Приказ Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области от 29 июня 2010 г. N 39 "О внесении изменений в приказ Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области от 22 марта 2010 года N 21" (утратил силу)

Приказ Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области от 29 июня 2010 г. N 39
"О внесении изменений в приказ Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области от 22 марта 2010 года N 21"

ГАРАНТ:

Приказом Министерства промышленной политики, связи и инновационных технологий Омской области от 20 ноября 2013 г. N 38 настоящий приказ признан утратившим силу

Внести в Регламент взаимодействия органов исполнительной власти Омской области в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области", утвержденный приказом Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области от 22 марта 2010 года N 21 "О Регламенте взаимодействия органов исполнительной власти Омской области в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области", следующие изменения:

1. Дополнить пунктом 1.1 следующего содержания:

"1.1. Единая система состоит из систем электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области, включающих в себя комплект специализированных информационных систем, предназначенных для создания, согласования, регистрации и осуществления контроля исполнения документов (далее - информационные системы).".

2. Дополнить разделом четвертым следующего содержания:

"4. Порядок работы в Единой системе

27. Создание, согласование, регистрация, контроль исполнения документов в Единой системе осуществляется ее пользователями, в соответствии с требованиями, установленными в настоящем разделе.

28. Информационные системы в системах электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области именуются следующим образом:

"Имя информационной системы" пробел "принятая аббревиатура органа исполнительной власти Омской области в Единой системе".

Например: "Документооборот МПП".

29. В информационных системах могут храниться:

1) файлы в формате RTF, DOC для текстовых документов, в формате XML, XLS для электронных таблиц;

2) многостраничные графические файлы в формате TIF, PDF для создания графических образов документов.

Размер файлов должен составлять не более 300 Мбайт.

30. Проекты документов, создаваемые пользователем в соответствующей информационной системе, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) фамилию, инициалы и должность исполнителя;

2) дату и время его создания в информационной системе;

3) наименование типа документа (приказ, распоряжение, письмо, служебная записка и т.п.);

4) заголовок (содержит краткое название, передающее смысл текста и отвечающее на вопрос "о чем?": "Об изменении...", "О выделении...");

5) вид отправки (заполняется в случае необходимости отправки документа факсом, электронной почтой, курьером и пр.);

6) ссылка на связанный документ (содержит регистрационный номер, дату регистрации документа, автора и заголовок документа, на который должен быть дан ответ);

7) вложения (содержит прикрепленные файлы с электронной копией документа);

8) текст документа (помещается текстовая часть документа, за исключением бланка, на котором оформлен документ и приложений к нему).

31. Согласование проектов документов осуществляется путем создания листа согласования, в котором указываются участники согласования и параметры рассылки проекта документа (последовательно или одновременно всем участникам согласования).

Участники согласования выражают свое согласие или несогласие с содержанием проекта документа, результат которого включает в себя следующие реквизиты: фамилию, инициалы, наименование должности согласующего проект документа, дату принятия решения и решение ("возражаю" или "не возражаю").

32. Согласованный проект документа направляется пользователем на регистрацию в информационную систему, предназначенную для регистрации соответствующего типа документа.

Регистрация документов осуществляется работниками органов исполнительной власти Омской области, ответственными за осуществление их регистрации, на основании подготовленных и направленных исполнителем проектов.

После регистрации исходящего документа формируется входящий документ в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Омской области - корреспондента.

33. Входящие документы, поступившие на бумажном носителе, в целях их регистрации преобразуются путем сканирования в электронную форму (графический образ) - многостраничный графический файл.

Не подлежат преобразованию в электронную форму сброшюрованные документы, книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также материалы состоящие из листов разного формата с трудночитаемым текстом.

Документы преобразуются в электронную форму черно-белым сканированием с разрешением 300 точек на дюйм.

34. Регистрационные номера документов в Единой системе, за исключением обращений граждан, должны иметь следующий формат:

"Аббревиатура типа документа"-"две цифры от года регистрации документа"/"принятая аббревиатура органа исполнительной власти Омской области в Единой системе"-"порядковый номер".

Например:

- ВХ-10/МПП-555 (для входящих документов);

- П-10/МПП-10 (для приказов).

35. Реквизиты обязательные для заполнения при регистрации:

1) входящего документа:

- регистрационный номер;

- дата регистрации;

- заголовок документа;

- исходящий регистрационный номер документа;

- корреспондент и его адрес;

- фамилия, инициалы, подписавшего документ;

- фамилия, инициалы, должность адресата;

- фамилия, инициалы, должность лица, рассматривающего документ;

- вид документа;

- вид доставки;

- вложения;

- текст документа;

2) исходящего документа:

- регистрационный номер;

- дата регистрации;

- заголовок документа;

- вид документа;

- вид доставки;

- корреспондент и его адрес;

- фамилия, инициалы адресата;

- фамилия, инициалы, должность лица, подписавшего документ;

- фамилия, инициалы, должность исполнителя;

- вложения;

- текст документа;

3) внутреннего документа:

- регистрационный номер;

- дата регистрации;

- заголовок документа;

- вид документа;

- фамилия, инициалы, должность адресата;

- фамилия, инициалы, должность лица, подписавшего документ;

- фамилия, инициалы, должность исполнителя;

- вложения;

- текст документа;

4) правовых актов:

- регистрационный номер;

- дата регистрации;

- заголовок документа;

- фамилия, имя отчество, должность лица, подписавшего документ;

- фамилия, имя отчество, должность исполнителя;

- вложения;

- текст документа;

5) государственных контрактов, договоров, соглашений, дополнительных соглашений:

- регистрационный номер;

- дата регистрации;

- заголовок документа;

- реквизиты первой стороны;

- реквизиты второй стороны;

- вложения.

36. При регистрации документов, поступивших в ответ на исходящий документ, указываются ссылки на связанные с ним документы.

37. Зарегистрированным документам, требующим исполнения, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения.

38. Документам, исполнение по которым окончено, присваивается статус "Исполнено" с указанием причины снятия с контроля.

39. Руководители органов исполнительной власти Омской области, руководители структурных подразделений органов исполнительной власти Омской области средствами Единой системы дают поручения и накладывают резолюции.

40. Реквизиты обязательные для заполнения при создании поручения (резолюции):

- автор поручения (резолюции);

- исполнитель (исполнители) поручения (резолюции);

- дата выдачи поручения (резолюции);

- срок исполнения поручения (резолюции).

41. Поручениям (резолюциям), требующим исполнения, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения.

42. В случае, когда поручение (резолюция) дается двум или нескольким лицам ответственным исполнителем считается лицо, названное в поручении (резолюции) первым.

43. Ответственным исполнителем заполняется "ход исполнения поручения (резолюции)".

44. Поручениям (резолюциям), исполнение по которым окончено, лицом, выдавшим поручение (резолюцию) или лицом, временно его замещающим, присваивается статус "Исполнено" с указанием даты фактического исполнения.".

Министр

А.В. Горбунов