Приложение N 2. Положение об архиве Министерства строительства и жилищно-коммунального комплекса Омской области

Приложение N 2
к приказу Министерства строительства и
жилищно-коммунального комплекса
Омской области
от 22.04.2011 г. N 22-п

Положение
об архиве Министерства строительства и жилищно-коммунального комплекса Омской области

I. Общие положения

1. Настоящее Положение регламентирует функционально-организационные основы создания и ведения архива Министерства строительства и жилищно-коммунального комплекса Омской области (далее - Министерство).

2. Архив Министерства создается с целью временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - КУ ИсА).

3. Архив осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом "Главного архивного управления при Совете Министров СССР 5 сентября 1985 года N 263, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Омской области в сфере архивного дела, правовыми актами Министерства и настоящим Положением.

4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в деятельности Министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в КУ ИсА.

5. Ответственный за архив Министерства назначается распоряжением Министерства.

II. Состав документов, поступающих на хранение в архив Министерства

6. В состав документов, поступающих на хранение в архив Министерства, входят:

1) законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению Министра строительства и жилищно-коммунального комплекса Омской области (далее - Министр)) хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Министерства (его структурных подразделений);

2) кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, архивные коллекции, отражающие историю Министерства;

3) научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия, паспорт архива и др.), раскрывающий состав и содержание дел (документов) архива Министерства, и учетные документы архива Министерства.

III. Задачи архива Министерства

7. Задачами архива Министерства являются:

1) комплектование архива Министерства документами, состав которых предусмотрен пунктом 6 настоящего Положения;

2) учет и создание научно-справочного аппарата к документам архива Министерства;

3) обеспечение сохранности документов архива Министерства;

4) использование хранящихся в архиве документов Министерства;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и в порядке, установленными уполномоченным федеральным, органом исполнительной власти по нормативно-правовому регулированию архивного дела;

6) проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве Министерства.

IV. Функции архива Министерства

8. В соответствии с возложенными на него задачами архив Министерства осуществляет следующие функции:

1) принимает на хранение от структурных подразделений Министерства законченные делопроизводством и упорядоченные в установленном порядке дела постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению Министра) хранения и по личному составу Министерства;

2) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Министерства и экспертно-проверочной комиссии Министерства государственно-правового развития Омской области описи дел (документов) постоянного хранения и по личному составу Министерства;

3) осуществляет учет архивных документов Министерства;

4) обеспечивает сохранность архивных дел (документов) Министерства;

5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к делам (документам), хранящимся в архиве Министерства;

6) передает документы Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в сроки, установленные законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

7) организует использование документов архива Министерства, в том числе:

- информирует Министра и работников Министерства о составе и содержании документов архива Министерства;

- выдает в установленном порядке дела (документы) и копии документов в целях служебного пользования, в том числе для работы в помещении архива Министерства;

- исполняет запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов архива Министерства;

8) участвует в составлении номенклатуры дел Министерства, совместно с членами экспертной комиссии Министерства контролирует сохранность и правильность формирования дел в структурных подразделениях Министерства;

9) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве Министерства, ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии. Министерства акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

10) участвует в работе экспертной комиссии Министерства;

11) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Министерства по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи в архив Министерства;

12) организует розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов;

13) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива Министерства и службы документационного обеспечения управления Министерства;

14) представляет в КУ ИсА по установленной форме сведения о составе и объеме документов архива Министерства.

V. Права архива Министерства

9. Архив Министерства вправе:

1) требовать от работников структурных подразделений Министерства соблюдения правил ведения делопроизводства;

2) запрашивать у работников структурных подразделений Министерства сведения, необходимые для работы архива Министерства;

3) приглашать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов Министерства и КУ ИсА;

4) информировать Министра о состоянии архивного дела в Министерстве, вносить предложения по его совершенствованию;

5) консультировать с соблюдением требований законодательства работников Министерства и других заинтересованных лиц по документам архива Министерства;

6) участвовать в разработке локальных правовых актов Министерства по вопросам делопроизводства и архивного дела.