Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения (п.п. 25 - 37)

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

25. Предоставление Минимуществом государственной услуги включает следующие административные процедуры:

1) прием заявления о предоставлении копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей (далее - заявление);

2) регистрация заявления;

3) направление заявления на рассмотрение в отдел;

4) поиск архивного документа;

5) подготовка ответа на запрос.

Блок-схема последовательности административных действий представлена в приложении N 2 к Административному регламенту

26. Поступившие в Министерство запросы, поступают в отдел организационной работы, проверяются на соответствие требованиям комплектности, регистрируются и передаются ответственному за формирование результатов государственной услуги в порядке общего делопроизводства.

Максимальный срок выполнения данных действий составляет 1 рабочий день.

27. Ответственный за формирование результатов услуги должен приступить к ее предоставлению не позднее 3 дней, следующих за днем регистрации обращения в Министерство имущественных отношений.

Ответственный за формирование результатов услуги осуществляет поиск требуемого документа в архиве (архивохранилище) Министерства.

После того как необходимый документ найден, ответственный за формирование результатов услуги осуществляет подготовку необходимых документов.

28. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников) и заверенных копий, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления.

Использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").

При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

Архивные справки составляются по установленной форме на бланке Министерства с обозначением названия документа: "Архивная справка".

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.

Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе или заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах и которые являются предметом запроса. В этих случаях сведения включаются в архивную справку такими, какими они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте архивной справки ("так в документе"). Оговариваются также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них.

К архивной справке прилагаются копии документов, подтверждающих сведения, приведенные в архивной справке.

29. Архивные копии изготавливаются путем дословного воспроизведения всего текста документа (ксерокопирование).

30. Подготовленные исполнителями архивные справки и копии архивных документов сверяются с документами, на основании которых они составлены.

Архивные справки (выписки, копии) заверяются печатью отдела организационной работы.

31. После этого ответственный за формирование результатов услуги составляет текст сопроводительного письма и осуществляет его визирование. Затем ответственный за формирование результатов услуги передает сформированный пакет документов должностному лицу, уполномоченному на заверение копий документов печатью отдела организационной работы.

32. С момента заверения копии документа печатью отдела организационной работы и подписания сопроводительного письма уполномоченным должностным лицом, соответствующий пакет документов передается ответственному за выдачу результатов услуги.

33. В случае отсутствии в архиве (архивохранилище) документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на бланке Министерства, но без надписи "Архивная справка".

В ответе указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обращаться за справкой.

Ответственный за формирование результатов услуги отражает данный факт в тексте сопроводительного письма.

34. Ответственный за выдачу результатов услуги осуществляет сортировку полученных пакетов документов в соответствии со способом предоставления результатов услуги, выбранным заявителем (его уполномоченным представителем), и осуществляет регистрацию исходящих пакетов документов (сопроводительных писем) в порядке общего делопроизводства.

35. В случае, если способ предоставления - личное обращение, ответственный за выдачу результатов услуги в порядке общего делопроизводства осуществляет подготовку информационного сообщения о времени и месте выдачи результатов услуги и направляет его заявителю (его уполномоченному представителю).

После этого ответственный за выдачу результатов услуги размещает сформированные пакеты документов в соответствующей папке для выдачи заявителю (его уполномоченному представителю) при личном обращении.

36. В случае, если способ предоставления - почтовое отправление, ответственный за выдачу результатов услуги осуществляет передачу сформированного пакета документов на отправку заявителю (его уполномоченному представителю).

37. В случае, если услуга предоставляется в электронном виде, то ответственный за выдачу результатов услуги осуществляет их передачу через портал.