации административного округа (при финансировании за счет сметы округа);

- с заместителем главы администрации г. Омска, координирующим деятельность заказчика, департаментом экономической политики и департаментом финансов (при прямом финансировании за счет средств городского бюджета).

Частично оформленная заявка или не полностью представленный пакет документов не принимается.

2.2.5. Заказчик несет всю полноту ответственности за данные представленные в заявке.

2.2.6. Для своевременного размещения заказа на конкурсной основе необходимо учитывать длительность конкурсной процедуры, а именно:

а) после принятия председателем комиссии по проведению торгов решения о готовности муниципального заказа к размещению назначается дата проведения конкурса по истечении 45 дней с момента опубликования извещения о торгах в средствах массовой информации;

б) в течение 20 дней после принятия комиссией по проведению торгов решения о выборе исполнителя с ним заключается соответствующий договор.

Требования по заполнению заявки

2.2.7. При заполнении заявки должны соблюдаться следующие требования по ее заполнению:

п. 1. Полное наименование структурного подразделения;

п. 2. Полный юридический адрес заказчика;

п. 3. Имя, должность и телефон одного или нескольких должностных лиц (служащих) заказчика, уполномоченных поддерживать связь непосредственно с исполнителями муниципального заказа и получать от них без посредников сведения, относящиеся к поставке продукции.

п. 4. Наименование и характеристика поставляемой продукции - краткое наименование необходимого для поставки товара. Подробное наименование, ассортимент и характеристика товаров должны быть приведены в спецификации (приложение 6).

- формулировка выполняемых работ и оказываемых услуг должна соответствовать формулировке работ и услуг в проекте договора.

п. 5. Сроки:

- при выполнении работ указать начало и окончание реальных сроков выполнения работ, с обоснованием указанных сроков в пояснительной записке. Необходимо прикладывать график выполнения работ (приложение 5);

- при поставке товаров указать начало и окончание срока поставки. Если поставка товаров разбита на партии, необходимо приложить график поставки товаров (приложение 7);

- при оказании услуг указать начало и окончание, периодичность выполнения услуг.

п. 6. Условия выполнения муниципального заказа:

при поставке товара:

- доставка товара до потребителя транспортом поставщика (или заказчика),

- выполнение разгрузочно-погрузочных работ,

- сборка, наладка;

- поставка комплектующего оборудования и т.п.,

- другие условия на усмотрение заказчика;

при выполнении работ:

- сдача объекта "под ключ";

- гарантийный срок службы;

- другие условия на усмотрение заказчика;

при оказании услуг:

- гарантийный срок;

- другие условия на усмотрение заказчика.

Заказчик должен оговорить входят ли дополнительные работы в стоимость заказа или оплачиваются дополнительно.

п. 7. Место выполнения заказа:

при поставке товаров:

- указать адрес получателя товара и место, до которого должен быть доставлен товар, например: склад и т.д.). В случае, когда получателей товара несколько, заказчик должен приложить Список учреждений, получателей товара (приложение 8);

при выполнении работ:

- указать адрес объекта;

при оказании услуг:

- указать район или зону обслуживания.

п. 8. Количество или объем заказа:

при поставке товаров:

- указать количество товара или номер приложения, в котором приведена подробная спецификация;

при выполнении работ:

- объем выполняемых работ (в тыс. руб.) указывается в соответствии с проектом, сметой и т.д.;

при оказании услуг:

- указать площадь обслуживания, количество обслуживаемых объектов и т.д., а также стоимость услуг (в приложении привести расчет стоимости услуг).

п. 9. В данном пункте необходимо указать принимаются ли альтернативные предложения, учитывая, что альтернативные предложения должны касаться замены товара, способа выполнения работ (применение новых технологий) на равноценные или превосходящие по качеству.

п. 10. В данном пункте указываются требования к исполнителю (поставщику, подрядчику) муниципального заказа:

- наличие профессиональных знаний и опыта работы в качестве поставщика товара, в качестве подрядчика по подрядным работам, аналогичным по характеру и степени сложности, или по оказанию аналогичных услуг;

- наличие конкретного товара у поставщика на момент проведения конкурса,

- наличие транспортных средств (собственных или арендованных),

- наличие достаточной налогооблагаемой базы, необходимой для проведения взаимозачетов по погашению налогов в местный бюджет;

- годовой оборот по поставке товаров, выполнении работ или услуг;

- предложения по своевременному приобретению (в собственность, аренду, и т.д.) основных видов оборудования для выполнения работ;

- любая другая информация, которую заказчик сочтет необходимой для запроса от исполнителя в подтверждение информации, относящейся к ресурсам, опыту и компетенции исполнителя для выполнения муниципального заказа.

п. 11. Перечень документации, которую должен предоставить исполнитель при выполнении муниципального заказа. Этот перечень формируется на основе ниже перечисленных документов, применительно к конкретному муниципальному заказу и может быть расширен по желанию заказчика:

- сертификат соответствия,

- гигиенический сертификат,

- технический паспорт;

- копии лицензии (на производственную деятельность, торговлю, на право заниматься данным видом работ, при их отсутствии - договора субподряда и т.п.),

- спецификация на поставку товаров;

- расчет стоимости товаров, работ, услуг;

- документы, подтверждающие требования п. 10;

- и другие на усмотрение заказчика;

п. 12. Указать кроме основных критериев (цена заказа, сроки, объемы, ассортимент) дополнительные критерии, например предоставление гарантийного обслуживания и т.п.

п. 13. Необходимо указать Ф.И.О., место работы с указанием адреса, должность представителя заказчика, для его письменного уведомления.

п. 14. Необходимо указать, имеются ли действующие договоры по данному муниципальному заказу или нет, если такие договора существуют, то необходимо приложить копии этих договоров.

п. 15. Пункт 15 заявки подлежит согласованию:

- с департаментом финансов (при прямом финансировании за счет средств городского бюджета),

- с финансовым управлением округа (при финансировании за счет сметы округа).

п. 15.1. Сумма средств, определенная бюджетом на данный муниципальный заказ;

п. 15.2. Указать % соотношение взаиморасчетов по налогам и сборам в доле городского бюджета, или смет округов и прямого финансирования, от стоимости заказа.

п. 15.3. Указать возможные варианты проведения взаимозачетов (по налогам поставщика или третьих лиц, бартер) согласованные с департаментом финансов;

п. 15.4. Указать конкретное время, в течение, которого будет произведен расчет в том случае, если:

- по окончании поставки всего товара, выполнения работ, оказания услуг;

- поэтапно: по окончании очередного этапа поставки товара, выполнения работ и оказания услуг.

Кроме того указываются документы, необходимые для проведения расчетов (акты сверки, счет-фактура, товарно-транспортные накладные и т.д.).

2.2.8. Финансово-экономическое обоснование муниципального заказа должно содержать:

При поставке товаров:

1. Расчет, подтверждающий запрашиваемое количество товаров.

Например:

Наименование товаров	Норма на 1 чел./день в гр.	Кол-во продуктов на N кол-во чел. В кг	Ориентировочная цена продуктов в руб.	Сумма в тыс. руб.
Всего:				0 000

2. Нормативы, на основании которых произведен расчет (название норматива, дата принятия, кем утверждены).

3. Обоснование необходимости приобретения товаров данного вида (по качеству, по техническим и другим характеристикам).

4. Обоснование статьей расходов в бюджете города Омска (смете административного округа).

При выполнении работ:

1. Смета или расчет стоимости работ в соответствии с выделенным финансированием. В расчетах необходимо указывать коэффициент удорожания к базисным ценам.

2. Нормативы, на основании которых произведен расчет, с указанием названия источника, кем и когда утверждены.

3. Обоснование необходимости выполнения данного вида работ (дефектная ведомость, дата проведения последнего ремонта и т.д.).

4. Обоснование статьей расходов в бюджете города Омска (смете административного округа).

При оказании услуг:

1. Расчет стоимости услуг в соответствии с объемом выделенного финансирования.

2. Нормативы, тарифы, на основании которых произведен расчет, с указанием источника, кем и когда утверждены.

В случае если утвержденные нормативы отсутствуют, расчет производится с учетом фактического потребления товаров, выполнения работ, оказания услуг за предыдущий финансовый год и утверждается департаментом экономической политики.

3. Обоснование статьей расходов в бюджете города Омска (смете административного округа).

2.2.9. Обоснование муниципального заказа должно быть заказчиком согласовано:

- с департаментом экономической политики, при финансировании за счет средств городского бюджета;

- с экономическим отделом администрации округа при финансировании за счет сметы округа.

III. Порядок приема и рассмотрения заявок
департаментом муниципального заказа

3.1. Поступившая в департамент муниципального заказа заявка регистрируется в канцелярии и передается директору департамента, являющемуся одновременно председателем комиссии по проведению муниципальных торгов, который направляет ее в управление по размещению муниципального заказа с целью проверки готовности муниципального заказа к размещению.

3.2. Подразделения управления по размещению муниципального заказа:

3.2.1. Осуществляют проверку заявки (пакета документов) на соответствие установленным требованиям:

- наличие необходимого перечня документов;

- правильность их заполнения;

- согласование с соответствующими должностными лицами;

- сроки размещения муниципального заказа.

3.2.2. Анализируют представленные данные по конъюнктурной проработке рынка, реальности предлагаемых цен на товары, работы и услуги на момент размещения муниципального заказа, а также наличие потенциальных исполнителей.

3.2.3. Определяют оптимальный способ размещения муниципального заказа.

3.2.4. Дают заключение о готовности муниципального заказа к размещению.

3.3. По результатам рассмотрения заявки, при наличии положительного заключения управления по размещению муниципального заказа, директор департамента, председатель комиссии по проведению муниципальных торгов принимает решение о размещении муниципального заказа. В противном случае - заявка возвращается заказчику на доработку.

IV. Особенности подготовки к размещению заказа
сторонних юридических лиц

4.1. Заявка на размещение заказа сторонних юридических лиц (далее - заявка) оформляется по форме и требованиям аналогично муниципальному заказу.

4.2. Заявка подписывается руководителем и главным бухгалтером юридического лица и заверяется гербовой печатью.

4.3. Обоснование заказа согласовывается на соответствие нормативов, тарифов, коэффициентов и др. с Омским региональным центром стандартизации и метрологии, Омским региональным центром ценообразования в строительстве или с департаментом экономической политики в зависимости от специфики заказа.

4.4. Ответственность за условия финансирования полностью лежит на юридическом лице (далее - заказчик), подавшем заявку.

4.5. Заказчик представляет подготовленную заявку в департамент муниципального заказа для рассмотрения.

Департамент муниципального заказа прорабатывает заявку и согласовывает с заказчиком вопросы размещения. При соответствии заявки установленным настоящей Методикой требованиям, она принимается к размещению.

В случае если департамент муниципального заказа сочтет условия размещения заказа невыполнимыми, пакет документов возвращается официально с обоснованием возврата.