Приложение 2. Положение о порядке заключения, согласования и регистрации контрактов (договоров) на закупку продукции для муниципальных нужд

Приложение 2

к постановлению Мэра города Омска

от 3 сентября 2003 г. N 379-п

Положение
о порядке заключения, согласования и регистрации контрактов
(договоров) на закупку продукции для муниципальных нужд

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение определяет порядок заключения, согласования, регистрации и контроля исполнения условий контрактов (договоров) (далее - договоров) на закупку товаров, работ, услуг (далее по тексту - закупку продукции) для муниципальных нужд, заключаемых структурными подразделениями администрации города Омска, уполномоченными муниципальными учреждениями и муниципальными унитарными предприятиями (далее заказчики).

1.2. Взаимные обязательства, права, ответственность, а также иные аспекты взаимоотношений, возникающие между заказчиками и исполнителями, устанавливаются договором.

1.3. Договоры на поставку продукции для муниципальных нужд заключаются заказчиком:

1.3.1. На сумму закупки продукции свыше 1000 МРОТ на основании решения комиссии по размещению муниципального заказа;

1.3.2. На сумму закупки продукции от 200 МРОТ до 1000 МРОТ с согласованием проекта договора департаментом муниципального заказа;

1.3.3. На сумму закупки продукции до 200 МРОТ самостоятельно.

1.4. Все договоры независимо от их суммы или способа заключения регистрируются в Журнале регистрации договоров администрации города Омска (далее - Журнал договоров).

1.5. Не допускается заключение сделок на основании устных договоренностей, на основании счетов-фактур и иных документов, по которым не предусматривается ответственность исполнителей.

2. Требования к оформлению договоров

2.1. Заключение договоров на закупку продукции включает следующие этапы:

2.1.1. подготовку проекта договора Заказчиками, в том числе совместно с департаментом муниципального заказа администрации города Омска;

2.1.2. согласование проекта договора на закупку продукции с департаментом муниципального заказа администрации города Омска;

2.1.3. заключение договора на закупку продукции в соответствии с требованиями настоящего положения;

2.2. Договоры на закупку продукции в соответствии с требованиями Гражданского Кодекса Российской Федерации должны содержать следующее:

2.2.1. Дату и место заключения;

2.2.2. Наименование сторон договора в соответствии с учредительными документами.

2.2.3. Основание для заключения договора на поставку продукции (решение комиссии по размещению муниципального заказа с указанием номера и даты протокола заседания, распоряжение Мэра, иное основание);

2.2.4. Предмет договора, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между заказчиком и исполнителем (наименование подлежащей поставке продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг);

2.2.5. Требования по качеству, сортности, комплектации в соответствии со спецификацией;

2.2.6. Порядок и условия поставки продукции (в том числе: график поставки, список объектов и др., оформляемые как приложение к договору);

2.2.7. Порядок приемки поставленной продукции;

2.2.8. Общая сумма договора, количество продукции, цена за единицу продукции. Если эти сведения содержатся в приложениях к договору, в тексте договора должна быть ссылка на приложения. В приложениях должна содержаться ссылка на номер и дату договора. На приложениях обязательны подписи и печати всех сторон по договору;

2.2.9. Порядок и условия оплаты;

2.2.10. Порядок изменения цены на продукцию (в случаях если это предусмотрено);

2.2.11. Ответственность сторон за невыполнение условий договора, штрафные санкции при нарушении исполнителем условий договора;

2.2.12. Срок действия договора;

2.2.13. Порядок продления срока действия договора;

2.2.14. Порядок внесения изменений в условия договора. Все изменения вносятся дополнительными соглашениями, которые должны являться неотъемлемой частью договора;

2.2.15. Возможность и условия расторжения договора сторонами;

2.2.16. Сведения об ответственных представителях заказчика и исполнителя;

2.2.17. Сведения об исполнителе, заказчике, иных сторонах по договору: адрес, банковские реквизиты, ИНН, данные о доверенностях (если используются).

2.2.18. Наличие всех установленных настоящим положением согласующих подписей;

2.2.19. В договоре, заключенном на сумму более 1000 МРОТ стороны предусматривают пункт о выборочном контроле департаментом муниципального заказа администрации г. Омска.

3. Процедура согласования проектов договоров,
внесение изменений и дополнений в ранее согласованные договоры

3.1. Все проекты договоров с поставщиками и подрядчиками на поставку продукции, а так же дополнительные соглашения о внесении изменений и дополнений в ранее заключенные договоры (контракты) на сумму свыше 200 МРОТ подлежат согласованию в порядке, предусмотренном настоящим Положением. Заказчик имеет право подписать договор на сумму свыше 200 МРОТ только после прохождения согласования проекта договора в департаменте муниципального заказа администрации города Омска.

3.2. Договоры, заключаемые на основании решения комиссии по размещению муниципального заказа, считаются автоматически согласованными и в трехдневный срок после подписания сторонами направляются заказчиком в департамент муниципального заказа администрации города Омска для регистрации и осуществления выборочного контроля.

3.3. Договоры на сумму менее 200 МРОТ не подлежат согласованию, но должны быть представлены в департамент муниципального заказа администрации города Омска для регистрации в Журнале договоров администрации города Омска.

3.4. Существенные изменения в условиях договора, заключенного по результатам торгов вносится# после рассмотрения и принятия положительного решения комиссией по размещению муниципального заказа.

3.5. Увеличение объема поставляемой продукции, расширение ассортимента по заключенным договорам производится дополнительным соглашением в порядке, аналогичном заключению договора, если сумма дополнительного соглашения не превышает 1000 МРОТ.

3.6. В случаях, если сумма закупки продукции по проекту дополнительного соглашения 1000 МРОТ, закупка производится на основании решения комиссии по размещению муниципального заказа.

3.7. Договоры, оформленные с нарушением требований настоящего положения не могут быть согласованы и включены в Журнал регистрации договоров администрации города Омска.

Договоры, не включенные в Журнал регистрации договоров администрации города не принимаются департаментом финансов и экономики к финансированию за счет средств городского бюджета.

3.8. Не подлежат согласованию проекты трудовых договоров и проекты договоров банковского счета, кредитные договоры, договоры о предоставлении муниципальных гарантий, договоры о предоставлении бюджетных кредитов, договоры займа, договоры купли-продажи ценных бумаг, договоры залога, иные договоры, не связанные с закупкой продукции.

4. Процедура согласования проектов договоров

4.1. Заказчики (в части закупок, производимых за счет средств городского бюджета) представляют проекты договоров, заверенные подписью ответственного исполнителя, главного бухгалтера, для согласования распорядителю бюджетных средств.

4.2. Распорядитель бюджетных средств после получения от бюджетного учреждения или муниципального унитарного предприятия проекта договора в течение 3 рабочих дней проводит проверку договора на соответствие следующим требованиям:

4.2.1. наличие согласующих подписей главного бухгалтера и ответственного исполнителя, подготовившего проект договора;

4.2.2. соответствие наименования закупаемой продукции по проекту договора направлению расходов бюджета города, утвержденной смете доходов и расходов бюджетного учреждения;

4.2.3. наличие остатка бюджетных ассигнований по статьям бюджетной классификации в соответствии с бюджетной росписью;

4.2.4. соответствие планируемой к приобретению по проекту договора продукции плану закупок заказчика;

4.2.5. соответствие способа закупки номенклатурной позиции утвержденному способу.

4.3. При соответствии проекта договора вышеуказанным требованиям распорядитель визирует проект договора и направляет его для согласования в департамент муниципального заказа администрации города Омска с сопроводительным письмом.

4.4. При не соответствии проекта договора требованиям настоящего положения, проект договора возвращается бюджетному учреждению или муниципальному унитарному предприятию, представившему его на согласование, для доработки или аннулирования с письменным заключением, обосновывающим причину отказа.

4.5. Заказчики (в части закупок, производимых за счет иных доходов) и распорядители бюджетных средств (в части закупок, производимых по договорам, заключаемым непосредственно распорядителем) представляют проекты договоров в департамент муниципального заказа администрации города Омска, заверенные подписью ответственного исполнителя, бухгалтера с сопроводительным письмом.

4.6. Департамент муниципального заказа администрации города Омска в течение 5 рабочих дней осуществляет проверку представленного проекта договора на:

4.6.1. соответствие проекта договора или дополнительного соглашения требованиям Гражданского кодекса Российской Федерации, правилам оформления договора, установленным настоящим положением;

4.6.2. наличие согласующих подписей главного бухгалтера и ответственного исполнителя, подготовившего проект договора или дополнительного соглашения;

4.6.3. не превышение общей суммы закупки продукции 1000 минимальных размеров оплаты труда, по данному проекту договора и уже зарегистрированным в Журнале договоров договорам, заключенным данным заказчиком, на этот вид продукции, либо с тем же исполнителем. Это условие относится и к разным проектам договоров, регистрируемым Журнале договоров, представленным одним заказчиком на один вид продукции, либо с одним исполнителем;

4.6.4. соответствие цен на товары, работы и услуги, планируемых к приобретению по проекту договора, на момент проверки данного проекта договора минимальным ценам на их аналоги и их обоснованность с учетом установленных в проекте договора или дополнительного соглашения требований к качеству продукции, условий поставки и оплаты;

4.6.5. соответствие способа закупки данного наименования продукции данного заказчика утвержденному;

4.6.6. наличие утвержденных смет с расчетом индекса удорожания сметной стоимости выполненных работ, согласованных с департаментом финансов и экономики администрации города Омска - при согласовании проекта договора на ремонтно-строительные работы на муниципальных объектах.

4.7. Для проверки соответствия закупочных цен департамент муниципального заказа администрации города Омска проводит исследование рынка продукции, являющейся предметом договора, с учетом установленных в проекте договора требований по качеству продукции, условий поставки и оплаты.

4.8. При согласовании проекта договора на каждом листе проекта договора в правом нижнем углу ставится штамп регистрации, в котором указывается присвоенный порядковый номер проекта договора, дата согласования и подпись уполномоченного сотрудника департамента муниципального заказа администрации города Омска.

4.9. Согласованный проект договора возвращается департаментом муниципального заказа администрации города Омска для окончательного заключения договора с исполнителем.

4.10. После подписания договора, заказчик в 5-дневный срок направляет в департамент муниципального заказа администрации города Омска копию экземпляра подписанного договора, содержащую штамп регистрации проекта департаментом муниципального заказа администрации города Омска.

4.11. При несоответствии проекта договора или дополнительного соглашения требованиям пункта 4.6., проект не согласовывается и возвращается отправителю, представившему его на согласование, с письменным заключением, обосновывающим причины отказа. В заключении указываются причины отказа в согласовании, а так же информация об альтернативных поставщиках, аналогичной продукции ценах, условиях поставки и т.д.

5. Порядок регистрации договоров в Журнале регистрации
договоров администрации города Омска

5.1. Согласно настоящему положению регистрации в Журнале договоров подлежат все договоры, заключаемые структурными подразделениями администрации города Омска, уполномоченными бюджетными учреждениями и муниципальными унитарными предприятиями, вне зависимости от суммы договора и способа размещения заказа. Журнал договоров администрации города Омска ведет департамент муниципального заказа администрации города Омска в электронном виде и на бумажном носителе.

5.2. Договор регистрируется в Журнале договоров в следующих случаях:

- если договор заключается на основании решения комиссии по размещению муниципального заказа;

- если проект договора прошел процедуру согласования в департаменте муниципального заказа администрации города Омска;

- если сумма договора составляет менее 200 МРОТ.

5.3. Договор регистрируется и вносится в Журнал договоров уполномоченным сотрудником Департамента муниципального заказа администрации города Омска. Порядок нумерации регистрируемых договоров определяется департаментом муниципального заказа администрации города Омска. Для договоров, прошедших согласование в департаменте муниципального заказа администрации города Омска, регистрируемый номер соответствует номеру, присваиваемому при согласовании.

5.4. Журнал договоров содержит следующую информацию:

5.4.1. Наименование заказчика;

5.4.2. Регистрационный номер;

5.4.3. Дата регистрации;

5.4.4. Дата согласования проекта договора в департаменте муниципального заказа администрации города Омска для договоров на сумму свыше 200 МРОТ;

5.4.5. Основание для регистрации (проект договора согласован департаментом муниципального заказа администрации города Омска по итогам конкурса, проект договора согласован департаментом муниципального заказа администрации города Омска, сумма договора менее 200 МРОТ);

5.4.6. Порядковый номер договора, присвоенный заказчиком;

5.4.7. Предмет договора;

5.4.8. Наименование исполнителя, юридический адрес;

5.4.9. Сумма договора;

5.4.10. Дата заключения;

5.4.11. Срок действия договора;

5.4.12. Дата исполнения (расторжения) договора.

5.5. Заказчик в течение 5 дней после окончания исполнения сторонами обязательств по договору либо в случае расторжения договора обязан письменно уведомить департамент муниципального заказа администрации города Омска об окончании действия договора для внесения соответствующей отметки в Журнале договоров.

5.6. Департамент финансов и экономики администрации города Омска при приеме заявок на финансирование проводит обязательную проверку наличия регистрационного номера по Журналу договоров.

6. Контроль соблюдения порядка согласования, заключения
и регистрации договоров на закупку продукции для муниципальных нужд

6.1. Способы контроля:

6.1.1. Согласование проектов договоров распорядителями бюджетных средств, департаментом муниципального заказа администрации города Омска;

6.1.2. Регистрация всех договоров на закупку продукции для муниципальных нужд в Журнале договоров администрации города Омска;

6.1.3. Документальные проверки на соответствие требованиям настоящего Положения договоров, заключенных Заказчиками, проводимые департаментом муниципального заказа администрации города Омска;

6.1.4. Документальные проверки, проводимые контрольно-ревизионным управлением департамента финансов и экономики администрации города Омска;

6.2. Распорядители бюджетных средств ежемесячно формируют - "Отчет о закупках" (далее - Отчет), включая закупки, производимые подведомственными заказчиками.

6.3. Распорядители бюджетных средств направляют Отчет в департамент муниципального заказа администрации города Омска в срок до 15-го числа месяца следующего за отчетным, на бумажных носителях.

6.4. Отчет содержит следующую информацию:

6.4.1. Номер по порядку;

6.4.2. Регистрационный номер договора по Журналу договоров;

6.4.3. Наименование заказчика;

6.4.4. Номер договора (N платежного документа, при закупках без договора);

6.4.5. Дата заключения (дата счета, при закупках без договора);

6.4.6. Предмет договора (продукция приобретенная, при закупках без договора);

6.4.7. Цена договора;

6.4.8. Поставлено продукции на сумму за отчетный период;

6.4.9. Поставлено продукции на сумму нарастающим итогом;

6.4.10. Произведена оплата нарастающим итогом на сумму;

6.4.11. Задолженность по договору;

6.4.12. Наименование исполнителя.

6.5. Департамент муниципального заказа администрации города Омска осуществляет проверку представленных отчетов на предмет соответствия заключенных договоров требованиям настоящего положения, сопоставляет с данными Журнала договоров, проводит анализ фактически произведенных закупок в части перечня номенклатурных позиций, количества и стоимости закупленной продукции, фактического объема поставок, осуществляемых исполнителем.

7. Контроль исполнения условий договоров, заключенных на основании
решений комиссии по размещению муниципального заказа

7.1. Участниками контроля исполнения условий договоров, заключенных на основании решений комиссии по размещению муниципального заказа, являются заказчик и департамент муниципального заказа администрации города Омска.

7.1.1. Заказчик:

а) организует текущий контроль исполнения условий договора;

б) обеспечивает соблюдение правил приемки - сдачи продукции и правил оформления отчетных документов, в соответствии с действующим законодательством, правилами, инструкциями и условиями договора;

в) систематически осуществляет контроль за работой лиц, ответственных за приемку продукции по количеству и качеству;

г) при возникновении между заказчиком и исполнителем спора по поводу несоответствия качества поставляемого товара, выполняемых работ, услуг условиям договора привлекает независимых экспертов;

д) обеспечивает своевременное составление и оформление расчетных и иных документов (актов сверки, приемки, исполнения и т.д.), а также формирование комиссий (рабочих, приемочных и т.п.);

е) обеспечивает своевременное и в полном объеме поступление в адрес департамента муниципального заказа администрации города Омска необходимых документов о ходе исполнения договорных обязательств;

ж) обеспечивает оперативное доведение до департамента муниципального заказа администрации города Омска информации, о ходе выполнения сторонами договорных обязательств и несет ответственность за ее достоверность;

з) при необходимости, по согласованию с департаментом муниципального заказа администрации города Омска, инициирует внесение изменений в договорные отношения.

и) обеспечивает своевременную корректировку объемов поставок по ранее заключенному договору, в случае введения режима сокращения расходов.

к) после выполнения взаимных обязательств по договору оформляет с исполнителем двухсторонний протокол о зачете взаимных требований. В случае расторжения договора в одностороннем порядке - направляет исполнителю уведомление о расторжении. Копии документов, подтверждающих прекращение действия договора, направляет в адрес департамента муниципального заказа администрации города Омска для признания договора исполненным.

7.1.2. Департамент муниципального заказа администрации города Омска:

а) осуществляет общее методическое руководство по организации текущего контроля исполнения договора;

б) контролирует сроки поступления отчетных документов и их соответствие предъявляемым требованиям;

в) рассматривает предложения по внесению изменений условий договора. Участвует в принятии решения по данному вопросу;

г) в случае возникновения, в процессе исполнения договора, спорных вопросов между заказчиком и исполнителем по просьбе стороны по договору принимает меры для их урегулирования.

д) разрабатывает проекты нормативных документов, определяющих порядок взаимодействия заинтересованных сторон и обеспечения обмена оперативной информацией;

ж) проводит выборочный контроль исполнения заключенных договоров;

з) взаимодействует с иными контрольными органами для решения вопросов по выполнению условий договора. (Контролирующие органы привлекаются департаментом муниципального заказа администрации города Омска в случае выявления действий исполнителя, противоречащих условиям договора в части качества поставляемых товаров, работ или услуг).

Управляющий делами администрации города Омска

Г.В. Семенов