Приложение. Инструкция по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области

Приложение
к приказу Министерства
государственно-правового
развития Омской области
от 23.12.2008 г. N 27п/1

Инструкция
по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает правила работы с документами в Министерстве государственно-правового развития Омской области (далее - Министерство).

2. Настоящая Инструкция разработана на основе Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 года N 30, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года N 536, а также государственных стандартов в области организации учета и обеспечения сохранности архивных документов.

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

4. Установленные настоящей Инструкцией правила документационного обеспечения управления не распространяются на документы, содержащие информацию ограниченного распространения, в частности на документы, образующиеся в связи с осуществлением департаментом записи актов гражданского состояния Министерства (далее - департамент ЗАГС Министерства) государственной регистрации актов гражданского состояния на территории Омской области в соответствии с федеральным законодательством.

5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе требований настоящей Инструкции, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства (далее - структурные подразделения Министерства) осуществляются работниками общего отдела департамента организации деятельности Министерства (далее - общий отдел Министерства).

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.

6. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

входящие документы:

- документы, поступающие в Министерство от организаций и физических лиц;

- документы, поступающие непосредственно в департамент ЗАГС Министерства, в отделы департамента ЗАГС Министерства или советникам департамента ЗАГС Министерства по соответствующему муниципальному району Омской области (далее - структурные подразделения департамента ЗАГС Министерства);

- документы, поступающие непосредственно в архивное управление Министерства;

исходящие документы:

- документы, отправляемые Министерством в организации, физическим лицам;

- документы, отправляемые структурными подразделениями департамента ЗАГС Министерства в организации и физическим лицам;

- документы, отправляемые архивным управлением Министерства в организации, физическим лицам;

внутренние документы Министерства - документы, создаваемые в структурных подразделениях Министерства и реализуемые работниками Министерства в процессе работы (служебные записки, протоколы заседания коллегии Министерства, протоколы заседаний комиссий, рабочих групп Министерства и т.п.).

7. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

II. Организация документооборота и исполнения поручений

8. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

9. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Министерства, должностными регламентами и инструкциями работников Министерства.

10. При применении в Министерстве электронного документооборота общим отделом Министерства и управлением информационных технологий департамента организации деятельности Министерства разрабатываются маршруты движения документов.

11. В документообороте Министерства используются единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области и программный продукт "Сотрудник", предназначенные для контроля движения проектов законов Омской области, правовых актов Губернатора Омской области и Правительства Омской области, поступающих в Министерство на согласование, а также для ведения учета оборота входящих и исходящих документов Министерства. Общий отдел Министерства обеспечивает соответствие электронных образов исходящих документов Министерства бумажным носителям.

12. Внесение изменений в базу данных программного продукта "Сотрудник" осуществляется работниками общего отдела Министерства. Администрирование единой системы электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области и программного продукта "Сотрудник" осуществляется работниками управления информационных технологий департамента организации деятельности Министерства.

13. В Министерстве осуществляется исполнение поручений:

- Губернатора Омской области;

- Правительства Омской области;

- первого заместителя Председателя Правительства Омской области;

- содержащихся в правовых актах Министерства;

- содержащихся в резолюциях:

заместителя Председателя Правительства Омской области, Министра государственно-правового развития Омской области (далее - Министр);

первого заместителя Министра, заместителя Министра, руководителя департамента Министерства, начальника управления (отдела) Министерства;

лица, ответственного за исполнение поручения (далее - ответственный исполнитель).

14. Поручение исполняется ответственным исполнителем в срок, указанный в поручении или в документе, исполнение которого предусмотрено поручением. Если срок исполнения поручения не указан, то поручение исполняется в срок до 30 дней. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях со дня получения документа лицом, ответственным за исполнение поручения, если иное не предусмотрено федеральным и областным законодательством.

15. Поручения по рассмотрению документов (проектов правовых актов, протестов прокуратуры, запросов и др.) исполняются работниками Министерства в сроки, установленные законодательством или Министром для рассмотрения соответствующего документа. В указанные сроки включаются подготовка и визирование проекта ответа, а также подписание документа Министром. Поручение считается исполненным после присвоения документу исходящего номера в общем отделе Министерства.

16. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то поручение должно быть исполнено в первый следующий за ним рабочий день.

Если срок исполнения поручения указан со словом "до", то поручение исполняется в предшествующий этой дате день.

Изменение срока исполнения поручения согласовывается с лицом, давшим поручение. Если поручение по объективным причинам не может быть исполнено в установленный срок, то ответственный исполнитель обязан письменно согласовать продление срока исполнения с лицом, давшим поручение.

17. Если поручение дано нескольким лицам, то ответственным за исполнение поручения является лицо, указанное в поручении первым, если иное не предусмотрено в поручении. Ответственный исполнитель координирует работу иных исполнителей по исполнению поручения, в том числе определяет сроки представления иными исполнителями необходимых документов и сведений.

18. В случае если ответственным исполнителем специально не определены сроки представления иными исполнителями необходимых документов и сведений, то данные документы и сведения предоставляются в следующие сроки:

- для исполнения поручений и документов, содержащих указание "срочно", телеграмм и телефонограмм, требующих дополнительной проверки, - не позднее чем за один день до окончания срока исполнения поручения или документа;

- для исполнения поручений и документов, содержащих указание "оперативно", - не позднее чем за три дня до окончания срока исполнения поручения или документа;

- для остальных поручений и документов - не позднее чем за пять дней до окончания срока исполнения поручения или документа.

III. Организация работы с входящими документами

19. Документы, поступающие в Министерство на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию (учет), рассмотрение Министром, его заместителями и доставляются исполнителям.

20. Прием и первичная обработка входящих документов Министерства осуществляется работниками общего отдела Министерства.

21. Входящие документы Министерства, полученные работниками Министерства и не прошедшие регистрацию, подлежат передаче для регистрации в общий отдел Министерства.

22. Конверты с документами вскрываются работником общего отдела Министерства (за исключением конвертов с пометкой "лично"). Проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие в конвертах документов, включая приложения.

Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля является доказательством времени отправки и получения документов. Не уничтожаются конверты, содержащие предложения, заявления, жалобы граждан, материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и т.п.) (далее - судебные документы).

Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

23. Документ, поступивший в Министерство, регистрируется работником общего отдела Министерства в журнале регистрации входящих документов Министерства. На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы проставляется регистрационный штамп, который содержит наименование Министерства, дату и регистрационный номер.

24. Входящие документы департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства на бумажных носителях проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение соответственно руководителем департамента ЗАГС Министерства, начальником архивного управления Министерства и доставляются исполнителям.

25. Прием и первичная обработка входящих документов департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства осуществляются соответственно работниками департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства, ответственными за ведение делопроизводства. Документ регистрируется в журнале регистрации входящих документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп, содержащий наименование соответственно департамента ЗАГС Министерства, отдела департамента ЗАГС Министерства и муниципального района Омской области, архивного управления Министерства, дату и регистрационный номер.

26. Регистрационный номер, присваиваемый общим отделом Министерства входящему документу Министерства, состоит из порядкового номера документа и кода темы документа. Регистрационный номер входящего документа Министерства может не содержать кода темы документа. В делопроизводстве Министерства предусмотрены следующие коды тем документов:

МС - мировые суды;

П - прокуратура;

ЗС - Законодательное Собрание Омской области;

ГД - Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации;

ОГ - обращения граждан;

С - судебные документы;

АК - административные комиссии;

з - законы;

пЗС - постановления Законодательного Собрания Омской области;

п - постановления Правительства Омской области;

рп - распоряжения Правительства Омской области;

у - указы Губернатора Омской области;

рг - распоряжения Губернатора Омской области;

с - соглашения.

Регистрационный номер может быть оформлен, например, следующим образом: "16.02.2008 N 126-МС", где:

16.02.2008 - дата (число, месяц, год поступления документа в Министерство);

126 - порядковый номер документа;

МС - код темы документа.

27. Документы, поступившие в адрес Министерства или на имя Министра, предварительно рассматриваются, регистрируются в общем отделе Министерства и передаются Министру или его заместителю либо руководителю структурного подразделения Министерства, в компетенцию которого входит рассмотрение поставленных в документах вопросов.

Предварительное рассмотрение входящих документов Министерства проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения Министром или его заместителями и направляемые непосредственно в структурные подразделения Министерства.

28. Документы, поступившие на имя заместителя Министра или в структурное подразделение Министерства, регистрируются в общем отделе Министерства и передаются адресату.

29. Предварительное рассмотрение входящих документов Министерства (за исключением входящих документов департамента ЗАГС Министерства и архивного управления Министерства) осуществляется начальником общего отдела Министерства исходя из оценки содержания данных документов на основании установленного в Министерстве распределения обязанностей.

30. Входящие документы Министерства регистрируются независимо от способа их доставки и передачи один раз в день поступления.

31. Не подлежат регистрации следующие входящие документы Министерства:

- документы информационного характера;

- копии правовых актов Губернатора Омской области, Правительства Омской области, Законодательного Собрания Омской области;

- книги, журналы, газеты;

- планы, отчеты информационного и справочного характера;

- отдельные виды кадровых документов (графики отпусков, табели учета рабочего времени, листки нетрудоспособности и т.д.);

- отдельные виды бухгалтерских документов (счета-фактуры, акты сверки, ведомости выдачи материальных ценностей и т.д.);

- служебные записки работников Министерства о междугородних переговорах и т.д.

32. Рассмотренные Министром или его заместителями документы возвращаются в общий отдел Министерства, где в журнал регистрации вносится содержание резолюции. После чего документ передается на исполнение.

Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, то подлинник документа передается ответственному исполнителю, остальным исполнителям передаются копии (при условии, что иной порядок не определен ответственным исполнителем).

33. Прием и передача телефонограмм осуществляется работником общего отдела Министерства в соответствии с его должностным регламентом.

IV. Организация работы с исходящими документами

34. Исходящие документы передаются:

- почтовой связью;

- электрической связью;

- работником Министерства представителю адресата (адресату) при предъявлении удостоверения (иного документа, удостоверяющего личность);

- работником общего отдела Министерства (далее - курьер) адресату по поручению начальника общего отдела Министерства.

35. Обработка исходящих документов для отправки почтовой связью осуществляется работниками общего отдела Министерства и лицами, ответственными за ведение делопроизводства в департаменте ЗАГС Министерства, архивном управлении Министерства, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221.

36. Передача факсограмм, телефонограмм, электронных документов осуществляется работниками общего отдела Министерства и лицами, ответственными за ведение делопроизводства в департаменте ЗАГС Министерства, архивном управлении Министерства.

37. Исходящие документы для отправки передаются полностью оформленными в соответствии с требованиями законодательства и настоящей Инструкции.

38. Исходящие документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего за ним рабочего дня.

39. Исходящие документы оформляются на белой бумаге формата А4 (размером одной стороны 297 мм и другой стороны 210 мм). Текст печатается шрифтом черного цвета с применением компьютерной техники или машинописным способом. При использовании компьютерной техники применяется текстовый редактор Microsoft Word for Windows версии 6.0 и выше, шрифт "Times New Roman" размером 14.

Текст печатается на одной стороне листа. Оборотная сторона листа должна быть чистой, за исключением случаев, установленных законодательством.

При подготовке документов с большим объемом текста, а также в таблицах, оформляемых приложениями к документу (кроме документов, направляемых в Правительство Омской области и Губернатору Омской области), допускается применение шрифта меньшего размера, а также шрифта "Arial".

Размеры полей исходящего документа должны быть: левого - от 2,75 до 3,5 см, правого - от 1,25 до 2,25 см, верхнего и нижнего - от 2 до 2,5 см. Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.

40. Исходящие документы оформляются на бланках Министерства в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, федерального и областного законодательства.

41. В Министерстве применяются следующие бланки:

- бланк письма Министерства (приложение N 1);

- бланк приказа Министерства (приложение N 2);

- бланк распоряжения Министерства (приложение N 3);

- бланки поручений должностных лиц Министерства (приложение N 4);

- бланк письма архивного управления Министерства (приложение N 5);

- бланк письма департамента ЗАГС Министерства (приложение N 6);

- бланк письма отдела департамента ЗАГС Министерства (приложение N 7);

- бланк письма департамента ЗАГС Министерства по соответствующему муниципальному району Омской области (приложение N 8).

42. Министерство имеет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, Государственного герба Российской Федерации и наименованием органа записи актов гражданского состояния, с изображением герба Омской области и иные печати и штампы согласно приложению N 10 к настоящей Инструкции.

Ответственность за использование и хранение печати с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на руководителя департамента записи актов гражданского состояния Министерства; с изображением Государственного герба Российской Федерации и наименованием органа записи актов гражданского состояния - на работников департамента записи актов гражданского состояния Министерства, наделенных полномочиями руководителя органа записи актов гражданского состояния по государственной регистрации актов гражданского состояния; с изображением герба Омской области - на руководителя департамента финансов и экономики - главного бухгалтера Министерства.

Уничтожение гербовых печатей производится по акту, составленному специально созданной комиссией Министерства.

43. Доверенность оформляется на бланке письма Министерства как исходящий документ Министерства. Наименование документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается прописными буквами, выравнивается по центру и отделяется 2-3 межстрочными интервалами от текста доверенности.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

- должность и паспортные данные лица, которому выдана доверенность;

- лицо (лица), для представительства перед которым выдается доверенность;

- перечень полномочий;

- образец подписи лица, которому выдана доверенность;

- срок действия доверенности. Доверенность от имени Министерства оформляется в двух экземплярах:

- первый экземпляр (оригинал) выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя;

- второй экземпляр (копия) с визами исполнителя, руководителя соответствующего структурного подразделения Министерства и лица, ответственного за проведение лингвистической экспертизы, хранится в общем отделе Министерства.

Доверенности, выданные от имени Министерства, регистрируются в общем отделе Министерства и имеют единую порядковую нумерацию в числе исходящих документов Министерства. При этом с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.

44. Реквизиты получателя исходящего документа располагаются в правом верхнем углу исходящего документа на уровне реквизитов Министерства и выравниваются относительно левого края самой длинной строки или относительно границы правого поля листа.

Например:

"Первому заместителю Председателя Правительства Омской области Е.М. Вдовину"

или

"Первому заместителю

Председателя Правительства

Омской области

Е.М. Вдовину".

45. При адресовании исходящего документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

"Калинину И.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264".

При адресовании исходящего документа в организацию указываются ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

"Общество с ограниченной ответственностью
"Научно-производственное объединение "МИР"

ул. Иванова, д. 13, г. Москва, 177300".

При адресовании исходящего документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

При адресовании исходящего документа в органы государственной власти Российской Федерации, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти по Омской области, органы государственной власти Омской области, государственные учреждения Омской области, государственные унитарные предприятия Омской области, органы местного самоуправления Омской области почтовый адрес не указывается.

46. При оформлении исходящего документа на двух и более страницах вторая и последующая страницы нумеруются вверху по центру страницы арабскими цифрами, если иное не установлено областным законодательством.

47. Текст исходящего документа начинается, как правило, с обращения к адресату, которое выравнивается по центру, например:

"Уважаемый Иван Иванович!".

48. В правовых актах Министерства, а также во внутренних документах Министерства, адресованных вышестоящему должностному лицу, текст излагается от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу").

В документах коллегии Министерства, комиссий Министерства текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил (а)").

Текст протокола заседания коллегии Министерства излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используются следующие формы изложения: "просим предоставить", "направляем в Ваш адрес", "в Министерстве рассмотрено".

49. В тексте документа дата оформляется словесно-цифровым способом, например:

"12 сентября 2008 года".

Во внутренних документах Министерства допускается оформление даты арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя ларами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

"12.09.2008".

50. В конце исходящего документа на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от последней строки текста указывается наименование должности, а также инициалы и фамилия лица, уполномоченного подписывать исходящий документ.

Элементы реквизита "Подпись" выравниваются по границам левого и правого полей документа. Расшифровка подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:

"Заместитель Председателя Правительства Омской области, Министр государственно-правового развития Омской области

(личная подпись)

А.В. Бутаков".

51. На исходящем документе в левом нижнем углу лицевой стороны последней страницы проставляются инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя.

На исходящем документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются инициалы и фамилия ответственного исполнителя.

52. Часть исходящего документа может быть оформлена приложением. Приложение к документу оформляется на отдельных листах бумаги. На первом листе приложения в правом верхнем углу указываются слово "Приложение" и обозначаемый арабскими цифрами номер приложения, если исходящий документ имеет несколько приложений.

Приложение, за исключением завершающегося таблицей с выделенными границами, заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 1 - 3 межстрочных интервалов от последней строки текста. Длина черты 2-5 см.

Название приложения выравнивается по центру. В названии приложения вид документа указывается прописными буквами, например:

"ИНФОРМАЦИЯ".

Приложение визируется руководителем структурного подразделения Министерства, подготовившего проект исходящего документа, или исполнителем.

Если приложение направляется не во все указанные в исходящем документе адреса, то в тексте документа об этом делается отметка, например:

"Приложение: на 5 листах в первый адрес".

В тексте исходящего документа должны быть ссылки на приложение, как правило, при помощи слов "прилагаемый", "согласно приложению", "(приложение N _____)", например:

"Направляется для сведения информация согласно приложению.".

Если в исходящем документе отсутствует ссылка на приложение, то в конце текста документа перечисляются наименования приложений с указанием количества листов и числа их экземпляров в каждом приложении, например:

"Приложение: 1. Справка о принятых нормативных правовых актах Омской области в сфере использования, охраны, защиты и воспроизводства лесов на 3 л. в 2 экз.

2. Проект постановления Правительства Омской области "О порядке ведения лесного хозяйства в городских лесах" на 8 л. в З экз.".

Если приложение сброшюровано, количество листов в нем не указывается.

53. Подготовка исходящих документов Министерства осуществляется в двух экземплярах:

- первый экземпляр (оригинал) после его подписания направляется адресату;

- второй экземпляр (копия) хранится в общем отделе Министерства.

Второй экземпляр исходящего документа Министерства визируется исполнителем, начальником отдела (управления) Министерства, подготовившего исходящий документ Министерства, работником Министерства, ответственным за проведение лингвистической экспертизы, руководителем департамента Министерства, первым заместителем Министра или заместителем Министра, координирующим деятельность соответствующего структурного подразделения Министерства.

54. Исходящие документы Министерства регистрируются в общем отделе Министерства.

В делопроизводстве Министерства предусмотрены следующие коды должностных лиц Министерства:

1 - Министр;

2 - первый заместитель Министра;

3 - заместитель Министра;

4 - заместитель Министра - руководитель департамента законопроектных работ и судебной защиты;

5 - заместитель Министра - руководитель департамента организации деятельности Министерства;

6 - руководитель департамента организационно-правовой деятельности аппарата мировых судей Омской области Министерства;

7 - руководитель департамента материально-технического обеспечения и эксплуатации зданий Министерства;

8 - руководитель департамента ЗАГС Министерства;

9 - с руководитель департамента организации деятельности административных комиссий Министерства;

10 - руководитель департамента финансов и экономики Министерства - главный бухгалтер Министерства;

11 - начальник архивного управления Министерства.

55. На исходящем документе Министерства проставляются дата, оформляемая цифровым способом, и регистрационный номер. Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа, кода темы документа и кода должностного лица Министерства, подписавшего документ.

Например:

"22.10.2008 N 735-ЗС/1", где:

22.10.2008 - дата (число, месяц, год подписания документа в Министерстве);

735 - порядковый номер документа;

ЗС - код темы документа;

1 - код должностного лица Министерства, подписавшего документ.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

"12.09.2008".

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

"12 сентября 2008 года".

Регистрационный номер исходящего документа Министерства оформляется на одном уровне с датой документа.

56. Подготовка исходящих документов департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства осуществляется в двух экземплярах:

- первый экземпляр (оригинал) после его подписания направляется адресату;

- второй экземпляр (копия) визируется исполнителем и передается на хранение соответственно работнику департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства, ответственному за ведение делопроизводства.

57. Исходящие документы департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства регистрируются соответственно работниками департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства, ответственными за ведение делопроизводства, и оформляются аналогично исходящим документам Министерства.

58. Лицам, не являющимся работниками Министерства, исходящие документы передаются работниками общего отдела Министерства и лицами, ответственными за ведение делопроизводства в департаменте ЗАГС Министерства, архивном управлении Министерства, под роспись.

59. Исходящие документы Министерства доставляются Губернатору Омской области и в Правительство Омской области курьером. В другие организации исходящие документы Министерства доставляются курьером только в соответствии с указаниями Министра или его заместителей.

Исходящие документы департамента ЗАГС Министерства доставляются в соответствии с указаниями руководителя (начальника отдела) департамента ЗАГС Министерства.

60. Документы, оформленные с нарушением настоящей Инструкции, возвращаются исполнителю.

61. На исходящий документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель составляет указатель рассылки (приложение N 9). Указатель рассылки визируется исполнителем в правом нижнем углу документа.

Указатель рассылки хранится вместе со вторым экземпляром исходящего документа, в нем делается отметка о дате отправки документа.

62. При подготовке ответа на входящий документ, адресованный непосредственно Министерству, Министру или структурным подразделениям Министерства, указанный документ остается со вторым экземпляром ответа.

63. В общем отделе Министерства, департаменте ЗАГС Министерства и архивном управлении Министерства ведутся журналы документооборота.

64. Правительственная телеграмма за подписью заместителя Председателя Правительства Омской области, Министра государственно-правового развития Омской области отправляется работниками общего отдела Министерства через структурное подразделение Управления делами Правительства Омской области, обеспечивающее учет и обработку документов.

65. Согласование документа с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, является внешним согласованием.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

V. Организация работы с правовыми актами Министерства

66. Министерство издает нормативные правовые акты в форме приказов и индивидуальные правовые акты в форме распоряжений по вопросам, отнесенным к его компетенции федеральным и областным законодательством.

67. Работники общего отдела Министерства обеспечивают направление копий приказов Министерства в течение 7 дней после их подписания, а также копий официальных изданий, в которых опубликованы приказы Министерства, в течение 7 дней после их опубликования в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Омской области. Копии приказов Министерства также направляются в прокуратуру Омской области.

Исполнители обеспечивают представление в общий отдел Министерства текстов приказов Министерства в электронной форме.

68. Подготовку проектов правовых актов Министерства осуществляют структурные подразделения Министерства на основании поручений Министра, первого заместителя Министра, заместителя Министра, координирующего деятельность соответствующего структурного подразделения Министерства, либо в инициативном порядке.

Подготовку проектов правовых актов Министерства по кадровым вопросам осуществляет управление государственной службы и кадров департамента организации деятельности Министерства (далее - управление государственной службы и кадров Министерства) или иные структурные подразделения Министерства на основании поручений Министра.

69. Подготовка проектов правовых актов Министерства осуществляется в соответствии с Правилами подготовки проектов правовых актов, утвержденных Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82.

70. Преамбула в проектах приказов Министерства завершается словом "приказываю:".

71. Правовые акты Министерства подписываются Министром, первым заместителем Министра или заместителем Министра в соответствии с распределением должностных обязанностей.

72. В конце проекта правового акта Министерства на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от последней строки текста указывается наименование должности, а также инициалы и фамилия лица, уполномоченного подписывать правовой акт. Элементы реквизита "Подпись" выравниваются по границам левого и правого полей документа. Расшифровка подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:

"Министр государственно-правового развития Омской области

(личная подпись)

А.В. Бутаков".

73. Проекты правовых актов Министерства оформляются на специальных бланках Министерства согласно приложениям N 2, 3 к настоящей Инструкции шрифтом "Times New Roman" размером 14.

74. В делопроизводстве Министерства предусмотрены следующие коды форм правового акта Министерства:

п - приказы Министерства;

р - распоряжения Министерства.

75. Правовой акт Министерства имеет следующие реквизиты:

- наименование вида правового акта Министерства - приказ (распоряжение);

- дата и регистрационный номер (выравниваются по левому краю бланка).

Регистрационный номер правового акта Министерства состоит из знака "N", порядкового номера и кода формы правового акта Министерства.

Дата регистрации правового акта Министерства оформляется цифровым способом и указывается перед порядковым номером, код формы правового акта Министерства проставляется без пробела после порядкового номера документа, например:

"22.02.2008 N 157п", где:

22.02.2008 - дата (число, месяц, год подписания документа);

157 - порядковый номер документа;

п - код формы правового акта.

При присвоении порядковых номеров правовым актам Министерства с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.

76. На оборотной стороне бланка правового акта Министерства в левом нижнем углу печатным способом проставляются инициалы и фамилия исполнителя. На этой же стороне бланка ставятся визы исполнителя, начальника отдела (управления) Министерства, подготовившего проект правового акта, работника Министерства, ответственного за проведение лингвистической экспертизы, руководителя соответствующего департамента Министерства, заместителя Министра, координирующего деятельность соответствующего структурного подразделения Министерства.

Проекты приказов Министерства также визируются первым заместителем Министра и руководителем департамента законопроектных работ и правовой экспертизы Министерства.

Правовые акты Министерства, подготовленные в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 2005 года N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд", визируются исполнителем, начальником отдела (управления) Министерства, подготовившего проект правового акта, работником Министерства, в должностные обязанности которого входит проведение правовой экспертизы договоров, работником Министерства, ответственным за проведение лингвистической экспертизы, руководителем соответствующего департамента Министерства, заместителем Министра, координирующим деятельность соответствующего структурного подразделения Министерства.

Виза включает в себя наименование должности визирующего, личную подпись и расшифровку подписи.

Проекты правовых актов Министерства по вопросам, связанным с расходованием денежных средств или иными финансовыми обязательствами Министерства, также визируются руководителем департамента финансов и экономики - главным бухгалтером Министерства.

Приложение к проекту правового акта Министерства визируется исполнителем в правом нижнем углу последнего листа приложения.

77. Обеспечение качественной и своевременной подготовки проекта правового акта Министерства и его согласование с заинтересованными структурными подразделениями Министерства возлагается на исполнителя.

78. Проект правового акта Министерства подготавливается исполнителем в одном экземпляре.

79. Правовые акты Министерства регистрируются в общем отделе Министерства в журнале учета правовых актов Министерства. Приказы и распоряжения Министерства регистрируются отдельно.

80. После подписания правового акта Министерства в общем отделе Министерства ему присваивается регистрационный номер. Оригинал правового акта Министерства хранится в общем отделе Министерства. Заверенная копия (копии) правового акта Министерства передается работником общего отдела Министерства исполнителю под роспись.

81. По решению исполнителя копии правового акта Министерства могут рассылаться нескольким адресатам согласно указателю рассылки, который составляется на документ, рассылаемый более чем в три адреса.

Указатель рассылки правового акта Министерства готовится исполнителем на отдельном листе (приложение N 9) и визируется им в правом нижнем углу лицевой стороны документа.

Указатель рассылки правового акта Министерства хранится вместе с его оригиналом в общем отделе Министерства, в нем делается отметка о дате отправки правового акта Министерства.

Рассылку копий правового акта Министерства осуществляет работник общего отдела Министерства.

82. Совместные правовые акты Министерства с другими органами исполнительной власти Омской области печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка в двух экземплярах по одному для каждой из сторон.

Один экземпляр подписанного совместного правового акта направляется другой стороне, второй экземпляр хранится в общем отделе Министерства. Заверенная копия совместного правового акта передается работником общего отдела Министерства исполнителю под роспись.

83. Правовые акты Министерства по вопросам трудовых отношений Министерства с работниками Министерства (далее - кадровые вопросы) регистрируются в управлении государственной службы и кадров Министерства.

Оригинал правового акта Министерства по кадровым вопросам хранится в управлении государственной службы и кадров Министерства. Копия заверяется оттиском печати данного управления и передается в департамент финансов и экономики Министерства или приобщается к личному делу работника Министерства в зависимости от содержания правового акта Министерства.

84. Распоряжения Министерства по кадровым вопросам формируются в дела в зависимости от сроков хранения и обозначаются следующими кодами:

лс - распоряжения Министерства по кадровым вопросам, имеющие сроки хранения 75 лет (о приеме, об увольнении, о поощрении, об изменении фамилии, об установлении надбавок, об отпусках без сохранения денежного содержания, заработной платы и др.);

к - распоряжения Министерства по кадровым вопросам, имеющие сроки хранения 5 лет (о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, о наложении взысканий, о краткосрочных командировках, о материальной помощи и др.).

85. Распоряжения Министерства по кадровым вопросам в отношении государственных гражданских служащих Омской области, замещающих должности государственной гражданской службы Омской области в Министерстве (далее - гражданские служащие), и работников, занимающих должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Омской области, в Министерстве (далее - работники), формируются в отдельные дела с учетом реквизитов номеров распоряжений Министерства.

В реквизитах номеров распоряжений Министерства по кадровым вопросам за порядковым номером через косую черту ставится цифра "1", например:

"10/1 лс" или "24/1 к".

В реквизитах номеров распоряжений Министерства по кадровым вопросам за порядковым номером через косую черту ставится цифра "2" в отношении:

- гражданских служащих в департаменте организационно-правовой деятельности аппарата мировых судей Омской области Министерства (кроме аппарата указанного департамента);

- работников в департаменте организационно-правовой деятельности аппарата мировых судей Омской области и в департаменте материально-технического обеспечения и эксплуатации зданий Министерства, обслуживающих департамент организационно-правовой деятельности аппарата мировых судей Омской области Министерства.

Например:

"8/2 лс" или "19/2 к".

86. При согласовании проекта правового акта Министерства по кадровым вопросам на оборотной стороне бланка в левом нижнем углу печатным способом проставляются инициалы и фамилия исполнителя. На этой же стороне бланка ставятся визы исполнителя, начальника управления государственной службы и кадров Министерства, заместителя Министра, координирующего деятельность соответствующего структурного подразделения Министерства.

VI. Организация работы с внутренними документами Министерства

87. Служебные записки готовятся как:

- ответы о выполнении поручений Министра, его заместителей, руководителей структурных подразделений Министерства;

- сопроводительные письма к проектам ответов;

- инициативные письма.

88. Служебные записки оформляются без бланка. В правом верхнем углу служебной записки располагается наименование должностного лица Министерства, которому она адресована, должность работника Министерства, подготовившего записку, его фамилия и инициалы. Данные реквизиты выравниваются относительно левого края самой длинной строки или границы правого поля листа.

Текст служебной записки может начинаться с обращения к адресату, которое выравнивается по центру.

В конце служебной записки ставятся подпись и дата.

89. Работник общего отдела Министерства осуществляет регистрацию служебных записок и их передачу должностным лицам Министерства, которым адресованы служебные записки.

Служебные записки, подготовленные работниками структурных подразделений Министерства на имя руководителя данного структурного подразделения, могут не регистрироваться в общем отделе Министерства.

90. В ходе заседания (совещания) рабочей группы, коллегиального органа Министерства составляется протокол, отражающий все существенные сведения о ходе заседания (совещания).

91. Ведение записей во время заседания (совещания), сбор документов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального органа и специалистов, готовивших вопросы к обсуждению.

Текст протокола составляется не позднее трех дней со дня заседания (совещания).

Датой протокола является дата заседания (совещания).

92. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседания рабочей группы коллегии Министерства, протоколы экспертно-проверочной комиссии Министерства, протоколы согласительной комиссии Министерства и т.п.

93. Документы заседания коллегиального органа Министерства оформляются согласно приложению N 11 к настоящей Инструкции.

94. В целях подтверждения установленного факта, события, действия составляется акт.

95. Текст акта (кроме первичного учетного документа) состоит из трех частей: вводная часть, констатирующая часть и выводы.

В вводной части указывается основание для составления акта (наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и название), перечисляются лица, составившие акт.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность проведенной работы, установленные факты, события, действия.

В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть необязательна, акт может заканчиваться констатацией фактов.

После текста указывается количество составленных экземпляров, дата и их местонахождение (эта часть также необязательна, если иное не установлено законодательством).

96. Акт включает в себя:

- наименование организации;

- наименование документа;

- дату акта (дата актируемого события, факта, действия);

- место составления; *

- название;

- гриф утверждения (при необходимости);

- текст;

- подписи;

- печать.

97. Подписи должностных лиц или членов комиссии, составивших акт, располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должностей, например:

"Председатель
	(личная подпись)	И.О. Фоминская
Члены комиссии:
	(личная подпись)	В.О. Самарин
	(личная подпись)	И.А. Уфимцева".

98. Положения, правила, инструкции (регламенты) применяются как самостоятельные виды внутренних документов, которые утверждаются должностными лицами Министерства в соответствии с распределением обязанностей.

99. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции (регламента) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов, положениям о структурных подразделениях Министерства.

100. Текст положения, правил, инструкции (регламента) печатается на стандартных листах бумаги формата А4 с отметкой о приложении к нормативному правовому акту, которым утверждается.

Название положения, правил, инструкции (регламента) должно отвечать на вопрос "О чем?". Название инструкции, содержащей должностные обязанности (должностная инструкция), должно отвечать на вопрос

"Кого?", например:

"Должностная инструкция старшего инспектора...".

Констатирующей частью положения, правил, инструкции (регламента) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения, правил, инструкции (регламента) может делиться на пункты и подпункты, нумерация которых производится арабскими цифрами.

Текст положения, правил, инструкции (регламента) излагается от 3-го лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

101. На внутренних документах Министерства, подлежащих утверждению, оформляется гриф утверждения. Гриф проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Например:

"УТВЕРЖДАЮ Министр государственно-правового развития Омской области _________________ А.В. Бутаков (личная подпись) 22.10.2008".

VII. Организация работы с проектами правовых актов Губернатора Омской области, Правительства Омской области, проектами областных законов и иных правовых актов, вносимых Губернатором Омской области на рассмотрение Законодательного Собрания Омской области

102. Проекты правовых актов Губернатора Омской области, Правительства Омской области, проекты областных законов и иных правовых актов, вносимых Губернатором Омской области на рассмотрение Законодательного Собрания Омской области (далее - проекты правовых актов), поступающие на согласование в Министерство, регистрируются в общем отделе Министерства отдельно от остальной входящей корреспонденции.

Регистрационный номер, присваиваемый в Министерстве проекту правового акта, состоит из порядкового номера и кода вида правового акта и проставляется на оборотной стороне представления на проект правового акта. В делопроизводстве Министерства предусмотрены следующие коды видов правовых актов:

з - закон Омской области;

у - указ Губернатора Омской области;

рг - распоряжение Губернатора Омской области;

п - постановление Правительства Омской области;

рп - распоряжение Правительства Омской области;

пЗС - постановление Законодательного Собрания Омской области;

д - договоры, поступившие в Министерство на согласование;

с - соглашения.

Регистрационный номер проекта правового акта может быть оформлен, например, следующим образом: "36п", где:

36 - порядковый номер;

п - код вида правового акта.

103. После рассмотрения Министром проекты правовых актов передаются работникам Министерства в соответствии с поручением Министра.

104. При отсутствии замечаний и предложений Министерства исполнителем подготавливается три экземпляра проекта правового акта (кроме проектов законов Омской области):

- первый экземпляр (на бланке правового акта Губернатора Омской области, Правительства Омской области) подписывается Министром;

- второй экземпляр (контрольный) печатается без бланка, визируется Министром и передается в протокольный отдел управления организационного обеспечения и документооборота Управления делами Правительства Омской области;

- третий экземпляр, завизированный исполнителем, начальником отдела (управления) Министерства, подготовившего проект правового акта, работником Министерства, ответственным за проведение лингвистической экспертизы, руководителем департамента Министерства, заместителем Министра, координирующим деятельность соответствующего структурного подразделения Министерства, и первым заместителем Министра передается на хранение в общий отдел Министерства.

Завизированный Министром проект правового акта передается через общий отдел Министерства ответственному исполнителю либо иному лицу, являющемуся разработчиком проекта правового акта.

105. При наличии замечаний и предложений Министерства осуществляется подготовка заключения Министерства на проект правового акта (далее - заключение Министерства).

106. Заключение Министерства, а также правовое заключение Министерства по спорным вопросам, подготовка которого осуществляется в соответствии с пунктом 32 Регламента Правительства Омской области, оформляются на бланках письма Министерства согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции и передаются на подпись Министру.

Одновременно Министру представляется второй экземпляр заключения Министерства (правового заключения Министерства по спорным вопросам), завизированный исполнителем, начальником отдела (управления) Министерства, подготовившего заключение Министерства (правовое заключение Министерства по спорным вопросам), работником Министерства, ответственным за проведение лингвистической экспертизы, руководителем департамента Министерства, заместителем Министра, координирующим деятельность соответствующего структурного подразделения Министерства, и первым заместителем Министра.

107. Подписанное Министром заключение Министерства (правовое заключение Министерства по спорным вопросам) передается через общий отдел Министерства ответственному исполнителю либо иному лицу, являющемуся разработчиком проекта правового акта.

Второй экземпляр заключения Министерства (правового заключения Министерства по спорным вопросам) передается на хранение в общий отдел Министерства.

108. Адресат в заключении Министерства (правовом заключении Министерства по спорным вопросам) не указывается.

Название заключения Министерства начинается со слова "Заключение". Название правового заключения Министерства по спорным вопросам начинается со слов "Правовое заключение". Название заключения Министерства (правового заключения Министерства по спорным вопросам) включает в себя указание на соответствующий проект правового акта и выравнивается по центру, например:

"Заключение

на проект распоряжения Губернатора Омской области

"О выделении денежных средств".

109. По просьбе ответственного исполнителя проекта правового акта или его представителя либо по договоренности с ним работник Министерства, которому в соответствии с поручением Министра передан проект правового акта, может возвратить его ответственному исполнителю или его представителю на доработку без письменного заключения под роспись в журнале, который ведет соответствующий работник Министерства.

VIII. Организация работы с обращениями граждан

110. Обращения граждан, поступившие в Министерство, рассматриваются в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

111. Письменное обращение гражданина регистрируется как входящий документ Министерства.

112. Сроки рассмотрения обращений граждан, поступивших Губернатору Омской области, в Правительство Омской области и переданных на рассмотрение заместителю Председателя Правительства Омской области, Министру государственно-правового развития Омской области, исчисляются со дня их регистрации в управлении по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области. При подготовке ответа на данные обращения граждан осуществляется также подготовка сопроводительного письма Губернатору Омской области, в Правительство Омской области с информацией о выполнении поручения (если это указано в резолюции).

113. При подготовке ответа автору обращения, поступившего непосредственно в Министерство, ответ дается только автору обращения. Ответы на данные обращения граждан готовятся в письменной форме за подписью Министра или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей.

Ответ автору обращения может быть дан также в устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись на обращении, например:

"Гражданину И.И. Иванову дано подробное разъяснение по тел. 22-22-22 по интересующему его вопросу о работе судебного участка. Гражданин И.И. Иванов ответом удовлетворен.".

Далее указываются должность исполнителя, его инициалы, фамилия, дата и подпись.

114. Ответы на обращения граждан, поступившие в департамент ЗАГС Министерства в соответствии с Федеральным законом "Об актах гражданского состояния", готовятся в письменной форме за подписью работников департамента ЗАГС Министерства, наделенными полномочиями руководителя органа записи актов гражданского состояния по государственной регистрации актов гражданского состояния.

115. В Министерстве ведется прием граждан по личным вопросам. График приема граждан утверждается распоряжением Министерства. Запись граждан на прием по личным вопросам осуществляется работником общего отдела в приемной Министра по адресу: г. Омск, ул. Кемеровская, 115, каб. 408, а также по телефону приемной Министра.

Контроль исполнения поручений, данных на приеме граждан по личным вопросам, осуществляет помощник Министра.

116. Прием граждан по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния производится руководителем департамента ЗАГС Министерства по адресу: г. Омск, ул. Красный Путь, 137, каб. 213.

117. Обращения граждан, адресованные Министру, но поступившие непосредственно в департамент ЗАГС Министерства, архивное управление Министерства, передаются для регистрации и контроля в общий отдел Министерства.

IX. Оформление договоров

118. К проектам договоров, поступившим в Министерство на согласование, применяются правила работы с проектами правовых актов Губернатора Омской области, Правительства Омской области, проектами областных законов и иных правовых актов, вносимых Губернатором Омской области на рассмотрение Законодательного Собрания Омской области.

119. Договоры, подготовленные работниками Министерства или поступившие в Министерство для подписания, визируются исполнителем и работником Министерства, в должностные обязанности которого входит проведение правовой экспертизы договоров, и передаются на подпись Министру или его заместителю.

120. После подписания договор регистрируется работниками общего отдела Министерства в журнале регистрации договоров. Договору присваивается регистрационный номер, начиная с первого в пределах календарного года. Датой договора является дата его подписания в Министерстве.

X. Организация контроля исполнения документов

121. Контроль исполнения документов в Министерстве включает в себя постановку документа на контроль, предварительную проверку хода его исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело.

122. В Министерстве осуществляется контроль исполнения всех зарегистрированных документов, требующих исполнения.

123. Контроль исполнения документов в Министерстве обеспечивают:

- работники общего отдела Министерства (на документе, поставленном на контроль, проставляется соответствующий штамп);

- работники, ответственные за ведение делопроизводства в департаменте ЗАГС Министерства, архивном управлении Министерства.

124. Работники общего отдела Министерства и работники, ответственные за ведение делопроизводства в департаменте ЗАГС Министерства, архивном управлении Министерства, подготавливают еженедельную информацию о состоянии исполнения документов соответственно на имя Министра, руководителя департамента ЗАГС Министерства, начальника архивного управления Министерства.

Количество просроченных дней по исполнению документа исчисляется в календарных днях.

125. Документ считается исполненным и снимается с контроля, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и задачи, извещены все заинтересованные лица и организации.

Основанием для снятия с контроля документа, по результатам исполнения которого не предполагается подготовка исходящего документа Министерства, является наличие соответствующего внутреннего документа Министерства (служебная записка и др.) либо устное информирование исполнителем лица, давшего поручение.

XI. Организация работы с документами в делопроизводстве

126. Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на стадии делопроизводства и их передачу на архивное хранение в соответствии, с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

127. Работники Министерства обязаны обеспечивать сохранность документов Министерства.

В конце рабочего дня документы, находящиеся в рабочем кабинете, должны помещаться работниками Министерства в шкафы, обеспечивающие их сохранность, предохраняющие документы Министерства от пыли и воздействия прямого солнечного света.

128. Номенклатура дел Министерства - систематизированный перечень названий дел, заводимых в делопроизводстве Министерства, с указанием сроков их хранения, оформленный в соответствии с приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

129. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в архив Министерства подлежат упорядочению (оформлению, описанию) в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и государственными стандартами (в том числе ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов").

130. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений Министерства и номенклатура дел Министерства.

Номенклатура дел Министерства составляется общим отделом Министерства на основе номенклатур дел структурных подразделении Министерства.

131. Методическое руководство проводимой структурными подразделениями Министерства работой по разработке, изменению номенклатуры дел Министерства осуществляют экспертная комиссия Министерства и экспертная комиссия департамента ЗАГС Министерства.

132. Исполненные дела формируются в структурных подразделениях Министерства в соответствии с номенклатурой дел Министерства.

133. Контроль за правильным формированием дел осуществляет работник общего отдела Министерства.

134. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений Министерства и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, в течение года после завершения делопроизводственного года остаются в структурных подразделениях Министерства для оперативного использования, затем передаются в архив Министерства.

135. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел структурных подразделений Министерства.

136. Передача дел в архив Министерства производится по графику, утвержденному председателем экспертной комиссии Министерства.

137. Документы департамента ЗАГС Министерства по истечении срока ведомственного хранения передаются на постоянное хранение в Исторический архив Омской области (далее - Исторический архив) работником департамента ЗАГС Министерства, ответственным за ведение делопроизводства.

138. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящиеся в архиве Министерства, по истечении 10 лет после передачи в архив Министерства, если иное не установлено федеральным законодательством, передаются на постоянное хранение в Исторический архив.

В случае отсутствия необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве Министерства, они могут быть переданы по решению Министра и по согласованию с руководителем Исторического архива на постоянное хранение в Исторический архив до истечения предельных сроков их временного хранения в архиве Министерства.

139. Акты о выделении документов к уничтожению, согласованные экспертной комиссией Министерства (в отношении документов департамента ЗАГС Министерства - экспертной комиссией департамента ЗАГС Министерства), утверждаются заместителем Министра (руководителем департамента ЗАГС Министерства) только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Министерства описей дел постоянного хранения.

После этого работник общего отдела Министерства (департамента ЗАГС Министерства), ответственный за архив, имеет право уничтожить дела, включенные в акты о выделении документов к уничтожению путем измельчения на шредере. Отходы от уничтожения документов Министерства могут направляться на переработку по договорам с соответствующими организациями.