Подраздел 18. Передача дел на архивное хранение (п.п. 136 - 144)

Подраздел 18. Передача дел на архивное хранение

136. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел структурного подразделения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

137. Передача дел структурными подразделениями в архив Министерства осуществляется по графику, составленному руководителем архивной группы и согласованному с руководителями структурных подразделений Министерства.

138. Прием дел производится руководителем архивной группы, в присутствии работника структурного подразделения Министерства, с проставлением в двух экземплярах описи дел структурного подразделения отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи руководителя архивной группы, и лица, передавшего дела).

139. Дела и описи дел доставляются в архив Министерства сотрудниками структурных подразделений Министерства с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Министерства (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив Министерства несет структурное подразделение Министерства, передающее документы).

140. Руководителем архивной группы, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с Номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками структурного подразделения Министерства.

141. Вместе с делами в архив Министерства передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.

142. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и Номенклатуре.

143. По результатам экспертизы ценности документов архивом Министерства составляются сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложения N 17-19 к Инструкции).

144. При подготовке к передаче на архивное хранение личных дел государственных гражданских служащих (далее госслужащие) и в течении 10 лет со дня увольнения с государственной гражданской службы Омской области экспертиза ценности личных дел госслужащих и полное упорядочение указанных дел не производится.

Опись личных дел госслужащих, уволенных с государственной гражданской службы Омской области, составляется отделом государственной службы, кадров, организации документационного обеспечения Министерства по окончании каждого делопроизводственного года по форме описи дел отдела государственной службы, кадров, организации документационного обеспечения Министерства (приложение N 17 к Инструкции), не делая записей о передаче и приеме в архив Министерства.

В случае передачи отделом государственной службы, кадров, организации документационного обеспечения Министерства личного дела госслужащего, уволенного с государственной гражданской службы Омской области, в другой государственный орган в указанной описи в графе "Примечание" делается отметка о выбытии дела с указанием основания передачи. Заявления заинтересованных лиц, переписка о передаче дела, акты приема-передачи дела составляют самостоятельное дело, которое включается в указанную опись.

По истечении 10-летнего срока хранения личных дел уволенных госслужащих на эти дела по году увольнения составляется самостоятельная опись с отдельной нумерацией, и отдел государственной службы, кадров, организации документационного обеспечения Министерства передает их на хранение в установленном порядке на хранение в архив Министерства.

В отделе государственной службы, кадров, организации документационного обеспечения Министерства обеспечивается сейфовое хранение личных дел уволенных госслужащих до передачи в архив Министерства.