Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Приказ Главного управления финансового контроля Омской области от 10 декабря 2015 г. N 23 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Главном управлении финансового контроля Омской области" (с изменениями и дополнениями)
- Приложение. Инструкция по делопроизводству в Главном управлении финансового контроля Омской области
Приложение. Инструкция по делопроизводству в Главном управлении финансового контроля Омской области
Приложение
к приказу Главного управления
финансового контроля Омской области
от 10 декабря 2015 года N 23
Инструкция
по делопроизводству в Главном управлении финансового контроля Омской области
С изменениями и дополнениями от:
29 апреля 2016 г., 11 августа 2017 г.
I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Главном управлении финансового контроля Омской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к созданию документов, образующихся в деятельности Главного управления финансового контроля Омской области (далее - ГУФК Омской области), и организации работы с указанными документами.
2. Исключен - Приказ Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11
Информация об изменениях:
3. В Инструкции используются следующие понятия:
1) документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
2) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в ГУФК Омской области;
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 подпункт 3 пункта 3 настоящего приложения изложен в новой редакции
3) документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения, оформлен в установленном порядке и включен в документооборот ГУФК Омской области;
4) внутренний документ - документ, созданный в ГУФК Омской области и не выходящий за его пределы;
5) входящий документ - документ, поступивший в ГУФК Омской области;
6) исходящий документ - документ, созданный в ГУФК Омской области и направляемый адресату;
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 подпункт 7 пункта 3 настоящего приложения изложен в новой редакции
7) реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 подпункт 8 пункта 3 настоящего приложения изложен в новой редакции
8) электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 подпункт 9 пункта 3 настоящего приложения изложен в новой редакции
9) электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
10) подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
11) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
12) заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 подпункт 13 пункта 3 настоящего приложения изложен в новой редакции
13) регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 подпункт 14 пункта 3 настоящего приложения изложен в новой редакции
14) документооборот - движение документов в ГУФК Омской области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
15) дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности ГУФК Омской области;
16) номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в ГУФК Омской области, с указанием сроков их хранения;
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 подпункт 17 пункта 3 настоящего приложения изложен в новой редакции
17) электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
18) исключен - Приказ Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11;
Информация об изменениях:
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 подпункт 19 пункта 3 настоящего приложения изложен в новой редакции
19) система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов (далее - СЭДО);
20) электронный документооборот - документооборот с применением СЭДО.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 4 настоящего приложения внесены изменения
4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые с помощью СЭДО и иных компьютерных технологий. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
5. Состав документов, обращающихся в СЭДО, определяется Перечнем документов, создание, использование и хранение которых при организации делопроизводства и документооборота ГУФК Омской области осуществляется в форме электронных документов (приложение N 19 к Инструкции).
6. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным и областным законодательством.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 пункт 7 настоящего приложения изложен в новой редакции
7. Положения Инструкции распространяются на работу с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 8 настоящего приложения внесены изменения
8. Организацию, ведение делопроизводства, совершенствование системы документооборота, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях ГУФК Омской области на основе требований Инструкции осуществляет управления организации деятельности ГУФК Омской области (далее - организационный отдел ГУФК Омской области).
9. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях ГУФК Омской области, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений ГУФК Омской области.
10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. В открытой переписке не должны содержаться данные, составляющие сведения ограниченного распространения (персональные данные, служебная тайна и др.).
11. Работники ГУФК Омской области несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.
12. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник ГУФК Омской области обязан передать по указанию непосредственного руководителя структурного подразделения находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому работнику, оформив передачу документов в СЭДО.
При увольнении или переходе на другую работу работника ГУФК Омской области, ответственного за делопроизводство и (или) участвующего в документационном обеспечении деятельности структурных подразделений ГУФК Омской области, все числящиеся за ним служебные документы, печати, штампы, бланки должны быть переданы по акту непосредственному руководителю структурного подразделения или в организационный отдел ГУФК Омской области.
Акт составляется в двух экземплярах, подписывается сдающим и принимающим дела работником ГУФК Омской области и утверждается руководителем структурного подразделения. Первый экземпляр акта хранится в делах структурного подразделения, второй передается в организационный отдел ГУФК Омской области.
13. В случае утраты документа работник ГУФК Омской области обязан немедленно доложить об этом непосредственному руководителю структурного подразделения и сообщить в организационный отдел ГУФК Омской области.
14. Передача документов или их копий работникам иных органов исполнительной власти Омской области, органов местного самоуправления Омской области, организациям, должностным или иным лицам допускается только по согласованию с начальником Главного управления финансового контроля Омской области (далее - начальник Главного управления) при наличии официального письменного запроса в адрес ГУФК Омской области.
15. Работники ГУФК Омской области знакомятся с Инструкцией под роспись при приеме на работу.
II. Создание документов в ГУФК Омской области
2.1. Бланки документов
16. В ГУФК Омской области документы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или в виде электронных документов. Бланки документов должны иметь установленный состав реквизитов ГУФК Омской области.
17. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля:
- левое - от 2,5 до 3,5 см;
- правое - от 1,25 до 2,25 см;
- верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см.
18. Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.
19. Бланки писем ГУФК Омской области могут изготавливаться с помощью компьютерной техники или средствами оперативной полиграфии.
20. При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны бланков документов, идентичные бланкам на бумажном носителе.
21. В ГУФК Омской области применяются следующие бланки документов:
- бланк приказа ГУФК Омской области (приложение N 1 к Инструкции);
- бланк распоряжения ГУФК Омской области (приложение N 2 к Инструкции);
- бланк письма ГУФК Омской области (приложение N 3 к Инструкции).
22. Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, а также акты проверки (ревизии), заключения по результатам обследования, внутренние документы (докладные записки, справки, отчеты и др.) оформляются без бланка на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
2.2. Порядок оформления реквизитов документов
23. Реквизит "Герб Омской области" помещается на бланках ГУФК Омской области в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области" и Указом Губернатора Омской области от 27 февраля 2006 года N 25 "Об отдельных случаях использования герба Омской области".
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 29 апреля 2016 г. N 12 в пункт 24 настоящего приложения внесены изменения
24. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" должен соответствовать полному и краткому наименованию ГУФК Омской области, закрепленному в Положении о Главном управлении финансового контроля Омской области, утвержденном Указом Губернатора Омской области от 11 сентября 2012 года N 93 "О создании Главного управления финансового контроля Омской области". Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов (на бланках писем ГУФК Омской области), вверху по центру - при продольном расположении реквизитов (на бланках приказов и распоряжений ГУФК Омской области).
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 25 настоящего приложения внесены изменения
25. Реквизит "Наименование вида документа" располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти" и печатается прописными буквами: РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ, АКТ и т.д. Реквизит выделяется полужирным шрифтом "Times New Roman" размером 16. Наименование вида документа не указывается в письмах.
26. В реквизите "Место составления (издания) документа" для документов ГУФК Омской области указывается город Омск (кроме писем).
27. Реквизит "Справочные данные об органе исполнительной власти" содержит следующие сведения: почтовый адрес, номер телефона и номер факса, адрес электронной почты ГУФК Омской области. Указанный реквизит обязателен для бланка письма ГУФК Омской области располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти".
28. В реквизите "Дата документа" проставляется дата подписания (распорядительные документы, письма и др.), дата утверждения (план, положение, отчет и др.) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.). Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 02.05.2015 или 24.05.2015.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа, например: 2 мая 2013 года или 24 мая 2013 года.
Подписанный ЭП электронный документ должен иметь метку времени - достоверную информацию о моменте подписания, которая присоединена к указанному электронному документу или иным образом связана с ним.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 29 настоящего приложения внесены изменения
29. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из присваиваемого при его регистрации порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел ГУФК Омской области.
В соответствии с видом принятого ГУФК Омской области правового акта к порядковому номеру через дефис добавляются следующие буквы:
р - распоряжения ГУФК Омской области по основной деятельности;
лс - распоряжения ГУФК Омской области по личному составу, имеющие сроки хранения 75 (50) лет (о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении, аттестации, повышении квалификации, присвоении чинов, изменении фамилии, поощрении, награждении, оплате труда, премировании, об отпуске по уходу за ребенком, отпуске без сохранения денежного содержания (заработной платы) и др.);
к - распоряжения ГУФК Омской области по личному составу, имеющие сроки хранения 5 лет (о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках и др.);
рп - распоряжения ГУФК Омской области о проведении контрольных мероприятий;
рх - распоряжения ГУФК Омской области по административно-хозяйственным вопросам.
Регистрационные номера документов в СЭДО имеют формат, аналогичный документам на бумажном носителе, и присваиваются автоматически согласно установленным настройкам СЭДО.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 пункт 30 настоящего приложения изложен в новой редакции
30. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа" включает дату документа и входящий регистрационный номер, на который должен быть дан ответ. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов документа-ответа и проставляется исполнителем при подготовке ответа, например:
На N ИСХ-15/ГУВП-1975 от 27.02.2015;
На N 1525 от 25.03.2015.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 31 настоящего приложения внесены изменения
См. текст пункта в предыдущей редакции
31. Реквизит "Адресат" применяется при адресации документов в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, должностным или физическим лицам.
При адресации документа в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию, их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство экономики
Омской области
При адресации документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном падеже (инициалы указываются перед фамилией), например:
Министерство культуры
Омской области
Управление экономики и финансов
Начальнику сектора финансового контроля
И.О. Фамилия
При адресации документа руководителю организации или его заместителю ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Должность и фамилия адресата указываются в дательном падеже, например:
Министру образования
Омской области
И.О. Фамилия
В реквизите "Адресат" допускается использование официально принятых сокращений наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в органы государственной власти Омской области, федеральные органы исполнительной власти и постоянным корреспондентам.
При адресации документа в организацию указывается ее наименование, почтовый адрес, например:
ООО "Сатурн"
Пушкина ул., д. 59, г. Омск,
644024
При адресации документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно, например:
Главам муниципальных
районов Омской области
(по списку)
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют указатель рассылки документа (приложение N 6 к Инструкции).
При адресации документа физическому лицу указывают его фамилию и инициалы в дательном падеже, а затем полный почтовый адрес, например:
Фамилия И.О.
Школьная ул., д. 65, кв. 12, г. Тара,
Тарский муниципальный район,
Омская область, 646535
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 пункт 32 настоящего приложения изложен в новой редакции
32. Реквизит "Заголовок к тексту" составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до одной страницы). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передающим содержание документа.
Заголовок к тексту документа, состоящего из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Количество строк в заголовке к тексту документа может быть не более пяти. Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок к тексту документа формулируется обобщенно.
Заголовок к тексту документа пишется с прописной буквы, оформляется под реквизитами бланка и кавычками не выделяется, точка в конце не ставится.
Заголовок к тексту документа должен отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например: Об участии в семинаре;
"чего?" ("кого?"), например: Должностной регламент начальника отдела.
Заголовок к тексту документа составляется непосредственно исполнителем при подготовке документа.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 33 настоящего приложения внесены изменения
33. Реквизит "Текст документа" должен отвечать следующим требованиям:
Текст документа излагается русским литературным языком с учетом официально-делового стиля, вида документа и его назначения.
Содержание документа должно быть кратким, ясным, точным и логичным.
Использование в документах иностранных терминов и выражений допускается, если отсутствуют имеющие тот же смысл русские термины иностранного происхождения, ставшие в русском языке общеупотребительными.
В тексте документа используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа, например: "просим предоставить", "направляем в Ваш адрес";
- от первого лица единственного числа, например: "прошу выслать", "считаю необходимым";
- от третьего лица единственного числа, например: "ГУФК Омской области сообщает".
Если текст документа содержит ссылку на федеральный закон, то указываются его дата, номер и название. В случае если текст документа содержит ссылку на иной правовой акт, то указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, наименование документа (если имеется).
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, цифровое обозначение граф повторяется вверху на каждой странице.
Тексты распорядительных документов и писем, как правило, состоят из двух частей. В первой части указываются основания или причины составления документа. Во второй части излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Текст может содержать одну заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения.
Если текст документа содержит несколько решений, выводов, то его можно разбивать на разделы, главы, параграфы, пункты, подпункты, абзацы.
В распорядительных документах, а также во внутренних документах, адресованных начальнику Главного управления, первому заместителю начальника Главного управления - начальнику управления контроля в сфере бюджетных правоотношений ГУФК Омской области, заместителю начальника Главного управления (далее - руководство ГУФК Омской области), текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.д.).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили" и т.д.).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили" и т.д.).
Даты в тексте документа оформляются словесно-цифровым способом (например: 9 марта 2015 года).
При написании чисел используются словесный (например: четыре метра, пять листов), цифровой (например: 30000, 125000000) и словесно-цифровой (например: 50 тысяч, 150 млн.) способы.
Словесно-цифровой способ применяется, как правило, для обозначения крупных круглых чисел.
При написании сложных существительных и прилагательных, имеющих в своем составе числительные, применяются словесный и словесно-цифровой способы (например, трехдневный, 150-летие, 25-процентный).
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 25,4 процента, 46,2 квадратных метра, но 28,5 тысячи метров, 25 процентов.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением (например, 80-е годы). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения (например: начало III квартала). При написании подряд нескольких порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, наращение указывается только у последнего числительного, например: 8 - 10-е классы.
Римскими цифрами, как правило, обозначаются века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, спортивных состязаний, например: IV квартал, XII Международная конференция.
Употребляемые в тексте документа сокращения слов должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. В правовых актах используются сокращения и прочие обозначения, предусмотренные Правилами подготовки проектов правовых актов, утвержденными Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82.
При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта "Times New Roman" размером 14, документы оформляются на белой бумаге плотностью не менее 80 г/кв. м формата А4 (210 x 297 мм), если иное не предусмотрено Инструкцией. Текст печатается шрифтом черного цвета с применением компьютерной техники.
При оформлении документов не допускается использование оборотной стороны листа, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа с использованием шрифта "Times New Roman" размером 14.
Текст документа не должен содержать исправлений, пометок и пятен. Текст документа должен быть отпечатан отчетливо и ровно.
Не допускается скрепление степлером листов документа.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 34 настоящего приложения внесены изменения
34. Реквизит "Отметка о приложении" в сопроводительных письмах оформляется через один межстрочный интервал от последней строки текста документа, без отступа от границы левого поля.
Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:
Приложение: на 10 л. в 1 экз.
Если документ (за исключением организационно-распорядительных) имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение: 1. Проект постановления Правительства Омской области
на 1 л. в 1 экз.;
2. Лист согласования на 2 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 28.01.2005 N 25 и приложение к нему,
всего на 5 л.
Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.
На приложении к правилам, инструкциям, программам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом его листе в правом верхнем углу с указанием вида документа, его даты и номера, например:
Приложение
к распоряжению Главного управления
финансового контроля Омской области
от 12 марта 2015 года N 33-р
Приложение к распорядительным документам ГУФК Омской области оформляется согласно п. 52 Указа Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82 "О правилах подготовки проектов правовых актов".
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 35 настоящего приложения внесены изменения
35. Согласование документа с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием.
Внешнее согласование документа оформляется реквизитом "Гриф согласования документа", который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату согласования.
Гриф согласования документа оформляется под реквизитом "Подпись должностного лица" следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Министр финансов
Омской области
Личная подпись И.О. Фамилия
дата
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Визы в листе согласования включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 36 настоящего приложения внесены изменения
36. Согласование документа в ГУФК Омской области осуществляется путем визирования текста документа уполномоченным должностным лицом ГУФК Омской области, либо с использованием СЭДО.
Реквизит "Виза" включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату визирования. При необходимости указывается должность визирующего.
Согласование проектов писем, правовых актов и иных документов, не содержащих сведения конфиденциального характера, осуществляется с использованием СЭДО в базе "Библиотека документов" с получением отметки в СЭДО о результатах согласования с каждым участником согласования в соответствии с Регламентом взаимодействия участников электронного документооборота в автоматизированной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области", утвержденным приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 31 декабря 2013 года N 13.
Согласование проектов документов, связанных с проведением контрольных мероприятий (за исключением распоряжений по контрольным мероприятиям), и иных документов, содержащих сведения конфиденциального характера, осуществляется путем визирования текста документа уполномоченным должностным лицом ГУФК Омской области.
По результатам рассмотрения проектов документов заинтересованные лица визируют их (ставят отметку в СЭДО "Не возражаю") либо возвращают для доработки с указанием предложений и (или) замечаний (ставят отметку в СЭДО "Возражаю" или "Возражаю с изменениями").
В случае внесения изменений в проект документа он подлежит повторному согласованию с заинтересованными лицами.
После согласования со всеми заинтересованными лицами, проект документа представляется на подпись уполномоченному должностному лицу ГУФК Омской области.
Проекты документов визируются первым заместителем начальника Главного управления, заместителем начальника Главного управления - начальником управления контроля в сфере бюджетных правоотношений Главного управления (далее - заместитель начальника Главного управления), курирующими соответствующее структурное подразделение, подготовившее проект документа, руководителем структурного подразделения и другими лицами, ответственными за подготовку проекта документа в ГУФК Омской области в соответствии с их должностными полномочиями и указаниями по исполнению документа.
При этом визы в СЭДО располагаются в следующей последовательности (сверху вниз): исполнители, руководители структурных подразделений, начальник управления организации деятельности Главного управления, заместитель начальника Главного управления, первый заместитель начальника Главного управления.
Проекты правовых актов, актов, заключений по результатам контрольных мероприятий, представлений, предписаний подлежат согласованию с первым заместителем начальника Главного управления, заместителем начальника Главного управления, курирующим соответствующее структурное подразделение, руководителем структурного подразделения, управлением организации деятельности Главного управления.
Согласование проектов приказов, распоряжений ГУФК Омской области осуществляется в соответствии с разделом VIII Правил подготовки проектов правовых актов, утвержденных Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 37 настоящего приложения внесены изменения
37. Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Главного управления
финансового контроля Омской области
Личная подпись И.О. Фамилия
12 марта 2015 года
Указанный реквизит используется при утверждении документов в случаях, установленных законодательством.
При утверждении документа руководителями двух организаций грифы утверждения документа располагаются на одном уровне:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Министр финансов Начальник Главного управления
Омской области финансового контроля Омской области
Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия
12 марта 2015 года 12 марта 2015 года
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются один под другим в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 38 настоящего приложения внесены изменения
38. Реквизит "Подпись" располагается на расстоянии двух межстрочных интервалов от последней строки текста документа и состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, уполномоченного подписывать документы ГУФК Омской области.
Элементы реквизита "Подпись" выравниваются по границам левого и правого полей документа. Расшифровка подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом.
Полное наименование должности лица, уполномоченного подписывать документы ГУФК Омской области, указывается, если документ оформлен не на бланке ГУФК Омской области, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке ГУФК Омской области, например:
(без бланка ГУФК Омской области)
Начальник Главного управления
финансового контроля Омской области Личная подпись И.О. Фамилия
(на бланке ГУФК Омской области)
Начальник Главного управления Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Начальник Главного управления Личная подпись И.О. Фамилия
Начальник управления организации деятельности Личная
подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи, как правило, располагают на одном уровне.
Документы комиссий подписываются председательствующим на заседании комиссии либо всеми членами, присутствовавшими на заседании комиссии, в соответствии с регламентом ее работы.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с документом о его создании, например:
Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии: Личная подпись И.О. Фамилия
Личная подпись И.О. Фамилия
В случае, если начальник Главного управления является председателем или членом межведомственной комиссии, то в состав подписи входит наименование его должности и обязанности в составе комиссии, при этом документ печатается на бланке ГУФК Омской области.
Заместители начальника Главного управления, руководители структурных подразделений подписывают документы по вопросам, относящимся к их компетенции, в соответствии с распределением должностных обязанностей между заместителями начальника Главного управления, должностными регламентами.
Если должностное лицо, реквизит подписи которого подготовлен на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. Указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.
Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности подписывающего, не допускается.
Подписание электронного документа в СЭДО осуществляется аналогично документам на бумажном носителе с использованием ЭП.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 29 апреля 2016 г. N 12 в пункт 39 настоящего приложения внесены изменения
39. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию или имя, отчество, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в нижнем левом углу последнего листа документа с использованием шрифта "Times New Roman" размером 10 или на оборотной стороне последнего листа документа с использованием шрифта "Times New Roman" размером 10, например:
И.О. Фамилия
21-23-01
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя, структурного подразделения, телефонным кодом города.
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются данные основного исполнителя.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 40 настоящего приложения внесены изменения
40. Реквизит "Указания по исполнению документа (резолюция)" (далее - резолюция) оформляется непосредственно на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии исполнителей (в дательном падеже), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись автора резолюции, дату, например:
И.О. Фамилия
Для подготовки ответа
заявителю к 20.05.2015
Личная подпись
23.04.2015
Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным (непосредственным исполнителям).
Подписание резолюции в форме электронного документа осуществляется с использованием ЭП автора резолюции с занесением соответствующего указание в регистрационно-контрольную карточку документа в СЭДО.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 41 настоящего приложения внесены изменения
41. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, содержит краткие сведения об исполнении: слов "В дело", индекса дела, в котором будет храниться документ в соответствии с номенклатурой дел ГУФК Омской области (далее - Номенклатура).
В СЭДО информация об исполнении документа заносится ответственным исполнителем в контрольную карточку резолюции на соответствующий документ с указанием даты исполнения документа, ссылкой на исполненный документ и с внесением номера дела по Номенклатуре, в котором будет храниться документ.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 42 настоящего приложения внесены изменения
42. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" проставляется на документах, содержащих информацию ограниченного распространения в виде пометки "Для служебного пользования".
Необходимость проставления на документах пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим документ.
Указанная пометка и номер экземпляра печатается без кавычек в правом верхнем углу первого, на обложке и титульном листе документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу, например:
Для служебного пользования
экз. N 3
43. Реквизит "Отметка о поступлении документа" содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты поступления). Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа в нижнем правом углу первого листа документа.
Отметка о поступлении электронных документов осуществляется автоматически путем создания метки времени при его поступлении в СЭДО.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 44 настоящего приложения внесены изменения
44. Реквизит "Печать" является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе, оформленном на бумажном носителе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
Проставленная печать должна быть хорошо читаема.
ГУФК Омской области имеет круглую печать с изображением герба Омской области, иные печати и штампы.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 45 настоящего приложения внесены изменения
45. Для свидетельствования верности копии документа или копии части документа (выписки) подлиннику документа на бумажном носителе на последнем листе копии (выписки) документа, на свободном месте под текстом, оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий штамп "Копия верна" (приложение N 17 к Инструкции).
Заверенная копия (выписка) документа изготавливается и выдается с разрешения руководства ГУФК Омской области по письменному обращению заинтересованного лица. Допускается изготовление копии части документа в виде выписки. При составлении выписки указывается наименование документа, его дата и номер.
Организационный отдел ГУФК Омской области заверяет копии (выписки) только тех документов, которые создаются в ГУФК Омской области.
Если копия (выписка) документа состоит более, чем из одного листа, то все листы нумеруются и прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии (выписки) документа. Допускается скрепление листов копии (выписки) документа скобой с использованием степлера, если объем копии (выписки) документа не более трех листов.
На оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью: "Прошито, пронумеровано и скреплено печатью на ___ листах" с указанием должности, фамилии, имени, отчества лица, уполномоченного заверять копии документов ГУФК Омской области, и даты заверения.
Подпись скрепляется печатью ГУФК Омской области (или печатью организационного отдела ГУФК Омской области) таким образом, чтобы частично захватить место скрепления листов копии (выписки) документа.
Подлинники, дубликаты и копии электронного документа, полученные стандартными программными средствами, имеют одинаковую юридическую силу, если они сопровождаются действительной ЭП должностного лица, подписавшего электронный документ.
Реквизит "Отметка об электронной подписи" предназначен для отображения сведений о том, что документ был подписан ЭП должностного лица, с указанием информации о сертификате.
Свидетельствование соответствия электронного документа, текст которого распечатан на бумажном носителе, его подлиннику в электронной форме осуществляется штампом "Подписано электронной подписью" (приложение N 15 к Инструкции).
Копии документов выдаются на руки заявителям организационным отделом ГУФК Омской области при наличии документа, удостоверяющего личность, или при наличии доверенности.
2.3. Особенности подготовки и оформления правовых актов
46. ГУФК Омской области издает нормативные правовые акты в форме приказов и индивидуальные правовые акты в форме распоряжений по вопросам, отнесенным к его компетенции федеральным и областным законодательством (далее - правовые акты ГУФК Омской области).
47. Подготовку проектов правовых актов ГУФК Омской области осуществляют структурные подразделения ГУФК Омской области на основании поручений руководства ГУФК Омской области, либо в инициативном порядке.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 пункт 48 настоящего приложения изложен в новой редакции
48. Подготовку проектов правовых актов ГУФК Омской области по кадровым вопросам, по административно-хозяйственным вопросам, по основной деятельности, а также о проведении контрольных мероприятий осуществляет управление организации деятельности ГУФК Омской области.
49. Исключен - Приказ Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11.
Информация об изменениях:
50. Подготовка проектов правовых актов ГУФК Омской области осуществляется в соответствии с Правилами подготовки проектов правовых актов, утвержденными Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82.
51. Обеспечение качественной и своевременной подготовки проекта правового акта ГУФК Омской области, его согласование с заинтересованными структурными подразделениями ГУФК Омской области возлагается на исполнителя.
52. Проект правового акта ГУФК Омской области подготавливается исполнителем в одном экземпляре.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 29 апреля 2016 г. N 12 в пункт 53 настоящего приложения внесены изменения
53. Согласование проекта правового акта ГУФК Омской области по основной деятельности и по контрольным мероприятиям осуществляется с использованием СЭДО в соответствии с пунктом 36 Инструкции. Согласование проекта правового акта ГУФК Омской области по кадровым вопросам осуществляется в форме подписания листа согласования (приложение N 7 Инструкции), расположенного на оборотной стороне первого листа проекта правового акта ГУФК Омской области.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 пункт 54 настоящего приложения изложен в новой редакции
54. После подписания проекта правового акта ГУФК Омской области ему присваивается регистрационный номер управлением организации деятельности ГУФК Омской области.
55. Регистрационный номер правового акта ГУФК Омской области оформляется в соответствии с пунктом 29 Инструкции.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 пункт 56 настоящего приложения изложен в новой редакции
56. Правовые акты ГУФК Омской области регистрируются в электронном журнале учета правовых актов ГУФК Омской области.
57. В СЭДО правовые акты ГУФК Омской области регистрируются организационным отделом ГУФК Омской области с внесением следующих основных реквизитов:
- наименование вида правового акта;
- дата и регистрационный номер правового акта;
- наименование правового акта (заголовок правового акта);
- фамилия, имя, отчество, должность лица, подписавшего правовой акт;
- фамилия, имя, отчество, должность лица, контролирующего исполнение правового акта;
- фамилия, имя, отчество, должность исполнителя, подготовившего правовой акт;
- вложения (текст правового акта);
- связанные документы.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 пункт 58 настоящего приложения изложен в новой редакции
58. Оригиналы правовых актов ГУФК Омской области хранятся в управлении организации деятельности ГУФК Омской области.
59. При присвоении порядковых номеров правовым актам с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.
60. Внесение изменений в подписанный правовой акт осуществляется путем принятия нового правового акта.
2.4. Особенности подготовки и оформления документов по контрольным мероприятиям
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 61 настоящего приложения внесены изменения
61. Программа контрольного мероприятия подготавливается в соответствии с распоряжением о проведении контрольного мероприятия должностным лицом (должностными лицами) ГУФК Омской области, уполномоченным на проведение контрольного мероприятия, и утверждается начальником Главного управления или первым заместителем начальника Главного управления в соответствии с законодательством путем проставления реквизита "Гриф утверждения документа".
В программе контрольного мероприятия указываются:
1) наименование объекта контроля;
2) проводимое контрольное мероприятие;
3) проверяемый период;
4) тема контрольного мероприятия;
5) перечень вопросов, подлежащих изучению в ходе проведения контрольного мероприятия.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 62 настоящего приложения внесены изменения
62. Акт проверки (ревизии), а при проведении обследования - заключение о результатах обследования, составляется в соответствии с законодательством.
Акт проверки (ревизии), заключение оформляются без бланка ГУФК Омской области на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) в соответствии с пунктами 17 и 18 Инструкции и имеют сквозную нумерацию страниц.
Составление и подписание акта проверки (ревизии), заключения осуществляется должностным лицом (должностными лицами) ГУФК Омской области, осуществившим контрольное мероприятие.
Акт проверки (ревизии), заключение должны быть согласованы руководителем соответствующего структурного подразделения ГУФК Омской области, заместителями начальника Главного управления, курирующими соответствующее структурное подразделение, начальником управления организации деятельности Главного управления и начальником Главного управления. Согласование оформляется визой в соответствии с пунктом 36 Инструкции.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 пункт 63 настоящего приложения изложен в новой редакции
63. Представление, предписание, информационное письмо по результатам контрольных мероприятий оформляется на бланке письма ГУФК Омской области, согласовывается руководителем соответствующего структурного подразделения ГУФК Омской области, заместителями начальника Главного управления, курирующими соответствующее структурное подразделение, начальником управления организации деятельности Главного управления и начальником Главного управления. Указанные документы подписываются уполномоченными в соответствии с распределением должностных обязанностей между заместителями начальника Главного управления, должностными регламентами должностными лицами ГУФК Омской области.
64. Материалы каждого контрольного мероприятия, включая Акт проверки (ревизии), заключение, надлежаще оформленные приложения и документы к ним, на которые имеются ссылки в Акте проверки (ревизии), заключении (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т.п.), переписку по реализации материалов контрольного мероприятия и мерам принуждения, применяемым к нарушителям бюджетного законодательства, реестр выявленных финансовых нарушений, отчет о проведенном контрольном мероприятии, справку на завершение работы по реализации материалов контроля формируются в отдельное дело с соответствующим индексом, номером, наименованием и количеством томов дела в соответствии с Номенклатурой.
2.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
65. Протокол заседания комиссии, совета, рабочей или экспертной комиссии ГУФК Омской области составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой фиксируется только принятое по нему решение.
Текст полного протокола, как правило, состоит из вводной части и основной части.
В вводной части указываются инициалы, фамилии, должности председательствующего, секретаря и присутствовавших на заседании, а также, при необходимости, лиц, приглашенных на совещание (заседание).
Если присутствующих более 15 человек, то в протоколе указывается их общее количество, а их список прилагается к протоколу, например:
Присутствовали: 23 человека (список прилагается).
Фамилии присутствующих и приглашенных указываются в алфавитном порядке.
Список приглашенных для участия в комиссии отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов.
В последнем случае в тексте делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается в редакции, принятой на совещании (заседании). При необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего и секретаря, а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, справа от наименования должностей инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает номера рассматриваемых вопросов в соответствии с повесткой дня и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру листа и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Копии протоколов заверяются печатью отдела организационной работы ГУФК Омской области.
Принятые решения доводятся секретарем, оформляющим протокол, до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые в случае необходимости заверяются печатью отдела организационной работы ГУФК Омской области.
66. Акт - это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие (акт ревизии, акт экспертизы и приемки государственного контракта, акт о передаче материальных ценностей и др.)
Текст акта может состоять из трех частей: введение, констатирующая часть и выводы.
Во введении указывается основание составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта, как правило, словами "На основании", после которых указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Далее перечисляются инициалы и фамилии составителей акта.
В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность работы, результаты.
В заключительной части акта могут содержаться выводы, рекомендации или констатация фактов.
После текста указывается количество экземпляров акта и его местонахождение. Акт содержит следующие реквизиты:
- наименование структурного подразделения;
- вид документа;
- дата документа;
- место составления;
- наименование документа;
- гриф утверждения (при необходимости);
- текст;
- подписи;
- печать.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 67 настоящего приложения внесены изменения
67. Доверенность оформляется на представителя ГУФК Омской области для подтверждения его полномочий перед третьими лицами на совершение сделок, получение товарно-материальных ценностей или других действий от имени ГУФК Омской области.
Доверенность оформляется на бланке письма ГУФК Омской области.
Вид документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается прописными буквами, выравнивается по центру и отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами от текста доверенности.
В тексте доверенности указываются следующие сведения:
- должность доверенного лица;
- организация, в которой производятся действия по доверенности;
- вид действия;
- образец подписи лица, получившего доверенность (при необходимости);
- заверение подлинности подписи (при необходимости);
- срок действия доверенности.
Доверенность оформляется в двух экземплярах.
Первый экземпляр (оригинал) выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя.
Второй экземпляр с визами хранится в организационном отделе ГУФК Омской области.
Доверенности, выданные от имени ГУФК Омской области, регистрируются в журнале учета выданных доверенностей и имеют единую нумерацию в рамках календарного года.
В случае расторжения трудового договора (служебного контракта) с работником, указанным в доверенности в качестве представителя ГУФК Омской области до истечения срока действия доверенности, а также по истечении срока действия доверенности оригинал доверенности подлежит возврату в организационный отдел ГУФК Омской области.
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей оформляется управлением организации деятельности Главного управления с использованием программного продукта.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 68 настоящего приложения внесены изменения
68. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции (регламента) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов ГУФК Омской области.
Положения, правила, инструкции (регламенты) создаются как самостоятельные виды внутренних документов, которые утверждаются приказом (распоряжением) начальника Главного управления.
Текст положения, правил, инструкции (регламента) печатается на стандартных листах бумаги формата А4 с отметкой о приложении к правовому акту, которым утверждается.
Название положения, правил, инструкции (регламента) должно отвечать на вопрос "О чем?". Название инструкции, содержащей должностные обязанности (должностная инструкция), должно отвечать на вопрос "Кого?", например:
"Должностной регламент ведущего специалиста управления организации деятельности Главного управления финансового контроля Омской области".
Текст положения, правил, инструкции (регламента) может делиться на пункты и подпункты, нумерация которых производится арабскими цифрами.
Текст положения, правил, инструкции (регламента) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
69. Докладная записка - документ информационно-справочного характера, адресованный вышестоящему должностному лицу и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа.
Докладные записки подготавливаются в инициативном порядке либо по поручению руководителя структурного подразделения ГУФК Омской области и подписываются заместителем начальника Главного управления или руководителем структурного подразделения ГУФК Омской области.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 пункт 70 настоящего приложения изложен в новой редакции
70. Телеграмма составляется в том случае, когда необходима срочная передача информации адресату.
Отправка телеграмм осуществляется адресатам, находящимся на территории Российской Федерации и государств - участников СНГ, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222.
Телеграммы печатаются на стандартных листах бумаги без бланка в двух экземплярах (приложение N 5 к Инструкции).
К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов, прилагается перечень рассылки, завизированный исполнителем. В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ.
Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности:
- отметка о категории телеграммы;
- адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата. Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без наведения справок;
- текст телеграммы излагается на одной стороне листа кратко, без переноса слов, абзацев. Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью. Телеграмма оформляется на русском языке, не должна содержать более 200 слов;
- подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, с указанием должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписавшего телеграмму;
- регистрационный номер и дата отправки телеграммы.
Проект телеграммы до представления ее на подпись руководителю визируется исполнителем на втором экземпляре в левом нижнем углу.
Телеграммы принимаются на отправку подписанными и датированными.
Вторые экземпляры телеграмм формируются в дела в соответствии с Номенклатурой.
Информация, предназначенная для отправки в адрес глав муниципальных районов Омской области, органов исполнительной власти Омской области и учреждений, подключенных к системе электронного документооборота, направляется через СЭДО.
71. Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления (приложение N 4 к Инструкции).
Телефонограммы за подписью руководства ГУФК Омской области передаются и принимаются на их имя уполномоченными должностными лицами.
После сверки текста телефонограммы с принимающим лицом передающий заполняет справочные реквизиты:
в графе "Принял" указываются должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;
в графе "Передал" указываются должность, фамилия лица, передавшего телефонограмму, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.
На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.
Полученная телефонограмма должна быть отпечатана и передана руководителю в возможно короткий срок.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 72 настоящего приложения внесены изменения
72. Служебные письма готовятся:
- как отчеты о выполнении поручений Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора и Правительства Омской области, руководства ГУФК Омской области;
- как сопроводительные письма;
- как ответы на запросы различных организаций и физических лиц;
- как служебные записки о санкционировании проведения контрольных мероприятий;
- как служебные записки о размещении информации на официальных информационных сайтах и порталах сети Интернет;
- как инициативные письма (информационные письма, пояснительные записки, запросы, задания, рекомендации, предложения, замечания, просьбы и т.д.).
Сроки подготовки и тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции.
Служебная переписка между руководством ГУФК Омской области, руководителями структурных подразделений ГУФК Омской области осуществляется без использования бланков.
При оформлении служебного письма не допускается использование оборотной стороны листа.
Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. с соответствующей мотивацией или без нее.
Проекты служебных писем должны быть согласованы руководителями заинтересованных структурных подразделений ГУФК Омской области, в которых подготовлены вышеуказанные проекты писем, или указанных в резолюции, заместителями начальника Главного управления, курирующими соответствующее структурное подразделение ГУФК Омской области, если подписание письма осуществляется начальником Главного управления. Согласование оформляется визой в соответствии с пунктом 36 Инструкции.
Служебные записки оформляются без бланка ГУФК Омской области на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или в электронной форме.
В правом верхнем углу служебной записки располагаются наименование должности адресата, его фамилия, инициалы. Текст служебной записки может начинаться с расположенных по центру слов "Служебная записка".
После текста служебной записки располагаются подпись специалиста ГУФК Омской области, подготовившего служебную записку и дата.
Правила оформления служебных записок на бумажном носителе распространяются на оформление служебных записок в электронной форме.
Служебные записки по кадровым вопросам согласовываются с начальником организационного отдела ГУФК Омской области.
В служебных записках о санкционировании проведения контрольных мероприятий в обязательном порядке указываются:
1) наименование объекта финансового контроля;
2) фамилии, инициалы, должности лиц, уполномоченных на проведение контрольного мероприятия с указанием руководителя проверки (далее - проверяющая группа);
3) проводимое контрольное мероприятие;
4) основание проведения контрольного мероприятия;
5) проверяемый период;
6) тема контрольного мероприятия;
7) даты начала и окончания проведения контрольного мероприятия;
8) информация о месте проведения контрольного мероприятия и о необходимости предоставления служебного автомобиля для проезда проверяющей группы к месту проведения контрольного мероприятия;
9) при необходимости расчет суммы командировочных расходов (суточные, проезд, проживание);
10) дата составления;
11) личная подпись и расшифровка (инициалы, фамилия), должность лица, подготовившего служебную записку.
Все подготовленные служебные письма должны быть оформлены соответствующим образом и направлены на регистрацию в установленном порядке.
III. Организация документооборота
3.1. Прием и первичная обработка поступающих документов
73. В документообороте ГУФК Омской области выделяются следующие виды документов:
- входящие (поступающие);
- исходящие (отправляемые);
- внутренние.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 29 апреля 2016 г. N 12 в пункт 74 настоящего приложения внесены изменения
74. В документообороте ГУФК Омской области используется СЭДО ГУФК Омской области, входящая в состав автоматизированной информационной системы Омской области "Единая система электронного документооборота Омской области" (далее - ЕСЭДО) и предназначенная для создания, согласования, регистрации и осуществления контроля исполнения документов, поступающих в ГУФК Омской области для исполнения, а также для ведения учета оборота поступающих, отправляемых и внутренних документов ГУФК Омской области.
75. Первичную обработку и предварительное рассмотрение входящих документов ГУФК Омской области осуществляется ответственным работником организационного отдела ГУФК Омской области (далее - делопроизводитель).
76. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие в них документов, включая приложения. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 77 настоящего приложения внесены изменения
77. При обнаружении некомплектности или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в организационном отделе ГУФК Омской области, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 пункт 78 настоящего приложения изложен в новой редакции
78. Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки. Не уничтожаются конверты, содержащие обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и иные документы).
79. Документы, не подлежащие регистрации в СЭДО, определяются в соответствии с перечнем согласно приложению N 20 к Инструкции. Документы, не подлежащие регистрации в СЭДО, передаются в структурные подразделения ГУФК Омской области по назначению.
80. Доставка документов в ГУФК Омской области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электронной связи. С помощью почтовой и фельдъегерской связи доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок, мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, Интернет-почта и проекты входящих и исходящих документов от адресатов, включенных в СЭДО.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 пункт 81 настоящего приложения изложен в новой редакции
81. В СЭДО обработке подлежат электронные документы, которые подписаны ЭП, признанной действительной. При получении электронных документов, подписанных ЭП, делопроизводитель производит проверку действительности ЭП.
При получении электронной копии документа, подписанной ЭП, делопроизводитель производит проверку действительности ЭП сотрудника подразделения делопроизводства, подтверждающей соответствие электронной копии документа его подлиннику на бумажном носителе, подписанному ЭП.
При обнаружении некомплектности или повреждении электронных документов, электронных копий документов, отсутствии или признании ЭП недействительной делопроизводитель направляет отправителю уведомление об отказе в приеме к обработке такого документа. Уведомление подписывается ЭП сотрудника, признавшего ЭП недействительной.
82. Служебные документы, полученные работниками ГУФК Омской области, минуя организационный отдел ГУФК Омской области, должны быть в тот же день сданы для регистрации.
3.2. Регистрация поступающих документов
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 83 настоящего приложения внесены изменения
83. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения либо при поступлении в нерабочее время на следующий рабочий день.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 пункт 84 настоящего приложения изложен в новой редакции
84. Документы регистрируются и учитываются организационным отделом ГУФК Омской области в СЭДО путем создания регистрационно-контрольных карточек документов (далее - РКК) с включением в них электронных документов или электронных копий документов и заполнением следующих полей:
- входящий номер;
- дата регистрации;
- корреспондент;
- адрес корреспондента;
- номер документа;
- дата документа;
- автор документа;
- заголовок (краткое содержание);
- вид документа;
- вид доставки;
- отметка срочности;
- кому (на рассмотрение);
- у кого находится подлинник;
- сопроводительная информация (примечание);
- вложения;
- текст документа;
- количество листов основного документа (при необходимости);
- количество приложений (при необходимости);
- общее количество листов приложений (при необходимости).
Документы, поступившие на бумажном носителе, включаются в СЭДО после создания электронной копии документа. Включение электронной копии документа в СЭДО возможно только после ее сравнения с подлинником документа. После включения электронной копии документа в СЭДО она заверяется ЭП делопроизводителя, подтверждающей соответствие электронной копии документа ее подлиннику на бумажном носителе. Электронные копии документа не создаются в отношении:
- сброшюрованных документов и других текстовых материалов;
- книг, буклетов, карт, диаграмм, материалов форматом более А4, а также состоящих из листов разного формата;
- материалов с малоразборчивым текстом;
- писем граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, приложенных к документам.
Электронные документы и электронные копии документов регистрируются в СЭДО после проверки действительности ЭП, не прошедшие проверку действительности - после получения подлинника документа на бумажном носителе.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 85 настоящего приложения внесены изменения
85. При создании РКК поступившего в ГУФК Омской области документа в СЭДО осуществляется присвоение регистрационного номера документу с указанием даты регистрации, например:
ВХ-15/ГУФК-1040 от 20.05.2015,
где:
- ВХ - вид документа (входящий);
- 15 - год;
- ГУФК - наименование ГУФК Омской области;
- 1040 - порядковый номер;
- 20.05.2015 - дата регистрации.
На документах, оформленных на бумажном носителе и подлежащих регистрации, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, в котором заполняется дата поступления и регистрационный номер.
В случае если поступивший документ является ответом на запрос, делопроизводитель подбирает документы, на которые имеется ссылка, и связывает их в СЭДО.
86. Рассмотрению и исполнению подлежат документы только с отметкой о входящей регистрации.
87. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются делопроизводителем как входящие документы. При поступлении документа по каналу факсимильной связи вместе с его подлинником обоим документам присваивается один и тот же регистрационный номер.
3.3. Порядок рассмотрения документов и доведение документов до исполнителей
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 88 настоящего приложения внесены изменения
88. После регистрации все входящие документы передаются делопроизводителем на рассмотрение начальнику Главного управления и заместителям начальника Главного управления в соответствии с распределением должностных обязанностей между заместителями начальника Главного управления, их должностными регламентами.
89. По результатам рассмотрения документов даются поручения в форме резолюции. Все резолюции подлежат занесению в СЭДО, путем создания контрольной карточки резолюции и заполнением в ней следующих полей:
- автор;
- исполнители;
- текст;
- дата выдачи;
- срок исполнения;
- отметка срочности.
Резолюциям, требующим отчета об исполнении, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения. В поле "Исполнители" первым указывается ответственный исполнитель.
Проекты резолюций могут быть подготовлены должностными лицами, на которых в установленном порядке возложена указанная обязанность, и направлены автору резолюции для подписания. Резолюции, созданные в СЭДО в форме электронных документов, подписываются ЭП автора резолюции.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 90 настоящего приложения внесены изменения
90. Документы рассылаются в соответствии с резолюциями и рассылкой на исполнение. Если в резолюции указано несколько исполнителей, оригинал документа вместе с резолюцией направляется лицу, указанному в резолюции первым, либо исполнителю, напротив фамилии которого стоит отметка "обобщение", "свод" и т.п. Остальные исполнители автоматически оповещаются средствами СЭДО и работают с электронной копией документа.
Все последующие резолюции на документе не должны искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.
Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным, с занесением резолюций в СЭДО.
91. Резолюции доводятся до сведения исполнителей в день рассмотрения документа руководителем или на следующий рабочий день. Срочные документы передаются делопроизводителем исполнителю незамедлительно.
Средствами СЭДО осуществляется автоматическое оповещение исполнителей, имеющих доступ к СЭДО, о наличии резолюции.
92. Исполнители, наделенные полномочиями по внесению изменений в сведения, содержащиеся в СЭДО, отражают ход исполнения резолюции в СЭДО.
93. В случае изменения резолюции или переадресации документов передача указанных документов осуществляется через делопроизводителя. Документы должны передаваться от одного исполнителя другому с учетом срока исполнения документов. При этом документы вторично не регистрируются.
94. Все зарегистрированные документы после исполнения списываются "в дело" лицом, исполнившим поручение. Информация об исполнении документа заносится в СЭДО с внесением номера дела по Номенклатуре, в котором будет находиться документ.
3.4. Контроль исполнения документов
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 95 настоящего приложения внесены изменения
95. Сроки исполнения документов определяются руководителем, который дает поручение (подписывает резолюцию) исходя из срока, установленного должностным лицом или организацией, направившими документ, или сроков, установленных законодательством.
96. Контроль исполнения документов строится на автоматизированной базе регистрации и включает постановку документа на контроль, координацию и анализ хода исполнения, учет и обобщение результатов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 97 настоящего приложения внесены изменения
97. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль в СЭДО соответствующая отметка вносится в РКК с указанием срока исполнения согласно резолюции начальника Главного управления.
На особый контроль ставятся:
- поручения Губернатора Омской области, Правительства Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителей Председателя Правительства Омской области;
- запросы правоохранительных органов и прокуратуры Омской области;
- запросы контролирующих органов;
- обращения граждан и организаций.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 98 настоящего приложения внесены изменения
98. Контроль исполнения документов в ГУФК Омской области обеспечивают:
- заместители начальника Главного управления;
- руководители структурных подразделений ГУФК Омской области;
- начальник управления организации деятельности ГУФК Омской области.
99. Ответственный исполнитель обеспечивает своевременное и качественное исполнение соответствующего документа, несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 100 настоящего приложения внесены изменения
100. Руководители структурных подразделений ГУФК Омской области:
- обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, оперативный контроль за качественным исполнением документов;
- выделяют документы, требующие срочного исполнения;
- лично принимают необходимые меры для своевременного исполнения документов.
Делопроизводитель ГУФК Омской области обязан:
- напоминать исполнителям заблаговременно о приближении срока исполнения документов;
- докладывать руководителю структурного подразделения ГУФК Омской области обо всех случаях возможных задержек и нарушений сроков исполнения документов.
Начальник управления организации деятельности ГУФК Омской области ежемесячно по состоянию на 1-е число каждого месяца информирует начальника Главного управления о соблюдении сроков исполнения документов, стоящих на контроле.
101. Изменение срока исполнения поручения, если это не противоречит законодательству, производится начальником Главного управления, заместителями начальника Главного управления, давшими поручение, при наличии уважительных причин.
Если имеются основания полагать, что документ не будет исполнен в срок, то исполнитель документа не менее чем за три дня до истечения установленного срока подготавливает обоснованную служебную записку о продлении срока за подписью руководителя структурного подразделения.
102. Если срок исполнения документа приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен не позднее дня, предшествующего нерабочему дню.
103. Документ считается исполненным и снимается с контроля, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и задачи, извещены все заинтересованные лица и организации.
Документ считается исполненным после подписания его лицом, уполномоченным подписывать настоящий документ, и присвоения ему регистрационного номера.
Снятие с контроля поручений начальника Главного управления осуществляется начальником Главного управления по представлению первого заместителя начальника Главного управления, заместителя начальника Главного управления или ответственного исполнителя документа.
3.5. Работа исполнителей с документами
104. Организация работы исполнителей с документами осуществляется на основании резолюций вышестоящих должностных лиц. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование с заинтересованными должностными лицами, доработку и представление проекта документа на подпись начальнику Главного управления, заместителям начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей.
Проекты документов подлежат обязательному занесению в СЭДО. При создании проектов документов в СЭДО исполнителем в учетной карточке заполняются следующие поля:
- отметка срочности (при необходимости);
- наименование корреспондента (для исходящих писем);
- наименование типа папки (письмо, служебная записка и др.);
- наименование типа электронного документа (письмо, служебная записка и др.);
- заголовок (содержит краткое название, передающее смысл текста и отвечающее на вопрос "О чем?");
- поле "Вложения" (содержит прикрепленные файлы);
- поле "Текст документа" (помещается текстовая часть документа, за исключением бланка, на котором оформлен документ, и приложений к нему);
- связь с документами, на которые есть ссылки в проекте документа (входящие, исходящие, внутренние);
- согласованты;
- подписант.
Необходимость наличия проекта документа на бумажном носителе (одновременно с проектом электронного документа) определяется исполнителем, исходя из вида документа и его адресата.
Проекты электронных документов направляются руководителю для подписания ЭП средствами СЭДО. Проекты документов на бумажном носителе передаются на подпись в установленном порядке.
105. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей поручения, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов и материалов в соответствии с федеральным и областным законодательством.
106. Соисполнители имеют право:
- докладывать об исполнении поручения руководителю, давшему поручение, по поручению (предложению) ответственного исполнителя;
- вносить ответственному исполнителю предложения об изменении сроков исполнения документов с соответствующим обоснованием.
107. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.
3.6. Порядок оформления и отправки исходящих документов
108. Документы, направляемые на подпись руководству ГУФК Омской области, должны быть завизированы ответственным исполнителем и иными лицами в соответствии с их должностными полномочиями.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 пункт 109 настоящего приложения изложен в новой редакции
109. Исходящие документы подписываются начальником Главного управления, заместителями начальника Главного управления в соответствии с распределением должностных обязанностей между заместителями начальника Главного управления, их должностными регламентами.
110. Исходящие судебные документы (исковые заявления, отзывы, дополнительные доводы и пр.) после согласования с начальником Главного управления подписываются работниками ГУФК Омской области, имеющими соответствующие полномочия, согласно выданной доверенности. Документы, указанные в настоящем пункте, оформляются на бланках ГУФК Омской области и подлежат обязательной регистрации.
111. Перед регистрацией отправляемого документа производится проверка правильности оформления документа, комплектности документа, соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки, соответствия текстов подписанного и завизированного экземпляра документа, производится сортировка документов по способу исполнения (простая и заказная почта), проверяется наличие:
- подписи;
- виз;
- приложений;
- отметки об исполнителе;
- правильности написания адресата;
- номера и даты документа, на который делается ссылка.
Перед регистрацией электронных документов производится проверка аутентичности и действительности ЭП должностного лица, подписавшего документ. Выведенный на бумажный носитель электронный документ удостоверяется штампом о действительности ЭП должностного лица.
Неправильно оформленные документы возвращаются ответственному исполнителю.
112. Регистрация и дальнейшая отправка документов, оформленных на бумажных носителях, осуществляются только при наличии электронной копии документа, которая передается с помощью СЭДО.
Ответственность за соответствие электронных проектов документов, направленных на регистрацию в СЭДО, содержанию документов на бумажном носителе возлагается на исполнителя документа.
113. При создании РКК исходящего документа ГУФК Омской области в СЭДО ГУФК Омской области осуществляется присвоение регистрационного номера документу с указанием даты регистрации. Регистрационный номер состоит из вида документа, года, порядкового номера документа, например:
N ИСХ-15/ГУФК-689 от 22.05.2015,
где:
ИСХ - вид документа (исходящий);
15 - год;
ГУФК - наименование ГУФК Омской области;
689 - порядковый номер документа;
22.05.2015 - дата регистрации.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 114 настоящего приложения внесены изменения
114. Для документов, оформленных на бумажном носителе, регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на втором экземпляре документа с визами ответственного исполнителя, остающемся в деле.
115. Документ, отправленный по факсу, электронной почте, подлежит регистрации в соответствии с Инструкцией.
116. Документы, отправляемые ГУФК Омской области, передаются с помощью СЭДО, почтовой, фельдъегерской или электронной связью.
Решение о способе доставки принимает ответственный исполнитель. На документах, подлежащих отправке заказным письмом или заказным письмом с уведомлением о вручении, должны содержаться соответствующие пометки.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 пункт 117 настоящего приложения изложен в новой редакции
117. Исходящие документы в форме электронных документов, подписанных ЭП, отправляются в органы исполнительной власти, иные органы государственной власти, органы местного самоуправления путем пересылки из СЭДО ГУФК Омской области в СЭДО адресата при наличии у него таковой. При отправке электронных документов вместе с ними передаются их регистрационные данные.
При наличии письменного запроса от организации, в адрес которой направляются документы, об обмене информацией в форме электронных документов, подписанных ЭП, исходящие документы в адрес указанной организации оформляются в формате PDF с использованием ЭП должностного лица и направляются на указанный в запросе официальный адрес электронной почты организации.
При наличии во входящем документе организации или должностного лица запроса о направлении ответа, в том числе посредством электронной связи, по поручению должностного лица, рассмотревшего указанный входящий документ, копия ответа направляется ответственным исполнителем по указанному во входящем документе адресу электронной почты с досылкой оригинала ответа почтовой связью в адрес организации или должностного лица.
118. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется организационным отделом ГУФК Омской области в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 года N 234.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 119 настоящего приложения внесены изменения
119. Исходящие документы передаются из структурных подразделений ГУФК Омской области для отправки без конвертов.
Документы, отправляемые разными подразделениями в один адрес, могут быть вложены в один конверт.
Перед упаковкой документа в конверт делопроизводителем проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
120. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
121. Вопросы срочной доставки документов решаются руководителями структурных подразделений ГУФК Омской области. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 настоящее приложение дополнено пунктом 121.1
121.1. При передаче текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- передаваемый документ (текст, схема, графическое изображение) должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;
- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".
3.7. Порядок работы с электронными документами
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 пункт 122 настоящего приложения изложен в новой редакции
122. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДО.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 настоящее приложение дополнено пунктом 122.1
122.1. В ГУФК Омской области используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Герб Омской области".
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 пункт 123 настоящего приложения изложен в новой редакции
123. Получение и отправка электронных документов осуществляются организационным отделом ГУФК Омской области.
При передаче электронных документов в органы государственной власти и органы местного самоуправления документы заверяются ЭП начальника Главного управления или заместителей начальника Главного управления, подписавших документ.
Электронные документы подписываются ЭП должностного лица в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 настоящее приложение дополнено пунктом 123.1
123.1. После получения электронных документов, подписанных ЭП должностного лица, делопроизводитель осуществляет проверку действительности ЭП.
124. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭДО во внутреннем документообороте ГУФК Омской области используются способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, так как программные средства, применяемые в СЭДО, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 125 настоящего приложения внесены изменения
125. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО. В Номенклатуре указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в графе "Примечание".
126. Электронные документы после их исполнения должны храниться в установленном порядке, в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
127. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они уничтожаются на основании акта, утвержденного начальником Главного управления.
3.8. Учет и анализ объема документооборота
128. Все входящие, исходящие и внутренние документы подлежат количественному учету для определения объема документооборота.
Учет документов ведется раздельно по входящим, исходящим и внутренним документам, по корреспондентам (адресатам) и по структурным подразделениям.
Подсчет количества документов производится при помощи СЭДО.
За единицу подсчета принимается экземпляр документа, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
129. Итоговые сведения об объеме документооборота в ГУФК Омской области составляются организационным отделом ГУФК Омской области за определенный период, но не реже одного раза в год, представляются начальнику Главного управления.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 название раздела 3.9 настоящего приложения изложено в новой редакции
3.9. Организация работы с обращениями граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 пункт 130 настоящего приложения изложен в новой редакции
130. Обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения граждан), поступившие в ГУФК Омской области, рассматриваются в соответствии с федеральным и областным законодательством.
131. Обращения граждан формируются в дела отдельно от других поступающих документов ГУФК Омской области.
Обращение гражданина регистрируется в организационном отделе ГУФК Омской области в СЭДО с использованием базы данных "Обращения граждан".
Нумерация с началом каждого календарного года начинается с единицы.
При вводе основных реквизитов поступившего в ГУФК Омской области обращения гражданина в СЭДО осуществляется присвоение ему регистрационного номера, например,
N И-36,
где:
- И - первая буква фамилии обратившегося гражданина ("Иванов");
- 36 - порядковый номер обращения.
В случае повторного поступления обращения одного и того же адресата в регистрационный номер добавляется буква (п) - ("повторно").
132. Рассмотрение обращений граждан, поступающих в ГУФК Омской области, осуществляется руководством ГУФК Омской области.
133. Сроки рассмотрения обращений граждан, поступивших Губернатору Омской области, в Правительство Омской области и переданных на рассмотрение в ГУФК Омской области, исчисляются в календарных днях со дня их регистрации в управлении по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области.
Общий срок рассмотрения обращений, поступивших непосредственно в ГУФК Омской области - 30 календарных дней со дня их регистрации.
Если в тексте поручения начальника Главного управления имеется указание "срочно", "незамедлительно", то срок исполнения составляет до 3 календарных дней. Указание "оперативно" предусматривает срок исполнения до 7 календарных дней. Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то оно исполняется в предшествующий рабочий день.
134. При подготовке ответа на обращения граждан, поступившие Губернатору Омской области, в Правительство Омской области, правоохранительные органы Омской области, территориальные органы федеральных органов государственной власти, органы исполнительной власти Омской области или органы местного самоуправления и переданные в ГУФК Омской области для направления ответа гражданину, осуществляется также подготовка сопроводительного письма Губернатору Омской области, в Правительство Омской области с информацией о выполнении поручения (если это содержится в указании по исполнению документа). Ответы на данные обращения граждан готовятся в письменной форме за подписью начальника Главного управления.
135. При подготовке ответа на обращение, поступившее непосредственно в ГУФК Омской области или начальнику Главного управления, ответ дается только автору обращения.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 136 настоящего приложения внесены изменения
136. Если в обращении граждан содержатся сведения о признаках коррупционных правонарушений, совершенных лицами, замещающими государственные должности Омской области, государственными гражданскими служащими Омской области, то копии такого обращения и материалов по результатам его рассмотрения направляются в управление Губернатора Омской области по профилактике коррупционных и иных правонарушений.
137. В ГУФК Омской области ведется личный прием граждан руководством ГУФК Омской области в соответствии с графиком личного приема. График личного приема граждан утверждается приказом ГУФК Омской области. Запись граждан осуществляется в приемной начальника Главного управления по адресу: г. Омск, ул. Красный Путь, 3, кабинет 323, а также по телефону: 21-23-01.
Контроль исполнения поручений начальника Главного управления, первого заместителя начальника Главного управления, заместителя начальника Главного управления по результатам личного приема граждан осуществляется в соответствии с подразделом 3.4 Инструкции.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 29 апреля 2016 г. N 12 раздел III настоящего приложения дополнить подразделом 3.10
3.10. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения "Для служебного пользования"
137.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности ГУФК Омской области, ограничения на распространение которой обусловлены служебной необходимостью, а также поступившая в ГУФК Омской области несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.
137.2. На документах (в случае необходимости и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - ДСП) в соответствии с пунктом 42 Инструкции.
137.3. Прием, первичная обработка и регистрация документов с пометкой ДСП осуществляются делопроизводителем или иным уполномоченным на то работником организационного отдела ГУФК Омской области отдельно от несекретной документации без использования СЭДО.
Входящие и исходящие документы с пометкой ДСП регистрируются отдельно в журналах регистрации документов "Для служебного пользования" и учитываются по количеству листов и экземпляров.
137.4. Документы с пометкой ДСП согласовываются в форме подписания листа согласования на бумажном носителе и печатаются на бланке ГУФК Омской области. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа исполнитель указывает количество отпечатанных экземпляров, свои инициалы, фамилию, контактные данные, и дату вывода документа на печать, например:
Отпечатано на 3 л. в 2 экз.
- в адрес
- в дело ГУФК Омской области
Исполнитель: И.О. Фамилия
тел. 37-40-20
15.03.2016
137.5. Входящие документы с пометкой ДСП передаются на исполнение в соответствии с резолюцией руководства ГУФК Омской области под расписку.
137.6. Пересылка исходящих документов с пометкой ДСП в другие организации осуществляется делопроизводителем или иным уполномоченным на то работником организационного отдела ГУФК Омской области путем передачи в структурное подразделение организации, осуществляющее прием и учет несекретной документации, или заказными (ценными) почтовыми отправлениями. На конверте указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением пометки ДСП.
При необходимости направления документов с пометкой ДСП в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем или руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
137.7. Исполненные документы с пометкой ДСП группируются в дела в соответствии с Номенклатурой дел ГУФК Омской области. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка ДСП.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 137.8 настоящего приложения внесены изменения
137.8. Передача документов и дел с пометкой ДСП от одного работника другому осуществляется с разрешения руководства ГУФК Омской области.
137.9. Отобранные экспертной комиссией документы с пометкой ДСП с истекшими сроками хранения оформляются на уничтожение актом и уничтожаются в соответствии с подразделом 4.5. Инструкции.
137.10. Документы с пометкой ДСП, имеющие постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения, формируются в дела и хранятся в соответствии с положениями раздела IV Инструкции.
IV. Документальный фонд ГУФК Омской области
4.1. Разработка и ведение номенклатуры дел ГУФК Омской области
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 пункт 138 настоящего приложения изложен в новой редакции
138. Номенклатура - систематизированный перечень заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве ГУФК Омской области, с указанием сроков хранения, оформленный в соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526.
Номенклатура закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда ГУФК Омской области.
139. Номенклатура разрабатывается не позднее 15 ноября текущего года организационным отделом ГУФК Омской области на основе номенклатур дел структурных подразделений ГУФК Омской области, подготовленных в соответствии с положением о ГУФК Омской области, штатным расписанием ГУФК Омской области, иными документами, регламентирующими порядок документирования деятельности ГУФК Омской области, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел ГУФК Омской области за предыдущие годы, документами, образующимися в деятельности ГУФК Омской области.
140. Номенклатура дел структурного подразделения ГУФК Омской области составляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении ГУФК Омской области, в соответствии с приложением N 9 к Инструкции, согласовывается с организационным отделом ГУФК Омской области и подписывается руководителем структурного подразделения ГУФК Омской области.
141. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел структурного подразделения ГУФК Омской области оказывает организационный отдел ГУФК Омской области.
142. Новое структурное подразделение ГУФК Омской области обязано в месячный срок, со дня образования, разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в организационный отдел ГУФК Омской области.
143. Номенклатура дел ГУФК Омской области составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений ГУФК Омской области и согласовывается с экспертной комиссией ГУФК Омской области (далее - ЭК), после чего направляется на согласование в экспертно-проверочную комиссию Министерства культуры Омской области (далее - ЭПК Министерства культуры Омской области).
144. Согласованная ЭПК Министерства культуры Омской области Номенклатура в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается начальником Главного управления и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
145. Номенклатура пересогласовывается с ЭПК Министерства культуры Омской области не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры ГУФК Омской области она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.
146. В случае возникновения в течение года новых документированных участков работы, появления дел, не предусмотренных Номенклатурой, вновь заводимые дела помещаются в Номенклатуру под резервными номерами.
4.2. Формирование дел и их текущее хранение
147. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой в зависимости от сроков хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет)) и правилами систематизации документов внутри дела.
148. Законченный делопроизводством документ передается исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока.
149. Дела формируются в структурных подразделениях ГУФК Омской области. Ответственные за сохранность документов и формирование их в дела, определяются в соответствии с должностными регламентами и Инструкцией. Указанные лица и руководители структурных подразделений ГУФК Омской области обеспечивают сохранность документов и дел.
150. Индекс дела, в которое в соответствии с Номенклатурой должен быть подшит исполненный документ (комплект документов), определяет лицо, ответственное в структурном подразделении ГУФК Омской области за сохранность документов и формирование их в дела.
151. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
1) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по Номенклатуре;
2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
3) помещать приложения вместе с основными документами;
4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
6) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);
8) документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным;
9) по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (при превышении данного объема заводится второй том, при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.);
10) документы внутри дела располагаются по мере поступления в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании;
11) распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
12) в отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых областных законов, правовых актов Губернатора Омской области, правовых актов Правительства Омской области;
13) все документы отчетного и информационного характера по исполнению правовых актов и поручений Губернатора Омской области, Правительства Омской области, находящихся на контроле, подшиваются в заведенные на эти правовые акты и поручения дела (если на правовые акты и поручения дела не заводились, то отчетные документы подшиваются в дела переписки за текущий год);
14) если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа;
15) документы комиссии ГУФК Омской области группируются в два дела: протоколы и решения комиссии ГУФК Омской области, документы к заседаниям комиссии ГУФК Омской области;
16) протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам (документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов);
17) правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу;
18) при формировании правовых актов по личному составу формируются в отдельные дела правовые акты по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения;
19) утвержденные планы, отчеты и другие документы группируются отдельно от их проектов;
20) документы в личных делах располагаются по мере их поступления;
21) обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы ГУФК Омской области и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
22) переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом (при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года);
23) законченные делопроизводством электронные копии документов формируются в дела (папки, директории) в соответствии с Номенклатурой, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
152. Местом текущего хранения дел со дня их заведения до передачи в архив ГУФК Омской области или на уничтожение являются структурные подразделения ГУФК Омской области, в которых были сформированы соответствующие дела.
153. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
- создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
- размещение дел;
- проверка наличия и состояния документов и дел;
- соблюдение порядка выдачи дел.
154. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с Номенклатурой. На корешках обложек дел указываются индексы по Номенклатуре. Номенклатура или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа, сейфа.
155. Дела документального фонда ГУФК Омской области, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив ГУФК Омской области, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по Номенклатуре.
156. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения ГУФК Омской области, в котором были сформированы соответствующие дела, реорганизации и ликвидации указанного структурного подразделения ГУФК Омской области.
Проверка наличия проводится путем сверки статей Номенклатуры с описанием дел на обложке, физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в соответствии с законодательством.
157. Выдача дел работникам ГУФК Омской области осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника Главного управления.
158. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника Главного управления с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
159. Контроль за правильным формированием дел, проверкой наличия и состояния дел, выдачей дел во временное пользование, изъятием документов из дел осуществляет организационный отдел ГУФК Омской области.
4.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
160. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
1) экспертизу ценности документов;
2) оформление дел;
3) составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
4) составление актов на уничтожение документов и дел, не подлежащих хранению.
161. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства:
1) при составлении номенклатуры дел;
2) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
3) при подготовке к передаче в архив ГУФК Омской области;
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 29 апреля 2016 г. N 12 в подпункт 4 пункта 161 настоящего приложения внесены изменения
4) при подготовке дел к передаче в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив).
162. Экспертизу ценности документов организует и проводит постоянно действующая ЭК ГУФК Омской области, положение о которой утверждается правовым актом ГУФК Омской области после согласования ЭПК Министерства культуры Омской области.
В состав комиссии ГУФК Омской области, утверждаемый правовым актом ГУФК Омской области, включается представитель Исторического архива (по согласованию).
163. Экспертиза ценности документов производится ежегодно в структурных подразделениях ГУФК Омской области, осуществляющих формирование и хранение соответствующих дел.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 164 настоящего приложения внесены изменения
164. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив ГУФК Омской области, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой "До минования надобности", выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями документов с указанием сроков их хранения, Номенклатурой.
165. По результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
166. Оформление дел производится работниками структурных подразделений ГУФК Омской области, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи и под контролем организационного отдела ГУФК Омской области.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 167 настоящего приложения внесены изменения
167. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.
168. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Формы листа-заверителя дела, внутренней описи документов дела приведены в приложениях N 14, 10 к Инструкции соответственно.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 29 апреля 2016 г. N 12 в пункт 169 настоящего приложения внесены изменения
169. По результатам экспертизы ценности документов в структурном подразделении составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложения N 11, 21, 22 к Инструкции соответственно).
170. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение 3 лет.
171. Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в целях передачи соответствующих дел в архив ГУФК Омской области составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 29 апреля 2016 г. N 12 в пункт 172 настоящего приложения внесены изменения
172. При подготовке к передаче на архивное хранение личных дел государственных гражданских служащих (далее - госслужащие) и в течение 10 лет со дня увольнения с государственной гражданской службы Омской области экспертиза ценности личных дел госслужащих и полное упорядочение указанных дел не проводятся.
Опись личных дел госслужащих, уволенных с государственной гражданской службы Омской области, составляется организационным отделом ГУФК Омской области по окончании каждого делопроизводственного года по форме описи дел по личному составу не делая записей о передаче и приеме в архив ГУФК Омской области.
173. В случае передачи организационным отделом ГУФК Омской области личного дела госслужащего, уволенного с государственной гражданской службы Омской области, в другой государственный орган в указанной описи в графе "Примечание" делается отметка о выбытии дела с указанием основания передачи. Заявления заинтересованных лиц, переписка о передаче дела, акты приема-передачи дела составляют самостоятельное дело, которое включается в указанную опись.
174. По истечении 10-летнего срока хранения личных дел уволенных госслужащих на эти дела по году увольнения составляется самостоятельная опись с отдельной нумерацией и организационный отдел ГУФК Омской области передает их в установленном порядке на хранение в архив ГУФК Омской области.
175. В организационном отделе ГУФК Омской области обеспечивается сейфовое хранение личных дел уволенных госслужащих до передачи в архив ГУФК Омской области.
4.4. Передача дел на архивное хранение
176. В архив ГУФК Омской области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
177. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив ГУФК Омской области, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях ГУФК Омской области и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
178. Передача дел структурными подразделениями в архив ГУФК Омской области осуществляется по графику, составленному начальником организационного отдела ГУФК Омской области, согласованному с руководителями структурных подразделений ГУФК Омской области и утвержденному начальником Главного управления.
179. Прием дел производится начальником организационного отдела ГУФК Омской области, в присутствии работника структурного подразделения ГУФК Омской области, с проставлением в двух экземплярах описи дел структурного подразделения отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи руководителя организационного отдела ГУФК Омской области и лица, передавшего дела).
180. При приеме дел предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с Номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками структурного подразделения ГУФК Омской области.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 29 апреля 2016 г. N 12 в пункт 181 настоящего приложения внесены изменения
181. На основании описей дел структурных подразделений ответственный за архив ГУФК Омской области составляет сводные описи дел постоянного хранения (в 4-х экз.), временного (свыше 10 лет) хранения (приложения N 12, 23 к Инструкции соответственно) и по личному составу (в 3-х экз.) (приложение 12 к Инструкции). Сводные описи дел постоянного хранения и по личному составу представляются на утверждение (согласование) ЭПК Минкультуры Омской области, после чего подлежат утверждению начальником Главного управления.
182. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ГУФК Омской области лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив ГУФК Омской области, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и Номенклатуре.
183. Документы постоянного срока хранения ГУФК Омской области, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче на постоянное хранение в Исторический архив Омской области по истечении срока, установленного Федеральным законом "Об архивном деле Российской Федерации", в упорядоченном состоянии по трем экземплярам описей и научно-справочным аппаратом к ним.
4.5. Уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения
184. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (далее - акт) производится в структурных подразделениях ГУФК Омской области после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии ГУФК Омской области одновременно.
185. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные делопроизводством в 2012 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2016 года).
186. Согласованные экспертной комиссией ГУФК Омской области акты утверждаются начальником Главного управления только после утверждения ЭПК Министерства культуры Омской области описей дел постоянного хранения.
187. После утверждения акта начальником Главного управления дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения в акте проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты (приложение N 13 к Инструкции).
4.6. Учет, хранение, использование и уничтожение печатей и штампов в ГУФК Омской области
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 188 настоящего приложения внесены изменения
188. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов их подлинникам в делопроизводстве ГУФК Омской области применяются:
- круглая гербовая печать ГУФК Омской области;
- печать организационного отдела ГУФК Омской области;
- иные печати и штампы.
Круглая гербовая печать ГУФК Омской области хранится в управлении организации деятельности ГУФК Омской области.
Гербовая печать проставляется на актах приемки товара, выполненных работ, оказанных услуг, доверенностях, государственных контрактах, договорах, служебных удостоверениях, справках, заданиях и иных документах в соответствии с законодательством.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 189 настоящего приложения внесены изменения
189. Печать организационного отдела ГУФК Омской области, а также штампы с надписью "Копия верна", "Подписано электронной подписью" используются в работе, проставляются в организационном отделе ГУФК Омской области для удостоверения подлинности отдельных видов документов, а также проставляются на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Штампы для входящей документации используются для отметок о получении, регистрации, прохождении документов. В ГУФК Омской области также могут предусматриваться другие печати и штампы.
190. Изготовление печатей и штампов в ГУФК Омской области осуществляется в организациях, имеющих сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 191 настоящего приложения внесены изменения
191. Учет печатей и штампов ГУФК Омской области ведется управлением организации деятельности ГУФК Омской области по журналу учета печатей и штампов (приложение N 18 к Инструкции).
192. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью ГУФК Омской области.
193. Контроль применения печатей и штампов ГУФК Омской области, ответственность за законность использования и надежность хранения возлагаются на руководителей структурных подразделений ГУФК Омской области, в которых применяются данные печати и штампы.
194. Работник ГУФК Омской области, отвечающий за применение печатей и штампов, при прекращении служебного контракта обязан сдать их руководителю соответствующего структурного подразделения или в организационный отдел ГУФК Омской области (в случае увольнения руководителя структурного подразделения).
Информация об изменениях:
Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 11 августа 2017 г. N 11 в пункт 195 настоящего приложения внесены изменения
195. Контроль за применением круглой гербовой печати ГУФК Омской области, печати для расчетно-платежных документов, ответственность за законностью использования и надежностью хранения возлагается на начальника управления организации деятельности ГУФК Омской области.
196. Запрещается передавать печати и штампы посторонним лицам и выносить их из служебных помещений ГУФК Омской области без разрешения начальника Главного управления.
В случае утери печати или штампа работник ГУФК Омской области, отвечающий за применение печатей и штампов, незамедлительно сообщает об этом непосредственному руководителю. По результатам служебной проверки виновное лицо несет ответственность в соответствии с законодательством.
Уничтожение печатей и штампов осуществляется путем измельчения и производится по акту, составленному комиссией, состав которой утверждается правовым актом ГУФК Омской области.
-
Приложение N 1. Форма бланка приказа Главного управления финансового контроля Омской области
-
Приложение N 2. Форма бланка распоряжения Главного управления финансового контроля Омской области
-
Приложение N 3. Форма бланка письма Главного управления финансового контроля Омской области
-
Приложение N 4. Форма оформления телефонограммы
-
Приложение N 5. Форма оформления телеграммы
-
Приложение N 6. Форма указателя рассылки документов Главного управления финансового контроля Омской области
-
Приложение N 7. Форма листа согласования проекта приказа (распоряжения) Главного управления финансового контроля Омской области
-
Приложение N 8. Форма номенклатуры дел Главного управления финансового контроля Омской области
-
Приложение N 9. Форма номенклатуры дел структурного подразделения Главного управления финансового контроля Омской области
-
Приложение N 10. Форма внутренней описи документов дела
-
Приложение N 11. Форма описи дел постоянного хранения структурного подразделения Главного управления финансового контроля Омской области
-
Приложение N 12. Форма сводной описи дел постоянного хранения Главного управления финансового контроля Омской области
-
Приложение N 13. Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению
-
Приложение N 14. Форма листа-заверителя дела
-
Приложение N 15. Образец штампа о действительности ЭП должностного лица, подписавшего электронные документы, тексты которых распечатаны на бумажных носителях
-
Приложение N 16. Образец штампа для подтверждения верности электронного документа, текст которого распечатан на бумажном носителе (исключено)
-
Приложение N 17. Образец штампа для заверения соответствия копии документа подлиннику документа на бумажном носителе
-
Приложение N 18. Форма журнала учета печатей и штампов Главного управления финансового контроля Омской области
-
Приложение N 19. Перечень документов, создание, использование и хранение которых при организации делопроизводства и документооборота Главного управления осуществляется в форме электронных документов
-
Приложение N 20. Перечень документов, не подлежащих регистрации в системе электронного документооборота
-
Приложение N 21. Форма описи дел временного (свыше 10 лет) сроков хранения структурного подразделения Главного управления финансового контроля Омской области
-
Приложение N 22. Форма сводной описи дел по личному составу Главного управления финансового контроля Омской области
-
Приложение N 23. Форма сводной описи дел временного (свыше 10 лет) сроков хранения Главного управления финансового контроля Омской области