Приложение N 2. Региональный стандарт государственной услуги "Организация хранения, комплектования, учета архивных документов и их использование"

Приложение N 2
к Приказу Министерства сельского хозяйства
и продовольствия Омской области
от 15 декабря 2008 года N 25-п

Региональный стандарт государственной услуги "Организация хранения, комплектования, учета архивных документов и их использование"

1. Цель предоставления государственной услуги:

1) описание и научно-техническая обработка документов в организациях и методическая помощь в подготовке архивных документов к временному хранению в организации до передачи их на хранение в архив;

2) обеспечение учета, комплектования, обработки архивных документов, поступающих на хранение в бюджетное учреждение Омской области "Архив "Омский";

3) организация обеспечения прав и законных интересов граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства на выдачу архивных документов социально-правового характера;

4) информационное обеспечение органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Омской области;

5) исполнение запросов и предоставление в установленном порядке архивных документов, справок юридическим и физическим лицам, органам исполнительной власти и органам местного самоуправления Омской области.

2. Потенциальные потребители государственной услуги:

1) юридические лица;

2) физические лица;

3) органы исполнительной власти;

4) органы местного самоуправления.

3. Основные показатели оценки качества предоставления государственной услуги:

Наименование показателя, единицы измерения	Методика расчета	Источник информации
1	2	3
Процент объектов методической помощи, описания и научно-технической обработки в организациях - источниках комплектования архива (%)	п\реестр / п х 100, где п\реестр - количество научно-технической обработки дел в организациях; п - общее количество дел, подлежащих научно-технической обработке для комплектования архива.	Реестр принятых дел, журнал регистрации принятых дел
Процент объектов учета, комплектования, обработки архивных документов, поступающих на хранение (%)	о\реестр / о х 100 где о\реестр - количество обработанных, поступивших на хранение объектов учета (дел); о - общее количество обработанных объектов учета (дел), комплектования архивных документов, поступивших на хранение.	Акт приема-передачи архивных документов, журнал регистрации поступления документов на хранение
Процент запросов заявителей, по которым приняты меры (%)	Зз / з х 100, где Зз - число запросов заявителей, поступивших в отчетном году и по которым в отчетном периоде приняты меры; з - число запросов заявителей, поступивших в отчетном периоде.	Реестр поступлений запросов заявителей
Доля потребителей, удовлетворенных качеством и доступностью услуг (%)	(Ок + Од) х 100/ 2 х Ообщ, где Ок - количество опрошенных потребителей, удовлетворенных качеством услуг; Од - количество опрошенных потребителей, удовлетворенных доступностью услуг; Ообщ - количество опрошенных потребителей	Определяется по результатам опросов потребителей услуги

4. Правовые основы предоставления государственной услуги:

1) Федеральный закон от 22 октября 2007 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

2) Приказ Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации стихийных бедствий от 18 июня 2003 года N 313 "Об утверждении Правил пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03)";

3) Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года N 263.

5. Действия по предоставлению государственной услуги:

Для предоставления государственной услуги выполняются следующие основные действия:

1) производится научно-техническая обработка документов в организациях с выездом специалиста архива и производством полистной экспертизы ценности документов;

2) оказывается методическая помощь в подготовке архивных документов к временному хранению в организации до передачи их на хранение в архив;

3) прием документов;

4) составление акта приема-передачи;

5) составление описи;

6) оформление дела архивного фонда (нумерация листов, написание листа-заверителя, оформление обложки, написание ярлыков, картонирование);

7) увязка связок при нестандартных размерах документов;

8) исполнение запросов и предоставление в установленном порядке архивных документов, справок - юридическим, физическим лицам, органам исполнительной власти и органам местного самоуправления.

6. Требования к материально-техническому обеспечению предоставления государственной услуги:

Параметры	Значение, иная характеристика параметра
Здание, в котором размещается архив	- архив размещается в приспособленных для хранения документов помещениях, доступных для населения; - состояние здания, в котором размещается архив, не является аварийным; - помещение архива подключено к системам центрального отопления, водоснабжения и канализации; - лестница при входе в здание оборудована поручнями
Состав помещений архива	В состав помещений архива входят: - кабинет директора; - кабинет архивистов; - 5 архивохранилищ для хранения архивных документов площадью не менее 101,4 кв.м из расчета на 84833 единицы хранения; - оборудованное место для приема посетителей; - служебное помещение; - гардероб для верхней одежды; - места общего пользования снабжены туалетной бумагой, жидким мылом, дезинфицирующими средствами
Оборудование хранилищ	- хранилища оборудованы стационарными железными стеллажами; - для искусственного освещения используются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью; - документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется топографическим указателем
Информатизация и компьютеризация	- в учреждении имеется не менее двух рабочих мест, оборудованных персональными компьютерами
Связь	- в учреждении имеется не менее одного стационарного телефонного номера с выходом на междугороднюю телефонную связь
Наличие копировальной и множительной техники	- в архиве установлено и находится в состоянии, пригодном для эксплуатации, одна единица копировально-множительной техники

7. Требование к законности и безопасности предоставления государственной услуги:

Параметры	Значение, иная характеристика параметра
Учредительные документы	Устав учреждения соответствует законодательству
Санитарное состояние	- соблюдение температурно-влажностного режима в хранилище; - поддержание чистоты и порядка архивных документов, производство работ по обеспыливанию не реже 1 раза в квартал; - принятие мер по предотвращению заражения документов плесневым грибком, порчи их вредными микроорганизмами, насекомыми, грызунами; - ежедневная уборка помещения
Пожарная безопасность	- инструктаж по мерам противопожарной безопасности проводится не реже 1 раза в квартал ответственным лицом за противопожарную безопасность; - архивохранилища оснащены первичными средствами пожаротушения; - помещения оборудованы системой автоматической пожарной сигнализации; - наличие плана эвакуации в случае пожара
Криминальная безопасность	- наличие охранной сигнализации

8. Требования, обеспечивающие доступность государственной услуги для потребителей:

Параметры	Значение, иная характеристика параметра
Режим работы	Обеспечивается работа учреждения в течение пяти дней в неделю, выходной - суббота, воскресенье. Приемные дни с 9 до 17 часов ежедневно в рабочие дни, кроме пятницы
Мобильность	Обеспечивается выезд специалистов в организации для оказания помощи при формировании архивных дел на хранение

9. Особые требования к организации работы:

Параметры	Значение, иная характеристика параметра
Комплектование архивного фонда	Систематическое пополнение архива документами организаций, являющихся источниками комплектования. Ежегодно в архив поступает не менее 500 единиц архивных документов.
Обеспечение сохранности архивных документов	Проводится проверка наличия и состояния архивных документов в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявление документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке не реже одного раза в 3 года

10. Требование к кадровому обеспечению предоставления государственной услуги:

Параметры	Значение, иная характеристика параметра
Укомплектованность штата	Штат учреждения, участвующего в предоставлении услуги, укомплектован на 100%.
Квалификация кадров	Штат учреждения, участвующего в предоставлении услуги, имеет соответствующую квалификацию (специальное образование, разряды и др.). Специалисты учреждения имеют навыки работы на персональном компьютере, навыки пользования копировальной и иной оргтехникой
Переподготовка и повышение квалификации кадров	Специалисты учреждения проходят переподготовку и повышение квалификации не реже 1 раза в год

11. Требования к информационному обеспечению потребителей государственной услуги:

Параметры	Значение, иная характеристика параметра
Информация у входа в архив	У входа в учреждение размещается информация о виде и наименовании учреждения, режиме его работы
Информация у места приема посетителей	В удобном для обозрения месте размещается методический уголок с информацией о правилах оформления заявлений, образцами бланков, архивных справок

12. Требования к организации учета мнения потребителей государственной услуги:

Параметры	Значение, особая характеристика параметра
Письменные обращения граждан	В учреждении организуются прием, регистрация рассмотрение письменных предложений, заявлений, жалоб граждан и подготовка в тридцатидневный срок ответов на них
Книга отзывов и предложений	В учреждении ведется книга отзывов и предложений, которая предоставляется потребителям услуг по их требованию. Отзывы и предложения потребителей регулярно рассматриваются с принятием (при необходимости) соответствующих мер
Опросы потребителей	В учреждении организуются регулярные опросы потребителей предоставляемых услуг