Приложение. Положение о Центральной экспертной комиссии Министерства образования Омской области

Приложение
к приказу Министерства
образования Омской области
от 01.11.2010 N 31

Положение
о Центральной экспертной комиссии Министерства образования Омской области

1. Центральная экспертная комиссия Министерства образования Омской области (далее - ЦЭК) создается в целях рассмотрения организационных и методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов Министерства образования Омской области (далее - Министерство), государственных учреждений Омской области, находящихся в ведении Министерства (далее - подведомственные учреждения), отбором и подготовкой к передаче на постоянное хранение образующихся в процессе деятельности Министерства документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, образующихся в деятельности подведомственных учреждений - источников комплектования архива Министерства.

2. Основными задачами ЦЭК являются:

1) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатур дел и в процессе формирования дел Министерства;

2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив Министерства и отбора к уничтожению;

3) организация отбора архивных документов для передачи на постоянное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив), источником комплектования которого является Министерство.

3. Основными функциями ЦЭК являются:

1) рассмотрение предложений и в установленном порядке представление решений в экспертно-проверочную комиссию Министерства государственно-правового развития Омской области (далее - ЭПК МГПР) об изменении или уточнении установленных сроков хранения документов, предусмотренных, а также об установлении сроков хранения для документов, не предусмотренных нормативными документами и методическими пособиями;

2) рассмотрение предложений и вынесение рекомендаций по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов;

3) определение порядка проведения работы по отбору документов на архивное хранение и уничтожение;

4) участие в работе по подготовке нормативных документов по работе с документами Министерства;

5) рассмотрение и вынесение решений о согласовании:

- инструкций по делопроизводству, примерных и индивидуальных номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях подведомственных учреждений;

- описей дел постоянного хранения Министерства, подведомственных учреждений;

- описей дел по личному составу Министерства, подведомственных учреждений;

- актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения Министерства, подведомственных учреждений;

- актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу Министерства, подведомственных учреждений;

- нормативных документов и методических пособий по работе с документами в Министерстве;

6) представление:

а) на рассмотрение ЭПК МГПР:

- предложений ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов.

б) на утверждение ЭПК МГПР:

- описей дел постоянного хранения Министерства;

- описей дел фото-, видеодокументов, архивных коллекций Министерства.

в) на согласование ЭПК МГПР:

- описей дел по личному составу Министерства;

- сводной номенклатуры дел Министерства;

- положений об объединенном архиве Министерства и о ЦЭК;

- инструкции по делопроизводству в Министерстве;

7) организация для работников Министерства консультаций по вопросам работы с документами, оказание им методической помощи.

4. При выполнении своих задач и функций ЦЭК вправе:

1) рассматривать и согласовывать документы, представленные государственными учреждениями образования, являющимися источниками комплектования архива Министерства:

- инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях;

- описи дел постоянного срока хранения, описи дел по личному составу;

- акты о неисправимых повреждениях документов, акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

2) в пределах своей компетенции давать рекомендации руководителям и специалистам Министерства, подведомственных учреждений;

3) запрашивать в установленном порядке у структурных подразделений Министерства, подведомственных учреждений и их должностных лиц, сведения, необходимые для работы ЦЭК, в том числе письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

4) возвращать для доработки в структурные подразделения Министерства, подведомственные учреждения ненадлежащим образом подготовленные документы;

5) заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Министерства и лиц, ответственных за делопроизводство в Министерстве, подведомственных учреждений о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документах, о причинах утраты документов;

6) приглашать на заседания ЦЭК специалистов архивного управления Министерства государственно-правового развития Омской области и Исторического архива (по согласованию), представителей подведомственных учреждений, заслушивать их выступления;

7) информировать Министра образования Омской области по вопросам, относящимся к компетенции ЦЭК;

8) осуществлять иные права в рамках компетенции ЦЭК.

5. Комиссия осуществляет свою деятельность во взаимодействии с ЭПК МГПР.

6. Состав ЦЭК утверждается распоряжением Министерства.

Председателем ЦЭК является руководитель департамента организационно-правового обеспечения, государственной службы и кадров - начальник юридического отдела Министерства (далее - департамент), заместителем председателя ЦЭК - начальник отдела государственной службы, кадров, организации документационного обеспечения Министерства департамента (далее - отдел), секретарем ЦЭК - руководитель архивной группы отдела, членами ЦЭК - должностные лица (работники) структурных подразделений Министерства, иные заинтересованные лица.

7. В случае отсутствия председателя ЦЭК по причине болезни, отпуска, командировки и другим уважительным причинам его обязанности исполняет заместитель председателя ЦЭК.

8. ЦЭК осуществляет свою работу в соответствии с планами работ, утверждаемыми председателем ЦЭК. Заседания ЦЭК проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал.

9. Заседания ЦЭК считаются правомочными, если на них присутствует не менее половины от установленного числа ее членов.

10. ЦЭК принимает решения большинством голосов от числа присутствующих на ее заседании членов ЦЭК.

11. Решение считается принятым, если за него проголосовало не менее половины от числа присутствующих на заседании ЦЭК членов ЦЭК.

При равенстве голосов право решающего голоса принадлежит председательствующему на заседании ЦЭК.

12. Заседания ЦЭК протоколируются. Протокол подписывает председатель и секретарь ЦЭК.

13. ЦЭК имеет штамп, удостоверяющий результат рассмотрения документов, выносимых на заседание ЦЭК.

14. Ведение, хранение и использование документов, образующихся в делопроизводстве ЦЭК, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря ЦЭК.