Подраздел 2. Оформление реквизитов документов (п.п. 17 - 39)

Подраздел 2. Оформление реквизитов документов

17. Реквизит "Герб Омской области" помещается на бланках, предусмотренных пунктом 11 Инструкции, в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области" и Указом Губернатора Омской области от 27 февраля 2006 года N 25 "Об отдельных случаях использования герба Омской области".

18. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" должен содержать наименование органа исполнительной власти, соответствующее законодательству.

Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов.

19. В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Заместитель Председателя Правительства Омской области, Министр образования Омской области

Личная подпись

И.А. Прозорова

Если должностное лицо, реквизит подписи которого подготовлен на проекте документа, отсутствует, то документ может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей перечню государственных должностей Омской области, предусмотренному статьей 3.1 Кодекса о государственных должностях Омской области и государственной гражданской службе Омской области и (или) Реестром должностей государственной гражданской службы Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 2 марта 2004 года N 49, например:

Заместитель Председателя Правительства Омской области, Министр образования Омской области

Личная подпись

И.А. Прозорова

Заместитель Министра образования Омской области

Личная подпись

Л.Ю. Солдатова

20. Реквизит "Вид документа" располагается на расстоянии 1 - 2 межстрочных интервалов от реквизита "Наименование органа исполнительной власти" и печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.д. Реквизит выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида документа не указывается в письмах.

21. В реквизите "Место составления (издания) документа" для документов Министерства местом составления (издания) документа указывается город Омск.

22. Реквизит "Справочные данные об органе исполнительной власти" содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, номер телефона, факс, электронный адрес и др.

Реквизит обязателен для бланков писем и располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти".

23. Реквизит "Адресат" применяется при адресации документов в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.

При адресации документа в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию, их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство культуры Омской области

При адресации документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Министерство образования и науки Российской Федерации Департамент управления делами Ведущему специалисту А.И. Иванову

При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Заместителю Министра экономики Омской области И.В. Казанцевой

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти Омской области и постоянным корреспондентам.

При адресации документа в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Общество с ограниченной ответственностью "Издательство "Дрофа" Сушевский вал ул., д. 49, 1 строение, г. Москва, 127018

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется указатель рассылки документа.

Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Главам муниципальных образований Омской области (по списку)

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Иванову И.В. Пушкина ул., д. 140, кв. 34, Омск, 644046

При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу - после нее.

24. В реквизите "Дата документа" проставляется дата подписания (распорядительные документы, письма и др.), дата утверждения (план, положение, отчет и др.) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 05.07.2010 или 17.07.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа, например: 5 июля 2010 года или 17 июля 2010 года.

25. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел Министерства, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

26. Реквизит "Наименование документа" составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5-10 строк). Наименование документа должно быть кратким, точно передающим содержание документа.

Наименование документа, состоящее из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Количество строк в наименовании документа может быть не более пяти.

Наименование документа пишется с прописной буквы, оформляется без кавычек, точка в конце не ставится. Наименование документа отделяется от текста одним - двумя межстрочными интервалами. Наименование документа оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

Наименование документа должно отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например:

Об участии в межрегиональной конференции

"чего?" ("кого?"), например:

Должностной регламент начальника отдела

27. Реквизит "Текст документа" должен отвечать следующим требованиям. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть кратким, ясным, точным и логичным.

Использование в документе новых иностранных терминов и выражений допускается, если отсутствуют имеющие тот же смысл русские термины и выражения или термины иностранного происхождения, ставшие в русском языке общеупотребительными.

В тексте документа используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("Министерство образования Омской области не возражает").

Если текст документа содержит ссылку на федеральный закон, то указываются его дата, номер и название. В случае если текст документа содержит ссылку на иной правовой акт, то указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, наименование документа (если имеется).

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. Графы, строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Номера граф и строк таблицы указываются без точек. Таблица может быть расположена вдоль длинной стороны листа. В этом случае таблица оформляется приложением к документу.

Даты в тексте документа оформляются в соответствии с пунктом 24 Инструкции.

При написании чисел используются словесный (например: четыре метра, пять листов), цифровой (например: 30000, 125000000) и словесно-цифровой (например: 50 тысяч, 150 млн.) способы.

Словесно-цифровой способ применяется, как правило, для обозначения крупных круглых чисел.

При написании сложных существительных и прилагательных, имеющих в своем составе числительные, применяются словесный и словесно-цифровой способы (например, трехдневный, 150-летие, 25-процентный).

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 27,5 метра, 15,4 процента, 37,2 квадратных метра, но 28,5 тысячи метров, 25 процентов.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением (например, 70-е годы). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения (например: начало XX века). При написании подряд нескольких порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, наращение указывается только у последнего числительного (например: 8 - 10-е классы).

Римскими цифрами, как правило, обозначаются века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, спортивных состязаний (например: XX век, IV квартал, XII Олимпийские игры).

Употребляемые в тексте документа сокращения слов должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. В документах используются сокращения и прочие обозначения, предусмотренные Правилами подготовки проектов правовых актов, утвержденными Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82.

При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов "Times New Roman" размером 14, документы оформляются на белой бумаге плотностью не менее 80 г/кв.м формата А4 (210 х 297 мм), если иное не предусмотрено Инструкцией. Текст печатается шрифтом черного цвета машинописным способом или с применением электронно-вычислительной техники.

Размеры полей документа должны быть: левое - 2,5 см, правое - 1,25 см, верхнее и нижнее - 2 см. Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.

При оформлении документов не допускается использование оборотной стороны листа, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Текст документа не должен содержать исправлений, пометок и пятен. Текст документа должен быть отпечатан отчетливо и ровно.

Не допускается сшивание, скрепление степлером листов документа.

28. Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" включает исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта, на который должен быть дан ответ. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланков, предусмотренных подпунктом 3 пункта 11 Инструкции, и проставляется исполнителем при подготовке ответа. Например:

на N 6271-01/15 от 17.02.2010.

29. Реквизит "Отметка о наличии приложений" в сопроводительных письмах оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение:

на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение:

1. Справка...на 3 л. в 2 экз. 2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Минобрнауки РФ от 26.08.2010 N 06-293 и приложение к нему, всего 5 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение:

на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

На приложениях к правилам, инструкциям, планам, программам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом его листе в правом верхнем углу. При этом указывается наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер, например:

Приложение к распоряжению Министерства образования Омской области от 26.08.2010 N 123

30. Согласование документа с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием.

Внешнее согласование документа оформляется реквизитом "Гриф согласования", который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования.

Гриф согласования документа оформляется под реквизитом "Подпись должностного лица" ближе к нижнему полю документа следующим образом:

                                      СОГЛАСОВАНО

                                      Руководитель бюджетного

                                      учреждения Омской области

                                      "Исторический архив Омской области"

                                      Личная подпись    О.Д. Пугачева

                                      Дата

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Визы в листе согласования включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

31. Реквизит "Гриф утверждения" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                      УТВЕРЖДАЮ

                                      Заместитель Председателя

                                      Правительства Омской области,

                                      Министр образования

                                      Омской области

                                      Личная подпись    И.А. Прозорова

                                      Дата

Информация об изменениях:

Приказом Министерства образования Омской области от 20 июня 2011 г. N 30 пункт 32 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

32. Согласование проекта документа осуществляется посредством реквизита "Виза". Документы, представляемые на подпись Министру образования Омской области, первому заместителю Министра образования Омской области, заместителю Министра образования Омской области, визируются исполнителем (ответственным исполнителем), подготовившим проект документа в соответствии с законодательством и указаниями по исполнению документа. При этом визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии документа.

При наличии замечаний к проекту документа они излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу. Например:

Замечания прилагаются Руководитель департамента экономики, планирования, бухгалтерского учета и контроля

Личная подпись Дата

О.В. Бабушкина

При согласовании проектов правовых актов Министерства визы проставляются на оборотной стороне бланка правового акта Министерства на листе согласования (приложение N 5 к Инструкции).

Приказы и распоряжения Министерства визируются в следующем порядке:

исполнитель:

руководитель соответствующего структурного подразделения;

специалист юридического отдела департамента правового и кадрового развития системы образования Министерства;

руководитель департамента правового и кадрового развития системы образования - начальник юридического отдела Министерства;

заместитель Министра образования Омской области, курирующий департамент экономики, планирования, бухгалтерского учета и контроля Министерства;

первый заместитель (заместитель) Министра образования Омской области, курирующий соответствующее структурное подразделение.

На докладных, аналитических записках, служебных письмах, справках и других документах визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью ближе к нижнему полю. Например:

Руководитель департамента правового и кадрового развития системы образования - начальник юридического отдела

Личная подпись Дата

Л.А. Устинова

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

33. Реквизит "Оттиск печати" является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

34. Заверенная копия документа изготавливается и выдается по письменному обращению заинтересованного лица с разрешения Министра образования Омской области.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом, оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения, оттиск печати (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

 Верно

 Начальник отдела государственной

 службы, кадров, организации

 документационного

 обеспечения Министерства               Личная подпись       М.А. Локшина

 Дата                    Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии 15 л." Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

35. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию или имя, отчество и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Петров

25-21-63

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя, структурного подразделения, телефонным кодом города.

36. Реквизит "Указания по исполнению документа" (далее - резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа), на свободном от тексте месте или на бланке резолюции (приложение N 6 к Инструкции).

Резолюция включает фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись автора резолюции и дату, например:

                Иванову С.В.,

                Петрову Г.К.

                Прошу рассмотреть и внести

                предложения.

                Срок: до 31.01.2010

                Подпись           Дата

На документах, имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

При оформлении резолюции на отдельном листе, указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится.

37. Реквизит "Отметка об исполнении документа" состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, содержит краткие сведения об исполнении, слов "В дело", индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется должностным лицом, давшим поручение.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

38. Реквизит "Отметка о конфиденциальности" проставляется на документах, содержащих информацию ограниченного распространения в виде пометки "Для служебного пользования".

Необходимость проставления на документах пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим документ.

Указанный реквизит и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу.

39. Реквизит "Отметка о поступлении документа" при поступлении документа в Министерство содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).