Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации города Омска

Приложение

от 30 сентября 2004 г. N 430-п

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Омска

С изменениями и дополнениями от:

18 мая, 31 мая 2005 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в администрации города Омска (далее по тексту - инструкция) разработана с учетом рекомендаций "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68, и ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" в целях совершенствования документационного обеспечения управления, технологии работы и осуществления контроля исполнения документов.

1.2. Настоящая инструкция определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами, не носящими секретный характер, в администрации города.

Положения настоящей инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.3. Документационное обеспечение администрации города, контроль за соблюдением в структурных подразделениях администрации города (далее по тексту - структурные подразделения) единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на управление делами администрации города (далее по тексту - управление делами).

1.4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей инструкцией, обязательны для работников всех структурных подразделений.

Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной информации. В случае утраты служебных документов работники структурных подразделений немедленно докладывают об этом руководителю структурного подразделения.

Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководителя передать неисполненные документы другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил, порядок работы с документами и обращениями юридических лиц в аппарате администрации города в целом возлагается на управляющего делами администрации города, а в структурных подразделениях - на их руководителей.

Делопроизводство в администрации города осуществляется сектором по работе со служебной документацией общего отдела управления делами (далее по тексту - сектор по работе со служебной документацией общего отдела), в структурных подразделениях - работником, определяемым руководителем. Обязанности и права такого работника определяются должностной инструкцией.

2. Документация администрации города

2.1. Деятельность администрации города обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется с учетом направлений деятельности, находящихся в компетенции администрации города, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей администрации города.

2.2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1 - 2 интервала.

3. Общие правила подготовки и оформления документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы администрации города оформляются на бланках установленной формы при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование организации-автора, название вида документа, текст, заголовок к тексту, дата, индекс, визы, подпись), при соблюдении правил печатных работ.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Документы, издаваемые от имени двух и более структурных подразделений, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка, при обязательном наличии печатей.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое поле;

10 мм - правое поле;

20 мм - верхнее поле;

20 мм - нижнее поле.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра города Омска от 31 мая 2005 г. N 267-п пункт 3.1.2 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1.2. Сектором по работе со служебной документацией общего отдела выдается 8 видов бланков для оформления служебных документов:

- "Мэр города Омска" (подписывает Мэр города Омска, печатаются инициалы и фамилия Мэра города Омска) (приложения N 1, 1-1);

- "Первый заместитель Мэра города Омска" (подписывает первый заместитель Мэра города Омска, печатаются инициалы и фамилия первого заместителя Мэра города Омска) (приложения N 2, 2-1);

- "Администрация города Омска" (подписывают заместители Мэра города Омска с полным указанием должности, инициалов и фамилии) (приложения N 3, 3-1);

- "Управление делами" (подписывают управляющий делами, заместители начальника управления делами с полным указанием должности, инициалов и фамилии) (приложения N 4, 4-1).

Бланки каждого вида изготавливаются в типографии на основе углового и продольного расположения реквизитов в цветном изображении с полноцветным воспроизведением герба города Омска. На оборотной стороне гербовых бланков типографским способом проставляются порядковые номера.

Бланки хранятся в секторе по работе со служебной документацией общего отдела управления делами администрации города. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков.

Бланки выдаются под роспись советникам Мэра города Омска, первых заместителей, заместителей Мэра города Омска, руководителей структурных подразделений (далее по тексту - советники руководителей) или лицам, ответственным за делопроизводство, в количестве не более 10 штук после отчета по использованию выданных ранее бланков.

За использованные бланки советники руководителей или лица, ответственные за делопроизводство, отчитываются ежемесячно.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра города Омска от 31 мая 2005 г. N 267-п в пункт 3.1.3 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1.3. Сектором по работе с распорядительными документами общего отдела управления делами (далее по тексту - сектор по работе с распорядительными документами общего отдела) используется 2 вида бланков для оформления правовых актов:

- Постановление Мэра города Омска (подписывает Мэр города Омска) (приложение N 5).

- Распоряжение Мэра города Омска (подписывает Мэр города Омска) (приложение N 6).

Бланки постановлений и распоряжений изготавливаются в типографии в цветном изображении с полноцветным воспроизведением герба города Омска. На оборотной стороне гербовых бланков типографским способом проставляются порядковые номера. Бланки хранятся в секторе по работе с распорядительными документами общего отдела управления делами администрации города.

Проекты правовых актов переносятся на бланк в секторе по работе с распорядительными документами общего отдела.

В исключительных случаях бланки постановлений и распоряжений выдаются по указанию управляющего делами или заместителя начальника управления делами под роспись советникам первых заместителей, заместителей Мэра города, советникам глав администраций административных округов.

3.1.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим структурным подразделениям и лицам без соответствующего разрешения.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра города Омска от 31 мая 2005 г. N 267-п в пункт 3.1.5 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1.5. Испорченные бланки сдаются соответственно в сектор по работе со служебной документацией или сектор по работе с распорядительными документами общего отдела, а затем погашаются и уничтожаются по акту, утвержденному управляющим делами администрации города.

3.1.6. При переписке внутри аппарата администрации города бланк, как правило, не используется.

3.1.7. Руководители департаментов, управлений, отделов, входящих в структуру администрации города, при переписке используют свои бланки на основании соответствующих Положений о структурных подразделениях.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра города Омска от 31 мая 2005 г. N 267-п пункт 3.1.7 настоящей Инструкции дополнен следующими абзацами

Бланки документов изготавливаются структурными подразделениями администрации города Омска самостоятельно на основании образца, утвержденного управляющим делами администрации города Омска.

Бланки документов являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. На оборотной стороне бланков типографским способом проставляются порядковые номера.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим структурным подразделениям и лицам без соответствующего разрешения.

Испорченные бланки погашаются и уничтожаются по акту, утвержденному руководителем структурного подразделения администрации города Омска.

3.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов.

3.2.1. Изображение герба города Омска.

Изображение герба помещается на верхнем поле правовых актов (постановления, распоряжения) и служебного письма.

3.2.2. Наименование организации.

3.2.3. Наименование структурного подразделения.

3.2.4. Почтовый адрес, индекс предприятия связи (для служебного письма).

3.2.5. Название вида документа.

3.2.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (правовые акты, служебные письма) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, должна соответствовать дате передачи документа в сектор по работе со служебной документацией общего отдела.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться и датироваться.

Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа.

В нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (25 марта 2003 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (25.03.2003).

3.2.7. Индекс.

Отправляемому служебному документу в секторе по работе со служебной документацией общего отдела присваивается исходящий номер, который состоит из индекса: номера согласно номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера (например, 02-08/164 или 12-01-06/872).

Регистрационный номер документа, составленного двумя или более структурными подразделениями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих структурных подразделений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.2.8. Ссылка на индекс и дату входящего документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.2.9. Адресование документа.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Например:

                                               Администрация города Омска

                                               Управление делами

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию в дательном. Например:

                                               Администрация города Омска

                                               Управление делами

                                               Ведущему специалисту

                                               А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:

                                               Генеральному директору

                                               объединения "Агропром"

                                               В.Д. Иванову

При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

                                               Администрация города Омска

                                               ул. Гагарина, 32,

                                               г. Омск, 644099

При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:

                                               Калинину И.П.

                                               ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

                                               г. Липки, Киреевский р-н,

                                               Тульская обл., 301261

На документе в его адресной части может быть указано не более четырех адресов, при этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. В случае направления документа большему числу адресатов исполнителем оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается указатель рассылки. Указатель рассылки готовится и визируется исполнителем.

3.2.10. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Например:

                                   УТВЕРЖДАЮ

                                   Заместитель Мэра города Омска

                                   ________________ _____________________

                                   (личная подпись)  (инициалы, фамилия)

                                   12.05.2003

При утверждении документа постановлением или приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

                                         УТВЕРЖДЕНО

                                         Постановлением Мэра города Омска

                                         от 20.06.2003 N 870-п

3.2.11. Резолюция.

В резолюции даются указания по исполнению документа.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случае, когда поручение дается двум или нескольким лицам, указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Соисполнители представляют ответственному исполнителю информацию (проекты ответов на документ) для обобщения и подготовки проекта ответа.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.2.12. Текст документа, заголовок к тексту.

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. Документ объемом более одной страницы, должен иметь заголовок.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?": "Об изменении...", "О выделении..." и т.д. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа, располагается в левой части листа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

В документе, отражающем несколько вопросов, наряду с заголовком составляются подзаголовки. Их пишут в левой части листа, не прерывая текста.

3.2.13. Оформление приложений к документу.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.д.).

Ответственность за приложения возлагается на исполнителя, подготовившего материалы, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа по форме:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Приложения, не названные в тексте документа, перечисляются с указанием их наименования, количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:

Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

            2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается. Например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: письмо департамента недвижимости администрации города Омска

            от 05.07.2003 N 02-06/251 и приложение к нему, всего на 3 л.

3.2.14. Подпись документа.

Подпись - обязательный реквизит любого документа. Подпись автора служит подтверждением того, что именно этот текст, именно это решение, зафиксированное в документе, принадлежит ему.

Документы, направляемые в органы государственной власти, судебные органы, подписываются Мэром города, в период его отсутствия первым заместителем, осуществляющим полномочия Мэра города, а также заместителями Мэра города в соответствии с распределением обязанностей между должностными лицами администрации города Омска.

Служебные документы подписываются Мэром города, первыми заместителями, заместителями Мэра города, руководителями структурных подразделений, в соответствии с их компетенцией. Подписывается, как правило, только первый экземпляр, с которого могут быть сняты копии.

В состав реквизита "Подпись" входят: полное наименование должности лица, подписавшего документ (если документ оформлен не на бланке должностного лица); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Например:

Заместитель начальника управления делами

администрации города                       Личная подпись     В.С. Иванов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Например:

     Бланк "Первый заместитель Мэра города Омска"

                                           Личная подпись        С.А. Нос

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Управляющий делами                      Личная подпись        В.И. Петров

Главный бухгалтер                       Личная подпись      А.А. Сидорова

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные структурные подразделения, подписи располагают на одном уровне. Например:

Директор департамента                        Директор департамента

муниципального заказа                        городского хозяйства

Личная подпись    Е.А. Ершова                Личная подпись     А.В. Усов

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. Документ заверяется печатями структурных подразделений.

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (заместитель, и.о.), его инициалы и фамилия. Не допускается подпись документа с предлогом "за" или проставлением косой черты (/) перед наименованием должности.

Правовые акты и приложения к ним, передаваемые для хранения в архив, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования, за исключением копий исходящих писем, которые вместо подписи содержат отметку о заверении копий.

В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

Председатель комиссии                   Личная подпись       Н.В. Куликов

Члены комиссии:                         Личная подпись       В.Н. Авдеева

                                        Личная подпись       С.П. Матвеев

Одним из способов подписания документов является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи.

В распорядительном документе администрации города по использованию факсимиле должно быть установлено:

- для кого изготавливается факсимиле (должность, фамилия);

- кто хранит и использует факсимиле (должность, фамилия);

- в каких случаях (или при каких обстоятельствах) ставится факсимильная подпись как аналог собственноручной;

- на каких документах подлинная подпись заменяется факсимильной.

Факсимиле целесообразно использовать на поздравлениях, при рассылке приглашений, при физической невозможности подписания и т.п.

3.2.15. Согласование документа.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа.

Виза включает в себя должность лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется на втором экземпляре на нижнем поле.

Замечания, дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

     Замечания прилагаются.

Начальник юридического отдела

Личная подпись     А.С. Петров

28.10.2003

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись", в левом нижнем углу документа на лицевой стороне и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование структурного подразделения), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления

капитального строительства

__________________ И.К. Степанов

 (Личная подпись)

12.04.2003

или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

(наименование коллегиального органа)

от 30.03.2003 N 17

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких структурных подразделений. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

3.2.16. Печать.

Право пользования печатью отражается в Положении о структурном подразделении города Омска. Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.

В делопроизводстве администрации города применяются печати:

- с изображением герба города Омска (гербовая печать),

- администрации города Омска,

- управление делами,

- сектор по работе со служебной документацией общего отдела,

- сектор по работе с распорядительными документами общего отдела,

- объединенный ведомственный архив,

- печати структурных подразделений администрации города, наделенных правами юридического лица.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Гербовой печатью заверяются подписи Мэра города, первых заместителей, заместителей Мэра города, управляющего делами.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения. Например:

Верно

Начальник отдела кадров                 Личная подпись      П.Д. Левченко

27.07.2003

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению структурного подразделения.

3.2.17. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника и копии документа. Отметка включает фамилию (фамилию, имя, отчество) исполнителя, номер его служебного телефона. Например:

Ларина

24-06-80

или

Ларина Нина Васильевна

24-06-80

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия (фамилия, имя, отчество) основного исполнителя, номер его служебного телефона.

3.2.18. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; слово "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется руководителем, контролирующим данный вопрос.

3.2.19. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает наименование получателя документа, дату поступления и его индекс.

4. Подготовка и оформление правовых актов

Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст абзаца первого

4.1. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.1

4.2. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.2

4.3. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.3

4.4. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.4

4.5. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.5

4.6. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.6

4.7. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.7

4.8. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.8

4.9. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.9

4.10. Исключен.

4.24. Правовые акты печатаются на бланках постановлений, распоряжений Мэра города.

Проекты правовых актов передаются сектором по работе с распорядительными документами общего отдела в сектор печатных и полиграфических работ общего отдела в печатном или электронном виде. Подготовленные проекты правовых актов из сектора печатных и полиграфических работ общего отдела отправляются по электронной почте в сектор по работе с распорядительными документами общего отдела, где переносятся на бланк.

В исключительных случаях бланки постановлений и распоряжений выдаются по указанию управляющего делами или заместителя начальника управления делами в секторе по работе с распорядительными документами общего отдела под роспись советникам первых заместителей, заместителей Мэра города, советникам глав администраций административных округов, лицу, определенному директором департамента правового обеспечения администрации города.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра города Омска от 18 мая 2005 г. N 260-п в пункт 4.25 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.25. Проекты правовых актов, вносимые на рассмотрение Мэру города, отпечатанные на номерном бланке, визируются в обязательном порядке директором департамента правового обеспечения, заместителем Мэра города Омска, курирующим деятельность департамента правового обеспечения администрации города Омска.

Визы проставляются на оборотной стороне бланка (первого листа) проекта правового акта в нижней его части.

Полностью подготовленные правовые акты передаются сектором по работе с распорядительными документами общего отдела на подпись Мэру города.

4.26. Подписанные правовые акты возвращаются советником Мэра города в сектор по работе с распорядительными документами общего отдела для регистрации и тиражирования.

4.27. Правовым актам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года в журналах раздельно для постановлений и распоряжений. К порядковому номеру постановлений добавляется буква "п", распоряжений - "р", распоряжений по личному составу (прием, увольнение, перемещение) - "к", распоряжений по личному составу (отпуска, командировки) - "рк". Правовые акты вступают в силу с момента подписания, официального опубликования (в случаях, установленных действующими правовыми актами) или иного срока, указанного в акте.

4.28. Регистрация правовых актов, ведение кодификатора и выдача сводок о подписанных за период времени правовых актах производится путем применения автоматизированной системы учета. Копии правовых актов заверяются печатью сектора по работе с распорядительными документами общего отдела.

4.29. Рассылаемые копии правовых актов в течение 3-х дней направляются адресатам через сектор по работе со служебной документацией общего отдела согласно указателю рассылки, составленному и подписанному ответственным исполнителем правового акта.

В случае необходимости дополнительного тиражирования правового акта ответственный исполнитель данного правового акта направляет служебную записку на имя управляющего делами с объяснением причин неполного заполнения листа рассылки и просьбой о его дополнении.

4.30. Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые, направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти правовые акты.

4.31. Правовые акты вместе с приложенными к ним документами, хранящиеся в секторе по работе с распорядительными документами общего отдела, представляются сотрудникам администрации города для работы только в помещении сектора по работе с распорядительными документами общего отдела или выдаются в виде копий по письменной заявке на имя управляющего делами во временное пользование под роспись в журнале выдачи правовых актов.

4.32. Копии правовых актов выдаются сектором по работе с распорядительными документами общего отдела только по письменной заявке на имя управляющего делами.

4.33. Постановления Мэра города для удобства поиска классифицируются по разделам и заносятся в кодификатор согласно тематике (приложение N 10).

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра города Омска от 18 мая 2005 г. N 260-п в пункт 4.34 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.34. Подлинники правовых актов вместе с материалами, на основании которых они приняты, а также с документами, предусмотренными статьей 53 регламента администрации города Омска, хранятся в течение календарного года в секторе по работе с распорядительными документами общего отдела, а затем сдаются в объединенный ведомственный архив.

5. Контроль исполнения правовых актов

5.1. Целью контроля исполнения правовых актов является обеспечение оперативного и качественного исполнения поручений, содержащихся в правовых актах.

Контроль за исполнением правовых актов осуществляется Мэром города, первыми заместителями, заместителями Мэра города, руководителями структурных подразделений (далее по тексту раздела - руководителями), фамилии и должности которых указаны в тексте правового акта.

5.2. Оперативная работа по контролю за исполнением поручений осуществляется советниками руководителей или сотрудниками, исполняющими эти обязанности (далее по тексту раздела - советниками).

Советник при работе с правовыми актами:

- знакомит руководителя с правовыми актами, поставленными на контроль, в день их получения и передает эти правовые акты с резолюцией руководителя непосредственным исполнителям, назначенным руководителем;

- заводит папку, в которой будет храниться копия данного правового акта и все материалы, характеризующие ход его выполнения;

- информирует руководителя о ходе и результатах исполнения поставленных на контроль правовых актов в сроки, указанные в них;

- передает руководителю и в группу контроля АСКИД управления делами, по истечении установленных сроков исполнения правовых актов, подготовленные исполнителем материалы о снятии с контроля или информации на продление сроков исполнения правовых актов;

- готовит и передает информацию об исполнении правового акта для снятия с контроля в группу контроля АСКИД управления делами.

5.3. Координацию работ по исполнению правовых актов обеспечивает группа контроля АСКИД управления делами, используя автоматизированную систему контроля исполнения документов (АСКИД).

Координация работ по исполнению правовых актов предусматривает:

- постановку правового акта на контроль;

- своевременное информирование руководителей о ходе выполнения поручений, содержащихся в правовом акте;

- корректировку хода исполнения поручений, содержащихся в правовом акте;

- снятие правового акта с контроля;

- анализ и обобщение результатов исполнения.

5.4. На контроль может быть поставлен весь правовой акт или его отдельные пункты (поручения).

Ответственность за постановку правовых актов на автоматизированный контроль, поступивших в группу контроля АСКИД управления делами, несет ответственный сотрудник управления делами в соответствии с должностной инструкцией.

5.5. Контрольный срок исполнения поручения, внесенный в базу АСКИД при постановке правового акта на контроль, должен соответствовать сроку исполнения поручения, указанному в тексте правового акта.

Контрольный срок исполнения поручения, если он не определен в правовом акте, устанавливается в один месяц.

Контрольный срок исполнения правового акта в целом должен соответствовать максимальному сроку исполнения поручений по данному правовому акту, если этот срок не превышает трех месяцев со дня подписания правового акта.

По правовым актам длительного действия первый контрольный срок исполнения правового акта в целом устанавливается три месяца со дня подписания правового акта. Последующие контрольные сроки определяются по результатам промежуточного анализа исполнения поручения или правового акта руководителем, осуществляющим контроль за исполнением правового акта.

Контрольный срок исполнения поручений, связанных с проведением конференций, совещаний, праздничных и других массовых мероприятий, устанавливается на 15 дней позднее даты проведения мероприятий.

5.6. При необходимости изменения срока исполнения поручения или правового акта в целом, ответственный исполнитель должен не позднее, чем за 5 дней до истечения срока представить на имя руководителя, осуществляющего контроль за исполнением, просьбу об изменении срока исполнения с указанием объективных причин. Решение об изменении срока исполнения поручения или правового акта в целом принимает руководитель, которому поручен контроль за его исполнением.

В случае, если в правовом акте определен конкретный срок исполнения, то при необходимости изменения срока исполнения ответственный исполнитель должен не позднее, чем за 5 дней до истечения срока представить на имя руководителя, осуществляющего контроль за исполнением, просьбу об изменении срока исполнения поручения или правового акта в целом. Руководитель, осуществляющий контроль за исполнением данного правового акта, должен не позднее, чем за 3 дня до истечения срока представить на имя Мэра города просьбу об изменении срока исполнения с указанием объективных причин. В случае, если Мэром города принимается положительное решение об изменении срока, то руководитель, осуществляющий контроль данного правового акта, готовит и представляет на утверждение Мэру города правовой акт о внесении изменений в пункт правового акта, устанавливающий срок исполнения. Принятый правовой акт является основанием для внесения изменений в базу АСКИД.

Данные об изменении срока исполнения правового акта вносятся в базу АСКИД.

5.7. Контроль исполнения правовых актов, издаваемых во изменение ранее выпущенных и не снятых с контроля, производится в рамках контроля исполнения основного правового акта с пометкой "в редакции от ___________ (дата) N _____".

Контроль исполнения правовых актов, издаваемых во изменение ранее выпущенных и снятых с контроля, осуществляется в соответствии с п.п. 5.1-5.5.

Допускается не ставить на контроль исполнение правовых актов "О внесении изменений....", если эти изменения носят уточняющий характер.

5.8. Материалы о ходе исполнения правовых актов (предварительный контроль) представляются подразделениями-исполнителями через советников в адрес руководителей, осуществляющих контроль исполнения правовых актов, в следующем порядке: поручения последующих лет - не реже одного раза в год; последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в квартал; текущего месяца - за 10 дней до истечения срока; менее месяца - не позднее 3 дней до установленного срока.

Все материалы об исполнении правовых актов регистрируются в базе АСКИД.

5.9. Ежемесячно группа контроля АСКИД управления Делами в виде машинограмм предупредительного характера направляет данные о ходе и результатах исполнения правовых актов лицам, ответственным за исполнение поручений, а также руководителям, контролирующим исполнение правового акта.

В машинограммы включается перечень правовых актов и поручений, срок исполнения которых наступает в следующем контролируемом периоде продолжительностью 1 - 1,5 месяца, а также перечень неисполненных правовых актов и поручений на дату формирования перечня.

Еженедельно группа контроля АСКИД управления делами формирует "Перечень неисполненных правовых актов и правовых актов с приближающимися сроками исполнения" (далее по тексту - перечень) на предстоящие 10 дней, который рассылается всем лицам, ответственным за исполнение поручений, и через советников - руководителям, контролирующим исполнение. Советники при получении перечня в соответствии со сроками исполнения готовят письменную информацию о ходе исполнения поручения или всего правового акта за подписью руководителя и направляют ее в группу контроля АСКИД управления делами.

После регистрации в базе АСКИД информация передается через советника руководителю, осуществляющему контроль за исполнением правового акта, для анализа, принятия мер и подготовки соответствующих документов.

5.10. Итоги работы по исполнению правового акта еженедельно обобщаются группой контроля АСКИД управления делами, оформляются в виде справки (приложение N 11) и представляются управляющим делами на аппаратные совещания у Мэра города.

5.11. Ежеквартально группа контроля АСКИД управления делами готовит проект постановления Мэра города о снятии с контроля исполненных правовых актов.

Правовые акты считаются исполненными и снимаются с контроля в том случае, когда решены все поставленные в них вопросы и об этом извещены все заинтересованные организации и лица.

5.12. Основанием для снятия с контроля правовых актов является лист контроля (приложение N 12), который оформляется в двух экземплярах советником и подписывается руководителем, контролирующим исполнение правового акта.

Лист контроля должен содержать исчерпывающие сведения по исполнению правового акта, а так же перечень дополнительных материалов (информации от исполнителей), прилагаемых к листу контроля.

Снятие правового акта с контроля не означает прекращение его действия.

5.13. Листы контроля и прилагаемые к ним материалы о ходе исполнения правовых актов хранятся в группе контроля АСКИД управления делами в течение 5 лет в соответствии с п. 14.1.4 настоящей инструкции.

5.14. В случае изменения структуры или перераспределения обязанностей и полномочий между руководителями производится передача функции контроля исполнения правового акта руководителю, к компетенции которого по новой структуре или распределению обязанностей относится тематика контролируемого правового акта.

Передача функции контроля исполнения оформляется Перечнем правовых актов, подлежащих передаче на контроль другому руководителю. Перечень правовых актов составляется группой контроля АСКИД управления делами с участием передающей стороны, согласовывается принимающей стороной и утверждается управляющим делами администрации города.

В десятидневный срок советники передающей и принимающей сторон осуществляют передачу контрольных дел правовых актов по акту приема-передачи.

На основании акта приема-передачи группа контроля АСКИД управления делами вносит изменения в базу АСКИД.

5.15. Руководители несут ответственность за невыполнение правовых актов, нарушение сроков их исполнения.

5.16. С целью повышения объективности контроля исполнения правовых актов управление делами осуществляет плановые проверки исполнения правовых актов в соответствии с текущими планами работы управления делами, а также проводит семинары-совещания по делопроизводству с приглашением советников не реже одного раза в полгода.

6. Планирование

Организующей основой деятельности администрации города являются перспективные (годовой и квартальный) и текущие (месячные) планы работ.

Планы работ формируются управлением организационного планирования и обеспечения деятельности администрации города Бюро Мэра города Омска (далее по тексту - оргуправление) на основе предложений структурных подразделений.

6.1. Структура годового плана работы администрации города включает:

1) Вопросы для рассмотрения на заседаниях коллегии при Мэре города.

2) Вопросы для рассмотрения на аппаратных совещаниях у Мэра города.

3) Вопросы для рассмотрения на аппаратных совещаниях у первых заместителей, заместителей Мэра города.

4) Основные городские мероприятия:

а) советы, совещания при Мэре города;

б) мероприятия с участием Мэра города (приемы, программы, пресс-конференции, т.п.);

в) советы, совещания, комиссии, семинары, конференции, "круглые столы";

г) мероприятия, связанные с реализацией функций и полномочий администрации города;

д) мероприятия, проведение которых приурочено к общественно-политическим датам;

е) крупные спортивные, культурно-досуговые мероприятия.

5) Основные окружные мероприятия:

а) мероприятия, проведение которых приурочено к общественно-политическим датам;

6) спортивные, культурно-досуговые мероприятия.

6.1.1. В соответствии со структурой годового плана все структурные подразделения направляют в оргуправление в срок до пятого декабря, предшествующего планируемому году, предложения к плану работы администрации города на год, согласованные с первым заместителем, заместителем Мэра города, курирующим данное направление работы.

6.1.2. Оргуправление на основе поступивших предложений формирует и направляет в срок до пятнадцатого декабря, предшествующего планируемому году, проект годового плана работы администрации города первым заместителям, заместителям Мэра города на предварительное рассмотрение.

6.1.3. С учетом замечаний первых заместителей, заместителей Мэра города оргуправление осуществляет подготовку проекта постановления Мэра города о плане работы администрации города на год.

6.1.4. Согласованный в установленном порядке проект постановления Мэра города о плане работы администрации города на год представляется на рассмотрение Мэру города не позднее двадцать пятого декабря, предшествующего планируемому году.

6.1.5. Управление делами обеспечивает рассылку годового плана работы администрации города в 3-дневный срок после подписания Мэром города постановления о плане работы администрации города на год: Мэру города, первым заместителям, заместителям Мэра города, структурным подразделениям, в Правительство Омской области, Омский городской Совет, Прокуратуру города Омска, а по поручению Мэра города, первых заместителей, заместителей Мэра города - в иные заинтересованные организации.

6.2. Структура квартального плана работы администрации города включает:

- вопросы и мероприятия, указанные в п. 6.1;

- участие в мероприятиях областного, регионального, федерального уровней;

- юбилейные даты предприятий, учреждений, организаций города, общественных объединений.

6.2.1. В соответствии со структурой квартального плана все структурные подразделения направляют в оргуправление в срок до десятого числа месяца, предшествующего планируемому кварталу, предложения к плану работы администрации города на квартал, согласованные с первым заместителем, заместителем Мэра города, курирующим данное направление работы.

6.2.2. Если мероприятия, предусмотренные годовым планом работы администрации города, по каким-либо причинам не могут быть выполнены, запланированные вопросы не могут быть внесены на аппаратные совещания в предстоящем квартале, руководитель структурного подразделения, ответственный за подготовку мероприятия, вопроса, по согласованию с первым заместителем, заместителем Мэра города, курирующим данное направление работы, письменно информируют об этом Мэра города.

О принятом Мэром города решении ответственные исполнители уведомляют оргуправление не позднее пятнадцатого числа месяца, предшествующего планируемому кварталу.

Решение о снятии вопроса с коллегии при Мэре города принимается членами коллегии на предшествующем заседании коллегии при наличии письменного обоснования руководителя структурного подразделения, ответственного за подготовку вопроса, о нецелесообразности его рассмотрения.

6.2.3. Оргуправление на основе плана работы администрации города на год и поступивших предложений формирует и направляет в срок до пятнадцатого числа месяца, предшествующего планируемому кварталу, проект плана работы администрации города на квартал первым заместителям, заместителям Мэра города на предварительное рассмотрение.

6.2.4. С учетом замечаний первых заместителей, заместителей Мэра города оргуправление осуществляет подготовку проекта постановления Мэра города о плане работы администрации города на квартал.

6.2.5. Согласованный в установленном порядке проект постановления Мэра города о плане работы администрации города на квартал представляется на рассмотрение Мэру города не позднее двадцать пятого числа месяца, предшествующего планируемому кварталу.

6.2.6. Управление делами обеспечивает рассылку квартального плана работы администрации города до конца месяца, предшествующего очередному кварталу: Мэру города, первым заместителям, заместителям Мэра города, структурным подразделениям, в Правительство Омской области, Омский городской Совет, Прокуратуру города Омска, а по поручению Мэра города, первых заместителей, заместителей Мэра города - в иные заинтересованные организации.

6.3. Структура плана на месяц включает:

1) Вопросы для рассмотрения на коллегии при Мэре города.

2) Вопросы для рассмотрения на аппаратных совещаниях у Мэра города.

3) Вопросы для рассмотрения на аппаратных совещаниях у первых заместителей, заместителей Мэра города.

4) Вопросы для рассмотрения на коллегиях и советах при главах администраций административных округов.

5) Основные городские мероприятия:

а) советы, совещания при Мэре города;

6) мероприятия с участием Мэра города (приемы, программы, пресс-конференции, т.п.);

в) советы, совещания, комиссии, семинары, конференции, "круглые столы";

г) мероприятия, связанные с реализацией функций и полномочий администрации города;

д) мероприятия, проведение которых приурочено к общественно-политическим датам;

е) спортивные, культурно-досуговые мероприятия.

6) Основные окружные мероприятия:

а) мероприятия, проведение которых приурочено к общественно-политическим датам;

б) спортивные, культурно-досуговые мероприятия.

7) Участие в мероприятиях областного, регионального, федерального уровня.

8) Юбилейные даты предприятий, учреждений, организаций города, общественных объединений.

9) Информацию для формирования календаря событий.

6.3.1. В соответствии со структурой месячного плана все структурные подразделения направляют в оргуправление в срок до пятнадцатого числа месяца, предшествующего планируемому, предложения к плану работы администрации города на месяц, согласованные с первым заместителем, заместителем Мэра города, курирующим данное направление работы.

6.3.2. Если мероприятия, предусмотренные квартальным планом работы администрации города, по каким-либо причинам не могут быть выполнены, запланированные вопросы не могут быть внесены на аппаратные совещания в предстоящем квартале, руководитель структурного подразделения, ответственный за подготовку мероприятия, вопроса, по согласованию с первым заместителем, заместителем Мэра города, курирующим данное направление работы, письменно информируют об этом Мэра города.

О принятом Мэром города решении ответственные исполнители уведомляют оргуправление не позднее двадцатого числа месяца, предшествующего планируемому.

6.3.3. Оргуправление на основе плана работы администрации города на квартал и поступивших предложений формирует и представляет для рассмотрения в срок до двадцать пятого числа месяца, предшествующего планируемому, проект плана работы администрации города на месяц заместителю Мэра города, руководителю Бюро Мэра города Омска.

6.3.4. Управление делами обеспечивает рассылку утвержденного заместителем Мэра города, руководителем Бюро Мэра города плана работы администрации города на месяц Мэру города, первым заместителям, заместителям Мэра города, структурным подразделениям, в Правительство Омской области, Омский городской Совет, а по поручению Мэра города, первых заместителей, заместителей Мэра города - в иные заинтересованные организации.

6.3.5. Если мероприятия, предусмотренные планом работы администрации города на месяц, по каким-либо причинам не могут быть выполнены, запланированные вопросы не могут быть внесены на аппаратные совещания в установленные сроки, руководитель структурного подразделения, ответственный за подготовку мероприятия, вопроса, по согласованию с первым заместителем, заместителем Мэра города, курирующим данное направление работы, письменно информируют об этом Мэра города за 7 рабочих дней до намеченного срока.

О принятом Мэром города решении ответственные исполнители письменно уведомляют оргуправление в день принятия решения Мэром города.

В случае проведения внеочередных мероприятий ответственные исполнители обязаны письменно проинформировать оргуправление не позднее, чем за 7 календарных дней до даты проведения мероприятия.

6.4. При внесении предложений в разделы "Вопросы для рассмотрения на коллегии при Мэре города", "Вопросы для рассмотрения на аппаратных совещаниях у Мэра города" структурными подразделениями указываются:

1) в годовом плане - квартал, в котором планируется рассмотреть данный вопрос, в квартальном - месяц; в плане работы на месяц - дата коллегии, аппаратного совещания;

2) ответственный за подготовку вопроса первый заместитель, заместитель Мэра города, курирующий данный вопрос в соответствии с распределением обязанностей между руководителями администрации города;

3) ответственный за подготовку вопроса руководитель структурного подразделения.

6.5. При внесении предложений в раздел "Вопросы для рассмотрения на аппаратных совещаниях у первых заместителей, заместителей Мэра города" указываются:

1) в годовом плане - квартал, в котором планируется рассмотреть данный вопрос, в квартальном - месяц, в плане работы на месяц - дата и время;

2) руководитель структурного подразделения, ответственный за подготовку вопроса.

6.6. При внесении предложений в раздел основных городских мероприятий, основных окружных мероприятий структурными подразделениями указываются:

1) в годовом плане - квартал, в котором планируется провести мероприятие, в квартальном - месяц, в плане работы на месяц - дата, время и место проведения мероприятия;

2) форма проводимого мероприятия (совет, совещание, семинар, конференция, "круглый стол", торжественное собрание, концерт, встреча и т.д.);

3) вопрос или тема, выносимые для обсуждения, в случае, если проводится совещание, совет, семинар, конференция, "круглый стол";

4) структурное подразделение, ответственное за подготовку и проведение мероприятия.

6.7. Ответственность за своевременную и качественную подготовку предложений в план работы администрации города несут первые заместители, заместители Мэра города, руководители структурных подразделений.

6.8. Ответственность за оформление и своевременное представление предложений к плану работы администрации города несут советники руководителей либо работники, их замещающие.

6.9. Предложения по планируемым мероприятиям, оформленные не в соответствии с настоящей инструкцией, оргуправлением в проект плана работы администрации города не включаются.

6.10. Контроль за выполнением планов работы администрации города осуществляет Мэр города, его первые заместители, заместители в соответствии с распределением обязанностей.

6.11. Общий контроль за выполнением планов работы администрации города осуществляется оргуправлением. Информация о выполнении планов работы администрации города за истекший период представляется заместителю Мэра города, руководителю Бюро Мэра города.

8. Порядок оформления документов с помощью печатных устройств.
Копировально-множительные и полиграфические работы

8.1. Порядок выполнения работ

8.1.1. Печатание и тиражирование документов в администрации города (для структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица) осуществляется специалистами сектора печатных и полиграфических работ общего отдела управления делами (далее по тексту раздела - сектор печатных и полиграфических работ общего отдела).

8.1.2. При объеме печатного документа менее 5-ти листов возможно печатание документа специалистами сектора по обеспечению работы приемных отдела обеспечения жизнедеятельности зданий администрации управления делами при наличии визы руководителя, работу приемной которого обеспечивает данный специалист.

8.1.3. Все выполненные в секторе печатных и полиграфических работ общего отдела печатные работы регистрируются в специальном журнале и выдаются исполнителям под роспись.

8.2. Требования к черновым документам

8.2.1. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных носителей синего, фиолетового и черного цветов. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленые карандашом, для печатания не принимаются. Сокращения слов применяются только общепринятые (ГОСТ 7.12-77).

8.2.2. Рукопись, отвечающая перечисленным требованиям, с фамилией исполнителя, номером его служебного телефона сдается в сектор печатных и полиграфических работ общего отдела. Прием рукописей и выдача отпечатанного материала осуществляется под роспись с указанием даты и времени приема и выдачи. Сданные материалы учитываются в отчете о печатных работах, в котором отмечаются:

- фамилия исполнителя, сдавшего документ в печать;

- объем отпечатанного материала;

- количество затраченной бумаги;

- фамилия исполнителя, отпечатавшего документ.

Данные отчеты составляются заведующим сектором печатных и полиграфических работ общего отдела ежемесячно и передаются заместителю начальника управления делами, начальнику общего отдела.

8.3. Требования к печатным документам

8.3.1. Печатные работы должны выполняться с соблюдением установленных правил печатания.

Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается.

Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок срочных работ определяется заместителем начальника управления делами, начальником общего отдела по согласованию с исполнителем, передавшим материал для печатания.

Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартного формата (ГОСТ 9327-60) на лицевой стороне красками насыщенного цвета.

8.3.2. Тексты документов печатаются в полном соответствии с оригиналом черновика. Претензии к отпечатанным документам принимаются в течение 5 дней с момента выдачи и только при наличии оригинала черновика, с которого печатался данный документ. При отсутствии оригинала претензии не принимаются.

8.3.3. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля согласно требованиям п. 3.1.1 настоящей инструкции.

Заголовок в документе может располагаться одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки равно удалены от границ левого и правого текстового поля);

- флаговым (каждая строка равно удалена от левой границы текстового поля).

Переносы слов в заголовке не допускаются. Точка в конце заголовка не ставится. Строка заголовка не должна заканчиваться предлогом, союзом или наречием - они переносятся на следующую строку. Текст от заголовка отделяется 1-2 межстрочными интервалами, печатается через 1-2 межстрочных интервала и не более 3-х экземпляров.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Каждая законченная мысль выделяется в отдельный абзац. Абзацы отделяются друг от друга красными строками. Красная строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами по центру верхнего поля листа. На первом листе нумерация не ставится.

8.3.4. Проекты правовых актов, полученные из сектора по работе с распорядительными документами общего отдела, печатаются в соответствии с требованиями настоящей инструкции и отправляются по электронной почте в сектор по работе с распорядительными документами общего отдела.

8.3.5. На лицевой или оборотной стороне последнего листа документа, внизу слева, проставляются инициалы исполнителя, отпечатавшего документ, и через косую черту имя файла документа. Размер шрифта этого реквизита N 8, 9.

Например:

нз/Маркса-57.doc

Для служебных писем этот реквизит проставляется под отметкой об исполнителе документа (п. 3.2.17 настоящей инструкции).

Например:

Ларина

24-06-80

нз/льготы.doc

8.3.6. Перепечатка одного и того же документа более трех раз производится только по разрешающей визе заместителя начальника управления делами, начальника общего отдела на откорректированном тексте документа.

8.3.7. Испорченные при напечатании бланки вместе с черновиками возвращаются исполнителям, которые отчитываются за бланки перед заведующим сектором по работе со служебной документацией общего отдела.

8.3.8. Расшифровка звукозаписи мероприятий, обеспечиваемых сектором по работе с распорядительными документами общего отдела, осуществляется специалистами сектора печатных и полиграфических работ общего отдела по предъявлению письменной заявки организаторов мероприятия на имя управляющего делами с разрешающей резолюцией управляющего делами, в случае его отсутствия - заместителя начальника управления делами, начальника общего отдела.

8.3.9. Расшифровка звукозаписи мероприятий ведется в согласованные с организаторами сроки.

Расшифровка звукозаписи мероприятий производится с аудиокассет при наличии списка фамилий всех выступающих и текстов докладов (в печатном или электронном виде) по тому или иному вопросу.

Распечатанные тексты подписываются заведующим сектором печатных и полиграфических работ общего отдела и передаются организаторам мероприятий.

8.4. Копировально-множительные и полиграфические работы

8.4.1. Копировально-множительные работы производятся сектором печатных и полиграфических работ общего отдела по заказу, подписанному заместителем начальника управления делами, начальником общего отдела или в случае его отсутствия заведующим сектором по работе с распорядительными документами общего отдела.

8.4.2. На тиражирование сдаются только служебные документы и материалы.

8.4.3. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Срочность выполнения заказа устанавливается заместителем начальника управления делами, начальником общего отдела.

8.4.4. Тиражирование документов для структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, производится по предъявлению письменной заявки на имя управляющего делами с разрешающей резолюцией управляющего делами, в случае его отсутствия - заместителя начальника управления делами, начальника общего отдела.

8.4.5. Учет копируемых документов ведется на основании заказов, бланки которых хранятся в течение года, после чего уничтожаются.

8.4.6. Не допускается необоснованное тиражирование документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Ответственность возлагается на заведующего сектором печатных и полиграфических работ общего отдела.

Целесообразность и порядок тиражирования документов и материалов, необходимых для работы в структурных подразделениях, определяется заместителем начальника управления делами, начальником общего отдела.

8.4.7. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры, подлинники) передаются на тиражирование в несброшюрованном виде, качественно и напечатанными.

Тираж копируемых материалов должен соответствовать заказу. Копии выдаются заказчику вместе с подлинником.

8.4.8. Структурные подразделения, имеющие копировально-множительную технику, производят тиражирование документов самостоятельно.

Копировать служебные документы имеют право только лица, за которыми приказом по управлению делами закреплены копировально-множительные аппараты.

8.4.9. Полиграфические работы производятся с разрешения заместителя начальника управления делами, начальника общего отдела и в соответствии с техническими возможностями сектора печатных и полиграфических работ общего отдела.

8.4.10. Размещение заказа на полиграфические работы в сторонней организации производится при наличии письменной заявки структурного подразделения, не наделенного правами юридического лица, на имя управляющего делами.

В письменной заявке должно быть указано необходимое количество полиграфической продукции.

К письменной заявке необходимо приложить:

- утвержденный дизайн полиграфической продукции,

- утвержденный перечень адресатов для рассылки (если существует),

- утвержденное содержание полиграфической продукции (текст, если существует).

Письменная заявка подается не позднее, чем за 20 дней до даты использования полиграфической продукции.

9. Организация документооборота

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации города, регламентируются настоящей инструкцией, положением о структурном подразделении и должностными инструкциями их работников.

Доставка документов в администрацию города осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в администрацию города доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, бандеролей, посылок. По каналам электрической связи поступают: телефонограммы, факсограммы, документы и сообщения по электронной почте.

9.1. Порядок приема и обработки поступающей корреспонденции

Схема прохождения служебных документов представлена в приложении N 14.

9.1.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию города, принимается и регистрируется в секторе по работе со служебной документацией общего отдела.

Регистрация документов - это фиксация фактов создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Обращения граждан, а также корреспонденция с приложениями обращений граждан, рассмотрение которых осуществляется администрацией города с направлением ответа заявителю, регистрируются непосредственно в отделе по работе с обращениями граждан Бюро Мэра города Омска.

Регистрация входящих служебных документов, а также контроль за прохождением и исполнением поручений по этим документам, подготовка справок и сводных отчетов производятся путем применения автоматизированной системы учета в секторе по работе со служебной документацией общего отдела. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, как создаваемые в администрации города, так и поступающие из других организаций.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, указан в приложении N 15.

9.1.2. Документы, поступающие в сектор по работе со служебной документацией общего отдела, проходят:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение;

- регистрацию;

- рассмотрение руководителями;

- переотметку резолюции;

- доставку исполнителям;

- переотметку ответа;

- контроль исполнения;

- регистрацию и отправку ответа заявителю;

- формирование в архив.

При первичной обработке проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

Конверты с документами вскрываются, на полученном документе в нижней правой части проставляется регистрационный штамп.

Вся полученная почта подается для предварительного рассмотрения управляющему делами с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения Мэром города, первыми заместителями Мэра города, заместителями Мэра города, руководителями структурных подразделений (далее по тексту раздела - руководителями), и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в администрации города распределения обязанностей. После рассмотрения почта возвращается в сектор по работе со служебной документацией общего отдела для дополнительной регистрации.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Отдельно регистрируются:

- служебные письма от организаций;

- указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ, Федеральные законы;

- правовые акты Губернатора, Председателя Правительства Омской области и акты Законодательного Собрания Омской области;

- решения и постановления Омского городского Совета;

- документы для служебного пользования (ДСП);

- телеграммы;

- исходящая корреспонденция.

Регистрация производится на компьютере в регистрационно-контрольной карточке (или в книге регистрации входящей корреспонденции), куда введены необходимые реквизиты документов. В регистрационную карточку в компьютере (книгу регистрации входящей корреспонденции) вносятся все резолюции с их датами, даты (сроки) исполнения, отметки о передаче исполнителям и списании в дело, то есть производится фиксация движения документа (приложение N 16).

9.1.3. Зарегистрированные документы передаются руководителю в день их поступления. Срок наложения резолюции не должен превышать 3-х дней. Документы с резолюциями (поручениями) направляются сектором по работе со служебной документацией общего отдела на исполнение работникам структурных подразделений. Фамилия исполнителя, текст и дата резолюции (поручения) вносятся в компьютер или в журнал регистрации в секторе по работе со служебной документацией общего отдела. Ход продвижения документа внутри структурного подразделения контролирует советник руководителя либо ответственный за ведение делопроизводства.

9.1.4. Документы доставляются по назначению в день их регистрации. Корреспонденция, направляемая в структурные подразделения, выдается под роспись советнику руководителя данного структурного подразделения либо ответственному за делопроизводство работнику с отметкой в журнале выдачи корреспонденции.

9.1.5. Факсимильная связь.

Служебная информация, получаемая по факсимильной связи регистрируется как входящий служебный документ.

Факсимильная связь служит для передачи срочных документов (тексты, схемы, графические изображения).

При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формате А4 машинописным или рукописным способом черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- независимо от количества адресов документ направляется для передачи по факсимильной связи в одном экземпляре;

- служебный документ подписывается руководителем и регистрируется в секторе по работе со служебной документацией общего отдела;

- запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования";

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

9.1.6. Электронная почта - (далее по тексту - ЭП) один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки отправки и ее передачи между структурными подразделениями, а также с внешними абонентами администрации города, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Прием и отправка документов от имени администрации города (официальный адрес ЭП) осуществляется отделом информационных технологий, телекоммуникаций и связи управления делами.

Отправка документов.

Передаваемые с помощью ЭП официальные сообщения и запросы обязательно должны иметь оригинал исходящего документа, на который распространяются все положения настоящей инструкции.

Документ отправляется по ЭП в течение 2-х часов с момента его получения от отправителя. При необходимости осуществляется параллельная досылка документа на бумажном носителе.

Прием документов.

На документ, полученный по ЭП, распространяются обычные правила делопроизводства, как на входящий. Принятый документ распечатывается вместе с заголовком электронного письма. Для входящей почты обязательна регистрация времени и фамилия сотрудника, которому передается сообщение. Далее полученный документ передается управляющему делами, визируется им и поступает в сектор по работе со служебной документацией общего отдела, для регистрации и передачи адресату.

Информация должна иметь служебные отметки и содержать:

- дату приема;

- реквизиты отправителя;

- роспись принявшего.

В случае большого объема входящей информации (статьи, брошюры, положения, выступления и другие документы, поступающие в рамках информационного обмена) эта информация представляется адресату в электронном виде.

9.2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

9.2.1. Приказ.

Распорядительная деятельность структурного подразделения (департамента, управления, отдела и т.д.) документируется посредством издания приказов. Приказы издаются по организационным, кадровым вопросам, вопросам административно-хозяйственной деятельности в пределах компетенции своего структурного подразделения. Подписанный приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 13, 14. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, номер состоит из знака N и порядкового номера приказа, например:

     03.05.2002 N 44      15 июня 2002 г. N 21

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например: О назначении на должность....

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13, 14 от левой границы текстового поля через 1,5 межстрочных интервала и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Преамбула отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается в разрядку прописными буквами на отдельной строке. После слова "ПРИКАЗЫВАЮ" ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Действия одноразового характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо или структурное подразделение) и срок исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные), могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

Если приказ отменяет или дополняет ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта, как правило, начинается словами "Признать утратившим силу...".

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей, дату и располагаются на оборотной стороне листа.

В нижней части последнего листа приказа печатается фраза: "С приказом ознакомлен _______________" (подпись лица, ознакомленного с приказом).

9.2.2. Протокол.

Протокол - это официальный документ, на основании которого руководитель вправе требовать выполнения порученных им заданий. Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов совещаний (заседаний) у руководителей структурных подразделений. Документирование хода совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудников, готовивших вопросы к обсуждению.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня совещания (заседания).

Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 и содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место проведения заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи.

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид совещания, заседания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения совещания, заседания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.

Дата и номер протокола - дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата протокола - это дата проведения совещания.

Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещания, заседания) и наименование коллегиального органа.

Подпись - отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании (заседании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длиной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "председатель", "секретарь", "присутствовали") и переменную (фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также фамилии, инициалы и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке в именительном падеже.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После слов ПОВЕСТКА ДНЯ ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже, наименование должности и фамилии докладчика - в родительном падеже.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня, печатается через 1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Фамилию, инициалы докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут - "Доклад прилагается".

Слово ВЫСТУПИЛИ печатают прописными буквами, затем ставят двоеточие. Фамилию, инициалы выступающего пишут в именительном падеже, после этого ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности. Форма протокола дана в приложении N 17.

В протоколе может быть указан пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на номер и дату протокола.

В практике применяются краткая и сокращенная формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы (приложением N 18) указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

В сокращенных протоколах (приложение N 19) после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу. Последняя строка заголовка доклада (пункт повестки дня) подчеркивается и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

Выписка из протокола (приложение N 20) содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи (без личных подписей, только слова "Председатель", "Секретарь" и расшифровку фамилий с инициалами), отметку о заверении копии, отметку об исполнении. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Протоколы подписывает председатель и секретарь. Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

9.2.3. Акт.

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности администрации города и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п. В акте содержатся следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа, дата и индекс, место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должности, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее в вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (фамилия, инициалы, должность), члены комиссии (фамилии, инициалы, должности). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке. В вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых проводилась работа, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту. Образец акта дан в приложении N 21.

9.2.4. Телеграмма.

Телеграммы печатаются за подписью Мэра города, его заместителей или управляющего делами на бланках установленной формы.

Текст телеграммы должен быть кратким, четким, без предлогов, союзов и местоимений (прописными буквами) на одной стороне листа бумаги. Знаки препинания сокращаются следующими буквами:

тчк - точка,

зпт - запятая,

двтч - двоеточие,

квч - кавычки.

Цифровые данные рекомендуется печатать словами.

Телеграммы составляются по следующей форме:

телеграфный адрес получателя, текст, знак равенства, исходящий номер, подпись; в нижней части телеграммы, под чертой, пишется адрес отправителя, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму, дата, внизу слева - фамилия и телефон исполнителя.

В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещается в конце текста.

Подписанные телеграммы передаются в сектор по работе со служебной документацией общего отдела для отправки.

Исходящая международная телеграмма на русском языке составляется латинскими буквами на основании Инструкции о порядке обработки международных телеграмм в организациях связи в соответствии с транслитерацией написания русского алфавита латинскими буквами (приложение N 22).

9.2.5. Служебные письма.

Служебные письма в администрации города готовятся:

- как ответы о выполнении поручений Мэра города;

- как сопроводительные письма к проектам правовых актов;

- как ответы на запросы различных организаций;

- как инициативные письма;

- как подтверждение;

- как гарантийное.

Ответные письма должны содержать ссылку на дату и номер входящего документа. Этот реквизит воспроизводится на бланке и включает в себя дату и номер основного документа, на который дается ответ.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сопроводительные письма составляются в случае отправления адресату документов, требующих дополнительного пояснения по исполнению. В них указывается, для чего направлен основной документ, что нужно делать и в какие сроки.

Инициативные письма - готовятся за подписью Мэра города, первых заместителей, заместителей Мэра города, руководителей структурных подразделений.

Письмо-подтверждение употребляется для сообщения, что посланные документы (письмо, телеграмма) остаются в силе, а также для подтверждения получения документов.

Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуется организации или отдельному лицу.

Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу".., "направляю"...

При оформлении служебных писем исполнитель указывает полный адрес организации.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводится ссылка на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с нового абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Датой письма является дата его подписания.

Служебные письма готовятся в 3-х экземплярах. Первый экземпляр с оригиналом подписи отправляется адресату, второй экземпляр, завизированный исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел в администрации города, третий - возвращается исполнителю.

В нижнем левом углу лицевой или оборотной стороны печатного текста письма указывается фамилия (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его служебного телефона.

Подписанные письма вместе с завизированными копиями и указателем рассылки передаются для регистрации в журнале исходящей корреспонденции (приложение N 23) и рассылки в сектор по работе со служебной документацией общего отдела, где им присваивается исходящий номер согласно номенклатуре дел.

Законвертованная в секторе по работе со служебной документацией общего отдела исходящая корреспонденция вписывается в реестр и в зависимости от значимости документа, определяемой заведующим указанного сектора или руководителем структурного подразделения, отправляется простой или заказной почтой.

Заказной почтой отправляются:

- постановления и распоряжения Мэра города;

- письма, с приложениями, зарегистрированные в секторе по работе со служебной документацией общего отдела.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

9.2.6. Телефонограмма.

Телефонограмма - документ, содержащий служебную информацию, используемую для оперативного решения вопросов, передаваемую по телефону и записываемую получателем. Телефонограммы применяются для срочного запроса представления информации, оповещения о заседаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных мероприятиях и передачи другой информации.

Телефонограмма направляется из администрации города только за подписью Мэра города, его заместителей и руководителей структурных подразделений. В рабочие дни телефонограммы принимаются и передаются специалистами сектора по обеспечению работы приемных отдела обеспечения жизнедеятельности зданий администрации управления делами (далее по тексту - сектор по обеспечению работы приемных отдела обеспечения жизнедеятельности зданий администрации).

Текст телефонограммы должен быть лаконичным, с указанием фактов, дат, времени, места проведения мероприятия, вопросов, подлежащих обсуждению.

Принятая телефонограмма записывается в журнал регистрации входящих телефонограмм с указанием ее порядкового номера, даты приема, наименования отправителя и номера его телефона, времени приема, должности и фамилии передавшего и принявшего текст (приложение N 24).

После приема телефонограммы специалист сектора по обеспечению работы приемных отдела обеспечения жизнедеятельности зданий администрации должен:

- ознакомить с ее содержанием руководителя, которому адресована полученная информация, а также сотрудников - в соответствии с поручениями и визой руководителя - под роспись в журнале регистрации входящих телефонограмм с указанием даты ознакомления;

- оформить телефонограмму на стандартном листе бумаги формата А4, присвоить регистрационный номер и передать в сектор по работе со служебной документацией общего отдела для хранения и формирования в дело.

Исходящая телефонограмма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 в одном экземпляре и подписывается руководителем (приложение N 25). Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций или должностных лиц, которым адресована телефонограмма, с указанием их номеров телефонов.

Исходящая телефонограмма специалистом сектора по обеспечению работы приемных отдела обеспечения жизнедеятельности зданий администрации:

- передается адресату;

- регистрируется в журнале регистрации исходящих телефонограмм с указанием ее порядкового номера, даты передачи, краткого содержания, наименования отправителя и получателя, номера телефона последнего, времени передачи, должности и фамилии принявшего и передавшего текст, исполнителя телефонограммы (приложение N 26);

- передается в сектор по работе со служебной документацией общего отдела для хранения и формирования в дело.

Регистрация входящих и исходящих телефонограмм производится в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

По истечении календарного года специалист сектора по обеспечению работы приемных отдела обеспечения жизнедеятельности зданий администрации передает в сектор по работе со служебной документацией общего отдела журнал регистрации входящих телефонограмм и журнал регистрации исходящих телефонограмм.

По окончании срока хранения заведующий сектором по работе со служебной документацией общего отдела производит списание входящих и исходящих телефонограмм, журналов их регистрации в установленном порядке.

9.2.7. Факсограмма.

Материал для передачи по каналу факсимильной связи оформляется на бланке как обычный служебный документ, подписывается руководителем.

Подлежащий передаче материал регистрируется в секторе по работе со служебной документацией общего отдела как исходящая корреспонденция. Передаваемый документ должен содержать адрес получателя (куда, кому).

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на руководителя, подписавшего документ, и исполнителя, подготовившего документ (материал) к передаче.

Объем передаваемого материала не должен превышать 5 листов.

Исходящие факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Подлинники материалов после передачи информации возвращаются в сектор по работе со служебной документацией общего отдела с пометкой о времени отправки для хранения и формирования в дело.

10. Контроль исполнения служебных документов

Контроль исполнения служебных документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

10.1. Ответственными за своевременное и качественное исполнение документов и поручений по ним являются первые заместители, заместители Мэра города и руководители структурных подразделений (далее по тексту раздела - руководители).

10.2. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Контроль за исполнением всех зарегистрированных (входящих и исходящих) документов и поручений по ним осуществляют советник Мэра города, советники первых заместителей, заместителей Мэра города, руководителей структурных подразделений, работники, ответственные за делопроизводство.

10.3. Подлинники поручений Мэра города, первых заместителей, заместителей Мэра города и подлинники документов, по которым даны поручения, направляются должностным лицам, которым даны поручения.

В случае исполнения документа несколькими должностными лицами подлинник документа направляется первому ответственному должностному лицу, остальные получают копии документа и поручения.

Советник руководителя, давшего поручение, определяет необходимое количество экземпляров документа, наличие приложений к ним, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

10.4. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в поручении первым.

Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей. Ответственный исполнитель может подготовить один ответ с визами соисполнителей. Соисполнители представляют ответственному исполнителю информацию (проекты ответов на документ) для обобщения и подготовки проекта ответа.

Специалист структурного подразделения может запрашивать информацию по служебной необходимости в другом структурном подразделении только за подписью руководителя своего структурного подразделения.

Подлинники поручений, документов вместе с ответом возвращаются в сектор по работе со служебной документацией общего отдела.

10.5. Направление исполнителям служебных документов осуществляет сектор по работе со служебной документацией общего отдела в день подписания поручения и регистрации, а с пометкой "Срочно" - незамедлительно. В компьютере или соответствующем журнале делается отметка.

Срок исполнения документа определяется руководителем, которым дано поручение по его исполнению, и исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения.

Срок исполнения документов, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц.

Документы с пометкой в поручении "Срочно" исполняются в течение 3-х дней, с пометкой "Оперативно" и требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней.

Документы, содержащие в тексте конкретную дату или ссылку на определенное мероприятие, исполняются в соответствии с указанным сроком. Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Приостановить исполнение документа, а также отменить его имеет право Мэр города или автор документа.

10.6. Рассмотрение актов (протестов, представлений) прокурорского реагирования осуществляется в порядке, установленном Федеральным законом "О прокуратуре Российской Федерации".

Согласно ст. 23 указанного Закона протест прокурора подлежит обязательному рассмотрению не позднее чем в десятидневный срок с момента его поступления. О результатах рассмотрения протеста незамедлительно сообщается прокурору в письменной форме. Протест до его рассмотрения может быть отозван внесшим его лицом.

Согласно ст. 24 указанного Закона представление прокурора подлежит безотлагательному рассмотрению. В течение месяца со дня внесения представления должны быть приняты конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона, их причин и условий, им способствующих. О результатах принятых мер должно быть сообщено прокурору в письменной форме.

10.7. Рассмотрение, подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется в соответствий с действующим законодательством о статусе депутатов.

10.8. Если поручение (документ) не может быть исполнен в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ.

Промежуточный ответ передается в сектор по работе со служебной документацией общего отдела для отметки в компьютере и дальнейшей передачи автору поручения.

Промежуточный ответ не является основанием для признания поручения (документа) исполненным.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее, чем за 3 дня до истечения ранее установленного срока. Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, установившим срок. Сектор по работе со служебной документацией общего отдела сообщает о принятом решении исполнителю, возвращает ему для приобщения в дело в соответствии с номенклатурой дел рассмотренную записку о продлении срока и вносит коррективы в регистрационно-контрольную карточку на компьютере.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

10.9. Ответы на поручения руководителей в установленном порядке регистрируются в секторе по работе со служебной документацией общего отдела и направляются вместе с оригиналом первичного документа соответствующему руководителю.

Ответ с пометкой на нем (или на первичном документе) о результатах рассмотрения руководителем, вместе с оригиналом первичного документа возвращается через сектор по работе со служебной документацией общего отдела ответственному исполнителю для дальнейшей работы.

10.10. Документы и поручения считаются исполненными лишь тогда, когда решены поставленные в них вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

После исполнения документ снимается с контроля. Снять документ с контроля может только тот руководитель, который давал поручение. В сектор по работе со служебной документацией общего отдела передается оригинал документа и подлинники соответствующих документов, относящихся к нему, для переотметки и приобщения в дело в соответствии с номенклатурой дел.

С момента заведения и до передачи в объединенный ведомственный архив документы хранятся по месту формирования дела (в секторе по работе со служебной документацией общего отдела).

10.11. Данные о ходе и результатах исполнения документов еженедельно обобщаются специалистами сектора по работе со служебной документацией общего отдела и направляются первым заместителям, заместителям Мэра города, руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям в виде машинограмм:

- нерассмотренные документы без резолюции;

- неисполненные поручения с истекшим сроком исполнения (по исполнителям);

- неисполненные поручения с истекшим сроком исполнения (по авторам резолюций);

- перечень документов с приближающимися сроками исполнения на предстоящие 10 дней.

10.12. Ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении не реже 1 раза в неделю сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников с данными, занесенными в компьютер или записями в журнале, составляет сводку прохождения и исполнения документов и докладывает руководителю структурного подразделения.

10.13. Еженедельно заведующий сектором по работе со служебной документацией общего отдела докладывает управляющему делами и заместителю начальника управления делами, начальнику общего отдела о результатах контроля за исполнением документов.

10.14. С целью повышения объективности контроля исполнения служебных документов управление делами осуществляет выборочные расширенные проверки исполнения служебных документов в соответствии с текущими планами работы управления делами, а также проводит семинары-совещания по делопроизводству с приглашением советников, не реже одного раза в полгода.

11. Организация работы с кадровой документацией

11.1. Трудовые отношения в администрации города регулируются Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными Мэром города.

11.2. Структура администрации города определяется Мэром города по согласованию с Омским городским Советом и в соответствии со схемой управления городом Омском.

Штатные расписания структурных подразделений составляются в соответствии с Перечнем муниципальных должностей муниципальной службы города Омска, утвержденным постановлением Мэра города.

11.3. Приказы (распоряжения) по личному составу являются основными документами, определяющими служебное положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.

Приказ (распоряжение) по личному составу объявляется заинтересованному работнику под роспись. Работник после ознакомления с приказом (распоряжением) ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа (распоряжения), и указывает дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью руководителя органа (должностного лица), ведающего кадровыми вопросами в структурном подразделении, наделенном правами юридического лица (далее по тексту раздела - руководитель органа (должностное лицо), ведающего кадровыми вопросами), и непосредственного начальника работника.

Формулировка приказа (распоряжения) должна соответствовать действующему законодательству.

Фамилия, имя, отчество в приказе (распоряжении) по личному составу указываются полностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию, данному в штатном расписании, без сокращения наименования структурного подразделения.

Отменить или изменить приказ (распоряжение) по личному составу может только лицо, подписавшее этот приказ (распоряжение).

На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу орган (должностное лицо), ведающий кадровыми вопросами, заполняет личную карточку (форма N Т-2 ГС) и делает соответствующую запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора оформляется при увольнении работника. На основании данного приказа (распоряжения) делается соответствующая запись в трудовой книжке и личной карточке работника.

Приказы регистрируются органом (должностным лицом), ведающим кадровыми вопросами, в журналах:

- по личному составу (прием, увольнение, перемещение) с индексом "ЛС";

- по кадровым вопросам (отпуска, поощрения, взыскания) с индексом "К";

- по приему делегаций с индексом "Д";

- по административно-хозяйственной деятельности с индексом "ХД".

Журналы регистрации приказов ведутся раздельно на календарный год.

11.4. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работников. Порядок ее ведения установлен соответствующими нормативно-правовыми актами.

11.5. Личные дела муниципальных служащих администрации города ведутся органом (должностным лицом), ведающим кадровыми вопросами.

Порядок ведения личных дел муниципальных служащих администрации города определяется постановлением Мэра города.

11.6. Трудовой договор заключается в письменной форме между работником и администрацией города в лице Мэра города (для работников, входящих в номенклатуру кадров Мэра города) или в лице руководителя структурного подразделения (для работников структурных подразделений, наделенных правами юридического лица), или в лице управляющего делами (для работников структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица).

Трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых остается в личном деле, а другой хранится у работника.

Трудовые договоры с муниципальными служащими заключаются по форме, утвержденной постановлением Мэра города.

11.7. График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников структурных подразделений на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности структурных подразделений и пожелания работника.

График отпусков визируется руководителем органа (должностным лицом), ведающего кадровыми вопросами, или руководителем структурного подразделения, не наделенного правами юридического лица, и утверждается Мэром города или управляющим делами, или руководителем структурного подразделения, наделенного правами юридического лица.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Продолжительность ежегодных отпусков муниципальным служащим города устанавливается работодателем в соответствии с законодательством.

11.8. Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре органом (должностным лицом), ведающим кадровыми вопросами, на основании распоряжения (приказа) о направлении в командировку.

После возвращения из командировки работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и сдается в отдел бухгалтерского учета и отчетности (бухгалтеру) соответствующего структурного подразделения.

11.9. Проекты договоров и соглашений, заключаемых от имени муниципального образования город Омск, подготавливаются, согласовываются и рассматриваются в порядке, установленном в разделе 4 настоящей инструкции.

Все договоры (соглашения), заключенные между администрацией города и организациями (далее - договоры) регистрируются в отделе кадров управления делами администрации города (далее - отдел кадров).

На подпись Мэра города или его заместителей ставится гербовая печать.

Договору присваивается регистрационный номер.

Ответственный исполнитель получает оригиналы договора под роспись.

Один экземпляр договора с подлинной подписью и печатью хранится в отделе кадров в сейфе.

Договоры, хранящиеся в отделе кадров, представляются для работы по письменной заявке на имя управляющего делами или его заместителей. В случае их отсутствия разрешение на выдачу договоров дает начальник отдела кадров.

Выдача договоров для работы регистрируется в отдельном журнале, с указанием даты и времени выдачи договора (на какой срок), цели выдачи, фамилии получателя и его подписи.

11.10. Представление к награждению Почетной грамотой администрации города осуществляется в порядке, устанавливаемом Мэром города.

11.11. Благодарственное письмо администрации города является формой морального поощрения за заслуги в развитии производства, научной и общественной деятельности, в хозяйственном и социально-культурном строительстве, за осуществление конкретных и полезных для города дел в здравоохранении, просвещении, культуре, физкультуре и спорте, обучении и воспитании молодежи и других областях трудовой и общественной деятельности, за поддержание законности и правопорядка, за плодотворный многолетний труд, а также в связи с юбилейными датами.

Юбилейными датами для коллективов следует считать - 20 лет и далее каждые 10 лет, для граждан - 50, 55 (для женщин), 60, 70 лет и далее каждые 5 лет.

Для награждения благодарственным письмом администрации города физических лиц в отдел кадров представляются следующие материалы: ходатайство предприятия, организации, общественного объединения или учреждения о награждении; характеристика на представляемого к награждению лица, содержащая сведения о его производственных, научных и иных достижениях, подписанная руководителем и заверенная печатью предприятия, организации, общественного объединения или учреждения; текст благодарственного письма, утвержденный руководителем.

Для награждения благодарственным письмом администрации города трудового коллектива в отдел кадров представляются: сведения о заслугах коллектива предприятия, организации, общественного объединения или учреждения, текст благодарственного письма.

При представлении коллектива в связи с юбилейной датой со дня его основания прилагается архивная справка, подтверждающая время основания предприятия, организации, общественного объединения или учреждения.

Срок рассмотрения представленных материалов для награждения благодарственным письмом администрации города - один месяц.

Благодарственное письмо администрации города подписывается Мэром города. Подпись заверяется гербовой печатью администрации города.

12. Составление номенклатуры дел

12.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.

12.1.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел со сроками хранения, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного хранения (до 10 лет включительно) и является основным учетным документом в делопроизводстве.

12.1.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации города.

12.1.3. Названиями разделов номенклатуры дел администрации города являются названия структурных подразделений (не наделенных правами юридического лица), которым присваиваются номера в соответствии со схемой построения номенклатуры дел.

12.1.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о департаментах, управлениях, отделах, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

12.1.5. Каждое включенное в номенклатуру дело должно иметь определенный индекс, состоящий из номера обозначенного структурного подразделения, порядкового номера в пределах структурного подразделения и цифрового обозначения вопроса.

Наименования дел в пределах структурного подразделения располагаются по степени их важности.

12.1.6. Заголовки дел, включаемых в номенклатуру дел, должны четко отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая перепись" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например:

Документы о проведении тематических конференций (планы, списки, доклады)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с администрациями административных округов города по вопросам работы КТОС

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка с ОАО АК "Омскэнерго" по вопросам тарифов на тепловую энергию

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с главами администраций административных округов города о социальной защите населения

В заголовке дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Годовой отчет об исполнении сметы административно-управленческих расходов

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

12.1.7. В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела, которым присваиваются резервные порядковые номера.

12.1.8. Номенклатура дел (приложение N 27) каждого структурного подразделения разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, подписывается руководителем структурного подразделения и сдается лицу, ответственному за делопроизводство в администрации города, до 1 декабря текущего года.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее ответственному лицу за делопроизводство в администрации города.

12.1.9. Сводная номенклатура дел администрации города составляется лицом, ответственным за делопроизводство в администрации города, на основании номенклатуры дел структурных подразделений в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, оформляется согласно приложению N 28. После согласования с экспертно-контрольной комиссией при администрации города (далее по тексту - ЭКК при администрации города) и с экспертно-проверочной комиссией при Министерстве государственно-правового развития Омской области (далее по тексту - ЭПК при Министерстве государственно-правового развития Омской области) сводная номенклатура дел администрации города утверждается управляющим делами. Датой номенклатуры дел является дата ее утверждения.

12.1.10. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения до 31 декабря текущего года получают копии номенклатуры дел соответствующих разделов для использования в работе.

12.1.11. Сводная номенклатура дел администрации города пересогласовывается с ЭПК при Министерстве государственно-правового развития Омской области не реже, чем раз в 5 лет.

В случае изменения структуры или функций администрации города в сводную номенклатуру дел администрации города вносятся соответствующие изменения.

Если таких изменений не произошло, номенклатура дел до 1 декабря текущего года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

12.1.12. Организационно-методическое руководство составлением сводной номенклатуры дел осуществляет архивный отдел управления делами администрации города.

13. Формирование и оформление дел

13.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

13.2. Дела формируются в структурных подразделениях ответственными за ведение делопроизводства.

13.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 200 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

13.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу (отпуска, командировки).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Личные карточки формы Т-2 (уволенных сотрудников) формируются за один календарный год в алфавитном порядке.

Журналы регистрации документов заводятся на один календарный год.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Лицевые счета по заработной плате формируются в самостоятельные дела в пределах года в алфавитном порядке.

14. Подготовка дел к последующему хранению и использованию

14.1. Подготовка дел к последующему хранению и использованию включает: оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности и использования документов, передачу дел в объединенный ведомственный архив, а затем в архивное управление Министерства государственно-правового развития Омской области "Государственный архив Омской области".

14.1.1. Оформление дел включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудником ведомственного архива.

14.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку и переплет дела;

- нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 29);

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 30);

- составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение N 31);

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты:

- администрация города Омска;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

- администрация города Омска (указывается полностью, в именительном падеже);

- наименование структурного подразделения (в соответствии с утвержденной структурой);

- индекс дела (цифровое обозначение дела по номенклатуре дел);

- заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);

- дата дела (указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей графы номенклатуры дел.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК при Министерстве государственно-правового развития Омской области (до этого он проставляется карандашом).

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

14.1.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, на обложках которых должны быть указаны: администрация города Омска, наименование структурного подразделения, индекс дела, срок хранения по номенклатуре, заголовок дела, крайние даты.

14.1.4. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив не подлежат, а хранятся в структурных подразделениях. Они не подшиваются, листы в них не нумеруются, заверительные надписи не составляются. По истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту (приложение N 32). Один экземпляр акта передается в объединенный ведомственный архив после согласования с ЭКК при администрации города.

14.2. Описание документов

Для обеспечения комплектования объединенного ведомственного архива на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

14.2.1. Опись дел - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Одновременно опись является учетным документом.

14.2.2. До передачи дел в архив проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества передаваемых дел количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.

14.2.3. В случае обнаружения отсутствия дел в структурном подразделении, принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на отсутствующие дела составляется акт о необнаружении дел, который подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с делами в архив.

14.2.4. Описи в архиве составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения (приложение N 33);

- дела по личному составу (приложение N 34).

14.2.5. Дела в описи располагаются строго в определенном порядке, согласно сводной номенклатуре дел администрации города.

14.2.6. Описи составляются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

14.2.7. К сводной описи дел постоянного хранения составляются титульный лист (приложение N 35) и предисловие. В предисловии отражаются основные направления деятельности администрации города, изменения в структуре, особенности формирования дел и составления описи дел.

14.2.8. Годовые разделы описи на дела постоянного хранения и по личному составу составляются в 3-х экземплярах, подписываются лицом, ответственным за архив, согласовываются с ЭКК при администрации города и ЭПК при Министерстве государственно-правового развития Омской области, утверждаются управляющим делами. Один экземпляр описи сдается в архивное управление Министерства государственно-правового развития Омской области.

14.3. Обеспечение сохранности документов

14.3.1. Дела, с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи их в объединенный ведомственный архив или на уничтожение, хранятся в структурных подразделениях. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

Завершенные делопроизводством дела постоянного (свыше 10 лет) срока хранения хранятся по месту их формирования в течение года, а затем сдаются в объединенный ведомственный архив. Руководители структурных подразделений и сотрудники несут ответственность за сохранность документов.

14.4. Использование архивных документов

14.4.1. Дела и копии документов, хранящихся в архиве, представляются сотрудникам администрации города для работы в помещении архива, вне архива - под роспись во временное пользование (срок не более недели).

14.4.2. Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения не разрешается.

По требованию судебных органов такое изъятие производится с разрешения управляющего делами с обязательным составлением в деле точной заверенной копии изъятого документа с вложением акта о причинах выдачи подлинника.

14.4.3. Снятие копий с документов в целях их использования в работе структурных подразделений или в интересах отдельных граждан производится с письменного разрешения управляющего делами или его заместителя.

14.4.4. Работники администрации города несут ответственность за правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в ней информации.

14.4.5. При увольнении работник администрации города обязан сдать в объединенный ведомственный архив находящиеся у него во временном пользовании документы.

14.5. Передача документов в государственный архив Омской области

14.5.1. Заведенные дела постоянного хранения хранятся в объединенном ведомственном архиве, а по истечении 5 лет, согласно Положению об архивном фонде Российской Федерации, утвержденному Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 N 552 (в редакции от 01.12.98), передаются на хранение в государственный архив Омской области.

Документы по личному составу в течение 75 лет хранятся в объединенном ведомственном архиве.

14.5.2. Передача документов в архивное управление Министерства государственно-правового развития Омской области "Государственный архив Омской области" производится по акту. Вместе с документами передаются справочные картотеки.

16. Особенности работы с документами, содержащими
конфиденциальную информацию

16.1. Конфиденциальность документированной информации определяется в соответствии с Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 N 24-ФЗ (ред. 10.01.2003).

16.2. Структурные подразделения, имеющие документы с указанной в п. 16.1 информацией:

- представляют сведения с учетом требований действующего законодательства по защите информации;

- учитывают отдельно от несекретной документации;

- печатают с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров;

- тиражируют с письменного разрешения руководителя структурного подразделения или его заместителя. Учет тиражируемых документов осуществляется поэкземплярно;

- передают работникам структурных подразделений под роспись;

- не могут передавать по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи;

- рассылают в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов;

- хранят в сейфах или металлических шкафах.

16.3. Документированная информация, указанная в пункте 16.1 формируется структурными подразделениями, имеющими доступ к такой информации, в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

16.4. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования" производится в общем порядке. В учетных документах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

На утраченные дела, документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

16.5. За нарушение режима защиты, обработки и порядка использования информации, указанной в п. 16.1, наступает ответственность в соответствии с действующим законодательством.

СОГЛАСОВАНО

Директор Государственного архива

Омской области

_____________ О.Д. Пугачева

<< Назад		>> 7. Подготовка заседаний коллегии при Мэре города, совещаний и других мероприятий с участием Мэра города, его заместителей,...
	Содержание Постановление Мэра города Омска от 30 сентября 2004 г. N 430-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации...

Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации города Омска

С изменениями и дополнениями от:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

15. Передача документов при реорганизации или ликвидации структурного подразделения

Приложение N 1. Бланк "Мэр города Омска"

Приложение N 1-1. Бланк "Мэр города Омска"

Приложение N 2. Бланк "Первый заместитель Мэра города Омска"

Приложение N 2-1. Бланк "Первый заместитель Мэра города Омска"

Приложение N 3. Бланк "Администрация г. Омска"

Приложение N 3-1. Бланк "Администрация г. Омска"

Приложение N 4. Бланк "Управление делами"

Приложение N 4-1. Бланк "Управление делами"

Приложение N 5. Бланк постановления Мэра города Омска

Приложение N 6. Бланк распоряжения Мэра города Омска

Приложение N 7. Форма листа согласования проекта постановления (распоряжения) Мэра города Омска (исключено)

Приложение N 8 (лицевая сторона). Образец справки к проекту постановления (распоряжения) (исключено)

Приложение N 8 (оборотная сторона). Форма указателя рассылки постановления (распоряжения) (исключено)

Приложение N 9. Форма журнала регистрации приема проектов правовых актов

Приложение N 10. Тематика кодификатора

Приложение N 11. Форма справки исполнения правовых актов, стоящих на контроле

Приложение N 12. Форма листа контроля

Приложение N 13. Форма листа разногласий к проекту постановления Мэра города (исключено)

Приложение N 14. Схема прохождения служебных документов

Приложение N 16. Форма регистрационно-контрольной карточки входящей корреспонденции

Приложение N 17. Образец оформления протокола

Приложение N 18. Образец оформления краткого протокола

Приложение N 19. Образец оформления сокращенного протокола

Приложение N 20. Образец оформления выписки из протокола

Приложение N 21. Образец оформления акта

Приложение N 22. Транслитерация русского алфавита

Приложение N 23. Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции

Приложение N 24. Форма журнала регистрации входящих телефонограмм

Приложение N 25. Форма телефонограммы

Приложение N 26. Форма журнала регистрации исходящих телефонограмм

Приложение N 27. Форма номенклатуры дел структурного подразделения администрации города

Приложение N 28. Форма сводной номенклатуры дел администрации города

Приложение N 29. Форма листа-заверителя дела

Приложение N 30. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 31. Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 32. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение N 33. Форма описи дел постоянного хранения

Приложение N 34. Форма описи дел по личному составу

Приложение N 35. Форма титульного листа к сводной описи дел постоянного хранения

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас