7. Подготовка заседаний коллегии при Мэре города, совещаний и других мероприятий с участием Мэра города, его заместителей, руководителей структурных подразделений администрации города

7. Подготовка заседаний коллегии при Мэре города, совещаний и других
мероприятий с участием Мэра города, его заместителей, руководителей
структурных подразделений администрации города

7.1. Подготовка заседания коллегии при Мэре города

7.1.1. Вопросы на заседание коллегии при Мэре города вносятся в соответствии с планом работы администрации города на месяц.

Решение о снятии вопроса с повестки дня принимается членами коллегии на предшествующем заседании коллегии при наличии письменного обоснования руководителя структурного подразделения, ответственного за подготовку вопроса, о нецелесообразности его рассмотрения.

Повестка дня очередного заседания коллегии оглашается на предшествующем заседании коллегии.

По решению Мэра города в повестку очередного заседания коллегии могут быть внесены особо значимые вопросы.

День проведения коллегии - последний четверг месяца.

7.1.2. Ответственность за своевременную и качественную подготовку вопросов на заседание коллегии несут первые заместители, заместители Мэра города, курирующие данное направление работы, руководители структурных подразделений (далее по тексту раздела - руководители).

Советник руководителя, осуществляющего подготовку вопроса на заседание коллегии, несет ответственность за оформление и своевременное представление материалов:

- проекта постановления Мэра города по вопросу, вносимому на заседание коллегии, с листом согласования, листом разногласий (при их наличии);

- справки о состоянии дел по вопросу;

- списка приглашенных для рассмотрения вопроса;

- предложений по повестке дня заседания коллегии с указанием формулировки вопроса, вносимого на заседание коллегии, времени, необходимого для рассмотрения вопроса, докладчика, содокладчиков, выступающих;

- материалов для видеопрезентации и демонстрационных плакатов (таблицы, графики, схемы и т.д.) по рассматриваемому вопросу и заявки о необходимости привлечения комплекта аппаратуры для видеопрезентации.

7.1.3. Предложения по повестке дня, с указанием формулировки вопроса, вносимого на заседание коллегии, времени, необходимого для рассмотрения вопроса, докладчика, содокладчиков, выступающих и список приглашенных, согласованные с первым заместителем, заместителем Мэра города, курирующим данное направление работы, представляются советником руководителя в оргуправление за 13 календарных дней до заседания коллегии.

7.1.4. На основе представленных предложений оргуправление не позднее, чем за 10 календарных дней до заседания коллегии составляет и направляет заместителю Мэра города, руководителю Бюро Мэра города для согласования проект повестки дня заседания коллегии, список и схему рассадки участников заседания коллегии.

Согласованные заместителем Мэра города, руководителем Бюро Мэра города повестка дня заседания коллегии, список и схема рассадки участников коллегии передается оргуправлением не позднее, чем за 7 календарных дней до заседания коллегии в управление делами для комплектования материалов для участников заседания коллегии и их оповещения.

7.1.5. Проект постановления Мэра города по вопросу, вносимому на заседание коллегии, согласованный в порядке, предусмотренном в разделе 4 настоящей инструкции, с листом согласования, листом разногласий (при их наличии) (приложение N 13), справка о состоянии дел по вопросу представляются советником руководителя в сектор по работе с распорядительными документами общего отдела не позднее, чем за 7 календарных дней до заседания коллегии.

7.1.6. Демонстрационные плакаты (таблицы, графики, схемы и т.д.) по рассматриваемому вопросу представляются советником руководителя в управление делами не позднее, чем за 3 календарных дня до заседания коллегии.

Заявка о необходимости привлечения комплекта аппаратуры для видеопрезентации направляется советником руководителя в управление делами не позднее, чем за 7 календарных дней до заседания коллегии в соответствии с разделом 7.4 настоящей инструкции.

7.1.7. Управление делами:

- не позднее, чем за сутки, оповещает участников заседания коллегии, о месте и времени ее проведения, комплектует и рассылает участникам заседания коллегии материалы по рассматриваемому вопросу;

- обеспечивает подготовку зала заседания коллегии, звукозапись заседания, аудиовизуальное сопровождение.

7.1.8. Оргуправление осуществляет регистрацию участников и дежурство во время проведения заседания коллегии.

7.1.9. Управлением делами осуществляется расшифровка звукозаписи заседания коллегии (подготовка стенограммы) и оформление протокола заседания коллегии.

Стенограмма подписывается заведующим сектором печатных и полиграфических работ общего отдела управления делами.

Протокол заседания коллегии содержит следующие реквизиты:

- наименование документа, порядковый номер, дату и место проведения заседания;

- фамилии, имена, отчества ведущего заседание, членов коллегии, постоянных присутствующих и приглашенных по вопросам на заседание коллегии;

- повестку дня;

- фамилии, инициалы имени и отчества лиц, выступивших с докладами, содокладами и в прениях;

- результат обсуждения каждого вопроса;

- подписи.

Основной текст протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела состоит из подразделов "слушали" "выступили", "постановили".

В подразделе "слушали" указываются наименование рассматриваемого вопроса, фамилии и инициалы докладчика и содокладчика.

В подразделе "выступили" указываются фамилии и инициалы выступивших по данному пункту повестки дня.

В подразделе "постановили" пишется, например: "принять проект постановления без изменений" или "принять проект постановления с учетом высказанных замечаний и предложений".

Отдельные поручения Мэра города, данные им в ходе рассмотрения вопроса вносятся в протокол заседания коллегии и ставятся на контроль в базе АСКИД. Контроль за исполнением указанных поручений осуществляет руководитель, ответственный за подготовку вопроса на заседание коллегии.

К протоколу заседания коллегии прилагается оформленная соответствующим образом стенограмма.

Протокол заседания коллегии при Мэре города подписывается Мэром города и заместителем Мэра, руководителем Бюро Мэра города.

7.1.10. Окончательная доработка материалов, рассмотренных на заседании коллегии, осуществляется ответственным за подготовку вопроса в течение 10 дней после заседания коллегии (кроме документов, по которым Мэром города установлен иной срок) с учетом замечаний, дополнений, исправлений, внесенных на заседании коллегии.

Проекты правовых актов, рассмотренные на заседании коллегии, подлежат согласованию в порядке, предусмотренном в разделе 4 настоящей инструкции.

Ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта правового акта по вопросу, рассмотренному на заседании коллегии, несет руководитель, ответственный за подготовку данного вопроса на заседание коллегии.

7.1.11. Контроль за своевременной доработкой и сдачей материалов, рассмотренных на заседании коллегии, осуществляет сектор по работе с распорядительными документами общего отдела.

7.2. Подготовка аппаратного совещания у Мэра города

7.2.1. Аппаратные совещания у Мэра города проводятся еженедельно по понедельникам. В первый понедельник месяца проводится расширенное аппаратное совещание.

Вопросы для рассмотрения на аппаратном совещании у Мэра города вносятся в соответствии с планом работы администрации города на месяц.

По решению Мэра города в повестку очередного аппаратного совещания могут быть внесены актуальные вопросы и особо значимые контрольные вопросы об исполнении поручений с аппаратных совещаний.

Если запланированный вопрос не может быть своевременно внесен на аппаратное совещание у Мэра города, руководитель структурного подразделения ответственный за подготовку вопроса, по согласованию с первым заместителем, заместителем Мэра города, курирующим данное направление работы, письменно информирует об этом Мэра города за 7 рабочих дней до намеченного срока.

О принятом Мэром города решении структурное подразделение, ответственное за подготовку вопроса, информирует оргуправление в день принятия решения Мэром города.

7.2.2. Ответственность за своевременную и качественную подготовку вопросов на аппаратное совещание несут первые заместители, заместители Мэра города, руководители структурных подразделений.

Советник руководителя, осуществляющего подготовку вопроса на аппаратное совещание у Мэра города, несет ответственность за оформление и своевременное представление материалов:

- информации о состоянии дел по вопросу;

- предложений по повестке дня с указанием формулировки вопроса, вносимого на аппаратное совещание, докладчика, содокладчиков, списка приглашенных для рассмотрения вопроса;

- материалов для видеопрезентации и демонстрационных плакатов (таблицы, графики, схемы и т.д.) по рассматриваемому вопросу и заявки о необходимости привлечения комплекта аппаратуры для видеопрезентации.

7.2.3. Предложения по повестке дня с указанием формулировки вопроса, вносимого на аппаратное совещание, докладчика, содокладчиков, списка приглашенных для рассмотрения вопроса представляются в оргуправление:

- по плановым вопросам за 10 календарных дней до аппаратного совещания;

- по контрольным вопросам за 7 календарных дней до аппаратного совещания.

7.2.4. Материалы по вопросам, вносимым на аппаратное совещание, согласованные с первым заместителем, заместителем Мэра города, курирующим данное направление работы, представляются в оргуправление не позднее, чем за 3 календарных дня до аппаратного совещания у Мэра города.

7.2.5. Демонстрационные плакаты (таблицы, графики, схемы и т.д.) по рассматриваемому вопросу представляются в управление делами не позднее, чем за 3 календарных дня до аппаратного совещания у Мэра города.

Заявка о необходимости привлечения комплекта аппаратуры для видеопрезентации направляется в управление делами за 7 календарных дней до аппаратного совещания у Мэра города в соответствии с разделом 7.4. настоящей инструкции.

7.2.6. Оргуправление за 5 календарных дней до аппаратного совещания у Мэра города составляет и направляет заместителю Мэра города, руководителю Бюро Мэра города для согласования проект повестки аппаратного совещания, список приглашенных и схему рассадки участников аппаратного совещания.

Утвержденная Мэром города повестка аппаратного совещания рассылается оргуправлением участникам аппаратного совещания не позднее, чем за 3 календарных дня до аппаратного совещания у Мэра города.

Оповещение участников аппаратного совещания о времени и месте проведения очередного аппаратного совещания осуществляется специалистами приемной Мэра города не позднее, чем за 3 календарных дня до аппаратного совещания у Мэра города.

7.2.7. Оргуправление обеспечивает комплектование материалов по рассматриваемым вопросам для участников аппаратного совещания, осуществляет регистрацию, рассадку приглашенных и дежурство у зала.

Управление делами обеспечивает подготовку зала, звукозапись (при необходимости осуществляет расшифровку звукозаписи), аудиовизуальное сопровождение.

Протокол аппаратного совещания ведет советник Мэра города.

7.2.8. Поручения, данные Мэром города в ходе рассмотрения вопросов на аппаратном совещании, оформляются советником Мэра города и не позднее 3-х календарных дней со дня проведения аппаратного совещания передаются в оргуправление для рассылки ответственным исполнителям, формирования перечня поручений и контроля за их исполнением.

7.2.9. Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений Мэра города несут первые заместители, заместители Мэра города, руководители структурных подразделений.

Советник руководителя, ответственного за исполнение поручения, отвечает за оформление и своевременное представление информации об исполнении поручения.

Если поручение дано одновременно нескольким руководителям, то руководитель, указанный в протоколе первым среди исполнителей, несет ответственность за исполнение поручения всеми исполнителями и подготовку обобщенной информации об исполнении поручения.

Решение о снятии поручения с контроля принимается Мэром города.

7.2.10. Информация об исполнении поручений представляется Мэру города не позднее, чем в срок, установленный Мэром города.

Если срок исполнения поручения Мэром города не определен, информация об исполнении поручения должна быть представлена не позднее, чем через месяц со дня аппаратного совещания, на котором дано поручение.

Если срок исполнения поручения Мэром города определен "систематически" или "ежемесячно" информация о ходе его исполнения направляется Мэру города ежемесячно до 25 числа.

Если срок исполнения поручения Мэра города определен "ежедневно" или "еженедельно", информация о ходе его исполнения направляется Мэру города еженедельно каждый четверг.

7.2.11. Контроль за своевременным представлением Мэру города информации об исполнении поручений осуществляется оргуправлением.

Сведения об исполнении поручений заносятся оргуправлением в перечень поручений по мере поступления информации от ответственных за исполнение поручения.

Еженедельно оргуправлением формируется перечень поручений, стоящих на контроле и снятых с контроля.

Еженедельно, в пятницу, перечень поручений, стоящих на контроле и снятых с контроля, представляется заместителю Мэра города, руководителю Бюро Мэра города для согласования.

Еженедельно, в понедельник, оргуправление направляет ответственным исполнителям перечень поручений, с истекшими и приближающимися сроками исполнения на предстоящие 10 дней.

Оргуправление по поручению заместителя Мэра города, руководителя Бюро Мэра города осуществляет контрольные проверки исполнения поручений.

7.3. Подготовка совещаний и других мероприятий с участием Мэра города, его заместителей, руководителей структурных подразделений

7.3.1. Совещания и другие мероприятия с участием Мэра города, его заместителей, руководителей структурных подразделений проводятся в соответствии с планом работы администрации города на месяц.

Если мероприятие, предусмотренное планом работы администрации города на месяц, по каким-либо причинам не может быть выполнено в установленный срок, руководитель структурного подразделения, ответственного за подготовку мероприятия, по согласованию с первым заместителем, заместителем Мэра города, курирующим данное направление работы, письменно информируют об этом Мэра города за 7 рабочих дней до намеченного срока.

О принятом Мэром города решении ответственные исполнители письменно уведомляют оргуправление в день принятия решения Мэром города.

В случае проведения внеочередных мероприятий с участием Мэра города ответственные исполнители обязаны письменно проинформировать оргуправление не позднее, чем за 7 календарных дней до даты проведения мероприятия.

7.3.2. Ответственность за своевременную и качественную подготовку мероприятий несут руководители структурных подразделений.

По согласованию с первым заместителем Мэра города, заместителем Мэра города, курирующим данное направление работы, руководители структурных подразделений, ответственные за проведение мероприятия, определяют:

- форму проведения мероприятия (совещание, заседание, встреча, прием и т.д.);

- повестку дня мероприятия;

- план подготовки мероприятия;

- список приглашенных;

- порядок проведения и финансирования мероприятия.

7.3.3. Советник руководителя структурного подразделения, ответственного за проведение мероприятия, отвечает за оформление и своевременное представление следующих материалов:

- плана подготовки мероприятия;

- порядка проведения мероприятия;

- списка приглашенных;

- проекта распорядительного документа о финансировании мероприятия;

- документов по рассматриваемым вопросам, проектов итоговых документов;

- заявки на подготовку зала для проведения мероприятия.

7.3.4. План подготовки мероприятия должен обеспечить решение структурным подразделением, ответственным за проведение мероприятия, следующих задач:

- подготовка материалов мероприятия (повестка дня, список приглашенных, доклад, выступления, проекты итоговых документов);

- разработка порядка проведения и финансирования мероприятия;

- оповещение участников и обеспечение их явки, ознакомление с материалами, собеседование с выступающими и т.п.;

- подготовка места для проведения мероприятия (заявка на предоставление зала и его техническое обеспечение, схема рассадки участников, таблички участников, материалы для участников и т.д.);

- обеспечение встречи участников, их регистрации, размещения, дежурство и т.п.;

- освещение мероприятия в средствах массовой информации.

В порядке проведения мероприятия указываются:

- наименование мероприятия;

- дата, время и место его проведения;

- цель мероприятия;

- ведущий (председательствующий) мероприятия (в необходимых случаях ассистент ведущего/председательствующего);

- докладчики, содокладчики, выступающие с указанием темы и времени для каждого выступления;

- участие Мэра города, первых заместителей, заместителей Мэра города, руководителя структурного подразделения, ответственного за подготовку мероприятия, других приглашенных на мероприятие (вступительное, заключительное слово, оглашение решения, ответы на вопросы, беседа и т.п.).

В списке приглашенных указываются фамилии, имена, отчества участников мероприятия и занимаемые ими должности.

7.3.5. Проект распорядительного документа о финансировании мероприятия, согласованный в порядке, предусмотренном в разделе 4 настоящей инструкции, представляется в сектор по работе с распорядительными документами общего отдела за 30 календарных дней до проведения мероприятия.

7.3.6. Заявка о предоставлении зала и его техническом обеспечении представляется в управление делами не позднее, чем за 7 календарных дней до проведения мероприятия.

В заявке необходимо указать дату и время проведения мероприятия, количество участников, необходимый объем технического обеспечения зала (микрофоны, звукозапись, расшифровка звукозаписи, аудиовизуальное сопровождение - в соответствии с разделом 7.4 настоящей инструкции).

7.3.7. Советник руководителя структурного подразделения, ответственного за проведение мероприятия, обеспечивает стенографирование и оформление протокола, если форма проводимого мероприятия его предусматривает, осуществляет контроль за исполнением поручений, данных в ходе проведения мероприятия.

7.3.8. В целях контроля за организационным обеспечением мероприятий с участием Мэра города в оргуправление представляются:

- не позднее, чем за 7 календарных дней до проведения мероприятия план подготовки мероприятия;

- не позднее, чем за 3 рабочих дня до проведения мероприятия список приглашенных на мероприятие, порядок его проведения, повестка дня, проекты итоговых документов, другие документы и материалы.

7.4. Аудиовизуальное сопровождение мероприятий

7.4.1. Аудиовизуальное сопровождение докладов и выступлений на мероприятиях, проводимых с участием Мэра города или его заместителей возможно с использованием презентационного оборудования на основании заявки по указанию управляющего делами администрации города.

7.4.2. Заявка на использование оборудования подается на имя управляющего делами администрации города не позднее чем за 7 дней до проведения мероприятия.

В заявке должны быть указаны: необходимый состав оборудования, дата, время и место проведения мероприятия, лицо ответственное за организацию мероприятия; кто из руководителей города принимает участие.

7.4.3. Начальник отдела информационных технологий, телекоммуникаций и связи управления делами (далее по тексту - отдел ИТ), по получении заявки, согласованной управляющим делами, назначает специалиста, ответственного за техническое сопровождение и настройку презентационного оборудования, инструктаж по его использованию.

7.4.4. Структурное подразделение - организатор мероприятия обеспечивает:

- подготовку материалов презентации (технология подготовки презентации должна быть согласована с ответственным специалистом отдела ИТ);

- подготовку схемы размещения презентационного оборудования на месте проведения мероприятия (схема размещения оборудования должна быть согласована ответственным специалистом отдела ИТ);

- транспорт для доставки оборудования и специалиста отдела ИТ к месту проведения мероприятия и обратно, в случае проведения мероприятия вне здания администрации города (возврат оборудования производится в день окончания мероприятия);

- помещение, гарантирующее сохранность оборудования (в случае проведения мероприятия в течение нескольких дней вне здания администрации города).

7.4.5. Предварительный просмотр качества презентации производится за день до проведения мероприятия ответственными специалистами структурного подразделения - организатора мероприятия и отдела ИТ.

7.4.6. Управление работой презентационного оборудования во время мероприятия, как правило, осуществляется специалистом подразделения - организатора мероприятия.

В случае, если управление работой оборудования осуществляет специалист отдела ИТ, организатор мероприятия должен предоставить за один день до проведения мероприятия тексты сопровождаемых докладов с необходимой информацией о времени и порядке смены кадров аудиовизуального ряда, а также список кадров с краткой характеристикой.