Постановление Главы Администрации (Губернатора) Омской области от 29 мая 1997 г. N 220-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Администрации Омской области"

В целях дальнейшего совершенствования работы с документами в аппарате Администрации области и внедрения основных положений государственной системы документационного обеспечения управления и ГОСТа 6.38-90 на организационно-распорядительную документацию постановляю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 июня 1997 года Инструкцию по делопроизводству в аппарате Администрации Омской области (прилагается).

2. Управлению делами Администрации области (Айдаков О.Г.) обеспечить методическое руководство делопроизводством в аппарате Администрации области и контроль за соблюдением требований инструкции.

3. Руководителям комитетов, управлений и отделов Администрации области до 1 августа 1997 года разработать и ввести в действие инструкции о делопроизводстве в аппаратах комитетов, управлений и отделов.

4. Рекомендовать исполнительным органам районного самоуправления при разработке инструкций по делопроизводству в аппарате районных администраций использовать основные положения настоящей Инструкции.

5. Считать утратившей силу Инструкцию о делопроизводстве в аппарате исполкома Омского областного Совета депутатов трудящихся N 227 от 25 мая 1976 года.

Глава Администрации

(Губернатор) области

Л.К. Полежаев

Инструкция
по делопроизводству в аппарате Администрации Омской области
(утв. постановлением Главы Администрации (Губернатора) области
от 29 мая 1997 г. N 220-п)

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, призвана обеспечить рациональную организацию делопроизводства в аппарате Администрации Омской области.

1.2. Основные положения Инструкции разработаны в соответствии со следующими нормативно-методическими документами:

- "Инструкция по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации", М., 1997.

- "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации", М., 1994.

- "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения", М., 1991.

- "Система организационно-распорядительной документации, ГОСТ 6.38-90".

1.3. Установленные настоящей Инструкцией правила ведения делопроизводства распространяются на документы несекретного характера, рассмотрение обращений граждан и подлежат выполнению всеми работниками аппарата областной Администрации.

1.4. Правила ведения секретного делопроизводства устанавливаются специальной инструкцией.

1.5. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате областной Администрации в целом возлагается на заведующего общим отделом.

В каждом структурном подразделении отдела ответственным за делопроизводство является его руководитель.

1.6. Все руководители и исполнители обязаны готовить и оформлять документы в строгом соответствии с требованиями настоящей Инструкции, сдавать своевременно все исполненные документы для формирования их в дела.

1.7. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены со структурой администрации, регламентом работы и Инструкцией о ведении делопроизводства в областной Администрации.

1.8. Работники Администрации области несут ответственность за сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.9. Использование документов в печати допускается только с разрешения руководства Администрации области.

II. Подготовка документов

2.1. Документирование управленческой деятельности Администрации Омской области.

2.1.1. Для осуществления управленческой деятельности Администрации Омской области Глава Администрации (Губернатор) области в пределах своей компетенции принимает постановления и издает распоряжения.

Правом представления Главе Администрации (Губернатору) области проектов постановлений и распоряжений обладает первый заместитель, заместители Главы Администрации (Губернатора) и управляющий делами Администрации области. Проекты постановлений и распоряжений после подписания представления у вышеназванных руководителей с соответствующими приложениями, листом согласования и указателем рассылки визируются в юридическом комитете, управляющим делами и первым заместителем Главы Администрации (Губернатора) области.

Проекты актов, затрагивающих права и законные интересы граждан или носящие общенормативный характер, предварительно направляются в управление юстиции Администрации области для подготовки заключений по ним.

Глава Администрации (Губернатор) области с учетом мнения указанных должностных лиц принимает решение о необходимости рассмотрения данного документа на заседании коллегии.

2.1.2. Распорядительные документы вышестоящих органов доводятся до сведения управлений, комитетов, отделов Администрации области и подведомственных им организаций, а также до сведения городского и районных органов местного самоуправления посредством:

- издания постановления или распоряжения Главы Администрации (Губернатора) области, где излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к деятельности Администрации области и организации ее системы;

- издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует конкретизации.

Постановления, распоряжения и письма, издающиеся на основе документа вышестоящего органа, должны содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования (Указ Президента Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации и т.д.), его номера, даты и заголовка.

2.1.3. Постановления и распоряжения доводятся до исполнителей путем рассылки.

Рассылка принятых постановлений и распоряжений производится в соответствии с указателем рассылки через канцелярию, в трехдневный срок после подписания Главой Администрации (Губернатором) области или, в его отсутствие, первым заместителем Главы Администрации.

2.1.4. Проекты постановлений Главы Администрации (Губернатора) области со всеми приложениями, листом согласования, представлением, визами первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области и председателя юридического комитета Администрации области передаются управляющему делами Администрации области, а затем в протокольный сектор не позднее чем за пять дней до заседания коллегии при Главе Администрации (Губернаторе) области.

В представлении излагается краткое содержание проекта, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем согласован. Представление подписывается заместителем Главы Администрации (Губернатора) области, управляющим делами в соответствии с распределением обязанностей. На оборотной стороне представления проставляется фамилия исполнителя и номер его телефона.

2.1.5. Вопросы, по которым проекты постановлений не представлены в установленный срок, могут быть включены в проект повестки дня заседания коллегии только с разрешения Главы Администрации (Губернатора) области, в его отсутствие - с разрешения первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области.

2.1.6. Некачественно подготовленные проекты постановлений (распоряжений) возвращаются помощниками заместителей Главы Администрации (Губернатора) области для доработки организации (лицу), представившей проект.

2.1.7. Протокольный сектор рассылает проекты постановления с материалами к ним членам коллегии для ознакомления не позднее чем за два дня до заседания.

2.1.8. Постановления, принятые на заседании коллегии без поправок, сразу же после заседания передаются на подпись Главе Администрации (Губернатору) области.

Подписанные Главой Администрации (Губернатором) области постановления и распоряжения передаются в протокольный сектор для их оформления и выпуска. Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений. К порядковому номеру распоряжения, постановления Главы Администрации (Губернатора) области добавляются (через дефис) буквы соответственно "р" и "п".

2.1.9. Датой постановления Главы Администрации (Губернатора) области и датой вступления его в силу является дата его подписания, если иное не указано в самом постановлении.

2.1.10. Если по проекту постановления на заседании коллегии высказаны замечания и предложения, то проект дорабатывается исполнителем или комиссией и передается управляющему делами со всеми визами и подписями в течение трех дней после заседания (кроме документов, по которым Глава Администрации (Губернатор) области установил иной срок).

Если проект постановления требует значительной доработки (свыше пяти дней), то он повторно готовится к рассмотрению на заседании коллегии. В протоколе заседания делается запись об отклонении данного проекта постановления для доработки и о рассмотрении его на одном из следующих заседаний коллегии.

2.1.11. Копии постановлений направляются в Главное Контрольное управление Администрации Президента Российской Федерации, Конституционный Суд РФ, Департамент по взаимодействию с регионами РФ, областную прокуратуру, а копии распоряжений - только в Главное контрольное управление Президента РФ.

2.1.12. Для оперативной передачи информации применяется телефонограмма. В рабочие дни телефонограммы в адрес исполнительных органов городского и районного самоуправления, управлений, комитетов, отделов Администрации области принимаются секретарями их руководителей. Принятая телефонограмма записывается в книгу с указанием ее порядкового номера, наименования отправителя и номера его телефона, времени приема текста телефонограммы, должности и фамилии принявшего.

2.1.13. Телеграмма применяется в исключительных случаях, когда требуется срочное решение того или иного вопроса.

2.1.14. Оправки информационного характера составляются управлениями, комитетами, отделами Администрации области для внутреннего пользования (для заседаний коллегии, информации руководства и т.д.) либо для направления в вышестоящие органы. Справка не содержит выводов и предложений.

2.1.15. В докладной записке излагается состояние какого-либо вопроса и делаются выводы и предложения по затронутому вопросу.

2.1.16. Стенограммы и другие документы, связанные с подготовкой и проведением мероприятий, формируются в дела в подразделениях Администрации области в соответствии с номенклатурой дел.

2.2. Основные требования к оформлению документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

2.2.1. Бланки документов.

Документы Администрации области оформляются на бланках установленного образца форматов А4 (210 х 297) и А5 (210 х 148).

Постановления и распоряжения Главы Администрации (Губернатора) области оформляются на специально разработанных для этих видов документов бланках (приложения N 1, 2).

Письма оформляются на бланках:

- Глава Администрации (Губернатор) Омской области (приложение N 9);

- Первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) Омской области (приложение N 10);

- Администрация Омской области (для заместителей Главы) (приложение N 11);

- Управление делами Администрации области (приложение N 12);

- Совместный бланк "Законодательное Собрание Омской области, Администрация Омской области" (приложение N 13).

Бланки являются отчетными документами. Каждый вид бланков имеет единый порядковый номер. Учет и хранение бланков обеспечиваются канцелярией и протокольным сектором, выдаются они по мере необходимости под личную подпись:

- бланки "Глава Администрации (Губернатор) Омской области" только помощнику Главы администрации (Губернатора) области;

- "Первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) Омской области" - помощнику первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области;

- "Администрация Омской области" - помощникам заместителей Главы Администрации (Губернатора) области;

- "Постановление", "Распоряжение" Главы Администрации (Губернатора) области - помощникам заместителей Главы Администрации (Губернатора) области и управляющего делами;

- "Управление делами Администрации области" - помощнику управляющего делами.

При подготовке писем за подписью заместителей Главы Администрации (Губернатора) области управления, комитеты, отделы Администрации области обращаются за бланками к помощникам в соответствии с функциональным распределением обязанностей между заместителями.

Исполнители, получившие бланки у помощников, несут ответственность за их сохранность и правильность использования.

Сверка бланков проводится в канцелярии ежемесячно, в протокольном секторе - ежеквартально. Испорченные бланки писем сдаются в канцелярию, постановления и распоряжения - в протокольный сектор, а затем погашаются и уничтожаются по акту.

При переписке внутри аппарата Администрации области бланк не используется.

Не разрешается изготовление бланков документов на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.

Председатели комитетов и комиссий, входящих в структуру аппарата Администрации области, при переписке используют свои бланки (приложения N 14-22).

2.2.2. Текст документа, заголовок к тексту.

Содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Документ объемом более одной страницы, как правило, должен иметь заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание. Печатается от левой границы текстового поля документа с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Формулируется он составителем документа. Если в документе рассматривается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно.

Заголовок должен отвечать на вопрос "о чем?" и начинаться с предлога "о" ("об"). Например: "О выделении...", "Об отмене...", "Об изменении... ".

Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается печатать во всю ширину листа до границы правого поля документа.

2.2.3. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения или составления, проставляемая словесно-цифровым способом (например: 20 марта 1997 года) либо цифровым способом, тремя парами арабских цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 12.03.97). Словесно-цифровой способ применяется в текстах документов, при датировании правовых актов, записок, справок, финансовых и других служебных документов. Цифровой способ датирования используется при оформлении резолюций, виз, проставлении отметок об исполнении документов и в иных случаях.

Если число месяца или порядковый номер месяца в году является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль. Например: 01.04.97. Все проставляемые на документе отметки обязательно датируются (резолюции, визы, отметки о регистрации и т.д.)

2.2.4. Подпись документа.

Подпись документа является обязательным реквизитом любого подлинного документа, в том числе и документа, являющегося приложением. Подписание документов производится в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Администрации области.

В подпись включается:

- наименование должности лица, подписавшего документ;

- личная подпись;

- расшифровка личной подписи.

Инициалы имени и отчества (или инициал имени) ставятся перед фамилией.

Протоколы, финансовые и некоторые планово-отчетные документы имеют две подписи.

Внутренние документы информационно-справочного и аналитического содержания подписываются исполнителями.

Документы, направляемые в вышестоящие законодательные и исполнительные органы власти и управления, подписываются Главой Администрации (Губернатором) области либо его заместителями, или управляющим делами.

Документы, направляемые другим организациям, подписывают Глава Администрации (Губернатор) области, его заместители, председатели комитетов, заведующие отделами Администрации области.

Письма на бланках "Глава Администрации (Губернатор) области" подписываются только Главой Администрации (Губернатором) области. Письма на бланках "Первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) области" подписываются первым заместителем Главы Администрации (Губернатора) области.

Письма на бланках "Администрация области" подписываются заместителями Главы Администрации (Губернатора) области.

Письма на бланках "Законодательное Собрание и Администрация области" подписываются соответственно руководством исполнительной и законодательной власти.

Письма на бланках "Управляющий делами" подписываются управляющим делами Администрации области либо его заместителями.

Если должностное лицо, подпись которого указана в проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности (если письмо отпечатано не на бланке, то подписи заверяются печатями).

Служебные удостоверения руководителям, назначаемым на должность распоряжением Главы Администрации (Губернатора) области, подписывает Глава Администрации (Губернатор) области, удостоверения ответственным сотрудникам аппарата Администрации области, принимаемым на работу приказом управляющего делами, подписывает управляющий делами Администрации области. Выдача удостоверений производится отделом правительственной связи (спецчасть).

Удостоверения техническим сотрудникам аппарата, временные пропуска в Администрацию области подписываются и выдаются заведующим общим отделом Администрации области.

2.2.5. Визирование документа.

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия), дату визирования. При необходимости указывается должность визирующего.

Виза проставляется на последнем листе второго экземпляра документа ниже подписи. Визы лиц, подготовивших документ, проставляются слева, визы лиц, согласовывающих документ, - справа.

2.2.6. Утверждение документа.

Утверждение - особый вид удостоверения документа. Подлежащий утверждению документ приобретает юридическую силу с момента его утверждения.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает: слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН), наименование распорядительного документа, его дату и номер.

     Например:                   УТВЕРЖДАЮ

                                 Заместитель Главы Администрации

                                 (Губернатора) области

                                 личная подпись, инициалы, фамилия

                                 10.02.97

     или                         УТВЕРЖДЕНО

                                 постановлением Главы Администрации

                                 (Губернатора) области

                                 от 20.03.97 N 120

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДАЮ" в грифе печатаются прописными буквами, от одного положения табулятора, кавычки не ставятся. Слово "утверждено" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения.

В Администрации области утверждению подлежат следующие виды документов:

- штатное расписание;

- планы работ;

- планы и программы мероприятий;

- уставы, положения, инструкции;

- графики дежурства и т.д.

2.2.7. Адресование документа.

Документ адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:

                                Управление Администрации Президент

                                Российской Федерации по работе  с

                                территориями

                                Отдел по вопросам субъектов

                                Федерации

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - дательном.

     Например:                   Министерство обороны

                                 Российской Федерации

                                 Заместителю министра

                                 Петрову А.И.

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

     Например:       Начальнику Омского отделения Западно-Сибирской

                     железной дороги

                     Иванову И.И.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

     Например:       Главам районного самоуправления

В ответах на письма граждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы имени, отчества адресата.

В адресной части письма, телеграммы моют быть указано не более четырех адресатов. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен на бланке и подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

2.2.8. Оформление приложений к документу.

Приложения оформляются в соответствии с требованиями настоящей инструкции к подготовке и оформлению документов.

Если основной документ имеет несколько приложений, они нумеруются. В правом верхнем углу первого листа приложения пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, указывается (если это необходимо) его номер, а также название, номер и дата документа, к которому дается приложение. Например:

                                       Приложение 1

                                       к постановлению Главы

                                       Администрации (Губернатора)

                                       области от 20.03.97 N 120-п

В тексте основного документа делается ссылка на приложение ("согласно приложению", "приложениям").

Несколько приложений нумеруется арабскими цифрами, перед которыми проставляется знак N.

При подготовке писем слово "Приложение" печатается с красной строки и подчеркивается. После слова "Приложение" ставится двоеточие.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем после текста до подписи дается по форме:

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

Приложения, не названные в тексте, нумеруются арабскими цифрами, перечисляются с указанием их наименования, количества листов и экземпляров каждого.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

2.2.9. Резолюция.

В резолюции даются указания по исполнению документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

2.2.10. Оттиски печатей на документах.

Оттиск печати проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, содержащих обязательства, гарантии или удостоверяющих чьи-либо права. Наряду с подписью ответственного должностного лица оттиск печати является дополнительной гарантией подлинности документа.

Оттиск печати проставляется так, чтобы им были захвачены часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть его личной подписи.

В делопроизводстве Администрации области применяется несколько печатей - круглая гербовая печать Главы Администрации (Губернатора) области, круглая гербовая печать Администрации области, печать управления делами, печать общего отдела управления делами, печати и штампы протокольного сектора, сектора кадров, канцелярии, отдела по обращению граждан, а также факсимиле Главы Администрации (Губернатора) области, его первого заместителя и управляющего делами.

Круглая печать Главы Администрации области с изображением Государственного Герба Российской Федерации (гербовая печать) проставляется в отделе правительственной связи (спецчасть) только на документы с подписью Главы Администрации (Губернатора) области.

Круглая печать Администрации Омской области с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать) проставляется только в отделе правительственной связи (спецчасть) на документы с подписью Главы Администрации (Губернатора) области или его заместителей.

Круглая гербовая печать Администрации области проставляется на документах, подтверждающих права юридических и физических лиц, на документах о расходовании денежных средств и материальных ценностей, на выборных документах, на договорах, на командировочных удостоверениях Главы Администрации (Губернатора) области и его заместителей.

Круглая печать управления делами Администрации области проставляется в бухгалтерии на документах с подписью управляющего делами либо, в его отсутствие, на документах с подписью его заместителей. Такими документами могут быть договора с юридическими лицами, контракты с физическими лицами, копии архивных документов (кроме подтверждающих стаж работы), командировочные удостоверения работников аппарата, заявки, наряды, акты, другие бухгалтерские документы.

Печать сектора кадров проставляется на справках с места работы, доверенностях на получение заработной платы, в трудовых книжках и на выписках из них, на копиях документов об образовании, на других подтверждающих документах.

Печать канцелярии проставляется на командировочных удостоверениях.

2.3. Порядок оформления протоколов заседаний коллегии.

2.3.1. Протокол заседания коллегии оформляется на специальном бланке (приложение N 3) и нумеруется арабскими цифрами в пределах одного календарного года.

Заседания коллегии протоколируются и стенографируются.

Стенограмма подписывается управляющим делами Администрации области. Протокол заседания коллегии содержит следующие реквизиты: наименование документа, порядковый номер, дату и место проведения заседания, фамилии и инициалы имени и отчества председателя и секретаря заседания, перечень членов коллегии, присутствующих на заседании, повестку дня с указанием фамилий, инициалов имени и отчества и должностных лиц, выступивших с докладами и содокладами, фамилии выступивших в прениях, результат обсуждения каждого вопроса, подписи.

2.3.2. Основной текст протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня заседания. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела состоит из позиций:

слушали

выступили

решили

В позиции "слушали" указываются наименование рассматриваемого вопроса, фамилии докладчика и содокладчика.

В позиции "выступили" указываются фамилии выступивших по данному пункту повестки дня.

В позиции "решили" пишется, например: "принять проект постановления без изменений", "принять проект постановления с учетом высказанных замечаний и предложений".

К протоколу заседания коллегии прилагаются:

- оформленная соответствующим образом стенограмма;

- листок ознакомления работников аппарата Администрации области с проектами постановлений, принимаемых на заседании коллегии.

Протоколы заседаний коллегии при Главе Администрации (Губернаторе) области подписываются Главой Администрации (Губернатором) области и управляющим делами Администрации области или исполняющими их обязанности.

2.4. Порядок подготовки и оформления проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации (Губернатора) области.

2.4.1. Проекты постановлений готовятся в целях решения наиболее важных и принципиальных задач, установления стабильных правовых норм, действующих на территории области. Готовящиеся проекты постановлений должны быть написаны кратко, аргументированно, с учетом всех действующих нормативных актов по затронутым в проекте вопросам.

2.4.2. К проекту постановления (в необходимых случаях и к проекту распоряжения) прилагается справка или пояснительная записка за подписью руководителя учреждения или лица, представившего проект.

2.4.3. Если данный проект постановления (распоряжения) отменяет один из нормативных актов, принятых ранее по затронутому в проекте постановления (распоряжения) вопросу, то в проекте надо указать, что такой-то нормативный акт следует считать утратившим силу.

2.4.4. К проекту постановления прилагается список лиц, приглашенных на заседание коллегии (приложение N 4), а также список организаций на рассылку постановления (приложение N 7). Оповещение приглашенных о времени заседания возлагается на помощников руководителей Администрации области.

2.4.5. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений Администрации области, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений Администрации и исполнители, которые готовят и вносят эти документы. Все возражения и особые мнения по проекту постановления (распоряжения) излагаются в письменном виде на листе согласования (приложение N 5, 6).

Если требуется более обстоятельное изложение возражений и особых мнений, это делается на отдельном чистом листе, прилагаемом к документу.

2.4.6. Проекты постановлений Главы Администрации (Губернатора) области должны проходить согласование с подразделениями Администрации, которым в проекте предусматриваются задания, а также с другими заинтересованными подразделениями Администрации. В подразделениях Администрации области проекты согласовываются (рассматриваются) не более чем в 5-ти дневный срок.

2.4.7. Согласование проектов постановлений оформляется визой, включающей указание занимаемой должности, личную подпись визирующего (с расшифровкой фамилии) и дату.

Проекты постановлений, приложения к ним, указатели рассылки визируются руководителем подразделения Администрации области.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.

Постановления Главы Администрации (Губернатора) области подписываются Главой Администрации (Губернатором) области или, в его отсутствие, первым заместителем Главы Администрации (Губернатора) области, либо исполняющим обязанности первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области.

Копии (размноженные экземпляры) подписанных распорядительных документов заверяются печатью протокольного сектора.

Подлинники постановлений, распоряжений и документы к ним в течение двух лет хранятся в протокольном секторе, а затем передаются в архив.

2.4.8. Распоряжения Главы Администрации (Губернатора) области принимаются в порядке оперативного руководства по конкретным вопросам, по вопросам организации работы аппарата Администрации области, а также во исполнение ранее принятых постановлений Главы Администрации (Губернатора) области.

Порядок подготовки проектов распоряжений Главы Администрации (Губернатора) области аналогичен порядку подготовки проектов постановлений Главы Администрации (Губернатора) области.

Распоряжения Главы Администрации (Губернатора) области подписываются Главой Администрации (Губернатором) области, первым заместителем Главы Администрации (Губернатора) области, в их отсутствие, исполняющим обязанности первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области.

2.4.9. Назначение, перемещение и освобождение от занимаемой должности, заместителей Главы Администрации (Губернатора) области, руководителей структурных подразделений Администрации области оформляются постановлением Главы Администрации (Губернатора) области, подготовку проектов постановлений по кадровым вопросам осуществляет сектор кадров управления делами Администрации области, а также по поручению заместителей Главы Администрации (Губернатора) области, управляющего делами Администрации области ответственные работники аппарата Администрации области.

2.4.10. Передача постановлений и распоряжений Главы Администрации (Губернатора) области для использования в правовых автоматизированных информационных системах осуществляется только с разрешения управляющего делами Администрации области или его заместителей, через общий отдел.

2.5. Подготовка и оформление приказов управляющего делами Администрации области.

2.5.1. Назначение, перемещение и освобождение от занимаемой должности специалистов и служащих аппарата Администрации области оформляется приказом управляющего делами.

2.5.2. Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся сектором кадров, по общим вопросам, в отдельных случаях по поручению управляющего делами Администрации области, ответственными работниками аппарата управления делами Администрации области. Проекты приказов согласовываются с заинтересованными лицами и передаются на подпись управляющего делами.

2.5.3. Приказ оформляется на специальном бланке управления делами Администрации области (приложение N 23) и подписывается управляющим делами, а в его отсутствие, его заместителем.

2.5.4. Текст приказа должен отвечать требованиям настоящей инструкции к тексту распорядительных документов. В вводной части текста приказа излагаются факты или называется документ, послуживший основанием к изданию приказа. Распорядительная часть приказа делится на пункты. Каждый пункт содержит указание на предписываемое действие, конкретного исполнителя и срок исполнения. Последний пункт приказа называет подразделение или лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

2.5.5. Приказы о приеме, перемещении, увольнении, командировках сотрудников аппарата Администрации области подлежат рассылке в сектор кадров, комитет по безопасности, отдел правительственной связи, сектор обслуживания и обеспечения, в бухгалтерию и канцелярию, Приказы общего значения, касающиеся аппарата структурных подразделений Администрации области (соблюдение правил внутреннего трудового распорядка и т.п.) рассылаются во все структурные подразделения.

В некоторых случаях сотрудники аппарата знакомятся с содержанием приказа лично под роспись по указанию управляющего делами Администрации области.

2.5.6. Выдача копий приказов производится работникам аппарата по разрешению управляющего делами, в другие органы - по официальному запросу.

Копии приказов заверяются круглой печатью сектора кадров.

2.6. Организация машинописных и копировально-множительных работ.

2.6.1. Все передаваемые в машинописное бюро документы должны быть оформлены с учетом требований настоящей Инструкции, тщательно отредактированы и написаны только фиолетовыми, синими или черными чернилами, шариковыми ручками с пастой аналогичных цветов.

При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обратить на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований учреждений и организаций и географических названий, применять только общепринятые сокращения слов.

Документы, написанные исполнителем неразборчиво, с большим количеством исправлений, исполненные карандашом или красными чернилами, к печатанию не принимаются.

2.6.2. Правила печатания отдельных реквизитов определяются следующими документами:

- Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения", М., 1991.

- "Система организационно-распорядительной документации". ГОСТ 6.38-90.

2.6.3. Документы, подлежащие размножению на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Оригинал должен быть отпечатан на белой бумаге четким черным шрифтом.

Необходимость копирования и размножения документов определяют руководители структурных подразделений, которые несут ответственность за содержание и качество документов.

Материалы для печатания и размножения принимаются машинописным бюро, участком по размножению документов только с разрешения заведующего общим отделом, на основании заявки (приложение N 24).

III. Организация документооборота

Движение документов в Администрации области с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот.

Прохождение документов должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться.

3.1. Порядок прохождения и исполнения входящих документов.

Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции производится в канцелярии.

Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается дежурным сотрудником по Администрации области.

При приеме корреспонденции проверяется правильность адреса, целостность пакета или упаковки, при вскрытии пакета - наличие в нем документов, включая приложения, соответствие номера документа номеру, указанному на пакете. При отсутствии или недостаче документов и приложений к ним документ возвращается отправителю с указанием причины возврата. Ошибочно доставленная в Администрацию области корреспонденция пересылается по назначению или возвращается отправителю. Пакеты с пометкой "ЛИЧНО" не вскрываются и передаются по назначению.

Конверты от поступающей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа.

Кроме того, конверты сохраняются и прилагаются к исковым заявлениям и жалобам, ответам на жалобы и др. документам, связанным с рассмотрением дел в судах и арбитражных судах, а также к решениям, определениям и постановлениям судов.

Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов, из числа поступающих в Администрацию области, приведен в приложении N 25.

Распределение входящей корреспонденции осуществляется канцелярией в соответствии с распределением обязанностей между Главой Администрации (Губернатором) области, его заместителями и управляющим делами, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений.

Обращения граждан передаются в отдел по работе с обращениями граждан.

Нормативно-правовые акты Российской Федерации, Федеральные законы, постановления Совета Федерации и Государственной Думы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ направляются в юридический комитет.

Судебные повестки, касающиеся восстановления прав реабилитированных жертв политических репрессий, принимаются и регистрируются в комиссии по реабилитации, остальные судебные повестки в юридическом комитете.

Документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются в отделе правительственной связи.

Документы из Законодательного Собрания Омской области принимаются с сопроводительными письмами и регистрируются в отдельном журнале. Все зарегистрированные документы направляются на рассмотрение первому заместителю Главы Администрации (Губернатора области. Законы Омской области, поступившие на подпись Главе Администрации (Губернатору) области, безотлагательно регистрируется и передаются первоначально управляющему делами Администрации области. Дальнейшее рассмотрение и исполнение корреспонденции из Законодательного Собрания области осуществляется в общем порядке исполнения документов.

В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, характеризующими степень срочности ее исполнения или доставки.

Зарегистрированные документы, а также нерегистрируемые документы передаются через помощников по назначению, как правило, в день их поступления.

Документы, поступившие непосредственно работникам Администрации области, должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в канцелярию.

Все документы, в том числе рассмотренные Главой Администрации (Губернатором) области и его заместителями, направляются для исполнения в подразделения только через канцелярию, где производится переотметка документов. Все отметки о дальнейшем прохождении и исполнении документов фиксируются в контрольных карточках или журнале.

Если документ подлежит возврату, то на нем в правом верхнем углу первой страницы делается отметка "подлежит возврату".

Ответственность за делопроизводство в подразделениях Администрации области возлагается на лиц, специально закрепленных руководителями данных подразделений. Прием и учет, поступивших в подразделение документов, ведется в журналах установленной формы.

Руководители подразделений организуют исполнение поступивших к ним документов. Поручение исполнителям дается в форме резолюции. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документы передаются им поочередно или одновременно в копиях. Ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, направляется подлинник документа с оригиналом поручения. Копии документов объемом свыше пяти страниц готовят помощники руководителей Администрации области. Документ списывает в дело должностное лицо, давшее поручение.

3.2. Порядок прохождения исходящих документов.

Порядок прохождения исходящих документов заключается в составлении (проекта) документа, его согласовании, визировании, подписании (утверждении), регистрации и отправке.

Подготовленные проекты документов передаются для печатания в машбюро. Документы небольшого объема печатаются в приемных руководителей Администрации области.

Отпечатанные и отредактированные документы подлежат согласованию с заинтересованными лицами либо передаются на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились. При передаче документа на подпись исполнитель обязан проверить правильность оформления документа.

Письма Администрации области составляются в трех экземплярах (первый на бланке отправляется адресату, копия с визами остается в канцелярии, третья копия передается исполнителю). Виза исполнителя проставляется на копии в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа. Фамилия исполнителя, номер его телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне первого листа в левом нижнем углу документа.

Номер письма и дата проставляется в канцелярии после его подписания. В документе - ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

Снятие копий документов в связи со служебной необходимостью, в том числе и работникам других организаций, допускается только с разрешения управляющего делами или заведующего общим отделом.

Документы, предназначенные для отправки, принимаются канцелярией полностью оформленными. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

На исходящие письма в канцелярии заполняются карточки (приложение N 26).

Переданные исполнителями в канцелярию документы должны быть отправлены в тот же день. При отправлении корреспонденции составляется реестр.

Телеграммы печатаются согласно установленной форме (приложение N 27). Текст телеграммы излагается кратко без переноса слов, абзацев, исправлений. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указывается должность, инициал имени и фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Исходящий номер на телеграмму проставляется в канцелярии.

3.3. Организация доставки документов.

Корреспонденция, поступившая в канцелярию, (регистрируется) и раскладывается в именные папки Главы Администрации (Губернатора) области, его заместителей, управляющего делами, председателей комитетов, заведующих отделами аппарата Администрации области.

Помощникам Главы Администрации (Губернатора) области, его заместителей, управляющего делами, а также закрепленным сотрудникам комитетов и отделов необходимо, не реже двух раз в день, изымать из своей папки всю поступившую корреспонденцию. Сотрудники, получившие корреспонденцию в канцелярии, несут полную ответственность за ее сохранность.

3.4. Порядок приема и передачи документов.

Прием и передача документов на всех этапах прохождения в аппарате Администрации области осуществляется без расписок, но с обязательной отметкой в карточке или журнале. Любая передача документов из одного в другое структурное подразделение производится через канцелярию.

3.5. Учет объема проходящих документов.

Количественному учету в Администрации области подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также обращения граждан.

В канцелярии при приеме или отправке производится учет объема входящих и исходящих документов. Учет количества постановлений и распоряжений осуществляется в протокольном секторе.

IV. Регистрация документов и система поиска

4.1. Порядок регистрации документов.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются в организации только один раз: входящие и исходящие - в день получения или отправки - в канцелярии, постановления, распоряжения в день подписания или утверждения - в протокольном секторе.

На документах, поступивших в канцелярию, на лицевой стороне первой страницы в правом нижнем углу ставится штамп регистрации, включающий в себя дату и индекс документа. Заводится карточка. Данные о документе вносятся в персональный компьютер в систему "Делопроизводство".

Карточки входящей корреспонденции (приложение N 28) распечатываются в трех экземплярах, одна из которых вместе с документами передается по назначению, другая остается в картотеке канцелярии и последняя поступает в картотеку поиска. Для канцелярии резолюция является основанием для постановки документа на контроль.

Копия экземпляра карточки, содержащей резолюцию Главы Администрации (Губернатора) области или его заместителей, передается помощнику для контроля по срокам исполнения.

Зарегистрированные документы передаются из одного подразделения в другое через канцелярию с переотметкой в карточках или журнале, внутренняя переписка регистрируется в канцелярии.

4.2. Порядок заполнения регистрационных карточек.

В графе "входящий документ" указывается порядковый номер, присвоенный документу канцелярией, затем указывается дата получения документа канцелярией Администрации области и дата отправления документа адресатом.

В графе "номер поступившего документа" указывается номер, присвоенный документу отправителем.

В графе "корреспондент" пишется фамилия и инициалы корреспондента, подписавшего документ.

В графе "откуда поступил" указывается код организации в компьютерной системе делопроизводства и полное ее наименование.

В графе "тема" указывается код темы в компьютерной системе делопроизводства и ее название. В графе "содержание" пишется заголовок или краткое содержание поступившего документа.

Резолюция полностью переносится на карточку. Указывается автор и дата резолюции. Канцелярия делает в карточке отметку об отправлении (кому направлен документ и дата отправления).

Запись об исполнении документа состоит из отметки о решении вопроса по существу, даты, номера дела по номенклатуре.

На лицевой стороне вверху карточки, над датой получения документа, пишется информация о поступившем ответе, дата и номер ответного документа. Запись производится канцелярией. Карточка используется для записей, отражающих движение документов.

4.3. Справочный аппарат.

Справочный аппарат к документам Администрации области составляют картотеки.

В юридическом комитете ведется справочная кодификационная картотека. Всем поступившим в комитет законам, указам Президента Российской Федерации, постановлениям Правительства Российской Федерации присваиваются определенные коды, что упрощает систему их поиска.

Кроме картотеки, в юридическом комитете ведется компьютерная база данных федеральных, региональных, ведомственных документов.

В канцелярии ведутся справочная и контрольная картотеки на переписку, в протокольной части ведется справочная картотека на постановления и распоряжения на основе принятых документов.

Карточки в справочной картотеке канцелярии систематизируются по названиям организаций, направляющих документы. Карточки в канцелярии хранятся в течение двух лет, затем передаются на хранение в архив Администрации области.

В справочной картотеке протокольного сектора карточки располагаются по порядковым номерам, присвоенным постановлениям и распоряжениям, начиная с начала календарного года. Для справочной картотеки печатается одна карточка.

Карточки справочной картотеки хранятся в протокольном секторе в течении двух лет, а затем, после передачи постановлений и распоряжений в архив Администрации области, карточки уничтожаются.

4.4. Индексация документов.

Протоколы заседаний коллегий при Главе Администрации области нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.

Приказы управляющего делами Администрации области получают регистрационный номер для данного вида документа в пределах календарного года.

Индекс входящих, исходящих документов, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре, номера структурного подразделения и порядкового номера документа.

При индексации нескольких экземпляров одного документа всем экземплярам присваивается единый индекс, независимо от времени рассылки.

V. Организация контроля за исполнением документов

5.1. Основные требования.

5.1.1. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения качественного и своевременного рассмотрения и решения вопросов, затронутых в служебных документах.

5.1.2. Контролю за сроками исполнения подлежат все требующие ответа документы.

5.1.3. Ответственными за качественное и своевременное исполнение документов являются руководители Администрации области.

Непосредственно и по существу вопроса контроль осуществляют помощники руководителей Администрации области, советники, консультанты, иные должностные лица, на кого руководством Администрации области возложено исполнение. Они же осуществляют контроль за сроками исполнения документов.

5.1.4. Ответственным исполнителем считается лицо или учреждение, названное в резолюции руководителей Администрации области первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Все другие перечисленные в резолюции исполнители в равной степени ответственны за качественное, своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить все необходимые материалы и сведения.

5.1.5. При увольнении, уходе в отпуск или убытии в командировку исполнитель обязан передать неисполненные документы лицу, определенному руководством Администрации области. Не сданные исполнителем документы считается неисполненными.

5.1.6. На контроль берутся:

- поручения и указания в адрес Администрации области, содержащиеся в указах, постановлениях, распоряжениях и других документах вышестоящих органов власти и управления;

- наиболее значимые постановления и распоряжения Главы Администрации (Губернатора) области;

- поручения и задания комитетам, отделам и управлениям Администрации области;

- письма депутатов;

- требующие ответа документы как вышестоящих органов власти и управления, так и комитетов, отделов и управлений Администрации области, предприятий и организаций;

- предложения, заявления, жалобы граждан.

5.1.7. По указанию руководства Администрации области на контроль может быть поставлен весь документ, его отдельный пункт, а также поручения руководства Администрации области, данные в устной форме.

5.2. Техника осуществления контроля.

5.2.1. Делопроизводственный учет находящихся на контроле нормативно-распорядительных документов вышестоящих органов власть и управления, постановлений и распоряжений Главы Администрации (Губернатора) области осуществляет сектор контроля Администрации области с использованием автоматизированной системы контроля исполнительной документации, в которой создается картотека текущей и архивной документации.

5.2.2. Для осуществления контроля по существу затронутых в документе вопросов помощники руководителей Администрации области, советники, консультанты, иные должностные лица ведут контрольные дела, которые могут быть заведены как на контролируемый документ в целом, так и на отдельные его пункты. В контрольном деле должны находиться копии контролируемого документа, справки, объяснительные и докладные записки, отчеты, протоколы совещаний и другие документы, создающиеся в ходе исполнения документа. Помощники руководителей Администрации области, иные должностные лица, контролирующие ход выполнения документа, заносят в контрольное дело все отметки о ходе исполнения, об изменении сроков задания.

5.3. Сроки исполнения.

5.3.1. Помощники руководителей Администрации области, советники, консультанты, иные лица, контролирующие ход выполнения постановлений и распоряжений Главы Администрации (Губернатора) области, по состоянию на 1-е число каждого месяца составляют сводку о ходе выполнения этих документов и представляют в сектор контроля, который составляет обобщенную справку для руководства Администрации области.

5.3.2. Один раз в два месяца канцелярия составляет для руководства Администрации области сводку о количестве неисполненных документов, сроках их исполнения по структурным подразделениям.

5.3.3. Помощники руководителей Администрации области просматривают контрольные карточки, полученные из канцелярии с внесенными изменениями о ходе выполнения документов.

Исполненный документ вместе с соответствующими к нему материалами с отметкой "В дело" направляется в канцелярию.

Если документ не исполнен, то помощник руководителя Администрации области за 3-5 дней до истечения срока исполнения напоминает об этом куратору, ответственному за выполнение данного документа, или непосредственному исполнителю.

5.3.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента поступления их в канцелярию Администрации области.

5.3.5. Исполнителю документы передаются, как правило, в день их рассмотрения руководством Администрации области.

5.3.6. Документ должен быть исполнен к сроку, указанному в тексте документа или резолюции руководителя Администрации области. Если срок исполнения не указан ни в тексте, ни в резолюции, документ исполняется в сроки, указанные в приложении N 29.

5.3.7. Изменение срока исполнения документа или поручения согласовывается с лицом или организацией, установившими этот срок.

5.3.8. Если документ или поручение не могут быть исполнены в установленный срок, то исполнитель обязан не менее чем за 2-3 дня до истечения срока согласовать его продление с руководителем, установившим срок или давшим поручение. Измененный срок исполнения поручения вносится в базу данных.

5.4. Порядок снятия с контроля документов.

5.4.1. Документ считается исполненным и может быть снят с контроля, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и задачи и об этом извещены все заинтересованные организации и лица.

Постановления Главы Администрации (Губернатора) области снимаются с контроля только его же соответствующим постановлением.

Результаты выполнения постановления отражаются в справке, которая составляется ответственным исполнителем и прилагается к постановлению о снятии с контроля. Постановление о снятии с контроля направляется ответственному исполнителю, контрольное дело со всеми накопившимися в ходе исполнения документа материалами передается в сектор контроля.

Все другие контролируемые документы снимаются с контроля по указанию руководства Администрации области.

Основанием для снятия с контроля является наличие подготовленного к отправке ответного документа.

Основанием для снятия с контроля внутреннего документа или поручения является наличие соответствующих материалов (планы, сводки, информации, проект распоряжения и т.п.).

Если не предполагается подготовка ответного письма или другого вида документа, то отметка об исполнении и снятии с контроля на документе должна содержать краткое изложение решения поставленного в документе вопроса.

5.4.4. Все снятые с контроля документы должны иметь отметку об исполнении, которая переносится с документа в контрольную карточку. Контрольная карточка с отметкой об исполнении переносится в раздел архивной картотеки на исполненные документы.

VI. Организация работы с обращениями граждан в
администрации области

6.1. В Администрации области организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных предложений, заявлений и жалоб (далее - обращений) граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан.

6.2. Письма (телеграммы) граждан, адресованные Главе Администрации (Губернатору) области, его заместителям, управляющему делами, а также переданные с личного приема (кроме имеющих пометку "Лично") вскрываются, прочитываются, аннотируются, проверяются на повтор. Конверты от писем граждан, сохраняются и прикладываются к обращениям. Делается отметка о количестве вложенных листов.

На лицевой стороне первого листа письма (телеграммы) в правом нижнем углу проставляется штамп с указанием даты его поступления и регистрационного номера, состоящего из начальной буквы фамилии заявителя и порядкового номера в течение календарного года (например Д-401).

В случае повторного обращения автора по одному и тому же вопросу в текущем году, присваивается первоначальный номер текущего года (например Д-401 (п) 97 г.), если были обращения в прошлые годы, то присваивается очередной номер текущего (например Д-402 (п) 96 г.; Д-402 (п) 95 г. - индекс (п) означает повтор).

6.3. Регистрация обращений осуществляется в отделе по работе с обращениями граждан в автоматизированной системе "АСКОГ" путем заполнения регистрационно-контрольной карточки с указанием регистрационного номера, даты поступления, фамилии и инициалов заявителя, его категории (инвалид, мать-одиночка, вынужденный переселенец и т.д.), названия коллектива, общественного объединения, адреса, тематики, типа и характера обращения, аннотации и в дальнейшем - результатов рассмотрения. Одновременно оформляется алфавитная карточка для справочной картотеки, карточка для поручений (приложение N 30), контрольное дело.

6.4. Зарегистрированная корреспонденция в зависимости от ее содержания направляется по принадлежности в приемные Главы Администрации (Губернатора) области, его заместителей, управляющего делами, для рассмотрения или подготовки поручений исполнителям, в чьей компетенции находится разрешение поставленных вопросов. Копия поручения оставляется в деле. В поручении обязательно указывается наименование организации, фамилия и инициалы исполнителя, оговаривается порядок ответа заявителю, а при необходимости и Администрации области. В таком случае в правом верхнем углу первого листа письма ставится штампы "Контроль" и "Подлежит возврату в Администрацию области".

При направлении обращения в другие органы для принятия мер заявителю об этом сообщается письменно (приложение N 31).

Письма граждан не направляются на рассмотрение организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.

Если поручение по обращению дано нескольким должностным лицам или подразделениям, то работу по его рассмотрению координирует должностное лицо или подразделение, указанное в резолюции первым.

Не разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел по работе с обращениями граждан.

6.5. Обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца (если не указан срок в карточке поручения) со дня регистрации в отделе по работе с обращениями граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не более 15 дней.

Решения по обращениям граждан, исполнение которых невозможно в установленные законом сроки, ставятся руководителями администрации, давшими поручение, на дополнительный контроль, но не более чем на месяц, с уведомлением заявителя.

В случае необходимости, указанный срок может быть продлен до окончательного решения вопроса при наличии письменного обоснования.

6.6. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и приняты необходимые меры, заявителям дан ответ в письменной или устной форме. В ответах в вышестоящие органы указывается кем, когда и в какой форме извещен заявитель.

Документы, связанные с рассмотрением обращений граждан, а также ответы, списанные в "Дело" руководителями Администрации области, давшими поручения, направляются в отдел по работе с обращениями граждан для корректировки базы данных автоматизированной системы и оформления дел в текущий архив.

6.7. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений граждан, направленных исполнителям, осуществляют помощники руководителей Администрации области, давших поручения.

6.8. Прием посетителей и запись их на личный прием к Главе Администрации (Губернатору) области, его заместителям, управляющему делами осуществляют работники отдела по работе с обращениями граждан ежедневно, кроме выходных дней, согласно утвержденному графику.

Порядок учета и работы с устными предложениями, заявлениями и жалобами граждан ведется аналогично письменным.

6.9. Отдел по работе с обращениями граждан ведет анализ и обобщение характера поступающей корреспонденции, систематически готовит данные о сроках их рассмотрения, а также представляет справочно-информационный материал по законченным делопроизводством обращениям граждан.

6.10. Запрещается использование и распространение сведений о частной жизни лица, ставших известными в связи с рассмотрением обращения, без его согласия.

6.11. Обращения граждан и ответы на них хранятся в текущем архиве отдела по работе с обращениями граждан в течение пяти лет, после чего, по заключению экспертной комиссии Администрации области, уничтожаются. Справки, статистический отчет подлежат постоянному хранению.

VII. Составление номенклатуры и формирование дел

7.1. Составление номенклатуры дел.

7.1.1. Номенклатуры дел управления делами, комитетов и отделов Администрации области, архивной и профсоюзной работы сводятся в единую (сводную) номенклатуру дел Администрации Омской области. В сводную номенклатуру дел должны включаться все документы, образующиеся в деятельности этих организаций.

7.1.2. Организационно-методическое руководство разработкой сводной номенклатуры дел осуществляет общий отдел Администрации области, методическую и практическую помощь - архивное управление Администрации области.

7.1.3. Номенклатура дел каждого структурного подразделения аппарата разрабатывается лицом, ответственным за делопроизводство в данном структурном подразделении, согласовывается с архивариусом Администрации области и утверждается руководителем подразделения.

7.1.4. Сводная номенклатура дел составляется один раз в пять лет, согласовывается с архивным управлением, утверждается управляющим делами Администрации области.

7.1.5. Номенклатура дел составляется в соответствии с "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" (М. 1989 г), штатным расписанием Администрации области и оформляется согласно ГОСТУ 6.38-90 (приложение N 32). Датой номенклатуры дел является дата ее утверждения. Индекс проставляется по правилам регистрации внутренних документов (см. раздел 4 настоящей Инструкции). Каждое включенное в номенклатуру дело должно иметь строго определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и порядкового номера в его пределах.

Наименование дел в пределах структурного подразделения располагается по степени их значимости.

7.1.6. Утвержденная номенклатура дел действует в течение пяти лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае коренных изменений функций и организационной структуры Администрации области. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

7.1.7. Заголовки включаемых в номенклатуру дел должны точно определять вид документа и вопросы деятельности структурных подразделений аппарата Администрации области, а также давать сведения об авторе документа, корреспондентах, датах событий, о подлинности или копийности документов дела.

7.1.8. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года дел.

7.2. Формирование дел.

7.2.1. Формирование дел осуществляется в строгом соответствии с номенклатурой дел.

7.2.2. Формирование дел в аппарате Администрации области осуществляют следующие структурные подразделения:

- юридический комитет (законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ, постановления и распоряжения Председателя Государственной Думы ФС РФ, распоряжения Администрации Президента РФ и аппарата Правительства, выписки из протоколов заседаний Государственной Думы и Совета Федерации ФС РФ и т.д.);

- канцелярия - все входящие и исходящие документы, их картотека (переписка с правительственными органами, министерствами комитетами, управлениями и отделами Администрации области, органами местного самоуправления, областными учреждениями, организациями и предприятиями);

- протокольный сектор (протоколы заседаний коллегий при Главе Администрации области, постановления и распоряжения);

- отдел по работе с обращениями граждан (предложения, заявления, жалобы и переписка по ним);

- другие структурные подразделения Администрации области формируют в дела планы работы, сводные ежегодные отчеты, аналитические обзоры, документы по работе постоянных комиссий, договора, соглашения, контракты, протоколы о намерениях, справки, информации о проведении семинаров, праздничных мероприятий, документы по курируемым районам области.

7.2.3. Формирование в дела подлежат только исполненные документы одного календарного года, кроме переходящих дел (личные дела работников аппарата Администрации области, руководящих работников комитетов, управлений и отделов).

7.2.4. Включаемые в дела документы должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Не допускается включать в дела черновики, размноженные копии документов, а также подлежащие возврату документы.

Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в отдельные дела.

В каждом деле должно быть сброшюровано не более 250 листов (30-40 мм толщины).

7.2.5. Приказы управляющего делами с относящимися к ним приложениями формируются в дело по хронологии и в пределах одного календарного года.

7.2.6. Предложения, заявления и жалобы граждан и переписка по ним формируются в дела за период календарного года по порядковым номерам.

7.2.7. Переписка систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом запросом. Переписка с правительственными органами, министерствами, отделами Администрации области, органами местного самоуправления формируется по основным вопросам деятельности в пределах одного календарного года.

VIII. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

8.1. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел на обложках, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив Администрации области.

8.2. Экспертиза научной и практической ценности документов.

8.2.1. Экспертиза ценности документов - это определение политического, народнохозяйственного, социально-культурного значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков их хранения.

8.2.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) Администрации области. Экспертная комиссия назначается приказом управляющего делами Администрации области в составе пяти человек и возглавляется заведующим общим отделом Администрации области. Обязательно наличие в составе комиссии архивариуса и представителя государственного архива области. Заседания ЭК протоколируются и проводятся по мере необходимости.

Экспертная комиссия выполняет следующие задачи:

- рассматривает проекты номенклатур дел Администрации области и структурных подразделений;

- организует ежегодный отбор документов и дел на хранение и к уничтожению;

- рассматривает описи на дела постоянного хранения, описи на дела по личному составу постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), выносит решение о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного управления Администрации области;

- рассматривает акты о выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.2.3. Непосредственный отбор дел на постоянное и временное хранение, выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения проводят сотрудники структурных подразделений Администрации области, ответственные за делопроизводство. Результаты этой работы проверяются членами ЭК и рассматриваются на заседаниях комиссии.

8.2.4. Отбор документов к уничтожению оформляется актом (приложение N 33). Акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии, подписываются председателем и членами комиссии и утверждаются руководством Администрации области.

Уничтожение включенных в акт документов производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПК архивного управления Администрации области.

8.3. Оформление дел.

8.3.1. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

8.3.2. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) должны быть подшиты в твердую обложку (приложение N 34), листы в них нумеруются. К этим делам составляется внутренняя опись (приложение N 35), которая помещается в начале дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно; их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом. На обложке дела указываются:

- наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

- заголовок дела;

- аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела. Все эти данные, кроме последнего пункта, указываются на обложках при заведении дел.

В конце дела на отдельном листе делается заверительная надпись (приложение N 36).

Если дело делится на тома, каждый том имеет самостоятельную нумерацию листов.

Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.

8.3.3. Дела временного хранения (свыше 10 лет включительно) не подшиваются, листы в них не нумеруются, внутренние описи не составляются, учет их ведется по номенклатуре дел. Эти дела должны быть в обложках, на которых указаны заголовок, срок хранения и индекс по номенклатуре.

8.4. Описание документов постоянного и долговременного сроков хранения (свыше 10 лет).

8.4.1. После окончания делопроизводственного года на дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) делопроизводственным персоналом Администрации составляются описи дел. Описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в государственный архив Омской области, подлежат утверждению ЭПК архивного управления Администрации области через два года после завершения дел в делопроизводстве.

8.4.2. На документы, (постоянного хранения, образующиеся в процессе деятельности Администрации области составляется единая опись с валовой нумерацией.

8.4.3. Опись имеет заглавный лист (приложение N 37) и состоит из годовых разделов (приложение N 38).

Годовые разделы описей на дела постоянного хранения предшествующего делопроизводственного года составляются в четырех экземплярах, подписываются председателем ЭК, согласовываются с руководством Администрации области и затем направляются на утверждение в архивное управление Администрации области. Один экземпляр описи после утверждения ЭПК остается в государственном архиве области, остальные возвращаются в Администрацию области.

8.4.4. Дела в описи располагаются в строго определенном порядке.

Документы Администрации области располагаются в пределах календарного года согласно номенклатуре дел.

При систематизации по годам дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством.

Приказы, лицевые счета, личные дела, невостребованные трудовые книжки систематизируются по годам, а внутри года по алфавиту фамилий в отдельной описи по личному составу (приложение N 39). Описи печатаются в трех экземплярах.

8.5. Обеспечение сохранности документов.

8.5.1. Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив Администрации области или уничтожения могут храниться в рабочих комнатах.

8.5.2. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. По требованию судебно-следственных органов, такое изъятие производится с разрешения руководства Администрации области с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

8.5.3. Снятие копий с документов в целях их использования в работе органов государственной власти или в интересах отдельных граждан производится с разрешения заведующего общим отделом или руководителя того подразделения, в котором отложились документы. В течение делопроизводственного года на выданное при служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, номер, дата его выдачи, кому дело выдано, дата возвращения дела, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

8.5.4. Поступившие в Администрацию области документы хранятся в канцелярии за исключением:

- законов, указов, правительственных постановлений и распоряжений, которые хранятся в юридическом комитете;

- протоколы коллегий при Главе Администрации (Губернаторе) области, постановления и распоряжения Главы Администрации (Губернатора) области хранятся в протокольном секторе;

- документы структурных подразделений Администрации области хранятся в комитетах и отделах.

8.6. Передача дел в архив Администрации области.

8.6.1. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) через год после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений передаются в архив Администрации области.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в архив по усмотрению руководства Администрации области.

8.6.2. Сдача дел в архив Администрации области осуществляется по графику. Архив производит прием дел по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются справочные картотеки к документам.

Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архив Администрации области оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Архивариус расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов, описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве Администрации области.

8.6.3. До передачи в государственный архив документы постоянного хранения находятся в архиве Администрации области. Документы по личному составу хранятся в архиве Администрации области 75 лет.

IX. Особенности работы с документами с пометкой
"Для служебного пользования"

9.1. Пометка "ДСП" проставляется на подготавливаемых в подразделениях областной Администрации документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

9.2. Необходимость проставления на документах пометки "Для служебного пользования" определяется руководителем подразделения областной Администрации или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

9.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

- учитываются отдельно от несекретной документации (п. 3.1);

- печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров;

- копируются (тиражируются) с письменного разрешения руководителя подразделения или его заместителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

- передаются работникам подразделений областной Администрации под расписку:

- пересылаются другим организациям фельдъегерской службой или спецсвязью;

- не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи;

- рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов;

- хранятся в сейфах или металлических шкафах.

9.4. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения областной Администрации.

Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

9.5. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования" производится в подразделении областной Администрации в общем порядке (п. 8.2.4). В учетных документах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

На утраченные дела, документы и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

9.6. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник областной Администрации может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Приложение N 1

                                герб РФ

            ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОР) ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

                             ПОСТАНОВЛЕНИЕ

     от _____________ N _________

         г. Омск

Приложение N 2

                                герб РФ

            ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОР) ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ

     от _____________ N _________

         г. Омск

Приложение N 3

                                 герб

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

                               КОЛЛЕГИЯ

                               ПРОТОКОЛ

               ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

     от __________            г. Омск               N ____________

Приложение N 4

                                СПИСОК

             приглашенных на заседание коллегии при Главе

                  Администрации (Губернаторе) области

                                            "____"_________199  г.

                                            ______ часов

     по вопросу:

     Приглашенные оповещены

     "____"_________199  г.

Приложение N 5

                ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ

           ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОРА) ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

  ------------------------------------------------------------------

  ------------------------------------------------------------------

  ------------------------------------------------------------------

  ------------------------------------------------------------------

  ------------------------------------------------------------------

      Проект согласован:

  ------------------------------------------------------------------

   Дата |  Должность, ф. и. о.,  | Заключение по проекту | Личная

        | согласовавшего проект  |                       | подпись

  ------------------------------------------------------------------

Приложение N 6

                ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА РАСПОРЯЖЕНИЯ

           ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОРА) ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

  ------------------------------------------------------------------

  ------------------------------------------------------------------

  ------------------------------------------------------------------

  ------------------------------------------------------------------

  ------------------------------------------------------------------

      Проект согласован:

  ------------------------------------------------------------------

   Дата |  Должность, ф. и. о.,  | Заключение по проекту | Личная

        | согласовавшего проект  |                       | подпись

  ------------------------------------------------------------------

Приложение N 7

                               УКАЗАТЕЛЬ

              РАССЫЛКИ ПОСТАНОВЛЕНИЯ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ

                         (ГУБЕРНАТОРА) ОБЛАСТИ

   ------------------------------------------------------------------

   ------------------------------------------------------------------

   ------------------------------------------------------------------

       N _____                          от "_____ " _________ 199  г.

   ------------------------------------------------------------------

                Кому                                    |Количество

                                                        |экземпляров

   -----------------------------------------------------+------------

   -----------------------------------------------------+------------

   -----------------------------------------------------+------------

   -----------------------------------------------------+------------

   ------------------------------------------------------------------

Приложение N 8

                               УКАЗАТЕЛЬ

               РАССЫЛКИ РАСПОРЯЖЕНИЙ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ

                         (ГУБЕРНАТОРА) ОБЛАСТИ

   ------------------------------------------------------------------

   ------------------------------------------------------------------

   ------------------------------------------------------------------

       N _____                          от "_____ " _________ 199  г.

   ------------------------------------------------------------------

                Кому                                    |Количество

                                                        |экземпляров

   -----------------------------------------------------+------------

   -----------------------------------------------------+------------

   -----------------------------------------------------+------------

   -----------------------------------------------------+------------

   ------------------------------------------------------------------

Приложение N 9

                                герб РФ

                   ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОР)

                            ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

   ------------------------------------------------------------------

   644002, г. Омск-2, ул. Красный Путь, 1

   _____________ N ______________________

   на ___________________________________

Приложение N 10

                                герб РФ

                ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ

                     (ГУБЕРНАТОРА) ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

   ------------------------------------------------------------------

   644002, г. Омск-2, ул. Красный Путь, 1

   _____________ N ______________________

   на ___________________________________

Приложение N 11

           герб РФ

        АДМИНИСТРАЦИЯ

        ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

   644002, г. Омск-2, ул. Красный Путь, 1

   _____________ N ______________________

   на ___________________________________

Приложение N 12

           герб РФ

        АДМИНИСТРАЦИЯ

        ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

      УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ

   644002, г. Омск-2, ул. Красный Путь, 1

   _____________ N ______________________

   на ___________________________________

Приложение N 13

                                герб РФ

                ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

   ------------------------------------------------------------------

   644002, г. Омск-2, ул. Красный Путь, 1

   N _____________ от ___________________

Приложение N 14

           герб РФ

   АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

           КОМИТЕТ

        ПО БЕЗОПАСНОСТИ

   644002, г. Омск-2, ул. Красный Путь, 1

   _____________ N ______________________

   на ___________________________________

Приложение N 15

                                герб РФ

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

                  ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКИЙ КОМИТЕТ

   ------------------------------------------------------------------

   644002, г. Омск,                                   Тел. 23-61-23,

   ул. Красный Путь, 1                                     23-12-26

Приложение N 16

           герб РФ

         АДМИНИСТРАЦИЯ

         ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

            КОМИТЕТ

      ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ

            СВЯЗЕЙ

   _________ N __________

   на ___________________

   644002, г. Омск-2, ул. Красный Путь, 1

   Тел./факс (3812) 23-27-65

Приложение N 17

             герб РФ

          АДМИНИСТРАЦИЯ

         ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

             КОМИТЕТ

   по архитектуре, строительству

   и жилищно-коммунальному хозяйству

   644002, г. Омск, ул. Красный Путь, 1

       Код (381-2), тел. 24-04-70

   _____________ N ____________________

   на _________________________________

Приложение N 18

             герб РФ

   АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

             КОМИТЕТ

       по промышленности,

       транспорту и связи

   644002, г. Омск, ул. Красный Путь, 1

   Код (381-2), тел. 24-42-43, 24-01-41

   _____________ N ____________________

   на _________________________________

Приложение N 19

                                герб РФ

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

                    КОМИССИЯ ПО ВОССТАНОВЛЕНИЮ ПРАВ

               РЕАБИЛИТАЦИИ ЖЕРТВ ПОЛИТИЧЕСКИХ РЕПРЕССИЙ

   644002, г. Омск, ул. Красный Путь, 3, каб. 106, телефон: 25-36-01

   ------------------------------------------------------------------

Приложение N 20

       АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ

             ОБЛАСТИ

             КОМИТЕТ

      по делам семьи и детства

   644002, г. Омск-2, ул. Красный Путь, 1

          тел. 23-80-65

   _______________ N ____________________

   на N _________________________________

Приложение N 21

          АДМИНИСТРАЦИЯ

          ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

             КОМИТЕТ

          ПО ДЕЛАМ НАУКИ

          И ВЫСШЕЙ ШКОЛЫ

   644002, г. Омск-2, ул. Красный Путь, 1

          тел. 23-80-65

   _______________ N ____________________

   на N _________________________________

Приложение N 22

                 РЕГИОНАЛЬНАЯ ЭНЕРГЕТИЧЕСКАЯ КОМИССИЯ

                            ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

   ------------------------------------------------------------------

              Россия, 644002, г. Омск ул. Красный Путь, 1

           тел. (3812) 231 890, 256 795, факс (3812) 242 805

   Исх. N _____ от __________

Приложение N 23

                                герб РФ

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

                           УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ

                                ПРИКАЗ

    ________ N ________

          г. Омск

Приложение N 24

    _____________                      Дата ______________________

                                ЗАЯВКА

         в общий отдел Администрации области на печатание или

                        размножение документов

     Прошу отпечатать (размножить) __________ экз.

     --------------------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------------

     написанный на ______ листах.

     Зав. отделом

Приложение N 25

Перечень
документов, не подлежащих регистрации
в канцелярии Администрации

1. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы.

2. Статистические отчеты, бюллетени, сборники.

3. Сводки.

4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, кроме присланных из вышестоящих организаций.

5. Книги, газеты, журналы.

6. Рекламные материалы.

7. Графики, заявки, разнарядки.

8. Учебные планы, программы (без сопроводительных писем).

9. Документы на иностранных языках без перевода.

10. Планы основных мероприятий управлений, комитетов, отделов.

Приложение N 26

   ------------------------------------------------------------------

                       ИСХОДЯЩАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

    номер документа

    дата издания

    автор документа

    куда отправлен

    кому отправлен

    содержание

    в ответ на N

    номер дела

    дата

    вид отправления      О - заказное письмо   1 - телеграмма

   ------------------------------------------------------------------

Приложение N 27

   ------------------------------------------------------------------

                                                   Кому адресовано

                              ТЕЛЕГРАММА

                                 ТЕКСТ

                                                       НР ________

       Заместитель Главы

   Администрации (Губернатора)

       Омской области                                     Ф.И.О.

   ------------------------------------------------------------------

   644002, г. Омск-2

   ул. Красный путь, 1                          "____"________199  г.

   Администрация области

Примечание:

1. Фамилия исполнителя и телефон указываются на обратной стороне первого листа оригинала.

2. Визы указываются на копии в левом нижнем углу.

Приложение N 28

                       ВХОДЯЩАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

   входящий номер               дата получения         дата документа

   номер поступившего док.                     корресп.

   откуда поступил

   тема

   содерж.

   резолюция 1

   дата испол.                                            автор

   куда отправлен

   исполнители

   передача/возврат

   резолюция 2

   дата испол.                                            автор

   куда отправлен

   исполнители

   передача/ возврат

   резолюция 3

   дата испол.                                            автор

   куда отправлен

   исполнители

   передача/возврат

   номер дела           дата            ответ

   ------------------------------------------------------------------

Приложение N 29

Перечень
документов с указанием сроков их исполнения

     1. Указы, распоряжения и поручения

        Президента РФ, постановления и

        распоряжения Правительства РФ,

        другие документы, в которых не

        определен срок их исполнения                - один месяц

     2. Поручения Президента РФ и

        документы содержащие в тексте

        указания "срочно"                           - 3 дня

     3. Поручения Президента РФ и

        документы, требующие

        дополнительного изучения

        поставленных вопросов,

        а также содержащие

        в тексте указание "оперативно"              - 10 дней

     4. Запросы депутатов Законодательного

        Собрания Омской области                     - 15 дней

     5. Телеграммы и телефонограммы,

        требующие дополнительной

        проверки (если не указаны

        другие сроки)                               - до 3 дней

     6. Обращения граждан, требующие

        дополнительной проверки                     - до 30 дней

Приложение N 30

                       АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

                                 КАРТОЧКА

            для поручений по разрешению предложений, заявлений

                             и жалоб граждан

   ------------------------------------------------------------------

   ------------------------------------------------------------------

      Индекс          Дата поступления        Откуда поступило

   Фамилия, и., о. заявителя ________________________________________

   Адрес ____________________________________________________________

   __________________________________________________________________

   Краткое содержание _______________________________________________

   __________________________________________________________________

   __________________________________________________________________

   __________________________________________________________________

Приложение N 31

                                герб РФ

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

                 644002, г. Омск, ул. Красный Путь, 1

   ------------------------------------------------------------------

                                             ________________________

   _______ N _________                       ________________________

   на ________________

     Сообщаю, что Ваше обращение,  поступившее  _____________________  по

поручению  заместителя  Главы  Администрации  (Губернатора)      области,

направлено  на  рассмотрение  ______________________________  с  просьбой

уведомить Вас о принятом решении.

     Помощник заместителя

     Главы Администрации

     Тел. _______________

Приложение N 32

   Наименование организации                  УТВЕРЖДАЮ

   НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                          Наименование должности

   ________ N _____________                  руководителя организации

   ________________________

     (место составления)                     Подпись     Расшифровка

   на ____________ год                                   подписи

                                             Дата

   ------------------------------------------------------------------

                            Название раздела

   ------------------------------------------------------------------

   Индекс дела|Заголовок дела|Кол-во дел |Срок хранения |

              |(тома, части) |(томов,    |дела (тома,   |

              |              |частей)    |части) и N    |Примечание

              |              |           |статей по     |

              |              |           |перечню       |

   -----------+--------------+-----------+--------------+------------

       1      |      2       |     3     |      4       |     5

   -----------+--------------+-----------+--------------+------------

              |              |           |              |

              |              |           |              |

              |              |           |              |

       Наименование должности руководителя

       службы делопроизводства организации

       Дата                                Подпись     Расшифровка

                                                       подписи

       Виза зав. ведомственным архивом

       (лица, ответственного за архив)

       ОДОБРЕНО

       Протокол ЭК

       от ____________ N ____________

                        ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

       Итоговая запись о категориях и  количестве  дел, заведенных  в

   ________ году в организации

   ------------------------------------------------------------------

     По срокам хранения       | Всего |       В том числе

                              |       |------------------------------

                              |       |переходящих |с отметкой "ЭПК"

   ---------------------------+-------+------------+-----------------

            1                 |   2   |     3      |       4

   ---------------------------+-------+------------+-----------------

   постоянного                |       |            |

   ---------------------------+-------+------------+-----------------

   временного (свыше 10 лет)  |       |            |

   ---------------------------+-------+------------+-----------------

   временного (до 10 лет      |       |            |

   включительно               |       |            |

   ---------------------------+-------+------------+-----------------

   Итого                      |       |            |

   ------------------------------------------------------------------

       Наименование должности руководителя

       службы делопроизводства организации

                                           Подпись   Расшифровка

                                                     подписи

       Дата

                        ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Приложение N 33

   Наименование организации                  УТВЕРЖДАЮ

   АКТ                                       Наименование должности

   ________ N _____________                  руководителя организации

   ________________________

     (место составления)                     Подпись     Расшифровка

                                                         подписи

                                             Дата

   о выделении к уничтожению документов,

   не подлежащих хранению

       На основании _________________________________________________

                     (название и выходные данные перечня документов

   __________________________________________________________________

                    с указанием сроков их хранения)

   отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

   и утратившие практическое значение документы фонда

   N ________________________________________________________________

                            (название фонда)

   -------------------------------------------------------------------

    N |Заголовок|Дата   |Номера   |Индекс |Кол-во |Сроки   |

   п/п|дела или |дела   |описей   |дела   | дел   |хранения|

      |групповой|или    |(номен-  |(тома, |(томов,|дела    |Примечание

      |заголовок|крайние|клатур)  |части) |частей)|(тома,  |

      |дел      |даты   |за год(ы)|по     |       |части) и|

      |         |дел    |         |номен- |       |номера  |

      |         |       |         |клатуре|       |статей  |

      |         |       |         |или N  |       |по      |

      |         |       |         |дела по|       |перечню |

      |         |       |         |описи  |       |        |

   ---+---------+-------+---------+-------+-------+--------+----------

    1 |    2    |   3   |    4    |   5   |   6   |   7    |    8

   -------------------------------------------------------------------

   Итого _____________________ дел  за __________________ годы

          (цифрами и прописью)

   Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены, а

   по личному составу согласованы с ЭПК _____________________________

                                           (наименование архивного

   ______________________

   учреждения)

   (протокол от _______ N ________)

   Наименование должности лица,

   проводившего экспертизу

   ценности документов              Подпись         Расшифровка

                                                    подписи

   Дата

   ОДОБРЕНО

   Протокол ЭК                ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ

      от           N          ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

   Документы в количестве ________________________________ дел, весом

                          (цифрами и прописью)

   ____________ кг сданы в __________________________________________

                             (наименование организации)

   на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________

   N ____________

   Наименование должности работника

   организации, сдавшего документы      Подпись         Расшифровка

                                                        подписи

   Изменения в учетные документы внесены

   Наименование должности работника

   ведомственного архива (службы

   делопроизводства), внесшего

   изменения в учетные документы        Подпись         Расшифровка

                                                        подписи

   Дата

                 ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ

                  ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

Приложение N 34

   ------------------------------------------------------------------

         |                                  _________________________

         |                                             N .Д

     40  |                                  _________________________

         |                                             N .пО

         |                                  _________________________

         |                                             N .Ф

         |                                  _________________________

   ------+-----------------------------------------------------------

     10  |

   ------+-----------------------------------------------------------

     10  |

   ------+-----------------------------------------------------------

     10  |

   ------+-----------------------------------------------------------

     10  |

   ------+-----------------------------------------------------------

     10  |

   ------+-----------------------------------------------------------

         |               ____________________________________________

         |                (название учреждения и структурного

     40  |                              подразделения)

         |               ДЕЛО N             ТОМ N

   ------+-----------------------------------------------------------

     20  |

   ------+-----------------------------------------------------------

         |-----------------------------------------------------------

         |-----------------------------------------------------------

         |-----------------------------------------------------------

     80  |-----------------------------------------------------------

         |-----------------------------------------------------------

         |-----------------------------------------------------------

   ------+-----------------------------------------------------------

     30  |                 (заголовок дела)

   ------+-----------------------------------------------------------

     20  |                     на лист

         |                                        (год)

   ------+-----------------------------------------------------------

         |     Ф. N _______________

     30  |     Оп. N ______________       хранить _____________

         |     Д. N _______________

   ------+-----------------------------------------------------------

     10  |     ____________________

                           ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛ

Приложение N 35

       ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

       документов дела N ____________

   ------------------------------------------------------------------

    N | Индекс документа|  Дата   | Заголовок|  Номера   |Примечание

   п/п|                 |документа| документа|листов дела|

   ---+-----------------+---------+----------+-----------+-----------

    1 |        2        |    3    |     4    |    5      |    6

   ---+-----------------+---------+----------+-----------+-----------

      |                 |         |          |           |

   Итого ________________________________ документов

           (цифрами и прописью)

   Количество листов внутренней описи _______________________________

                                        (цифрами и прописью)

   Наименование должности лица,

   составившего внутренюю опись

   документов дела                  Подпись         Расшифровка

                                                    подписи

   Дата

                   ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ

Приложение N 36

       В деле подшито и пронумеровано ___________________ лист(ов),

       в том числе: литерные листы _____________________; пропущенные

       номера __________________ + листов внутренней описи __________

   ------------------------------------------------------------------

       Особенности физического состояния      |     NN листов

             и формирования дела              |

   -------------------------------------------+----------------------

                      1                       |         2

   -------------------------------------------+----------------------

                                              |

                                              |

                                              |

   ------------------------------------------------------------------

   ------------------------------------------------------------------

               (должность, подпись, расшифровка подписи)

                      ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

Приложение N 37

       --------------------------------------------------------------

                  (название государственного архива*)

       --------------------------------------------------------------

                            (название фонда)

                          Фонд N ____________

                          Опись N ___________

       --------------------------------------------------------------

                            (название описи)

                                      Крайние даты дел ______________

       _______________

       * Заполняется в государственном архиве

             ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ЗАКОНЧЕННОЙ ОПИСИ ДЕЛ

                         ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Приложение N 38

                       УТВЕРЖДАЮ

                       Наименование должности   Подпись  Расшифровка

                                                         подписи

                       Дата

       Фонд N ____________

       Опись N ___________

       дел постоянного хранения

       за _________________ год

   ------------------------------------------------------------------

       Название раздела (структурного подразделения организации)

   ------------------------------------------------------------------

    N |Индекс дела|Заголовок дела|Дата дела|Кол-во листов |Примечание

   п/п|           |(тома, части) |(тома,   |в деле (томе, |

      |           |              |части)   |части)        |

   ---+-----------+--------------+---------+--------------+----------

    1 |    2      |     3        |   4     |     5        |    6

   ---+-----------+--------------+---------+--------------+----------

      |           |              |         |              |

    В данный раздел описи внесено ______________________ дел

                                    (цифрами и прописью)

    с N _________ по N ____________ , в том числе:

    литерные номера:

    пропущенные номера:

    Наименование должности         Подпись        Расшифровка

    составителя описи                             подписи

    Заведующий ведомственным

    архивом

    (лицо, ответственное

    за архив)                     Подпись         Расшифровка

                                                  подписи

    Дата                          ОДОБРЕНО

                                  Протокол ЭК

                                  Наименование организации

                                  от ____________ N ______

               ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ

                         ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Приложение N 39

                   УТВЕРЖДАЮ

                   Наименование должности      Подпись  Расшифровка

                   руководителя организации             подписи

                       Дата

       Фонд N ____________

       Опись N ___________

       дел по личному составу

       за _______________ год

   ------------------------------------------------------------------

                            Название раздела

   ------------------------------------------------------------------

    N |Индекс дела|Заголовок дела|Дата  |Срок    |Кол-во  |Примечание

   п/п|           |(тома, части) |дела  |хранения|листов  |

      |           |              |(тома,|дела    |в деле  |

      |           |              |части)|(тома,  |(томе,  |

      |           |              |      |части)  |части)  |

   ---+-----------+--------------+------+--------+--------+----------

    1 |    2      |     3        |   4  |   5    |   6    |   7

   ---+-----------+--------------+------+--------+--------+----------

      |           |              |      |        |        |

       В данный раздел описи внесено ______________________ дел

                                       (цифрами и прописью)

       с N _________ по N ____________ , в том числе:

       литерные номера:

       пропущенные номера:

       Наименование должности         Подпись        Расшифровка

       составителя                                   подписи

       Дата

       Начальник отдела кадров

       (инспектор по кадрам)          Подпись        Расшифровка

                                                     подписи

       Дата

       ОДОБРЕНО

       Протокол ЭК организации

       от ____________ N ______

               ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ

                          ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ