Приложение N 2. Регламент работы коллегии Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области

Приложение N 2

к приказу Министра промышленной

политики, транспорта и связи

Омской области

от 9 сентября 2004 г. N 11

Регламент работы коллегии
Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области

Настоящий Регламент определяет порядок подготовки и проведения заседаний коллегии Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области (далее - коллегия), оформление и исполнение принятых решений коллегии.

1. Планирование работы коллегии

1.1. Планирование работы коллегии осуществляется в соответствии с общими принципами и требованиями организации планирования в Министерстве промышленной политики, транспорта и связи Омской области.

1.2. Планы работы коллегии составляются на полугодие и утверждаются Министром-председателем коллегии.

В плане указываются точные формулировки вопросов, вносимых на рассмотрение коллегии, сроки их рассмотрения, члены коллегии, ответственные за подготовку вопросов и разработку проектов решений коллегии (далее - исполнители).

1.3. Заседания коллегии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал (четвертая среда месяца) в помещении Министерства.

На заседании коллегии рассматриваются, как правило, плановые вопросы. В связи с необходимостью, как исключение, могут вноситься на рассмотрение и внеплановые вопросы.

1.4. Вопросы для рассмотрения на заседаниях коллегии вносят председатель и члены коллегии, а также руководители структурных подразделений и специалисты по отдельным направлениям деятельности Министерства.

1.5. Предложения к проекту плана заседаний коллегии на очередное полугодие предоставляются в управление делами Министерства - ответственному секретарю коллегии, не позднее чем за 25 дней до начала отчетного периода.

Предложения к проекту плана должны содержать:

- формулировки вопросов и предполагаемые сроки их рассмотрения;

- фамилии докладчиков и лиц, ответственных за подготовку вопросов (состав комиссий или рабочих групп);

Предложения по проведению заседаний совместно с другими коллегиальными органами должны быть предварительно согласованы с руководителями этих органов.

1.6. Сбор предложений к проекту плана работы коллегии, подготовка и согласование проекта плана заседаний коллегии возлагается на ответственного секретаря коллегии.

1.7. Ответственный секретарь коллегии согласовывает подготовленный проект плана с членами коллегии и представляет его на рассмотрение в управление делами Министерства, а затем Министру-председателю коллегии.

Утвержденный коллегией и подписанный Министром-председателем коллегии план рассылается членам коллегии, а выписки из плана - другим исполнителям через канцелярию Министерства.

1.8. В утвержденный план заседаний коллегии решением коллегии или его председателя могут вноситься коррективы, а в случае необходимости проводиться внеочередные заседания.

2. Подготовка вопросов к заседаниям коллегии

2.1. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседании коллегии включает глубокий и всесторонний анализ существа проблемы, эффективности ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации, а также выявление недостатков, условий и причин, их порождающих; разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогнозируемые результаты от их реализации. В необходимых случаях может быть организована предварительная проверка состояния дел по рассматриваемой проблеме.

2.2. Указанный в плане заседания коллегии исполнитель в случае необходимости составляет план мероприятий по подготовке заседания коллегии и копию направляет лицам, участвующим в его реализации, а также в управление делами Министерства.

2.3. К заседаниям коллегии по обсуждаемому вопросу исполнителем готовятся следующие материалы:

- справка по обсуждаемому вопросу;

- проекты решения коллегии и других документов, подлежащих рассмотрению на заседании коллегии;

- список лиц, приглашенных на коллегию;

- список выступающих на заседании коллегии;

- иные документы по указанию председателя коллегии.

2.3.1. Справка должна содержать краткое и объективное изложение существа рассматриваемого вопроса, имеющиеся положительные моменты и недостатки на данном направлении работы, причины недостатков, проблемы и способы их разрешения, а также предполагаемые меры, направленные на совершенствование деятельности.

2.3.2. Проекты решений коллегии должны содержать краткие выводы по рассматриваемому вопросу и конкретные предложения и мероприятия по устранению недостатков и совершенствованию работы в данном направлении.

2.4. Все материалы проходят согласование и визируются начальником подразделения-исполнителя, лицом, ответственным за подготовку вопроса, и заместителем Министра, осуществляющим руководство соответствующим направлением деятельности.

Проекты решений коллегии, помимо того, визируются и руководителями других структурных подразделений или других коллегиальных органов, если они принимали участие в их подготовке или их интересы затрагиваются в данном решении.

2.5. Согласованные в установленном в пункте 2.4. порядке материалы не позднее чем за 10 дней до заседания коллегии предоставляются в управление делами Министерства - ответственному секретарю коллегии, который докладывает об их готовности начальнику управления делами Министерства, а затем Министру.

2.6. Материалы, подготовленные с нарушением предъявляемых к ним требований или представленные не в полном объеме, ответственным секретарем не принимаются, о чем делается соответствующая отметка.

Полученные управлением делами Министерства материалы могут быть возвращены исполнителям на доработку для устранения недостатков, о чем докладывается Министру-председателю коллегии и курирующему заместителю Министра.

2.7. В случае, если материалы коллегии по каким-либо причинам не могут быть представлены в указанный выше срок или, по мнению лица, ответственного за подготовку вопроса, отпала необходимость в его рассмотрении, об этом ответственное за подготовку лицо письменно докладывает Министру-председателю коллегии.

2.8. Ответственность за качество подготовленных материалов, достоверность содержащихся в них сведений и своевременность представления их к заседанию коллегии несут непосредственные исполнители, а также лица, отвечающие за подготовку вопроса.

2.9. Ответственный секретарь коллегии изучает представленные к заседанию коллегии материалы на предмет их полноты и не позднее чем за 7 дней до заседания коллегии представляет их на доклад Министру-председателю коллегии.

2.10. Недостаточно проработанные вопросы по указанию председателя коллегии или решению коллегии снимаются с обсуждения, и материалы возвращаются исполнителям на доработку.

2.11. Для изучения вопросов, подлежащих рассмотрению на заседании коллегии, подготовки и доработки проектов решений коллегии и других материалов, а также для проверки исполнения принятых решений председателем коллегии или коллегией могут создаваться временные комиссии и рабочие группы. Результаты их деятельности докладываются на коллегии. Члены комиссий или рабочих групп, имеющие особое мнение, вправе довести его до сведения членов коллегии или ее председателя.

3. Порядок подготовки и проведения заседаний коллегии

3.1. Ответственный секретарь коллегии в соответствии с планом работы коллегии, при наличии подготовленных согласно п.п. 2.3., 2.4. Регламента материалов формирует проект повестки дня, список участников заседания и согласовывает их с ответственным за подготовку вопроса на коллегию.

3.2. Повестка дня, включая дату, время и место проведения заседания коллегии, определяется Министром-председателем коллегии.

3.3. Ответственный секретарь коллегии после доклада о полученных материалах к заседанию коллегии Министру-председателю коллегии и согласования с ним повестки дня организует их тиражирование и рассылку членам коллегии, а также в заинтересованные структурные подразделения Министерства. Направление материалов другим адресатам осуществляется по согласованию с председателем коллегии. Доставка материалов членам коллегии производится не позднее чем за три дня до заседания коллегии.

3.4. На заседания коллегии могут приглашаться руководители структурных подразделений и специалисты Министерства, руководители иных органов и учреждений, представители федеральных органов государственной власти, органов государственной власти области, муниципальных органов власти, общественных объединений и средств массовой информации. Вопрос об их участии в заседаниях коллегии решается в каждом конкретном случае председателем коллегии.

3.5. Оповещение приглашенных на заседание коллегии сотрудников структурных подразделений Министерства осуществляет ответственный секретарь коллегии согласно утвержденному председателем коллегии списку.

Оповещение должностных, других заинтересованных лиц согласно утвержденному председателем коллегии списку осуществляют исполнители, ответственные за подготовку вопроса на коллегию.

Приглашение на заседания коллегии средств массовой информации - по согласованию с председателем коллегии.

3.6. Ответственный секретарь коллегии перед заседаниями организует регистрацию их участников и по окончании регистрации докладывает председателю коллегии (председательствующему) о явке членов коллегии и приглашенных лиц.

3.7. Председатель коллегии (председательствующий) открывает и закрывает заседания, информирует членов коллегии о лицах, приглашенных на заседание, организует обсуждение вопросов (предоставляет слово для выступлений, следит за соблюдением регламента, ставит на голосование проекты подготовленных документов, предложения по рассматриваемым вопросам и объявляет результат голосования), оглашает запросы, справки, заявления, предложения.

3.8. После открытия заседания коллегии председательствующий оглашает повестку дня, порядок проведения заседания, которые уточняются и утверждаются.

Вопросы, требующие безотлагательного решения, могут включаться по решению коллегии в повестку дня непосредственно на заседаниях.

Предложения о дополнительных вопросах повестки дня, замене вопросов или уточнении их формулировок вносятся председательствующим и членами коллегии одновременно с проектом решения по этому вопросу.

Решение о включении вопросов в повестку дня или снятии вопроса из рассмотрения считается принятым, если за него проголосовало более половины членов коллегии, присутствующих на заседании.

3.9. Время для докладов, выступлений в прениях, сообщений и справок устанавливается утвержденным председателем коллегии порядком ведения заседания коллегии. В необходимых случаях председательствующий может изменить время для выступлений.

3.10. Член коллегии выступает на заседании после предоставления ему слова председательствующим.

Слово для выступления в прениях предоставляется председательствующим в порядке поступления заявлений. С согласия членов коллегии председательствующий может изменить очередность выступлений.

Передача права на выступление в пользу другого члена коллегии не допускается.

Председательствующий имеет право взять слово для выступления в любое время.

3.11. В исключительных случаях, по решению коллегии, выступившим на заседании коллегии может быть предоставлено право выступить дополнительно.

3.12. Вопросы докладчикам (содокладчикам) задаются в устной форме с разрешения председательствующего, но могут быть представлены и в письменной форме.

3.13. Член коллегии в своем выступлении обязан следовать правилам этики, соблюдать собственное достоинство и уважать достоинство других членов коллегии, а также лиц, приглашенных на заседание коллегии.

Председательствующий вправе сделать предупреждение о недопустимости нарушения принятых правил. При повторном нарушении выступающим правил этики председательствующий вправе лишить его слова.

3.14. Лицо, не являющееся членом коллегии, в случае нарушения порядка может быть удалено председательствующим из зала заседания.

3.15. Прекращение прений производится по решению коллегии, принимаемому простым большинством голосов от общего числа членов коллегии, присутствующих на заседании. После прекращения прений докладчик имеет право на заключительное слово.

3.16. На заседании коллегии должны быть рассмотрены поступившие в ходе обсуждения вопросов принципиальные замечания и предложения по проектам документов. Результаты обсуждения по указанию председательствующего отражаются в протоколе заседания.

3.17. Звукозапись, видео- и фотосъемка заседаний коллегии осуществляются по согласованию с председателем (председательствующим) или решению коллегии.

Организация звукозаписи, видео- и фотосъемки возлагается на специалиста по связям с общественностью и СМИ.

3.18. Тексты докладов и выступлений по окончании заседаний сдаются ответственному секретарю коллегии.

Члены коллегии и другие участники заседаний коллегии, которые не имели возможности выступить в связи с прекращением прений, передают тексты своих выступлений ответственному секретарю коллегии для приобщения к протоколу.

4. Порядок принятия решений коллегии

4.1. Заседание коллегии считается правомочным, если на нем присутствует не менее половины членов коллегии.

4.2. Решения по рассматриваемым на заседаниях коллегии вопросам принимаются открытым голосованием.

Перед началом голосования председательствующий указывает количество поступивших предложений, ставящихся на голосование, уточняет их формулировки.

4.3. При голосовании каждый член коллегии имеет один голос и подает его за принятие решения, против принятия решения или воздерживается при голосовании.

Член коллегии, отсутствующий на заседании, не имеет права участвовать в голосовании.

4.4. Решения по каждому обсуждаемому вопросу принимаются большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов коллегии.

4.5. По решению коллегии, в случае выявления ошибок в порядке и технике проведения голосования, может быть проведено повторное голосование.

4.6. В случае разногласий между Министром и коллегией Министр принимает свое решение и при необходимости докладывает о возникших разногласиях руководству области.

4.7. Решения коллегии подписываются председателем коллегии или лицом, исполняющим его обязанности (председательствующим), и доводятся до сведения заинтересованных лиц.

4.8. Решения коллегии по организационным и процедурным вопросам вносятся в протокол заседания. Содержащиеся в них предписания (поручения) подлежат обязательному исполнению в установленном порядке.

4.9. В отдельных случаях решения коллегии по неотложным вопросам могут приниматься в опросном порядке.

4.10. Решения, принятые на совместных заседаниях коллегии Министерства и других коллегиальных органов, объявляются совместными приказами.

5. Документальное оформление заседаний коллегии

5.1. По итогам заседания коллегии составляется краткий протокол (Приложение 1). В протоколе указываются: его порядковый номер, дата,

5.2. Оформление и согласование протоколов возлагается на ответственного секретаря коллегии.

К подготовке протоколов могут привлекаться работники заинтересованных подразделений Министерства, члены коллегии.

5.3. Протоколы подписываются председателем (председательствующим) коллегии и ее ответственным секретарем.

5.4. К протоколам прилагаются письменные доклады и выступления участников, другие документы, а по указанию председателя (председательствующего) или решению коллегии могут прилагаться звукозаписи.

5.5. Выписки из протоколов, содержащие какие-либо поручения, рассылаются ответственным секретарем должностным лицам (исполнителям).

6. Порядок доработки проектов решений и иных документов коллегии

6.1. Непосредственная доработка проектов решений, иных документов, рассмотренных на заседании коллегии, их согласование возлагается на должностных лиц подразделений-исполнителей. Сроки для доработки документов не должны превышать 10-ти календарных дней, если не установлен иной срок коллегией и ее председателем.

Проекты документов подлежат повторному визированию, если в процессе доработки в них внесены существенные изменения.

Дополнительно доработанные проекты документов проходят согласование и визирование членами коллегии, выступившими с замечаниями и предложениями, которые были рассмотрены в ходе заседания в соответствии с п. 3.16. настоящего Регламента.

6.2. Ответственный секретарь коллегии участвует в доработке проектов документов, их согласовании, осуществляет контроль за полнотой реализации поступивших замечаний и предложений.

6.3. После доработки проекты решений и иные документы передаются ответственному секретарю коллегии, который вместе с протоколом докладывает и представляет их на подпись Министру-председателю коллегии (председательствующему).

7. Контроль за исполнением решений коллегии

7.1. Непосредственный контроль за исполнением решений коллегии по существу содержания поручений возлагается на членов коллегии, назначенных ответственными за их реализацию, а также осуществляется всеми членами коллегии в процессе текущей работы.

7.2. Текущий контроль за исполнением поручений, содержащихся в решениях коллегии, и поручений, содержащихся в протокольных решениях коллегии, возлагается на ответственного секретаря коллегии.

7.3. Коллегия на своих заседаниях может рассматривать вопросы о ходе реализации принятых ею решений, заслушивать лиц, ответственных за контроль их выполнения, начальников подразделений и других специалистов Министерства о результатах проделанной работы.

Периодически подводит итоги своей деятельности, а также рассматривает результаты работы членов коллегии при подготовке и реализации решений коллегии.

7.4. В структурных подразделениях Министерства заводятся контрольные дела по исполнению решений коллегии, в которых помимо контролируемого документа контролируются все материалы, относящиеся к исполнению решения.

7.5. Решение коллегии находится на контроле, как правило, не более одного года, если иной срок не указан в решении.

По истечении срока исполнения решения проводится снятие его с контроля либо продление срока исполнения и контроля.

Снятие решений с контроля или продление срока исполнения производится решением председателя коллегии по представлению членов коллегии, ответственных за их выполнение, и непосредственных исполнителей, а также по результатам контрольных проверок.

7.6. Ответственный секретарь после снятия решения с контроля делает об этом соответствующую отметку в контрольной карточке, которая хранится в материалах заседания коллегии.

8. Ответственный секретарь коллегии

8.1. Осуществляет организационные мероприятия, связанные с подготовкой заседаний коллегии.

8.2. Готовит проекты планов работы коллегии, согласовывает их с заместителями Министра, руководителями структурных подразделений, ответственными за их выполнение, и представляет их для утверждения Министру.

8.3. Обеспечивает контроль за своевременным представлением исполнителями материалов на коллегию.

8.4. С согласия начальника управления делами Министерства возвращает исполнителям для доработки неудовлетворительно подготовленные документы.

8.5. Обеспечивает своевременное тиражирование материалов коллегии и рассылку их членам коллегии и, по указанию Министра, другим заинтересованным лицам.

8.6. Обеспечивает организацию проведения коллегии (подготовка помещения, регистрация участников заседания, ведение протокола).

8.7. Готовит протоколы заседаний коллегии и представляет их на подпись Министру.

8.8. Обеспечивает доработку решений коллегии и принятых ею документов должностными лицами-исполнителями с учетом замечаний и предложений, высказанных участниками по обсуждаемым вопросам.

8.9. Обеспечивает представление подготовленных документов на подпись Министру-председателю коллегии.

8.10. Организует своевременное копирование подписанных председателем коллегии документов, направление их членам коллегии, должностным лицам Министерства для исполнения.

8.11. Организует контроль за исполнением решений по форме и в установленные сроки, а также снятие с контроля.

Начальник управления делами

Б.А. Антонов