Приложение N 1. Положение о смотре-конкурсе среди архивных служб и служб по документационному обеспечению

Приложение N 1
к постановлению
Администрации города Омска
от 27 мая 2010 года N 400-п

Положение
о смотре-конкурсе среди архивных служб и служб по документационному обеспечению

С изменениями и дополнениями от:

20 декабря 2010 г.

I. Общие положения

1. Смотр-конкурс среди архивных служб и служб по документационному обеспечению (далее - смотр-конкурс) проводится Администрацией города Омска в рамках долгосрочной целевой программы города Омска "Развитие архивного дела в городе Омске" на 2009-2013 годы.

2. Участниками смотра-конкурса являются структурные подразделения Администрации города Омска, наделенные правами юридического лица, за исключением управления делами Администрации города Омска.

В смотре-конкурсе могут принять участие Омский городской Совет, Контрольно-счетная палата города Омска, Омская городская избирательная комиссия.

II. Цели проведения смотра-конкурса

3. Смотр-конкурс проводится в целях:

1) совершенствования архивного дела в городе Омске;

2) повышения качества подготовки архивных документов к хранению;

3) повышения профессионального уровня специалистов архивных служб и служб по документационному обеспечению;

4) повышения уровня исполнительской дисциплины;

5) повышения качества подготовки и оформления документов;

6) обобщения и распространения опыта организации деятельности архивных служб и служб по документационному обеспечению;

7) определения и поощрения наиболее компетентных сотрудников, отвечающих за организацию и ведение общего делопроизводства;

8) повышения эффективности служебной деятельности подразделений, на которые возложены функции по документационному обеспечению.

III. Порядок проведения смотра-конкурса

4. Смотр-конкурс проводится по следующим номинациям:

- "Лучшая служба по документационному обеспечению";

- "Лучший специалист по документационному обеспечению";

- "Лучший специалист в области архивного дела";

- "Лучший архив".

5. Смотр-конкурс проводится конкурсной комиссией смотра-конкурса (далее - конкурсная комиссия) с 1 июня по 1 декабря 2010 года.

6. Конкурсная комиссия решает вопросы организации смотра-конкурса и подведения его итогов.

7. Заседание конкурсной комиссии правомочно, если на нем присутствует более половины членов конкурсной комиссии. Решение конкурсной комиссии принимается простым большинством голосов.

8. Конкурсная комиссия:

- определяет процедуру проведения смотра-конкурса;

- определяет систему оценки участников смотра-конкурса;

- формирует график посещения участников смотра-конкурса;

- определяет победителей смотра-конкурса.

9. Критериями оценки при подведении итогов смотра-конкурса являются:

1) в номинации "Лучшая служба по документационному обеспечению":

- наличие и содержание инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения о службе по документационному обеспечению, должностных инструкций специалистов службы по документационному обеспечению, оформленных в соответствии с требованиями нормативно-методических документов;

- качество подготовки и оформления документов;

- состояние исполнительской дисциплины;

- состояние организации контроля за своевременностью исполнения документов, в том числе с использованием системы электронного документооборота;

- планирование, организация и совершенствование деятельности службы документационного обеспечения;

- организация совместной работы службы по документационному обеспечению и лиц, ответственных за ведение делопроизводства в системе электронного документооборота;

2) в номинации "Лучший специалист по документационному обеспечению":

- наличие и содержание должностной инструкции специалиста по документационному обеспечению;

-уровень профессиональной подготовки специалиста по документационному обеспечению;

- знание специалистом по документационному обеспечению нормативно-методических документов в области документационного обеспечения;

- использование современных программно-технических средств, обеспечивающих документационное обеспечение:

а) владение навыками работы в системе электронного документооборота;

б) владение навыками подготовки аналитических и информационных материалов с использованием системы электронного документооборота;

3) в номинации "Лучший специалист в области архивного дела":

- наличие и содержание должностной инструкции специалиста, отвечающего за обеспечение сохранности документов и организацию работы архива;

- уровень профессиональной подготовки специалиста, отвечающего за обеспечение сохранности документов и организацию работы архива;

- знание законодательных актов и нормативно-методических документов в области архивного дела;

4) в номинации "Лучший архив":

- наличие и содержание положения о ведомственном архиве;

- наличие архивохранилища, оборудованного в соответствии с требованиями законодательства, соблюдение нормативных режимов хранения архивных документов, организация хранения архивных документов;

- состояние организации учета архивных документов;

- состояние обеспечения сохранности архивных документов;

- состояние организации использования архивных документов;

- соблюдение сроков сдачи архивных документов на постоянное хранение;

- наличие и содержание положения об экспертной комиссии и плана работы экспертной комиссии;

- состояние организации экспертизы ценности документов;

- состояние исполнительской дисциплины по решениям экспертной комиссии.

10. Смотр-конкурс проводится конкурсной комиссией по результатам выездных проверок.

IV. Награждение победителей смотра-конкурса

11. В срок до 1 декабря 2010 года конкурсная комиссия определяет победителей смотра-конкурса и оформляет итоги смотра-конкурса протоколом, который подписывают все члены конкурсной комиссии.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 20 декабря 2010 г. N 1257-п пункт 11 настоящего приложения дополнен абзацем вторым

Управление делами Администрации города Омска осуществляет подготовку проекта правового акта Администрации города Омска о награждении победителей смотра-конкурса.

12. Победителю смотра-конкурса, занявшему первое место, вручается диплом первой степени победителя смотра-конкурса и денежная премия.

13. Победителю смотра-конкурса, занявшему второе место, вручается диплом второй степени победителя смотра-конкурса и денежная премия.

14. Победителю смотра-конкурса, занявшему третье место, вручается диплом третьей степени победителя смотра-конкурса и денежная премия.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Омска от 20 декабря 2010 г. N 1257-п в пункт 15 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

15. Объявление и награждение победителей смотра-конкурса проводится в торжественной обстановке на мероприятии по подведению итогов смотра-конкурса в течение 30 дней со дня определения его победителей.