Приложение. Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Омской области

Приложение
к Распоряжению Министерства
здравоохранения Омской области
от 23.12.2008 года N 71

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "к Распоряжению" следует читать "к приказу"

Инструкция
по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Омской области

С изменениями и дополнениями от:

14 января, 26 марта 2010 г.

1. Общие положения

Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Омской области (далее - Инструкция) подготовлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти М.2005, в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее - ГСДОУ) и Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р. 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", с "Положением о Министерстве здравоохранения Омской области", утвержденным Указом Губернатора Омской области от 13 ноября 2007 года N 133.

Делопроизводство в Министерстве здравоохранения Омской области (далее - Министерство) организовано и ведется на основе настоящей Инструкции.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве: порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.

Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на документы несекретного характера.

Порядок работы с секретными документами регламентируется специальными инструкциями.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами компьютерной техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

Организация, ведение и совершенствование системы документооборота на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, контроль за соблюдением в структурных подразделениях единой системы делопроизводства, методическое руководство работы с документами в отделах Министерства осуществляется сектором делопроизводства Министерства.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения Министра здравоохранения Омской области (далее - Министр), первого заместителя Министра при наличии официального письменного запроса в адрес Министерства.

Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в документационном обеспечении деятельности Министерства и его структурных подразделений, определяются должностными инструкциями.

Указания сектора делопроизводства по вопросам делопроизводства являются обязательными для сотрудников Министерства.

Общее организационно-методическое руководство по вопросам документационного обеспечения и архивного дела осуществляет Архивное управление Министерства государственно-правового развития Омской области.

2. Организация документооборота и исполнения документов

2.1. Общие правила организации документооборота.

2.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот Министерства.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

- прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться;

- каждое перемещение документа должно быть оправданным;

- следует исключать или ограничивать возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;

- соблюдение единого порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

2.2. Организация доставки документов.

2.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется средствами почтовой связи, по каналам электросвязи (факсимильная, электронная связь), а также курьерской службой учреждений здравоохранения.

Доставка документов в Министерство из Правительства Омской области осуществляется курьером сектора делопроизводства.

2.3. Прием, обработка входящей корреспонденции.

2.3.1. Документы, поступающие в Министерство на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется сектором делопроизводства.

Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с Перечнем документов, не подлежащих регистрации (приложение N 1). Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по назначению.

2.3.2. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются. При этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие указанных в документах приложений.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. Конверты с письмами, поступившими в адрес структурных подразделений, а также с пометкой "лично", передаются по назначению без вскрытия.

Конверты от поступившей служебной корреспонденции, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время доставки и получения документа, а также при поступлении личных или платных документов. Сохраняются и прилагаются конверты к письмам, полученным от граждан.

Полученный документ регистрируется в электронном варианте. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование Министерства, дату и регистрационный номер.

2.3.3. Корреспонденция, поступившая в Министерство, распределяется сектором делопроизводства на документы, требующие рассмотрения Министра, первого заместителя Министра, заместителями Министра, Министерству без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения.

2.3.4. После рассмотрения документов Министром, первым заместителем Министра документы возвращаются в сектор делопроизводства для перенесения текста резолюции и постановки на контроль (по мере необходимости). При этом если срок исполнения документа (поручения) не зафиксирован в резолюции или самом документе, то действует типовой срок.

2.4 . Организация отправки исходящей корреспонденции.

2.4.1. Прохождение исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его изготовлении, визировании, подписании (утверждении), регистрации и отправки.

Отправка документов осуществляется сектором делопроизводства.

Документы, предназначаемые для отправки, принимаются полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).

2.4.2. Перед отправкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Документы, отправляемые Министерством, передаются почтовой, электронной связью и через почтовые ящики, находящиеся в секторе делопроизводства.

Документы, отправляемые Министерством в канцелярию Правительства Омской области, доставляются курьером сектора делопроизводства.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

2.5 . Передача документов внутри Министерства.

2.5.1. Сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, два раза в день забирают почту в секторе делопроизводства. Срочная корреспонденция передается адресатам немедленно.

2.5.2. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Документы должны передаваться от одного исполнителя другому с учетом срока исполнения документов.

2.5.3. Прием и передача документов на всех этапах прохождения осуществляется без расписок, но с обязательным указанием в регистрационном журнале фамилии и инициалов получателя документа.

2.5.4. Каждый работник Министерства непосредственно отвечает за сохранность документов, находящихся у него на исполнении.

2.5.5. Документы с поручением Министра, первого заместителя Министра, имеющие штамп "подлежит возврату", вместе с ответами и материалами по исполнению должны быть возвращены в сектор делопроизводства Министерства.

2.6. Порядок прохождения внутренних документов.

2.6.1. Решение различных оперативных вопросов между структурными подразделениями, как правило, осуществляется специалистами путем личного общения или по телефону. Только в исключительных случаях допускается переписка между ними.

2.6.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

2.6.3. Проекты правовых актов после подготовки и согласования соответствующими отделами, передаются в юридическую службу Министерства для визирования и проверки соответствия этих документов действующему законодательству.

2.6.4. После подписания правовые акты Министерства регистрируются в секторе делопроизводства и пересылаются для исполнения, ознакомления в структурные подразделения, а в необходимых случаях передаются (самим исполнителем) за его пределы адресатам в виде копий.

2.6.5. Протоколы, подготовка и оформление которых не требует составления проекта и согласования, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или по средствам электронной почты.

Докладные записки на имя Министра, заместителей Министра или структурного подразделения, справки, сводки, и др. внутренние документы оперативного характера рассматриваются Министром, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования в работе) в соответствующие подразделения или помещаются в соответствующие дела.

Служебная записка направляется из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.

Служебную записку подписывает руководитель подразделения или составитель.

2.7. Учет объема документооборота.

2.7.1. Учет объема документооборота в Министерстве включает в себя подсчет общего количества входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

2.7.2. При проведении учета документов раздельно подсчитывается количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения.

За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров.

2.8. Работа исполнителей с документами.

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Министерства или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

3. Регистрация документов

3.1. Общие правила регистрации.

3.1.1. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

3.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях

3.1.3. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания или утверждения.

3.1.4. Основным принципом регистрации документов является однократность. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

3.1.5. Отдельно регистрируются распоряжения, приказы Министерства по основной деятельности, распоряжения по личному составу, протоколы, письма граждан и т.д. Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.

3.1.6. Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится централизованно в секторе делопроизводства Министерства. Документы регистрируются в электронных карточках.

3.1.7. Классификатор индексов руководства и структурных подразделений строится в соответствии со структурой Министерства. Он разрабатывается на начало календарного года и доводится сектором делопроизводства до сведения каждого структурного подразделения.

3.2. Регистрация входящих и исходящих документов.

3.2.1. Регистрации подлежат документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- наименование вида доставки,

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

3.2.3. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса (по номенклатуре) структурного подразделения, подготовившего документ и порядкового номера в регистрационном массиве данных календарного года. Например: N 07/1632.

3.2.4. В документообороте регистрация входящих и исходящих документов ведется в электронной версии по программе "Lotus Notus".

3.3. Регистрация правовых актов Министерства.

3.3.1. В секторе делопроизводства, регистрируются приказы и распоряжения по основной деятельности, распоряжения по административно-хозяйственным вопросам.

При регистрации распоряжений по основной деятельности к порядковому номеру добавляется буквенное обозначение - "р".

При регистрации распоряжений по административно-хозяйственным вопросам к порядковому номеру добавляется буквенное обозначение - "ра".

3.3.2. В отделе кадровой работы и государственной службы регистрируются:

- приказы (распоряжения) по личному составу руководителей государственных учреждений здравоохранения Омской области (прием, увольнение, награждение) с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения - "к";

- приказы (распоряжения) по личному составу руководителей государственных учреждений здравоохранения Омской области (отпуск, командировки, учеба) с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения - "ка";

- приказы (распоряжения) по личному составу сотрудников Министерства (прием, увольнение, перевод на другую должность, награждение, взыскание, командировки, отпуск) с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения - "л".

3.3.3. В управлении лицензирования и контроля за медицинской и фармацевтической деятельностью регистрируются распоряжения о проведении проверок с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения - "пр".

Информация об изменениях:

Приказом Министерства здравоохранения Омской области от 14 января 2010 г. N 2 пункт 3.3. раздела 3 настоящего приложения дополнен подпунктом 3.3.4

3.3.4. В департаменте экономического планирования, финансирования и развития в отделе экономического планирования и развития регистрируются распоряжения по основной деятельности с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения - "з".

Информация об изменениях:

Приказом Министерства здравоохранения Омской области от 26 марта 2010 г. N 32 пункт 3.3. раздела 3 настоящего приложения дополнен подпунктом 3.3.5

3.3.5. Регистрация правовых актом Министерства, перечисленных в подпунктах 3.3.1.-3.3.4. пункта 3.3. осуществляется в информационной системе "Правовые акты МЗДР".

3.4. Регистрация договоров, соглашений, контрактов.

3.4.1. Соглашения о сотрудничестве между работодателем и работником регистрируются в отделе кадровой работы и государственной службы.

Регистрация служебных контрактов, трудовых договоров осуществляется в журналах:

- регистрации служебных контрактов государственных служащих, трудовых договоров и дополнительных соглашений гражданских служащих;

- регистрации трудовых договоров руководителей государственных учреждений здравоохранения.

3.4.2. Соглашения о взаимном сотрудничестве Министерства с учреждениями и организациями регистрируются в отделе правового развития.

Регистрационный номер соглашения состоит из регистрационных номеров каждой из сторон, подписавших документ, и проставляется через косую черту в порядке указания авторов.

Например: 85-юр/998-юр.

4. Организация контроля исполнения документа

4.1. Система контроля исполнения документов.

4.1.1. Целью контроля исполнения документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

4.1.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Контролю подлежат наиболее важные входящие и внутренние документы (распоряжения, приказы).

4.1.3. Контроль исполнения документов в Министерстве строится на автоматизированной базе регистрации.

4.1.4. Ответственность за организацию контроля и своевременное исполнение поручений, содержащихся в документах, возлагается на заместителей Министра, руководителей структурных подразделений и сектор делопроизводства.

4.1.5. Руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов.

4.1.6. Заместители Министра и руководители структурных подразделений являются ответственными исполнителями поручений по контрольным документам.

4.1.7. Ответственный исполнитель обеспечивает своевременное исполнение поручений и качество подготавливаемого документа.

4.1.8. Непосредственными исполнителями поручений по документам являются начальники и специалисты структурных подразделений Министерства, которые отвечают за фактическое исполнение документов в установленные сроки.

4.1.9. Контроль за исполнением документов осуществляется с момента рассмотрения их Министром, первым заместителем Министра.

4.1.10. Контроль за исполнением документов в Министерстве осуществляют:

1) сектор делопроизводства - входящих документов, адресованных руководству Министерства;

2) руководители структурных подразделений - исполнение поручений, предусмотренных приказами и распоряжениями Министерства, или данных Министром в ходе совещаний.

4.1.11. Контроль за своевременным решением вопросов, поставленных в документах, с соблюдением указанных в резолюции Министра сроков возлагается на исполнителей.

4.1.12. Непосредственный контроль за сроками исполнения документов осуществляет сектор делопроизводства, представляя информацию Министру или первому заместителю Министра (по требованию).

4.2. Сроки исполнения документов.

4.2.1. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения установлены на основании актов высших органов государственной власти (приложение N 2).

4.2.2. Индивидуальные сроки устанавливаются Министром и его заместителями и фиксируются в резолюции.

4.2.3. Срок исполнения документа с резолюцией "Срочно" устанавливается от одного до трех дней.

4.2.4. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин. Если исполнитель документа не успел подготовить ответ, он должен не менее чем за три дня до истечения срока обратиться к лицу, установившему срок, с просьбой о продлении срока, представив обоснование.

Если срок исполнения приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен ранее нерабочего дня.

4.3. Организация и технология контроля исполнения документов.

4.3.1. Постановка документов на контроль осуществляется сектором делопроизводства.

4.3.2. На входящем документе, требующем контроля, при регистрации ставится штамп "Контроль" и указывается срок исполнения. Затем документы передаются в соответствующие структурные подразделения.

4.3.3. В структурных подразделениях ответственный за ведение контроля исполнения документов обязан:

- напоминать исполнителям о приближении срока исполнения;

- докладывать руководителю подразделения обо всех случаях возможных задержек и нарушений сроков исполнения документов.

4.3.4. Для проверок хода исполнения поручений и документов, поставленных на контроль, сектор делопроизводства делает еженедельные распечатки с напоминаниями руководителям структурных подразделений о приближении сроков исполнения (предупредительный контроль).

4.3.5. Руководители структурных подразделений обязаны лично принимать необходимые меры для своевременного исполнения документов.

4.4. Организация исполнения документов.

4.4.1. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

4.4.2. Обработка и передача документов непосредственным исполнителям должна осуществляться в день поступления документа в структурное подразделение. Срочные документы должны передаваться незамедлительно.

4.4.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование со всеми соисполнителями, представление на подпись, подготовку к пересылке адресату.

4.4.4. Документы по вопросам, относящимся к компетенции Министерства, не должны пересылаться на исполнение в подведомственные организации.

4.4.5. Запрещается направлять на исполнение в подведомственные организации подлинники документов, поступивших из вышестоящих органов.

4.4.6. В случае, когда документ (поручение) должен исполняться несколькими структурными подразделениями совместно, ответственным за исполнение является лицо, названное в качестве исполнителя в резолюции или документе первым. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок путем ознакомления с документом (в течение двух дней) всех исполнителей для принятия совместного решения, которое докладывается Министру. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы.

4.4.7. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.

4.4.8. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4.5. Организация контроля исполнения правовых актов, издаваемых Министерством.

4.5.1. Ответственность за исполнение правовых актов Министерства по существу поставленных в них вопросов возлагается, как правило, на заместителей Министра или руководителей структурных подразделений, о чем делается запись в тексте соответствующего правового акта.

4.5.2. Оперативный контроль за соблюдением сроков исполнения конкретных поручений, содержащихся в правовых актах Министерства, возлагается на руководителей структурных подразделений.

5. Оформление документов Министерства

Составление и оформление документов необходимо осуществлять с соблюдением ряда правил, которые обеспечивают их юридическую силу и способствуют оперативному и качественному исполнению документов.

5.1. Бланки документов.

5.1.1. Бланки документов Министерства разрабатываются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

Бланки документов должны иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

5.1.2. В Министерстве установлены следующие виды бланков документов:

- угловой бланк письма Министерства (приложение N 3);

- продольный бланк письма Министерства (приложение N 4);

- бланк приказа Министерства (приложение N 5);

- бланк распоряжения Министерства (приложение N 6).

Перечисленные выше бланки изготавливаются с воспроизведением герба Омской области.

5.1.3. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

5.1.4. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по решению Министра.

5.1.5. При изготовлении документов на двух или более страницах вторую и последующую страницу нумеруют. Номера страниц проставляют по середине верхнего поля.

5.2. Требования к оформлению реквизитов документов.

5.2.1. Герб Омской области помещают на бланках документов Министерства в соответствии с Законом Омской области от 10 июня 2003 года "О гербе и флаге Омской области".

5.2.2. Наименование Министерства должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении о Министерстве.

5.2.3. Справочные данные о Министерстве включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты и др.) на бланке письма Министерства.

5.2.4. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированная в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в правовых актах Министерства, а также в документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (05 апреля 2008 года), в остальных случаях - цифровой способ в следующей последовательности: день, месяц, год (05.04.2008).

5.2.5. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел структурного подразделения исполнителя.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

5.2.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

5.2.7. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

5.2.8. Адресат.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Правительство Омской области Канцелярия

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например:

Правительство Омской области Канцелярия Ведущему специалисту В.И. Петровой

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору объединения "Агропром" В.Д. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям государственных учреждений здравоохранения Омской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийской# научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее

5.2.9. Утверждение документа.

Документ утверждается должностным лицом с помощью грифа "УТВЕРЖДАЮ" в специально предусмотренных случаях (приложение N 7).

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Министр здравоохранения Омской области ____________________________ личная подпись Ю.В. Ерофеев дата

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО Приказом Росархива от 16.03.2008 г. N 1505

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

5.2.10. Резолюция.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Батухтину И.В. Великодному С.Н. Прошу подготовить проект ответа заявителю к 05.10.2004 г. Личная подпись Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

5.2.11. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком?), например:

ПРИКАЗ
О создании аттестационной комиссии

чего (кого?), например:

Должностная инструкция главного бухгалтера

5.2.12. Отметка о контроле за исполнением документа проставляется штампом "Контроль".

5.2.13. Текст документа.

Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны либо номера этих граф, либо их заголовки.

Тексты организационно-правовых документов уставов, положений, инструкций, правил, регламентов и др.) состоят из разделов и подразделов, подразделяемых на пункты и подпункты. Разделы и подразделы текста могут иметь самостоятельные заголовки. Все составные части текста нумеруются арабскими цифрами. При необходимости в тексте используется многоуровневая рубрикация текста, при этом номер каждой последующей рубрики содержит номера предыдущих уровней: 1.; 1.1.; 1.1.1.; 1.2.:1.2.1; 1.2.1.1. и т.д.

Связной текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй части - решения, выводы, просьбы, рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) Министерства, а также документах, адресованных руководству организации, подписанных Министром единолично, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступали", "постановили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного лица ("Министерство не возражает", "Министерство считает возможным").

5.2.14. Отметка о наличии приложения.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 5 июня 2003 года N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения) на первом листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2 к Приказу Росархива от 16.03.2008 г. N 261

Строки в реквизите "Приложение" выравниваются относительно левого края самой длинной строки или относительно границы правого поля листа, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к приказу Министерства здравоохранения Омской области от 18.03.2008 г. N 234

или

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к приказу Министерства здравоохранения Омской области от 18.03.2008 г. N 234

5.2.15. Подпись.

Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются Министром, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Министр здравоохранения Омской области	личная подпись	Ю.В. Ерофеев
Начальник отдела экономического планирования и развития Министерства здравоохранения Омской области	личная подпись	И.В. Будылкина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:

Министр здравоохранения Омской области _____________ Ю.В. Ерофеев

Министр образования Омской области ______________ А.М. Соломатин

При подписании совместных документов, за исключением правовых актов, первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Члены комиссии

личная подпись личная подпись личная подпись личная подпись

В.В. Долгушин А.И. Гусаров Л.Г. Новоселова С.В. Стельмак

5.3.16. Согласование проекта документа:

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в них затрагиваются, - внешнее согласование.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Первый заместитель Министра государственно-правового развития Омской области ________________ Д.В. Гусев "__" _______200__г.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

5.3.17. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник правового отдела Министерства здравоохранения Омской области ______________________ личная подпись О.Ю. Зубанова Дата

При наличии замечаний к документу прикладывается заключение специалиста.

Для документа, подлинник которого остается в Министерстве, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из Министерства, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается по усмотрению Министерства полистное визирование документа и его приложения.

5.3.18. Удостоверение документов печатью.

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится гербовая печать Министерства. Министерство имеет печать с изображением герба Омской области со своим наименованием, а также иные печати и штампы. Печати со своим наименованием (без изображения государственной символики) структурные подразделения могут иметь только в том случае, если это предусмотрено в положении о структурном подразделении.

Гербовой печатью Министерства удостоверяются личные подписи Министра, первого заместителя Министра, если их подпись требует заверения (приложение N 8).

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П.", без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Разрешения на изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Министерства, утверждаются Министром.

Все изготовленные печати и штампы учитываются в отделе мобилизационной подготовки Министерства и выдаются под роспись работникам структурных подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах у должностных лиц, на которых возложена ответственность за их правильное использование и надлежащее хранение.

Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел мобилизационной подготовки, где они уничтожаются, о чем составляется акт.

Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений.

При оставлении должности сотрудником, которому были выданы печать или штамп, он обязан сдать их в отдел мобилизационной подготовки.

5.3.19. Заверение копий документов.

Заверение копии документа производится для придания юридической силы.

Министерство может выдать копии только тех документов, которые создаются в Министерстве (это положение не распространяется на архив Министерства). При решении дел, касающихся приема граждан на работу, удостоверения их трудовых и других прав, при формировании личных дел допускается изготовление копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии диплома, свидетельств об образовании, свидетельств о браке и т. д.), в соответствии с действующим законодательством.

Копия с документа воспроизводится рукописным, машинописным способами или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии рукописным или машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка подлинника.

На первом листе копии документа ставится отметка "Копия".

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют отметку о заверении, которая состоит из заверительной надписи "Верно", должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты заверения, например:

Верно Ведущий специалист отела кадровой работы и государственной службы Министерства здравоохранения Омской области _______________________ личная подпись М.В. Медянская "__" ________200 г _______

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют оттиском печати.

Оттиск печати ставится на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке копий документов, изготовленных на гербовых бланках и имеющих юридическую силу (распоряжения, приказы, инструкции и т.д.), тиражированных средствами оперативной полиграфии Министерства, каждая копия документа должна быть заверена печатью сектора делопроизводства.

5.3.20. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе проставляют на лицевой или оборотной стороне последнего листа подлинника документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Максимов

24 45 67

5.3.21. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; индекс дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

5.3.22. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Министерство содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

6. Подготовка и оформление проектов правовых актов

Составление и оформление правовых актов, касающихся деятельности Министерства, проводится в соответствии с указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82 "О правилах подготовки проектов правовых актов".

7. Порядок, особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в Министерстве

7.1. Приказ, распоряжение.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Министерства.

Общие требования при подготовке приказов и распоряжений по основной деятельности в Министерстве.

7.1.1. Приказ, распоряжение имеет следующие реквизиты:

- герб Омской области;

- наименование Министерства;

- наименование вида документа - приказ или распоряжение.

7.1.2. Дата и номер приказа, распоряжения.

Дата оформляется словесно - цифровым способом, номер состоит из знака N и порядкового номера приказа, распоряжения.

7.1.3. Заголовок приказа, распоряжения.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Заголовок приказа или распоряжения указывается с прописной буквы, формулируется с помощью существительного (как правило, отглагольного), отвечая на вопрос "о чем?". Например: "О регулировании...", "Об организации...", "Об утверждении...", "О командировании...", "О мерах...". Заголовок, как правило, не должен состоять более чем из 30 слов.

Заголовок выравнивается по центру и кавычками не выделяется. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом "Times New Roman Cyr" размером 14.

Содержание должно быть кратким, ясным, понятным. Стиль документа должен быть официально-деловой. В тексте применяется полное официальное наименование органов государственной власти и органов местного самоуправления, их структурных подразделений, организаций.

7.1.4. Приказы, распоряжения оформляются на белой бумаге формата А4 (размером одной стороны 297 мм и размером другой стороны 210 мм). Текст печатается с применением компьютерной техники. При использовании компьютерной техники применяется текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше, шрифт "Times New Roman Cyr" размером 14.

Размеры полей должны быть:

- левого - от 2,75 до 3,5 см,

- правого - от 1,25 до 2,25 см,

- верхнего и нижнего - от 2 до 2,5 см.

Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см от левой границы поля.

Подпись отделяется от текста 3-я межстрочными интервалами.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

7.1.5. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

7.1.6. До представления на подпись документы визируются в обязательном порядке исполнителем, начальником отдела, заместителем Министра, курирующим данный вопрос, и согласовывается с юридической службой Министерства. При необходимости согласовываются с руководителями других структурных подразделений.

Подписи проставляются на оборотной стороне последнего листа документа перед приложениями. Пример визирования:

Наименование должности исполнителя
		(подпись)		(Ф.И.О.)
Дата
Начальник отдела
		(подпись)		(Ф.И.О.)
Дата
Наименование должности руководителя структурного подразделения
		(подпись)		(Ф.И.О.)
(с заинтересованными подразделениями по службе)
Дата
Наименование должности специалиста правовой службы
		(подпись)		(Ф.И.О.)
(в обязательном порядке)
Дата

7.1.7. Приказы, распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

7.1.8. Приказы, распоряжения подписывает Министр, а в его отсутствие - исполняющий обязанности Министра.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

7.1.9. Совместные приказы органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

- наименование органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

- наименование вида документа - приказ - располагается центрованно;

- дата совместного приказа - единая;

- регистрационный номер документа, составленного органами исполнительной власти, организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

- подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

7.2. Положение, правила, инструкция.

7.2.1. Положения (правила, инструкции) издаются в Министерстве как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Министром, и как акты, утверждаемые органом исполнительной власти Омской области.

7.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

7.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Инструкция - правовой акт, издаваемый Министерством в целях установления правил, регулирующих организационные стороны деятельности Министерства (его подразделений и служб).

7.3. Протоколы.

7.3.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

7.3.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть строится по схеме:

Председатель или Председательствующий - инициалы и фамилия

Секретарь - инициалы и фамилия;

Присутствовали (подчеркивается) - инициалы и фамилия присутствующих лиц; если присутствующих на заседании более 15 человек, то указывается их общее количество, а список присутствующих оформляется как самостоятельный документ.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которая печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью.

7.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы аппаратных совещаний и др.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

7.3.4 Протоколы печатаются на общем бланке формата А4 шрифтом N 14 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравниваются по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2-я межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Образец оформления протокола приведен в Приложении N 9.

7.4. Служебные письма

7.4.1. Порядок оформления служебных писем Министерства. Угловой бланк письма используется при оформлении ответов на запросы различных организаций и граждан.

Продольный бланк письма используют как способ разрешения инициативных и оперативных вопросов.

7.4.2. Порядок подписания служебных писем:

- письма, направляемые в адрес Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, Законодательного Собрания Омской области, Правительства Омской области подписываются только Министром, а в отсутствие Министра - исполняющим обязанности Министра;

- служебные письма, направляемые руководителям в организации, подписываются Министром или заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

7.4.3. Запрещается направление ответов в адрес учреждений и ведомств, на письма, адресованные руководству Министерства, за подписью начальников структурных подразделений.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы номеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

7.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

Министерство считает..., (рассмотрело..., сообщает...)

Текст письма, как правило, состоит из двух частей, В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Датой письма является дата его подписания.

8. Особенности оформления документов, передаваемых по каналам факсимильной и электронной связи

8.1. По каналам факсимильной и электронной связи передаются документы, в которых содержится информация, требующая срочной передачи. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.

8.2. Телефонограммы.

Для оперативного решения вопроса с организациями рекомендуется использовать телефонограммы.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи.

Текст телефонограмм подписывается Министром, первым заместителем Министра.

9. Печатание и размножение документов

9.1. Печатание служебных документов производится в структурных подразделениях на компьютерах.

Документы должны печататься четким шрифтом с применением шрифта "Times New Roman" N 14.

Текст документа должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков.

Текст документа печатается через 1 межстрочный интервал на бланках формата А4.

Размеры полей устанавливаются в следующем размере:

- левое - от 2,75 см. до 3,5 см

- правое - от 1,25 до 2,25 см

- верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см

9.2. Размножению на множительных аппаратах всех типов подлежат служебные документы несекретного характера.

Запрещается снятие и выдача копий с документов вышестоящих органов, имеющих гриф "Снятие копий запрещено".

Размножение служебных документов на множительных аппаратах в Министерстве разрешается тиражом не более 5-ти экземпляров, решение вопроса о тиражировании свыше 5-ти экземпляров документов решаются первым заместителем Министра.

10. Особенности работы с письмами граждан

10.1. Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения писем граждан осуществляется сектором делопроизводства.

10.2. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в подразделения, осуществляют руководители этих подразделений.

10.3. Все письма граждан, поступающие в Министерство, подлежат обязательной регистрации в секторе делопроизводства и передаются в обязательном порядке для рассмотрения только Министру или первому заместителю Министра, в их отсутствие по причине отпуска или командировки - заместителям Министра в соответствии с их компетенцией.

10.4. Сроки рассмотрения писем устанавливаются на общих основаниях, если иного срока не указано в сопроводительном письме вышестоящего органа, депутата, резолюции Министра или первого заместителя Министра.

10.5. В особо сложных случаях срок рассмотрения письма при истечении тридцатидневного срока продлевается Министром или первым заместителем Министра, о чем сообщается заинтересованным лицам.

10.6. Ответы на письма граждан, поступившие из Правительства Омской области или от депутатов представительных органов власти, подписывает Министр, в его отсутствие - исполняющий обязанности Министра.

11. Составление номенклатуры и формирование дел

11.1. Составление номенклатуры дел.

11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков хранения и оформленных по установленной форме (приложение N 10).

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного хранения.

11.1.2. При составлении номенклатуры дел в Министерстве руководствоваться: положением о Министерстве здравоохранения Омской области, штатным расписанием, перечнем документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел за предыдущие годы.

11.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, согласовывается с сектором делопроизводства и подписывается начальником структурного подразделения (приложение N 11).

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в сектор делопроизводства.

11.1.4. На основе номенклатуры дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел Министерства, которая согласовывается с экспертной комиссией Министерства (далее - ЭК) и далее направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Министерства государственно-правового развития Омской области, после чего утверждается Министром.

Номенклатура дел Министерства согласовывается с ЭПК не реже одного раза в 5 лет. В случае изменений функций и структуры Министерства разрабатывается новая номенклатура дел.

11.1.5. После утверждения сводной номенклатуры дел Министерства структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

11.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

11.1.7. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

11.1.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности Министерства, кроме печатных изданий. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

11.1.9. Графы номенклатуры дел Министерства, структурных подразделений заполнятся следующим образом:

1) В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре.

2) В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, документы по деятельности структурных подразделений Министерства, затем переписка, журналы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела должен начинаться с указания вида документа (приказы, протоколы, планы, переписка и т.д.).

Если дело состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, то при составлении заголовка употребляется термин "документы", а в скобках указывается 3 - 4 вида документов, которые вошли в дело. Например:

Документы по повышению квалификации врачей (планы, инструкции, справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается периодичность (месяц, квартал, год) и характер этой документации.

В заголовках дел статистических отчетов по определенной форме, номер формы указывается в скобках, как дополнение к заголовку.

Например:

Годовой статистический отчет о травматизме на производстве (ф. 7 - травматизм);

3) В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;

4) В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню;

5) В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, о переходящих делах, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

11.1.10. В случае возникновения необходимости в течение календарного года в номенклатуру дел Министерства могут быть внесены дополнения.

11.1.11. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения (приложение N 12).

11.2. Формирование дел.

11.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел осуществляется в структурных подразделениях.

Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел осуществляет сектор делопроизводства.

11.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа (в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновики);

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом поле с добавлением "т. 1", "т. 2." и т. д.

11.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности и по степени важности.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

11.2.4. Правовые акты Министерства группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от приказов (распоряжений) по личному составу в соответствии с установленными сроками хранения.

Приказы (распоряжения) о командировках, отпусках, взысканиях формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются с указанными документами.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности и по хронологии в порядке номеров поручений.

Утвержденные планы, отчеты, бюджеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в пределах года в отдельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям работников.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы подведомственных Министерству организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Переписка с вышестоящими органами группируется по определенным вопросам.

11.3. Экспертиза ценности документов.

11.3.1. Экспертиза ценности документов - это отбор документов на постоянное хранение, установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

11.3.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке к последующему хранению.

11.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создана постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

11.3.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается Министром и согласовывается с ЭПК Министерства государственно-правового развития Омской области

11.3.5. Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством сектора делопроизводства.

11.3.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства; отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению; выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых, истекли.

11.3.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

11.3.8. По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 13).

11.3.9. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления и утверждения ЭПК Министерства государственно-правового развития Омской области годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Согласованные с ЭК акты утверждаются Министром, после этого дела, включенные в данные акты, могут быть уничтожены.

11.4. Оформление дел.

11.4.1. Дела в структурных подразделениях подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится ведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем сектора делопроизводства.

11.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа - заверителя;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

11.4.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело все его листы, кроме листа, заверителя и внутренней описи, нумеруются.

Листы нумеруются графитным карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Фотографии, иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

В конце дела на специальном листе - заверителе составляется заверительная надпись для учета количества листов в деле (приложение N 14).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления.

11.4.4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, характеризующихся определенной спецификой (особо ценные, личные дела и т. д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 15).

11.4.5. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение N 16).

На обложке дела указываются реквизиты: наименование Министерства (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

При оформлении обложки дел наименование Министерства указывается полностью, в именительном падеже.

Заголовки дел переносятся на обложку из номенклатуры дел.

При оформлении даты дела проставляются крайние даты, то есть даты самого раннего и самого позднего документа, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего заседания.

Датой личного дела являются даты подписания приказов (распоряжений) о приеме-увольнении сотрудника, на которого оно заведено.

При обозначении даты документов сначала указываются число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срок хранения дела, который переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

11.5. Составление описей дел.

11.5.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с настоящей Инструкцией составляются описи.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел составляются в каждом структурном подразделении ежегодно под методическим руководством сектора делопроизводства. По этим описям документы передаются в архив Министерства. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи Министерства, которую готовит сектор делопроизводства. По сводной описи дела передаются на архивное хранение.

11.5.2. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 17).

11.5.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые выносятся на обложку дела;

- при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, наличии и т.п.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

Описи дел составляются по установленным формам для дел постоянного хранения (приложение N 18), для дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 19), для дел по личному составу (приложение N 20).

Годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу составляются архивариусом Министерства. Согласованные с ЭК Министерства годовые разделы описей представляются на утверждение и согласование ЭПК Министерства государственно-правового развития Омской области и утверждаются Министром.

11.6. Оперативное хранение документов.

11.6.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту формирования.

11.6.2. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

11.6.3. Дела находятся в рабочих кабинетах, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.

12. Передача документов в архив Министерства

12.1. Для хранения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также документов по личному составу, их учета, использования в Министерстве образован архив.

12.2. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу через 2 года после завершения дел в делопроизводстве и использования в структурном подразделении. Их передача производится только по описи дел.

12.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

12.4. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному архивариусом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному Министром.

12.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Министерства архивариусом предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.

12.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

13. Выдача документов во временное пользование

13.1. Архивные документы Министерства выдаются во временное пользование структурным подразделениям.

13.2. Дела выдаются во временное пользование структурным подразделениям на срок, не превышающий 30 дней.

Выдача дел из архива регистрируется в журналах учета выдачи дел (приложение N 21).

Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Дела выдаются на срок не более 3-х месяцев.

14. Передача документов на постоянное хранение

14.1. Документы постоянного срока хранения Министерства, включенные в состав Архивного фонда РФ, подлежат передаче в государственное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" в соответствии с Федеральным Законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации".

14.2. До передачи в государственное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" документы постоянного хранения хранятся в архиве Министерства 10 лет.

14.3. На государственное хранение документы Министерства передаются по описям в 3-х экземплярах.