7. Подготовка совещаний и других мероприятий с участием Мэра города Омска, его заместителей, руководителей структурных подразделений администрации города

7. Подготовка совещаний и других мероприятий с участием Мэра города Омска, его заместителей, руководителей структурных подразделений администрации города

7.1. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 7.1

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п пункт 7.2 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2. Подготовка аппаратного совещания у Мэра города Омска.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п пункт 7.2.1 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2.1. Аппаратные совещания у Мэра города Омска проводятся еженедельно по понедельникам.

Внеочередное аппаратное совещание у Мэра города Омска проводится по решению Мэра города Омска.

Вопросы для рассмотрения на аппаратном совещании у Мэра города Омска вносятся в соответствии с планом работы Администрации города Омска на месяц.

По решению Мэра города Омска в повестку очередного аппаратного совещания у Мэра города Омска могут быть внесены вопросы об исполнении поручений с аппаратных совещаний у Мэра города Омска.

Если запланированный вопрос не может быть своевременно внесен на аппаратное совещание у Мэра города Омска, руководитель структурного подразделения, ответственный за подготовку вопроса, по согласованию с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, курирующим данное направление работы, письменно информирует об этом Мэра города Омска за 7 рабочих дней до намеченного срока.

О принятом Мэром города Омска решении структурное подразделение, ответственное за подготовку вопроса, информирует управление делами в день принятия решения Мэром города Омска.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п пункт 7.2.2 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2.2. Ответственность за своевременную и качественную подготовку вопросов на аппаратное совещание у Мэра города Омска несут первый заместитель Мэра города Омска, заместители Мэра города Омска, руководители структурных подразделений.

Советник руководителя, осуществляющего подготовку вопроса на аппаратное совещание у Мэра города Омска, несет ответственность за оформление и своевременное представление материалов:

- плана (тезисов) доклада;

- информации о состоянии дел по рассматриваемому вопросу;

- материалов для видеопрезентации и демонстрационных плакатов (таблицы, графики, схемы и т.д.) по рассматриваемому вопросу и заявки о необходимости привлечения комплекта аппаратуры для видеопрезентации.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п пункт 7.2.3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2.3. План (тезисы) доклада руководителя структурного подразделения, ответственного за подготовку вопроса на аппаратном совещании у Мэра города Омска, представляется на электронном и бумажном носителях в Аппарат Мэра города Омска за 10 календарных дней до аппаратного совещания у Мэра города Омска.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п пункт 7.24 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2.4. Материалы по вопросам, вносимым для рассмотрения на аппаратном совещании у Мэра города Омска, согласованные с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, курирующим данное направление работы, представляются советником руководителя, ответственного за подготовку вопроса для рассмотрения на аппаратном совещании у Мэра города Омска, на бумажном и электронном носителях в управление делами не позднее чем за 4 календарных дня до даты проведения аппаратного совещания у Мэра города Омска.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п пункт 7.2.5 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2.5. Демонстрационные плакаты (таблицы, графики, схемы и т.д.) по рассматриваемому вопросу представляются в управление делами не позднее чем за 3 календарных дня до аппаратного совещания у Мэра города Омска.

Заявка о необходимости привлечения комплекта аппаратуры для видеопрезентации направляется в управление делами за 7 календарных дней до аппаратного совещания у Мэра города Омска в соответствии с разделом 7.4 настоящей инструкции.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п пункт 7.2.6 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2.6. Управление делами за 5 календарных дней до аппаратного совещания у Мэра города Омска составляет и направляет управляющему делами для согласования проект повестки аппаратного совещания у Мэра города Омска, список приглашенных и схему рассадки участников аппаратного совещания у Мэра города Омска.

Утвержденная Мэром города Омска повестка аппаратного совещания у Мэра города Омска рассылается управлением делами участникам аппаратного совещания у Мэра города Омска не позднее, чем за 3 календарных дня до аппаратного совещания у Мэра города Омска.

Оповещение участников аппаратного совещания у Мэра города Омска о времени и месте проведения очередного аппаратного совещания у Мэра города Омска осуществляется специалистами приемной Мэра города Омска не позднее, чем за 3 календарных дня до аппаратного совещания у Мэра города Омска.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п пункт 7.2.7 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2.7. Управление делами обеспечивает комплектование материалов по рассматриваемым вопросам для участников аппаратного совещания у Мэра города Омска, осуществляет регистрацию, рассадку приглашенных и дежурство у зала, обеспечивает подготовку зала, звукозапись (при необходимости осуществляет расшифровку звукозаписи), аудиовизуальное сопровождение.

Ведение протокола аппаратного совещания у Мэра города Омска осуществляет работник Аппарата Мэра города Омска по поручению руководителя Аппарата Мэра города Омска.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п пункт 7.2.8 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2.8. Поручения, данные Мэром города Омска в ходе рассмотрения вопросов на аппаратном совещании у Мэра города Омска, оформляются работником Аппарата Мэра города Омска в виде протокола и не позднее 3-х календарных дней со дня проведения аппаратного совещания у Мэра города Омска рассылаются ответственным исполнителям.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п пункт 7.2.9 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2.9. Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений Мэра города Омска несут первый заместитель Мэра города Омска, заместители Мэра города Омска, руководители структурных подразделений.

Советник руководителя, ответственного за исполнение поручения, обеспечивает оформление и своевременное представление информации об исполнении поручения.

Если поручение дано одновременно нескольким руководителям, то руководитель, указанный в протоколе первым среди исполнителей, несет ответственность за исполнение поручения всеми исполнителями и подготовку обобщенной информации об исполнении поручения.

Решение о снятии поручения с контроля принимается Мэром города Омска.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п пункт 7.2.10 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2.10. Информация об исполнении поручений представляется Мэру города Омска в срок, установленный Мэром города Омска.

Если срок исполнения поручения Мэром города Омска не определен, информация об исполнении поручения должна быть представлена не позднее чем через месяц со дня проведения аппаратного совещания у Мэра города Омска, на котором дано поручение.

Если срок исполнения поручения Мэром города Омска определен "систематически" или "ежемесячно", информация о ходе его исполнения направляется Мэру города Омска ежемесячно до 25 числа.

Если срок исполнения поручения Мэра города Омска определен "еженедельно", информация о ходе его исполнения направляется Мэру города Омска еженедельно каждый четверг.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п пункт 7.2.11 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2.11. Контроль за своевременным представлением Мэру города Омска информации об исполнении поручений осуществляется Аппаратом Мэра города Омска.

7.3. Подготовка совещаний и других мероприятий с участием Мэра города Омска, его заместителей, руководителей структурных подразделений

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п в пункт 7.3.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.3.1. Совещания и другие мероприятия с участием Мэра города Омска, его заместителей, руководителей структурных подразделений проводятся в соответствии с планом работы Администрации города Омска на месяц.

Если мероприятие, предусмотренное планом работы Администрации города Омска на месяц, по каким-либо причинам не может быть выполнено в установленный срок, руководитель структурного подразделения, ответственного за подготовку мероприятия, по согласованию с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, курирующим данное направление работы, письменно информируют об этом Мэра города Омска за 7 рабочих дней до намеченного срока.

О принятом Мэром города Омска решении ответственные исполнители письменно уведомляют управление делами в день принятия решения Мэром города Омска.

В случае проведения внеочередных мероприятий с участием Мэра города Омска ответственные исполнители обязаны письменно проинформировать управление делами не позднее, чем за 7 календарных дней до даты проведения мероприятия.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п пункт 7.3.2 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.3.2. Ответственность за своевременную и качественную подготовку мероприятий несут руководители структурных подразделений.

По согласованию с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, курирующим данное направление работы, руководители структурных подразделений, ответственные за проведение мероприятия, определяют:

- форму проведения мероприятия (совещание, заседание, встреча, прием и т.д.);

- повестку дня (порядок проведения) мероприятия;

- план подготовки мероприятия;

- список приглашенных;

- порядок финансирования мероприятия.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п пункт 7.3.3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.3.3. Советник руководителя структурного подразделения, ответственного за проведение мероприятия, отвечает за оформление и своевременное представление следующих материалов:

- плана подготовки мероприятия;

- повестки дня (порядка проведения) мероприятия;

- списка приглашенных;

- схемы рассадки приглашенных;

- проекта распорядительного документа о финансировании мероприятия;

- документов по рассматриваемым вопросам, проектов итоговых документов;

- заявки на подготовку зала для проведения мероприятия.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п в пункт 7.3.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.3.4. План подготовки мероприятия должен обеспечить решение структурным подразделением, ответственным за проведение мероприятия, следующих задач:

- подготовка материалов мероприятия (повестка дня, список приглашенных, доклад, выступления, проекты итоговых документов);

- разработка порядка проведения и финансирования мероприятия;

- оповещение участников и обеспечение их явки, ознакомление с материалами, собеседование с выступающими и т.п.;

- подготовка места для проведения мероприятия (заявка на предоставление зала и его техническое обеспечение, схема рассадки участников, таблички участников, материалы для участников и т.д.);

- обеспечение встречи участников, их регистрации, размещения, дежурство и т.п.;

- освещение мероприятия в средствах массовой информации.

В порядке проведения мероприятия указываются:

- наименование мероприятия;

- дата, время и место его проведения;

- цель мероприятия;

- ведущий (председательствующий) мероприятия (в необходимых случаях ассистент ведущего/председательствующего);

- докладчики, содокладчики, выступающие с указанием темы и времени для каждого выступления;

- участие Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, руководителя структурного подразделения, ответственного за подготовку мероприятия, других приглашенных на мероприятие (вступительное, заключительное слово, оглашение решения, ответы на вопросы, беседа и т.п.).

В списке приглашенных указываются фамилии, имена, отчества участников мероприятия и занимаемые ими должности.

7.3.5. Проект распорядительного документа о финансировании мероприятия, согласованный в порядке, предусмотренном в разделе 4 настоящей инструкции, представляется в сектор по работе с распорядительными документами общего отдела за 30 календарных дней до проведения мероприятия.

7.3.6. Заявка о предоставлении зала и его техническом обеспечении представляется в управление делами не позднее, чем за 7 календарных дней до проведения мероприятия.

В заявке необходимо указать дату и время проведения мероприятия, количество участников, необходимый объем технического обеспечения зала (микрофоны, звукозапись, расшифровка звукозаписи, аудиовизуальное сопровождение - в соответствии с разделом 7.4 настоящей инструкции).

7.3.7. Советник руководителя структурного подразделения, ответственного за проведение мероприятия, обеспечивает стенографирование и оформление протокола, если форма проводимого мероприятия его предусматривает, осуществляет контроль за исполнением поручений, данных в ходе проведения мероприятия.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п в пункт 7.3.8 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.3.8. В целях контроля за организационным обеспечением мероприятий с участием Мэра города Омска в управление делами представляются:

- не позднее, чем за 7 календарных дней до проведения мероприятия план подготовки мероприятия;

- не позднее, чем за 3 рабочих дня до проведения мероприятия список приглашенных на мероприятие, порядок его проведения, повестка дня, проекты итоговых документов, другие документы и материалы.

7.4. Аудиовизуальное сопровождение мероприятий

7.4.1. Аудиовизуальное сопровождение докладов и выступлений на мероприятиях, проводимых с участием Мэра города Омска или его заместителей возможно с использованием презентационного оборудования на основании заявки по указанию управляющего делами.

7.4.2. Заявка на использование оборудования подается на имя управляющего делами не позднее чем за 7 дней до проведения мероприятия.

В заявке должны быть указаны: необходимый состав оборудования, дата, время и место проведения мероприятия, лицо ответственное за организацию мероприятия; кто из руководителей города принимает участие.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п пункт 7.4.3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.4.3. Директор Казенного учреждения города Омска "Управление информационно-коммуникационных технологий" при получении заявки, согласованной управляющим делами, назначает специалиста, ответственного за техническое сопровождение и настройку презентационного оборудования, инструктаж по его использованию (далее - ответственный специалист Учреждения).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п пункт 7.4.4 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.4.4. Структурное подразделение - организатор мероприятия - обеспечивает:

- подготовку материалов презентации (технология подготовки презентации должна быть согласована с ответственным специалистом Учреждения);

- подготовку схемы размещения презентационного оборудования на месте проведения мероприятия (схема размещения оборудования должна быть согласована с ответственным специалистом Учреждения);

- транспорт для доставки оборудования и ответственного специалиста Учреждения к месту проведения мероприятия и обратно, в случае проведения мероприятия вне здания Администрации города Омска (возврат оборудования производится в день окончания мероприятия);

- помещение, гарантирующее сохранность оборудования (в случае проведения мероприятия в течение нескольких дней вне здания Администрации города Омска).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п пункт 7.4.5 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.4.5. Предварительный просмотр качества презентации производится за день до проведения мероприятия ответственным специалистом структурного подразделения - организатора мероприятия и ответственным специалистом Учреждения.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 23 мая 2013 г. N 511-п пункт 7.4.6 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.4.6. Управление работой презентационного оборудования во время мероприятия, как правило, осуществляется специалистом подразделения - организатора мероприятия.

В случае, если управление работой оборудования осуществляет ответственный специалист Учреждения, организатор мероприятия должен предоставить за один день до проведения мероприятия тексты сопровождаемых докладов с необходимой информацией о времени и порядке смены кадров аудиовизуального ряда, а также список кадров с краткой характеристикой.