Приложение. Положение об объединенном архиве Министерства образования Омской области

Приложение

к приказу Министерства

образования Омской области

от 15 декабря 2005 г. N 33

Положение
об объединенном архиве Министерства образования Омской области

1. Основные положения

1. Настоящее Положение регламентирует организационные основы деятельности объединенного архива Министерства образования Омской области (далее - Министерство).

2. Объединенный архив Министерства (далее - архив) создается с целью временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, и документов длительного практического значения, образующихся в процессе деятельности Министерства, учреждений, находящихся в ведении Министерства; отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в государственное учреждение Омской области "Государственный архив Омской области" (далее - Государственный архив Омской области).

3. Документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, имеющие научное, экономическое, социально-культурное или историческое значение, являются государственной частью Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на государственное хранение в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552, Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, федеральным и областным законодательством, настоящим Положением.

4. В своей работе архив руководствуется федеральным и областным законодательством Российской Федерации, правилами и инструкциями архивных органов, настоящим Положением.

2. Задачи и функции архива Министерства

5. Основными задачами архива Министерства являются:

1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен настоящим Положением;

2) учет и обеспечение сохранности документов;

3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4) использование хранящихся в архиве документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой Российской Федерации и Государственным архивом Омской области.

6. Архив Министерства в целях выполнения возложенных задач осуществляет следующие основные функции:

1) принимает на хранение подготовленные в соответствии с порядком, установленным разделом 5 настоящего Положения, документы структурных подразделений Министерства, учреждений, находящихся в ведении Министерства;

2) учитывает и обеспечивает сохранность принятых на хранение в архив дел и документов;

3) создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к документам архива (описи, каталоги, указатели, исторические справки, предисловия);

4) проводит экспертизу ценности документов и обработку дел постоянного хранения;

5) ежегодно представляет на рассмотрение Экспертной комиссии Министерства описи дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

6) представляет в Государственный архив Омской области по установленным формам сведения о хранящихся документах;

7) осуществляет использование документов, хранящихся в архиве;

8) ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3. Состав документов архива

7. Объединенный архив Министерства комплектуется делами:

- постоянного срока хранения Министерства и его предшественников;

- временного хранения (свыше 10 лет), по личному составу Министерства, его предшественников, учреждений, находящихся в ведении: Министерства, а также ликвидированных образовательных учреждений;

- иными документами, относящимися к деятельности учреждении в сфере образования;

- научно-справочным аппаратом раскрывающим состав и содержание дел архива (исторические справки, описи дел, предисловия, каталоги, обзоры).

4. Передача дел на хранение в архив

8. Структурные подразделения Министерства, учреждения, находящиеся в ведении Министерства, передают на хранение в архив дела постоянного срока хранения, по личному составу и документы временного (свыше 10-ти лет) хранения. Передача дел на хранение в архив осуществляется по архивным описям установленной законодательством формы.

9. Дела временного (до 10-ти лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке после прохождения экспертизы ценности документов. Дела временного хранения могут передаваться в архив по решению Министра.

10. Передача дел на хранение в архив осуществляется в соответствии с планом-графиком приема дел в архив.

11. В период подготовки дел к передаче в архив лицом, ответственным за архив структурного подразделения Министерства или учреждения, находящегося в ведении Министерства, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, фактическому наличию дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений Министерства или учреждений, находящихся в ведении Министерства, обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дела составляется справка.

12. Прием на хранение каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения Министерства или лица, ответственного за архив учреждения, находящегося в ведении Министерства. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передававшего дела на хранение.

5. Порядок использования документов архива

13. Дела из архива могут выдаваться для использования работникам Министерства с разрешения Министра или заместителей Министра на срок, не превышающий 30-ти дней.

14. Выдача копий документов, ознакомление с оригиналами документов производится на основании письменного разрешения Министра или заместителей Министра.

15. Архивные копии документов или справки выдаются организациям, ведомствам, а также гражданам по их письменным запросам на основании резолюции Министра или заместителей Министра.

16. При поступлении письменных запросов и судебных, правоохранительных и иных органов копии направляемых документов заверяются печатью Министерства.

17. Подлинники документов выдаются указанным органам только по решению Министра или заместителей Министра. При этом выдача документов во временное пользование оформляется актом в двух экземплярах, один из которых остается в архиве Министерства, другой выдается получателю. В деле, из которого выдается подлинник документа, в обязательном порядке остается заверенная копия.

18. После возвращения подлинника документа в Министерство, работником архива проверяется соответствие подлинника заверенной копии, хранящейся в деле. В случае обнаружения несоответствия об этом незамедлительно докладывается Министру.

6. Порядок передачи документов на государственное хранение

19. Документы Архивного фонда Российской Федерации (постоянного хранения), временно находящиеся в архиве Министерства, передаются на постоянное государственное хранение по истечении 10-ти лет в Государственный архив Омской области.

20. Документы передаются на постоянное государственное хранение по описям дел, утвержденным экспертно-проверочной комиссией при Министерстве государственно-правового развития Омской области.

При передаче документов в Государственный архив Омской области даются дополнения к исторической справке о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности, составе и состоянии переданных на государственное хранение документов.

Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов.

Прием документов на постоянное государственное хранение оформляется актом приема-передачи дел.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на постоянное хранение, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке, составленной на основании акта об утрате документов.

Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

21. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем Государственного архива Омской области проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. Обнаруженные недостатки устраняются.

22. Документы передаются на постоянное государственное хранение вместе с тремя подшитыми экземплярами описей и актом приема-передачи.

Согласовано Руководитель ГУ Омской области "Государственный архив Омской области"

О.Д. Пугачева

5 декабря 2005 г.