Подраздел II. Требования к оформлению реквизитов документов (п.п. 15 - 39)

Подраздел II. Требования к оформлению реквизитов документов

15. Реквизит "Герб Омской области" помещают на бланках документов Главного управления в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области".

16. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" должен соответствовать наименованию Главного управления, закрепленному в Положении о Главном управлении, утвержденном Указом Губернатора Омской области от 16 июня 2006 года N 95 "О создании Главного управления по земельным ресурсам Омской области".

17. Реквизит "Должность лица, подписавшего документ" в документах Главного управления не используется.

18. В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Начальник Главного управления

Личная подпись

И.О. Фамилия

Если должностное лицо, реквизит подписи которого подготовлен на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей Реестру должностей государственной гражданской службы Омской области, утвержденному Указом Губернатора Омской области от 2 марта 2004 года N 49 "О Реестре должностей государственной гражданской службы Омской области", например:

Начальник отдела правового обеспечения Главного управления по земельным ресурсам Омской области

Личная подпись

О.Н. Аникеева

Ведущий специалист отдела правового обеспечения Главного управления по земельным ресурсам Омской области

Личная подпись

А.И. Петрова

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:

Министр имущественных отношений Омской области

Министр экономики Омской области

Личная подпись

А.М. Стерлягов

Личная подпись

А.С. Матненко

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии	личная подпись	В.С. Лебедев
Члены комиссии	личная подпись	Е.Н. Каравай
Секретарь комиссии	личная подпись	И.Н. Алтухова

19. Реквизит "Вид документа" располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти" и печатается прописными буквами: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.д. Реквизит выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида документа не указывается в письмах.

20. В реквизите "Место составления (издания) документа" для документов Главного управления местом составления (издания) документа указывается город Омск.

21. Реквизит "Справочные данные об органе исполнительной власти" содержит следующие сведения: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты и др.). Указанный реквизит обязателен для бланка письма Главного управления и располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти".

22. Реквизит "Адресат" применяется при адресации документов в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.

При адресации документа в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию, их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Правительство Омской области

При адресации документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже, например:

Правительство Омской области Протокольный отдел Начальнику отдела Л.Н. Эглит

При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору ОАО "Мекомстрой" С.А. Генрихсону

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям структурных подразделений Администрации города Омска (по списку)

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют указатель рассылки документа.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресации письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Петрову А.М. Севастопольская ул., д. 2, кв. 22, Омск, 644082

При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу - после нее.

23. В реквизите "Дата документа" проставляется дата подписания (распорядительные документы, письма и др.), дата утверждения (план, положение, отчет и др.) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи.

Способ написания даты зависит от характера документа: в правовых актах Главного управления, а также в документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (например, 5 мая 2009 года), в остальных случаях - цифровой способ в следующей последовательности: день, месяц, год (например, 05.05.2009).

24. Реквизит "Регистрационный номер документа".

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел структурного подразделения исполнителя. Например, 06/10852.

25. Реквизит "Наименование документа" составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до одной страницы). Наименование документа должно быть кратким, точно передающим содержание документа.

Наименование документа, состоящее из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Количество строк в наименовании документа может быть не более пяти.

Наименование документа пишется с прописной буквы, оформляется без кавычек, точка в конце не ставится. Наименование документа отделяется от текста одним - двумя межстрочными интервалами. Наименование документа оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

26. Реквизит "Текст документа" должен отвечать следующим требованиям.

Текст документа излагается русским литературным языком с учетом официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть кратким, ясным, точным и логичным.

Использование в документе новых иностранных терминов и выражений допускается, если отсутствуют имеющие тот же смысл русские термины и выражения или термины иностранного происхождения, ставшие в русском языке общеупотребительными.

В тексте документа используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("Главное управление по земельным ресурсам Омской области не возражает").

Если текст документа содержит ссылку на федеральный закон, то указываются его название. В случае если текст документа содержит ссылку на иной правовой акт, то указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, наименование документа (если имеется).

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. Графы, строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Номера граф и строк таблицы указываются без точек. Таблица может быть расположена вдоль длинной стороны листа. В этом случае таблица оформляется приложением к документу.

Даты в тексте документа оформляются в соответствии с пунктом 23 Инструкции.

При написании чисел используются словесный (например: четыре метра, пять листов), цифровой (например: 30000, 125000000) и словесно-цифровой (например: 50 тысяч, 150 млн.) способы.

Словесно-цифровой способ применяется, как правило, для обозначения крупных круглых чисел.

При написании сложных существительных и прилагательных, имеющих в своем составе числительные, применяются словесный и словесно-цифровой способы (например, трехдневный, 150-летие, 25-процентный).

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 25,4 процента, 46,2 квадратных метра, но 28,5 тысячи метров, 25 процентов.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением (например, 80-е годы). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения (например: начало XXI века). При написании подряд нескольких порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, наращение указывается только у последнего числительного (например: 8 - 10-е классы).

Римскими цифрами, как правило, обозначаются века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, спортивных состязаний (например: XX век, IV квартал, XII Олимпийские игры).

Употребляемые в тексте документа сокращения слов должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. В документах используются сокращения и прочие обозначения, предусмотренные Правилами подготовки проектов правовых актов.

При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов "Times New Roman" размером 14, документы оформляются на белой бумаге плотностью не менее 80 г/кв.м формата А4 (210 х 297 мм), если иное не предусмотрено Инструкцией. Текст печатается шрифтом черного цвета машинописным способом или с применением электронно-вычислительной техники.

Размеры полей документа должны быть: левое - от 2,5 до 3,5 см, правое - от 1,25 до 2,25 см, верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см. Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.

При оформлении документов не допускается использование оборотной стороны листа, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Текст документа не должен содержать исправлений, пометок и пятен. Текст документа должен быть отпечатан отчетливо и ровно.

Не допускается сшивание, скрепление степлером листов документа.

27. Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" включает исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта, на который должен быть дан ответ. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланков. Например:

на N 6370-01/15 от 27.11.2010.

28. Реквизит "Отметка о наличии приложений" в письмах оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение:

1. Положение о Главном управлении по земельным ресурсам Омской области на 3 л. в 1 экз. 2. Схема размещения АЗС на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо департамента архитектуры и градостроительства Администрации города Омска от 5 мая 2008 года N 06/22553 и приложение к нему, всего на 2 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

На приложениях к правилам, инструкциям, планам, программам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом его листе в правом верхнем углу. При этом указывается наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер, например:

Приложение N 1 к распоряжению Главного управления по земельным ресурсам Омской области от 28 марта 2009 года N 1600-р

Строки в реквизите "Приложение" выравниваются относительно левого края самой длинной строки. Самая длинная строка выравнивается по границе правого поля, например:

Приложение N 2 к приказу Главного управления по земельным ресурсам Омской области от 28 марта 2009 года N 3-п

29. Согласование документа с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием.

Внешнее согласование документа оформляется реквизитом "Гриф согласования", который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования.

Гриф согласования документа оформляется под реквизитом "Подпись должностного лица" следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Начальник Главного управления по земельным ресурсам Омской области Личная подпись    И.О. Фамилия Дата

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Визы в листе согласования включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

30. Реквизит "Гриф утверждения" проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Например,

УТВЕРЖДАЮ Начальник Главного управления по земельным ресурсам Омской области Личная подпись    И.О. Фамилия Дата

Указанный реквизит используется при утверждении документов, указанных в приложении N 4 к Инструкции, и в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Омской области.

При утверждении документа другим документом реквизит "Гриф утверждения" состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, которое согласовывается в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО протоколом заседания комиссии Главного управления по земельным ресурсам Омской области от 29 октября 2007 года N 1

31. Согласование проекта документа осуществляется посредством реквизита "Виза".

Документы, представляемые на подпись начальнику Главного управления, визируются исполнителем, руководителем подразделения (ответственным исполнителем), где готовился проект документа, и заместителем начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления в соответствии с законодательством и указаниями по исполнению документа. При этом визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии документа. Например:

Заместитель начальника Главного управления по земельным ресурсам Омской области Личная подпись    К.П. Геннинг Дата

Начальник отдела правового обеспечения Главного управления по земельным ресурсам Омской области Личная подпись    О.Н. Аникеева Дата

Документы, содержащие поручения работникам Главного управления, ими должны быть завизированы.

При наличии замечаний к проекту документа они излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу. Например:

Замечания прилагаются

Заместитель начальника Главного управления по земельным ресурсам Омской области

Личная подпись Дата

В.С. Лебедев

На докладных, аналитических записках, служебных письмах, справках и других документах визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

32. Реквизит "Оттиск печати" ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, указанных в приложении N 5 к Инструкции, и в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Омской области.

Главное управление имеет печать с изображением герба Омской области со своим наименованием (гербовая печать), а также иные печати и штампы в соответствии с приложением N 6 к Инструкции.

Оттиском гербовой печати Главного управления удостоверяется личная подпись начальника Главного управления. Подписи заместителей начальника Главного управления заверяются оттиском печати отдела по работе со служебной документацией (при согласовании землеустроительной документации, при подписании договоров аренды и купли-продажи земельных участков и в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Омской области).

Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Оттиск проставленной печати должен быть хорошо читаемым.

33. Заверенная копия документа выдается по письменному обращению заинтересованного лица с разрешения заместителей начальника Главного управления в пределах их компетенции.

Главное управление может выдать копии только тех документов, которые создаются в Главном управлении либо оригиналы которых хранятся в Главном управлении.

В случаях, связанных с оформлением трудовых отношений и непосредственно связанных с ними отношений, формировании личных дел допускается изготовление копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (например, копий документов об образовании, регистрации актов гражданского состояния).

Копия с документа изготавливается средствами оперативной полиграфии.

На каждом листе копии документа ставится отметка "Копия".

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом, оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий слово "Верно", должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения, печати (при представлении копии в другую организацию), например:

Верно Начальник отдела по работе со служебной документацией "___" ____ 20__ г. Печать

______________________ (Личная подпись)

Е.Н. Каравай

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии 15 л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

При рассылке копий правовых актов Главного управления, тиражированных средствами оперативной полиграфии, каждая копия документа должна быть заверена печатью отдела по работе со служебной документацией.

Копии документов выдаются на руки заявителям отделом по работе со служебной документацией при наличии документа, удостоверяющего личность, или при наличии доверенности. При этом делается запись в журнале учета выдачи копий распоряжений Главного управления.

34. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. При направлении документа за пределы Омской области указывается телефонный код города.

Отметку об исполнителе проставляют на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

С.А. Пономарев 94-85-31

или

С.А. Пономарев 8(3812)94-85-31

35. Реквизит "Указания по исполнению документа" (далее - резолюция) оформляется непосредственно на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись автора резолюции и дату, например:

Проскрянову А.А. Для подготовки ответа заявителю к 15.05.2011 Личная подпись Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

36. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

37. Реквизит "Отметка об исполнении документа" состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слов "В дело", индекса дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется помощником начальника Главного управления.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

38. Реквизит "Отметка о конфиденциальности" проставляется на документах, содержащих информацию ограниченного распространения в виде пометки "Для служебного пользования".

Необходимость проставления на документах пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим документ.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу.

39. Реквизит "Отметка о поступлении документа" содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.