Приложение. Положение о ведении делопроизводства по обращениям граждан в Администрации города Омска

Приложение

к постановлению Мэра города Омска

от 7 мая 2007 г. N 323-п

Положение
о ведении делопроизводства по обращениям граждан в Администрации города Омска

С изменениями и дополнениями от:

9 июля 2010 г.

I. Общие положения

1. Положение о ведении делопроизводства по обращениям граждан в Администрации города Омска (далее - Положение) разработано на основании Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Закона Омской области "О дополнительных гарантиях прав граждан на обращение" в целях установления единого порядка ведения делопроизводства по обращениям граждан в Администрации города Омска, структурных подразделениях Администрации города Омска (далее - структурные подразделения).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 9 июля 2010 г. N 566-п в пункт 2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Обращения граждан (далее - обращения) рассматривают руководители Администрации города Омска (Мэр города Омска, первый заместитель и заместители Мэра города Омска), руководители структурных подразделений Администрации города Омска (главы администраций административных округов города Омска, директора департаментов, начальники управлений, их первые заместители и заместители) (далее - руководитель).

3. Руководитель в ходе рассмотрения обращения:

1) дает соответствующие поручения и определяет срок исполнения поручения;

2) запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

3) принимает решения в соответствии с действующим законодательством о продлении срока рассмотрения обращения и списании обращения в дело;

4) совершает иные действия в соответствии с действующим законодательством.

4. Руководитель вправе проверить исполнение принятого им решения по обращению, в том числе, фактическое исполнение которого предусмотрено в срок, превышающий срок рассмотрения обращения, установленный законодательством.

5. Рассмотрению подлежат письменные и устные обращения, в том числе:

- доставленные гражданами лично в "Общественные приемные";

- поступившие по почте;

- направленные по информационным системам общего пользования;

- принятые на встречах руководителей с населением;

- принятые во время проведения телевизионных и радиопередач с участием руководителей;

- поступившие по "Телефону доверия Мэра города Омска";

- иные обращения.

6. Организация ведения делопроизводства по обращениям осуществляется:

- в Администрации города Омска - управлением по работе с обращениями граждан Администрации города Омска (далее - управление по работе с обращениями граждан);

- в структурных подразделениях - подразделением по работе с обращениями граждан соответствующего структурного подразделения или ответственным лицом (далее - подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо)).

II. Регистрация и направление обращений на рассмотрение руководителям

7. Письменные обращения направляются их авторами, специалистами подразделения по работе со служебной документацией, иными лицами в управление по работе с обращениями граждан либо подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу) для ознакомления (прочтения), формулирования содержащихся в обращении вопросов, определения руководителя, к компетенции которого относится их рассмотрение, и составления карточки учета письменного обращения согласно приложению N 1 к настоящему Положению.

8. Содержание устных обращений, принятых в ходе личного приема граждан руководителями, во время встреч руководителей с населением, телевизионных и радиопередач, по "Телефону доверия Мэра города Омска", заносится:

1) советником (иным уполномоченным лицом) руководителя в карточки учета обращений граждан на личном приеме руководителя, которые в течение суток передаются в управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу) для регистрации и направления поручений исполнителям; каждой карточке учета обращений граждан на личном приеме руководителя присваивается регистрационный номер, который состоит из порядкового цифрового значения и букв "л.пр." (например, N 165л.пр.); карточка учета обращений граждан на личном приеме руководителя оформляется согласно приложению N 2 к настоящему Положению;

2) управлением по работе с обращениями граждан в карточки учета обращений граждан, поступивших на "Телефон доверия Мэра города Омска", которые регистрируются управлением по работе с обращениями граждан и передаются заместителю Мэра города Омска, ведущему вопросы организации работы с обращениями граждан, для проверки и визирования; к цифровому значению регистрационного номера обращения, поступившего на "Телефон доверия Мэра города Омска", добавляются буквы "ТД" (например, N 854ТД); карточка учета обращений граждан, поступивших на "Телефон доверия Мэра города Омска", оформляется согласно приложению N 3 к настоящему Положению;

3) управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) на основании протокола (плана мероприятий по выполнению поручений руководителя), утвержденного руководителем, ответственным за проведение мероприятия, в карточки учета обращений граждан, принятых во время встреч руководителей с населением, проведения телевизионных и радиопередач, которые регистрируются управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом); к цифровым значениям регистрационного номера обращений со встреч руководителей добавляется буква "В" (например, N 23В), обращений с телевизионных и радиопередач добавляются буквы "ТВ" и "РП" соответственно (например, N 76ТВ, N 58РП); карточки учета обращений граждан, принятых во время встреч руководителей с населением, проведения телевизионных и радиопередач, оформляются согласно приложению N 4 к настоящему Положению.

9. Регистрация обращений осуществляется в электронной форме управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) в срок, установленный Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

10. В структурных подразделениях с небольшим количеством обращений допускается документарная (журнальная) форма регистрации обращений.

11. При регистрации обращения в базу данных (журнал) вносятся следующие реквизиты:

- регистрационный номер;

- дата регистрации;

- фамилия, имя, отчество автора обращения;

- адрес для направления ответа;

- тематика вопросов, изложенных в обращении;

- должность, фамилия, имя, отчество руководителя, которому направляется обращение для рассмотрения;

- предельный срок рассмотрения обращения.

12. В правом верхнем углу первой страницы письменного обращения управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом), указывается регистрационный номер и дата регистрации обращения, в том числе с использованием соответствующего штампа.

13. Зарегистрированные обращения в течение рабочего дня передаются советникам (иным уполномоченным лицам) руководителей для организации последующих действий по рассмотрению обращений. Передача обращений осуществляется под роспись с фиксацией необходимых сведений в журнале рассылки обращений граждан руководителям, структурным подразделениям. Журнал рассылки обращений граждан руководителям, структурным подразделениям оформляется согласно приложению N 5 к настоящему Положению.

14. Обращения, содержащие вопросы, относящиеся к компетенции нескольких руководителей, копируются и направляются каждому руководителю с выделением в карточке учета обращения граждан соответствующего вопроса.

III. Мониторинг рассмотрения обращений

15. Мониторинг (описание хода, этапов) рассмотрения обращений ведется в электронной либо журнальной (в структурных подразделениях с небольшим количеством обращений) форме управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом).

16. Описанию подлежат следующие этапы рассмотрения обращения:

1) направление обращения на исполнение согласно резолюции руководителя;

2) представление информации об исполнении поручения;

3) решение руководителя о продлении срока рассмотрения обращения;

4) направление ответа автору обращения;

5) решение руководителя о завершении рассмотрения обращения (списании в дело).

17. В базу данных (журнал) вносится следующая информация:

1) дата ввода информации;

2) дата и краткое содержание резолюции руководителя;

3) срок исполнения поручения;

4) наименование (должность, инициалы, фамилия) исполнителя;

5) даты исполнения поручения и списания в дело.

18. Передача материалов на каждом этапе рассмотрения обращения от руководителей к исполнителям и обратно осуществляется через управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) в порядке, предусмотренном пунктом 13 настоящего Положения.

IV. Требования к подготовке резолюции руководителя

19. Резолюция с поручением руководителя по обращениям (далее - резолюция) готовится в течение одного - трех дней советником (иным уполномоченным лицом) руководителя на соответствующем бланке, подписывается руководителем, передается в управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу).

20. В резолюции указываются: фамилия, инициалы лица, которому дается поручение (далее - исполнитель), краткий текст поручения, срок исполнения поручения, дата резолюции.

21. Резолюция должна содержать четкое, однозначное поручение. Двусмысленность, неопределенность в резолюции не допускаются. Резолюция может содержать следующие поручения:

- "проинформировать автора обращения" - исполнитель направляет ответ автору обращения от своего имени;

- "подготовить проект ответа" - исполнитель готовит проект ответа от имени руководителя на стандартном листе бумаги;

- "подготовить ответ" - исполнитель готовит ответ на бланке руководителя и т.п.

22. В случае направления поручений по обращению нескольким исполнителям в резолюции указывается ответственный исполнитель (указывается первым либо выделяется иным способом).

V. Требования к подготовке ответов, запросов, информации по обращениям граждан

23. Информация на имя руководителя об исполнении поручения представляется в управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу) в одном экземпляре. Указанная информация подписывается руководителем структурного подразделения (иным уполномоченным лицом - исполнителем) и регистрируется в структурном подразделении в установленном порядке.

24. Проекты ответов авторам обращений, запросов в государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, информации руководителям указанных органов или должностных лиц представляются в управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу) завизированные руководителем структурного подразделения (иным уполномоченным лицом - исполнителем) в одном экземпляре на стандартном листе бумаги.

25. Ответы авторам обращений, запросы в государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, информация руководителям указанных органов или должностных лиц, подготовленные исполнителем для подписи руководителем, представляются в управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу) в двух экземплярах (первый - на бланке, второй - с визой руководителя структурного подразделения (иного уполномоченного лица - исполнителя).

26. Управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) в правом верхнем углу первой страницы текста документа (первой страницы второго экземпляра текста документа, подлежащего отправке автору обращения, вышестоящему органу, иной организации) указывают регистрационный номер обращения и дату представления информации, в том числе с использованием соответствующего штампа.

27. Подготовка и оформление документов, подлежащих отправке автору обращения, вышестоящему органу, иной организации, осуществляются в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Омска, утвержденной постановлением Мэра города Омска от 30 сентября 2004 года N 430-п.

28. Регистрация документов, подлежащих отправке автору обращения, вышестоящему органу, иной организации, осуществляется управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) в журнале исходящей корреспонденции по обращениям граждан согласно приложению N 6 к настоящему Положению, после чего документы передаются в подразделение по работе со служебной документацией для конвертования и отправки почтой.

VI. Работа "Общественной приемной"

29. Обращения граждан в "Общественную приемную" Администрации города Омска, структурных подразделений регистрируются управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) в Журнале регистрации обращений граждан в "Общественную приемную" согласно приложению N 7 к настоящему Положению.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 9 июля 2010 г. N 566-п в пункт 30 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

30. Режим работы "Общественной приемной" устанавливается:

- в Администрации города Омска - распоряжением Администрации города Омска;

- в структурном подразделении - распоряжением (приказом, иным актом) руководителя соответствующего структурного подразделения.

31. "Общественная приемная" оснащается письменными принадлежностями, необходимыми для написания обращений, информационным стендом с образцами бланков письменных обращений, объявлениями, выдержками из нормативных правовых актов и т.д.

32. По желанию гражданина на втором экземпляре письменного обращения делается соответствующая отметка с указанием даты приема письменного обращения, фамилии, инициалов и подписи работника "Общественной приемной", принявшего обращение.

33. Порядок рассмотрения обращений по вопросам, не входящим в компетенцию Администрации города Омска, структурных подразделений, разъясняется гражданину в устной форме, о чем в журнале регистрации обращений граждан в "Общественную приемную" делается соответствующая запись.

VII. Проведение мероприятий по организации личного приема руководителя

34. Личный прием граждан руководителями осуществляется в соответствии с графиком, который разрабатывается на предстоящий год управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) и представляется на утверждение Мэру города Омска или соответствующему руководителю структурного подразделения до 31 декабря текущего года.

График личного приема граждан руководителями (далее - график) содержит следующие сведения: должность, фамилию, имя, отчество руководителя, перечень вопросов, относящихся к его компетенции, периодичность, время и место (адрес) проведения приема.

График на предстоящий год размещается в помещениях Администрации города Омска, структурных подразделений в доступных для ознакомления местах.

35. Запись граждан на личный прием руководителей осуществляется управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) в соответствии с утвержденным на текущий год графиком. Решение о записи гражданина на личный прием руководителя принимается совместно с советником (иным уполномоченным лицом) руководителя.

36. Гражданину выдается талон, в котором указываются занимаемая должность, фамилия, имя, отчество руководителя, на личный прием к которому записан гражданин, дата, время и место проведения приема.

37. Запись граждан на прием заканчивается за 5 дней до наступления даты проведения личного приема руководителя.

38. Список граждан на личный прием руководителя (далее - список) формируется управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) и не позднее трех дней до наступления даты проведения приема направляется руководителю.

39. Список содержит следующую информацию:

1) фамилию, имя, отчество и должность руководителя;

2) место и время проведения приема;

3) фамилии, имена, отчества граждан, внесенных в список, с указанием очереди каждого;

4) сведения о месте жительства (почтовый адрес), номере телефона (при наличии) гражданина;

5) краткое содержание темы обращения.

В список включаются сведения о присутствующих и приглашенных на прием лицах (фамилия, имя, отчество, должность), кандидатуры которых определяют руководители, личный прием которых организуется.

40. К списку прилагается информация структурных подразделений о состоянии дел по вопросам гражданина, внесенным в список. Организацию сбора информации осуществляют управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо).

41. Накануне проведения личного приема граждан руководителем список передается на пост охраны здания Администрации города Омска, структурного подразделения для пропуска граждан.

VIII. Завершение рассмотрения обращения, формирование и архивирование дела

42. Завершающим этапом рассмотрения обращения является процедура его списания. Решение руководителя о списании обращения оформляется словосочетанием "в дело", датой и подписью руководителя, рассматривающего обращение, которые указываются на последнем по хронологии документе (информации исполнителя, копии ответа автору обращения и т.п.). Списание в дело обращений с личного приема руководителей осуществляется путем заполнения необходимых реквизитов в карточке учета обращений граждан на личном приеме руководителя.

43. Списанное в установленном порядке обращение вместе с копией ответа гражданину, перепиской должностных лиц, актами обследования, иными документами, относящимися к рассмотрению обращения, формируются управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) в брошюру. Брошюры хранятся в твердых папках (допускается группирование 30-40 брошюр в одну папку), озаглавленных с использованием реквизитов утвержденной номенклатуры дел в Администрации города Омска, структурном подразделении.

44. Архивирование дел по обращениям ведут управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо). Хранение и списание дел осуществляется в сроки, установленные номенклатурой дел в Администрации города Омска, структурном подразделении.

IX. Контроль и составление отчетности

45. Общий контроль соблюдения действующего законодательства при рассмотрении обращений в структурных подразделениях осуществляет заместитель Мэра города Омска, ведущий вопросы организации работы с обращениями граждан в Администрации города Омска.

46. Управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) осуществляют контроль за соблюдением, установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, формы подготовки документов, соответствия содержания и полноты ответа.

47. Контроль за качеством подготовки ответов, иных документов по обращениям и своевременностью исполнения поручений осуществляют руководители, на рассмотрении у которых находятся обращения.

48. Управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) еженедельно направляют руководителям, рассматривающим обращения, и руководителям, исполняющим поручения по обращениям, информацию об обращениях, сроки рассмотрения и исполнения поручений по которым истекли, в том числе, информацию об обращениях, сроки рассмотрения и исполнения поручений по которым наступают в течение предстоящих десяти дней относительно даты подготовки информации.

49. Управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) готовят статистическую и аналитическую информацию о тематике обращений и состоянии исполнительской дисциплины по итогам каждой недели и месяца на имя заместителя Мэра города Омска, ведущего вопросы организации работы с обращениями граждан в Администрации города Омска, руководителя структурного подразделения.

50. В срок до 15 января текущего года управление по работе с обращениями граждан обеспечивает представление в Правительство Омской области сводного статистического отчета по обращениям за предыдущий год.