7. Подготовка совещаний и других мероприятий с участием Мэра города Омска, его заместителей, руководителей структурных подразделений администрации города

7. Подготовка совещаний и других мероприятий с участием
Мэра города Омска, его заместителей, руководителей структурных
подразделений администрации города

7.1. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 7.1

7.2. Подготовка аппаратного совещания у Мэра города Омска

7.2.1. Аппаратные совещания у Мэра города Омска проводятся еженедельно по понедельникам. В первый понедельник месяца проводится расширенное аппаратное совещание.

Вопросы для рассмотрения на аппаратном совещании у Мэра города Омска вносятся в соответствии с планом работы Администрации города Омска на месяц.

По решению Мэра города Омска в повестку очередного аппаратного совещания могут быть внесены актуальные вопросы и особо значимые контрольные вопросы об исполнении поручений с аппаратных совещаний.

Если запланированный вопрос не может быть своевременно внесен на аппаратное совещание у Мэра города Омска, руководитель структурного подразделения ответственный за подготовку вопроса, по согласованию с первым заместителем, заместителем Мэра города Омска, курирующим данное направление работы, письменно информирует об этом Мэра города Омска за 7 рабочих дней до намеченного срока.

О принятом Мэром города Омска решении структурное подразделение, ответственное за подготовку вопроса, информирует оргуправление в день принятия решения Мэром города Омска.

7.2.2. Ответственность за своевременную и качественную подготовку вопросов на аппаратное совещание несут первые заместители, заместители Мэра города Омска, руководители структурных подразделений.

Советник руководителя, осуществляющего подготовку вопроса на аппаратное совещание у Мэра города Омска, несет ответственность за оформление и своевременное представление материалов:

- информации о состоянии дел по вопросу;

- предложений по повестке дня с указанием формулировки вопроса, вносимого на аппаратное совещание, докладчика, содокладчиков, списка приглашенных для рассмотрения вопроса;

- материалов для видеопрезентации и демонстрационных плакатов (таблицы, графики, схемы и т.д.) по рассматриваемому вопросу и заявки о необходимости привлечения комплекта аппаратуры для видеопрезентации.

7.2.3. Предложения по повестке дня с указанием формулировки вопроса, вносимого на аппаратное совещание, докладчика, содокладчиков, списка приглашенных для рассмотрения вопроса представляются в оргуправление:

- по плановым вопросам за 10 календарных дней до аппаратного совещания;

- по контрольным вопросам за 7 календарных дней до аппаратного совещания.

7.2.4. Материалы по вопросам, вносимым для рассмотрения на аппаратном совещании у Мэра города Омска, согласованные с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, ведущим соответствующий вопрос, представляются советником руководителя, ответственного за подготовку вопроса для рассмотрения на аппаратном совещании у Мэра города Омска, на бумажном носителе в оргуправление и на электронном носителе в департамент информационной политики и общественных отношений администрации города Омска не позднее чем за 3 календарных дня до даты проведения аппаратного совещания у Мэра города Омска.

7.2.5. Демонстрационные плакаты (таблицы, графики, схемы и т.д.) по рассматриваемому вопросу представляются в управление делами не позднее, чем за 3 календарных дня до аппаратного совещания у Мэра города Омска.

Заявка о необходимости привлечения комплекта аппаратуры для видеопрезентации направляется в управление делами за 7 календарных дней до аппаратного совещания у Мэра города Омска в соответствии с разделом 7.4. настоящей инструкции.

7.2.6. Оргуправление за 5 календарных дней до аппаратного совещания у Мэра города Омска составляет и направляет заместителю Мэра города Омска, регулирующему деятельность оргуправления для согласования проект повестки аппаратного совещания, список приглашенных и схему рассадки участников аппаратного совещания.

Утвержденная Мэром города Омска повестка аппаратного совещания рассылается оргуправлением участникам аппаратного совещания не позднее, чем за 3 календарных дня до аппаратного совещания у Мэра города Омска.

Оповещение участников аппаратного совещания о времени и месте проведения очередного аппаратного совещания осуществляется специалистами приемной Мэра города Омска не позднее, чем за 3 календарных дня до аппаратного совещания у Мэра города Омска.

7.2.7. Оргуправление обеспечивает комплектование материалов по рассматриваемым вопросам для участников аппаратного совещания, осуществляет регистрацию, рассадку приглашенных и дежурство у зала.

Управление делами обеспечивает подготовку зала, звукозапись (при необходимости осуществляет расшифровку звукозаписи), аудиовизуальное сопровождение.

Протокол аппаратного совещания ведет советник Мэра города Омска.

7.2.8. Поручения, данные Мэром города Омска в ходе рассмотрения вопросов на аппаратном совещании, оформляются советником Мэра города Омска и не позднее 3-х календарных дней со дня проведения аппаратного совещания передаются в оргуправление для рассылки ответственным исполнителям, формирования перечня поручений и контроля за их исполнением.

7.2.9. Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений Мэра города Омска несут первые заместители, заместители Мэра города Омска, руководители структурных подразделений.

Советник руководителя, ответственного за исполнение поручения, отвечает за оформление и своевременное представление информации об исполнении поручения.

Если поручение дано одновременно нескольким руководителям, то руководитель, указанный в протоколе первым среди исполнителей, несет ответственность за исполнение поручения всеми исполнителями и подготовку обобщенной информации об исполнении поручения.

Решение о снятии поручения с контроля принимается Мэром города Омска.

7.2.10. Информация об исполнении поручений представляется Мэру города Омска не позднее, чем в срок, установленный Мэром города Омска.

Если срок исполнения поручения Мэром города Омска не определен, информация об исполнении поручения должна быть представлена не позднее, чем через месяц со дня аппаратного совещания, на котором дано поручение.

Если срок исполнения поручения Мэром города Омска определен "систематически" или "ежемесячно" информация о ходе его исполнения направляется Мэру города Омска ежемесячно до 25 числа.

Если срок исполнения поручения Мэра города Омска определен "ежедневно" или "еженедельно", информация о ходе его исполнения направляется Мэру города Омска еженедельно каждый четверг.

7.2.11. Контроль за своевременным представлением Мэру города Омска информации об исполнении поручений осуществляется оргуправлением.

Сведения об исполнении поручений заносятся оргуправлением в перечень поручений по мере поступления информации от ответственных за исполнение поручения.

Еженедельно оргуправлением формируется перечень поручений, стоящих на контроле и снятых с контроля.

Еженедельно, в пятницу, перечень поручений, стоящих на контроле и снятых с контроля, представляется заместителю Мэра города Омска, регулирующему деятельность оргуправления для согласования.

Еженедельно, в понедельник, оргуправление направляет ответственным исполнителям перечень поручений, с истекшими и приближающимися сроками исполнения на предстоящие 10 дней.

Оргуправление по поручению заместителя Мэра города Омска, регулирующего деятельность оргуправления осуществляет контрольные проверки исполнения поручений.

7.3. Подготовка совещаний и других мероприятий с участием Мэра города Омска, его заместителей, руководителей структурных подразделений

7.3.1. Совещания и другие мероприятия с участием Мэра города Омска, его заместителей, руководителей структурных подразделений проводятся в соответствии с планом работы Администрации города Омска на месяц.

Если мероприятие, предусмотренное планом работы Администрации города Омска на месяц, по каким-либо причинам не может быть выполнено в установленный срок, руководитель структурного подразделения, ответственного за подготовку мероприятия, по согласованию с первым заместителем, заместителем Мэра города Омска, курирующим данное направление работы, письменно информируют об этом Мэра города Омска за 7 рабочих дней до намеченного срока.

О принятом Мэром города Омска решении ответственные исполнители письменно уведомляют оргуправление в день принятия решения Мэром города Омска.

В случае проведения внеочередных мероприятий с участием Мэра города Омска ответственные исполнители обязаны письменно проинформировать оргуправление не позднее, чем за 7 календарных дней до даты проведения мероприятия.

7.3.2. Ответственность за своевременную и качественную подготовку мероприятий несут руководители структурных подразделений.

По согласованию с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, курирующим данное направление работы, руководители структурных подразделений, ответственные за проведение мероприятия, определяют:

- форму проведения мероприятия (совещание, заседание, встреча, прием и т.д.);

- повестку дня мероприятия;

- план подготовки мероприятия;

- список приглашенных;

- порядок проведения и финансирования мероприятия.

7.3.3. Советник руководителя структурного подразделения, ответственного за проведение мероприятия, отвечает за оформление и своевременное представление следующих материалов:

- плана подготовки мероприятия;

- порядка проведения мероприятия;

- списка приглашенных;

- проекта распорядительного документа о финансировании мероприятия;

- документов по рассматриваемым вопросам, проектов итоговых документов;

- заявки на подготовку зала для проведения мероприятия.

7.3.4. План подготовки мероприятия должен обеспечить решение структурным подразделением, ответственным за проведение мероприятия, следующих задач:

- подготовка материалов мероприятия (повестка дня, список приглашенных, доклад, выступления, проекты итоговых документов);

- разработка порядка проведения и финансирования мероприятия;

- оповещение участников и обеспечение их явки, ознакомление с материалами, собеседование с выступающими и т.п.;

- подготовка места для проведения мероприятия (заявка на предоставление зала и его техническое обеспечение, схема рассадки участников, таблички участников, материалы для участников и т.д.);

- обеспечение встречи участников, их регистрации, размещения, дежурство и т.п.;

- освещение мероприятия в средствах массовой информации.

В порядке проведения мероприятия указываются:

- наименование мероприятия;

- дата, время и место его проведения;

- цель мероприятия;

- ведущий (председательствующий) мероприятия (в необходимых случаях ассистент ведущего/председательствующего);

- докладчики, содокладчики, выступающие с указанием темы и времени для каждого выступления;

- участие Мэра города Омска, первых заместителей, заместителей Мэра города Омска, руководителя структурного подразделения, ответственного за подготовку мероприятия, других приглашенных на мероприятие (вступительное, заключительное слово, оглашение решения, ответы на вопросы, беседа и т.п.).

В списке приглашенных указываются фамилии, имена, отчества участников мероприятия и занимаемые ими должности.

7.3.5. Проект распорядительного документа о финансировании мероприятия, согласованный в порядке, предусмотренном в разделе 4 настоящей инструкции, представляется в сектор по работе с распорядительными документами общего отдела за 30 календарных дней до проведения мероприятия.

7.3.6. Заявка о предоставлении зала и его техническом обеспечении представляется в управление делами не позднее, чем за 7 календарных дней до проведения мероприятия.

В заявке необходимо указать дату и время проведения мероприятия, количество участников, необходимый объем технического обеспечения зала (микрофоны, звукозапись, расшифровка звукозаписи, аудиовизуальное сопровождение - в соответствии с разделом 7.4 настоящей инструкции).

7.3.7. Советник руководителя структурного подразделения, ответственного за проведение мероприятия, обеспечивает стенографирование и оформление протокола, если форма проводимого мероприятия его предусматривает, осуществляет контроль за исполнением поручений, данных в ходе проведения мероприятия.

7.3.8. В целях контроля за организационным обеспечением мероприятий с участием Мэра города Омска в оргуправление представляются:

- не позднее, чем за 7 календарных дней до проведения мероприятия план подготовки мероприятия;

- не позднее, чем за 3 рабочих дня до проведения мероприятия список приглашенных на мероприятие, порядок его проведения, повестка дня, проекты итоговых документов, другие документы и материалы.

7.4. Аудиовизуальное сопровождение мероприятий

7.4.1. Аудиовизуальное сопровождение докладов и выступлений на мероприятиях, проводимых с участием Мэра города Омска или его заместителей возможно с использованием презентационного оборудования на основании заявки по указанию управляющего делами.

7.4.2. Заявка на использование оборудования подается на имя управляющего делами не позднее чем за 7 дней до проведения мероприятия.

В заявке должны быть указаны: необходимый состав оборудования, дата, время и место проведения мероприятия, лицо ответственное за организацию мероприятия; кто из руководителей города принимает участие.

7.4.3. Начальник отдела информатизации, телекоммуникаций и связи управления делами по получении заявки, согласованной управляющим делами, назначает специалиста, ответственного за техническое сопровождение и настройку презентационного оборудования, инструктаж по его использованию.

7.4.4. Структурное подразделение - организатор мероприятия обеспечивает:

- подготовку материалов презентации (технология подготовки презентации должна быть согласована с ответственным специалистом отдела информатизации, телекоммуникаций и связи управления делами);

- подготовку схемы размещения презентационного оборудования на месте проведения мероприятия (схема размещения оборудования должна быть согласована ответственным специалистом отдела информатизации, телекоммуникаций и связи управления делами);

- транспорт для доставки оборудования и специалиста отдела информатизации, телекоммуникаций и связи управления делами к месту проведения мероприятия и обратно, в случае проведения мероприятия вне здания Администрации города Омска (возврат оборудования производится в день окончания мероприятия);

- помещение, гарантирующее сохранность оборудования (в случае проведения мероприятия в течение нескольких дней вне здания Администрации города Омска).

7.4.5. Предварительный просмотр качества презентации производится за день до проведения мероприятия ответственными специалистами структурного подразделения - организатора мероприятия и отдела информатизации, телекоммуникаций и связи управления делами.

7.4.6. Управление работой презентационного оборудования во время мероприятия, как правило, осуществляется специалистом подразделения - организатора мероприятия.

В случае, если управление работой оборудования осуществляет специалист отдела информатизации, телекоммуникаций и связи управления делами, организатор мероприятия должен предоставить за один день до проведения мероприятия тексты сопровождаемых докладов с необходимой информацией о времени и порядке смены кадров аудиовизуального ряда, а также список кадров с краткой характеристикой.