Подраздел 16. Особенности работы с электронными документами в Главном управлении (п.п. 165 - 176)

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления по земельным ресурсам Омской области от 3 декабря 2012 г. N 25-п настоящее приложение дополнено подразделом 16

Подраздел 16. Особенности работы с электронными документами в Главном управлении

165. В Главном управлении создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Омской области.

166. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

167. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Главного управления могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Главном управлении, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

168. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, определяется начальником Главного управления.

169. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Главного управления.

170. Прием и отправка электронных документов осуществляются отделом по работе со служебной документацией и иными уполномоченными должностными лицами Главного управления.

171. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение начальника Главного управления, заместителей начальника Главного управления, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Главного управления, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

172. Документы, создаваемые в Главном управлении и (или) поступившие в Главное управление на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

173. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Главного управления.

174. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

175. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Главном управлении в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

176. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного начальником Главного управления.