Подраздел 6. Регистрация поступающих документов (п.п. 59 - 68)

Подраздел 6. Регистрация поступающих документов

59. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Не подлежат регистрации в Правительстве Омской области материалы справочно-информационного характера, перечисленные в приложении N 15 к Инструкции.

60. Регистрация документов производится в зависимости от вида документа, автора и содержания. В отделе учета и обработки документов регистрируются и учитываются:

1) документы, поступившие на имя Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, Секретаря Совета безопасности Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области;

2) переписка за подписью Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, Секретаря Совета безопасности Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области;

3) докладные записки на имя Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, Секретаря Совета безопасности Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области, Управляющего делами Правительства Омской области.

61. Документы регистрируются и учитываются отделом учета и обработки документов в СЭДО с внесением следующих основных реквизитов:

входящий номер документа;

дата поступления документа;

адресант;

адрес адресанта;

номер документа;

дата документа;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

наименование текста;

вид документа;

вид доставки документа;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

содержание;

указания по исполнению документа.

Текст документа сканируется и распознается. Не подлежат преобразованию в электронную форму:

сброшюрованные документы и другие текстовые материалы;

книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также состоящие из листов разного формата;

материалы с малоразборчивым текстом;

письма граждан, приложенные к документам.

Электронные документы, поступившие от участников СЭДО, регистрируются в СЭДО после получения оригинала письма на бумажном носителе.

62. При вводе основных реквизитов поступившего в Правительство Омской области документа в СЭДО осуществляется присвоение регистрационного номера документу, например:

ВХ-09/ПР-1000,

где:

ВХ - вид документа (входящий);

09 - год;

ПР - Правительство Омской области;

1000 - порядковый номер.

Присвоенный номер документа переносится в регистрационный штамп. На документах, подлежащих регистрации, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, который содержит дату поступления и регистрационный номер.

63. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются отделом учета и обработки документов как входящие документы. При поступлении документа по каналу факсимильной связи вместе с его подлинником обоим документам присваивается один и тот же регистрационный номер.

64. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на исполнение.

65. После регистрации документы передаются на рассмотрение Губернатору Омской области, первому заместителю Председателя Правительства Омской области, заместителю Председателя Правительства Омской области, министру Омской области, Секретарю Совета безопасности Омской области, руководителю Аппарата Губернатора Омской области. Срочные документы передаются незамедлительно через помощников (советников) соответствующих руководителей.

66. В случае если поступивший документ является ответом на запрос, работники отдела учета и обработки документов подбирают документы, на которые имеется ссылка, и связывают их с помощью СЭДО.

67. Все зарегистрированные документы после исполнения списываются "в дело" руководителем, давшим поручение и установившим срок его исполнения. Информация об исполнении документа заносится в СЭДО с внесением номера дела по номенклатуре дел, в котором будет находиться документ.

68. В случае изменения резолюции или в случае переадресации документов между органами исполнительной власти указанная передача осуществляется через отдел учета и обработки документов, при этом документы вторично не регистрируются.