Приложение N 1. Положение об архиве Главного управления государственной службы занятости населения Омской области

Приложение N 1
к Приказу Главного управления
государственной службы занятости
населения Омской области
от 5 мая 2009 года N 21-п

Положение
об архиве Главного управления государственной службы занятости населения Омской области

С изменениями и дополнениями от:

2 декабря 2011 г., 31 декабря 2014 г., 24 августа 2017 г.

1. Общие положения

1. Настоящее Положение регламентирует отношения по организации хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в деятельности Главного управления государственной службы занятости населения Омской области (далее - Главное управление), состав документов архива Главного управления, иные вопросы, связанные с деятельностью архива Главного управления.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 31 декабря 2014 г. N 71-п в пункт 2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Архив Главного управления создается в целях временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - государственный архив), а также в целях своевременного приема архивных документов от отделов Главного управления, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 24 августа 2017 г. N 56-п в пункт 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3. Архив Главного управления осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526, Законом Омской области "Об архивном деле в Омской области", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Омской области в сфере архивного дела, правовыми актами Главного управления и настоящим Положением.

4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в деятельности Главного управления, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в государственный архив.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 24 августа 2017 г. N 56-п пункт 5 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5. Функции по ведению архивного дела Главного управления осуществляются административно-правовым отделом казенного учреждения Омской области "Центр материально-технического обеспечения" (далее - ЦМТО) во взаимодействии с отделом организационного и информационного обеспечения политики занятости населения (далее - организационный отдел) Главного управления.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 24 августа 2017 г. N 56-п пункт 6 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

6. Непосредственное осуществление обязанностей по ведению архивного дела Главного управления осуществляется ведущим документоведом ЦМТО (далее - уполномоченный работник) в соответствии с его должностной инструкцией.

2. Состав документов, поступающих на хранение в архив Главного управления

7. В состав документов, поступающих на хранение в архив Главного управления, входят:

1) законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению начальника Главного управления) хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Главного управления;

2) кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, архивные коллекции, отражающие историю Главного управления;

3) научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловие, паспорт архива и другие документы), раскрывающий состав и содержание дел (документов) архива Главного управления, и учетные документы архива Главного управления.

3. Организация архивного дела Главного управления

8. В целях организации и ведения архивного дела Главного управления уполномоченный работник:

1) осуществляет комплектование архива Главного управления документами, состав которых предусмотрен пунктом 7 настоящего Положения;

2) осуществляет прием от организационного отдела Главного управления законченных делопроизводством и сформированных в установленном порядке дел постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению начальника Главного управления) хранения и по личному составу Главного управления для дальнейшего хранения в архиве Главного управления;

3) осуществляет учет архивных документов Главного управления и создание научно-справочного аппарата к документам архива Главного управления;

4) осуществляет обеспечение сохранности документов архива Главного управления;

5) осуществляет подготовку и передачу документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в государственный архив в сроки и порядке, установленные законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 10 декабря 2013 г. N 55-п в подпункт 6 пункта 8 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

6) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Главного управления (далее - экспертная комиссия) и в орган исполнительной власти Омской области, уполномоченный в сфере управления архивным делом в Омской области, описи дел (документов) постоянного хранения и по личному составу Главного управления;

7) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к делам (документам), хранящимся в архиве Главного управления;

8) организует использование документов архива Главного управления, в том числе:

- информирует организационный отдел Главного управления о составе и содержании документов архива Главного управления;

- выдает в установленном порядке архивные документы и их копии в целях служебного пользования, в том числе для работы в архиве Главного управления;

- ведет учет использования документов архива Главного управления;

- исполняет поступившие от организационного отдела Главного управления запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

9) участвует в работе экспертной комиссии;

10) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве Главного управления, ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

11) представляет в государственный архив по установленной форме сведения о составе и объеме документов архива Главного управления.

9. В целях организации и ведения архивного дела Главного управления организационный отдел осуществляет:

1) планирование деятельности архива Главного управления;

2) оказание методической помощи уполномоченному работнику;

3) координацию и контроль деятельности уполномоченного работника в части ведения архива Главного управления;

4) разработку проектов правовых актов Главного управления в сфере ведения архивного дела Главного управления;

5) проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в архиве Главного управления;

6) передачу поступивших от отделов Главного управления законченных делопроизводством и сформированных в установленном порядке дел постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению начальника Главного управления) хранения и по личному составу Главного управления уполномоченному работнику для дальнейшего хранения в архиве Главного управления;

7) методическую помощь отделам Главного управления по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи в архив Главного управления;

8) розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов;

9) участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников отделов Главного управления в сфере ведения архивного дела Главного управления;

10) подготовку номенклатуры дел Главного управления;

11) направление уполномоченному работнику для исполнения запросов граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иных запросов граждан и организаций;

12) информирование начальника Главного управления о составе и содержании документов архива Главного управления, внесение ему предложений по совершенствованию архивного дела Главного управления.

4. Права уполномоченного работника и организационного отдела Главного управления в области организации архивного дела Главного управления

10. Уполномоченный работник вправе:

1) приглашать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов работников организационного отдела Главного управления и государственного архива;

2) информировать организационный отдел Главного управления о состоянии архивного дела Главного управления.

11. Организационный отдел Главного управления вправе:

1) требовать от работников Главного управления соблюдения правил ведения делопроизводства;

2) запрашивать у работников Главного управления сведения, необходимые для работы архива Главного управления;

3) консультировать с соблюдением требований законодательства работников Главного управления и других заинтересованных лиц по документам архива Главного управления.